प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल का चुनाव सुविधाओं से ज़्यादा काम के आकार और प्रकार पर निर्भर करता है। दो प्रोजेक्ट वाली तीन लोगों की टीम के लिए एक सरल टूल काफी होता है; लेकिन कई पहलुओं पर निर्भरता, ओवरलैपिंग डेडलाइन और एक ही समय सीमा वाले ऑपरेशन के लिए अलग तरह के सॉफ़्टवेयर की ज़रूरत होती है। गलत टूल अपनाने से नुकसान, किसी भी टूल को न अपनाने से कहीं ज़्यादा होता है।.
यह सूची दर्शाती है कि आज क्या मौजूद है खेल स्टोर इसमें एक कार्यात्मक एंड्रॉइड ऐप है, जिसमें सत्यापित रेटिंग और समीक्षाओं की संख्या है, और यह इंगित करता है कि प्रत्येक विकल्प किस प्रकार की टीम के लिए उपयुक्त है।.
ट्रेलो — छोटी टीमों और सरल कार्यप्रवाहों के लिए
120,000 से अधिक समीक्षाओं के साथ 4.5 रेटिंग प्राप्त। यह चार्ट, सूचियों और कार्डों का उपयोग करता है, और किसी ऐसे व्यक्ति को सिखाने का सबसे आसान उपकरण है जिसने पहले कभी इस तरह का कोई उपकरण इस्तेमाल नहीं किया है। इसमें लेबल, समयसीमा, चेकलिस्ट और प्रत्येक कार्ड को ज़िम्मेदारी सौंपने की सुविधा है।.
यह स्लैक, गूगल ड्राइव और कई अन्य टूल्स के साथ इंटीग्रेट हो जाता है। यह एक साथ कई प्रोजेक्ट्स के साथ बहुत अच्छे से काम करता है; इससे ज़्यादा प्रोजेक्ट्स पर काम करने पर बोर्ड व्यू में दिखने से ज़्यादा चीज़ें छिपने लगती हैं।.
के उपयोग में आना: दस लोगों तक की टीमें, रैखिक कार्यप्रवाह, कम निर्भरता वाली परियोजनाएं।.
Asana — उन परियोजनाओं के लिए जिनमें विभिन्न चरण आपस में जुड़े होते हैं।
इसे 4.6 की रेटिंग मिली है और लगभग 45,000 समीक्षाएं हैं। यह कार्यों, उपकार्यों, लक्ष्यों, समय-सारणी और निर्भरताओं के साथ काम करता है - यानी यह आपको यह बताने की अनुमति देता है कि एक चरण तभी शुरू होगा जब दूसरा पूरा हो जाएगा, और यह सख्त समय-सीमा वाले प्रोजेक्टों में बहुत बड़ा बदलाव लाता है।.
यह लिस्ट, बोर्ड और टाइमलाइन व्यू प्रदान करता है, जो उन लोगों के लिए उपयुक्त है जो एक ही टीम के भीतर काम को अलग-अलग तरीकों से देखते हैं।.
के उपयोग में आना: मध्यम आकार की टीमें, निर्भर चरणों वाली परियोजनाएं और समयसीमाओं पर नज़र रखने की आवश्यकता।.
monday.com — कई प्रक्रियाओं वाले संचालन के लिए
इसे 4.8 की रेटिंग मिली है और लगभग 45,000 समीक्षाएं हैं। यह देखने में बेहद आकर्षक और कॉन्फ़िगर करने योग्य है: कस्टम बोर्ड, ऑटोमेशन, डैशबोर्ड और विभिन्न क्षेत्रों के लिए तैयार टेम्पलेट्स उपलब्ध हैं।.
इसकी विन्यास क्षमता ही इसकी ताकत है, लेकिन इसकी एक कमी भी है: इसके ढांचे को जोड़ने और उसकी देखभाल करने के लिए किसी समर्पित व्यक्ति की आवश्यकता होती है। उस व्यक्ति के बिना, यह उपकरण बेकार पड़े बोर्डों का ढेर बन जाता है।.
के उपयोग में आना: ऐसी कंपनियां जिनमें दोहराव वाली प्रक्रियाएं होती हैं जिन्हें स्वचालित करना फायदेमंद होता है, और कोई ऐसा व्यक्ति जो उस उपकरण के लिए जिम्मेदार हो।.
क्लिकअप — एक ही स्थान पर अनेक सुविधाएँ।
इसे 4.2 की रेटिंग मिली है और लगभग 21,000 समीक्षाएं हैं। यह एक ही प्लेटफॉर्म पर कार्यों, दस्तावेजों, लक्ष्यों, बोर्डों, समयसीमाओं और स्वचालनों को एकीकृत करता है, जिसका उद्देश्य एक साथ कई उपकरणों को प्रतिस्थापित करना है।.
इस व्यापकता का एक नकारात्मक पहलू भी है, और सूची में सबसे कम स्कोर इसी ओर इशारा करता है: इसे सीखने में अधिक समय लगता है और इसका एप्लिकेशन प्रतिस्पर्धियों की तुलना में अधिक जटिल है। संपूर्ण प्रक्रिया को माइग्रेट करने से पहले एक पायलट प्रोजेक्ट के साथ इसका परीक्षण करना उचित होगा।.
के उपयोग में आना: जो टीमें वर्तमान में चार अलग-अलग टूल का उपयोग करती हैं, वे उन्हें समेकित करना चाहती हैं।.
नोटियन — उन लोगों के लिए जिन्हें इसके साथ-साथ दस्तावेज़ीकरण की भी आवश्यकता होती है।
इसे 4.8 की रेटिंग मिली है और 380,000 से अधिक समीक्षाएं हैं। यह पारंपरिक अर्थों में एक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल नहीं है, लेकिन कई छोटी टीमों में यह एक पारंपरिक टूल की जगह लेता है: यह दस्तावेज़ीकरण, नॉलेज बेस और टास्क ट्रैकिंग को एक ही स्थान पर एकीकृत करता है।.
यह सबसे अच्छा विकल्प तब होता है जब परियोजना में बहुत सारे दस्तावेज उत्पन्न होते हैं - विनिर्देश, कार्यवृत्त, दर्ज किए गए निर्णय - और टीम तीन अलग-अलग जगहों पर जानकारी खोजने से थक चुकी होती है।.
के उपयोग में आना: छोटी और मध्यम आकार की टीमें जिन्हें एक ही वातावरण में दस्तावेज़ीकरण और कार्यों को संभालने की आवश्यकता होती है।.
माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट के संबंध में एक सुधार
माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट हर प्रोजेक्ट मैनेजमेंट लिस्ट में दिखाई देता है, और यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है: उसके पास एंड्रॉइड ऐप नहीं है।. यह डेस्कटॉप और वेब सॉफ्टवेयर है। मोबाइल पर, माइक्रोसॉफ्ट का विकल्प प्लानर है, जिसके लिए माइक्रोसॉफ्ट 365 कॉर्पोरेट सब्सक्रिप्शन की आवश्यकता होती है और इसका दायरा काफी सीमित है।.
यदि मोबाइल पर गैंट चार्ट की आवश्यकता है, तो आज के समय में असाना और monday.com व्यावहारिक विकल्प हैं।.
उपकरण से पहले, विधि
इनमें से कोई भी प्लेटफ़ॉर्म आपके लिए विधि नहीं चुनता, और बिना किसी निर्धारित विधि के किसी टूल का उपयोग करना ही उसे छोड़ने का सबसे आम कारण है। दो मॉडल अधिकांश मामलों को कवर करते हैं।.
O Kanban कान्बन कार्य को उसकी स्थिति के अनुसार व्यवस्थित करता है—करने के लिए, कर रहा है, पूरा हो गया—और तब उपयोगी होता है जब मांगें लगातार और अप्रत्याशित रूप से आती रहती हैं: सहायता, विपणन, सृजन। कान्बन के कारगर होने का नियम यह है कि एक ही समय में "कर रहे" कार्यों की संख्या सीमित रखी जाए। इस सीमा के बिना, बोर्ड एक अव्यवस्थित, स्थायी सूची बन जाता है।.
मॉडल द्वारा समय सीमा के साथ चरण यह निर्भरता और तिथि के आधार पर कार्य को व्यवस्थित करता है, और तब उपयोगी होता है जब किसी कार्य का एक निश्चित लक्ष्य निर्धारित हो: परियोजना, कार्यक्रम, लॉन्च। ऐसे में यह जानना महत्वपूर्ण है कि किस कार्य में क्या बाधा है, और इसीलिए अनुसूची और निर्भरता वाले उपकरण महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।.
सबसे पहले मॉडल का चयन करें। फिर उस उपकरण का चयन करें जो इसे सबसे कम घर्षण के साथ निष्पादित कर सके।.
तैनाती में होने वाली सबसे आम गलतियाँ
सब कुछ एक साथ माइग्रेट करें।. तिमाही के मध्य में पांच सक्रिय परियोजनाओं को एक नए प्लेटफॉर्म पर स्थानांतरित करने से भ्रम की स्थिति पैदा होना तय है। सबसे पहले एक परियोजना से शुरुआत करें, जो सबसे कम महत्वपूर्ण हो।.
पुरानी विधि को समानांतर रूप से बनाए रखें।. यदि निर्णय संदेश समूह के भीतर ही लिए जाते रहे, तो यह उपकरण मात्र एक अधूरा रिकॉर्ड बनकर रह जाता है - और एक अधूरा रिकॉर्ड बिल्कुल भी रिकॉर्ड न होने से भी बदतर होता है, क्योंकि यह नियंत्रण का झूठा एहसास देता है।.
शुरुआत में बहुत अधिक विवरण दिया गया है।. पहले सप्ताह में कस्टम फ़ील्ड, स्वचालित प्रक्रियाओं और अत्यधिक लेबलिंग से उपयोग लागत बढ़ती है और अपनाने की दर कम होती है। जब संरचना की कमी समस्या बन जाए, तभी उसे जोड़ें।.
जिम्मेदार व्यक्ति का न होना।. किसी को निष्क्रिय फाइलों को संग्रहित करने, अधूरे कार्यों की समीक्षा करने और मानकों को बनाए रखने की आवश्यकता है। इसके बिना, कोई भी प्लेटफ़ॉर्म कुछ ही महीनों में खराब हो जाता है।.
गोद लेने से पहले किन बातों पर विचार करना चाहिए
- इस उपकरण का रखरखाव कौन करेगा?. किसी प्रभारी व्यक्ति के बिना, कोई भी प्लेटफॉर्म तीन महीने में खराब हो जाएगा।
- अगर पूरी टीम इसका इस्तेमाल करने वाली है।. टीम के आधे सदस्यों द्वारा अपनाए गए सहयोगात्मक उपकरण से सत्य के दो स्रोत उत्पन्न होते हैं।
- प्रति उपयोगकर्ता लागत।. आमतौर पर योजनाओं का शुल्क प्रति व्यक्ति के हिसाब से लिया जाता है और इनकी कीमत तेजी से बढ़ जाती है।
- वे एकीकरण जिनका आप वास्तव में उपयोग करते हैं, यह साइट से ली गई पूरी सूची नहीं है।
- डेटा को कैसे निर्यात करें अगर कभी आपका जाने का मन करे, तो यह सवाल लगभग कभी नहीं पूछा जाता, और यही बात बाद में सबसे ज्यादा दुख देती है।
शो में आए बाहरी अतिथि: वे वास्तव में क्या देखते हैं?
ग्राहक, फ्रीलांसर और आपूर्तिकर्ता लगातार परियोजना में शामिल होते रहते हैं, और यहीं पर इन प्लेटफार्मों पर सबसे आम डेटा उल्लंघन होते हैं - सॉफ्टवेयर की विफलता के कारण नहीं, बल्कि दी गई पहुंच के स्तर के संबंध में लापरवाही के कारण।.
किसी को आमंत्रित करने से पहले इसकी कार्यप्रणाली को समझना महत्वपूर्ण है। अधिकांश टूल में, पूरे स्थान या पूरे बोर्ड तक पहुंच प्रदान की जाती है, न कि चुनिंदा कार्डों तक। प्रवेश करने वाले व्यक्ति आमतौर पर उस बोर्ड का पूरा इतिहास देख सकते हैं, जिसमें पुरानी टिप्पणियां, अटैचमेंट और आंतरिक चर्चाएं शामिल होती हैं, जिन्हें कोई याद नहीं रखता। कुछ सिस्टम अतिथि प्रोफाइल प्रदान करते हैं जिनमें दृश्य केवल एक प्रोजेक्ट तक सीमित होता है; अन्य केवल संपादन करने वालों और केवल पढ़ने वालों के बीच अंतर करते हैं।.
दो तरीके लगभग सभी समस्याओं का समाधान कर देते हैं। पहला तरीका यह है कि बाहरी रूप से साझा की जाने वाली सामग्री के लिए एक अलग बोर्ड बनाया जाए, भले ही इसमें थोड़ा अधिक रखरखाव की आवश्यकता हो। दूसरा तरीका यह है कि सार्वजनिक लिंक को प्रकाशन की तरह माना जाए: एक खुले लिंक के माध्यम से साझा किए गए बोर्ड को पता प्राप्त करने वाला कोई भी व्यक्ति बिना लॉगिन किए एक्सेस कर सकता है, और यह आमतौर पर इंडेक्स करने योग्य होता है। यदि नाम के साथ आमंत्रण द्वारा साझा करने का विकल्प उपलब्ध है, तो उसका उपयोग करें—यह अनौपचारिक लिंक परियोजना समाप्त होने के बाद भी लंबे समय तक बना रहता है।.
टूल के भीतर ग्राहक डेटा
प्रोजेक्ट कार्ड में स्वाभाविक रूप से व्यक्तिगत जानकारी एकत्रित हो जाती है: नाम, फोन नंबर, ईमेल, डिलीवरी पता, संलग्न दस्तावेज़ की प्रति "केवल काम पूरा करने के लिए"। यह व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण है, और सामान्य डेटा संरक्षण कानून आपकी कंपनी पर लागू होता है, भले ही वह छोटी हो।.
इससे तीन व्यावहारिक आवश्यकताएँ उत्पन्न होती हैं। यह आवश्यक है कि उद्देश्य — केवल वही रखें जिसकी परियोजना को वास्तव में आवश्यकता है, न कि ग्राहक द्वारा भेजी गई सभी फाइलें। फाइलों को सीमित करना आवश्यक है। कौन पहुँचता है, इसका अर्थ है कि पूरी टीम को तृतीय-पक्ष दस्तावेज़ों वाले ढांचे के भीतर नहीं छोड़ना चाहिए। और यह परिभाषित करना आवश्यक है... अवधिअनुबंध समाप्त होने के बाद, उस सामग्री को प्रतिबंधित पहुंच के साथ संग्रहीत किया जाना चाहिए या हटा दिया जाना चाहिए, न कि किसी ऐसी जगह पर भुला दिया जाना चाहिए जो सभी के लिए खुली रहे।.
एक सरल और अटल नियम अभी भी लागू होता है: पासवर्ड, एक्सेस कुंजी और क्लाइंट क्रेडेंशियल को कार्ड, टिप्पणियों या कार्य विवरण में शामिल नहीं किया जाना चाहिए। इस प्रकार की जानकारी को नियंत्रित साझाकरण वाले पासवर्ड वॉल्ट में रखा जाना चाहिए, जहां प्रोजेक्ट इतिहास को हटाए बिना एक्सेस रद्द किया जा सकता है।.
यह जानने के लिए कि उपकरण मददगार है या नहीं, किन चीजों को मापना चाहिए।
किसी प्लेटफॉर्म को अपनाना और उससे उत्पन्न डेटा को कभी न देखना, उसके सबसे उपयोगी हिस्से को बर्बाद करने जैसा है। आपको जटिल रिपोर्टों की आवश्यकता नहीं है: चार आंकड़े ही ऑपरेशन की स्थिति के बारे में लगभग सब कुछ बता देते हैं।.
- एक ही समय में कितने कार्य प्रगति पर हैं?. यदि संख्या लोगों की संख्या से अधिक है, तो टीम पूरे दिन विषयों को बदलती रहती है और काम धीरे-धीरे पूरा होता है।
- प्रत्येक कार्य कितने समय से एक ही स्थिति में अटका हुआ है?. दो सप्ताह तक कार्ड पर कोई गतिविधि न होने का मतलब लगभग हमेशा यह होता है कि कार्ड पर बाहरी निर्भरता है और कोई भी ऋण की वसूली नहीं कर रहा है।
- अनुमानित समयसीमा बनाम वास्तविक समयसीमा।. गलतियाँ करना सामान्य बात है; लगातार एक ही दिशा में गलतियाँ करने से बहुमूल्य जानकारी मिलती है और अगली बार आप अपने अनुमान को सुधार सकते हैं।
- इस काम में कितना हिस्सा दोबारा करने की जरूरत है?. कोई कार्य जो "पूर्ण" से "किया जा रहा है" की स्थिति में वापस आ जाता है, वह अंत में अक्षमता का संकेत नहीं बल्कि शुरुआत में खराब ढंग से लिखे गए समझौते का संकेत देता है।
इसके लिए किसी सशुल्क योजना की आवश्यकता नहीं है। आप बोर्ड पर साप्ताहिक नज़र डालकर इसकी निगरानी कर सकते हैं, और इसे देखने मात्र से ही टीम के व्यवहार में बदलाव आ जाता है - जो अंततः इस उपकरण के अस्तित्व का उद्देश्य है।.
जब स्प्रेडशीट ही सही उत्तर साबित हो।
किसी मैनेजमेंट प्लेटफॉर्म को अपनाने का अप्रत्यक्ष दबाव होता है, लेकिन यह हमेशा उचित नहीं होता। साझा स्प्रेडशीट तब सबसे समझदारी भरा विकल्प बनी रहती है जब प्रोजेक्ट कम हों और एक जैसे हों, जब एक ही व्यक्ति सब कुछ कोऑर्डिनेट करता हो, जब प्रक्रिया कुछ समय से स्थिर हो, और जब टीम को स्प्रेडशीट में महारत हासिल हो और किसी अन्य चीज में नहीं।.
इसके फायदे वाकई में बहुत हैं: यह मुफ्त है, इसे सीखना बहुत आसान है, यह सीधे तौर पर डेटा एक्सपोर्ट करता है और किसी भी डिवाइस पर चल जाता है। स्प्रेडशीट में ये कमियां हैं: आपको सूचना नहीं मिलती, किसने क्या बदलाव किया इसका रिकॉर्ड नहीं रहता और दो लोगों द्वारा एक-दूसरे के डेटा को ओवरराइट करने से नहीं रोका जा सकता—और ठीक इन्हीं तीन कमियों के कारण ही दूसरे टूल पर स्विच करना फायदेमंद साबित होता है।.
यह परीक्षण सीधा और स्पष्ट है: यदि आप उस ठोस समस्या का नाम नहीं बता सकते जिसे यह प्लेटफ़ॉर्म हल करेगा, तो अभी इस प्लेटफ़ॉर्म की आवश्यकता नहीं है। समय से पहले इसे अपनाने से रखरखाव का काम बढ़ जाता है और बदले में कुछ भी नहीं मिलता।.
इस अकाउंट का मालिक कौन है — और जब कोई लॉग आउट करता है तो क्या होता है?
इस समस्या का पता अक्सर मुश्किल से ही चलता है। अगर वर्कस्पेस किसी कर्मचारी के निजी ईमेल का इस्तेमाल करके बनाया गया है, तो अकाउंट उन्हीं का है, और उनके जाने के दिन मालिकाना हक के हस्तांतरण को लेकर एक अटपटी बातचीत शुरू हो जाती है। इसलिए, वर्कस्पेस को पहले दिन से ही कंपनी के पते से बनाएं, बेहतर होगा कि एरिया कोड वाला पता इस्तेमाल करें, न कि निजी पते से।.
यह समझना भी ज़रूरी है कि ये प्लेटफ़ॉर्म कैसे शुल्क लेते हैं: लगभग हमेशा सक्रिय पहुँच वाले प्रत्येक व्यक्ति के हिसाब से, मासिक या वार्षिक आधार पर। इसके दो व्यावहारिक परिणाम हैं — किसी सदस्य को हटाना केवल सुरक्षा का मामला नहीं है, बल्कि पैसे का भी मामला है; और सबसे सस्ता वार्षिक प्लान आमतौर पर सीटों की संख्या तय कर देता है, जिससे उन लोगों को परेशानी होती है जो पूरे साल भर में नए सदस्यों को नियुक्त और बर्खास्त करते रहते हैं।.
एक संक्षिप्त शटडाउन स्क्रिप्ट बनाएं और हमेशा इसे एक ही तरीके से फॉलो करें: जाने वाले व्यक्ति के सभी लंबित कार्यों को किसी अन्य व्यक्ति को सौंप दें, उनके द्वारा बनाए गए बोर्ड का स्वामित्व किसी और को दे दें, उसी दिन उनकी पहुंच रद्द कर दें, उनके खाते से जुड़े अधिकृत एकीकरणों की समीक्षा करें और उनकी सीट खाली कर दें। यदि यह तुरंत किया जाए, तो इसमें कुछ ही मिनट लगते हैं। यदि इसे बाद में किया जाए, तो यह किसी पुरातत्वीय खोज की तरह हो जाता है।.
पेंटिंग के इर्द-गिर्द हुई संक्षिप्त बैठक
सिर्फ एक उपकरण से कोई भी दूसरों के काम को नहीं देखेगा। सहभागिता बनाए रखने के लिए एक संक्षिप्त, पूर्वनिर्धारित बैठक ज़रूरी है, जो हमेशा एक ही समय पर हो और जिसमें स्क्रीन पर व्हाइटबोर्ड खुला हो—पंद्रह मिनट काफी हैं, और व्हाइटबोर्ड पर केंद्रित एक लंबी बैठक इस बात का संकेत है कि व्हाइटबोर्ड अपडेटेड नहीं है।.
- दाएं से बाएं स्क्रॉल करें: जो काम पूरा होने के सबसे करीब है, उससे शुरू करें, न कि उससे जो अभी-अभी शुरू हुआ है।
- बिजनेस कार्ड की बात करो, लोगों की नहीं।. सवाल यह है कि "इस काम में रुकावट क्यों आ रही है?", न कि "आपने कल क्या किया?"“
- कार्ड पर ही ऑफसाइड का निशान लगा दें। और यह भी तय करें कि इसे कौन अनलॉक करेगा, साथ ही एक तारीख भी निर्धारित करें।
- समस्या का समाधान वहीं मत करो।. नोट्स बना लें और बाद में केवल उन्हीं लोगों के साथ उन पर चर्चा करें जो रुचि रखते हों—इसी से बैठक संक्षिप्त रहती है।
- जो काम पूरा हो चुका है, उसे आर्काइव करके समाप्त करें।, ...ताकि अगले सप्ताह का कार्यक्रम नए सिरे से शुरू हो सके।
महीने में एक बार, थोड़ा समय निकालकर समीक्षा करना फायदेमंद होता है: निष्क्रिय कार्डों की समीक्षा करना, उन सभी चीजों को हटाना जिनका अब कोई मतलब नहीं रह गया है, और यह जांचना कि क्या कॉलम अभी भी सटीक रूप से यह दर्शाते हैं कि वर्तमान में काम कैसे किया जा रहा है।.
जो लोग इसे लागू करने जा रहे हैं उनके लिए सामान्य प्रश्न
टीम को इसे पूरी तरह अपनाने में कितना समय लगता है?
कुछ सप्ताहों तक केवल एक ही प्रोजेक्ट पर ध्यान केंद्रित करें। इसके लोकप्रिय होने का संकेत यह नहीं है कि हर किसी ने खाता बना लिया है: बल्कि यह है कि जब कोई बातचीत में जानकारी दोहराने के बजाय "यह बोर्ड पर है" कहकर जवाब देता है।.
क्या आपको औपचारिक प्रशिक्षण की आवश्यकता है?
टीम के वास्तविक कार्यप्रवाह को प्रदर्शित करने वाला एक संक्षिप्त सत्र किसी भी मैनुअल से अधिक प्रभावी होता है। अक्सर कमी क्लिक करने के तरीके की नहीं होती, बल्कि प्रत्येक कॉलम का अर्थ समझने और कार्ड को कब स्थानांतरित किया जा सकता है, इसकी समझ की होती है।.
और इसे पहनने से कौन इनकार करता है?
लगभग हमेशा, अस्वीकृति इस बात का संकेत होती है कि उपकरण काम को बदलने के बजाय उसे दोहरा रहा है। जाँच करें कि क्या व्यक्ति को चार्ट में डेटा डालने के लिए मजबूर किया जा रहा है। और अगर ऐसा है तो वह सब कुछ दूसरे चैनल पर दोहरा रही है, और वह सही कह रही है।.
क्या इसे वित्त विभाग और ग्राहक डेटाबेस से जोड़ा जा सकता है?
आम तौर पर हाँ, सेवाओं के बीच तैयार एकीकरण या स्वचालन के माध्यम से। लेकिन इसके बिना शुरुआत करना बेहतर है: प्रक्रिया स्थिर होने से पहले स्थापित एकीकरण अक्सर सही प्रक्रिया के बजाय त्रुटि को स्वचालित कर देता है।.
आपको कैसे पता चलेगा कि प्लेटफॉर्म बदलने का समय आ गया है?
जब कोई सीमा बार-बार और स्पष्ट रूप से काम में बाधा डालती है—जैसे चरणों के बीच परस्पर निर्भरता की कमी, किसी आवश्यक क्षेत्र का अभाव, हर हफ्ते स्वचालन की सीमा तक पहुंचना—तो आम तौर पर असंतोष कार्यप्रणाली की समस्या को इंगित करता है, और उपकरणों को बदलने से कार्यप्रणाली ठीक नहीं होती है।.
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
सर्वश्रेष्ठ प्रोजेक्ट मैनेजमेंट एप्लिकेशन कौन सा है?
छोटी टीमों और सरल कार्यप्रवाहों के लिए, ट्रेलो का उपयोग करें। निर्भर चरणों वाली परियोजनाओं के लिए, असाना का उपयोग करें। दोहराव वाली प्रक्रियाओं वाले कार्यों के लिए, monday.com का उपयोग करें। कई उपकरणों को समेकित करने के लिए, क्लिकअप का उपयोग करें। अपने काम के साथ-साथ कार्यों को दस्तावेज़ित करने के लिए, नोटियन का उपयोग करें।.
क्या कोई निःशुल्क विकल्प उपलब्ध है?
इन सभी में उपयोगकर्ताओं, परियोजनाओं या स्वचालन पर सीमाओं के साथ एक निःशुल्क योजना उपलब्ध है। छोटी टीमों के लिए, निःशुल्क योजना आमतौर पर लंबे समय तक पर्याप्त होती है।.
क्या मैं अपने मोबाइल फोन से सब कुछ नियंत्रित कर सकता हूँ?
आप ट्रैक कर सकते हैं, टिप्पणी कर सकते हैं, स्टेटस अपडेट कर सकते हैं और सूचनाएं प्राप्त कर सकते हैं। प्रोजेक्ट संरचना सेट करना, ऑटोमेशन कॉन्फ़िगर करना और रिपोर्ट का विश्लेषण करना अभी भी बड़ी स्क्रीन पर ही करना होगा।.
आप टीम को इसका उपयोग करने के लिए कैसे मनाएंगे?
केवल एक प्रोजेक्ट से शुरुआत करें और इस बात पर सहमति बनाएं कि वही चैनल इस विषय पर चर्चा का एकमात्र मंच होगा। किसी पुराने तरीके के साथ-साथ इस्तेमाल किया जाने वाला नया उपकरण कभी अपनाया नहीं जाता।.
निष्कर्ष
सबसे उपयुक्त टूल वही है जो सबसे सरल हो और आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो। शुरुआत के लिए ट्रेलो, निर्भरता बढ़ने पर असाना, व्यवसाय बढ़ने पर monday.com या क्लिकअप, और जब दस्तावेज़ीकरण कार्य का हिस्सा बन जाए तो नोटेशन का उपयोग करें।.
सब कुछ माइग्रेट करने से पहले एक पायलट प्रोजेक्ट और एक छोटी टीम के साथ परीक्षण करें। किसी चल रहे प्रोजेक्ट के बीच में प्लेटफ़ॉर्म माइग्रेशन करने से अक्सर उस समस्या को हल करने की लागत से अधिक खर्च हो जाता है जिसके लिए इसे शुरू किया गया था।.
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