Kiat

Manajemen Proyek: Aplikasi Terbaik dan Tim yang Cocok untuknya

Meletakkan Rodrigo Oliveira

31 Mei 2024 Diperbarui pada 18 Agustus 2026 Waktu baca 13 menit

Memilih alat manajemen proyek bukan hanya tentang fitur, tetapi lebih tentang ukuran dan jenis pekerjaan. Tim yang terdiri dari tiga orang dengan dua proyek membutuhkan sesuatu yang sederhana; operasi dengan ketergantungan, tenggat waktu yang tumpang tindih, dan banyak front membutuhkan kategori perangkat lunak yang berbeda. Mengadopsi alat yang salah akan lebih mahal daripada tidak mengadopsi sama sekali.

Daftar ini menunjukkan apa yang ada saat ini di Toko Play Fitur ini mencakup aplikasi Android yang fungsional, dengan peringkat dan volume ulasan yang terverifikasi, dan menunjukkan jenis tim mana yang cocok untuk setiap opsi.

Trello — untuk tim kecil dan alur kerja sederhana

Dinilai 4,5 dengan lebih dari 120.000 ulasan. Menggunakan bagan, daftar, dan kartu, dan merupakan alat termudah untuk mengajari seseorang yang belum pernah menggunakan alat serupa. Memungkinkan penambahan label, tenggat waktu, daftar periksa, dan penugasan tanggung jawab untuk setiap kartu.

Aplikasi ini terintegrasi dengan Slack, Google Drive, dan beberapa alat lainnya. Aplikasi ini bekerja sangat baik dengan beberapa proyek yang berjalan bersamaan; di luar itu, tampilan papan mulai menyembunyikan lebih banyak daripada yang ditampilkan.

Ini digunakan untuk: Tim beranggotakan hingga sepuluh orang, alur kerja linier, proyek dengan sedikit ketergantungan.

Asana — untuk proyek dengan tahapan yang saling terkait.

Dinilai 4,6 dan memiliki sekitar 45.000 ulasan. Aplikasi ini bekerja dengan tugas, subtugas, tujuan, jadwal, dan ketergantungan—artinya memungkinkan Anda untuk menetapkan bahwa satu langkah hanya dimulai setelah langkah lain selesai, dan ini mengubah segalanya dalam proyek dengan tenggat waktu yang ketat.

Fitur ini menawarkan tampilan daftar, papan, dan garis waktu, yang sesuai untuk orang-orang yang melihat pekerjaan dengan cara berbeda dalam tim yang sama.

Ini digunakan untuk: Tim berukuran sedang, proyek dengan tahapan yang saling bergantung, dan kebutuhan untuk melacak tenggat waktu.

monday.com — untuk operasi dengan banyak proses

Memiliki rating 4,8 dan sekitar 45.000 ulasan. Sangat visual dan mudah dikonfigurasi: papan kustom, otomatisasi, dasbor, dan templat siap pakai untuk berbagai area.

Kemudahan konfigurasi adalah kekuatannya, tetapi juga biayanya: dibutuhkan seseorang yang berdedikasi untuk merakit dan memelihara strukturnya. Tanpa pemilik tersebut, alat ini akan menjadi tumpukan papan yang terbengkalai.

Ini digunakan untuk: Perusahaan dengan proses berulang yang layak untuk diotomatisasi, dan seseorang yang bertanggung jawab atas alat tersebut.

ClickUp — banyak fitur dalam satu tempat.

Dinilai 4,2 dan memiliki sekitar 21.000 ulasan. Aplikasi ini menyatukan tugas, dokumen, tujuan, papan, garis waktu, dan otomatisasi dalam satu platform, dengan tujuan menggantikan beberapa alat sekaligus.

Cakupan yang luas ini memiliki sisi negatif, dan skor terendah dalam daftar menunjukkan hal itu: kurva pembelajarannya lebih curam dan aplikasinya lebih berat daripada para pesaingnya. Ada baiknya melakukan pengujian dengan proyek percontohan sebelum memigrasikan seluruh operasi.

Ini digunakan untuk: Tim yang saat ini menggunakan empat alat berbeda ingin menggabungkannya.

Notion — untuk mereka yang membutuhkan dokumentasi beserta perangkat lunaknya.

Dinilai 4,8 dan memiliki lebih dari 380.000 ulasan. Ini bukan alat manajemen proyek dalam pengertian klasik, dan menggantikan alat tersebut di banyak tim kecil: alat ini menyatukan dokumentasi, basis pengetahuan, dan pelacakan tugas di satu tempat.

Ini adalah pilihan terbaik ketika proyek menghasilkan banyak teks — spesifikasi, notulen, keputusan yang tercatat — dan tim sudah lelah mencari informasi di tiga tempat berbeda.

Ini digunakan untuk: Tim kecil dan menengah yang membutuhkan dokumentasi dan penanganan tugas di lingkungan yang sama.

Koreksi terkait Microsoft Project

Microsoft Project muncul di setiap daftar manajemen proyek, dan penting untuk dicatat: Dia tidak memiliki aplikasi Android.. Ini adalah perangkat lunak desktop dan web. Di perangkat seluler, alternatif Microsoft adalah Planner, yang memerlukan langganan perusahaan Microsoft 365 dan memiliki cakupan yang jauh lebih terbatas.

Jika yang dibutuhkan adalah bagan Gantt di perangkat seluler, Asana dan monday.com adalah pilihan praktis saat ini.

Sebelum alat tersebut, metode tersebut

Tak satu pun dari platform ini memilih metode untuk Anda, dan menggunakan alat tanpa metode yang terdefinisi adalah alasan paling umum untuk penghentian penggunaan. Dua model mencakup sebagian besar kasus.

HAI kanban Kanban mengatur pekerjaan berdasarkan status—harus dikerjakan, sedang dikerjakan, selesai—dan berguna ketika permintaan datang terus-menerus dan tidak terduga: dukungan pelanggan, pemasaran, pembuatan konten. Aturan yang membuat Kanban berfungsi adalah membatasi jumlah tugas yang berada dalam status "sedang dikerjakan" pada saat yang bersamaan. Tanpa batasan ini, papan Kanban akan menjadi daftar yang berantakan dan tidak teratur.

Model oleh tahapan dengan tenggat waktu Sistem ini mengatur pekerjaan berdasarkan ketergantungan dan tanggal, dan berguna ketika ada hasil yang harus diserahkan dengan tonggak pencapaian yang ditentukan: proyek, acara, peluncuran. Di sini, penting untuk mengetahui apa yang menghambat apa, dan itulah mengapa alat dengan jadwal dan ketergantungan sangat membantu.

Pilih modelnya terlebih dahulu. Kemudian pilih alat yang mengeksekusinya dengan gesekan paling rendah.

Kesalahan paling umum dalam penerapan

Pindahkan semuanya sekaligus. Memindahkan lima proyek aktif ke platform baru di tengah kuartal pasti akan menimbulkan kebingungan. Mulailah dengan satu proyek, yang paling tidak penting.

Pertahankan metode lama secara paralel. Jika keputusan terus dibuat di dalam grup perpesanan, alat tersebut hanya akan menjadi catatan yang tidak lengkap—dan catatan yang tidak lengkap lebih buruk daripada tidak ada catatan sama sekali, karena memberikan rasa kendali yang semu.

Terlalu banyak detail di bagian awal. Kolom kustom, otomatisasi, dan pelabelan berlebihan di minggu pertama meningkatkan biaya penggunaan dan mengurangi adopsi. Tambahkan struktur ketika ketiadaan struktur tersebut menjadi masalah.

Tidak memiliki orang yang bertanggung jawab. Seseorang perlu mengarsipkan file yang sudah tidak terpakai, meninjau tugas yang belum ditugaskan, dan menjaga standar. Tanpa ini, platform apa pun akan mengalami penurunan kualitas dalam beberapa bulan.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum mengadopsi

Siapa yang akan memelihara alat ini?. Tanpa seseorang yang bertanggung jawab, platform apa pun akan mengalami penurunan kualitas dalam waktu tiga bulan.
Jika seluruh tim akan menggunakannya. Alat kolaborasi yang diadopsi oleh separuh tim menghasilkan dua sumber kebenaran.
Biaya per pengguna. Paket layanan biasanya dikenakan biaya per orang dan dapat ditingkatkan dengan cepat.
Integrasi yang benar-benar Anda gunakan, bukan daftar lengkap dari situs tersebut
Bagaimana cara mengekspor data? Jika suatu hari kamu ingin pergi. Itu hampir tidak pernah ditanyakan, dan itulah yang paling menyakitkan setelahnya.

Tamu eksternal di acara ini: apa yang sebenarnya ia lihat?

Klien, pekerja lepas, dan pemasok terus-menerus mengakses proyek, dan di situlah pelanggaran data paling umum terjadi di platform ini—bukan karena kegagalan perangkat lunak, melainkan karena kecerobohan terkait tingkat akses yang diberikan.

Penting untuk memahami mekanismenya sebelum mengundang seseorang. Di sebagian besar alat, akses diberikan ke seluruh ruang atau seluruh papan, bukan ke kartu yang dipilih. Mereka yang masuk biasanya melihat seluruh riwayat papan tersebut, termasuk komentar lama, lampiran, dan diskusi internal yang mungkin tidak diingat lagi keberadaannya. Beberapa sistem menawarkan profil tamu dengan tampilan yang dibatasi pada satu proyek; yang lain hanya membedakan antara mereka yang mengedit dan mereka yang hanya membaca.

Dua praktik dapat menyelesaikan hampir semua masalah. Pertama, buat papan terpisah untuk konten yang dibagikan secara eksternal, meskipun membutuhkan sedikit lebih banyak pekerjaan pemeliharaan. Kedua, perlakukan tautan publik sebagai publikasi: papan yang dibagikan melalui tautan terbuka dapat diakses oleh siapa pun yang menerima alamat tersebut, tanpa perlu login, dan biasanya dapat diindeks. Jika ada opsi untuk berbagi melalui undangan bernama, gunakan opsi tersebut—tautan yang dibagikan secara terpisah akan tetap ada lama setelah proyek berakhir.

Data pelanggan di dalam alat tersebut

Kartu proyek secara alami mengumpulkan informasi pribadi: nama, nomor telepon, email, alamat pengiriman, salinan dokumen terlampir "hanya untuk menyelesaikan pekerjaan." Ini adalah pemrosesan data pribadi, dan Undang-Undang Perlindungan Data Umum berlaku untuk perusahaan Anda meskipun perusahaan tersebut kecil.

Dari hal ini muncul tiga persyaratan praktis. Perlu untuk memiliki... tujuan — Simpan hanya apa yang benar-benar dibutuhkan proyek, dan bukan semua yang dikirim klien. Membatasi jumlah file itu penting. siapa yang mengakses, Artinya, tidak membiarkan seluruh tim berada dalam kerangka kerja yang berisi dokumen pihak ketiga. Dan perlu untuk mendefinisikan... ketentuanSetelah kontrak diakhiri, materi tersebut perlu diarsipkan dengan akses terbatas atau dihapus, bukan dilupakan di tempat yang tetap terbuka untuk semua orang.

Satu aturan sederhana dan mutlak tetap berlaku: kata sandi, kunci akses, dan kredensial klien tidak boleh disertakan dalam kartu, komentar, atau deskripsi tugas. Jenis informasi ini sebaiknya disimpan dalam brankas kata sandi dengan pengaturan berbagi yang terkontrol, di mana akses dapat dicabut tanpa menghapus riwayat proyek.

Apa yang perlu diukur untuk mengetahui apakah alat tersebut bermanfaat.

Mengadopsi sebuah platform dan tidak pernah melihat data yang dihasilkannya sama saja dengan menyia-nyiakan bagian terpentingnya. Anda tidak memerlukan laporan yang rumit: empat angka menjelaskan hampir semua hal tentang kesehatan operasional.

Berapa banyak tugas yang sedang berlangsung secara bersamaan?. Jika jumlahnya lebih besar daripada jumlah orang, tim akan terus berganti topik sepanjang hari dan memberikan hasil yang lambat.
Sudah berapa lama setiap tugas macet dalam keadaan yang sama?. Kartu kredit yang tidak aktif selama dua minggu hampir selalu menunjukkan adanya ketergantungan eksternal di mana tidak ada pihak yang menagih utang tersebut.
Perkiraan jangka waktu versus jangka waktu aktual. Membuat kesalahan adalah hal yang normal; terus-menerus melakukan kesalahan ke arah yang sama memberikan informasi berharga dan memungkinkan Anda untuk memperbaiki perkiraan Anda di lain waktu.
Seberapa besar porsi pekerjaan yang merupakan pengerjaan ulang?. Tugas yang berubah dari "selesai" menjadi "sedang dikerjakan" menunjukkan kesepakatan yang ditulis dengan buruk di awal, bukan ketidakmampuan di akhir.

Semua ini tidak memerlukan paket berbayar. Anda dapat memantaunya dengan melihat papan tersebut setiap minggu, dan hanya dengan melihatnya saja sudah mengubah perilaku tim — yang pada akhirnya, merupakan alasan mengapa alat ini ada.

Saat spreadsheet masih menjadi jawaban yang tepat.

Terdapat tekanan tersirat untuk mengadopsi platform manajemen, dan hal itu tidak selalu dapat dibenarkan. Spreadsheet bersama tetap menjadi pilihan paling masuk akal ketika proyeknya sedikit dan serupa, ketika satu orang mengkoordinasikan semuanya, ketika prosesnya telah stabil untuk beberapa waktu, dan ketika tim sudah menguasai spreadsheet dan tidak ada yang lain.

Keunggulannya nyata: gratis, mudah dipelajari, dapat diekspor secara langsung, dan kompatibel dengan semua perangkat. Yang tidak dilakukan spreadsheet adalah memberi tahu Anda, mencatat siapa yang mengubah apa, dan mencegah dua orang saling menimpa data—dan justru ketika ketiga kekurangan ini mulai terasa, beralih ke alat lain menjadi bermanfaat.

Uji coba ini jujur dan lugas: jika Anda tidak dapat menyebutkan masalah konkret yang akan dipecahkan oleh platform tersebut, platform tersebut belum dibutuhkan. Mengadopsi terlalu dini akan menciptakan pekerjaan pemeliharaan tanpa memberikan imbalan apa pun.

Siapa pemilik akun tersebut — dan apa yang terjadi ketika seseorang keluar?

Masalah ini seringkali baru terungkap setelah mengalami kesulitan. Jika ruang kerja dibuat menggunakan email pribadi karyawan, akun tersebut menjadi milik mereka, dan hari pengunduran diri mereka menjadi negosiasi yang canggung tentang pengalihan kepemilikan. Buat ruang kerja dengan alamat perusahaan sejak hari pertama, sebaiknya alamat dengan kode area, bukan alamat pribadi.

Penting juga untuk memahami bagaimana platform ini mengenakan biaya: hampir selalu per orang dengan akses aktif, secara bulanan atau tahunan. Dua konsekuensi praktisnya — menghapus seseorang yang telah keluar bukan hanya tentang keamanan, tetapi juga tentang uang; dan paket tahunan termurah biasanya mengunci jumlah pengguna, yang menghambat mereka yang merekrut dan memberhentikan karyawan sepanjang tahun.

Buat skrip penutupan singkat dan selalu ikuti dengan cara yang sama: alihkan tugas terbuka orang yang akan keluar ke orang lain, alihkan kepemilikan papan yang mereka buat, cabut akses pada hari yang sama, tinjau integrasi yang diizinkan dengan akun mereka, dan bebaskan kursi mereka. Jika dilakukan segera, hanya membutuhkan beberapa menit. Jika dilakukan nanti, akan terasa seperti penggalian arkeologi.

Pertemuan singkat di sekitar lukisan itu

Sebuah alat saja tidak akan membuat siapa pun melihat karya orang lain. Yang mempertahankan partisipasi adalah pertemuan singkat dan terprediksi, selalu pada waktu yang sama, dengan papan tulis terbuka di layar—lima belas menit sudah cukup, dan pertemuan panjang yang berfokus pada papan tulis adalah tanda bahwa papan tulis tersebut tidak mutakhir.

Gulir dari kanan ke kiri: Mulailah dengan apa yang paling mendekati penyelesaian, bukan apa yang baru saja dimulai.
Bicaralah tentang kartu nama, bukan orang. Pertanyaannya adalah "apa yang menghambat ini?", bukan "apa yang Anda lakukan kemarin?"“
Tandai posisi offside pada kartu itu sendiri. dan tentukan siapa yang akan membukanya, beserta tanggalnya.
Jangan selesaikan masalahnya di situ. Catatlah poin-poin penting dan diskusikan nanti, hanya dengan mereka yang berminat — itulah yang membuat rapat tetap singkat.
Akhiri dengan mengarsipkan apa yang telah diselesaikan., ...agar jadwal minggu berikutnya dimulai dengan bersih.

Sekali sebulan, ada baiknya untuk melihat lebih teliti: meninjau kartu yang tidak aktif, menghapus apa pun yang sudah tidak relevan, dan memeriksa apakah kolom-kolom tersebut masih secara akurat menggambarkan bagaimana pekerjaan saat ini dilakukan.

Pertanyaan umum bagi mereka yang akan menerapkan

Berapa lama waktu yang dibutuhkan tim untuk benar-benar mengadopsinya?

Luangkan beberapa minggu untuk fokus hanya pada satu proyek. Tanda bahwa proyek tersebut berhasil bukanlah semua orang telah membuat akun: melainkan saat pertama kali seseorang merespons "itu ada di papan" alih-alih mengulang informasi tersebut dalam percakapan.

Apakah Anda memerlukan pelatihan formal?

Sesi singkat yang mendemonstrasikan alur kerja tim yang sebenarnya jauh lebih efektif daripada manual apa pun. Yang sering kurang bukanlah mengetahui cara mengklik, tetapi lebih kepada memahami arti setiap kolom dan kapan kartu dapat dipindahkan.

Dan siapa yang menolak untuk memakainya?

Hampir selalu, penolakan merupakan gejala bahwa alat tersebut menduplikasi pekerjaan alih-alih menggantikannya. Periksa apakah orang tersebut dipaksa untuk mengisi grafik. Dia menayangkan ulang semuanya di saluran lain — jika memang begitu, dia benar.

Apakah memungkinkan untuk menghubungkannya ke departemen keuangan dan basis data pelanggan?

Secara umum ya, melalui integrasi siap pakai atau otomatisasi antar layanan. Namun, ada baiknya memulai tanpa itu: pengaturan integrasi sebelum proses stabil biasanya mengotomatiskan kesalahan alih-alih solusi yang benar.

Bagaimana Anda tahu kapan saatnya beralih platform?

Ketika suatu keterbatasan berulang kali dan secara nyata menghambat pekerjaan—kurangnya saling ketergantungan antar langkah, tidak adanya bidang penting, batas otomatisasi tercapai setiap minggu—ketidakpuasan umum biasanya menunjukkan masalah metode, dan mengganti alat tidak akan memperbaiki metode tersebut.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa aplikasi manajemen proyek terbaik?

Untuk tim kecil dan alur kerja sederhana, gunakan Trello. Untuk proyek dengan tahapan yang saling bergantung, gunakan Asana. Untuk operasi dengan proses berulang, gunakan monday.com. Untuk mengkonsolidasikan beberapa alat, gunakan ClickUp. Untuk mendokumentasikan tugas bersamaan dengan pekerjaan, gunakan Notion.

Apakah ada pilihan gratis?

Semua platform tersebut memiliki paket gratis dengan batasan jumlah pengguna, proyek, atau otomatisasi. Untuk tim kecil, paket gratis biasanya sudah cukup untuk jangka waktu yang lama.

Bisakah saya mengelola semuanya dari ponsel saya?

Anda dapat melacak, memberi komentar, memperbarui status, dan menerima notifikasi. Menyiapkan struktur proyek, mengkonfigurasi otomatisasi, dan menganalisis laporan tetap menjadi tugas yang membutuhkan layar besar.

Bagaimana cara Anda meyakinkan tim untuk menggunakannya?

Mulailah hanya dengan satu proyek dan sepakati bahwa saluran tersebut akan menjadi satu-satunya tempat di mana subjek tersebut dibahas. Alat baru yang berdampingan dengan metode lama tidak akan pernah diadopsi.

Kesimpulan

Alat yang tepat adalah alat yang paling sederhana dan sesuai dengan kebutuhan Anda. Trello untuk memulai, Asana ketika muncul ketergantungan, monday.com atau ClickUp seiring berkembangnya operasi, Notion ketika dokumentasi menjadi bagian dari pekerjaan.

Lakukan uji coba dengan proyek percontohan dan tim kecil sebelum memigrasikan semuanya. Migrasi platform di tengah proyek yang sedang berjalan seringkali menghabiskan biaya lebih besar daripada masalah yang seharusnya dipecahkan.