Zgjedhja e një mjeti për menaxhimin e projekteve ka më pak të bëjë me veçoritë dhe më shumë me madhësinë dhe llojin e punës. Një ekip prej tre personash me dy projekte ka nevojë për diçka të thjeshtë; një operacion me varësi, afate që mbivendosen dhe fronte të shumëfishta kërkon një kategori të ndryshme softuerësh. Përshtatja e mjetit të gabuar kushton më shumë sesa të mos përshtasësh asnjë mjet fare.
Kjo listë tregon se çfarë ekziston sot në Dyqani i Luaj Ai përmban një aplikacion funksional Android, me vlerësime dhe volum të verifikuar shqyrtimesh, dhe tregon se për çfarë lloj ekipi ka kuptim secili opsion.
Trello — për ekipe të vogla dhe rrjedha pune të thjeshta
Vlerësuar me 4.5 me mbi 120,000 vlerësime. Përdor grafikë, lista dhe karta, dhe është mjeti më i lehtë për të mësuar dikë që nuk ka përdorur kurrë diçka të tillë. Lejon etiketa, afate, lista kontrolli dhe caktimin e përgjegjësisë për secilën kartë.
Integrohet me Slack, Google Drive dhe disa mjete të tjera. Funksionon shumë mirë me disa projekte të njëkohshme; përtej kësaj, pamja e tabelës fillon të fshihet më shumë sesa shfaqet.
Përdoret për: Ekipe deri në dhjetë persona, rrjedhë pune lineare, projekte me pak varësi.
Asana — për projekte me faza të lidhura.
Vlerësuar me 4.6 dhe me afërsisht 45,000 vlerësime. Funksionon me detyra, nëndetyra, qëllime, orare dhe varësi, që do të thotë se ju lejon të thoni se një hap fillon vetëm pasi mbaron një tjetër, dhe kjo ndryshon gjithçka në projektet me afate të shkurtra.
Ofron pamje listash, tabelash dhe afatesh kohore, të cilat u përshtaten njerëzve që e shohin punën në mënyra të ndryshme brenda të njëjtit ekip.
Përdoret për: Ekipe të mesme, projekte me faza të varura dhe nevojë për të ndjekur afatet.
monday.com — për operacione me shumë procese
Vlerësuar me 4.8 dhe me afërsisht 45,000 vlerësime. Është shumë vizual dhe shumë i konfigurueshëm: tabela të personalizuara, automatizime, panele kontrolli dhe shabllone të gatshme për zona të ndryshme.
Konfigurueshmëria është forca e tij, por edhe kostoja e tij është e njëjtë: kërkon dikë të përkushtuar për montimin dhe mirëmbajtjen e strukturës. Pa atë pronar, mjeti shndërrohet në një grumbull dërrasash të braktisura.
Përdoret për: Kompani me procese përsëritëse që ia vlen të automatizohen, dhe dikush përgjegjës për mjetin.
ClickUp — shumë veçori në një vend.
Vlerësuar me 4.2 dhe me afërsisht 21,000 vlerësime. Ai bashkon detyrat, dokumentet, qëllimet, tabelat, afatet kohore dhe automatizimet në një platformë të vetme, duke synuar të zëvendësojë disa mjete njëherësh.
Kjo gjerësi ka një anë negative, dhe rezultati më i ulët në listë e tregon këtë: kurba e të mësuarit është më e pjerrët dhe aplikacioni është më i rëndë se ai i konkurrentëve të tij. Ia vlen ta testoni me një projekt pilot përpara se të migroni të gjithë operacionin.
Përdoret për: Ekipet që aktualisht përdorin katër mjete të ndryshme duan t'i konsolidojnë ato.
Nocion — për ata që kanë nevojë për dokumentacion së bashku me të.
Vlerësuar me 4.8 dhe me mbi 380,000 vlerësime. Nuk është një mjet për menaxhimin e projekteve në kuptimin klasik dhe zëvendëson një të tillë në shumë ekipe të vogla: ai bashkon dokumentacionin, bazën e njohurive dhe gjurmimin e detyrave në një vend.
Është zgjedhja më e mirë kur projekti gjeneron shumë tekst — specifikime, procesverbale, vendime të regjistruara — dhe ekipi është i lodhur duke kërkuar informacion në tre vende të ndryshme.
Përdoret për: Ekipe të vogla dhe të mesme që kanë nevojë për dokumentacion dhe detyra që duhet të trajtohen në të njëjtin mjedis.
Një korrigjim në lidhje me Microsoft Project
Microsoft Project shfaqet në çdo listë të menaxhimit të projekteve, dhe është e rëndësishme të theksohet: Ai nuk ka një aplikacion për Android.. Është një program për desktop dhe ueb. Në celular, alternativa e Microsoft është Planner, i cili kërkon një abonim të korporatës në Microsoft 365 dhe ka një fushëveprim shumë më të kufizuar.
Nëse kërkesa është një grafik Gantt në celular, Asana dhe monday.com janë mundësi praktike sot.
Përpara mjetit, metodës
Asnjë nga këto platforma nuk e zgjedh metodën për ju, dhe përdorimi i një mjeti pa një metodë të përcaktuar është arsyeja më e zakonshme për braktisjen. Dy modele mbulojnë shumicën e rasteve.
O kanban Kanbani organizon punën sipas statusit - për t'u bërë, duke bërë, e kryer - dhe është i dobishëm kur kërkesat mbërrijnë vazhdimisht dhe në mënyrë të paparashikueshme: mbështetje, marketing, krijim. Rregulli që e bën Kanbanin të funksionojë është kufizimi i numrit të detyrave që janë në "punë" në të njëjtën kohë. Pa këtë kufizim, tabela bëhet një listë e çrregullt dhe në pritje.
Modeli nga fazat me afate Ai e organizon punën sipas varësisë dhe datës, dhe është i dobishëm kur ka një produkt të dorëzueshëm me një moment historik të përcaktuar: projekt, ngjarje, lançim. Këtu, është e rëndësishme të dihet se çfarë mban çfarë, dhe kjo është arsyeja pse mjetet me orare dhe varësi bëjnë diferencën.
Zgjidhni modelin së pari. Pastaj zgjidhni mjetin që e ekzekuton atë me më pak fërkime.
Gabimet më të zakonshme gjatë vendosjes
Migro gjithçka menjëherë. Zhvendosja e pesë projekteve aktive në një platformë të re në mes të tremujorit me siguri do të shkaktojë konfuzion. Filloni me një, atë më pak kritik.
Ruajeni metodën e vjetër paralelisht. Nëse vendimet vazhdojnë të merren brenda grupit të mesazheve, mjeti bëhet thjesht një regjistrim i paplotë - dhe një regjistrim i paplotë është më keq sesa asnjë regjistrim, sepse jep një ndjesi të rreme kontrolli.
Shumë detaje në fillim. Fushat e personalizuara, automatizimet dhe etiketimi i tepërt në javën e parë rrisin kostot e përdorimit dhe zvogëlojnë adaptimin. Shtoni strukturë kur mungesa e saj bëhet problem.
Mungesa e një personi përgjegjës. Dikush duhet të arkivojë skedarët e vdekur, të rishikojë detyrat e pacaktuara dhe të mirëmbajë standardet. Pa këtë, çdo platformë degradon brenda pak muajsh.
Çfarë duhet të merret në konsideratë para se të adoptohet
- Kush do ta mirëmbajë mjetin?. Pa dikë në krye, çdo platformë do të degradojë brenda tre muajsh.
- Nëse e gjithë skuadra do ta përdorë atë. Mjeti bashkëpunues i miratuar nga gjysma e ekipit gjeneron dy burime të së vërtetës.
- Kostoja për përdorues. Planet zakonisht tarifohen për person dhe rriten shpejt.
- Integrimet që përdorni në të vërtetë, jo lista e plotë nga faqja e internetit
- Si të eksportoni të dhënat Nëse një ditë do të duash të ikësh, kjo pothuajse nuk të kërkohet kurrë dhe është ajo që të dhemb më shumë më pas.
I ftuar i jashtëm në emision: çfarë sheh ai në të vërtetë?
Klientët, punonjësit e pavarur dhe furnizuesit hyjnë vazhdimisht në projekt dhe aty ndodhin shkeljet më të zakonshme të të dhënave në këto platforma - jo për shkak të dështimit të softuerit, por për shkak të pakujdesisë në lidhje me nivelin e aksesit të dhënë.
Është e rëndësishme të kuptoni mekanizmat përpara se të ftoni dikë. Në shumicën e mjeteve, qasja jepet në të gjithë hapësirën ose në të gjithë tabelën, jo në kartat e zgjedhura. Ata që hyjnë zakonisht shohin të gjithë historikun e asaj tabele, duke përfshirë komentet e vjetra, bashkëngjitjet dhe diskutimet e brendshme që askush nuk i mbante mend se ishin aty. Disa sisteme ofrojnë profile të mysafirëve me një pamje të kufizuar në një projekt të vetëm; të tjerë bëjnë dallimin vetëm midis atyre që redaktojnë dhe atyre që vetëm lexojnë.
Dy praktika zgjidhin pothuajse gjithçka. E para është të mbahet një tabelë e veçantë për atë që ndahet nga jashtë, edhe nëse kërkon pak më shumë punë mirëmbajtjeje. E dyta është të trajtohet një lidhje publike si një publikim: një tabelë e ndarë nëpërmjet një lidhjeje të hapur mund të aksesohet nga kushdo që merr adresën, pa hyrje, dhe zakonisht është e indeksueshme. Nëse ekziston një opsion për të ndarë me ftesë të emëruar, përdoreni atë - lidhja e lirshme mbijeton shumë kohë pasi të përfundojë projekti.
Të dhënat e klientit brenda mjetit
Kartat e projektit grumbullojnë natyrshëm informacione personale: emrin, numrin e telefonit, email-in, adresën e dorëzimit, kopjen e dokumentit të bashkangjitur "vetëm për të kryer punët". Ky është përpunimi i të dhënave personale dhe Ligji i Përgjithshëm për Mbrojtjen e të Dhënave zbatohet për kompaninë tuaj edhe nëse është e vogël.
Nga kjo rrjedhin tre kërkesa praktike. Është e nevojshme të kemi qëllim — mbani vetëm atë që kërkon vërtet projekti dhe jo gjithçka që ka dërguar klienti. Është e nevojshme të kufizoni skedarët. kush ka qasje, Kjo do të thotë të mos e lini të gjithë ekipin brenda një kuadri që përmban dokumente të palëve të treta. Dhe është e nevojshme të përcaktohet... termPasi kontrata të përfundojë, ai material duhet të arkivohet me akses të kufizuar ose të fshihet, jo të harrohet në një vend që mbetet i hapur për të gjithë.
Një rregull i thjeshtë dhe absolut ende vlen: fjalëkalimet, çelësat e aksesit dhe kredencialet e klientit nuk duhet të përfshihen në karta, komente ose përshkrime detyrash. Ky lloj informacioni i përket një kasaforte fjalëkalimesh me ndarje të kontrolluar, ku qasja mund të revokohet pa fshirë historikun e projektit.
Çfarë duhet të matni për të ditur nëse mjeti po ndihmon.
Të përvetësosh një platformë dhe të mos shikosh kurrë të dhënat që ajo prodhon është të humbasësh gjysmën e saj më të dobishme. Nuk ke nevojë për raporte të sofistikuara: katër numra shpjegojnë pothuajse gjithçka rreth gjendjes së operacionit.
- Sa detyra janë në proces në të njëjtën kohë?. Nëse numri është më i madh se numri i njerëzve, ekipi po ndryshon temat gjithë ditën dhe po i jep rezultatet ngadalë.
- Sa kohë ka ngecur secila detyrë në të njëjtën gjendje?. Një kartë pa aktivitet për dy javë pothuajse gjithmonë tregon një varësi të jashtme ku askush nuk po e mbledh borxhin.
- Afati kohor i parashikuar kundrejt afatit kohor aktual. Të bësh gabime është normale; të gabosh vazhdimisht në të njëjtin drejtim ofron informacion të vlefshëm dhe të lejon të korrigjosh vlerësimin tënd herën tjetër.
- Sa nga puna është ripërpunim?. Një detyrë që kthehet nga "e kryer" në "duke u bërë" tregon një marrëveshje të shkruar dobët në fillim, jo paaftësi në fund.
Asnjë nga këto nuk kërkon një plan me pagesë. Mund ta monitoroni me një vështrim javor në tabelë, dhe vetëm shikimi i saj ndryshon sjelljen e ekipit - që është, në fund të fundit, arsyeja pse ekziston mjeti.
Kur një spreadsheet është ende përgjigjja e saktë.
Ekziston një presion i nënkuptuar për të miratuar një platformë menaxhimi, dhe kjo nuk është gjithmonë e justifikuar. Tabela e përbashkët e të dhënave mbetet zgjedhja më e arsyeshme kur ka pak projekte dhe të ngjashme, kur një person koordinon gjithçka, kur procesi ka qenë i qëndrueshëm për një farë kohe dhe kur ekipi tashmë i zotëron tabelat e të dhënave dhe asgjë tjetër.
Avantazhet janë reale: nuk kushton asgjë, nuk ka kurbë mësimi, eksportohet në mënyrë native dhe përshtatet në çdo pajisje. Ajo që nuk bën spreadsheet-i është t'ju njoftojë, të mbajë një regjistër se kush ndryshoi çfarë dhe të parandalojë dy persona që të mbishkruajnë njëri-tjetrin - dhe është pikërisht kur këto tre mangësi fillojnë të dëmtojnë që ndërrimi i mjeteve bëhet i vlefshëm.
Testi është i ndershëm dhe i drejtpërdrejtë: nëse nuk mund ta emërtoni problemin konkret që platforma do të zgjidhë, platforma nuk është ende e nevojshme. Përshtatja e parakohshme krijon punë mirëmbajtjeje pa ofruar asgjë në këmbim.
Kush e zotëron llogarinë — dhe çfarë ndodh kur dikush shkëputet?
Ky problem shpesh zbulohet në mënyrën e vështirë. Nëse hapësira e punës është krijuar duke përdorur email-in personal të një punonjësi, llogaria i përket atij/asaj dhe dita e largimit të tij/saj bëhet një negocim i vështirë për transferimin e pronësisë. Krijoni hapësirën e punës me një adresë të kompanisë që nga dita e parë, mundësisht një adresë me kod zone, jo një adresë personale.
Gjithashtu, ia vlen të kuptohet se si tarifohen këto platforma: pothuajse gjithmonë për person me akses aktiv, në baza mujore ose vjetore. Dy pasoja praktike - largimi i dikujt që është larguar nuk ka të bëjë vetëm me sigurinë, por edhe me paratë; dhe plani vjetor më i lirë zakonisht bllokon numrin e vendeve, gjë që pengon ata që punësojnë dhe shkarkojnë gjatë gjithë vitit.
Krijo një skript të shkurtër mbylljeje dhe ndiqe gjithmonë në të njëjtën mënyrë: transfero detyrat e hapura të personit që largohet te një person tjetër, transfero pronësinë e bordeve që ata krijuan, anulo aksesin në të njëjtën ditë, rishiko integrimet e autorizuara me llogarinë e tyre dhe liro vendin e tyre. Nëse bëhet menjëherë, duhen disa minuta. Nëse bëhet më vonë, bëhet si një arkeologji.
Takimi i shkurtër rreth pikturës
Një mjet i vetëm nuk do ta bëjë askënd të shikojë punën e të tjerëve. Ajo që mbështet pjesëmarrjen është një takim i shkurtër dhe i parashikueshëm, gjithmonë në të njëjtën kohë, me tabelën e bardhë të hapur në ekran - pesëmbëdhjetë minuta janë të mjaftueshme, dhe një takim i gjatë i përqendruar në tabelën e bardhë është një shenjë se tabela e bardhë nuk është e azhurnuar.
- Lëviz nga e djathta në të majtë: Fillo me atë që është më afër përfundimit, jo me atë që sapo ka filluar.
- Flisni për kartat e biznesit, jo për njerëzit. Pyetja është "çfarë e pengon këtë?", jo "çfarë bëre dje?"“
- Shënoni pozicionin jashtë loje në vetë kartën. dhe përcaktoni se kush do ta zhbllokojë atë, me një datë.
- Mos e zgjidh problemin aty. Mbani shënime dhe diskutojini më vonë, vetëm me ata që janë të interesuar — kjo është ajo që e bën takimin të shkurtër.
- Përfundoni duke arkivuar atë që është përfunduar., ...në mënyrë që orari i javës pasardhës të fillojë i pastër.
Një herë në muaj, ia vlen të hidhni një vështrim më të ngadaltë: të rishikoni kartat joaktive, të fshini çdo gjë që nuk ka më kuptim dhe të kontrolloni nëse kolonat ende përshkruajnë me saktësi se si po kryhet puna aktualisht.
Pyetje të zakonshme për ata që do të zbatojnë
Sa kohë i duhet ekipit që ta përvetësojë vërtet atë?
Kaloni disa javë duke u përqendruar vetëm në një projekt. Shenja që tregon se është bërë i njohur është se jo të gjithë kanë krijuar një llogari: është hera e parë që dikush përgjigjet "është në tabelë" në vend që ta përsërisë informacionin në bisedë.
A keni nevojë për trajnim formal?
Një seancë e shkurtër që demonstron rrjedhën aktuale të punës së ekipit është më efektive se çdo manual. Ajo që shpesh mungon nuk është të dish si të klikosh, por të kuptosh se çfarë do të thotë secila kolonë dhe kur mund të zhvendoset një kartë.
Dhe kush refuzon ta veshë atë?
Pothuajse gjithmonë, refuzimi është një simptomë që tregon se mjeti po e dyfishon punën në vend që ta zëvendësojë atë. Kontrolloni nëse personi po detyrohet ta furnizojë tabelën. e duke përsëritur gjithçka në një kanal tjetër — nëse është kështu, ajo ka të drejtë.
A është e mundur ta lidhësh atë me departamentin e financave dhe bazën e të dhënave të klientëve?
Në përgjithësi po, nëpërmjet integrimit të gatshëm ose automatizimit midis shërbimeve. Ia vlen të fillosh pa këtë: integrimi i konfiguruar përpara se procesi të jetë i qëndrueshëm zakonisht automatizon gabimin në vend të atij të saktë.
Si e dini kur është koha për të ndërruar platformë?
Kur një kufizim pengon punën në mënyrë të përsëritur dhe të dukshme - mungesa e ndërvarësisë midis hapave, mungesa e një fushe thelbësore, kufiri i automatizimit arrihet çdo javë - pakënaqësia e përgjithshme zakonisht tregon një problem me metodën dhe ndryshimi i mjeteve nuk e rregullon metodën.
Pyetje të Shpeshta
Cili është aplikacioni më i mirë për menaxhimin e projekteve?
Për ekipe të vogla dhe rrjedha pune të thjeshta, përdorni Trello. Për projekte me faza të varura, përdorni Asana. Për operacione me procese përsëritëse, përdorni monday.com. Për të konsoliduar mjete të shumta, përdorni ClickUp. Për dokumentimin e detyrave së bashku me punën, përdorni Notion.
A ka ndonjë opsion falas?
Të gjitha kanë një plan falas me kufizime për përdoruesit, projektet ose automatizimet. Për ekipet e vogla, plani falas zakonisht është i mjaftueshëm për një kohë të gjatë.
A mund t’i menaxhoj të gjitha nga celulari im?
Mund të gjurmoni, komentoni, përditësoni statuset dhe të merrni njoftime. Konfigurimi i strukturës së projektit, konfigurimi i automatizimeve dhe analizimi i raporteve mbeten detyra të ekranit të madh.
Si e bindni ekipin ta përdorë atë?
Filloni vetëm me një projekt dhe bini dakord që ai kanal do të bëhet i vetmi vend ku diskutohet tema. Një mjet i ri që bashkëjeton me një metodë të vjetër nuk përdoret kurrë.
Përfundim
Mjeti i duhur është më i thjeshti që i përshtatet nevojave tuaja. Trello për të filluar, Asana kur lindin varësi, monday.com ose ClickUp ndërsa operacioni rritet, Notion kur dokumentacioni bëhet pjesë e punës.
Testojeni me një projekt pilot dhe një ekip të vogël përpara se të migroni gjithçka. Migrimi i platformës në mes të një projekti në vazhdim shpesh kushton më shumë sesa problemi që synonte të zgjidhte.
Lexo gjithashtu
- Aplikimet e Menaxhimit Bujqësor: Çfarë duhet të Vlerësoni Para se të Adoptoni
- Aplikacioni për Menaxhimin Rural: Çfarë Zgjidh dhe Çfarë Kërkon nga Ju
- Aplikacione për të përmirësuar postimet në mediat sociale: Redaktimi dhe planifikimi
- Bllokimi i thirrjeve të padëshiruara: Aplikacionet dhe regjistrimi për "Mos shqetëso"
- Lojëra jashtë linje në celular: Më të mirat për t'u luajtur pa internet
- Dëgjimi i muzikës në celularin tuaj: 5 aplikacionet më të mira dhe planet e tyre
