프로젝트 관리 도구를 선택할 때는 기능보다는 작업의 규모와 유형을 고려해야 합니다. 세 명으로 구성된 팀이 두 개의 프로젝트를 진행하는 경우에는 간단한 도구가 적합하지만, 상호 의존적이고 마감일이 겹치며 여러 부서에서 동시에 진행되는 복잡한 프로젝트에는 다른 유형의 소프트웨어가 필요합니다. 잘못된 도구를 도입하는 것은 아예 도입하지 않는 것보다 비용이 더 많이 들 수 있습니다.
이 목록은 오늘날 존재하는 것들을 보여줍니다. 플레이 스토어 이 서비스는 검증된 평점과 리뷰 수를 갖춘 기능적인 안드로이드 앱을 제공하며, 각 옵션이 어떤 유형의 팀에 적합한지 알려줍니다.
Trello - 소규모 팀과 간단한 워크플로에 적합
12만 건 이상의 리뷰에서 4.5점의 평점을 받았습니다. 차트, 목록, 카드를 활용하여 이러한 도구를 사용해 본 적이 없는 사람에게도 가장 쉽게 가르칠 수 있습니다. 라벨, 마감일, 체크리스트를 추가하고 각 카드에 담당자를 지정할 수 있습니다.
Slack, Google Drive 및 기타 여러 도구와 연동됩니다. 몇 개의 프로젝트를 동시에 실행할 때는 매우 잘 작동하지만, 그 이상이 되면 보드 보기에서 보여주는 것보다 숨기는 부분이 더 많아집니다.
다음과 같은 용도로 사용됩니다: 최대 10명으로 구성된 팀, 선형적인 워크플로, 상호 의존성이 적은 프로젝트.
Asana - 단계별 프로젝트 관리용.
평점 4.6점에 약 45,000개의 리뷰가 있는 이 도구는 작업, 하위 작업, 목표, 일정 및 종속성을 관리할 수 있습니다. 즉, 한 단계가 완료되어야만 다음 단계가 시작될 수 있도록 설정할 수 있어 마감 기한이 촉박한 프로젝트에서 매우 유용합니다.
이 기능은 목록 보기, 보드 보기, 타임라인 보기를 제공하여 같은 팀 내에서도 업무를 다양한 방식으로 보는 사람들의 요구를 충족합니다.
다음과 같은 용도로 사용됩니다: 중규모 팀, 단계별로 연관된 프로젝트, 그리고 마감일을 추적해야 하는 필요성.
monday.com — 다양한 프로세스를 포함하는 운영을 위한 플랫폼
평점 4.8점에 약 45,000개의 리뷰가 있습니다. 시각적인 요소가 뛰어나고 맞춤 설정이 가능합니다. 사용자 지정 보드, 자동화, 대시보드, 다양한 분야에 맞는 기성 템플릿을 제공합니다.
구성 가능성이 강점이지만, 비용 또한 만만치 않습니다. 구조물을 조립하고 유지 관리하는 데 전념할 사람이 필요하기 때문입니다. 그런 담당자가 없으면 도구는 버려진 판자 더미로 전락하고 맙니다.
다음과 같은 용도로 사용됩니다: 자동화할 가치가 있는 반복적인 프로세스를 보유하고 있으며, 해당 도구를 담당할 사람이 있는 기업.
ClickUp — 다양한 기능을 한 곳에 담았습니다.
평점 4.2점, 약 21,000개의 리뷰를 보유한 이 도구는 작업, 문서, 목표, 보드, 타임라인 및 자동화 기능을 하나의 플랫폼에 통합하여 여러 도구를 한 번에 대체하는 것을 목표로 합니다.
이러한 광범위한 기능에는 단점도 있는데, 목록에서 가장 낮은 점수를 받은 이유가 바로 여기에 있습니다. 학습 곡선이 가파르고 경쟁 제품보다 애플리케이션 부하가 더 큽니다. 전체 운영을 이전하기 전에 파일럿 프로젝트를 통해 테스트해 보는 것이 좋습니다.
다음과 같은 용도로 사용됩니다: 현재 네 가지 서로 다른 도구를 사용하는 팀이 이를 통합하려고 합니다.
Notion — 문서도 함께 필요한 사람들을 위한 기능입니다.
평점 4.8점에 38만 건 이상의 리뷰를 보유한 이 도구는 기존의 프로젝트 관리 도구와는 다른 개념으로, 많은 소규모 팀에서 기존 프로젝트 관리 도구를 대체합니다. 문서, 지식 기반, 작업 추적 기능을 한 곳에 통합하여 제공합니다.
프로젝트에서 사양서, 회의록, 기록된 결정 사항 등 많은 양의 텍스트가 생성되고 팀원들이 세 군데에서 정보를 찾아 헤매는 데 지쳤을 때 가장 좋은 선택입니다.
다음과 같은 용도로 사용됩니다: 문서 작업과 기타 업무를 동일한 환경에서 처리해야 하는 중소 규모 팀에 적합합니다.
Microsoft Project 관련 정정 사항
Microsoft Project는 모든 프로젝트 관리 목록에 등장하며, 이는 중요한 점입니다. 그는 안드로이드 앱을 가지고 있지 않습니다.. 데스크톱 및 웹 소프트웨어입니다. 모바일에서는 마이크로소프트의 대안으로 플래너(Planner)가 있지만, 이는 마이크로소프트 365 기업 구독이 필요하며 기능이 훨씬 제한적입니다.
모바일에서 간트 차트를 보고 싶다면 Asana와 monday.com이 현재 실용적인 선택지입니다.
도구 이전에, 방법
이러한 플랫폼들은 어느 것도 사용자가 원하는 방법을 자동으로 선택해주지 않으며, 정해진 방법 없이 도구를 사용하는 것이 포기하는 가장 흔한 이유입니다. 대부분의 경우 두 가지 모델이 적합합니다.
영형 칸반 칸반은 작업을 '할 일', '진행 중', '완료'의 상태별로 정리하며, 지원, 마케팅, 콘텐츠 제작 등 요구사항이 지속적이고 예측 불가능하게 발생하는 상황에서 유용합니다. 칸반이 효과적으로 작동하는 핵심 규칙은 '진행 중' 상태에 있는 작업의 수를 제한하는 것입니다. 이 제한이 없다면 칸반 보드는 뒤죽박죽 엉킨 목록으로 전락하게 됩니다.
모델은 마감일이 있는 단계 이 도구는 작업 간의 의존 관계와 날짜를 기준으로 작업을 정리하며, 프로젝트, 이벤트, 출시와 같이 명확한 마일스톤이 있는 결과물이 있을 때 유용합니다. 어떤 작업이 어떤 작업을 지연시키는지 파악하는 것이 중요한데, 바로 이 때문에 일정과 의존 관계를 관리하는 도구가 큰 도움이 됩니다.
먼저 모델을 선택하세요. 그런 다음 마찰이 가장 적은 실행 도구를 선택하세요.
배포 시 가장 흔히 발생하는 실수
모든 데이터를 한 번에 마이그레이션하세요. 분기 중간에 진행 중인 프로젝트 다섯 개를 새로운 플랫폼으로 옮기는 것은 혼란을 야기할 수밖에 없습니다. 가장 중요도가 낮은 프로젝트 하나부터 시작하는 것이 좋습니다.
기존 방식을 병행하여 유지하십시오. 의사 결정이 계속해서 메시지 그룹 내에서 이루어진다면, 해당 도구는 불완전한 기록에 불과하게 되며, 불완전한 기록은 아예 기록이 없는 것보다 더 나쁩니다. 왜냐하면 잘못된 통제감을 주기 때문입니다.
처음에 너무 자세한 설명이 많네요. 사용자 정의 필드, 자동화 기능, 그리고 첫 주에 과도하게 라벨을 붙이는 것은 사용 비용을 증가시키고 도입률을 떨어뜨립니다. 구조가 부족하여 문제가 발생할 경우에만 구조를 추가하세요.
책임감 있는 사람이 없다. 누군가는 더 이상 사용하지 않는 파일을 보관하고, 배정되지 않은 작업을 검토하고, 표준을 유지해야 합니다. 이러한 작업이 없으면 어떤 플랫폼이든 몇 달 안에 성능이 저하됩니다.
입양하기 전에 고려해야 할 사항
- 누가 이 도구를 유지 관리할 건가요?. 책임자가 없으면 어떤 플랫폼이든 3개월 안에 성능이 저하될 것입니다.
- 팀 전체가 사용할 예정이라면요. 팀원 절반이 채택한 협업 도구는 두 가지 정보 소스를 생성합니다.
- 사용자당 비용. 요금제는 일반적으로 인원수에 따라 부과되며, 인원수에 따라 빠르게 규모가 커집니다.
- 실제로 사용하는 통합 기능, 사이트에 있는 전체 목록은 아닙니다.
- 데이터를 내보내는 방법 언젠가 떠나고 싶어질 때가 있죠. 그런 질문은 거의 받지 못하는데, 그게 나중에 가장 마음 아픈 부분이에요.
방송에 출연한 외부 게스트는 실제로 무엇을 보는 걸까요?
클라이언트, 프리랜서, 공급업체들이 프로젝트에 끊임없이 접속하는데, 이러한 플랫폼에서 가장 흔한 데이터 유출 사고는 소프트웨어 오류 때문이 아니라 접근 권한 수준에 대한 부주의 때문에 발생합니다.
누군가를 초대하기 전에 작동 방식을 이해하는 것이 중요합니다. 대부분의 도구에서는 특정 카드만 선택하는 것이 아니라 전체 공간 또는 전체 보드에 대한 접근 권한이 부여됩니다. 초대받은 사람은 일반적으로 이전 댓글, 첨부 파일, 아무도 기억하지 못했던 내부 토론 등 해당 보드의 전체 기록을 볼 수 있습니다. 일부 시스템은 특정 프로젝트에만 볼 수 있도록 제한된 보기 권한을 가진 게스트 프로필을 제공하기도 하고, 편집 권한자와 읽기 권한자만 구분하는 시스템도 있습니다.
두 가지 방법만 실천하면 거의 모든 문제를 해결할 수 있습니다. 첫째, 외부와 공유하는 콘텐츠를 위한 별도의 보드를 유지하는 것입니다. 유지 관리에 약간의 추가 작업이 필요하더라도 말입니다. 둘째, 공개 링크를 게시물처럼 취급하는 것입니다. 공개 링크를 통해 공유된 보드는 주소를 받은 사람이라면 누구나 로그인 없이 접근할 수 있으며, 일반적으로 검색 엔진에 색인화됩니다. 특정인을 지정하여 공유하는 옵션이 있다면 그 방법을 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 프로젝트가 종료된 후에도 링크가 오랫동안 유지됩니다.
도구 내의 고객 데이터
프로젝트 카드에는 업무 처리를 위해 이름, 전화번호, 이메일 주소, 배송 주소, 첨부 문서 사본 등의 개인 정보가 자연스럽게 포함됩니다. 이는 개인정보 처리 행위이며, 규모가 작은 회사라 할지라도 개인정보 보호법(GDPR)의 적용을 받습니다.
이로부터 세 가지 실질적인 요구 사항이 도출됩니다. 다음 사항들을 갖추어야 합니다. 목적 프로젝트에 정말 필요한 파일만 남기고, 클라이언트가 보낸 모든 파일을 버리지 마세요. 파일 수를 줄이는 것이 중요합니다. 누가 접근하는가, 이는 팀 전체를 제3자 문서가 포함된 틀 안에 가두어 두지 않는다는 것을 의미합니다. 그리고 다음과 같은 사항을 정의해야 합니다... 용어계약이 종료되면 해당 자료는 접근이 제한된 보관소에 보관하거나 삭제해야 하며, 누구나 볼 수 있도록 공개된 장소에 방치해서는 안 됩니다.
간단하지만 절대적인 규칙 하나가 여전히 적용됩니다. 비밀번호, 접근 키, 클라이언트 자격 증명은 카드, 댓글 또는 작업 설명에 포함해서는 안 됩니다. 이러한 정보는 접근 권한이 제어된 공유 방식의 비밀번호 관리 시스템에 보관해야 하며, 프로젝트 기록을 삭제하지 않고도 접근 권한을 취소할 수 있어야 합니다.
해당 도구가 도움이 되는지 알아보려면 무엇을 측정해야 할까요?
플랫폼을 도입하고도 그 플랫폼이 생성하는 데이터를 전혀 살펴보지 않는 것은 가장 유용한 부분을 낭비하는 것과 같습니다. 복잡한 보고서가 필요한 것이 아닙니다. 단 네 가지 수치만으로도 운영 상태에 대한 거의 모든 것을 설명할 수 있습니다.
- 현재 진행 중인 작업은 몇 개입니까?. 숫자가 인원수보다 크면 팀은 하루 종일 주제를 바꾸고 결과물을 느리게 내놓는 것입니다.
- 각 작업이 동일한 상태에 고착된 기간은 얼마나 되나요?. 2주 동안 카드 사용 내역이 전혀 없는 경우, 거의 항상 외부 기관이 채무를 추심하지 않아 카드 대금을 회수하지 못하는 상황임을 나타냅니다.
- 예상 소요 기간과 실제 소요 기간 비교. 실수는 정상적인 일입니다. 같은 방향으로 꾸준히 실수를 반복하는 것은 귀중한 정보를 제공하고 다음번에 예측을 수정할 수 있도록 해줍니다.
- 작업 중 재작업이 차지하는 비중은 얼마나 됩니까?. 작업이 "완료됨"에서 "진행 중"으로 되돌아가는 것은 최종적인 무능력 때문이 아니라, 계약서 작성 과정이 부실했음을 나타냅니다.
이 모든 기능을 사용하려면 유료 플랜이 필요하지 않습니다. 매주 보드를 확인하는 것만으로도 상황을 모니터링할 수 있으며, 단순히 보드를 보는 것만으로도 팀의 행동에 변화가 생깁니다. 결국 이것이 바로 이 도구가 존재하는 이유입니다.
스프레드시트가 여전히 정답일 때.
관리 플랫폼을 도입하라는 암묵적인 압력이 존재하지만, 그것이 항상 정당한 것은 아닙니다. 공유 스프레드시트는 프로젝트 수가 적고 유사하며, 한 사람이 모든 것을 총괄하고, 프로세스가 오랫동안 안정화되었으며, 팀 구성원들이 스프레드시트 사용에는 능숙하지만 다른 작업에는 서투른 경우에는 여전히 가장 합리적인 선택입니다.
장점은 분명합니다. 비용이 전혀 들지 않고, 사용법을 익힐 필요도 없으며, 기본적으로 내보내기 기능을 지원하고, 어떤 기기에서든 사용할 수 있습니다. 하지만 스프레드시트에는 알림 기능이 없고, 누가 무엇을 변경했는지 기록하지 않으며, 두 사람이 서로의 내용을 덮어쓰는 것을 방지하지 못합니다. 바로 이러한 세 가지 단점이 문제가 되기 시작할 때, 다른 도구로 바꾸는 것이 가치가 있게 됩니다.
이 테스트는 솔직하고 명확합니다. 플랫폼이 해결할 구체적인 문제를 떠올릴 수 없다면, 아직 그 플랫폼이 필요하지 않은 것입니다. 성급하게 도입하면 아무런 이득도 없이 유지보수 작업만 늘어납니다.
계정 소유자는 누구이며, 사용자가 로그아웃하면 어떻게 되나요?
이 문제는 종종 뼈아픈 경험을 통해 발견되곤 합니다. 직원의 개인 이메일 주소로 워크스페이스를 생성했다면, 해당 계정은 직원의 소유가 되므로 퇴사일에 계정 소유권 이전 문제로 난처한 상황에 직면하게 됩니다. 따라서 워크스페이스는 처음부터 회사 주소, 가급적 지역번호가 포함된 주소로 생성하는 것이 좋습니다. 개인 주소는 사용하지 마세요.
이러한 플랫폼의 요금 부과 방식도 이해하는 것이 중요합니다. 거의 대부분 활성 액세스 권한을 가진 인원 수에 따라 월별 또는 연간 단위로 요금이 부과됩니다. 이는 두 가지 실질적인 결과를 초래합니다. 퇴사한 직원을 삭제하는 것은 보안 문제일 뿐만 아니라 금전적인 문제이기도 합니다. 또한 가장 저렴한 연간 요금제는 일반적으로 사용 가능한 사용자 수를 고정하기 때문에 연중에 직원을 채용하거나 해고하는 기업에게는 불리할 수 있습니다.
간단한 계정 종료 스크립트를 만들어 항상 동일한 방식으로 진행하세요. 퇴사하는 직원의 미완료 업무를 다른 사람에게 인계하고, 그 직원이 만든 보드의 소유권을 이전하고, 당일 바로 접근 권한을 취소하고, 해당 계정과 연결된 승인된 통합 기능을 검토한 후, 계정을 해제하세요. 이렇게 하면 즉시 몇 분 안에 완료할 수 있습니다. 나중에 처리하려고 하면 마치 고고학 발굴처럼 복잡해집니다.
그림을 중심으로 한 짧은 만남
도구 하나만으로는 다른 사람의 작업을 살펴보게 만들 수 없습니다. 참여를 지속시키는 것은 짧고 예측 가능한 회의이며, 항상 같은 시간에 진행되고, 화면에 화이트보드가 열려 있어야 합니다. 15분이면 충분하며, 화이트보드에만 집중하는 긴 회의는 화이트보드 내용이 최신 상태가 아니라는 신호입니다.
- 오른쪽에서 왼쪽으로 스크롤하세요: 이제 막 시작한 것부터 시작하지 말고, 거의 완성 단계에 있는 것부터 시작하세요.
- 사람 이야기가 아니라 명함 이야기를 하세요. 질문은 "무엇이 이 일을 지연시키고 있는가?"이지, "어제 무엇을 했는가?"가 아닙니다.“
- 오프사이드 여부는 카드 자체에 표시해 주세요. 그리고 누가 잠금을 해제할지 날짜와 함께 지정하세요.
- 거기서 문제를 해결하지 마세요. 메모를 하고 나중에 관심 있는 사람들과만 토론하세요. 그래야 회의 시간을 짧게 유지할 수 있습니다.
- 완료된 작업을 보관하는 것으로 마무리하세요., ...그래야 다음 주 일정이 깔끔하게 시작될 수 있습니다.
한 달에 한 번 정도는 시간을 내어 천천히 살펴보는 것이 좋습니다. 사용하지 않는 카드를 검토하고, 더 이상 의미가 없는 항목은 삭제하고, 각 열이 현재 업무 진행 방식을 정확하게 설명하고 있는지 확인하세요.
구현을 준비하는 사람들이 자주 묻는 질문
팀이 이를 완전히 수용하는 데 얼마나 걸립니까?
몇 주 동안 한 가지 프로젝트에만 집중해 보세요. 이 프로젝트가 성공적으로 자리 잡았다는 신호는 모든 사람이 계정을 만들었다는 것보다, 누군가가 대화에서 같은 내용을 반복하는 대신 "게시판에 나와 있어요"라고 말하기 시작하는 순간입니다.
정식 교육이 필요하신가요?
팀의 실제 워크플로를 보여주는 짧은 교육 세션이 어떤 매뉴얼보다 효과적입니다. 흔히 부족한 것은 클릭 방법을 아는 것이 아니라, 각 열의 의미와 카드를 언제 이동할 수 있는지에 대한 이해입니다.
누가 그걸 입기를 거부하겠어요?
거의 대부분 거부는 도구가 작업을 대체하는 대신 중복 작업을 하고 있다는 증상입니다. 해당 사용자가 차트에 데이터를 강제로 입력하도록 강요받고 있는지 확인하십시오. 그것은 다른 채널에서 모든 내용을 반복하는 거라면, 그녀의 말이 맞습니다.
재무 부서 및 고객 데이터베이스와 연결하는 것이 가능할까요?
일반적으로는 서비스 간의 기성 통합 또는 자동화를 통해 가능합니다. 하지만 처음에는 통합 없이 시작하는 것이 좋습니다. 프로세스가 안정화되기 전에 통합을 설정하면 일반적으로 올바른 처리가 아닌 오류를 자동화하는 경우가 많기 때문입니다.
플랫폼을 바꿔야 할 시기를 어떻게 알 수 있을까요?
작업 과정 간의 상호 의존성 부족, 필수 분야 부재, 매주 자동화 한계에 도달하는 등 제약 조건이 반복적으로 그리고 눈에 띄게 작업을 방해할 경우, 전반적인 불만은 대개 방법론의 문제를 나타내며, 도구를 변경한다고 해서 방법론이 해결되는 것은 아닙니다.
자주 묻는 질문
최고의 프로젝트 관리 애플리케이션은 무엇인가요?
소규모 팀과 간단한 워크플로에는 Trello를 사용하세요. 단계가 서로 연관된 프로젝트에는 Asana를 사용하세요. 반복적인 프로세스가 있는 작업에는 monday.com을 사용하세요. 여러 도구를 통합하려면 ClickUp을 사용하세요. 작업과 함께 작업을 문서화하려면 Notion을 사용하세요.
무료 옵션이 있나요?
이들 모두 사용자 수, 프로젝트 수 또는 자동화 기능에 제한이 있는 무료 플랜을 제공합니다. 소규모 팀의 경우 무료 플랜으로도 오랫동안 충분히 사용할 수 있는 경우가 많습니다.
휴대폰으로 모든 것을 관리할 수 있나요?
진행 상황을 추적하고, 댓글을 달고, 상태를 업데이트하고, 알림을 받을 수 있습니다. 하지만 프로젝트 구조 설정, 자동화 구성, 보고서 분석은 여전히 큰 화면에서 작업해야 합니다.
팀원들이 그것을 사용하도록 어떻게 설득하시겠습니까?
단 하나의 프로젝트부터 시작하고, 그 채널이 해당 주제에 대한 논의를 위한 유일한 공간이 될 것이라는 데 동의하세요. 기존 방식과 공존하는 새로운 도구는 결코 채택되지 않습니다.
결론
적합한 도구는 필요에 맞는 가장 간단한 도구입니다. 처음에는 Trello를 사용하고, 기능이 추가되면 Asana를, 사업 규모가 커지면 monday.com이나 ClickUp을, 문서화가 업무의 일부가 되면 Notion을 사용하는 것이 좋습니다.
전체 시스템을 마이그레이션하기 전에 소규모 팀과 파일럿 프로젝트를 통해 테스트해 보세요. 진행 중인 프로젝트 중간에 플랫폼을 마이그레이션하는 것은 종종 해결하려던 문제보다 더 많은 비용이 드는 경우가 많습니다.
