Projektu vadības rīka izvēle vairāk ir atkarīga ne tik daudz no tā funkcijām, cik no darba apjoma un veida. Trīs cilvēku komandai ar diviem projektiem ir nepieciešams kaut kas vienkāršs; darbībai ar atkarībām, pārklājošiem termiņiem un vairākām jomām ir nepieciešama cita veida programmatūra. Nepareiza rīka ieviešana izmaksā vairāk nekā nekāda rīka neieviešana.
Šajā sarakstā ir parādīts, kas pastāv šodien Play veikals Tajā ir funkcionāla Android lietotne ar pārbaudītiem vērtējumiem un atsauksmju skaitu, kā arī norādīts, kāda veida komandai katra opcija ir piemērota.
Trello — mazām komandām un vienkāršām darbplūsmām
Novērtēts ar 4,5 ballēm un vairāk nekā 120 000 atsauksmēm. Izmanto diagrammas, sarakstus un kartītes, un tas ir vienkāršākais rīks, lai apmācītu kādu, kurš nekad neko tādu nav lietojis. Ļauj izmantot etiķetes, termiņus, kontrolsarakstus un piešķirt atbildību katrai kartei.
Tas integrējas ar Slack, Google Drive un vairākiem citiem rīkiem. Tas ļoti labi darbojas ar dažiem vienlaicīgiem projektiem; ja tas nenotiek, tāfeles skats sāk vairāk slēpties, nekā tas tiek parādīts.
To lieto: Komandas līdz desmit cilvēkiem, lineāra darbplūsma, projekti ar nelielu atkarībām.
Asana — projektiem ar saistītiem posmiem.
Novērtēts ar 4,6 un aptuveni 45 000 atsauksmju. Tas darbojas ar uzdevumiem, apakšuzdevumiem, mērķiem, grafikiem un atkarībām — tas nozīmē, ka tas ļauj teikt, ka viens solis sākas tikai pēc tam, kad otrs ir pabeigts, un tas visu maina projektos ar stingriem termiņiem.
Tas piedāvā saraksta, tāfeles un laika skalas skatus, kas ir piemēroti cilvēkiem, kuri vienā komandā darbu redz atšķirīgi.
To lieto: Vidēja lieluma komandas, projekti ar atkarīgiem posmiem un nepieciešamība izsekot termiņiem.
monday.com — darbībām ar daudziem procesiem
Novērtēts ar 4,8 un ar aptuveni 45 000 atsauksmēm. Tas ir ļoti vizuāls un viegli konfigurējams: pielāgoti paneļi, automatizācija, informācijas paneļi un gatavas veidnes dažādām jomām.
Konfigurējamība ir tā stiprā puse, taču tikpat svarīga ir arī cena: ir nepieciešams kāds, kas veltīts konstrukcijas montāžai un uzturēšanai. Bez šī īpašnieka instruments kļūst par pamestu dēļu kaudzi.
To lieto: Uzņēmumi ar atkārtotiem procesiem, kurus ir vērts automatizēt, un kāds, kurš ir atbildīgs par šo rīku.
ClickUp — daudzas funkcijas vienuviet.
Novērtēts ar 4,2 un ar aptuveni 21 000 atsauksmēm. Tas apvieno uzdevumus, dokumentus, mērķus, dēļus, laika grafikus un automatizācijas vienā platformā, kuras mērķis ir vienlaikus aizstāt vairākus rīkus.
Šim plašumam ir arī negatīvs aspekts, un uz to norāda zemākais vērtējums sarakstā: apguves līkne ir stāvāka un lietojumprogramma ir smagāka nekā konkurentiem. Pirms visas darbības migrēšanas ir vērts to pārbaudīt ar pilotprojektu.
To lieto: Komandas, kas pašlaik izmanto četrus dažādus rīkus, vēlas tos apvienot.
Jēdziens — tiem, kam līdzi nepieciešama dokumentācija.
Novērtēts ar 4,8 un ar vairāk nekā 380 000 atsauksmēm. Tas nav projektu vadības rīks klasiskajā izpratnē, un daudzās mazās komandās tas aizstāj šādu rīku: tas apvieno dokumentāciju, zināšanu bāzi un uzdevumu izsekošanu vienuviet.
Tā ir labākā izvēle, ja projekts ģenerē daudz teksta — specifikācijas, protokolus, ierakstītus lēmumus — un komanda ir nogurusi no informācijas meklēšanas trīs dažādās vietās.
To lieto: Mazas un vidēja lieluma komandas, kurām nepieciešama dokumentācijas un uzdevumu apstrāde vienā vidē.
Labojums attiecībā uz Microsoft Project
Microsoft Project ir redzams katrā projektu vadības sarakstā, un ir svarīgi atzīmēt: Viņam nav Android lietotnes.. Tā ir datora un tīmekļa programmatūra. Mobilajās ierīcēs Microsoft alternatīva ir Planner, kurai nepieciešams Microsoft 365 korporatīvais abonements un kuras darbības joma ir daudz ierobežotāka.
Ja prasība ir Ganta diagramma mobilajā tālrunī, Asana un monday.com mūsdienās ir praktiskas iespējas.
Pirms rīka, metodes
Neviena no šīm platformām neizvēlas metodi jūsu vietā, un rīka izmantošana bez definētas metodes ir visizplatītākais atteikšanās iemesls. Lielāko daļu gadījumu aptver divi modeļi.
O kanban Kanban organizē darbu pēc statusa — darāmais, darāmais, padarītais — un ir noderīgs, ja pieprasījumi rodas nepārtraukti un neparedzami: atbalsts, mārketings, radīšana. Noteikums, kas nodrošina Kanban darbību, ir ierobežot to, cik daudz uzdevumu tiek "darīti" vienlaikus. Bez šī ierobežojuma tāfele kļūst par nekārtīgu, stāvošu sarakstu.
Modelis, ko izstrādājis posmi ar termiņiem Tas organizē darbu pēc atkarībām un datumiem, un tas ir noderīgi, ja ir sasniedzamais rezultāts ar noteiktu atskaites punktu: projekts, notikums, palaišana. Šeit ir svarīgi zināt, kas ko kavē, un tāpēc rīki ar grafikiem un atkarībām ir noderīgi.
Vispirms izvēlieties modeli. Pēc tam izvēlieties instrumentu, kas to izpilda ar vismazāko berzi.
Visbiežāk pieļautās kļūdas izvietošanas laikā
Migrēt visu uzreiz. Piecu aktīvu projektu pārvietošana uz jaunu platformu ceturkšņa vidū neizbēgami radīs apjukumu. Sāciet ar vienu, vismazāk kritisko.
Saglabājiet veco metodi paralēli. Ja lēmumu pieņemšana turpinās ziņojumapmaiņas grupā, rīks kļūst tikai par nepilnīgu ierakstu, un nepilnīgs ieraksts ir sliktāks nekā nekāds ieraksts, jo tas rada maldīgu kontroles sajūtu.
Pārāk daudz detaļu sākumā. Pielāgoti lauki, automatizācija un pārmērīga marķēšana pirmajā nedēļā palielina lietošanas izmaksas un samazina ieviešanu. Pievienojiet struktūru, kad tās trūkums kļūst par problēmu.
Atbildīgas personas neesamība. Kādam ir jāarhivē miruši faili, jāpārskata nepiešķirtie uzdevumi un jāuztur standarti. Bez tā jebkura platforma nolietojas dažu mēnešu laikā.
Kas jāņem vērā pirms adopcijas
- Kas uzturēs instrumentu?. Bez kāda vadītāja jebkura platforma degradēsies trīs mēnešu laikā.
- Ja visa komanda to izmantos. Puse komandas pieņemtais sadarbības rīks ģenerē divus patiesības avotus.
- Izmaksas uz vienu lietotāju. Plāni parasti tiek iekasēti par katru personu un ātri tiek paplašināti.
- Integrācijas, kuras jūs faktiski izmantojat, nevis pilns saraksts no vietnes
- Kā eksportēt datus Ja kādu dienu tu vēlēsies aiziet. Tas gandrīz nekad netiek jautāts, un tas pēc tam sāp visvairāk.
Ārējais viesis raidījumā: ko viņš patiesībā redz?
Projektā pastāvīgi iesaistās klienti, ārštata darbinieki un piegādātāji, un tieši tur šajās platformās notiek visbiežāk sastopamie datu pārkāpumi — nevis programmatūras kļūmes, bet gan piekļuves līmeņa nepiešķiršanas dēļ.
Pirms uzaicināt kādu, ir svarīgi saprast darbības mehānismu. Vairumā rīku piekļuve tiek piešķirta visai telpai vai visam panelim, nevis atlasītajām kartītēm. Tie, kas pievienojas, parasti redz visu šī paneļa vēsturi, tostarp vecos komentārus, pielikumus un iekšējās diskusijas, par kuru esamību neviens neatcerējās. Dažas sistēmas piedāvā viesu profilus ar ierobežotu skatu uz vienu projektu; citas atšķir tikai tos, kas rediģē, no tiem, kas tikai lasa.
Divas prakses atrisina gandrīz visu. Pirmā ir uzturēt atsevišķu dēli tam, kas tiek kopīgots ārēji, pat ja tas prasa nedaudz vairāk uzturēšanas darba. Otrā ir traktēt publisku saiti kā publikāciju: dēlim, kas kopīgots, izmantojot atvērtu saiti, var piekļūt ikviens, kurš saņem adresi, bez pieteikšanās, un tas parasti ir indeksējams. Ja ir iespēja kopīgot, izmantojot nosauktu ielūgumu, izmantojiet to — brīvā saite saglabājas ilgi pēc projekta beigām.
Klientu dati rīkā
Projektu kartītēs dabiski uzkrājas personas dati: vārds, tālruņa numurs, e-pasts, piegādes adrese, pievienotā dokumenta kopija "tikai, lai paveiktu lietas". Tā ir personas datu apstrāde, un Vispārīgais datu aizsardzības likums attiecas uz jūsu uzņēmumu pat tad, ja tas ir mazs.
No tā izriet trīs praktiskas prasības. Ir nepieciešams mērķis — paturēt tikai to, kas projektam patiešām ir nepieciešams, nevis visu, ko klients atsūtījis. Ir nepieciešams ierobežot failu skaitu. kas piekļūst, Tas nozīmē, ka visa komanda nedrīkst būt ierobežota ar trešo pušu dokumentiem. Un ir nepieciešams definēt... terminsPēc līguma izbeigšanas šis materiāls ir jāarhivē ar ierobežotu piekļuvi vai jādzēš, nevis jāaizmirst vietā, kas paliek pieejama ikvienam.
Joprojām ir spēkā viens vienkāršs un absolūts noteikums: paroles, piekļuves atslēgas un klienta akreditācijas datus nedrīkst iekļaut kartītēs, komentāros vai uzdevumu aprakstos. Šāda veida informācija pieder paroļu krātuvei ar kontrolētu koplietošanu, kur piekļuvi var atsaukt, neizdzēšot projekta vēsturi.
Kas jāizmēra, lai zinātu, vai rīks palīdz.
Platformas ieviešana un tās ģenerēto datu neaplūkošana nozīmē tās noderīgākās puses izšķērdēšanu. Jums nav nepieciešamas sarežģītas atskaites: četri skaitļi izskaidro gandrīz visu par darbības veselību.
- Cik uzdevumu tiek izpildīti vienlaikus?. Ja skaitlis ir lielāks nekā cilvēku skaits, komanda visu dienu maina tēmas un strādā lēni.
- Cik ilgi katrs uzdevums ir iestrēdzis vienā un tajā pašā stāvoklī?. Karte bez aktivitātes divu nedēļu laikā gandrīz vienmēr norāda uz ārēju atkarību, kur neviens neiekasē parādu.
- Paredzamais laika posms salīdzinājumā ar faktisko laika posmu. Kļūdu pieļaušana ir normāla; pastāvīga maldīšanās vienā un tajā pašā virzienā sniedz vērtīgu informāciju un ļauj nākamreiz labot savu aplēsi.
- Cik liela daļa darba ir pārstrādāšana?. Uzdevums, kas atgriežas no "pabeigts" uz "izdarīts", norāda uz slikti uzrakstītu vienošanos sākumā, nevis uz nekompetenci beigās.
Nekam no tā nav nepieciešams maksas plāns. To var uzraudzīt, katru nedēļu paskatoties uz tāfeli, un vienkārša skatīšanās jau maina komandas uzvedību, kas galu galā ir rīka pastāvēšanas iemesls.
Kad izklājlapa joprojām ir pareizā atbilde.
Pastāv netiešs spiediens ieviest pārvaldības platformu, un tas ne vienmēr ir pamatots. Koplietotas izklājlapas joprojām ir vissaprātīgākā izvēle, ja ir maz un līdzīgi projekti, ja visu koordinē viena persona, ja process kādu laiku ir bijis stabils un ja komanda jau pārvalda izklājlapu lietošanu un neko citu.
Priekšrocības ir reālas: tas neko nemaksā, tam nav nepieciešama apmācība, tas eksportē datus dabiski un ir saderīgs ar jebkuru ierīci. Izklājlapa neinformē, neuzskaita, kas ko ir mainījis, un neļauj diviem cilvēkiem pārrakstīt vienam otru — un tieši tad, kad šie trīs trūkumi sāk radīt problēmas, rīku maiņa kļūst vērtīga.
Tests ir godīgs un vienkāršs: ja nevarat nosaukt konkrētu problēmu, ko platforma atrisinās, tā vēl nav nepieciešama. Priekšlaicīga ieviešana rada uzturēšanas darbus, neko nedodot pretī.
Kam pieder konts — un kas notiek, kad kāds izrakstās?
Šo problēmu bieži vien atklāj grūtākā ceļā. Ja darba vieta tika izveidota, izmantojot darbinieka personīgo e-pastu, konts pieder viņam, un viņa aiziešanas diena kļūst par neveiklām sarunām par īpašumtiesību nodošanu. Izveidojiet darba vietu ar uzņēmuma adresi jau no pirmās dienas, vēlams, ar rajona koda adresi, nevis personīgo.
Ir arī vērts saprast, kā šīs platformas iekasē maksu: gandrīz vienmēr par katru personu ar aktīvu piekļuvi, reizi mēnesī vai gadā. Divas praktiskas sekas — personas, kas ir aizgājusi, atcelšana nav saistīta tikai ar drošību, bet arī ar naudu; un lētākais gada plāns parasti fiksē vietu skaitu, kas kavē tos, kas pieņem darbā un atlaiž darbiniekus visa gada garumā.
Izveidojiet īsu izslēgšanas skriptu un vienmēr izpildiet to vienādi: pārsūtiet aizejošās personas atvērtos uzdevumus citai personai, nododiet viņa izveidoto dēļu īpašumtiesības, atsauciet piekļuvi tajā pašā dienā, pārskatiet autorizētās integrācijas ar viņa kontu un atbrīvojiet viņa vietu. Ja tas tiek izdarīts nekavējoties, tas aizņem tikai dažas minūtes. Ja tas tiek izdarīts vēlāk, tas kļūst par arheoloģiju.
Īsā tikšanās ap gleznu
Ar vienu rīku vien nepietiks, lai kāds skatītos uz citu cilvēku darbu. Dalību nodrošina īsa, paredzama sanāksme, kas vienmēr notiek vienā un tajā pašā laikā, ar ekrānā atvērtu tāfeli — piecpadsmit minūtes ir pietiekami, un ilga sanāksme, kas koncentrējas uz tāfeli, liecina, ka tā nav atjaunināta.
- Ritiniet no labās uz kreiso pusi: Sāc ar to, kas ir vistuvāk pabeigšanai, nevis ar to, kas tikko sācies.
- Runājiet par vizītkartēm, nevis cilvēkiem. Jautājums ir "kas to kavē?", nevis "ko tu darīji vakar?".“
- Atzīmējiet ārpusspēles pozīciju uz pašas kartes. un norādiet, kas to atbloķēs, norādot datumu.
- Nerisiniet problēmu tur. Veiciet piezīmes un apspriediet tās vēlāk tikai ar tiem, kurus tas interesē — tas ir tas, kas padara sanāksmi īsu.
- Pabeidziet, arhivējot pabeigto., ...lai nākamās nedēļas grafiks sāktos tīrs.
Reizi mēnesī ir vērts lēnāk pārskatīt: pārskatīt neaktīvās kartes, dzēst visu, kas vairs nav jēgpilns, un pārbaudīt, vai kolonnas joprojām precīzi apraksta, kā darbs tiek veikts pašlaik.
Bieži uzdotie jautājumi tiem, kas gatavojas ieviest
Cik ilgs laiks nepieciešams, lai komanda to pilnībā pieņemtu?
Pavadiet dažas nedēļas, koncentrējoties tikai uz vienu projektu. Pazīme, ka tas ir aizrāvies, nav tas, ka visi ir izveidojuši kontu: tā ir pirmā reize, kad kāds atbild "tas ir uz dēļa", nevis atkārto informāciju sarunā.
Vai jums ir nepieciešama oficiāla apmācība?
Īsa sesija, kurā demonstrēta komandas faktiskā darbplūsma, ir efektīvāka nekā jebkura rokasgrāmata. Bieži vien pietrūkst nevis zināšanas par to, kā noklikšķināt, bet gan izpratnes par to, ko nozīmē katra kolonna un kad karti var pārvietot.
Un kurš gan atsakās to valkāt?
Gandrīz vienmēr atteikums ir simptoms, ka instruments dublē darbu, nevis to aizstāj. Pārbaudiet, vai persona nav spiesta barot diagrammu. e visu atkārtojot citā kanālā — ja tā ir taisnība, viņai ir taisnība.
Vai to ir iespējams savienot ar finanšu nodaļu un klientu datubāzi?
Parasti jā, izmantojot gatavu integrāciju vai automatizāciju starp pakalpojumiem. Ir vērts sākt bez tās: integrācija, kas iestatīta pirms procesa stabilitātes, parasti automatizē kļūdu, nevis tās labošanu.
Kā zināt, kad ir pienācis laiks mainīt platformas?
Ja ierobežojums atkārtoti un manāmi kavē darbu — savstarpējas atkarības trūkums starp soļiem, būtiska lauka neesamība, automatizācijas robežas sasniegšana katru nedēļu —, vispārēja neapmierinātība parasti norāda uz metodes problēmu, un rīku maiņa metodi neatrisina.
Bieži uzdotie jautājumi
Kāda ir labākā projektu vadības lietojumprogramma?
Mazām komandām un vienkāršām darbplūsmām izmantojiet Trello. Projektiem ar atkarīgiem posmiem izmantojiet Asana. Darbībām ar atkārtotiem procesiem izmantojiet monday.com. Lai apvienotu vairākus rīkus, izmantojiet ClickUp. Uzdevumu dokumentēšanai līdztekus darbam izmantojiet Notion.
Vai ir bezmaksas iespēja?
Visiem ir bezmaksas plāns ar lietotāju, projektu vai automatizāciju ierobežojumiem. Mazām komandām bezmaksas plāns parasti ir pietiekams ilgam laikam.
Vai es varu visu pārvaldīt no sava mobilā tālruņa?
Varat izsekot, komentēt, atjaunināt statusus un saņemt paziņojumus. Projekta struktūras iestatīšana, automatizācijas konfigurēšana un pārskatu analīze joprojām ir uzdevumi, kas jāveic lielā ekrānā.
Kā pārliecināt komandu to izmantot?
Sāciet tikai ar vienu projektu un vienojieties, ka šis kanāls kļūs par vienīgo vietu, kur šī tēma tiek apspriesta. Jauns rīks, kas pastāv līdzās vecai metodei, nekad netiek pieņemts.
Secinājums
Pareizais rīks ir vienkāršākais, kas atbilst jūsu vajadzībām. Sākumā izmantojiet Trello, kad rodas atkarības, darbībai paplašinoties — monday.com vai ClickUp, bet, kad dokumentācija kļūst par darba sastāvdaļu, — Notion.
Pirms visa migrēšanas veiciet testu ar pilotprojektu un nelielu komandu. Platformas migrācija notiekoša projekta vidū bieži vien izmaksā vairāk nekā problēma, kuru tā bija paredzēta atrisināt.
Lasīt arī
- Lauksaimniecības pārvaldības lietojumprogrammas: Kas jāizvērtē pirms ieviešanas
- Lauku pārvaldības lietojumprogramma: ko tā risina un ko tā no jums pieprasa
- Lietotnes sociālo mediju ierakstu uzlabošanai: rediģēšana un plānošana
- Nevēlamu zvanu bloķēšana: lietotnes un reģistrēšanās režīmā “Netraucēt”
- Bezsaistes spēles mobilajās ierīcēs: labākās spēles bez interneta
- Mūzikas klausīšanās mobilajā tālrunī: 5 labākās lietotnes un to plāni
