Odabir alata za upravljanje projektima manje se odnosi na funkcije, a više na veličinu i vrstu posla. Timu od tri člana s dva projekta potrebno je nešto jednostavno; operacija sa zavisnostima, preklapajućim rokovima i više frontova zahtijeva drugačiju kategoriju softvera. Usvajanje pogrešnog alata košta više od neupotrebe ikakvog.
Ova lista prikazuje šta danas postoji u Play Store Sadrži funkcionalnu Android aplikaciju, s provjerenim ocjenama i brojem recenzija, te pokazuje za koju vrstu tima svaka opcija ima smisla.
Trello — za male timove i jednostavne radne procese
Ocjena 4,5 s preko 120.000 recenzija. Koristi grafikone, liste i kartice te je najlakši alat za podučavanje nekoga ko nikada nije koristio ništa slično. Omogućava oznake, rokove, kontrolne liste i dodjeljivanje odgovornosti svakoj kartici.
Integrira se sa Slackom, Google Driveom i nekoliko drugih alata. Vrlo dobro funkcionira s nekoliko istovremenih projekata; osim toga, prikaz ploče počinje više skrivati nego što pokazuje.
Koristi se za: Timovi do deset ljudi, linearni tijek rada, projekti s malo zavisnosti.
Asana — za projekte sa povezanim fazama.
Ocjena 4,6 i približno 45.000 recenzija. Radi sa zadacima, podzadacima, ciljevima, rasporedima i zavisnostima - što znači da vam omogućava da kažete da jedan korak počinje tek nakon što se drugi završi, a to mijenja sve u projektima sa kratkim rokovima.
Nudi prikaze lista, ploča i vremenske linije, što je prilagođeno ljudima koji na različite načine vide posao unutar istog tima.
Koristi se za: Srednje veliki timovi, projekti sa zavisnim fazama i potreba za praćenjem rokova.
monday.com — za operacije s mnogo procesa
Ocjena 4,8 i približno 45.000 recenzija. Vrlo je vizualan i lako konfigurabilan: prilagođene ploče, automatizacije, nadzorne ploče i gotovi predlošci za različita područja.
Konfigurabilnost je njegova snaga, ali i cijena: zahtijeva nekoga ko je posvećen sastavljanju i održavanju strukture. Bez tog vlasnika, alat postaje gomila napuštenih dasaka.
Koristi se za: Kompanije sa repetitivnim procesima koje vrijedi automatizirati i nekim ko je odgovoran za alat.
ClickUp — mnogo funkcija na jednom mjestu.
Ocjena 4,2 i približno 21.000 recenzija. Objedinjuje zadatke, dokumente, ciljeve, ploče, vremenske rokove i automatizaciju na jednoj platformi, s ciljem da zamijeni nekoliko alata odjednom.
Ova širina ima i manu, a najniži rezultat na listi ukazuje na nju: krivulja učenja je strmija, a aplikacija je teža od konkurencije. Vrijedi testirati s pilot projektom prije migracije cijelog poslovanja.
Koristi se za: Timovi koji trenutno koriste četiri različita alata žele ih konsolidovati.
Pojam — za one kojima je uz to potrebna i dokumentacija.
Ocjena 4,8 i preko 380.000 recenzija. Nije alat za upravljanje projektima u klasičnom smislu, već ga zamjenjuje u mnogim malim timovima: objedinjuje dokumentaciju, bazu znanja i praćenje zadataka na jednom mjestu.
To je najbolji izbor kada projekat generiše mnogo teksta - specifikacije, zapisnike, zabilježene odluke - i tim je umoran od traženja informacija na tri različita mjesta.
Koristi se za: Mali i srednji timovi kojima je potrebno da se dokumentacija i zadaci obrađuju u istom okruženju.
Ispravka u vezi s Microsoft Projectom
Microsoft Project se pojavljuje na svakoj listi za upravljanje projektima, i važno je napomenuti: On nema Android aplikaciju.. To je softver za desktop računare i web. Na mobilnim uređajima, Microsoftova alternativa je Planner, koji zahtijeva korporativnu pretplatu na Microsoft 365 i ima mnogo ograničeniji opseg.
Ako je zahtjev Ganttov dijagram na mobilnom uređaju, Asana i monday.com su danas praktične opcije.
Prije alata, metoda
Nijedna od ovih platformi ne bira metodu umjesto vas, a korištenje alata bez definirane metode je najčešći razlog za napuštanje. Dva modela pokrivaju većinu slučajeva.
O kanban Kanban organizira posao po statusu - uraditi, raditi, urađeno - i koristan je kada zahtjevi pristižu kontinuirano i nepredvidivo: podrška, marketing, kreiranje. Pravilo koje omogućava Kanban funkcionalnom jeste ograničavanje broja zadataka koji se istovremeno "obavljaju". Bez ovog ograničenja, tabla postaje neuredna, stalna lista.
Model od faze s rokovima Organizuje rad po zavisnostima i datumu, i koristan je kada postoji isporučiv projekat sa definisanom prekretnicom: projekat, događaj, lansiranje. Ovdje je važno znati šta šta koči, i zato alati sa rasporedima i zavisnostima čine razliku.
Prvo odaberite model. Zatim odaberite alat koji ga izvršava s najmanje trenja.
Najčešće greške prilikom implementacije
Migrirajte sve odjednom. Premještanje pet aktivnih projekata na novu platformu sredinom kvartala sigurno će izazvati zabunu. Počnite s jednim, najmanje kritičnim.
Paralelno održavajte staru metodu. Ako se odluke nastave donositi unutar grupe za razmjenu poruka, alat postaje samo nepotpun zapis - a nepotpun zapis je gori od ikakvog zapisa, jer daje lažni osjećaj kontrole.
Previše detalja na početku. Prilagođena polja, automatizacija i prekomjerno označavanje u prvoj sedmici povećavaju troškove korištenja i smanjuju usvajanje. Dodajte strukturu kada njeno odsustvo postane problem.
Neposjedovanje odgovorne osobe. Neko treba arhivirati mrtve datoteke, pregledati nedodijeljene zadatke i održavati standarde. Bez toga, svaka platforma će degradirati za nekoliko mjeseci.
Šta treba uzeti u obzir prije usvajanja
- Ko će održavati alat?. Bez nekoga ko je zadužen, svaka platforma će degradirati za tri mjeseca.
- Ako će ga cijeli tim koristiti. Alat za saradnju koji je usvojila polovina tima generira dva izvora istine.
- Cijena po korisniku. Planovi se obično naplaćuju po osobi i brzo se skaliraju.
- Integracije koje zapravo koristite, nije kompletna lista sa sajta
- Kako izvesti podatke Ako jednog dana želiš otići. To se gotovo nikad ne pita, a to je ono što najviše boli poslije.
Vanjski gost u emisiji: šta on zapravo vidi?
Klijenti, freelanceri i dobavljači stalno ulaze u projekat, i tu se dešavaju najčešće povrede podataka na ovim platformama - ne zbog softverskog kvara, već zbog nemara u vezi sa nivoom odobrenog pristupa.
Važno je razumjeti mehaniku prije nego što nekoga pozovete. U većini alata, pristup se odobrava cijelom prostoru ili cijeloj ploči, a ne odabranim karticama. Oni koji uđu obično vide cijelu historiju te ploče, uključujući stare komentare, priloge i interne diskusije kojih se niko nije sjećao da su bile tamo. Neki sistemi nude profile gostiju s prikazom ograničenim na jedan projekat; drugi razlikuju samo one koji uređuju i one koji samo čitaju.
Dvije prakse rješavaju gotovo sve. Prva je održavanje odvojene ploče za ono što se dijeli izvana, čak i ako to zahtijeva malo više održavanja. Druga je tretiranje javnog linka kao publikacije: ploči koja se dijeli putem otvorenog linka može pristupiti bilo ko ko primi adresu, bez prijave, i obično se može indeksirati. Ako postoji opcija dijeljenja putem imenovanog pozivnog broja, koristite je - slobodni link opstaje dugo nakon završetka projekta.
Podaci o kupcima unutar alata
Projektne kartice prirodno prikupljaju lične podatke: ime, broj telefona, e-mail, adresu za dostavu, priloženu kopiju dokumenta "samo da bi se stvari obavile". Ovo je obrada ličnih podataka, a Opći zakon o zaštiti podataka primjenjuje se na vašu kompaniju čak i ako je mala.
Iz ovoga proizlaze tri praktična zahtjeva. Potrebno je imati svrha — zadržite samo ono što je zaista potrebno za projekat, a ne sve što je klijent poslao. Potrebno je ograničiti datoteke. ko pristupa, To znači da se cijeli tim ne smije ostaviti unutar okvira koji sadrži dokumente trećih strana. I potrebno je definirati... terminNakon raskida ugovora, taj materijal treba arhivirati s ograničenim pristupom ili izbrisati, a ne zaboraviti na mjestu koje ostaje otvoreno svima.
Jedno jednostavno i apsolutno pravilo i dalje važi: lozinke, pristupni ključevi i klijentski podaci ne bi trebali biti uključeni u kartice, komentare ili opise zadataka. Ova vrsta informacija pripada trezoru lozinki s kontroliranim dijeljenjem, gdje se pristup može opozvati bez brisanja historije projekta.
Šta treba izmjeriti da bi se znalo da li alat pomaže.
Usvajanje platforme bez gledanja na podatke koje ona proizvodi znači rasipanje njenog najkorisnijeg dijela. Ne trebaju vam sofisticirani izvještaji: četiri broja objašnjavaju gotovo sve o stanju operacije.
- Koliko zadataka je istovremeno u toku?. Ako je broj veći od broja ljudi, tim mijenja teme cijeli dan i sporo isporučuje.
- Koliko dugo je svaki zadatak zaglavljen u istom stanju?. Kartica bez aktivnosti dvije sedmice gotovo uvijek ukazuje na vanjsku zavisnost gdje niko ne naplaćuje dug.
- Procijenjeni vremenski okvir u odnosu na stvarni vremenski okvir. Pravljenje grešaka je normalno; konstantno griješenje u istom smjeru pruža vrijedne informacije i omogućava vam da ispravite svoju procjenu sljedeći put.
- Koliki dio posla je prerada?. Zadatak koji se iz "urađenog" vraća u "izvršenje" ukazuje na loše napisan sporazum na početku, a ne na nekompetentnost na kraju.
Ništa od ovoga ne zahtijeva plaćeni plan. Možete to pratiti sedmičnim pogledom na ploču, a sam pogled na nju već mijenja ponašanje tima - što je, na kraju krajeva, razlog zašto alat postoji.
Kada je tabela i dalje tačan odgovor.
Postoji implicitni pritisak da se usvoji upravljačka platforma, i to nije uvijek opravdano. Zajedničke tabele ostaju najrazumniji izbor kada postoji malo sličnih projekata, kada jedna osoba koordinira sve, kada je proces stabilan već neko vrijeme i kada tim već vlada tabelama i ničim drugim.
Prednosti su stvarne: ne košta ništa, nema krivulju učenja, izvozi se izvorno i prilagođava se bilo kojem uređaju. Ono što tabela ne radi jeste da vas obavještava, ne vodi evidenciju o tome ko je šta promijenio i ne sprječava dvije osobe da jedna prebrišu drugu - i upravo kada ova tri nedostatka počnu da bole, promjena alata postaje vrijedna truda.
Test je iskren i jednostavan: ako ne možete imenovati konkretan problem koji će platforma riješiti, platforma još nije potrebna. Prerano usvajanje stvara rad na održavanju bez ikakvog zauzvrat.
Ko je vlasnik računa - i šta se dešava kada se neko odjavi?
Ovaj problem se često otkriva na teži način. Ako je radni prostor kreiran korištenjem lične e-mail adrese zaposlenika, račun pripada njima, a dan njihovog odlaska postaje nezgodan pregovor o prijenosu vlasništva. Od prvog dana kreirajte radni prostor s adresom kompanije, po mogućnosti s pozivnim brojem, a ne s ličnom adresom.
Također je vrijedno razumjeti kako ove platforme naplaćuju: gotovo uvijek po osobi s aktivnim pristupom, na mjesečnoj ili godišnjoj osnovi. Dvije praktične posljedice - uklanjanje nekoga ko je otišao nije samo pitanje sigurnosti, već i novca; a najjeftiniji godišnji plan obično zaključava broj mjesta, što otežava onima koji zapošljavaju i otpuštaju tokom cijele godine.
Napravite kratki skript za gašenje i uvijek ga slijedite na isti način: prenesite otvorene zadatke osobe koja odlazi na drugu osobu, prenesite vlasništvo nad pločama koje je kreirala, opozovite pristup istog dana, pregledajte ovlaštene integracije s njenim računom i oslobodite joj mjesto. Urađeno odmah, traje nekoliko minuta. Urađeno kasnije, postaje kao arheologija.
Kratki sastanak oko slike
Sam alat neće natjerati nikoga da gleda tuđe radove. Ono što održava učešće je kratak, predvidljiv sastanak, uvijek u isto vrijeme, s otvorenom bijelom tablom na ekranu - petnaest minuta je dovoljno, a dugi sastanak usmjeren na bijelu tablu znak je da bijela tabla nije ažurirana.
- Pomaknite se s desna na lijevo: Počnite s onim što je najbliže završetku, a ne s onim što je tek započeto.
- Pričajte o vizit kartama, a ne o ljudima. Pitanje je "šta ovo koči?", a ne "šta si radio juče?"“
- Označite ofsajd na samom kartonu. i definišite ko će ga otključati, sa datumom.
- Ne rješavajte problem tamo. Zabilježite i kasnije o njima razgovarajte, samo sa onima koji su zainteresovani - to je ono što sastanak održava kratkim.
- Završite arhiviranjem onoga što je završeno., ...kako bi raspored za sljedeću sedmicu krenuo čisto.
Jednom mjesečno, vrijedi malo sporije pogledati: pregledati neaktivne kartice, izbrisati sve što više nema smisla i provjeriti da li kolone i dalje tačno opisuju kako se posao trenutno obavlja.
Česta pitanja za one koji će implementirati
Koliko je vremena potrebno da tim to zaista usvoji?
Provedite nekoliko sedmica fokusirajući se samo na jedan projekat. Znak da je popularan nije to što su svi kreirali račun: to je prvi put kada neko odgovori "na forumu je" umjesto da ponovi informaciju u razgovoru.
Da li vam je potrebna formalna obuka?
Kratka sesija koja demonstrira stvarni tijek rada tima je efikasnija od bilo kojeg priručnika. Ono što često nedostaje nije znanje kako kliknuti, već razumijevanje šta svaka kolona znači i kada se kartica može pomjeriti.
I ko odbija da ga nosi?
Gotovo uvijek, odbijanje je simptom da alat duplicira rad umjesto da ga zamjenjuje. Provjerite da li je osoba prisiljena da unosi podatke u grafikon. TO JE ponavljanje svega na drugom kanalu - ako je to slučaj, u pravu je.
Da li je moguće povezati ga sa finansijskim odjelom i bazom podataka kupaca?
Generalno da, putem gotove integracije ili automatizacije između servisa. Vrijedi početi bez toga: integracija postavljena prije nego što je proces stabilan obično automatizira grešku umjesto ispravne.
Kako znate kada je vrijeme za promjenu platforme?
Kada neko ograničenje više puta i primjetno ometa rad - nedostatak međuzavisnosti između koraka, odsustvo esencijalnog polja, dostizanje limita automatizacije svake sedmice - opšte nezadovoljstvo obično ukazuje na problem s metodom, a promjena alata ne popravlja metodu.
Često postavljana pitanja
Koja je najbolja aplikacija za upravljanje projektima?
Za male timove i jednostavne tokove rada, koristite Trello. Za projekte sa zavisnim fazama, koristite Asanu. Za operacije sa repetitivnim procesima, koristite monday.com. Za konsolidaciju više alata, koristite ClickUp. Za dokumentovanje zadataka uz rad, koristite Notion.
Postoji li besplatna opcija?
Svi imaju besplatan plan s ograničenjima u pogledu korisnika, projekata ili automatizacije. Za male timove, besplatni plan je obično dovoljan za duži period.
Mogu li sve upravljati sa svog mobilnog telefona?
Možete pratiti, komentirati, ažurirati statuse i primati obavještenja. Postavljanje strukture projekta, konfiguriranje automatizacije i analiziranje izvještaja ostaju zadaci koji se obavljaju na velikom ekranu.
Kako uvjeriti tim da ga koristi?
Počnite sa samo jednim projektom i dogovorite se da će taj kanal postati jedino mjesto gdje će se tema raspravljati. Novi alat koji koegzistira sa starom metodom se nikada ne usvaja.
Zaključak
Pravi alat je onaj najjednostavniji koji odgovara vašim potrebama. Trello za početak, Asana kada se pojave zavisnosti, monday.com ili ClickUp kako operacija raste, Notion kada dokumentacija postane dio posla.
Testirajte s pilot projektom i malim timom prije nego što sve migrirate. Migracija platforme usred tekućeg projekta često košta više od problema koji je trebala riješiti.
Pročitajte također
- Primjene za upravljanje poljoprivredom: Šta procijeniti prije usvajanja
- Aplikacija za ruralno upravljanje: Šta rješava i šta zahtijeva od vas
- Aplikacije za poboljšanje objava na društvenim mrežama: Uređivanje i zakazivanje
- Blokiranje neželjenih poziva: Aplikacije i registracija za način rada Ne uznemiravaj
- Offline igre na mobilnim uređajima: Najbolje za igranje bez interneta
- Slušanje muzike na mobilnom telefonu: 5 najboljih aplikacija i njihovi planovi
