Vodenje projektov: najboljše aplikacije in za katero ekipo so namenjene

Izbira orodja za upravljanje projektov ni toliko odvisna od funkcij, temveč bolj od velikosti in vrste dela. Tričlanska ekipa z dvema projektoma potrebuje nekaj preprostega; operacija z odvisnostmi, prekrivajočimi se roki in več frontami zahteva drugačno kategorijo programske opreme. Uporaba napačnega orodja stane več kot uporaba nobenega.

Ta seznam prikazuje, kaj obstaja danes v Trgovina Play Ima delujočo aplikacijo za Android s preverjenimi ocenami in obsegom mnenj ter označuje, za katero vrsto ekipe je posamezna možnost smiselna.

Trello — za majhne ekipe in preproste delovne procese

Ocenjeno s 4,5 z več kot 120.000 ocenami. Uporablja grafikone, sezname in kartice ter je najlažje orodje za učenje nekoga, ki še nikoli ni uporabil česa podobnega. Omogoča oznake, roke, kontrolne sezname in dodeljevanje odgovornosti vsaki kartici.

Integrira se s Slackom, Google Driveom in številnimi drugimi orodji. Zelo dobro deluje z nekaj sočasnimi projekti; poleg tega pogled na tablo začne bolj skrivati, kot kaže.

Uporablja se za: Ekipe do desetih ljudi, linearen potek dela, projekti z malo odvisnostmi.

Asana – za projekte s povezanimi fazami.

Ocenjeno s 4,6 in približno 45.000 ocenami. Deluje z nalogami, podnalogami, cilji, urniki in odvisnostmi – kar pomeni, da vam omogoča, da rečete, da se en korak začne šele, ko se drugi konča, in to spremeni vse pri projektih s kratkimi roki.

Ponuja poglede seznama, table in časovnice, kar je primerno za ljudi, ki delo znotraj iste ekipe vidijo na različne načine.

Uporablja se za: Srednje velike ekipe, projekti z odvisnimi fazami in potreba po sledenju rokom.

monday.com – za operacije z veliko procesi

Ocenjeno s 4,8 in približno 45.000 ocenami. Je zelo vizualno in zelo prilagodljivo: prilagojene table, avtomatizacije, nadzorne plošče in že pripravljene predloge za različna področja.

Njegova moč je v možnosti konfiguracije, vendar so prav tako pomembni tudi stroški: zahteva nekoga, ki je predan sestavljanju in vzdrževanju konstrukcije. Brez tega lastnika orodje postane kup zapuščenih desk.

Uporablja se za: Podjetja s ponavljajočimi se procesi, ki jih je vredno avtomatizirati, in nekdo, ki je odgovoren za orodje.

ClickUp – veliko funkcij na enem mestu.

Ocenjeno s 4,2 in približno 21.000 ocenami. Združuje naloge, dokumente, cilje, table, časovnice in avtomatizacije na eni sami platformi, s ciljem nadomestiti več orodij hkrati.

Ta širina ima tudi slabost, na kar kaže najnižja ocena na seznamu: krivulja učenja je strmejša in aplikacija je bolj zahtevna kot pri konkurentih. Preden selimo celotno operacijo, jo je vredno preizkusiti s pilotnim projektom.

Uporablja se za: Ekipe, ki trenutno uporabljajo štiri različna orodja, jih želijo združiti.

Pojem – za tiste, ki poleg tega potrebujejo dokumentacijo.

Ocenjeno s 4,8 in z več kot 380.000 ocenami. Ni orodje za vodenje projektov v klasičnem smislu in ga v mnogih majhnih ekipah nadomešča: na enem mestu združuje dokumentacijo, bazo znanja in sledenje nalogam.

To je najboljša izbira, kadar projekt ustvari veliko besedila – specifikacij, zapisnikov, zabeleženih odločitev – in je ekipa naveličana iskanja informacij na treh različnih mestih.

Uporablja se za: Majhne in srednje velike ekipe, ki potrebujejo dokumentacijo in naloge, ki se obravnavajo v istem okolju.

Popravek glede programa Microsoft Project

Microsoft Project se pojavlja na vsakem seznamu za upravljanje projektov in pomembno je upoštevati: Nima aplikacije za Android.. Gre za namizno in spletno programsko opremo. Za mobilne naprave je Microsoftova alternativa Planner, ki zahteva poslovno naročnino na Microsoft 365 in ima veliko bolj omejen obseg.

Če je zahteva Ganttov diagram na mobilni napravi, sta Asana in monday.com danes praktični možnosti.

Pred orodjem, metoda

Nobena od teh platform ne izbere metode namesto vas, uporaba orodja brez definirane metode pa je najpogostejši razlog za opustitev. Večino primerov pokrivata dva modela.

O kanban Kanban organizira delo po statusu – opraviti, narediti, narediti – in je uporaben, kadar zahteve prihajajo neprekinjeno in nepredvidljivo: podpora, trženje, ustvarjanje. Pravilo, zaradi katerega Kanban deluje, je omejevanje števila nalog, ki se hkrati “opravljajo”. Brez te omejitve tabla postane neurejen, stalen seznam.

Model avtorja faze z roki Delo organizira po odvisnostih in datumu ter je uporaben, kadar obstaja izdelek z določenim mejnikom: projekt, dogodek, zagon. Tukaj je pomembno vedeti, kaj kaj ovira, zato orodja z urniki in odvisnostmi naredijo razliko.

Najprej izberite model. Nato izberite orodje, ki ga izvede z najmanj trenja.

Najpogostejše napake pri uvajanju

Preselite vse naenkrat. Selitev petih aktivnih projektov na novo platformo sredi četrtletja bo zagotovo povzročila zmedo. Začnite z enim, najmanj kritičnim.

Vzporedno ohranite staro metodo. Če se odločitve še naprej sprejemajo znotraj skupine za sporočanje, orodje postane zgolj nepopoln zapis – in nepopoln zapis je slabši kot noben zapis, saj daje lažen občutek nadzora.

Preveč podrobnosti na začetku. Polja po meri, avtomatizacija in pretirano označevanje v prvem tednu povečajo stroške uporabe in zmanjšajo stopnjo sprejetja. Strukturo dodajte, ko njena odsotnost postane problem.

Brez odgovorne osebe. Nekdo mora arhivirati mrtve datoteke, pregledovati nedodeljene naloge in vzdrževati standarde. Brez tega se vsaka platforma v nekaj mesecih degradira.

Kaj je treba upoštevati pred posvojitvijo

• Kdo bo vzdrževal orodje?. Brez nekoga, ki bi bil odgovoren, bo vsaka platforma degradirala v treh mesecih.
• Če ga bo uporabljala cela ekipa. Orodje za sodelovanje, ki ga sprejme polovica ekipe, ustvari dva vira resnice.
• Stroški na uporabnika. Paketi se običajno zaračunavajo na osebo in se hitro nadgradijo.
• Integracije, ki jih dejansko uporabljate, ni celoten seznam s spletnega mesta
• Kako izvoziti podatke Če nekega dne želiš oditi. To te skoraj nikoli ne vprašajo in to je tisto, kar te potem najbolj boli.

Zunanji gost v oddaji: kaj v resnici vidi?

Stranke, samostojni podjetniki in dobavitelji nenehno vstopajo v projekt in prav tam prihaja do najpogostejših kršitev podatkov na teh platformah – ne zaradi napake programske opreme, temveč zaradi malomarnosti glede odobrene ravni dostopa.

Preden nekoga povabite, je pomembno razumeti mehaniko. V večini orodij je dostop odobren do celotnega prostora ali celotne table, ne pa do izbranih kartic. Tisti, ki vstopijo, običajno vidijo celotno zgodovino te table, vključno s starimi komentarji, prilogami in internimi razpravami, za katere se nihče ni spomnil, da so bile tam. Nekateri sistemi ponujajo profile gostov z omejenim pogledom na en sam projekt; drugi razlikujejo le med tistimi, ki urejajo, in tistimi, ki samo berejo.

Skoraj vse rešujeta dve praksi. Prva je vzdrževanje ločene table za vsebino, ki se deli z zunanjimi uporabniki, tudi če to zahteva nekoliko več vzdrževalnega dela. Druga je obravnava javne povezave kot objave: do table, ki se deli prek odprte povezave, lahko dostopa vsak, ki prejme naslov, brez prijave, in je običajno indeksirana. Če obstaja možnost deljenja prek povabila z imenom, jo uporabite – ohlapna povezava ostane shranjena še dolgo po koncu projekta.

Podatki o strankah v orodju

Projektne kartice naravno zbirajo osebne podatke: ime, telefonsko številko, e-pošto, naslov za dostavo, priloženo kopijo dokumenta “samo zato, da se stvari opravijo”. To je obdelava osebnih podatkov in Splošna zakonodaja o varstvu podatkov velja za vaše podjetje, tudi če je majhno.

Iz tega sledijo tri praktične zahteve. Potrebno je imeti namen — obdržite le tisto, kar projekt resnično zahteva, in ne vsega, kar je poslal naročnik. Potrebno je omejiti datoteke. kdo dostopa, To pomeni, da celotne ekipe ne smemo pustiti znotraj okvira, ki vsebuje dokumente tretjih oseb. In treba je opredeliti ... izrazKo je pogodba prekinjena, je treba to gradivo arhivirati z omejenim dostopom ali izbrisati, ne pa pozabiti na mestu, ki je še vedno dostopno vsem.

Še vedno velja eno preprosto in absolutno pravilo: gesel, dostopnih ključev in poverilnic strank ne sme biti vključenih v kartice, komentarje ali opise opravil. Ta vrsta informacij spada v trezor gesel z nadzorovano skupno rabo, kjer je mogoče dostop preklicati, ne da bi izbrisali zgodovino projekta.

Kaj je treba izmeriti, da bi vedeli, ali orodje pomaga.

Če platformo sprejmete in nikoli ne pregledate podatkov, ki jih ustvari, zapravljate njen najkoristnejši del. Ne potrebujete sofisticiranih poročil: štiri številke povedo skoraj vse o zdravju delovanja.

• Koliko nalog se izvaja hkrati?. Če je število večje od števila ljudi, ekipa ves dan spreminja teme in počasi oddaja.
• Kako dolgo je vsaka naloga obtičala v istem stanju?. Kartica brez aktivnosti dva tedna skoraj vedno kaže na zunanjo odvisnost, kjer nihče ne izterjuje dolga.
• Predvideni časovni okvir v primerjavi z dejanskim časovnim okvirom. Delati napake je normalno; če nenehno delate napake v isti smeri, dobite dragocene informacije in vam omogočite, da naslednjič popravite svojo oceno.
• Kolikšen del dela je predelava?. Naloga, ki se iz "opravljene" spremeni v "opravljeno", kaže na slabo napisan dogovor na začetku, ne pa na nesposobnost na koncu.

Nič od tega ne zahteva plačljivega načrta. Spremljate lahko s tedenskim pogledom na tablo in že sam pogled nanjo spremeni vedenje ekipe – kar je navsezadnje razlog, zakaj orodje obstaja.

Ko je preglednica še vedno pravi odgovor.

Obstaja implicitni pritisk za sprejetje platforme za upravljanje, ki pa ni vedno upravičen. Skupne preglednice ostajajo najbolj smiselna izbira, kadar je malo podobnih projektov, ko ena oseba koordinira vse, ko je proces že nekaj časa stabilen in ko ekipa že obvlada preglednice in nič drugega.

Prednosti so resnične: ne stane nič, nima krivulje učenja, izvozi se izvorno in se prilega kateri koli napravi. Česar preglednica ne počne, je, da vas obvešča, vodi evidenco o tem, kdo je kaj spremenil, in preprečuje, da bi se dve osebi prepisali – in ravno ko te tri pomanjkljivosti začnejo škodovati, postane zamenjava orodij vredna truda.

Preizkus je iskren in preprost: če ne morete poimenovati konkretnega problema, ki ga bo platforma rešila, potem platforma še ni potrebna. Prezgodnja uvedba ustvarja vzdrževalna dela, ne da bi prinesla karkoli v zameno.

Kdo je lastnik računa – in kaj se zgodi, ko se nekdo odjavi?

Ta težava se pogosto odkrije na težji način. Če je bil delovni prostor ustvarjen z osebnim e-poštnim naslovom zaposlenega, račun pripada njemu in dan odhoda postane nerodno pogajanje o prenosu lastništva. Delovni prostor ustvarite z naslovom podjetja že od prvega dne, po možnosti z naslovom s klicno številko, ne z osebnim.

Prav tako je vredno razumeti, kako te platforme zaračunavajo: skoraj vedno na osebo z aktivnim dostopom, mesečno ali letno. Dve praktični posledici – odstranitev nekoga, ki je odšel, ni le vprašanje varnosti, temveč tudi denarja; in najcenejši letni paket običajno zaklene število sedežev, kar ovira tiste, ki zaposlujejo in odpuščajo skozi vse leto.

Ustvarite kratek skript za zaustavitev in ga vedno sledite na enak način: prenesite odprte naloge odhajajoče osebe na drugo osebo, prenesite lastništvo tabel, ki jih je ustvarila, prekličite dostop še isti dan, preglejte pooblaščene integracije z njenim računom in sprostite njen sedež. Narejeno takoj, traja le nekaj minut. Če je narejeno kasneje, postane kot arheologija.

Kratek sestanek okoli slike

Samo orodje ne bo nikogar prisililo, da si ogleda delo drugih. Kar ohranja sodelovanje, je kratek, predvidljiv sestanek, vedno ob istem času, z odprto belo tablo na zaslonu – petnajst minut je dovolj, dolg sestanek, osredotočen na belo tablo, pa je znak, da bela tabla ni posodobljena.

1. Pomaknite se od desne proti levi: Začnite s tistim, kar je najbližje koncu, ne s tistim, kar se je pravkar začelo.
2. Govorite o vizitkah, ne o ljudeh. Vprašanje je "kaj to zadržuje?", ne "kaj si počel včeraj?".“
3. Označite prepovedano stanje na sami kartici. in določite, kdo ga bo odklenil, z datumom.
4. Ne rešujte problema tam. Zapišite si zapiske in se o njih pogovorite kasneje, le s tistimi, ki jih to zanima – prav to ohranja sestanek kratek.
5. Zaključite z arhiviranjem dokončanega., ... da se bo urnik za naslednji teden začel čisto.

Enkrat mesečno se splača počasneje pogledati: pregledati neaktivne kartice, izbrisati vse, kar ni več smiselno, in preveriti, ali stolpci še vedno natančno opisujejo, kako se delo trenutno opravlja.

Pogosta vprašanja za tiste, ki bodo izvajali

Koliko časa traja, da ga ekipa resnično sprejme?

Nekaj tednov se osredotočite samo na en projekt. Znak, da je projekt sprejet, ni to, da so vsi ustvarili račun: to je prvič, ko nekdo odgovori “na forumu je”, namesto da bi informacije ponovil v pogovoru.

Ali potrebujete formalno usposabljanje?

Kratka predstavitev dejanskega poteka dela ekipe je učinkovitejša od katerega koli priročnika. Pogosto ne manjka znanja, kako klikniti, temveč razumevanje pomena posameznega stolpca in kdaj je mogoče kartico premakniti.

In kdo ga noče nositi?

Skoraj vedno je zavrnitev simptom, da orodje podvaja delo namesto da bi ga nadomeščalo. Preverite, ali je oseba prisiljena vnašati podatke v grafikon. je ponavljanje vsega na drugem kanalu – če je temu tako, ima prav.

Ali ga je mogoče povezati s finančnim oddelkom in bazo podatkov o strankah?

Na splošno da, z vnaprej pripravljeno integracijo ali avtomatizacijo med storitvami. Splača se začeti brez tega: integracija, nastavljena preden je proces stabilen, običajno avtomatizira napako namesto pravilne.

Kako veste, kdaj je čas za zamenjavo platforme?

Kadar omejitev večkrat in opazno ovira delo – pomanjkanje soodvisnosti med koraki, odsotnost bistvenega polja, doseganje omejitve avtomatizacije vsak teden – splošno nezadovoljstvo običajno kaže na težavo z metodo, sprememba orodij pa metode ne odpravi.

Pogosto zastavljena vprašanja

Katera je najboljša aplikacija za vodenje projektov?

Za majhne ekipe in preproste delovne procese uporabite Trello. Za projekte z odvisnimi fazami uporabite Asano. Za operacije s ponavljajočimi se procesi uporabite monday.com. Za združevanje več orodij uporabite ClickUp. Za dokumentiranje nalog vzporedno z delom uporabite Notion.

Ali obstaja brezplačna možnost?

Vsi imajo brezplačen načrt z omejitvami glede uporabnikov, projektov ali avtomatizacij. Za majhne ekipe je brezplačni načrt običajno zadosten za daljše obdobje.

Ali lahko vse upravljam s svojega mobilnega telefona?

Spremljate lahko, komentirate, posodabljate stanja in prejemate obvestila. Nastavitev strukture projekta, konfiguriranje avtomatizacij in analiziranje poročil ostajajo naloge na velikem zaslonu.

Kako prepričate ekipo, da ga uporabi?

Začnite z enim samim projektom in se dogovorite, da bo ta kanal postal edino mesto, kjer se bo o tej temi razpravljalo. Novo orodje, ki sobiva s staro metodo, se nikoli ne sprejme.

Zaključek

Pravo orodje je tisto najpreprostejše, ki ustreza vašim potrebam. Za začetek Trello, ko se pojavijo odvisnosti Asana, ko operacija raste, monday.com ali ClickUp, ko dokumentacija postane del dela. Notion.

Preden vse preselimo, preizkusite s pilotnim projektom in majhno ekipo. Selitev platforme sredi tekočega projekta pogosto stane več kot problem, ki ga je nameravala rešiti.

Preberite tudi

• Aplikacije za kmetijsko upravljanje: kaj je treba oceniti pred uporabo
• Aplikacija za upravljanje podeželja: kaj rešuje in kaj zahteva od vas
• Aplikacije za izboljšanje objav na družbenih omrežjih: urejanje in razporejanje
• Blokiranje neželenih klicev: Aplikacije in registracija za način »Ne moti«
• Igre brez povezave na mobilnih napravah: najboljše za igranje brez interneta
• Poslušanje glasbe na mobilnem telefonu: 5 najboljših aplikacij in njihovi paketi