Việc lựa chọn công cụ quản lý dự án không chỉ phụ thuộc vào tính năng mà còn cả quy mô và loại công việc. Một nhóm ba người với hai dự án cần một công cụ đơn giản; một dự án có nhiều mối liên hệ phụ thuộc, thời hạn chồng chéo và nhiều khía cạnh khác nhau đòi hỏi một loại phần mềm khác. Sử dụng sai công cụ sẽ tốn kém hơn là không sử dụng công cụ nào cả.
Danh sách này cho thấy những gì hiện đang tồn tại ở Cửa hàng Play Ứng dụng này có chức năng dành cho Android, với xếp hạng và số lượng đánh giá đã được xác minh, đồng thời cho biết mỗi tùy chọn phù hợp với loại đội nào.
Trello — dành cho các nhóm nhỏ và quy trình làm việc đơn giản
Được đánh giá 4.5 sao với hơn 120.000 lượt bình chọn. Sử dụng biểu đồ, danh sách và thẻ, là công cụ dễ sử dụng nhất để hướng dẫn người chưa từng dùng công cụ tương tự. Cho phép dán nhãn, đặt hạn chót, lập danh sách kiểm tra và phân công trách nhiệm cho từng thẻ.
Nó tích hợp với Slack, Google Drive và một số công cụ khác. Nó hoạt động rất tốt với một vài dự án đồng thời; vượt quá số lượng đó, chế độ xem bảng bắt đầu che khuất nhiều hơn là hiển thị.
Nó được dùng để: Nhóm tối đa mười người, quy trình làm việc tuyến tính, dự án ít phụ thuộc lẫn nhau.
Asana — dành cho các dự án có các giai đoạn liên kết.
Được đánh giá 4.6 sao với khoảng 45.000 lượt bình chọn. Ứng dụng này hoạt động với các nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ, mục tiêu, lịch trình và mối quan hệ phụ thuộc — nghĩa là nó cho phép bạn quy định rằng một bước chỉ bắt đầu sau khi bước khác hoàn thành, và điều này thay đổi mọi thứ trong các dự án có thời hạn gấp rút.
Nó cung cấp các chế độ xem dạng danh sách, bảng và dòng thời gian, phù hợp với những người có cách nhìn nhận công việc khác nhau trong cùng một nhóm.
Nó được dùng để: Các nhóm có quy mô trung bình, các dự án có các giai đoạn phụ thuộc lẫn nhau và cần theo dõi tiến độ.
monday.com — dành cho các hoạt động có nhiều quy trình
Được đánh giá 4.8 sao với khoảng 45.000 lượt bình chọn. Sản phẩm có tính trực quan cao và khả năng cấu hình linh hoạt: bảng tùy chỉnh, tự động hóa, bảng điều khiển và các mẫu có sẵn cho nhiều lĩnh vực khác nhau.
Khả năng tùy chỉnh là điểm mạnh của nó, nhưng chi phí cũng vậy: nó đòi hỏi một người chuyên trách việc lắp ráp và bảo trì cấu trúc. Nếu không có người chịu trách nhiệm đó, công cụ này sẽ trở thành một đống ván vụn bị bỏ hoang.
Nó được dùng để: Các công ty có quy trình lặp đi lặp lại đáng để tự động hóa, và cần có người chịu trách nhiệm về công cụ đó.
ClickUp — nhiều tính năng trong một ứng dụng.
Được đánh giá 4.2 sao với khoảng 21.000 lượt bình chọn. Ứng dụng này tích hợp các nhiệm vụ, tài liệu, mục tiêu, bảng, dòng thời gian và tự động hóa trên một nền tảng duy nhất, nhằm mục đích thay thế nhiều công cụ khác nhau cùng một lúc.
Sự đa dạng này cũng có nhược điểm, và điểm số thấp nhất trong danh sách đã chỉ ra điều đó: quá trình học hỏi khó khăn hơn và ứng dụng nặng nề hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, nên thử nghiệm với một dự án thí điểm trước khi chuyển toàn bộ hoạt động sang hệ thống mới.
Nó được dùng để: Các nhóm hiện đang sử dụng bốn công cụ khác nhau muốn hợp nhất chúng.
Notion — dành cho những ai cần lưu trữ tài liệu kèm theo.
Được đánh giá 4.8 sao và có hơn 380.000 lượt bình chọn. Đây không phải là công cụ quản lý dự án theo nghĩa truyền thống, mà thay thế một công cụ quản lý dự án thông thường trong nhiều nhóm nhỏ: nó tích hợp tài liệu, cơ sở kiến thức và theo dõi nhiệm vụ vào cùng một nơi.
Đây là lựa chọn tốt nhất khi dự án tạo ra rất nhiều văn bản — bản đặc tả kỹ thuật, biên bản cuộc họp, các quyết định đã được ghi lại — và nhóm làm việc đã mệt mỏi vì phải tìm kiếm thông tin ở ba nơi khác nhau.
Nó được dùng để: Các nhóm nhỏ và vừa cần xử lý tài liệu và nhiệm vụ trong cùng một môi trường.
Thông báo đính chính liên quan đến Microsoft Project
Microsoft Project xuất hiện trong mọi danh sách phần mềm quản lý dự án, và điều quan trọng cần lưu ý là: Anh ấy không có ứng dụng Android.. Đây là phần mềm dành cho máy tính để bàn và web. Trên thiết bị di động, ứng dụng thay thế của Microsoft là Planner, yêu cầu đăng ký Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp và có phạm vi sử dụng hạn chế hơn nhiều.
Nếu yêu cầu là biểu đồ Gantt trên thiết bị di động, Asana và monday.com là những lựa chọn khả thi hiện nay.
Trước khi có công cụ, phương pháp
Không có nền tảng nào tự chọn phương pháp cho bạn, và việc sử dụng một công cụ không có phương pháp xác định là lý do phổ biến nhất dẫn đến việc bỏ cuộc. Hai mô hình bao gồm hầu hết các trường hợp.
ồ Kanban Kanban sắp xếp công việc theo trạng thái—cần làm, đang làm, đã hoàn thành—và rất hữu ích khi các yêu cầu đến liên tục và không thể dự đoán trước: hỗ trợ, tiếp thị, sáng tạo. Quy tắc giúp Kanban hoạt động hiệu quả là giới hạn số lượng nhiệm vụ ở trạng thái "đang làm" cùng một lúc. Nếu không có giới hạn này, bảng sẽ trở thành một danh sách lộn xộn, không thể cập nhật.
Mô hình bởi các giai đoạn với thời hạn Nó sắp xếp công việc theo mối quan hệ phụ thuộc và thời hạn, và rất hữu ích khi có một sản phẩm bàn giao với một mốc thời gian xác định: dự án, sự kiện, ra mắt. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải biết điều gì đang gây cản trở điều gì, và đó là lý do tại sao các công cụ có lịch trình và mối quan hệ phụ thuộc lại tạo ra sự khác biệt.
Trước tiên hãy chọn mô hình. Sau đó, chọn công cụ thực hiện mô hình đó với độ ma sát thấp nhất.
Những lỗi thường gặp nhất trong quá trình triển khai
Di chuyển mọi thứ cùng một lúc. Việc chuyển năm dự án đang hoạt động sang nền tảng mới giữa quý chắc chắn sẽ gây ra sự nhầm lẫn. Hãy bắt đầu với một dự án, dự án ít quan trọng nhất.
Duy trì phương pháp cũ song song. Nếu các quyết định tiếp tục được đưa ra trong nhóm nhắn tin, công cụ này sẽ chỉ trở thành một bản ghi không đầy đủ — và một bản ghi không đầy đủ còn tệ hơn là không có bản ghi nào cả, bởi vì nó tạo ra cảm giác kiểm soát sai lầm.
Quá nhiều chi tiết ở phần đầu. Việc sử dụng các trường tùy chỉnh, tự động hóa và gắn nhãn quá mức trong tuần đầu tiên sẽ làm tăng chi phí sử dụng và giảm tỷ lệ chấp nhận. Hãy bổ sung cấu trúc khi việc thiếu cấu trúc trở thành vấn đề.
Không có người chịu trách nhiệm. Cần có người lưu trữ các tập tin lỗi thời, xem xét các nhiệm vụ chưa được giao và duy trì các tiêu chuẩn. Nếu thiếu những việc này, bất kỳ nền tảng nào cũng sẽ xuống cấp chỉ sau vài tháng.
Những điều cần cân nhắc trước khi áp dụng
- Ai sẽ chịu trách nhiệm bảo trì công cụ này?. Nếu không có người chịu trách nhiệm, bất kỳ nền tảng nào cũng sẽ xuống cấp trong vòng ba tháng.
- Nếu cả đội đều định sử dụng nó. Công cụ cộng tác được một nửa nhóm sử dụng tạo ra hai nguồn thông tin đáng tin cậy.
- Chi phí trên mỗi người dùng. Các gói dịch vụ thường được tính phí theo đầu người và có thể mở rộng nhanh chóng.
- Các tích hợp mà bạn thực sự sử dụng, Đây không phải là danh sách đầy đủ từ trang web.
- Cách xuất dữ liệu Nếu một ngày nào đó bạn muốn rời đi. Điều đó hầu như không bao giờ được hỏi, và đó là điều đau lòng nhất sau này.
Khách mời đặc biệt tham gia chương trình: Ông ấy thực sự nhìn nhận vấn đề như thế nào?
Khách hàng, người làm việc tự do và nhà cung cấp liên tục tham gia vào dự án, và đó là nơi xảy ra các vụ rò rỉ dữ liệu phổ biến nhất trên các nền tảng này — không phải do lỗi phần mềm, mà là do sự bất cẩn về mức độ quyền truy cập được cấp.
Điều quan trọng là phải hiểu rõ cơ chế hoạt động trước khi mời ai đó. Trong hầu hết các công cụ, quyền truy cập được cấp cho toàn bộ không gian làm việc hoặc toàn bộ bảng, chứ không phải chỉ cho những thẻ được chọn. Những người được mời thường thấy toàn bộ lịch sử của bảng đó, bao gồm cả các bình luận cũ, tệp đính kèm và các cuộc thảo luận nội bộ mà không ai nhớ là đã từng diễn ra. Một số hệ thống cung cấp hồ sơ khách với quyền xem bị giới hạn ở một dự án duy nhất; những hệ thống khác chỉ phân biệt giữa những người chỉnh sửa và những người chỉ đọc.
Có hai cách giải quyết hầu hết mọi vấn đề. Cách thứ nhất là duy trì một diễn đàn riêng biệt cho những nội dung được chia sẻ ra bên ngoài, ngay cả khi điều đó đòi hỏi nhiều công sức bảo trì hơn một chút. Cách thứ hai là coi liên kết công khai như một ấn phẩm: một diễn đàn được chia sẻ qua liên kết mở có thể được truy cập bởi bất kỳ ai nhận được địa chỉ, mà không cần đăng nhập, và thường có thể được lập chỉ mục. Nếu có tùy chọn chia sẻ bằng lời mời cụ thể, hãy sử dụng tùy chọn đó — liên kết mở sẽ tồn tại lâu dài ngay cả sau khi dự án kết thúc.
Dữ liệu khách hàng trong công cụ
Phiếu dự án thường tích lũy thông tin cá nhân: tên, số điện thoại, email, địa chỉ giao hàng, bản sao tài liệu đính kèm "chỉ để hoàn thành công việc". Đây là quá trình xử lý dữ liệu cá nhân, và Luật Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR) áp dụng cho công ty của bạn ngay cả khi quy mô nhỏ.
Từ đó nảy sinh ba yêu cầu thực tiễn. Cần phải có mục đích — Chỉ giữ lại những gì dự án thực sự cần, chứ không phải tất cả những gì khách hàng gửi. Việc giới hạn số lượng tập tin là cần thiết. ai truy cập, Điều này có nghĩa là không nên để toàn bộ nhóm làm việc trong một khuôn khổ chứa các tài liệu của bên thứ ba. Và cần phải xác định... thuật ngữSau khi hợp đồng chấm dứt, tài liệu đó cần được lưu trữ với quyền truy cập hạn chế hoặc xóa bỏ, chứ không phải bị lãng quên ở một nơi mà mọi người đều có thể truy cập.
Một nguyên tắc đơn giản và tuyệt đối vẫn luôn đúng: mật khẩu, khóa truy cập và thông tin đăng nhập của khách hàng không nên được đưa vào thẻ, bình luận hoặc mô tả nhiệm vụ. Loại thông tin này cần được lưu trữ trong kho mật khẩu với quyền truy cập được kiểm soát, nơi quyền truy cập có thể bị thu hồi mà không cần xóa lịch sử dự án.
Cần đo những gì để biết công cụ đó có hiệu quả hay không.
Áp dụng một nền tảng mà không bao giờ xem xét dữ liệu mà nó tạo ra là lãng phí phần hữu ích nhất của nó. Bạn không cần những báo cáo phức tạp: bốn con số nói lên gần như mọi thứ về tình trạng hoạt động.
- Hiện có bao nhiêu tác vụ đang được thực hiện cùng một lúc?. Nếu số lượng yêu cầu nhiều hơn số người tham gia, nhóm sẽ phải liên tục thay đổi chủ đề suốt cả ngày và tiến độ công việc sẽ chậm.
- Mỗi tác vụ đã bị kẹt ở trạng thái này trong bao lâu?. Thẻ tín dụng không có hoạt động nào trong hai tuần gần như luôn cho thấy sự phụ thuộc vào bên ngoài, trong đó không ai thu hồi khoản nợ.
- Thời gian dự kiến so với thời gian thực tế. Việc mắc lỗi là điều bình thường; việc liên tục mắc lỗi theo cùng một hướng sẽ cung cấp thông tin quý giá và cho phép bạn điều chỉnh ước tính của mình vào lần sau.
- Có bao nhiêu phần trăm công việc là phải làm lại?. Một nhiệm vụ mà trạng thái từ "đã hoàn thành" chuyển về "đang thực hiện" cho thấy thỏa thuận được soạn thảo kém ngay từ đầu, chứ không phải do thiếu năng lực ở giai đoạn cuối.
Tất cả những điều này đều không yêu cầu gói trả phí. Bạn có thể theo dõi bằng cách xem bảng thống kê hàng tuần, và chỉ cần nhìn vào đó thôi cũng đã làm thay đổi hành vi của nhóm — và đó chính là lý do công cụ này tồn tại.
Khi mà bảng tính vẫn là giải pháp đúng đắn.
Có một áp lực ngầm buộc phải áp dụng một nền tảng quản lý, và điều này không phải lúc nào cũng hợp lý. Bảng tính dùng chung vẫn là lựa chọn hợp lý nhất khi có ít dự án tương tự nhau, khi một người điều phối mọi thứ, khi quy trình đã ổn định trong một thời gian và khi nhóm đã thành thạo sử dụng bảng tính và không có gì khác.
Ưu điểm là có thật: hoàn toàn miễn phí, không cần học cách sử dụng, xuất dữ liệu trực tiếp và tương thích với mọi thiết bị. Tuy nhiên, bảng tính không thể thông báo cho bạn, không ghi lại ai đã thay đổi những gì và không ngăn hai người ghi đè lên nhau – và chính khi ba thiếu sót này bắt đầu gây khó khăn thì việc chuyển đổi công cụ mới trở nên đáng giá.
Bài kiểm tra này rất trung thực và đơn giản: nếu bạn không thể nêu ra vấn đề cụ thể mà nền tảng sẽ giải quyết, thì nền tảng đó chưa cần thiết. Áp dụng quá sớm sẽ tạo ra công việc bảo trì mà không mang lại lợi ích gì.
Ai là chủ sở hữu tài khoản — và điều gì xảy ra khi ai đó đăng xuất?
Vấn đề này thường được phát hiện một cách khó khăn. Nếu không gian làm việc được tạo bằng email cá nhân của nhân viên, tài khoản đó thuộc về họ, và ngày họ nghỉ việc sẽ trở thành một cuộc đàm phán khó xử về việc chuyển giao quyền sở hữu. Hãy tạo không gian làm việc với địa chỉ email của công ty ngay từ đầu, tốt nhất là địa chỉ có mã vùng, chứ không phải email cá nhân.
Cũng cần hiểu cách các nền tảng này tính phí: hầu hết đều tính theo số người dùng có quyền truy cập hoạt động, hàng tháng hoặc hàng năm. Hai hệ quả thực tế là việc loại bỏ người dùng đã nghỉ việc không chỉ liên quan đến bảo mật mà còn liên quan đến tiền bạc; và gói hàng năm rẻ nhất thường cố định số lượng người dùng, điều này gây khó khăn cho những người muốn tuyển dụng và sa thải nhân viên trong suốt năm.
Hãy tạo một kịch bản tắt máy ngắn gọn và luôn tuân theo cùng một trình tự: chuyển giao các nhiệm vụ đang dang dở của người sắp nghỉ việc cho người khác, chuyển quyền sở hữu các bảng mà họ đã tạo, thu hồi quyền truy cập ngay trong ngày, xem lại các tích hợp được ủy quyền với tài khoản của họ và giải phóng vị trí của họ. Làm ngay lập tức chỉ mất vài phút. Làm sau đó, nó sẽ trở nên giống như một cuộc khai quật khảo cổ.
Cuộc gặp gỡ ngắn gọn xoay quanh bức tranh.
Chỉ riêng công cụ thôi thì không đủ để khiến ai đó xem xét công việc của người khác. Điều duy trì sự tham gia là một cuộc họp ngắn gọn, có thể dự đoán được, luôn diễn ra vào cùng một thời điểm, với bảng trắng được mở trên màn hình—mười lăm phút là đủ, và một cuộc họp quá dài chỉ tập trung vào bảng trắng là dấu hiệu cho thấy bảng trắng đó không được cập nhật.
- Cuộn từ phải sang trái: Hãy bắt đầu với những việc gần hoàn thiện nhất, chứ không phải những việc vừa mới bắt đầu.
- Hãy nói về danh thiếp, chứ đừng nói về con người. Câu hỏi là "điều gì đang cản trở việc này?", chứ không phải "hôm qua bạn đã làm gì?".“
- Hãy đánh dấu lỗi việt vị ngay trên thẻ phạt. và xác định ai sẽ mở khóa, kèm theo ngày cụ thể.
- Đừng giải quyết vấn đề ở đó. Hãy ghi chép lại và thảo luận sau, chỉ với những người quan tâm — đó là cách để cuộc họp diễn ra ngắn gọn.
- Hãy hoàn tất bằng cách lưu trữ những gì đã hoàn thành., ...để lịch trình tuần sau bắt đầu một cách suôn sẻ.
Mỗi tháng một lần, bạn nên dành thời gian xem xét kỹ hơn: xem lại các thẻ không hoạt động, xóa bất cứ thứ gì không còn phù hợp và kiểm tra xem các cột có còn mô tả chính xác cách thức công việc hiện đang được thực hiện hay không.
Những câu hỏi thường gặp đối với những người sắp triển khai
Cần bao lâu để cả nhóm thực sự áp dụng nó?
Hãy dành vài tuần tập trung vào chỉ một dự án. Dấu hiệu cho thấy nó đã thành công không phải là việc mọi người đều tạo tài khoản: mà là lần đầu tiên ai đó phản hồi "nó đã có trên bảng" thay vì lặp lại thông tin trong cuộc trò chuyện.
Bạn có cần được đào tạo bài bản không?
Một buổi hướng dẫn ngắn gọn về quy trình làm việc thực tế của nhóm sẽ hiệu quả hơn bất kỳ tài liệu hướng dẫn nào. Điều thường thiếu không phải là biết cách nhấp chuột, mà là hiểu ý nghĩa của từng cột và khi nào có thể di chuyển một thẻ.
Và ai lại từ chối mặc nó chứ?
Hầu hết các trường hợp, sự từ chối là triệu chứng cho thấy công cụ này đang tạo ra thêm công việc thay vì thay thế nó. Hãy kiểm tra xem người đó có bị ép buộc phải nhập dữ liệu vào biểu đồ hay không. Nó là Việc phát lại mọi thứ trên một kênh khác — nếu đúng như vậy, thì cô ấy nói đúng.
Liệu có thể kết nối nó với bộ phận tài chính và cơ sở dữ liệu khách hàng không?
Nhìn chung là có, thông qua việc tích hợp sẵn hoặc tự động hóa giữa các dịch vụ. Tuy nhiên, tốt hơn hết là nên bắt đầu mà không cần đến điều đó: việc thiết lập tích hợp trước khi quy trình ổn định thường tự động hóa lỗi thay vì giải pháp đúng.
Làm sao để biết khi nào cần chuyển sang nền tảng khác?
Khi một hạn chế nào đó liên tục và rõ rệt cản trở công việc—thiếu sự liên kết giữa các bước, thiếu một trường thông tin thiết yếu, đạt đến giới hạn tự động hóa mỗi tuần—sự không hài lòng chung thường cho thấy vấn đề nằm ở phương pháp, và việc thay đổi công cụ không giải quyết được vấn đề về phương pháp.
Câu hỏi thường gặp
Ứng dụng quản lý dự án tốt nhất là gì?
Đối với các nhóm nhỏ và quy trình làm việc đơn giản, hãy sử dụng Trello. Đối với các dự án có nhiều giai đoạn phụ thuộc, hãy sử dụng Asana. Đối với các hoạt động có quy trình lặp đi lặp lại, hãy sử dụng monday.com. Để hợp nhất nhiều công cụ, hãy sử dụng ClickUp. Để ghi chép lại các nhiệm vụ song song với công việc của bạn, hãy sử dụng Notion.
Có lựa chọn miễn phí không?
Tất cả đều có gói miễn phí với những hạn chế về người dùng, dự án hoặc quy trình tự động hóa. Đối với các nhóm nhỏ, gói miễn phí thường đủ dùng trong thời gian dài.
Tôi có thể quản lý mọi thứ từ điện thoại di động của mình không?
Bạn có thể theo dõi, bình luận, cập nhật trạng thái và nhận thông báo. Việc thiết lập cấu trúc dự án, cấu hình tự động hóa và phân tích báo cáo vẫn là những tác vụ cần thực hiện trên màn hình lớn.
Làm thế nào để thuyết phục cả đội sử dụng nó?
Hãy bắt đầu chỉ với một dự án và thống nhất rằng kênh đó sẽ trở thành nơi duy nhất thảo luận về chủ đề đó. Một công cụ mới tồn tại song song với phương pháp cũ sẽ không bao giờ được chấp nhận.
Phần kết luận
Công cụ phù hợp nhất là công cụ đơn giản nhất đáp ứng nhu cầu của bạn. Bắt đầu với Trello, sau đó là Asana khi phát sinh các yêu cầu phụ thuộc, tiếp theo là monday.com hoặc ClickUp khi quy mô hoạt động tăng lên, và Notion khi việc lập tài liệu trở thành một phần công việc.
Hãy thử nghiệm với một dự án thí điểm và một nhóm nhỏ trước khi chuyển đổi toàn bộ. Việc chuyển đổi nền tảng giữa chừng một dự án đang diễn ra thường tốn kém hơn cả vấn đề mà nó dự định giải quyết.
Đọc quá
- Ứng dụng quản lý nông nghiệp: Cần đánh giá những gì trước khi áp dụng
- Ứng dụng Quản lý Nông thôn: Vấn đề cần giải quyết và những yêu cầu bạn đặt ra
- Ứng dụng giúp cải thiện bài đăng trên mạng xã hội: Chỉnh sửa và lên lịch
- Chặn cuộc gọi không mong muốn: Ứng dụng và đăng ký chế độ "Không làm phiền"
- Game ngoại tuyến trên di động: Những tựa game hay nhất để chơi mà không cần internet.
- Nghe nhạc trên điện thoại di động: 5 ứng dụng tốt nhất và các gói dịch vụ của chúng
