Избор алата за управљање пројектима мање се односи на карактеристике, а више на величину и врсту посла. Тиму од три члана са два пројекта потребно је нешто једноставно; операција са зависностима, преклапајућим роковима и вишеструким фронтовима захтева другачију категорију софтвера. Усвајање погрешног алата кошта више него неусвајање ниједног.
Ова листа приказује шта данас постоји у Плаи продавница Садржи функционалну Андроид апликацију, са провереним оценама и бројем рецензија, и показује за коју врсту тима свака опција има смисла.
Трело — за мале тимове и једноставне радне процесе
Оцењено са 4,5 са преко 120.000 рецензија. Користи графиконе, листе и картице и најлакши је алат за подучавање некога ко никада није користио ништа слично. Омогућава ознаке, рокове, контролне листе и додељивање одговорности свакој картици.
Интегрише се са Slack-ом, Google Drive-ом и неколико других алата. Одлично функционише са неколико истовремених пројеката; осим тога, приказ табле почиње да скрива више него што показује.
Користи се за: Тимови до десет људи, линеарни ток рада, пројекти са мало зависности.
Асана — за пројекте са повезаним фазама.
Оцењено са 4,6 и са приближно 45.000 рецензија. Ради са задацима, подзадацима, циљевима, распоредима и зависностима — што значи да вам омогућава да кажете да један корак почиње тек након што се други заврши, а то мења све у пројектима са кратким роковима.
Нуди приказе листе, табле и временске линије, што је прилагођено људима који рад виде на различите начине унутар истог тима.
Користи се за: Тимови средње величине, пројекти са зависним фазама и потреба за праћењем рокова.
monday.com — за операције са много процеса
Оцењено са 4,8 и са приближно 45.000 рецензија. Веома је визуелно и лако конфигурабилно: прилагођене табле, аутоматизације, контролне табле и готови шаблони за различите области.
Конфигуративност је његова снага, али је то и његова цена: потребна је особа посвећена склапању и одржавању структуре. Без тог власника, алат постаје гомила напуштених дасака.
Користи се за: Компаније са понављајућим процесима које вреди аутоматизовати и неким ко је одговоран за алат.
ClickUp — много функција на једном месту.
Оцењено са 4,2 и са приближно 21.000 рецензија. Окупља задатке, документе, циљеве, табле, временске рокове и аутоматизације на једној платформи, са циљем да замени неколико алата одједном.
Ова ширина има ману, а најнижи резултат на листи указује на то: крива учења је стрмија, а апликација је тежа од оних код конкурената. Вреди тестирати са пилот пројектом пре миграције целог процеса.
Користи се за: Тимови који тренутно користе четири различита алата желе да их консолидују.
Појам — за оне којима је потребна документација уз то.
Оцењено са 4,8 и са преко 380.000 рецензија. Није алат за управљање пројектима у класичном смислу, већ замењује један у многим малим тимовима: обједињује документацију, базу знања и праћење задатака на једном месту.
То је најбољи избор када пројекат генерише много текста — спецификације, записнике, забележене одлуке — и тим је уморан од тражења информација на три различита места.
Користи се за: Мали и средњи тимови којима је потребно да се документација и задаци обрађују у истом окружењу.
Исправка у вези са Microsoft Project-ом
Мајкрософт Пројекат се појављује на свакој листи за управљање пројектима и важно је напоменути: Он нема Андроид апликацију.. То је софтвер за десктоп и веб. На мобилним уређајима, Мајкрософтова алтернатива је Планер, који захтева корпоративну претплату на Microsoft 365 и има много ограниченији опсег.
Ако је захтев Гантов дијаграм на мобилном телефону, Asana и monday.com су данас практичне опције.
Пре алата, метода
Ниједна од ових платформи не бира метод уместо вас, а коришћење алата без дефинисаног метода је најчешћи разлог за напуштање. Два модела покривају већину случајева.
О канбан Канбан организује посао по статусу — урадити, радити, урађено — и користан је када захтеви стижу континуирано и непредвидиво: подршка, маркетинг, креирање. Правило које омогућава Канбан да функционише је ограничавање броја задатака који се “раде” истовремено. Без овог ограничења, табла постаје неуредна, стална листа.
Модел од стране фазе са роковима Организује рад по зависностима и датуму и користан је када постоји резултат са дефинисаном прекретницом: пројекат, догађај, лансирање. Овде је важно знати шта шта кочи и зато алати са распоредима и зависностима чине разлику.
Прво изаберите модел. Затим изаберите алат који га извршава са најмање трења.
Најчешће грешке приликом распоређивања
Мигрирајте све одједном. Премештање пет активних пројеката на нову платформу средином квартала сигурно ће изазвати забуну. Почните са једним, најмање критичним.
Паралелно одржавајте стари метод. Ако се одлуке наставе доносити унутар групе за размену порука, алат постаје само непотпун запис – а непотпун запис је гори него никакав запис, јер даје лажни осећај контроле.
Превише детаља на почетку. Прилагођена поља, аутоматизације и прекомерно означавање у првој недељи повећавају трошкове коришћења и смањују усвајање. Додајте структуру када њено одсуство постане проблем.
Непоседовање одговорне особе. Неко треба да архивира мртве датотеке, прегледа недодељене задатке и одржава стандарде. Без тога, свака платформа деградира за неколико месеци.
Шта треба узети у обзир пре усвајања
- Ко ће одржавати алат?. Без некога ко је задужен, свака платформа ће деградирати за три месеца.
- Ако ће цео тим то користити. Алат за сарадњу који је усвојила половина тима генерише два извора истине.
- Цена по кориснику. Планови се обично наплаћују по особи и брзо се проширују.
- Интеграције које заправо користите, није комплетна листа са сајта
- Како извести податке Ако једног дана желиш да одеш. То се скоро никада не пита, а то је оно што највише боли после.
Спољни гост у емисији: шта он заиста види?
Клијенти, фриленсери и добављачи стално улазе у пројекат, и ту се дешавају најчешћа кршења података на овим платформама — не због квара софтвера, већ због непажње у вези са нивоом додељеног приступа.
Важно је разумети механику пре него што некога позовете. У већини алата, приступ се одобрава целом простору или целој табли, а не одабраним картицама. Они који уђу обично виде целу историју те табле, укључујући старе коментаре, прилоге и интерне дискусије којих се нико није сећао да су тамо биле. Неки системи нуде профиле гостију са приказом ограниченим на један пројекат; други разликују само оне који уређују и оне који само читају.
Две праксе решавају скоро све. Прва је одржавање посебне табле за оно што се дели споља, чак и ако то захтева мало више рада на одржавању. Друга је третирање јавне везе као публикације: табли која се дели преко отворене везе може приступити свако ко прими адресу, без пријављивања, и обично се може индексирати. Ако постоји опција за дељење путем именованог позива, користите је – лабава веза опстаје дуго након што се пројекат заврши.
Подаци о клијентима у алату
Пројектне картице природно акумулирају личне податке: име, број телефона, имејл, адресу за испоруку, приложену копију документа “само да би се ствари обавиле”. Ово је обрада личних података, а Општи закон о заштити података примењује се на вашу компанију чак и ако је мала.
Из овога следе три практична захтева. Неопходно је имати сврха — задржите само оно што је заиста потребно пројекту, а не све што је клијент послао. Неопходно је ограничити датотеке. ко приступа, То значи да се цео тим не оставља унутар оквира који садржи документе трећих страна. И неопходно је дефинисати... терминКада се уговор раскине, тај материјал треба архивирати са ограниченим приступом или избрисати, а не заборавити на месту које остаје отворено за све.
Једно једноставно и апсолутно правило и даље важи: лозинке, приступни кључеви и клијентски акредитиви не смеју бити укључени у картице, коментаре или описе задатака. Ова врста информација припада трезору лозинки са контролисаним дељењем, где се приступ може опозвати без брисања историје пројекта.
Шта треба измерити да би се знало да ли алат помаже.
Усвајање платформе, а никада не гледање података које она производи, троши њен најкориснији део. Не требају вам софистицирани извештаји: четири броја објашњавају скоро све о здрављу операције.
- Колико задатака је у току истовремено?. Ако је број већи од броја људи, тим мења теме цео дан и полако испоручује.
- Колико дуго је сваки задатак заглављен у истом стању?. Картица без активности две недеље готово увек указује на спољну зависност где нико не наплаћује дуг.
- Процењени временски оквир у односу на стварни временски оквир. Прављење грешака је нормално; стално грешење у истом смеру пружа вредне информације и омогућава вам да исправите своју процену следећи пут.
- Колики део посла је прерада?. Задатак који се из “завршеног” претвара у “извршен” указује на лоше написан споразум на почетку, а не на неспособност на крају.
Ништа од овога не захтева плаћени план. Можете то пратити недељним погледом на таблу, и само гледање на њу већ мења понашање тима — што је, на крају крајева, разлог зашто алат постоји.
Када је табеларни приказ и даље тачан одговор.
Постоји имплицитни притисак да се усвоји платформа за управљање, и то није увек оправдано. Дељене табеле остају најразумнији избор када постоји мало сличних пројеката, када једна особа координира све, када је процес стабилан већ неко време и када тим већ савладава табеле и ништа друго.
Предности су стварне: не кошта ништа, нема криву учења, извози се директно и одговара било ком уређају. Оно што табела не ради јесте да вас обавештава, води евиденцију о томе ко је шта променио и не спречава две особе да једна преписују податке преко друге – и управо када ова три недостатка почну да шкоде, прелазак на други алат постаје вредан труда.
Тест је искрен и једноставан: ако не можете да наведете конкретан проблем који ће платформа решити, платформа вам још није потребна. Прерано усвајање ствара радове на одржавању, а не пружа ништа заузврат.
Ко је власник налога — и шта се дешава када се неко одјави?
Овај проблем се често открива на тежи начин. Ако је радни простор креиран коришћењем личне имејл адресе запосленог, налог припада њему, а дан њиховог одласка постаје незгодан преговор о преносу власништва. Од првог дана креирајте радни простор са адресом компаније, пожељно адресом са позивним бројем, а не личном адресом.
Такође је вредно разумети како ове платформе наплаћују: скоро увек по особи са активним приступом, на месечном или годишњем нивоу. Две практичне последице — уклањање некога ко је отишао није само питање безбедности, већ и новца; а најјефтинији годишњи план обично закључава број места, што отежава оне који запошљавају и отпуштају током целе године.
Направите кратак скрипт за гашење и увек га пратите на исти начин: пребаците отворене задатке особе која одлази на другу особу, пребаците власништво над таблама које је креирала, опозовите приступ истог дана, прегледајте овлашћене интеграције са њеним налогом и ослободите јој место. Урађено одмах, траје неколико минута. Урађено касније, постаје као археологија.
Кратак састанак око слике
Сам алат неће натерати никога да гледа туђе радове. Оно што одржава учешће јесте кратак, предвидљив састанак, увек у исто време, са отвореном белом таблом на екрану — петнаест минута је довољно, а дуг састанак фокусиран на белу таблу је знак да бела табла није ажурирана.
- Померајте се с десна на лево: Почните са оним што је најближе завршетку, а не са оним што је тек започето.
- Причајте о визит картама, а не о људима. Питање је “шта ово кочи?”, а не “шта си радио јуче?”.”
- Означите офсајд на самој картици. и дефинишите ко ће га откључати, са датумом.
- Не решавај проблем тамо. Забележите и касније разговарајте о њима, само са онима који су заинтересовани — то је оно што састанак чини кратким.
- Завршите архивирањем онога што је завршено., ...тако да распоред за следећу недељу крене чисто.
Једном месечно, вреди спорије погледати: прегледати неактивне картице, избрисати све што више нема смисла и проверити да ли колоне и даље тачно описују како се посао тренутно обавља.
Честа питања за оне који ће имплементирати
Колико је времена потребно да тим то заиста усвоји?
Проведите неколико недеља фокусирајући се само на један пројекат. Знак да је прихваћен није то што су сви креирали налог: то је први пут када неко одговори “на табли је” уместо да понови информације у разговору.
Да ли вам је потребна формална обука?
Кратка сесија која демонстрира стварни ток рада тима је ефикаснија од било ког приручника. Оно што често недостаје није знање како се кликће, већ разумевање шта свака колона значи и када се картица може померити.
И ко одбија да га носи?
Готово увек, одбијање је симптом да алат дуплира рад уместо да га замењује. Проверите да ли је особа приморана да уноси податке у графикон. То је понављајући све на другом каналу — ако је то случај, у праву је.
Да ли је могуће повезати га са финансијским одељењем и базом података купаца?
Генерално да, путем готове интеграције или аутоматизације између сервиса. Вреди почети без тога: интеграција подешена пре него што је процес стабилан обично аутоматизује грешку уместо исправне.
Како знате када је време за промену платформе?
Када ограничење више пута и приметно отежава рад — недостатак међузависности између корака, одсуство битног поља, ограничење аутоматизације достигнуто сваке недеље — опште незадовољство обично указује на проблем са методом, а промена алата не поправља методу.
Често постављана питања
Која је најбоља апликација за управљање пројектима?
За мале тимове и једноставне токове рада, користите Trello. За пројекте са зависним фазама, користите Asana. За операције са понављајућим процесима, користите monday.com. За консолидацију више алата, користите ClickUp. За документовање задатака уз рад, користите Notion.
Да ли постоји бесплатна опција?
Сви имају бесплатан план са ограничењима у погледу корисника, пројеката или аутоматизације. За мале тимове, бесплатни план је обично довољан за дуже време.
Могу ли све да управљам са свог мобилног телефона?
Можете пратити, коментарисати, ажурирати статусе и примати обавештења. Подешавање структуре пројекта, конфигурисање аутоматизација и анализа извештаја остају задаци на великом екрану.
Како убедити тим да га користи?
Почните са само једним пројектом и договорите се да ће тај канал постати једино место где ће се тема разматрати. Нови алат који коегзистира са старом методом никада се не усваја.
Закључак
Прави алат је онај најједноставнији који одговара вашим потребама. Trello за почетак, Asana када се појаве зависности, monday.com или ClickUp како операција расте, Notion када документација постане део посла.
Тестирајте са пилот пројектом и малим тимом пре него што све мигрирате. Миграција платформе усред текућег пројекта често кошта више од проблема који је требало да реши.
Прочитајте такође
- Примене у пољопривредном управљању: Шта треба проценити пре усвајања
- Апликација за рурално управљање: Шта решава и шта захтева од вас
- Апликације за побољшање објава на друштвеним мрежама: Уређивање и заказивање
- Блокирање нежељених позива: Апликације и регистрација за режим „Не узнемиравај“
- Офлајн игре на мобилном телефону: Најбоље за играње без интернета
- Слушање музике на мобилном телефону: 5 најбољих апликација и њихови планови
