Kuchagua zana ya usimamizi wa mradi hakuhusu vipengele vingi bali ukubwa na aina ya kazi. Timu ya watu watatu yenye miradi miwili inahitaji kitu rahisi; operesheni yenye utegemezi, tarehe za mwisho zinazoingiliana, na pande nyingi inahitaji aina tofauti ya programu. Kutumia zana isiyofaa kunagharimu zaidi kuliko kutumia hakuna kabisa.
Orodha hii inaonyesha kile kilichopo leo katika Duka la Google Play Inaangazia programu ya Android inayofanya kazi, yenye ukadiriaji uliothibitishwa na ujazo wa mapitio, na inaonyesha ni aina gani ya timu ambayo kila chaguo inaeleweka.
Trello — kwa timu ndogo na mtiririko rahisi wa kazi
Imepewa alama ya 4.5 ikiwa na zaidi ya mapitio 120,000. Inatumia chati, orodha, na kadi, na ndiyo zana rahisi zaidi ya kumfundisha mtu ambaye hajawahi kutumia kitu kama hicho. Huruhusu lebo, tarehe za mwisho, orodha za ukaguzi, na kugawa majukumu kwa kila kadi.
Inaunganishwa na Slack, Hifadhi ya Google, na zana zingine kadhaa. Inafanya kazi vizuri sana na miradi michache inayofanyika kwa wakati mmoja; zaidi ya hapo, mwonekano wa ubao huanza kuficha zaidi ya inavyoonekana.
Inatumika kwa: Timu za hadi watu kumi, mtiririko wa kazi wa mstari, miradi yenye utegemezi mdogo.
Asana — kwa miradi yenye hatua zilizounganishwa.
Imepewa alama ya 4.6 na ina takriban mapitio 45,000. Inafanya kazi na kazi, kazi ndogo, malengo, ratiba, na utegemezi—kumaanisha inakuruhusu kusema kwamba hatua moja huanza tu baada ya nyingine kukamilika, na hii hubadilisha kila kitu katika miradi yenye tarehe za mwisho zilizofungwa.
Inatoa orodha, ubao, na mitazamo ya ratiba, ambayo huwahudumia watu wanaoona kazi kwa njia tofauti ndani ya timu moja.
Inatumika kwa: Timu za ukubwa wa kati, miradi yenye hatua tegemezi, na hitaji la kufuatilia tarehe za mwisho.
monday.com — kwa shughuli zenye michakato mingi
Imepewa alama ya 4.8 na ina takriban mapitio 45,000. Inaonekana sana na inaweza kusanidiwa sana: bodi maalum, otomatiki, dashibodi, na violezo vilivyotengenezwa tayari kwa maeneo tofauti.
Usanidi ni nguvu yake, lakini pia gharama yake: inahitaji mtu aliyejitolea kuunganisha na kudumisha muundo. Bila mmiliki huyo, kifaa hicho huwa rundo la mbao zilizoachwa.
Inatumika kwa: Makampuni yenye michakato inayojirudia ambayo inafaa kuendeshwa kiotomatiki, na mtu anayewajibika kwa kifaa hicho.
ClickUp — vipengele vingi katika sehemu moja.
Imepewa alama ya 4.2 na ina takriban mapitio 21,000. Inakusanya kazi, hati, malengo, bodi, ratiba, na otomatiki kwenye mfumo mmoja, ikilenga kubadilisha zana kadhaa kwa wakati mmoja.
Upana huu una upande hasi, na alama ya chini kabisa kwenye orodha inaashiria: mkondo wa kujifunza ni mnene zaidi na programu ni nzito kuliko zile za washindani wake. Inafaa kupimwa na mradi wa majaribio kabla ya kuhamisha operesheni nzima.
Inatumika kwa: Timu zinazotumia zana nne tofauti kwa sasa zinataka kuziimarisha.
Dhana — kwa wale wanaohitaji hati pamoja nayo.
Imepewa alama ya 4.8 na ina zaidi ya mapitio 380,000. Sio zana ya usimamizi wa miradi kwa maana ya kawaida, na inachukua nafasi ya moja katika timu nyingi ndogo: inakusanya pamoja nyaraka, msingi wa maarifa, na ufuatiliaji wa kazi katika sehemu moja.
Ni chaguo bora zaidi wakati mradi unapozalisha maandishi mengi — vipimo, dakika, maamuzi yaliyorekodiwa — na timu imechoka kutafuta taarifa katika sehemu tatu tofauti.
Inatumika kwa: Timu ndogo na za ukubwa wa kati zinazohitaji nyaraka na kazi ili zishughulikiwe katika mazingira sawa.
Marekebisho kuhusu Mradi wa Microsoft
Mradi wa Microsoft unaonekana kwenye kila orodha ya usimamizi wa mradi, na ni muhimu kuzingatia: Hana programu ya Android.. Ni programu ya kompyuta ya mezani na wavuti. Kwenye simu, mbadala wa Microsoft ni Planner, ambayo inahitaji usajili wa kampuni ya Microsoft 365 na ina wigo mdogo zaidi.
Ikiwa sharti ni chati ya Gantt kwenye simu, Asana na monday.com ni chaguo zinazofaa leo.
Kabla ya chombo, mbinu
Hakuna hata moja kati ya mifumo hii inayokuchagulia mbinu hiyo, na kutumia zana bila njia iliyobainishwa ndiyo sababu ya kawaida ya kuachwa. Mifumo miwili hushughulikia kesi nyingi.
O kanban Kanban hupanga kazi kwa hadhi—kufanya, kufanya, kufanya—na ni muhimu wakati mahitaji yanapokuja mfululizo na bila kutabirika: usaidizi, uuzaji, uundaji. Sheria inayofanya Kanban ifanye kazi ni kupunguza idadi ya kazi zinazofanywa kwa wakati mmoja. Bila kikomo hiki, ubao unakuwa orodha chafu na isiyobadilika.
Mfano wa hatua zenye tarehe za mwisho Hupanga kazi kwa utegemezi na tarehe, na ni muhimu wakati kuna kinachoweza kutolewa chenye hatua maalum: mradi, tukio, uzinduzi. Hapa, ni muhimu kujua ni nini kinachoshikilia nini, na ndiyo maana zana zenye ratiba na utegemezi hufanya tofauti.
Chagua modeli kwanza. Kisha chagua kifaa kinachoitekeleza kwa msuguano mdogo zaidi.
Makosa ya kawaida katika uanzishaji
Hamisha kila kitu mara moja. Kuhamisha miradi mitano inayofanya kazi hadi kwenye jukwaa jipya katikati ya robo ya mwisho kunaweza kusababisha mkanganyiko. Anza na moja, ambayo si muhimu sana.
Dumisha mbinu ya zamani sambamba. Ikiwa maamuzi yataendelea kufanywa ndani ya kikundi cha ujumbe, kifaa hicho kitakuwa rekodi isiyokamilika—na rekodi isiyokamilika ni mbaya zaidi kuliko kutokuwa na rekodi kabisa, kwa sababu inatoa hisia potofu ya udhibiti.
Maelezo mengi sana mwanzoni. Sehemu maalum, otomatiki, na uwekaji lebo nyingi katika wiki ya kwanza huongeza gharama za matumizi na kupunguza utumiaji. Ongeza muundo wakati kutokuwepo kwake kunakuwa tatizo.
Kutokuwa na mtu anayewajibika. Mtu anahitaji kuhifadhi faili zilizokufa, kukagua kazi ambazo hazijapewa, na kudumisha viwango. Bila hii, mfumo wowote huharibika baada ya miezi michache.
Mambo ya kuzingatia kabla ya kupitisha
- Nani atatunza chombo hicho?. Bila mtu anayesimamia, mfumo wowote utaharibika ndani ya miezi mitatu.
- Kama timu nzima itatumia. Zana ya ushirikiano iliyotumiwa na nusu ya timu hutoa vyanzo viwili vya ukweli.
- Gharama kwa kila mtumiaji. Mipango kwa kawaida hutozwa kwa kila mtu na huongezeka haraka.
- Miunganisho unayotumia, si orodha kamili kutoka kwenye tovuti
- Jinsi ya kusafirisha data nje Kama siku moja unataka kuondoka, hilo halijawahi kuulizwa, na ndilo linalokuumiza zaidi baadaye.
Mgeni wa nje kwenye kipindi: anaona nini hasa?
Wateja, wafanyakazi huru, na wasambazaji wanaingia katika mradi huo kila mara, na hapo ndipo uvunjaji wa data wa kawaida kwenye mifumo hii hutokea—sio kutokana na hitilafu ya programu, bali kutokana na uzembe kuhusu kiwango cha ufikiaji kinachotolewa.
Ni muhimu kuelewa utaratibu kabla ya kumwalika mtu. Katika zana nyingi, ufikiaji hupewa nafasi nzima au ubao mzima, sio kadi zilizochaguliwa. Wale wanaoingia kwa kawaida huona historia nzima ya ubao huo, ikiwa ni pamoja na maoni ya zamani, viambatisho, na majadiliano ya ndani ambayo hakuna mtu aliyekumbuka yalikuwepo. Baadhi ya mifumo hutoa wasifu wa wageni wenye mwonekano mdogo kwa mradi mmoja; mingine hutofautisha tu kati ya wale wanaohariri na wale wanaosoma tu.
Mazoea mawili hutatua karibu kila kitu. La kwanza ni kudumisha ubao tofauti kwa kile kinachoshirikiwa nje, hata kama kinahitaji kazi zaidi ya matengenezo. La pili ni kuchukulia kiungo cha umma kama chapisho: ubao unaoshirikiwa kupitia kiungo kilicho wazi unaweza kufikiwa na mtu yeyote anayepokea anwani, bila kuingia, na kwa kawaida unaweza kuorodheshwa. Ikiwa kuna chaguo la kushiriki kwa mwaliko uliotajwa, utumie—kiungo kilicholegea huendelea kuwepo muda mrefu baada ya mradi kuisha.
Data ya mteja ndani ya chombo
Kadi za mradi hukusanya taarifa binafsi kwa kawaida: jina, nambari ya simu, barua pepe, anwani ya uwasilishaji, nakala ya hati iliyoambatanishwa "ili tu kukamilisha mambo." Huu ni usindikaji wa data binafsi, na Sheria ya Jumla ya Ulinzi wa Data inatumika kwa kampuni yako hata kama ni ndogo.
Mahitaji matatu ya vitendo yanafuata kutokana na hili. Ni muhimu kuwa na kusudi — weka tu kile ambacho mradi unahitaji kweli, na sio kila kitu ambacho mteja alituma. Ni muhimu kupunguza faili. nani anayefikia, Hii ina maana ya kutoiacha timu nzima ndani ya mfumo ulio na hati za wahusika wengine. Na ni muhimu kufafanua... nenoMara tu mkataba utakapositishwa, nyenzo hiyo inahitaji kuhifadhiwa kwa ufikiaji mdogo au kufutwa, bila kusahaulika mahali ambapo panabaki wazi kwa kila mtu.
Sheria moja rahisi na kamili bado inatumika: manenosiri, funguo za ufikiaji, na sifa za mteja hazipaswi kujumuishwa katika kadi, maoni, au maelezo ya kazi. Aina hii ya taarifa inafaa katika hifadhi ya nenosiri yenye ushiriki unaodhibitiwa, ambapo ufikiaji unaweza kubatilishwa bila kufuta historia ya mradi.
Kipi cha kupima ili kujua kama kifaa hicho kinasaidia.
Kutumia mfumo na kutoangalia data inayotolewa ni kupoteza nusu yake muhimu zaidi. Huhitaji ripoti za kisasa: nambari nne zinaelezea karibu kila kitu kuhusu afya ya operesheni.
- Ni kazi ngapi zinazoendelea kwa wakati mmoja?. Ikiwa idadi ni kubwa kuliko idadi ya watu, timu inabadilisha mada siku nzima na kutoa maoni polepole.
- Kila kazi imekwama katika hali ile ile kwa muda gani?. Kadi isiyo na shughuli kwa wiki mbili karibu kila mara inaonyesha utegemezi wa nje ambapo hakuna mtu anayekusanya deni.
- Muda uliokadiriwa dhidi ya muda halisi. Kufanya makosa ni jambo la kawaida; kukosea mara kwa mara katika mwelekeo mmoja hutoa taarifa muhimu na hukuruhusu kurekebisha makadirio yako wakati mwingine.
- Je, ni kiasi gani cha kazi kinachofanywa upya?. Kazi inayorudi kutoka "kukamilika" hadi "kufanya" inaonyesha makubaliano yasiyoandikwa vizuri mwanzoni, si kutokuwa na uwezo mwishoni.
Hakuna hata moja kati ya haya linalohitaji mpango wa kulipia. Unaweza kuufuatilia kwa kutazama ubao kila wiki, na kuutazama tu tayari kunabadilisha tabia ya timu — ambayo, mwishowe, ndiyo sababu ya kuwepo kwa kifaa hicho.
Wakati jedwali bado ni jibu sahihi.
Kuna shinikizo lisilo wazi la kutumia jukwaa la usimamizi, na si mara zote huwa ni jambo linalokubalika. Lahajedwali zinazoshirikiwa hubaki kuwa chaguo la busara zaidi wakati kuna miradi michache inayofanana, wakati mtu mmoja anaratibu kila kitu, wakati mchakato umekuwa thabiti kwa muda fulani, na wakati timu tayari ina ujuzi wa lahajedwali na si kitu kingine chochote.
Faida zake ni halisi: haigharimu chochote, haina mkondo wa kujifunza, husafirisha nje ya mtandao, na inafaa kwenye kifaa chochote. Kile ambacho lahajedwali halifanyi ni kukuarifu, kuweka rekodi ya ni nani aliyebadilisha nini, na kuzuia watu wawili wasiandikiane tena—na ni pale ambapo mapungufu haya matatu yanaanza kuumiza ndipo kubadilisha zana kunakuwa na thamani.
Jaribio ni la kweli na la moja kwa moja: kama huwezi kutaja tatizo halisi ambalo jukwaa litatatua, jukwaa halihitajiki bado. Kupitisha mapema huleta kazi ya matengenezo bila kutoa chochote kama malipo.
Nani anamiliki akaunti hiyo — na nini hutokea mtu anapoondoka?
Suala hili mara nyingi hugunduliwa kwa njia ngumu. Ikiwa nafasi ya kazi iliundwa kwa kutumia barua pepe ya kibinafsi ya mfanyakazi, akaunti hiyo ni yake, na siku yao ya kuondoka inakuwa mazungumzo magumu kuhusu kuhamisha umiliki. Unda nafasi ya kazi kwa kutumia anwani ya kampuni kuanzia siku ya kwanza, ikiwezekana anwani ya msimbo wa eneo, si ya kibinafsi.
Pia inafaa kuelewa jinsi mifumo hii inavyotoza: karibu kila mara kwa kila mtu mwenye ufikiaji unaotumika, kila mwezi au kila mwaka. Matokeo mawili ya vitendo — kumwondoa mtu ambaye ameondoka si kuhusu usalama tu, ni kuhusu pesa; na mpango wa bei nafuu wa mwaka kwa kawaida hufunga idadi ya viti, jambo ambalo huwazuia wale wanaoajiri na kufukuza kazi mwaka mzima.
Unda hati fupi ya kuzima na uifuate kila wakati kwa njia ile ile: kuhamisha kazi wazi za mtu anayeondoka kwa mtu mwingine, kuhamisha umiliki wa bodi alizounda, kughairi ufikiaji siku hiyo hiyo, kukagua miunganisho iliyoidhinishwa na akaunti yake, na kufungua nafasi yake. Ikikamilika mara moja, inachukua dakika chache. Ikikamilika baadaye, inakuwa kama akiolojia.
Mkutano mfupi kuzunguka uchoraji
Kifaa pekee hakitamfanya mtu yeyote aangalie kazi za watu wengine. Kinachodumisha ushiriki ni mkutano mfupi, unaotabirika, kila wakati kwa wakati mmoja, ubao mweupe ukiwa wazi kwenye skrini—dakika kumi na tano zinatosha, na mkutano mrefu unaolenga ubao mweupe ni ishara kwamba ubao mweupe haujasasishwa.
- Sogeza kutoka kulia kwenda kushoto: Anza na kile kilicho karibu na kukamilika, si kile kilichoanza tu.
- Zungumzia kuhusu kadi za biashara, si watu. Swali ni "ni nini kinachozuia hili?", si "ulifanya nini jana?"“
- Weka alama kwenye upande wa kuotea kwenye kadi yenyewe. na kufafanua ni nani atakayeifungua, kwa tarehe.
- Usitatue tatizo hapo. Andika maelezo na uyajadili baadaye, na wale tu wanaopenda — hiyo ndiyo inayofanya mkutano uwe mfupi.
- Maliza kwa kuhifadhi yaliyokamilika., ...ili ratiba ya wiki inayofuata ianze vizuri.
Mara moja kwa mwezi, inafaa kuangalia polepole: kupitia kadi zisizotumika, kufuta chochote ambacho hakina maana tena, na kuangalia kama safu wima bado zinaelezea kwa usahihi jinsi kazi inavyofanyika kwa sasa.
Maswali ya kawaida kwa wale watakaotekeleza
Inachukua muda gani kwa timu kuikubali kweli?
Tumia wiki chache ukizingatia mradi mmoja tu. Ishara kwamba imegunduliwa si kila mtu ameunda akaunti: ni mara ya kwanza mtu kujibu "iko kwenye ubao" badala ya kurudia taarifa hiyo kwenye mazungumzo.
Unahitaji mafunzo rasmi?
Kipindi kifupi kinachoonyesha mtiririko halisi wa kazi wa timu ni bora zaidi kuliko mwongozo wowote. Kinachokosekana mara nyingi ni kutojua jinsi ya kubofya, bali kuelewa maana ya kila safu na wakati kadi inaweza kuhamishwa.
Na ni nani anayekataa kuivaa?
Karibu kila mara, kukataa ni dalili kwamba kifaa kinanakili kazi badala ya kuibadilisha. Angalia kama mtu huyo analazimishwa kuwasilisha chati. e kurudia kila kitu kwenye chaneli nyingine — ikiwa ndivyo ilivyo, yuko sahihi.
Je, inawezekana kuiunganisha na idara ya fedha na hifadhidata ya wateja?
Kwa ujumla ndiyo, kupitia ujumuishaji uliotengenezwa tayari au otomatiki kati ya huduma. Inafaa kuanza bila hiyo: usanidi wa ujumuishaji kabla ya mchakato kuwa thabiti kwa kawaida huendesha kiotomatiki hitilafu badala ya ile sahihi.
Unajuaje wakati wa kubadilisha mifumo umefika?
Wakati kizuizi kinachorudiwa na kuonekana kinazuia kazi—ukosefu wa utegemezi kati ya hatua, kutokuwepo kwa sehemu muhimu, kikomo cha kiotomatiki kinachofikiwa kila wiki—kutoridhika kwa ujumla kwa kawaida huashiria tatizo la mbinu, na kubadilisha zana hakurekebishi mbinu.
Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara
Ni programu gani bora ya usimamizi wa mradi?
Kwa timu ndogo na mtiririko rahisi wa kazi, tumia Trello. Kwa miradi yenye hatua tegemezi, tumia Asana. Kwa shughuli zenye michakato inayojirudia, tumia monday.com. Ili kuunganisha zana nyingi, tumia ClickUp. Kwa kurekodi kazi pamoja na kazi, tumia Notion.
Je, kuna chaguo la bure?
Wote wana mpango wa bure wenye mipaka kwa watumiaji, miradi, au otomatiki. Kwa timu ndogo, mpango wa bure kwa kawaida hutosha kwa muda mrefu.
Je, ninaweza kudhibiti kila kitu kutoka kwa simu yangu ya mkononi?
Unaweza kufuatilia, kutoa maoni, kusasisha hali, na kupokea arifa. Kuweka muundo wa mradi, kusanidi otomatiki, na kuchambua ripoti bado ni kazi za skrini kubwa.
Unawashawishije timu kuitumia?
Anza na mradi mmoja tu na ukubali kwamba njia hiyo itakuwa mahali pekee ambapo mada itajadiliwa. Zana mpya inayoendana na mbinu ya zamani haitumiwi kamwe.
Hitimisho
Zana sahihi ndiyo rahisi zaidi inayokidhi mahitaji yako. Trello ya kuanzia, Asana wakati utegemezi unapotokea, monday.com au ClickUp kadri shughuli inavyokua, Wazo wakati nyaraka zinapokuwa sehemu ya kazi.
Jaribu na mradi wa majaribio na timu ndogo kabla ya kuhamisha kila kitu. Uhamishaji wa jukwaa katikati ya mradi unaoendelea mara nyingi hugharimu zaidi ya tatizo lililokusudiwa kutatuliwa.
Soma pia
- Maombi ya Usimamizi wa Kilimo: Mambo ya Kutathmini Kabla ya Kupitisha
- Matumizi ya Usimamizi wa Vijijini: Yanayotatua na Yanayohitaji Kutoka Kwako
- Programu za Kuboresha Machapisho ya Mitandao ya Kijamii: Kuhariri na Kupanga
- Kuzuia Simu Zisizohitajika: Programu na Kujisajili kwa Usinisumbue
- Michezo ya Nje ya Mtandaoni kwenye Simu: Bora Zaidi ya Kucheza Bila Intaneti
- Kusikiliza Muziki kwenye Simu Yako ya Mkononi: Programu 5 Bora na Mipango Yake
