Выбор инструмента управления проектами — это не столько вопрос функциональности, сколько масштаба и типа работы. Команде из трех человек, работающей над двумя проектами, нужно что-то простое; для проекта со зависимостями, пересекающимися сроками и множеством направлений требуется программное обеспечение совершенно другого уровня. Выбор неправильного инструмента обходится дороже, чем его полное отсутствие.
Этот список показывает, что существует сегодня в Play Store Приложение для Android имеет функциональный интерфейс, содержит проверенные рейтинги и количество отзывов, а также указывает, для какого типа команды подходит каждый вариант.
Trello — для небольших команд и простых рабочих процессов.
Рейтинг 4,5 на основе более 120 000 отзывов. Использует диаграммы, списки и карточки, и является самым простым инструментом для обучения тех, кто никогда раньше не пользовался подобными инструментами. Позволяет добавлять метки, устанавливать сроки, создавать контрольные списки и назначать ответственных за каждую карточку.
Он интегрируется со Slack, Google Drive и рядом других инструментов. Он отлично работает с несколькими проектами одновременно; при дальнейшем увеличении количества проектов представление доски начинает скрывать больше, чем показывать.
Он используется для: Команды до десяти человек, линейный рабочий процесс, проекты с небольшим количеством зависимостей.
Asana — для проектов со связанными этапами.
Рейтинг 4,6, около 45 000 отзывов. Работает с задачами, подзадачами, целями, графиками и зависимостями — это значит, что позволяет указать, что один этап начинается только после завершения другого, и это меняет всё в проектах с жесткими сроками.
Он предлагает режимы просмотра списка, доски и временной шкалы, что удобно для людей, которые видят работу по-разному внутри одной команды.
Он используется для: Команды среднего размера, проекты с зависимыми этапами и необходимостью отслеживать сроки.
monday.com — для предприятий с множеством процессов
Рейтинг 4,8, около 45 000 отзывов. Отличается высокой наглядностью и широкими возможностями настройки: пользовательские доски, автоматизации, панели мониторинга и готовые шаблоны для различных областей.
Его сильная сторона — возможность настройки, но и стоимость тоже высока: требуется человек, который будет заниматься сборкой и обслуживанием конструкции. Без этого владельца инструмент превратится в груду заброшенных плат.
Он используется для: Компании с повторяющимися процессами, которые стоит автоматизировать, и ответственный за соответствующий инструмент.
ClickUp — множество функций в одном месте.
Рейтинг 4,2, около 21 000 отзывов. Объединяет задачи, документы, цели, доски, временные шкалы и автоматизацию на одной платформе, стремясь заменить сразу несколько инструментов.
Такая широта охвата имеет и обратную сторону, и самый низкий балл в списке указывает на это: кривая обучения круче, а приложение тяжелее, чем у конкурентов. Стоит протестировать его на пилотном проекте, прежде чем переносить всю систему целиком.
Он используется для: Команды, которые в настоящее время используют четыре разных инструмента, хотят их объединить.
Notion — для тех, кому вместе с этим нужна документация.
Рейтинг 4,8, более 380 000 отзывов. Это не классический инструмент управления проектами, и во многих небольших командах он заменяет другой инструмент: он объединяет документацию, базу знаний и отслеживание задач в одном месте.
Это наилучший выбор, когда проект генерирует много текста — спецификации, протоколы, зафиксированные решения — и команда устала искать информацию в трех разных местах.
Он используется для: Небольшие и средние команды, которым необходимо обрабатывать документацию и выполнять задачи в одной и той же среде.
Исправление относительно Microsoft Project.
Microsoft Project присутствует в каждом списке инструментов управления проектами, и важно отметить следующее: У него нет приложения для Android.. Это программное обеспечение для настольных компьютеров и веб-приложений. Для мобильных устройств альтернативой от Microsoft является Planner, который требует корпоративной подписки Microsoft 365 и имеет гораздо более ограниченный функционал.
Если вам нужна диаграмма Ганта на мобильном устройстве, то Asana и monday.com — это практичные варианты на сегодняшний день.
Перед использованием инструмента, метод
Ни одна из этих платформ не выбирает метод за вас, и использование инструмента без определенного метода является наиболее распространенной причиной отказа от его применения. В большинстве случаев подходят две модели.
О канбан Канбан организует работу по статусу — “к выполнению”, «в процессе», «выполнено» — и полезен, когда требования поступают постоянно и непредсказуемо: поддержка, маркетинг, создание. Главное правило, обеспечивающее эффективность Канбана, — ограничение количества задач, находящихся в состоянии «в процессе» одновременно. Без этого ограничения доска превращается в беспорядочный, постоянно обновляющийся список.
Модель от этапы с крайними сроками Она организует работу по зависимостям и датам и полезна, когда есть конечный результат с определенным этапом: проект, событие, запуск. В таких случаях важно понимать, что чему препятствует, и именно поэтому инструменты с расписанием и зависимостями имеют большое значение.
Сначала выберите модель. Затем выберите инструмент, который выполнит её с наименьшими трудностями.
Наиболее распространенные ошибки при развертывании
Перенесите всё сразу. Перенос пяти активных проектов на новую платформу в середине квартала неизбежно вызовет путаницу. Начните с одного, наименее важного.
Поддерживайте старый метод в параллельном режиме. Если решения продолжают приниматься внутри группы обмена сообщениями, инструмент превращается всего лишь в неполную запись, а неполная запись хуже, чем ее отсутствие, поскольку она создает ложное ощущение контроля.
Слишком много подробностей в начале. Использование пользовательских полей, автоматизации и избыточной маркировки в первую неделю увеличивает затраты на использование и снижает уровень внедрения. Структурирование следует добавлять, когда его отсутствие становится проблемой.
Отсутствие ответственного лица. Кто-то должен архивировать неиспользуемые файлы, проверять незаданные задачи и поддерживать стандарты. Без этого любая платформа деградирует за несколько месяцев.
Что следует учесть перед принятием решения
- Кто будет обслуживать этот инструмент?. Без ответственного лица любая платформа начнет деградировать через три месяца.
- Если вся команда собирается его использовать. Инструмент для совместной работы, используемый половиной команды, обеспечивает наличие двух источников достоверной информации.
- Стоимость на одного пользователя. Обычно тарифы рассчитываются за человека и быстро увеличиваются в зависимости от размера заказа.
- Интеграции, которые вы действительно используете, Это не полный список с сайта.
- Как экспортировать данные Если однажды вы захотите уйти. Вас почти никогда об этом не спрашивают, и именно это причиняет наибольшую боль потом.
Приглашенный гость в программе: что он на самом деле видит?
В проект постоянно подключаются клиенты, фрилансеры и поставщики, и именно здесь чаще всего происходят утечки данных на этих платформах — не из-за сбоев программного обеспечения, а из-за небрежности в отношении предоставленного уровня доступа.
Важно понимать механику процесса, прежде чем приглашать кого-либо. В большинстве инструментов доступ предоставляется ко всему пространству или всей доске, а не к выбранным карточкам. Те, кто заходит, обычно видят всю историю этой доски, включая старые комментарии, вложения и внутренние обсуждения, о существовании которых никто не помнил. Некоторые системы предлагают гостевые профили с ограниченным просмотром только одного проекта; другие различают только тех, кто редактирует, и тех, кто только читает.
Практически все проблемы решаются двумя способами. Первый — это создание отдельной доски для контента, которым делятся извне, даже если это потребует немного больше усилий по обслуживанию. Второй — это рассматривать публичную ссылку как публикацию: к доске, предоставленной по открытой ссылке, может получить доступ любой, кто получил адрес, без авторизации, и она обычно индексируется. Если есть возможность поделиться ссылкой по приглашению, используйте её — свободная ссылка сохранится надолго после завершения проекта.
Данные клиентов в инструменте
В проектных карточках естественным образом накапливается личная информация: имя, номер телефона, адрес электронной почты, адрес доставки, приложенная копия документа “просто для выполнения работы”. Это обработка персональных данных, и Общий регламент по защите данных распространяется на вашу компанию, даже если она небольшая.
Из этого вытекают три практических требования. Необходимо иметь цель — Оставляйте только то, что действительно необходимо для проекта, а не всё, что прислал клиент. Необходимо ограничить количество файлов. кто имеет доступ, Это означает, что нельзя оставлять всю команду в рамках, содержащих документы третьих лиц. И необходимо определить... срокПосле расторжения контракта эти материалы необходимо архивировать с ограниченным доступом или удалить, а не оставлять в месте, доступном для всех.
Одно простое и непреложное правило по-прежнему действует: пароли, ключи доступа и учетные данные клиентов не должны содержаться в карточках, комментариях или описаниях задач. Такая информация должна храниться в хранилище паролей с контролируемым доступом, где доступ может быть отозван без удаления истории проекта.
Что нужно измерить, чтобы понять, помогает ли этот инструмент.
Внедрение платформы без анализа получаемых данных — это растрата её самой полезной половины. Сложные отчёты не нужны: четыре цифры объясняют практически всё о состоянии бизнеса.
- Сколько задач выполняется одновременно?. Если число участников превышает количество людей, значит, команда весь день меняет темы и работает медленно.
- Как долго каждая задача находится в одном и том же состоянии?. Отсутствие активности по карте в течение двух недель почти всегда указывает на внешнюю зависимость, когда никто не занимается взысканием долга.
- Расчетные сроки по сравнению с фактическими сроками. Совершать ошибки — это нормально; постоянные отклонения в одном и том же направлении предоставляют ценную информацию и позволяют скорректировать оценку в следующий раз.
- Какая часть работы — это переделка?. Если задача переходит из состояния "выполнено" в состояние "в процессе", это свидетельствует о плохо составленном соглашении в начале, а не о некомпетентности в конце.
Для всего этого не требуется платный тариф. Вы можете отслеживать ситуацию, еженедельно просматривая доску, и даже просто взглянув на нее, вы уже измените поведение команды — а это, в конечном счете, и есть причина существования этого инструмента.
Когда электронные таблицы по-прежнему остаются правильным решением.
Существует неявное давление, направленное на внедрение платформы управления, и оно не всегда оправдано. Общие электронные таблицы остаются наиболее разумным выбором, когда проектов немного и они похожи друг на друга, когда один человек координирует все, когда процесс стабилен в течение некоторого времени и когда команда уже освоила электронные таблицы и ничего больше.
Преимущества очевидны: это ничего не стоит, не требует обучения, позволяет экспортировать данные в исходном формате и работает на любом устройстве. Чего электронная таблица не делает, так это не уведомляет вас, не ведет учет изменений и не предотвращает перезапись данных двумя пользователями — и именно тогда, когда начинают проявляться эти три недостатка, переход на другой инструмент становится оправданным.
Проверка честная и простая: если вы не можете назвать конкретную проблему, которую решит платформа, значит, платформа пока не нужна. Преждевременное внедрение приводит к необходимости обслуживания без каких-либо результатов.
Кому принадлежит учетная запись — и что происходит, когда кто-то выходит из системы?
Эта проблема часто обнаруживается на собственном горьком опыте. Если рабочее пространство было создано с использованием личной электронной почты сотрудника, учетная запись принадлежит ему, и день его увольнения превращается в неловкие переговоры о передаче прав собственности. Создавайте рабочее пространство с корпоративным адресом с самого начала, предпочтительно с адресом с кодом города, а не с личным.
Также стоит понимать, как эти платформы взимают плату: почти всегда за каждого пользователя с активным доступом, на ежемесячной или годовой основе. Это имеет два практических последствия: удаление уволившегося сотрудника связано не только с безопасностью, но и с деньгами; а самый дешевый годовой план обычно фиксирует количество рабочих мест, что затрудняет работу тех, кто нанимает и увольняет сотрудников в течение года.
Создайте короткий сценарий завершения работы и всегда следуйте ему одинаково: передайте открытые задачи увольняющегося сотрудника другому сотруднику, передайте права собственности на созданные им доски, отзовите доступ в тот же день, проверьте авторизованные интеграции с его учетной записью и освободите его рабочее место. Если сделать это быстро, это займет несколько минут. Если же сделать это позже, это будет похоже на археологические раскопки.
Короткая встреча вокруг картины
Один лишь инструмент не заставит никого просматривать чужую работу. Для поддержания участия необходимы короткие, предсказуемые встречи, всегда проводимые в одно и то же время, с открытой доской на экране — пятнадцати минут достаточно, а длительная встреча, сосредоточенная на доске, свидетельствует о том, что доска устарела.
- Прокрутите справа налево: Начинайте с того, что ближе всего к завершению, а не с того, что только началось.
- Говорите о визитках, а не о людях. Вопрос не в том, что вы делали вчера, а в том, "что этому мешает?".“
- Отметьте сторону, на которой находится карточка. и определить, кто сможет его открыть, указав дату.
- Не решайте проблему там. Делайте заметки и обсуждайте их позже только с теми, кто заинтересован — это позволит сократить продолжительность совещания.
- В завершение заархивируйте все выполненные работы., ...чтобы расписание следующей недели началось с чистого листа.
Раз в месяц стоит внимательнее присмотреться: просмотреть неактивные карточки, удалить все, что больше не имеет смысла, и проверить, по-прежнему ли столбцы точно описывают текущий ход работы.
Часто задаваемые вопросы тем, кто собирается внедрять
Сколько времени потребуется команде, чтобы по-настоящему это принять?
Посвятите несколько недель одному проекту. Признаком успеха является не то, что у всех появилась учетная запись, а то, что кто-то впервые отвечает: “Это уже есть на доске”, вместо того чтобы повторять информацию в разговоре.
Вам требуется формальное обучение?
Краткая демонстрация реального рабочего процесса команды гораздо эффективнее любого руководства. Часто проблема заключается не в умении нажимать на кнопки, а в понимании значения каждого столбца и того, когда можно переместить карточку.
А кто откажется его носить?
Практически всегда отказ является признаком того, что инструмент дублирует работу, а не заменяет её. Проверьте, не принуждают ли человека заполнять диаграмму. Это Если она повторяет всё это на другом канале, то она права.
Возможно ли связать его с финансовым отделом и базой данных клиентов?
В целом, да, благодаря готовой интеграции или автоматизации между сервисами. Однако стоит начать и без этого: интеграция, настроенная до того, как процесс стабилизируется, обычно автоматизирует ошибку, а не правильную.
Как понять, что пора сменить платформу?
Когда какое-либо ограничение неоднократно и заметно препятствует работе — отсутствие взаимозависимости между этапами, отсутствие важного поля, еженедельное достижение предела автоматизации — общее недовольство обычно указывает на проблему с методом, и смена инструментов не решает эту проблему.
Часто задаваемые вопросы
Какое приложение для управления проектами лучше всего подходит?
Для небольших команд и простых рабочих процессов используйте Trello. Для проектов с зависимыми этапами используйте Asana. Для операций с повторяющимися процессами используйте monday.com. Для объединения нескольких инструментов используйте ClickUp. Для документирования задач в процессе работы используйте Notion.
Есть ли бесплатный вариант?
У всех есть бесплатный тарифный план с ограничениями по количеству пользователей, проектов или автоматизаций. Для небольших команд бесплатного плана обычно достаточно на длительный срок.
Могу ли я управлять всем с помощью своего мобильного телефона?
Вы можете отслеживать, комментировать, обновлять статусы и получать уведомления. Настройка структуры проекта, конфигурирование автоматизации и анализ отчетов по-прежнему остаются задачами, требующими большого экрана.
Как убедить команду использовать это?
Начните всего с одного проекта и договоритесь, что этот канал станет единственным местом для обсуждения данной темы. Новый инструмент, сосуществующий со старым методом, никогда не будет внедрен.
Заключение
Правильный инструмент — самый простой, который соответствует вашим потребностям. Для начала — Trello, Asana — когда возникают зависимости, monday.com или ClickUp — по мере роста масштабов проекта, Notion — когда документация становится частью работы.
Перед полной миграцией всего программного обеспечения проведите тестирование на пилотном проекте с небольшой командой. Миграция платформы в середине текущего проекта часто обходится дороже, чем решение поставленной задачи.
Прочтите тоже
- Применение методов управления сельским хозяйством: что следует оценить перед внедрением?
- Приложение для управления сельским хозяйством: какие задачи оно решает и что от вас требует.
- Приложения для улучшения публикаций в социальных сетях: редактирование и планирование.
- Блокировка нежелательных звонков: приложения и регистрация в режиме «Не беспокоить»
- Офлайн-игры на мобильных устройствах: лучшие игры без интернета
- Прослушивание музыки на мобильном телефоне: 5 лучших приложений и их тарифные планы.
