Odabir alata za upravljanje projektima manje se odnosi na značajke, a više na veličinu i vrstu posla. Timu od tri člana s dva projekta potrebno je nešto jednostavno; operacija s ovisnostima, preklapajućim rokovima i više frontova zahtijeva drugačiju kategoriju softvera. Usvajanje pogrešnog alata košta više od neuvođenja nikakvog.
Ovaj popis prikazuje što danas postoji u Play Store Sadrži funkcionalnu Android aplikaciju s provjerenim ocjenama i brojem recenzija te pokazuje za koju vrstu tima svaka opcija ima smisla.
Trello — za male timove i jednostavne tijekove rada
Ocjena 4,5 s više od 120 000 recenzija. Koristi grafikone, popise i kartice te je najjednostavniji alat za podučavanje nekoga tko nikada nije koristio ništa slično. Omogućuje oznake, rokove, kontrolne liste i dodjeljivanje odgovornosti svakoj kartici.
Integrira se sa Slackom, Google Driveom i nekoliko drugih alata. Vrlo dobro funkcionira s nekoliko istovremenih projekata; osim toga, prikaz ploče počinje skrivati više nego što pokazuje.
Koristi se za: Timovi do deset ljudi, linearni tijek rada, projekti s malo ovisnosti.
Asana — za projekte s povezanim fazama.
Ocjena 4,6 i otprilike 45 000 recenzija. Radi sa zadacima, podzadacima, ciljevima, rasporedima i ovisnostima - što znači da vam omogućuje da kažete da jedan korak počinje tek nakon što drugi završi, a to mijenja sve u projektima s kratkim rokovima.
Nudi prikaze popisa, ploče i vremenske crte, što je prilagođeno ljudima koji na različite načine vide posao unutar istog tima.
Koristi se za: Srednje veliki timovi, projekti s ovisnim fazama i potreba za praćenjem rokova.
monday.com — za operacije s mnogo procesa
Ocjena 4,8 i otprilike 45 000 recenzija. Vrlo je vizualan i lako konfigurabilan: prilagođene ploče, automatizacije, nadzorne ploče i gotovi predlošci za različita područja.
Konfigurabilnost mu je snaga, ali i cijena: zahtijeva nekoga tko će se posvetiti sastavljanju i održavanju strukture. Bez tog vlasnika, alat postaje hrpa napuštenih dasaka.
Koristi se za: Tvrtke s repetitivnim procesima koje vrijedi automatizirati i nekim tko je odgovoran za alat.
ClickUp — mnogo značajki na jednom mjestu.
Ocjena 4,2 i otprilike 21 000 recenzija. Objedinjuje zadatke, dokumente, ciljeve, ploče, vremenske crte i automatizaciju na jednoj platformi, s ciljem zamjene nekoliko alata odjednom.
Ova širina ima i manu, a najniži rezultat na popisu ukazuje na nju: krivulja učenja je strmija, a aplikacija je teža od konkurencije. Vrijedi testirati s pilot projektom prije migracije cijelog postupka.
Koristi se za: Timovi koji trenutno koriste četiri različita alata žele ih konsolidirati.
Pojam — za one kojima je uz to potrebna i dokumentacija.
Ocjena 4,8 i preko 380 000 recenzija. Nije alat za upravljanje projektima u klasičnom smislu, već ga zamjenjuje u mnogim malim timovima: objedinjuje dokumentaciju, bazu znanja i praćenje zadataka na jednom mjestu.
To je najbolji izbor kada projekt generira puno teksta - specifikacije, zapisnike, zabilježene odluke - i tim je umoran od traženja informacija na tri različita mjesta.
Koristi se za: Mali i srednji timovi kojima je potrebna dokumentacija i zadaci koji se obrađuju u istom okruženju.
Ispravak u vezi s Microsoft Projectom
Microsoft Project se pojavljuje na svakom popisu za upravljanje projektima, a važno je napomenuti: On nema Android aplikaciju.. To je softver za stolna računala i web. Na mobilnim uređajima, Microsoftova alternativa je Planner, koji zahtijeva korporativnu pretplatu na Microsoft 365 i ima puno ograničeniji opseg.
Ako je zahtjev Ganttov dijagram na mobitelu, Asana i monday.com su danas praktične opcije.
Prije alata, metoda
Nijedna od ovih platformi ne bira metodu umjesto vas, a korištenje alata bez definirane metode najčešći je razlog napuštanja. Dva modela pokrivaju većinu slučajeva.
O kanban Kanban organizira posao prema statusu - obaviti, raditi, obaviti - i koristan je kada zahtjevi pristižu kontinuirano i nepredvidivo: podrška, marketing, stvaranje. Pravilo koje omogućuje funkcioniranje Kanbana je ograničavanje broja zadataka koji se istovremeno "obavljaju". Bez ovog ograničenja, ploča postaje neuredan, stalni popis.
Model od faze s rokovima Organizira rad prema ovisnostima i datumu te je koristan kada postoji isporučiv rezultat s definiranim ključnim događajem: projekt, događaj, pokretanje. Ovdje je važno znati što što koči i zato alati s rasporedima i ovisnostima čine razliku.
Prvo odaberite model. Zatim odaberite alat koji ga izvršava s najmanje trenja.
Najčešće pogreške prilikom implementacije
Migrirajte sve odjednom. Premještanje pet aktivnih projekata na novu platformu sredinom tromjesečja sigurno će uzrokovati zbunjenost. Počnite s jednim, najmanje kritičnim.
Paralelno održavajte staru metodu. Ako se odluke nastave donositi unutar grupe za razmjenu poruka, alat postaje samo nepotpun zapis - a nepotpun zapis je gori od ikakvog zapisa, jer daje lažni osjećaj kontrole.
Previše detalja na početku. Prilagođena polja, automatizacija i pretjerano označavanje u prvom tjednu povećavaju troškove korištenja i smanjuju prihvaćanje. Dodajte strukturu kada njezina odsutnost postane problem.
Neposjedovanje odgovorne osobe. Netko treba arhivirati mrtve datoteke, pregledavati nedodijeljene zadatke i održavati standarde. Bez toga, svaka platforma degradira u nekoliko mjeseci.
Što treba uzeti u obzir prije usvajanja
- Tko će održavati alat?. Bez nekoga tko je zadužen, svaka platforma će degradirati za tri mjeseca.
- Ako će ga cijela ekipa koristiti. Alat za suradnju koji je usvojila polovica tima generira dva izvora istine.
- Cijena po korisniku. Planovi se obično naplaćuju po osobi i brzo se proširuju.
- Integracije koje zapravo koristite, nije potpuni popis sa stranice
- Kako izvesti podatke Ako jednog dana želiš otići. To se gotovo nikad ne pita, a to je ono što najviše boli poslije.
Vanjski gost u emisiji: što on zapravo vidi?
Klijenti, freelanceri i dobavljači stalno ulaze u projekt, i tu se događaju najčešće povrede podataka na tim platformama - ne zbog softverskog kvara, već zbog nemara u vezi s razinom odobrenog pristupa.
Važno je razumjeti mehaniku prije nego što nekoga pozovete. U većini alata pristup je odobren cijelom prostoru ili cijeloj ploči, a ne odabranim karticama. Oni koji uđu obično vide cijelu povijest te ploče, uključujući stare komentare, priloge i interne rasprave kojih se nitko nije sjećao da su tamo bile. Neki sustavi nude profile gostiju s prikazom ograničenim na jedan projekt; drugi razlikuju samo one koji uređuju i one koji samo čitaju.
Dvije prakse rješavaju gotovo sve. Prva je održavanje zasebne ploče za ono što se dijeli izvana, čak i ako to zahtijeva malo više održavanja. Druga je tretiranje javne poveznice kao publikacije: ploči podijeljenoj putem otvorene poveznice može pristupiti svatko tko primi adresu, bez prijave, i obično se može indeksirati. Ako postoji opcija dijeljenja putem imenovanog pozivnog znaka, koristite je - labava poveznica opstaje dugo nakon završetka projekta.
Podaci o kupcima unutar alata
Projektne kartice prirodno prikupljaju osobne podatke: ime, broj telefona, e-poštu, adresu za dostavu, priloženu kopiju dokumenta "samo da bi se stvari obavile". Ovo je obrada osobnih podataka, a Opći zakon o zaštiti podataka primjenjuje se na vašu tvrtku čak i ako je mala.
Iz ovoga proizlaze tri praktična zahtjeva. Potrebno je imati svrha — zadržite samo ono što je projektu zaista potrebno, a ne sve što je klijent poslao. Potrebno je ograničiti datoteke. tko pristupa, To znači da se cijeli tim ne smije ostaviti unutar okvira koji sadrži dokumente trećih strana. I potrebno je definirati... terminNakon što je ugovor raskinut, taj materijal treba arhivirati s ograničenim pristupom ili izbrisati, a ne zaboraviti na mjestu koje ostaje otvoreno svima.
Jedno jednostavno i apsolutno pravilo i dalje vrijedi: lozinke, pristupni ključevi i klijentski podaci ne smiju se uključivati u kartice, komentare ili opise zadataka. Ova vrsta informacija pripada trezoru lozinki s kontroliranim dijeljenjem, gdje se pristup može opozvati bez brisanja povijesti projekta.
Što treba izmjeriti kako bi se znalo pomaže li alat.
Usvajanje platforme bez gledanja na podatke koje ona proizvodi znači rasipanje njezine najkorisnije polovice. Ne trebaju vam sofisticirana izvješća: četiri broja objašnjavaju gotovo sve o stanju operacije.
- Koliko je zadataka istovremeno u tijeku?. Ako je broj veći od broja ljudi, tim mijenja teme cijeli dan i sporo isporučuje.
- Koliko dugo je svaki zadatak zaglavljen u istom stanju?. Kartica bez aktivnosti dva tjedna gotovo uvijek ukazuje na vanjsku ovisnost gdje nitko ne naplaćuje dug.
- Procijenjeni vremenski okvir u odnosu na stvarni vremenski okvir. Pravljenje pogrešaka je normalno; dosljedno griješenje u istom smjeru pruža vrijedne informacije i omogućuje vam da sljedeći put ispravite svoju procjenu.
- Koliki je dio posla prerada?. Zadatak koji se iz "obavljenog" vraća u "izvršenje" ukazuje na loše napisan dogovor na početku, a ne na nekompetentnost na kraju.
Ništa od ovoga ne zahtijeva plaćeni plan. Možete to pratiti tjednim pogledom na ploču, a sam pogled na nju već mijenja ponašanje tima - što je, u konačnici, razlog postojanja alata.
Kada je proračunska tablica još uvijek točan odgovor.
Postoji implicitni pritisak za usvajanje upravljačke platforme, a on nije uvijek opravdan. Zajedničke proračunske tablice ostaju najrazumniji izbor kada postoji malo sličnih projekata, kada jedna osoba koordinira sve, kada je proces stabilan već neko vrijeme i kada tim već vlada proračunskim tablicama i ničim drugim.
Prednosti su stvarne: ne košta ništa, nema krivulju učenja, izvozi se izvorno i odgovara bilo kojem uređaju. Ono što proračunska tablica ne radi jest da vas obavještava, ne vodi evidenciju o tome tko je što promijenio i ne sprječava dvije osobe da jedna drugu prebrišu - i upravo kada ova tri nedostatka počnu štetiti, promjena alata postaje vrijedna truda.
Test je iskren i jednostavan: ako ne možete imenovati konkretan problem koji će platforma riješiti, platforma još nije potrebna. Prerano usvajanje stvara rad na održavanju bez ikakvog zauzvrat.
Tko je vlasnik računa - i što se događa kada se netko odjavi?
Ovaj se problem često otkriva na teži način. Ako je radni prostor kreiran pomoću osobne e-pošte zaposlenika, račun pripada njima, a dan njihovog odlaska postaje neugodan pregovor o prijenosu vlasništva. Od prvog dana kreirajte radni prostor s adresom tvrtke, po mogućnosti s pozivnim brojem, a ne s osobnom adresom.
Također je vrijedno razumjeti kako ove platforme naplaćuju: gotovo uvijek po osobi s aktivnim pristupom, na mjesečnoj ili godišnjoj razini. Dvije praktične posljedice - uklanjanje nekoga tko je otišao nije samo stvar sigurnosti, već i novca; a najjeftiniji godišnji plan obično zaključava broj mjesta, što otežava onima koji zapošljavaju i otpuštaju tijekom cijele godine.
Napravite kratki skript za gašenje i uvijek ga slijedite na isti način: prenesite otvorene zadatke osobe koja odlazi na drugu osobu, prenesite vlasništvo nad pločama koje je kreirala, opozovite pristup istog dana, pregledajte ovlaštene integracije s njihovim računom i oslobodite im mjesto. Gotovo odmah, traje nekoliko minuta. Gotovo kasnije, postaje kao arheologija.
Kratki sastanak oko slike
Sam alat neće nikoga natjerati da gleda tuđe radove. Ono što održava sudjelovanje jest kratak, predvidljiv sastanak, uvijek u isto vrijeme, s otvorenom bijelom pločom na ekranu - petnaest minuta je dovoljno, a dugi sastanak usmjeren na bijelu ploču znak je da bijela ploča nije ažurirana.
- Pomaknite se s desna na lijevo: Počnite s onim što je najbliže završetku, a ne s onim što je tek započeto.
- Pričaj o vizitkama, a ne o ljudima. Pitanje je "što ovo koči?", a ne "što si radio jučer?"“
- Označite zaleđe na samom kartonu. i definirati tko će ga otključati, s datumom.
- Nemoj tamo rješavati problem. Zabilježite i kasnije o njima razgovarajte, samo s onima koji su zainteresirani - to je ono što sastanak održava kratkim.
- Završite arhiviranjem onoga što je dovršeno., ...kako bi raspored sljedećeg tjedna krenuo čisto.
Jednom mjesečno vrijedi malo sporije pogledati: pregledati neaktivne kartice, izbrisati sve što više nema smisla i provjeriti opisuju li stupci i dalje točno kako se posao trenutno obavlja.
Česta pitanja za one koji će implementirati
Koliko je vremena potrebno da tim to zaista usvoji?
Provedite nekoliko tjedana usredotočujući se samo na jedan projekt. Znak da je popularan nije to što su svi kreirali račun: to je prvi put kada netko odgovori "na ploči je" umjesto da ponovi informaciju u razgovoru.
Trebate li formalnu obuku?
Kratka sesija koja demonstrira stvarni tijek rada tima učinkovitija je od bilo kojeg priručnika. Ono što često nedostaje nije znanje kako kliknuti, već razumijevanje što svaki stupac znači i kada se kartica može pomaknuti.
A tko ga odbija nositi?
Gotovo uvijek, odbijanje je simptom da alat duplicira rad umjesto da ga zamjenjuje. Provjerite je li osoba prisiljena unositi podatke u grafikon. to je ponavljanje svega na drugom kanalu - ako je to slučaj, u pravu je.
Je li moguće povezati ga s financijskim odjelom i bazom podataka kupaca?
Općenito da, putem gotove integracije ili automatizacije između usluga. Vrijedi početi bez toga: integracija postavljena prije nego što je proces stabilan obično automatizira grešku umjesto ispravne.
Kako znate kada je vrijeme za promjenu platforme?
Kada ograničenje opetovano i primjetno ometa rad - nedostatak međuovisnosti između koraka, odsutnost bitnog polja, ograničenje automatizacije dosegnuto svaki tjedan - opće nezadovoljstvo obično ukazuje na problem s metodom, a promjena alata ne popravlja metodu.
Često postavljana pitanja
Koja je najbolja aplikacija za upravljanje projektima?
Za male timove i jednostavne tijekove rada koristite Trello. Za projekte s ovisnim fazama koristite Asanu. Za operacije s repetitivnim procesima koristite monday.com. Za konsolidaciju više alata koristite ClickUp. Za dokumentiranje zadataka uz rad koristite Notion.
Postoji li besplatna opcija?
Svi imaju besplatni plan s ograničenjima korisnika, projekata ili automatizacije. Za male timove, besplatni plan je obično dovoljan za dulje vrijeme.
Mogu li sve upravljati sa svog mobitela?
Možete pratiti, komentirati, ažurirati statuse i primati obavijesti. Postavljanje strukture projekta, konfiguriranje automatizacije i analiza izvješća ostaju zadaci na velikom zaslonu.
Kako uvjeriti tim da ga koristi?
Započnite s samo jednim projektom i dogovorite se da će taj kanal postati jedino mjesto gdje će se o toj temi raspravljati. Novi alat koji koegzistira sa starom metodom nikada se ne usvaja.
Zaključak
Pravi alat je onaj najjednostavniji koji odgovara vašim potrebama. Trello za početak, Asana kada se pojave ovisnosti, monday.com ili ClickUp kako operacija raste, Notion kada dokumentacija postane dio posla.
Prije migracije svega testirajte s pilot projektom i malim timom. Migracija platforme usred tekućeg projekta često košta više od problema koji je trebala riješiti.
Pročitajte također
- Primjene za upravljanje poljoprivredom: Što procijeniti prije primjene
- Aplikacija za ruralno upravljanje: Što rješava i što zahtijeva od vas
- Aplikacije za poboljšanje objava na društvenim mrežama: Uređivanje i zakazivanje
- Blokiranje neželjenih poziva: Aplikacije i registracija za način rada Ne uznemiravaj
- Offline igre na mobitelu: Najbolje za igranje bez interneta
- Slušanje glazbe na mobitelu: 5 najboljih aplikacija i njihovi planovi
