Projektijuhtimistööriista valimisel on vähem oluline niivõrd funktsioonide kuivõrd töö maht ja tüüp. Kolmeliikmeline meeskond kahe projektiga vajab midagi lihtsat; sõltuvuste, kattuvate tähtaegade ja mitme rindega toimimine nõuab teistsuguse kategooria tarkvara. Vale tööriista kasutuselevõtt on kallim kui üldse mitte ühegi tööriista kasutuselevõtt.
See nimekiri näitab, mis tänapäeval olemas on Play pood See sisaldab toimivat Androidi rakendust koos kinnitatud hinnangute ja arvustuste hulgaga ning näitab, millise meeskonna jaoks iga valik sobib.
Trello – väikestele meeskondadele ja lihtsatele töövoogudele
Hinnang 4,5, enam kui 120 000 arvustuse põhjal. Kasutab diagramme, nimekirju ja kaarte ning on lihtsaim tööriist õpetamaks kedagi, kes pole kunagi midagi sellist kasutanud. Võimaldab lisada silte, tähtaegu, kontroll-lehti ja määrata igale kaardile vastutuse.
See integreerub Slacki, Google Drive'i ja mitmete teiste tööriistadega. See töötab väga hästi mitme samaaegse projektiga; peale selle hakkab tahvlivaade rohkem peituma, kui see paistab.
Seda kasutatakse: Kuni kümneliikmelised meeskonnad, lineaarne töövoog, väheste sõltuvustega projektid.
Asana – projektide jaoks, millel on omavahel seotud etapid.
Hinnang 4,6 ja ligikaudu 45 000 arvustusega. See töötab ülesannete, alamülesannete, eesmärkide, ajakavade ja sõltuvustega – see tähendab, et see võimaldab teil öelda, et üks etapp algab alles pärast teise lõppu ja see muudab kõike projektides, millel on lühikesed tähtajad.
See pakub loendi-, tahvli- ja ajajoonevaateid, mis sobivad inimestele, kes näevad tööd samas meeskonnas erinevalt.
Seda kasutatakse: Keskmise suurusega meeskonnad, sõltuvate etappidega projektid ja vajadus jälgida tähtaegu.
monday.com — paljude protsessidega toimingute jaoks
Hinnang 4,8 ja umbes 45 000 arvustust. See on väga visuaalne ja hõlpsasti seadistatav: kohandatud tahvlid, automatiseeringud, armatuurlauad ja valmismallid erinevate valdkondade jaoks.
Selle tugevuseks on seadistatavus, aga sama oluline on ka hind: see nõuab kedagi, kes oleks pühendunud konstruktsiooni kokkupanekule ja hooldamisele. Ilma selle omanikuta muutub tööriist hüljatud laudade hunnikuks.
Seda kasutatakse: Ettevõtted, millel on korduvad protsessid, mida tasub automatiseerida, ja keegi, kes selle tööriista eest vastutab.
ClickUp – palju funktsioone ühes kohas.
Hinnang 4,2 ja ligikaudu 21 000 arvustusega. See koondab ülesanded, dokumendid, eesmärgid, tahvlid, ajajooned ja automatiseeringud ühele platvormile, mille eesmärk on asendada korraga mitu tööriista.
Sellel laiaulatuslikul lähenemisel on ka varjukülg ja nimekirja madalaim punktisumma viitab sellele: õppimiskõver on järsem ja rakendus raskem kui konkurentidel. Enne kogu operatsiooni migreerimist tasub seda pilootprojektiga testida.
Seda kasutatakse: Meeskonnad, kes praegu kasutavad nelja erinevat tööriista, soovivad need ühendada.
Mõiste – neile, kes vajavad sellega koos dokumentatsiooni.
Hinnang 4,8 ja üle 380 000 arvustuse. See ei ole klassikalises mõttes projektijuhtimise tööriist ja asendab seda paljudes väikestes meeskondades: see koondab dokumentatsiooni, teadmusbaasi ja ülesannete jälgimise ühte kohta.
See on parim valik, kui projekt genereerib palju teksti – spetsifikatsioone, protokolle, salvestatud otsuseid – ja meeskond on väsinud teabe otsimisest kolmest erinevast kohast.
Seda kasutatakse: Väikesed ja keskmise suurusega meeskonnad, kes vajavad dokumentatsiooni ja ülesannete käsitlemist samas keskkonnas.
Parandus seoses Microsoft Projectiga
Microsoft Project kuvatakse igas projektijuhtimise loendis ja oluline on märkida järgmist: Tal pole Androidi rakendust.. See on lauaarvuti ja veebitarkvara. Mobiilseadmetes on Microsofti alternatiiv Planner, mis nõuab Microsoft 365 ettevõtte tellimust ja millel on palju piiratum ulatus.
Kui nõutav on mobiilis Gantti diagramm, on Asana ja monday.com tänapäeval praktilised valikud.
Enne tööriista, meetodit
Ükski neist platvormidest ei vali teie eest meetodit ja tööriista kasutamine ilma määratletud meetodita on kõige levinum loobumise põhjus. Enamikku juhtumeid katavad kaks mudelit.
O kanban Kanban korraldab tööd staatuse järgi – teha, teha, tehtud – ja on kasulik, kui nõudmised saabuvad pidevalt ja ettearvamatult: tugi, turundus, loomine. Kanbani toimimise reegel on korraga "tegemises" olevate ülesannete arvu piiramine. Ilma selle piiranguta muutub tahvel segaseks, seisvaks nimekirjaks.
Mudeli autor etapid koos tähtaegadega See korraldab tööd sõltuvuste ja kuupäeva järgi ning on kasulik siis, kui on olemas tulemus, millel on määratletud verstapost: projekt, sündmus, käivitamine. Siin on oluline teada, mis mida takistab, ja seepärast on ajakavade ja sõltuvustega tööriistad olulised.
Vali esmalt mudel. Seejärel vali tööriist, mis teeb töö väikseima hõõrdumisega.
Kõige levinumad vead juurutamisel
Migreerige kõik korraga. Viie aktiivse projekti uuele platvormile kolimine kvartali keskel tekitab kindlasti segadust. Alusta ühest, kõige vähem kriitilisest.
Säilita paralleelselt vana meetod. Kui otsuseid tehakse jätkuvalt sõnumsidegrupi sees, muutub tööriist pelgalt mittetäielikuks dokumendiks – ja mittetäielik dokument on hullem kui üldse mitte mingisugune dokument, sest see annab vale tunde kontrollist.
Liiga palju detaile alguses. Kohandatud väljad, automatiseeringud ja liigne sildistamine esimesel nädalal suurendavad kasutuskulusid ja vähendavad kasutuselevõttu. Lisa struktuur siis, kui selle puudumine muutub probleemiks.
Vastutava inimese puudumine. Keegi peab arhiveerima surnud faile, üle vaatama määramata ülesandeid ja säilitama standardeid. Ilma selleta laguneb iga platvorm mõne kuuga.
Mida enne lapsendamist kaaluda
- Kes tööriista hooldab?. Ilma vastutava isikuta laguneb iga platvorm kolme kuuga.
- Kui kogu meeskond seda kasutama hakkab. Poole meeskonna poolt kasutusele võetud koostöövahend loob kaks tõeallikat.
- Maksumus kasutaja kohta. Paketid võetakse tavaliselt tasu inimese kohta ja laienevad kiiresti.
- Integratsioonid, mida te tegelikult kasutate, mitte saidi täielik nimekiri
- Kuidas andmeid eksportida Kui sa ühel päeval tahad lahkuda. Seda ei küsita peaaegu kunagi ja see on see, mis teeb pärast kõige rohkem haiget.
Väliskülaline saates: mida ta tegelikult näeb?
Kliendid, vabakutselised ja tarnijad sisenevad projekti pidevalt ning just seal toimuvad nendel platvormidel kõige levinumad andmelekked – mitte tarkvararikete, vaid pigem juurdepääsu taseme hoolimatuse tõttu.
Enne kellegi kutsumist on oluline mehhanismist aru saada. Enamikus tööriistades antakse juurdepääs kogu ruumile või tervele tahvlile, mitte valitud kaartidele. Sisenejad näevad tavaliselt kogu tahvli ajalugu, sealhulgas vanu kommentaare, manuseid ja sisemisi arutelusid, mille olemasolu keegi ei mäletanud. Mõned süsteemid pakuvad külaliste profiile, mille vaade on piiratud ühe projektiga; teised eristavad ainult neid, kes redigeerivad, ja neid, kes ainult loevad.
Kaks praktikat lahendavad peaaegu kõik probleemid. Esimene on eraldi tahvli haldamine väliselt jagatava jaoks, isegi kui see nõuab veidi rohkem hooldustööd. Teine on avaliku lingi käsitlemine publikatsioonina: avatud lingi kaudu jagatud tahvlile pääseb ligi igaüks, kes saab aadressi, ilma sisselogimiseta, ja see on tavaliselt indekseeritav. Kui on olemas võimalus jagada nimelise kutsega, siis kasuta seda – lahtine link jääb alles veel kaua pärast projekti lõppu.
Kliendiandmed tööriistas
Projektikaart kogub loomulikult isikuandmeid: nimi, telefoninumber, e-posti aadress, kättetoimetamise aadress, lisatud dokumendi koopia "lihtsalt asjade ajamiseks". See on isikuandmete töötlemine ja isikuandmete kaitse üldmäärus kehtib teie ettevõtte kohta isegi siis, kui see on väike.
Sellest tulenevad kolm praktilist nõuet. Vajalik on eesmärk — säilita ainult seda, mida projekt tegelikult vajab, mitte kõike, mida klient saatis. Failide arvu on vaja piirata. kellel on juurdepääs, See tähendab, et kogu meeskonda ei tohiks jätta raamistikku, mis sisaldab kolmandate osapoolte dokumente. Ja on vaja määratleda... tähtaegPärast lepingu lõppemist tuleb see materjal arhiveerida piiratud juurdepääsuga või kustutada, mitte unustada kohta, mis jääb kõigile avatuks.
Üks lihtne ja absoluutne reegel kehtib endiselt: paroole, juurdepääsuvõtmeid ja kliendi sisselogimisandmeid ei tohiks lisada kaartidele, kommentaaridesse ega ülesannete kirjeldustesse. Seda tüüpi teave kuulub kontrollitud jagamisega paroolihoidlasse, kus juurdepääsu saab tühistada ilma projekti ajalugu kustutamata.
Mida mõõta, et teada saada, kas tööriist aitab.
Platvormi kasutuselevõtt ja selle toodetud andmete mittevaatamine raiskab selle kõige kasulikuma poole. Teil pole vaja keerukaid aruandeid: neli numbrit selgitavad peaaegu kõike ettevõtte tervise kohta.
- Mitu ülesannet on korraga pooleli?. Kui arv on suurem kui inimeste arv, vahetab meeskond terve päeva teemasid ja tulemused on aeglased.
- Kui kaua on iga ülesanne samas olekus kinni olnud?. Kaart, millel kahe nädala jooksul tegevust pole, viitab peaaegu alati välisele sõltuvusele, kus keegi võlga sisse ei nõua.
- Eeldatav ajavahemik versus tegelik ajavahemik. Vigade tegemine on normaalne; järjepidevalt samas suunas eksimine annab väärtuslikku teavet ja võimaldab teil järgmisel korral oma hinnangut parandada.
- Kui suur osa tööst on ümbertöötlemine?. Ülesanne, mis naaseb olekust “tehtud” olekusse “tehakse”, viitab halvasti kirjutatud lepingule alguses, mitte ebakompetentsusele lõpus.
Miski sellest ei nõua tasulist paketti. Saate seda jälgida iganädalase pilguga tahvlile ja juba ainuüksi sellele vaatamine muudab meeskonna käitumist – mis on lõppkokkuvõttes tööriista olemasolu põhjus.
Kui arvutustabel on endiselt õige vastus.
Haldusplatvormi kasutuselevõtuks on kaudne surve ja see pole alati õigustatud. Jagatud arvutustabelid on endiselt kõige mõistlikum valik, kui projekte on vähe ja need on sarnased, kui üks inimene koordineerib kõike, kui protsess on mõnda aega stabiilne olnud ja kui meeskond valdab juba arvutustabeleid ja mitte midagi muud.
Eelised on reaalsed: see ei maksa midagi, ei vaja õppimiskõverat, ekspordib andmeid natiivselt ja sobib igale seadmele. Arvutustabel ei teavita teid muudatustest, ei pea arvestust selle üle, kes mida muutis, ega takista kahel inimesel üksteist üle kirjutamast – ja just siis, kui need kolm puudust hakkavad valu tekitama, osutub tööriistade vahetamine mõttekaks.
Test on aus ja otsekohene: kui te ei oska nimetada konkreetset probleemi, mida platvorm lahendab, pole platvormi veel vaja. Enneaegne kasutuselevõtt loob hooldustööd ilma midagi vastu andmata.
Kellele konto kuulub – ja mis juhtub, kui keegi välja logib?
See probleem avastatakse sageli raskel teel. Kui tööruum loodi töötaja isikliku e-posti aadressi abil, kuulub konto talle ja tema lahkumispäevast saab ebamugav läbirääkimiste periood omandiõiguse üleandmise üle. Looge tööruum esimesest päevast alates ettevõtte aadressiga, eelistatavalt suunakoodiga, mitte isikliku aadressiga.
Samuti tasub mõista, kuidas need platvormid tasu võtavad: peaaegu alati iga aktiivse juurdepääsuga inimese kohta, igakuiselt või aastas. Kaks praktilist tagajärge – lahkunud inimese eemaldamine ei ole ainult turvalisuse, vaid ka raha küsimus; ja odavaim aastaplaan lukustab tavaliselt kohtade arvu, mis takistab neid, kes aastaringselt töötajaid palkavad ja vallandavad.
Loo lühike sulgemisskript ja järgi seda alati samamoodi: kanna lahkuva inimese avatud ülesanded üle teisele inimesele, anna tema loodud tahvlite omandiõigus üle, tühista juurdepääs samal päeval, vaata üle tema kontoga tehtud autoriseeritud integratsioonid ja vabasta tema koht. Koheselt tehtuna võtab see vaid minuteid. Hiljem tehtuna muutub see nagu arheoloogia.
Lühike kohtumine maali ümber
Ainult tööriist ei pane kedagi teiste inimeste töid vaatama. Osalemist toetab lühike ja etteaimatav koosolek, mis toimub alati samal ajal, kui tahvel on ekraanil avatud – viieteistkümnest minutist piisab ja pikk tahvlile keskendunud koosolek on märk sellest, et tahvel pole ajakohane.
- Kerige paremalt vasakule: Alusta sellest, mis on kõige lähemal lõpetamisele, mitte sellest, mis on alles alanud.
- Räägi visiitkaartidest, mitte inimestest. Küsimus on "mis seda takistab?", mitte "mida sa eile tegid?".“
- Märgi kaardile enda peale suluseisu koht. ja määrake kuupäevaga, kes selle avab.
- Ära lahenda probleemi seal. Tee märkmeid ja aruta neid hiljem ainult huvilistega – see hoiabki kohtumise lühikesena.
- Lõpeta arhiveerimisega, mis on valmis., ...nii et järgmise nädala ajakava algaks puhtalt.
Kord kuus tasub aeglasemalt vaadata: vaadata üle mitteaktiivsed kaardid, kustutada kõik, mis enam mõttetu, ja kontrollida, kas veerud kirjeldavad endiselt täpselt, kuidas tööd praegu tehakse.
Korduma kippuvad küsimused neile, kes kavatsevad rakendada
Kui kaua meeskonnal aega läheb, et see päriselt omaks võetaks?
Keskendu paar nädalat ainult ühele projektile. Märk sellest, et see on omaks võetud, ei ole see, et kõik on konto loonud: see on esimene kord, kui keegi vastab "see on tahvlil", selle asemel et vestluses infot korrata.
Kas vajate ametlikku koolitust?
Lühike sessioon, mis demonstreerib meeskonna tegelikku töövoogu, on tõhusam kui ükski käsiraamat. Tihtilugu ei jää vajaka mitte teadmisest, kuidas klõpsata, vaid pigem arusaamisest, mida iga veerg tähendab ja millal kaarti liigutada saab.
Ja kes keeldub seda kandmast?
Peaaegu alati on keeldumine sümptomiks, et tööriist dubleerib tööd selle asemel, et seda asendada. Kontrollige, kas inimest sunnitakse diagrammi söötma. e kõike teisel kanalil korrates – kui see nii on, on tal õigus.
Kas seda on võimalik ühendada finantsosakonna ja klientide andmebaasiga?
Üldiselt jah, valmisintegratsiooni või teenustevahelise automatiseerimise kaudu. Tasub alustada ilma selleta: enne protsessi stabiliseerumist seadistatud integratsioon automatiseerib tavaliselt vea, mitte õige vea.
Kuidas sa tead, millal on aeg platvormi vahetada?
Kui piirang korduvalt ja märgatavalt tööd takistab – sammude omavahelise seose puudumine, olulise välja puudumine, automatiseerimise piirini jõudmine igal nädalal –, viitab üldine rahulolematus tavaliselt meetodi probleemile ja tööriistade vahetamine meetodit ei lahenda.
Korduma kippuvad küsimused
Milline on parim projektijuhtimise rakendus?
Väikeste meeskondade ja lihtsate töövoogude jaoks kasutage Trellot. Sõltuvate etappidega projektide jaoks kasutage Asanat. Korduvate protsessidega toimingute jaoks kasutage monday.com-i. Mitme tööriista koondamiseks kasutage ClickUp-i. Ülesannete dokumenteerimiseks töö kõrvalt kasutage Notionit.
Kas on olemas tasuta variant?
Neil kõigil on tasuta pakett, millel on piirangud kasutajate, projektide või automatiseeringute osas. Väikeste meeskondade jaoks piisab tasuta paketist tavaliselt pikaks ajaks.
Kas ma saan kõike oma mobiiltelefonist hallata?
Saate jälgida, kommenteerida, staatust uuendada ja teatisi vastu võtta. Projekti struktuuri seadistamine, automatiseerimise konfigureerimine ja aruannete analüüsimine jäävad endiselt suurel ekraanil tehtavateks ülesanneteks.
Kuidas veenda meeskonda seda kasutama?
Alustage vaid ühe projektiga ja leppige kokku, et see kanal saab ainsaks kohaks, kus teemat arutatakse. Uut tööriista, mis eksisteerib koos vana meetodiga, ei võeta kunagi kasutusele.
Kokkuvõte
Õige tööriist on kõige lihtsam, mis sobib teie vajadustega. Alustamiseks Trello, sõltuvuste tekkimisel Asana, tegevuse kasvades monday.com või ClickUp, dokumentatsiooni osaks saades Notion.
Enne kõige migreerimist testi pilootprojekti ja väikese meeskonnaga. Platvormi migreerimine keset käimasolevat projekti maksab sageli rohkem kui probleem, mida see lahendama pidi.
Loe ka
- Põllumajandusjuhtimise rakendused: mida enne kasutuselevõttu hinnata
- Maapiirkondade haldamise rakendus: mida see lahendab ja mida see teilt nõuab
- Rakendused sotsiaalmeedia postituste täiustamiseks: redigeerimine ja ajastamine
- Soovimatute kõnede blokeerimine: rakendused ja režiimi „Ära sega” registreerimine
- Võrguühenduseta mängud mobiilis: parimad mängud ilma internetita
- Muusika kuulamine mobiiltelefonist: 5 parimat rakendust ja nende paketid
