Memilih alat pengurusan projek bukanlah tentang ciri tetapi lebih kepada saiz dan jenis kerja. Satu pasukan yang terdiri daripada tiga orang dengan dua projek memerlukan sesuatu yang mudah; operasi dengan kebergantungan, tarikh akhir yang bertindih dan pelbagai aspek memerlukan kategori perisian yang berbeza. Menggunakan alat yang salah memerlukan kos yang lebih tinggi daripada tidak menggunakan langsung.
Senarai ini menunjukkan apa yang wujud pada hari ini di Gedung Play Ia menampilkan aplikasi Android yang berfungsi, dengan penilaian dan jumlah ulasan yang disahkan, dan menunjukkan jenis pasukan yang sesuai untuk setiap pilihan.
Trello — untuk pasukan kecil dan aliran kerja yang mudah
Dinilai 4.5 dengan lebih 120,000 ulasan. Menggunakan carta, senarai dan kad, dan merupakan alat paling mudah untuk mengajar seseorang yang tidak pernah menggunakan apa-apa sepertinya. Membenarkan label, tarikh akhir, senarai semak dan pemberian tanggungjawab kepada setiap kad.
Ia berintegrasi dengan Slack, Google Drive dan beberapa alatan lain. Ia berfungsi dengan baik dengan beberapa projek serentak; selain itu, paparan papan mula tersembunyi lebih daripada yang ditunjukkan.
Ia digunakan untuk: Pasukan sehingga sepuluh orang, aliran kerja linear, projek dengan sedikit kebergantungan.
Asana — untuk projek dengan peringkat yang berkaitan.
Dinilai 4.6 dan dengan kira-kira 45,000 ulasan. Ia berfungsi dengan tugasan, subtugasan, matlamat, jadual dan kebergantungan—bermaksud ia membolehkan anda mengatakan bahawa satu langkah hanya bermula selepas langkah lain selesai, dan ini mengubah segala-galanya dalam projek dengan tarikh akhir yang ketat.
Ia menawarkan paparan senarai, papan dan garis masa, yang memenuhi keperluan orang yang melihat kerja dengan cara yang berbeza dalam pasukan yang sama.
Ia digunakan untuk: Pasukan bersaiz sederhana, projek dengan peringkat yang bergantung, dan keperluan untuk menjejaki tarikh akhir.
monday.com — untuk operasi dengan banyak proses
Dinilai 4.8 dan dengan kira-kira 45,000 ulasan. Ia sangat visual dan sangat boleh dikonfigurasikan: papan tersuai, automasi, papan pemuka dan templat siap sedia untuk pelbagai bidang.
Kebolehkonfigurasian adalah kekuatannya, tetapi begitu juga kosnya: ia memerlukan seseorang yang berdedikasi untuk memasang dan menyelenggara struktur. Tanpa pemilik itu, alat itu menjadi timbunan papan yang terbengkalai.
Ia digunakan untuk: Syarikat dengan proses berulang yang berbaloi untuk diautomasikan dan seseorang yang bertanggungjawab ke atas alat tersebut.
ClickUp — banyak ciri di satu tempat.
Dinilai 4.2 dan dengan kira-kira 21,000 ulasan. Ia menyatukan tugasan, dokumen, matlamat, papan, garis masa dan automasi pada satu platform, bertujuan untuk menggantikan beberapa alatan sekaligus.
Keluasan ini mempunyai kelemahan, dan skor terendah dalam senarai menunjukkannya: lengkung pembelajaran lebih curam dan aplikasinya lebih berat daripada pesaingnya. Ia berbaloi untuk diuji dengan projek perintis sebelum memindahkan keseluruhan operasi.
Ia digunakan untuk: Pasukan yang kini menggunakan empat alatan berbeza ingin menyatukannya.
Notion — bagi mereka yang memerlukan dokumentasi bersama-samanya.
Dinilai 4.8 dan dengan lebih 380,000 ulasan. Ia bukanlah alat pengurusan projek dalam erti kata klasik, dan ia menggantikan satu dalam banyak pasukan kecil: ia menyatukan dokumentasi, pangkalan pengetahuan dan penjejakan tugas di satu tempat.
Ia merupakan pilihan terbaik apabila projek menjana banyak teks — spesifikasi, minit mesyuarat, keputusan yang direkodkan — dan pasukan sudah penat mencari maklumat di tiga tempat berbeza.
Ia digunakan untuk: Pasukan kecil dan sederhana yang memerlukan dokumentasi dan tugasan untuk dikendalikan dalam persekitaran yang sama.
Pembetulan mengenai Microsoft Project
Microsoft Project muncul pada setiap senarai pengurusan projek, dan penting untuk diperhatikan: Dia tiada aplikasi Android.. Ia perisian desktop dan web. Pada mudah alih, alternatif Microsoft ialah Planner, yang memerlukan langganan korporat Microsoft 365 dan mempunyai skop yang jauh lebih terhad.
Jika keperluannya ialah carta Gantt pada mudah alih, Asana dan monday.com adalah pilihan praktikal hari ini.
Sebelum alat tersebut, kaedah
Tiada satu pun daripada platform ini yang memilih kaedah untuk anda, dan penggunaan alat tanpa kaedah yang jelas adalah sebab paling biasa untuk pengabaian. Dua model merangkumi kebanyakan kes.
O kanban Kanban menyusun kerja mengikut status—untuk melakukan, melakukan, selesai—dan berguna apabila permintaan tiba secara berterusan dan tidak dapat diramalkan: sokongan, pemasaran, penciptaan. Peraturan yang menjadikan Kanban berfungsi ialah mengehadkan berapa banyak tugas yang perlu dilakukan pada masa yang sama. Tanpa had ini, papan akan menjadi senarai tetap yang tidak kemas.
Model oleh peringkat dengan tarikh akhir Ia menyusun kerja mengikut kebergantungan dan tarikh, dan berguna apabila terdapat hasil kerja dengan peristiwa penting yang ditetapkan: projek, acara, pelancaran. Di sini, adalah penting untuk mengetahui apa yang menghalang, dan itulah sebabnya alatan dengan jadual dan kebergantungan membuat perbezaan.
Pilih model terlebih dahulu. Kemudian pilih alat yang melaksanakannya dengan geseran paling minimum.
Kesilapan yang paling biasa dalam pelaksanaan
Pindahkan semuanya sekaligus. Memindahkan lima projek aktif ke platform baharu pada pertengahan suku tahun pasti akan menyebabkan kekeliruan. Mulakan dengan satu, iaitu yang paling kurang kritikal.
Kekalkan kaedah lama secara selari. Jika keputusan terus dibuat dalam kumpulan pesanan, alat tersebut hanya akan menjadi rekod yang tidak lengkap—dan rekod yang tidak lengkap adalah lebih teruk daripada tiada rekod langsung, kerana ia memberikan rasa kawalan yang palsu.
Terlalu banyak perincian pada permulaannya. Medan tersuai, automasi dan pelabelan yang berlebihan pada minggu pertama meningkatkan kos penggunaan dan mengurangkan penggunaan. Tambahkan struktur apabila ketiadaannya menjadi masalah.
Tidak mempunyai insan yang bertanggungjawab. Seseorang perlu mengarkibkan fail yang tidak berfungsi, menyemak tugasan yang tidak ditugaskan dan mengekalkan piawaian. Tanpa ini, mana-mana platform akan merosot dalam beberapa bulan.
Apa yang perlu dipertimbangkan sebelum menerima pakai
- Siapakah yang akan menyelenggara alat tersebut?. Tanpa seseorang yang bertanggungjawab, mana-mana platform akan rosak dalam masa tiga bulan.
- Jika seluruh pasukan akan menggunakannya. Alat kolaboratif yang diguna pakai oleh separuh pasukan menghasilkan dua sumber kebenaran.
- Kos setiap pengguna. Pelan biasanya dikenakan bayaran setiap orang dan boleh ditingkatkan dengan cepat.
- Integrasi yang sebenarnya anda gunakan, bukan senarai lengkap dari laman web ini
- Cara mengeksport data Jika suatu hari nanti kau mahu pergi. Itu hampir tidak pernah diminta, dan itulah yang paling menyakitkan selepas itu.
Tetamu luar dalam rancangan itu: apa yang sebenarnya dilihatnya?
Pelanggan, pekerja bebas dan pembekal sentiasa menyertai projek ini, dan di situlah pelanggaran data yang paling biasa berlaku pada platform ini—bukan disebabkan oleh kegagalan perisian, tetapi disebabkan oleh kecuaian mengenai tahap akses yang diberikan.
Adalah penting untuk memahami mekaniknya sebelum menjemput seseorang. Dalam kebanyakan alat, akses diberikan kepada seluruh ruang atau seluruh papan, bukan kepada kad yang dipilih. Mereka yang masuk biasanya melihat keseluruhan sejarah papan tersebut, termasuk komen lama, lampiran dan perbincangan dalaman yang tiada siapa ingat ada di sana. Sesetengah sistem menawarkan profil tetamu dengan paparan terhad kepada satu projek; yang lain hanya membezakan antara mereka yang mengedit dan mereka yang hanya membaca.
Dua amalan menyelesaikan hampir semuanya. Yang pertama adalah untuk mengekalkan papan berasingan untuk apa yang dikongsi secara luaran, walaupun ia memerlukan sedikit lagi kerja penyelenggaraan. Yang kedua adalah untuk melayan pautan awam sebagai penerbitan: papan yang dikongsi melalui pautan terbuka boleh diakses oleh sesiapa sahaja yang menerima alamat tersebut, tanpa log masuk, dan biasanya boleh diindeks. Jika terdapat pilihan untuk berkongsi melalui jemputan bernama, gunakannya—pautan longgar itu kekal lama selepas projek tamat.
Data pelanggan dalam alat tersebut
Kad projek secara semula jadi mengumpulkan maklumat peribadi: nama, nombor telefon, e-mel, alamat penghantaran, salinan dokumen yang dilampirkan "hanya untuk menyelesaikan sesuatu." Ini adalah pemprosesan data peribadi dan Undang-undang Perlindungan Data Umum terpakai kepada syarikat anda walaupun ia kecil.
Tiga keperluan praktikal berikutan daripada ini. Adalah perlu untuk mempunyai tujuan — hanya simpan apa yang benar-benar diperlukan oleh projek, dan bukan semua yang dihantar oleh klien. Fail perlu dihadkan. siapa yang mengakses, Ini bermakna tidak meninggalkan seluruh pasukan dalam rangka kerja yang mengandungi dokumen pihak ketiga. Dan adalah perlu untuk menentukan... istilahSebaik sahaja kontrak ditamatkan, bahan tersebut perlu diarkibkan dengan akses terhad atau dipadam, bukan dilupakan di tempat yang terbuka kepada semua orang.
Satu peraturan mudah dan mutlak masih terpakai: kata laluan, kunci akses dan kelayakan klien tidak boleh disertakan dalam kad, komen atau perihalan tugas. Maklumat jenis ini berada dalam peti besi kata laluan dengan perkongsian terkawal, di mana akses boleh dibatalkan tanpa memadam sejarah projek.
Apa yang perlu diukur untuk mengetahui sama ada alat itu membantu.
Menggunakan platform dan tidak pernah melihat data yang dihasilkannya adalah membazirkan separuh daripadanya yang paling berguna. Anda tidak memerlukan laporan yang canggih: empat nombor menjelaskan hampir segala-galanya tentang kesihatan operasi.
- Berapa banyak tugasan yang sedang dijalankan pada masa yang sama?. Jika bilangannya lebih besar daripada bilangan orang, pasukan itu akan menukar topik sepanjang hari dan menyampaikannya dengan perlahan.
- Berapa lama setiap tugasan tersekat dalam keadaan yang sama?. Kad tanpa aktiviti selama dua minggu hampir selalu menunjukkan kebergantungan luaran di mana tiada sesiapa yang mengutip hutang.
- Anggaran jangka masa berbanding jangka masa sebenar. Melakukan kesilapan adalah perkara biasa; sentiasa tersilap dalam arah yang sama memberikan maklumat yang berharga dan membolehkan anda membetulkan anggaran anda pada masa akan datang.
- Berapakah jumlah kerja yang merupakan kerja semula?. Tugasan yang bertukar daripada "selesai" kepada "telah melakukan" menunjukkan persetujuan bertulis yang buruk pada mulanya, bukan ketidakcekapan pada akhirnya.
Semua ini tidak memerlukan pelan berbayar. Anda boleh memantaunya dengan melihat papan secara mingguan, dan hanya melihatnya sudah mengubah tingkah laku pasukan — yang pada akhirnya, merupakan sebab alat ini wujud.
Apabila hamparan kerja masih merupakan jawapan yang tepat.
Terdapat tekanan tersirat untuk menerima pakai platform pengurusan, dan ia tidak selalunya wajar. Hamparan kerja kongsi kekal sebagai pilihan yang paling bijak apabila terdapat sedikit dan serupa projek, apabila seorang sahaja yang menyelaraskan semuanya, apabila prosesnya telah stabil untuk beberapa waktu, dan apabila pasukan sudah menguasai hamparan kerja dan tidak ada yang lain.
Kelebihannya nyata: ia tidak memerlukan kos, tidak memerlukan pembelajaran, dieksport secara asli dan sesuai pada mana-mana peranti. Apa yang tidak dilakukan oleh hamparan ialah memberitahu anda, menyimpan rekod siapa yang mengubah apa dan menghalang dua orang daripada menulis ganti antara satu sama lain—dan tepat apabila ketiga-tiga kekurangan ini mula menjejaskan, pertukaran alat menjadi berbaloi.
Ujian ini jujur dan mudah: jika anda tidak dapat menamakan masalah konkrit yang akan diselesaikan oleh platform tersebut, platform tersebut belum diperlukan lagi. Penggunaannya terlalu awal akan mewujudkan kerja penyelenggaraan tanpa memberikan sebarang balasan.
Siapakah pemilik akaun tersebut — dan apa yang berlaku apabila seseorang log keluar?
Isu ini sering ditemui dengan cara yang sukar. Jika ruang kerja dicipta menggunakan e-mel peribadi pekerja, akaun tersebut adalah milik mereka, dan hari pemergian mereka menjadi rundingan yang janggal tentang pemindahan pemilikan. Cipta ruang kerja dengan alamat syarikat dari hari pertama, sebaik-baiknya alamat kod kawasan, bukan alamat peribadi.
Perlu juga difahami bagaimana platform ini mengenakan bayaran: hampir selalu bagi setiap orang yang mempunyai akses aktif, secara bulanan atau tahunan. Dua akibat praktikal — menyingkirkan seseorang yang telah pergi bukan sekadar tentang keselamatan, tetapi tentang wang; dan pelan tahunan yang paling murah biasanya mengunci bilangan tempat duduk, yang menghalang mereka yang mengambil dan memberhentikan pekerja sepanjang tahun.
Cipta skrip penutupan ringkas dan sentiasa ikutinya dengan cara yang sama: pindahkan tugasan terbuka orang yang akan berhenti kepada orang lain, pindahkan pemilikan papan yang mereka cipta, batalkan akses pada hari yang sama, semak integrasi yang dibenarkan dengan akaun mereka dan kosongkan tempat duduk mereka. Selesai dengan segera, ia mengambil masa beberapa minit. Selesai kemudian, ia menjadi seperti arkeologi.
Pertemuan singkat di sekitar lukisan itu
Alat sahaja tidak akan membuat sesiapa melihat hasil kerja orang lain. Apa yang mengekalkan penyertaan ialah mesyuarat yang singkat dan boleh diramal, sentiasa pada masa yang sama, dengan papan putih terbuka pada skrin—lima belas minit sudah memadai, dan mesyuarat yang panjang yang tertumpu pada papan putih adalah tanda bahawa papan putih itu tidak terkini.
- Tatal dari kanan ke kiri: Mulakan dengan apa yang hampir selesai, bukan apa yang baru bermula.
- Bercakap tentang kad perniagaan, bukan tentang orang. Persoalannya ialah "apa yang menyebabkan semua ini berlaku?", bukan "apa yang anda lakukan semalam?"“
- Tandakan ofsaid pada kad itu sendiri. dan tentukan siapa yang akan membuka kuncinya, berserta tarikh.
- Jangan selesaikan masalah di situ. Catat nota dan bincangkannya kemudian, hanya dengan mereka yang berminat — itulah yang menjadikan mesyuarat pendek.
- Selesaikan dengan mengarkibkan apa yang telah selesai., ...supaya jadual minggu berikutnya bermula dengan bersih.
Sekali sebulan, adalah wajar untuk melihat dengan lebih teliti: menyemak kad yang tidak aktif, memadam apa-apa yang tidak lagi masuk akal dan menyemak sama ada lajur masih menerangkan dengan tepat cara kerja sedang dilakukan.
Soalan lazim bagi mereka yang akan melaksanakannya
Berapa lama masa yang diperlukan untuk pasukan benar-benar menerima pakainya?
Luangkan masa beberapa minggu untuk menumpukan perhatian kepada hanya satu projek. Tanda bahawa ia telah difahami bukanlah semua orang telah membuat akaun: ia adalah kali pertama seseorang menjawab "ia ada di papan" dan bukannya mengulangi maklumat dalam perbualan.
Adakah anda memerlukan latihan formal?
Sesi pendek yang menunjukkan aliran kerja sebenar pasukan adalah lebih berkesan daripada mana-mana manual. Apa yang sering kurang bukanlah mengetahui cara mengklik, tetapi lebih kepada memahami maksud setiap lajur dan bila kad boleh dialihkan.
Dan siapa yang enggan memakainya?
Hampir selalu, keengganan merupakan simptom bahawa alat tersebut menduplikasi kerja dan bukannya menggantikannya. Periksa sama ada orang itu dipaksa untuk memasukkan carta ke dalam carta. Ia adalah mengulangi semuanya di saluran lain — jika itu keadaannya, dia betul.
Adakah mungkin untuk menghubungkannya ke jabatan kewangan dan pangkalan data pelanggan?
Secara amnya ya, melalui integrasi atau automasi sedia ada antara perkhidmatan. Ia berbaloi untuk bermula tanpa itu: integrasi yang disediakan sebelum proses stabil biasanya mengautomasikan ralat dan bukannya ralat yang betul.
Bagaimana anda tahu bila tiba masanya untuk bertukar platform?
Apabila batasan berulang kali dan ketara menghalang kerja—kekurangan saling kebergantungan antara langkah, ketiadaan medan penting, had automasi dicapai setiap minggu—ketidakpuasan hati umum biasanya menunjukkan masalah kaedah, dan menukar alat tidak menyelesaikan kaedah tersebut.
Soalan Lazim
Apakah aplikasi pengurusan projek yang terbaik?
Untuk pasukan kecil dan aliran kerja yang mudah, gunakan Trello. Untuk projek dengan peringkat yang bergantung, gunakan Asana. Untuk operasi dengan proses berulang, gunakan monday.com. Untuk menyatukan pelbagai alatan, gunakan ClickUp. Untuk mendokumentasikan tugasan bersama kerja, gunakan Notion.
Adakah terdapat pilihan percuma?
Kesemuanya mempunyai pelan percuma dengan had pengguna, projek atau automasi. Bagi pasukan kecil, pelan percuma biasanya mencukupi untuk jangka masa yang lama.
Bolehkah saya menguruskan semuanya dari telefon bimbit saya?
Anda boleh menjejaki, memberi komen, mengemas kini status dan menerima pemberitahuan. Menyediakan struktur projek, mengkonfigurasi automasi dan menganalisis laporan kekal sebagai tugas skrin besar.
Bagaimanakah anda meyakinkan pasukan untuk menggunakannya?
Mulakan dengan hanya satu projek dan setuju bahawa saluran itu akan menjadi satu-satunya tempat di mana subjek dibincangkan. Alat baharu yang wujud bersama kaedah lama tidak akan pernah diguna pakai.
Kesimpulan
Alat yang betul adalah yang paling mudah yang sesuai dengan keperluan anda. Trello sebagai permulaan, Asana apabila timbul kebergantungan, monday.com atau ClickUp apabila operasi berkembang, Notion apabila dokumentasi menjadi sebahagian daripada kerja.
Uji dengan projek perintis dan pasukan kecil sebelum memindahkan semuanya. Migrasi platform di tengah-tengah projek yang sedang berjalan selalunya lebih mahal daripada masalah yang sepatutnya diselesaikan.
Baca juga
- Aplikasi Pengurusan Pertanian: Apa yang Perlu Dinilai Sebelum Menerima Pakai
- Aplikasi Pengurusan Luar Bandar: Apa yang Ia Selesaikan dan Apa yang Ia Tuntut daripada Anda
- Aplikasi untuk Meningkatkan Siaran Media Sosial: Pengeditan dan Penjadualan
- Menyekat Panggilan Tidak Diingini: Aplikasi dan Mendaftar untuk Jangan Ganggu
- Permainan Luar Talian di Mudah Alih: Permainan Terbaik untuk Dimainkan Tanpa Internet
- Mendengar Muzik di Telefon Bimbit Anda: 5 Aplikasi Terbaik dan Pelannya
