Bei der Wahl eines Projektmanagement-Tools kommt es weniger auf die Funktionen als vielmehr auf den Umfang und die Art des Projekts an. Ein dreiköpfiges Team mit zwei Projekten benötigt eine einfache Lösung; ein Projekt mit Abhängigkeiten, sich überschneidenden Fristen und mehreren Fronten erfordert eine andere Softwarekategorie. Die Verwendung des falschen Tools ist teurer als gar keins.
Diese Liste zeigt, was heute existiert in Playstore Es verfügt über eine funktionale Android-App mit verifizierten Bewertungen und einem hohen Rezensionsvolumen und gibt an, für welche Art von Team die jeweilige Option sinnvoll ist.
Trello – für kleine Teams und einfache Arbeitsabläufe
Mit über 120.000 Rezensionen und einer Bewertung von 4,5 Sternen. Es verwendet Diagramme, Listen und Karten und ist das einfachste Tool, um es jemandem beizubringen, der noch nie mit so etwas gearbeitet hat. Es ermöglicht das Hinzufügen von Beschriftungen, Fristen, Checklisten und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten zu jeder Karte.
Es lässt sich in Slack, Google Drive und diverse andere Tools integrieren. Bei einigen wenigen parallel laufenden Projekten funktioniert es sehr gut; darüber hinaus blendet die Board-Ansicht mehr aus, als sie anzeigt.
Es wird verwendet für: Teams von bis zu zehn Personen, linearer Arbeitsablauf, Projekte mit wenigen Abhängigkeiten.
Asana – für Projekte mit verknüpften Phasen.
Mit einer Bewertung von 4,6 Sternen und rund 45.000 Rezensionen. Es funktioniert mit Aufgaben, Teilaufgaben, Zielen, Zeitplänen und Abhängigkeiten – das heißt, es ermöglicht Ihnen festzulegen, dass ein Schritt erst beginnt, wenn ein anderer abgeschlossen ist, und das verändert alles in Projekten mit engen Fristen.
Es bietet Listen-, Board- und Zeitleistenansichten, die den Bedürfnissen von Personen gerecht werden, die innerhalb desselben Teams die Arbeit auf unterschiedliche Weise betrachten.
Es wird verwendet für: Mittelgroße Teams, Projekte mit voneinander abhängigen Phasen und die Notwendigkeit, Termine einzuhalten.
monday.com – für Betriebe mit vielen Prozessen
Mit einer Bewertung von 4,8 Sternen und rund 45.000 Rezensionen. Es ist sehr visuell und hochgradig konfigurierbar: benutzerdefinierte Boards, Automatisierungen, Dashboards und vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Bereiche.
Seine Stärke liegt in seiner Konfigurierbarkeit, aber auch in seinem Preis: Es braucht jemanden, der sich um den Aufbau und die Wartung der Struktur kümmert. Ohne diesen Verantwortlichen verkommt das Werkzeug zu einem Haufen ungenutzter Platinen.
Es wird verwendet für: Unternehmen mit sich wiederholenden Prozessen, die es wert sind, automatisiert zu werden, und jemand, der für das Tool verantwortlich ist.
ClickUp – viele Funktionen an einem Ort.
Mit einer Bewertung von 4,2 Sternen und rund 21.000 Rezensionen vereint es Aufgaben, Dokumente, Ziele, Boards, Zeitleisten und Automatisierungen auf einer einzigen Plattform und zielt darauf ab, mehrere Tools gleichzeitig zu ersetzen.
Diese Breite hat auch einen Nachteil, der sich in der niedrigsten Bewertung widerspiegelt: Die Lernkurve ist steiler und die Anwendung ressourcenintensiver als die der Konkurrenz. Es empfiehlt sich, vor der vollständigen Migration ein Pilotprojekt zu starten.
Es wird verwendet für: Teams, die derzeit vier verschiedene Tools verwenden, möchten diese konsolidieren.
Notion – für diejenigen, die zusätzlich eine Dokumentation benötigen.
Mit einer Bewertung von 4,8 Sternen und über 380.000 Rezensionen. Es handelt sich nicht um ein Projektmanagement-Tool im klassischen Sinne, sondern es ersetzt eines in vielen kleinen Teams: Es vereint Dokumentation, Wissensdatenbank und Aufgabenverfolgung an einem Ort.
Es ist die beste Wahl, wenn das Projekt viel Text erzeugt – Spezifikationen, Protokolle, aufgezeichnete Entscheidungen – und das Team es leid ist, an drei verschiedenen Stellen nach Informationen zu suchen.
Es wird verwendet für: Kleine und mittelgroße Teams, die Dokumentation und Aufgaben in derselben Umgebung erledigen müssen.
Eine Korrektur bezüglich Microsoft Project
Microsoft Project taucht in jeder Projektmanagement-Liste auf, und das ist wichtig zu beachten: Er hat keine Android-App.. Es handelt sich um eine Desktop- und Websoftware. Für Mobilgeräte bietet Microsoft als Alternative Planner an, der ein Microsoft 365-Unternehmensabonnement erfordert und einen deutlich eingeschränkteren Funktionsumfang aufweist.
Wenn ein Gantt-Diagramm auf dem Handy benötigt wird, sind Asana und monday.com heute praktische Optionen.
Vor dem Werkzeug, der Methode
Keine dieser Plattformen wählt die Methode für Sie aus, und die Verwendung eines Tools ohne definierte Methode ist der häufigste Grund für den Abbruch. Zwei Modelle decken die meisten Fälle ab.
Ö Kanban Kanban organisiert Arbeit nach Status – zu erledigen, in Bearbeitung, erledigt – und ist besonders nützlich, wenn Anforderungen kontinuierlich und unvorhersehbar eintreffen: Support, Marketing, Entwicklung. Die Regel, die Kanban zum Funktionieren bringt, ist die Begrenzung der Anzahl gleichzeitig in Bearbeitung befindlicher Aufgaben. Ohne diese Begrenzung wird das Board zu einer unübersichtlichen, endlosen Liste.
Das Modell von Phasen mit Fristen Es organisiert die Arbeit nach Abhängigkeiten und Datum und ist besonders nützlich, wenn ein Ergebnis mit einem definierten Meilenstein vorliegt: Projekt, Event, Launch. Hierbei ist es wichtig zu wissen, was was verzögert, und genau deshalb sind Tools mit Zeitplänen und Abhängigkeiten so hilfreich.
Wählen Sie zuerst das Modell. Wählen Sie dann das Werkzeug, das es am reibungslosesten ausführt.
Die häufigsten Fehler bei der Bereitstellung
Alles auf einmal migrieren. Die Migration von fünf laufenden Projekten auf eine neue Plattform mitten im Quartal wird zwangsläufig zu Verwirrung führen. Beginnen Sie mit einem Projekt, dem am wenigsten kritischen.
Die alte Methode soll parallel beibehalten werden. Wenn Entscheidungen weiterhin innerhalb der Messaging-Gruppe getroffen werden, wird das Tool lediglich zu einem unvollständigen Protokoll – und ein unvollständiges Protokoll ist schlimmer als gar kein Protokoll, weil es ein falsches Gefühl der Kontrolle vermittelt.
Zu viele Details am Anfang. Benutzerdefinierte Felder, Automatisierungen und übermäßige Beschriftungen in der ersten Woche erhöhen die Nutzungskosten und verringern die Akzeptanz. Strukturieren Sie die Daten erst, wenn deren Fehlen zum Problem wird.
Es gibt keine verantwortliche Person. Jemand muss veraltete Dateien archivieren, nicht zugewiesene Aufgaben überprüfen und die Standards einhalten. Ohne dies verschlechtert sich jede Plattform innerhalb weniger Monate.
Was vor der Einführung zu beachten ist
- Wer wird das Tool warten?. Ohne eine verantwortliche Person wird jede Plattform innerhalb von drei Monaten verfallen.
- Wenn es vom gesamten Team genutzt werden soll. Ein von der Hälfte des Teams genutztes Kollaborationstool erzeugt zwei Datenquellen.
- Kosten pro Nutzer. Die Tarife werden in der Regel pro Person berechnet und steigen schnell an.
- Integrationen, die Sie tatsächlich nutzen, Dies ist nicht die vollständige Liste von der Website.
- Wie exportiere ich die Daten? Wenn man eines Tages gehen möchte. Das wird fast nie gefragt, und genau das schmerzt hinterher am meisten.
Externer Gast in der Sendung: Was sieht er wirklich?
Kunden, Freelancer und Lieferanten greifen ständig auf das Projekt zu, und genau dort treten die häufigsten Datenschutzverletzungen auf diesen Plattformen auf – nicht aufgrund von Softwarefehlern, sondern vielmehr aufgrund von Nachlässigkeit im Umgang mit dem Umfang der gewährten Zugriffsrechte.
Es ist wichtig, die Funktionsweise zu verstehen, bevor man jemanden einlädt. Bei den meisten Tools erhält man Zugriff auf den gesamten Bereich oder das gesamte Board, nicht nur auf ausgewählte Karten. Eingeladene sehen in der Regel die gesamte Historie des Boards, einschließlich alter Kommentare, Anhänge und interner Diskussionen, an die sich niemand mehr erinnerte. Manche Systeme bieten Gastprofile mit einer auf ein einzelnes Projekt beschränkten Ansicht; andere unterscheiden lediglich zwischen Bearbeitern und Lesern.
Zwei Vorgehensweisen lösen fast alle Probleme. Erstens: Ein separates Board für extern geteilte Inhalte einrichten, auch wenn dies etwas mehr Aufwand bedeutet. Zweitens: Einen öffentlichen Link wie eine Publikation behandeln: Ein über einen offenen Link geteiltes Board ist für jeden, der die Adresse erhält, ohne Anmeldung zugänglich und in der Regel indexierbar. Falls die Möglichkeit besteht, Inhalte per Einladung zu teilen, sollte diese genutzt werden – der lose Link bleibt auch nach Projektende bestehen.
Kundendaten innerhalb des Tools
Auf Projektkarten sammeln sich naturgemäß persönliche Informationen an: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Lieferadresse, beigefügte Dokumentenkopien – einfach um die Dinge zu erledigen. Dies ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, und die Datenschutz-Grundverordnung gilt auch für Ihr Unternehmen, selbst wenn es klein ist.
Daraus ergeben sich drei praktische Anforderungen. Es ist notwendig, dass Zweck Behalten Sie nur das, was das Projekt wirklich benötigt, und nicht alles, was der Kunde gesendet hat. Es ist notwendig, die Dateianzahl zu begrenzen. wer Zugriff, Das bedeutet, dass das gesamte Team nicht in einem Rahmenwerk mit Dokumenten von Drittanbietern belassen werden darf. Und es ist notwendig zu definieren... BegriffSobald der Vertrag beendet ist, müssen diese Unterlagen archiviert und der Zugriff darauf eingeschränkt werden, oder sie müssen gelöscht werden. Sie dürfen nicht an einem Ort vergessen werden, der für alle zugänglich bleibt.
Eine einfache und unumstößliche Regel gilt weiterhin: Passwörter, Zugriffsschlüssel und Kundendaten dürfen nicht in Karten, Kommentaren oder Aufgabenbeschreibungen enthalten sein. Diese Informationen gehören in einen Passwort-Tresor mit kontrollierter Freigabe, wo der Zugriff widerrufen werden kann, ohne die Projekthistorie zu löschen.
Was man messen muss, um festzustellen, ob das Tool hilfreich ist.
Wer eine Plattform einführt und die generierten Daten nie auswertet, verschwendet deren wertvollsten Nutzen. Komplizierte Berichte sind nicht nötig: Vier Kennzahlen sagen fast alles über den Zustand des Betriebs aus.
- Wie viele Aufgaben werden gleichzeitig bearbeitet?. Wenn die Zahl größer ist als die Anzahl der Personen, wechselt das Team den ganzen Tag die Themen und liefert nur langsam Ergebnisse.
- Wie lange befindet sich jede Aufgabe bereits im selben Zustand?. Eine Kreditkarte, die zwei Wochen lang nicht genutzt wird, deutet fast immer auf eine externe Abhängigkeit hin, bei der niemand die Schulden eintreibt.
- Geschätzter Zeitrahmen im Vergleich zum tatsächlichen Zeitrahmen. Fehler zu machen ist normal; Fehler in dieselbe Richtung liefern wertvolle Informationen und ermöglichen es Ihnen, Ihre Schätzung beim nächsten Mal zu korrigieren.
- Wie hoch ist der Anteil an Nacharbeit?. Wenn eine Aufgabe von “erledigt” auf “in Bearbeitung” zurückfällt, deutet dies eher auf eine schlecht formulierte Vereinbarung zu Beginn hin als auf Inkompetenz am Ende.
Für all das ist kein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich. Ein wöchentlicher Blick auf das Board genügt, um die Entwicklung zu überwachen, und allein die Betrachtung des Boards verändert bereits das Verhalten des Teams – was letztendlich der Sinn und Zweck dieses Tools ist.
Wenn eine Tabellenkalkulation immer noch die richtige Lösung ist.
Es besteht ein impliziter Druck, eine Managementplattform einzuführen, der nicht immer gerechtfertigt ist. Gemeinsam genutzte Tabellenkalkulationen bleiben die sinnvollste Wahl, wenn es wenige und ähnliche Projekte gibt, wenn eine Person alles koordiniert, wenn der Prozess seit einiger Zeit stabil ist und wenn das Team bereits Tabellenkalkulationen beherrscht und sonst nichts.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Es ist kostenlos, intuitiv bedienbar, exportiert nativ und ist mit jedem Gerät kompatibel. Was die Tabellenkalkulation jedoch nicht leistet, ist, Benachrichtigungen zu versenden, Änderungen zu protokollieren und gegenseitiges Überschreiben zu verhindern – und genau dann, wenn diese drei Schwächen zum Problem werden, lohnt sich ein Toolwechsel.
Der Test ist ehrlich und unkompliziert: Wenn Sie kein konkretes Problem benennen können, das die Plattform lösen soll, wird sie noch nicht benötigt. Eine verfrühte Einführung verursacht unnötigen Wartungsaufwand.
Wem gehört das Konto – und was passiert, wenn sich jemand abmeldet?
Dieses Problem wird oft erst auf die harte Tour entdeckt. Wurde der Arbeitsbereich mit der privaten E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters erstellt, gehört das Konto ihm, und sein Ausscheiden wird zu einer unangenehmen Verhandlung über die Übertragung der Inhaberschaft. Erstellen Sie den Arbeitsbereich daher von Anfang an mit einer Firmenadresse, idealerweise mit Vorwahl, nicht mit einer privaten.
Es ist außerdem wichtig zu verstehen, wie diese Plattformen abrechnen: fast immer pro Person mit aktivem Zugriff, monatlich oder jährlich. Daraus ergeben sich zwei praktische Konsequenzen: Die Entfernung eines ausgeschiedenen Nutzers ist nicht nur eine Frage der Sicherheit, sondern auch der Kosten; und der günstigste Jahrestarif fixiert in der Regel die Anzahl der Nutzerplätze, was die Personalplanung im Laufe des Jahres erschwert.
Erstellen Sie ein kurzes Skript für die Abschaltung und befolgen Sie es stets exakt: Übertragen Sie die offenen Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters an einen anderen Mitarbeiter, übertragen Sie die Inhaberschaft der von ihm erstellten Boards, entziehen Sie ihm noch am selben Tag die Zugriffsrechte, überprüfen Sie die autorisierten Integrationen seines Kontos und geben Sie seinen Platz frei. Sofort erledigt, dauert es nur wenige Minuten. Später wird es zu einer mühsamen Angelegenheit.
Das kurze Treffen um das Gemälde
Ein Tool allein wird niemanden dazu bringen, sich die Arbeit anderer anzusehen. Was die Teilnahme fördert, ist ein kurzes, planbares Treffen, immer zur gleichen Zeit, bei dem das Whiteboard auf dem Bildschirm geöffnet ist – fünfzehn Minuten reichen völlig aus, und ein langes Treffen, das sich nur auf das Whiteboard konzentriert, ist ein Zeichen dafür, dass das Whiteboard nicht aktuell ist.
- Von rechts nach links scrollen: Beginnen Sie mit dem, was am ehesten fertiggestellt ist, nicht mit dem, was gerade erst begonnen hat.
- Reden wir über Visitenkarten, nicht über Menschen. Die Frage lautet: “Was verzögert das?”, nicht: “Was hast du gestern gemacht?”
- Markieren Sie die Abseitsstellung direkt auf der Karte. und festlegen, wer es freischalten wird, inklusive eines Datums.
- Löse das Problem nicht dort. Machen Sie sich Notizen und besprechen Sie diese später nur mit denjenigen, die daran interessiert sind – so bleibt das Meeting kurz.
- Zum Schluss archivieren Sie die abgeschlossenen Arbeiten., ...damit der Zeitplan der folgenden Woche sauber beginnt.
Einmal im Monat lohnt es sich, genauer hinzusehen: inaktive Karten zu überprüfen, alles zu löschen, was keinen Sinn mehr macht, und zu prüfen, ob die Spalten noch genau beschreiben, wie die Arbeit aktuell erledigt wird.
Häufige Fragen für diejenigen, die implementieren werden
Wie lange dauert es, bis das Team es wirklich annimmt?
Konzentriere dich einige Wochen lang auf nur ein Projekt. Das Zeichen dafür, dass es Anklang gefunden hat, ist nicht, dass jeder ein Konto erstellt hat, sondern das erste Mal, wenn jemand antwortet: “Es steht auf der Liste”, anstatt die Information im Gespräch zu wiederholen.
Benötigen Sie eine formale Ausbildung?
Eine kurze Schulung, die den tatsächlichen Arbeitsablauf des Teams demonstriert, ist effektiver als jedes Handbuch. Oft fehlt es nicht daran, zu wissen, wie man klickt, sondern vielmehr daran, zu verstehen, was die einzelnen Spalten bedeuten und wann eine Karte verschoben werden kann.
Und wer weigert sich, es zu tragen?
Verweigerung ist fast immer ein Anzeichen dafür, dass das Tool Arbeit doppelt erledigt, anstatt sie zu ersetzen. Prüfen Sie, ob die Person gezwungen wird, die Tabelle auszufüllen. Es ist Wenn sie alles auf einem anderen Kanal wiederholt, hat sie recht.
Ist es möglich, eine Verbindung zur Finanzabteilung und zur Kundendatenbank herzustellen?
Grundsätzlich ja, durch fertige Integrationen oder Automatisierungen zwischen Diensten. Es empfiehlt sich jedoch, zunächst darauf zu verzichten: Eine Integration, die eingerichtet wird, bevor der Prozess stabil ist, automatisiert in der Regel den Fehler anstatt des richtigen Prozesses.
Woran erkennt man, wann es Zeit ist, die Plattform zu wechseln?
Wenn eine Einschränkung die Arbeit wiederholt und spürbar behindert – etwa mangelnde Interdependenz zwischen Arbeitsschritten, das Fehlen eines wesentlichen Feldes oder das wöchentliche Erreichen der Automatisierungsgrenze – deutet die allgemeine Unzufriedenheit in der Regel auf ein methodisches Problem hin, und ein Werkzeugwechsel behebt das methodische Problem nicht.
Häufig gestellte Fragen
Welche ist die beste Projektmanagement-Anwendung?
Für kleine Teams und einfache Arbeitsabläufe eignet sich Trello. Für Projekte mit voneinander abhängigen Phasen ist Asana ideal. Für Abläufe mit wiederkehrenden Prozessen empfiehlt sich monday.com. Um mehrere Tools zu integrieren, verwenden Sie ClickUp. Und um Aufgaben parallel zur Arbeit zu dokumentieren, ist Notion die richtige Wahl.
Gibt es eine kostenlose Option?
Alle Anbieter haben einen kostenlosen Tarif mit Einschränkungen hinsichtlich Benutzeranzahl, Projekte oder Automatisierungen. Für kleine Teams ist der kostenlose Tarif in der Regel lange Zeit ausreichend.
Kann ich alles von meinem Handy aus steuern?
Sie können Projektstatus verfolgen, kommentieren, aktualisieren und Benachrichtigungen erhalten. Das Einrichten der Projektstruktur, das Konfigurieren von Automatisierungen und das Analysieren von Berichten bleiben Aufgaben, die am großen Bildschirm erledigt werden müssen.
Wie überzeugt man das Team von der Nutzung?
Beginnen Sie mit nur einem Projekt und vereinbaren Sie, dass dieser Kanal der einzige Ort sein wird, an dem das Thema diskutiert wird. Ein neues Werkzeug, das neben einer alten Methode existiert, wird niemals eingeführt.
Abschluss
Das richtige Tool ist das einfachste, das Ihren Bedürfnissen entspricht. Trello für den Anfang, Asana, wenn Abhängigkeiten auftreten, monday.com oder ClickUp, wenn das Unternehmen wächst, und Notion, wenn die Dokumentation Teil der Arbeit wird.
Testen Sie die Migration zunächst mit einem Pilotprojekt und einem kleinen Team, bevor Sie alles umstellen. Eine Plattformmigration mitten in einem laufenden Projekt kostet oft mehr, als das Problem, das sie eigentlich lösen sollte.
Lesen Sie auch
- Anwendungen im Agrarmanagement: Was vor der Einführung zu prüfen ist
- Anwendung für das ländliche Management: Was sie löst und was sie von Ihnen verlangt
- Apps zur Verbesserung von Social-Media-Beiträgen: Bearbeiten und Planen
- Unerwünschte Anrufe blockieren: Apps und Registrierung für „Nicht stören“
- Offline-Spiele auf dem Handy: Die besten Spiele für unterwegs ohne Internet
- Musik hören auf dem Handy: Die 5 besten Apps und ihre Tarife
