Proje yönetim aracı seçimi, özelliklerden ziyade işin büyüklüğü ve türüyle ilgilidir. İki projesi olan üç kişilik bir ekip için basit bir şeye ihtiyaç duyulurken, bağımlılıkları, çakışan teslim tarihleri ve birden fazla cephesi olan bir operasyon farklı bir yazılım kategorisi gerektirir. Yanlış aracı kullanmak, hiç kullanmamaktan daha pahalıya mal olur.
Bu liste, günümüzde var olan şeyleri göstermektedir. Oyun Mağazası İşlevsel bir Android uygulamasına sahip olan bu sistem, doğrulanmış derecelendirmeler ve yorum hacmi sunuyor ve her seçeneğin hangi takım türü için uygun olduğunu gösteriyor.
Trello — küçük ekipler ve basit iş akışları için
120.000'den fazla yorumla 4,5 yıldız almış. Grafikler, listeler ve kartlar kullanıyor ve daha önce hiç böyle bir şey kullanmamış birine öğretmesi en kolay araç. Etiketler, son tarihler, kontrol listeleri ve her karta sorumluluk atama olanağı sağlıyor.
Slack, Google Drive ve diğer birçok araçla entegre olur. Birkaç eş zamanlı projeyle çok iyi çalışır; ancak bunun ötesinde, pano görünümü gösterdiğinden çok daha fazlasını gizlemeye başlar.
Şu amaçlarla kullanılır: En fazla on kişiden oluşan ekipler, doğrusal iş akışı, az bağımlılığa sahip projeler.
Asana — birbirine bağlı aşamalardan oluşan projeler için.
4,6 puanla değerlendirilmiş ve yaklaşık 45.000 yorum almış. Görevler, alt görevler, hedefler, zaman çizelgeleri ve bağımlılıklarla çalışır; yani bir adımın ancak diğeri tamamlandıktan sonra başlayabileceğini belirtmenize olanak tanır ve bu da sıkı teslim sürelerine sahip projelerde her şeyi değiştirir.
Aynı ekip içinde işe farklı açılardan bakan kişilere hitap eden liste, pano ve zaman çizelgesi görünümleri sunar.
Şu amaçlarla kullanılır: Orta ölçekli ekipler, birbirine bağlı aşamalardan oluşan projeler ve teslim tarihlerinin takip edilmesi gerekliliği.
monday.com — birçok süreci içeren operasyonlar için
4,8 puan ve yaklaşık 45.000 yorum almış. Son derece görsel ve yüksek düzeyde yapılandırılabilir: özel panolar, otomasyonlar, gösterge panelleri ve farklı alanlar için hazır şablonlar.
Yapılandırılabilirliği onun en büyük avantajı, ancak aynı zamanda bir dezavantajı da var: yapıyı monte etmek ve bakımını yapmak için özel bir kişiye ihtiyaç duyuyor. Bu kişi olmadan, alet terk edilmiş bir tahta yığınına dönüşüyor.
Şu amaçlarla kullanılır: Otomasyonu faydalı olabilecek tekrarlayan süreçlere sahip şirketler ve bu araçtan sorumlu bir kişi.
ClickUp — birçok özellik tek bir yerde.
4,2 puanla değerlendirilmiş ve yaklaşık 21.000 yorum almış. Görevleri, belgeleri, hedefleri, panoları, zaman çizelgelerini ve otomasyonları tek bir platformda bir araya getirerek, birden fazla aracı aynı anda değiştirmeyi amaçlıyor.
Bu geniş kapsamın bir dezavantajı var ve listedeki en düşük puan da bunu gösteriyor: öğrenme eğrisi daha dik ve uygulama rakiplerine göre daha ağır. Tüm operasyonu taşımadan önce bir pilot proje ile test etmekte fayda var.
Şu amaçlarla kullanılır: Şu anda dört farklı araç kullanan ekipler, bunları birleştirmek istiyor.
Notion — yanında dokümantasyona da ihtiyaç duyanlar için.
4,8 puan ve 380.000'den fazla yorum almış. Klasik anlamda bir proje yönetim aracı değil ve birçok küçük ekipte bir projenin yerini alıyor: dokümantasyonu, bilgi tabanını ve görev takibini tek bir yerde bir araya getiriyor.
Proje çok fazla metin ürettiğinde (teknik özellikler, tutanaklar, kayıtlı kararlar) ve ekip üç farklı yerde bilgi aramakta yorulduğunda en iyi seçenek budur.
Şu amaçlarla kullanılır: Dokümantasyon ve görevlerin aynı ortamda yürütülmesi gereken küçük ve orta ölçekli ekipler.
Microsoft Project ile ilgili bir düzeltme
Microsoft Project, her proje yönetimi listesinde yer alıyor ve şunu belirtmekte fayda var: Onun Android uygulaması yok.. Bu, masaüstü ve web tabanlı bir yazılım. Mobil cihazlarda ise Microsoft'un alternatifi olan Planner, Microsoft 365 kurumsal aboneliği gerektiriyor ve çok daha sınırlı bir kapsama sahip.
Mobil cihazda Gantt şeması gerekiyorsa, Asana ve monday.com günümüzde pratik seçeneklerdir.
Aletten önce, yöntem
Bu platformların hiçbiri sizin için yöntemi seçmez ve tanımlanmış bir yöntemi olmayan bir araç kullanmak, terk edilmenin en yaygın nedenidir. İki model çoğu durumu kapsar.
Ö kanban Kanban, işleri durumlarına göre düzenler: yapılacaklar, yapılıyor, tamamlandı. Destek, pazarlama, yaratım gibi sürekli ve öngörülemeyen talepler geldiğinde kullanışlıdır. Kanban'ı etkili kılan kural, aynı anda "yapılıyor" durumunda olan görev sayısını sınırlamaktır. Bu sınır olmadan, pano karmaşık, sürekli bir listeye dönüşür.
Model tarafından son teslim tarihleri olan aşamalar İşleri bağımlılık ve tarih esasına göre düzenler ve tanımlanmış bir kilometre taşına sahip bir teslimat söz konusu olduğunda (proje, etkinlik, lansman) kullanışlıdır. Burada, neyin neyi geciktirdiğini bilmek önemlidir ve bu nedenle zaman çizelgeleri ve bağımlılıkları olan araçlar fark yaratır.
Önce modeli seçin. Ardından, onu en az sürtünmeyle uygulayacak aracı seçin.
Dağıtım sırasında en sık yapılan hatalar
Her şeyi aynı anda taşıyın. Dönem ortasında beş aktif projeyi yeni bir platforma taşımak mutlaka kafa karışıklığına yol açacaktır. En az kritik olanla başlayın.
Eski yöntemi paralel olarak sürdürün. Eğer kararlar mesajlaşma grubu içinde alınmaya devam ederse, bu araç yalnızca eksik bir kayıt haline gelir ve eksik bir kayıt, hiç kayıt olmamasından daha kötüdür, çünkü yanlış bir kontrol hissi verir.
Başlangıçta çok fazla detay var. Özel alanlar, otomasyonlar ve ilk haftadaki aşırı etiketleme, kullanım maliyetlerini artırır ve benimsenmeyi azaltır. Yapı eksikliği sorun haline geldiğinde yapı ekleyin.
Sorumlu bir kişinin olmaması. Kullanılmayan dosyaları arşivlemek, atanmamış görevleri gözden geçirmek ve standartları korumak için birilerinin olması gerekiyor. Bunlar olmadan, herhangi bir platform birkaç ay içinde bozulmaya başlar.
Evlat edinmeden önce nelere dikkat edilmeli?
- Aletin bakımını kim yapacak?. Sorumlu biri olmadan, herhangi bir platform üç ay içinde bozulacaktır.
- Eğer tüm ekip kullanacaksa. Ekibin yarısı tarafından benimsenen işbirliği aracı, iki farklı doğruluk kaynağı oluşturuyor.
- Kullanıcı başına maliyet. Planlar genellikle kişi başı ücretlendirilir ve hızla artar.
- Gerçekten kullandığınız entegrasyonlar, Bu, sitedeki listenin tamamı değil.
- Veriler nasıl dışa aktarılır? Bir gün ayrılmak isterseniz... Bu neredeyse hiç sorulmaz ve sonrasında en çok acı veren de bu olur.
Programa dışarıdan konuk olarak katılan kişi: Gerçekten ne görüyor?
Müşteriler, serbest çalışanlar ve tedarikçiler sürekli olarak projeye dahil oluyor ve bu platformlardaki en yaygın veri ihlalleri de tam olarak burada meydana geliyor; bu ihlaller yazılım arızasından değil, verilen erişim düzeyine ilişkin dikkatsizlikten kaynaklanıyor.
Birini davet etmeden önce mekaniği anlamak önemlidir. Çoğu araçta, erişim seçili kartlara değil, tüm alana veya tüm panoya verilir. Girenler genellikle o panonun tüm geçmişini, eski yorumları, ekleri ve kimsenin orada olduğunu hatırlamadığı iç tartışmaları görürler. Bazı sistemler, tek bir projeyle sınırlı bir görünüme sahip konuk profilleri sunarken, diğerleri yalnızca düzenleme yapanlar ve yalnızca okuyanlar arasında ayrım yapar.
İki yöntem neredeyse her şeyi çözer. Birincisi, biraz daha fazla bakım gerektirse bile, dışarıya paylaşılanlar için ayrı bir pano tutmaktır. İkincisi, herkese açık bir bağlantıyı yayın olarak ele almaktır: Açık bir bağlantı aracılığıyla paylaşılan bir panoya, adresi alan herkes giriş yapmadan erişebilir ve genellikle indekslenebilir. Adlandırılmış davetle paylaşma seçeneği varsa, bunu kullanın; gevşek bağlantı, proje bittikten çok sonra da varlığını sürdürür.
Araç içindeki müşteri verileri
Proje kartları doğal olarak kişisel bilgileri toplar: isim, telefon numarası, e-posta, teslimat adresi, ekli belge kopyası "işleri halletmek için". Bu, kişisel verilerin işlenmesidir ve Genel Veri Koruma Kanunu, şirketiniz küçük olsa bile geçerlidir.
Bundan üç pratik gereklilik ortaya çıkmaktadır. Şunlara sahip olmak gereklidir: amaç — Projenin gerçekten gerektirdiği dosyaları saklayın, müşterinin gönderdiği her şeyi değil. Dosya sayısını sınırlamak gerekiyor. kim erişiyor, Bu, tüm ekibi üçüncü taraf belgeleri içeren bir çerçeve içinde bırakmamak anlamına gelir. Ve bunu tanımlamak gerekiyor... terimSözleşme sona erdikten sonra, bu materyalin erişimi kısıtlanarak arşivlenmesi veya silinmesi gerekir; herkesin erişimine açık bir yerde unutulmamalıdır.
Basit ve kesin bir kural hâlâ geçerlidir: şifreler, erişim anahtarları ve müşteri kimlik bilgileri kartlara, yorumlara veya görev açıklamalarına dahil edilmemelidir. Bu tür bilgiler, erişimin proje geçmişi silinmeden iptal edilebildiği, kontrollü paylaşıma sahip bir şifre kasasında saklanmalıdır.
Aletin işe yarayıp yaramadığını anlamak için neyi ölçmeliyiz?
Bir platformu benimseyip ürettiği verilere hiç bakmamak, onun en faydalı yarısını boşa harcamaktır. Karmaşık raporlara ihtiyacınız yok: dört rakam, operasyonun sağlığı hakkında neredeyse her şeyi açıklıyor.
- Aynı anda kaç görev devam ediyor?. Eğer sayı kişi sayısından fazlaysa, ekip gün boyunca sürekli konu değiştiriyor ve işleri yavaş yürütüyor demektir.
- Her bir görev ne kadar süredir aynı durumda takılı kaldı?. İki hafta boyunca hiçbir işlem yapılmayan bir kredi kartı, neredeyse her zaman borcun tahsil edilmediği harici bir bağımlılığı gösterir.
- Tahmini süre ile gerçek süre arasındaki fark. Hata yapmak normaldir; aynı yönde sürekli hata yapmak değerli bilgiler sağlar ve bir sonraki sefer tahmininizi düzeltmenize olanak tanır.
- Yapılan işin ne kadarı yeniden işleniyor?. Bir görevin "tamamlandı" durumundan "yapılıyor" durumuna dönmesi, başlangıçtaki kötü yazılmış bir sözleşmeyi gösterir, sonundaki beceriksizliği değil.
Bunların hiçbiri ücretli bir plan gerektirmiyor. Panoya haftalık bir bakışla takip edebilirsiniz ve sadece bakmak bile ekibin davranışını değiştiriyor; ki bu da sonuçta aracın var olma nedenidir.
Elektronik tablo hala en doğru çözüm olduğunda.
Yönetim platformu benimseme konusunda örtük bir baskı var ve bu her zaman haklı olmayabilir. Az sayıda ve benzer proje olduğunda, her şeyi tek bir kişi koordine ettiğinde, süreç bir süredir istikrarlı olduğunda ve ekip zaten elektronik tablolara hakim olduğunda, paylaşılan elektronik tablolar en mantıklı seçenek olmaya devam etmektedir.
Avantajları gerçek: hiçbir maliyeti yok, öğrenme eğrisi yok, doğrudan dışa aktarılıyor ve her cihaza uyuyor. Ancak elektronik tablo size bildirim göndermiyor, kimin neyi değiştirdiğinin kaydını tutmuyor ve iki kişinin birbirinin üzerine yazmasını engellemiyor; işte tam da bu üç eksiklik can yakmaya başladığında araç değiştirmek mantıklı hale geliyor.
Test dürüst ve basittir: Eğer platformun çözeceği somut sorunu adlandıramıyorsanız, platforma henüz ihtiyaç yoktur. Erken benimseme, karşılığında hiçbir şey sağlamadan bakım işi yaratır.
Hesabın sahibi kim ve biri oturumu kapattığında ne olur?
Bu sorun genellikle acı bir şekilde keşfedilir. Çalışma alanı bir çalışanın kişisel e-posta adresi kullanılarak oluşturulduysa, hesap ona aittir ve işten ayrılma günü sahipliğin devredilmesi konusunda zorlu bir müzakereye dönüşür. Çalışma alanını ilk günden itibaren şirket adresiyle, tercihen alan kodlu bir adresle, kişisel adresle değil, oluşturun.
Bu platformların nasıl ücretlendirdiğini anlamak da önemlidir: neredeyse her zaman aktif erişimi olan kişi başına, aylık veya yıllık olarak ücret alırlar. Bunun iki pratik sonucu vardır: ayrılan birini kaldırmak sadece güvenlik meselesi değil, aynı zamanda para meselesidir; ve en ucuz yıllık plan genellikle koltuk sayısını sabitler, bu da yıl boyunca işe alım ve işten çıkarma yapanları engeller.
Kısa bir kapatma komut dosyası oluşturun ve her zaman aynı şekilde uygulayın: ayrılan kişinin açık görevlerini başka bir kişiye aktarın, oluşturduğu panoların sahipliğini devredin, aynı gün erişimi iptal edin, hesabıyla yetkilendirilmiş entegrasyonları gözden geçirin ve yerini boşaltın. Hemen yapılırsa dakikalar sürer. Sonradan yapılırsa, arkeolojik bir kazı gibi olur.
Resim etrafında yapılan kısa toplantı
Tek başına bir araç, kimsenin başkalarının çalışmalarına bakmasını sağlamaz. Katılımı sürdüren şey, her zaman aynı saatte yapılan, kısa ve öngörülebilir bir toplantıdır; ekranda beyaz tahta açık olmalıdır—on beş dakika yeterlidir ve beyaz tahtaya odaklanan uzun bir toplantı, beyaz tahtanın güncel olmadığının bir işaretidir.
- Sağdan sola doğru kaydırın: Yeni başlayan bir işten değil, bitmeye en yakın olan işten başlayın.
- İnsanlardan değil, kartvizitlerden bahsedin. Sorulması gereken soru "Bunu engelleyen nedir?", "Dün ne yaptınız?" değil.“
- Ofsayt işaretini kartın üzerine yazın. ve kilidi kimin açacağını ve tarihini belirleyin.
- Sorunu orada çözmeyin. Not alın ve daha sonra, yalnızca ilgilenenlerle tartışın; bu, toplantının kısa sürmesini sağlar.
- Tamamlanan işlemleri arşivleyerek bitirin., ...böylece gelecek haftanın programı temiz bir başlangıçla başlar.
Ayda bir kez daha yavaş bir göz atmakta fayda var: aktif olmayan kartları inceleyin, artık anlam ifade etmeyenleri silin ve sütunların işlerin şu anda nasıl yapıldığını doğru bir şekilde tanımlayıp tanımlamadığını kontrol edin.
Uygulamayı hayata geçirecek kişiler için sıkça sorulan sorular
Ekibin bunu gerçekten benimsemesi ne kadar sürer?
Birkaç hafta boyunca sadece bir projeye odaklanın. Projenin tutulduğunun işareti herkesin hesap açması değil; birinin konuşmada bilgiyi tekrarlamak yerine "panoda var" diye yanıt vermesidir.
Resmi bir eğitime ihtiyacınız var mı?
Ekibin gerçek iş akışını gösteren kısa bir oturum, herhangi bir kılavuzdan daha etkilidir. Genellikle eksik olan şey, nasıl tıklanacağını bilmek değil, her sütunun ne anlama geldiğini ve bir kartın ne zaman taşınabileceğini anlamaktır.
Peki kim giymeyi reddeder ki?
Neredeyse her zaman, reddetme, aracın işi değiştirmek yerine tekrarladığının bir belirtisidir. Kişinin tabloya veri girmeye zorlanıp zorlanmadığını kontrol edin. Bu Her şeyi başka bir kanalda tekrarlıyorsa, haklı demektir.
Bunu finans departmanına ve müşteri veri tabanına bağlamak mümkün mü?
Genel olarak evet, hazır entegrasyon veya hizmetler arası otomasyon yoluyla. Ancak, süreç istikrarlı hale gelmeden önce kurulan entegrasyon genellikle doğru olanı değil, hatayı otomatikleştirir.
Platform değiştirme zamanının geldiğini nasıl anlarsınız?
Bir sınırlama, işi tekrar tekrar ve belirgin bir şekilde engellediğinde (adımlar arasında karşılıklı bağımlılığın olmaması, temel bir alanın bulunmaması, otomasyon sınırına her hafta ulaşılması gibi), genel memnuniyetsizlik genellikle bir yöntem sorununa işaret eder ve araç değiştirmek yöntemi düzeltmez.
Sıkça Sorulan Sorular
En iyi proje yönetim uygulaması hangisidir?
Küçük ekipler ve basit iş akışları için Trello'yu kullanın. Birbirine bağlı aşamaları olan projeler için Asana'yı kullanın. Tekrarlayan süreçlere sahip işlemler için monday.com'u kullanın. Birden fazla aracı birleştirmek için ClickUp'ı kullanın. İşlerle birlikte görevleri belgelemek için Notion'ı kullanın.
Ücretsiz bir seçenek var mı?
Hepsinde kullanıcı, proje veya otomasyon sayısında sınırlamalar bulunan ücretsiz planlar mevcuttur. Küçük ekipler için ücretsiz plan genellikle uzun süre yeterlidir.
Her şeyi cep telefonumdan yönetebilir miyim?
Takip edebilir, yorum yapabilir, durumları güncelleyebilir ve bildirimler alabilirsiniz. Proje yapısını kurmak, otomasyonları yapılandırmak ve raporları analiz etmek ise büyük ekran gerektiren işlemler olmaya devam ediyor.
Takımı bunu kullanmaya nasıl ikna edersiniz?
Tek bir projeyle başlayın ve o kanalın konunun tartışılacağı tek yer olacağı konusunda anlaşın. Eski bir yöntemle birlikte var olan yeni bir araç asla benimsenmemelidir.
Çözüm
Doğru araç, ihtiyaçlarınıza en uygun olan en basit araçtır. Başlangıçta Trello, bağımlılıklar ortaya çıktığında Asana, işletme büyüdükçe monday.com veya ClickUp, dokümantasyon işin bir parçası haline geldiğinde ise Notion kullanılabilir.
Her şeyi taşımadan önce bir pilot proje ve küçük bir ekiple test edin. Devam eden bir projenin ortasında platform taşıma işlemi, genellikle çözmeyi amaçladığı sorundan daha fazla maliyete neden olur.
Sen de oku
- Tarımsal Yönetim Uygulamaları: Benimsemeden Önce Neleri Değerlendirmelisiniz?
- Kırsal Yönetim Uygulaması: Neleri Çözüyor ve Sizden Neler Talep Ediyor?
- Sosyal Medya Paylaşımlarını Geliştirmek İçin Uygulamalar: Düzenleme ve Planlama
- İstenmeyen Aramaları Engelleme: Uygulamalar ve Rahatsız Etmeyin Moduna Kaydolma
- Mobil Cihazlarda Çevrimdışı Oyunlar: İnternetsiz Oynanabilecek En İyi Oyunlar
- Cep Telefonunuzda Müzik Dinlemek: En İyi 5 Uygulama ve Paketleri
