لا يتعلق اختيار أداة إدارة المشاريع بالميزات بقدر ما يتعلق بحجم العمل ونوعه. ففريق مكون من ثلاثة أفراد لديه مشروعان يحتاج إلى أداة بسيطة؛ أما العمليات التي تتضمن تبعيات ومواعيد نهائية متداخلة وجوانب متعددة فتتطلب فئة مختلفة من البرامج. إن اعتماد الأداة الخاطئة يكلف أكثر من عدم اعتماد أي أداة على الإطلاق.
تُظهر هذه القائمة ما هو موجود اليوم في متجر بلاي يتميز بتطبيق أندرويد عملي، مع تقييمات موثقة وحجم مراجعات، ويشير إلى نوع الفريق الذي يناسبه كل خيار.
تريلو - للفرق الصغيرة وسير العمل البسيط
حاصل على تقييم 4.5 من 5 بناءً على أكثر من 120,000 مراجعة. يستخدم الرسوم البيانية والقوائم والبطاقات، وهو أسهل أداة لتعليم شخص لم يسبق له استخدام أي شيء مماثل. يتيح إضافة التصنيفات والمواعيد النهائية وقوائم المهام وتحديد المسؤولية لكل بطاقة.
يتكامل مع سلاك وجوجل درايف والعديد من الأدوات الأخرى. يعمل بشكل ممتاز مع عدد قليل من المشاريع المتزامنة؛ أما عند تجاوز ذلك، فإن عرض اللوحة يبدأ بإخفاء أكثر مما يُظهر.
يُستخدم من أجل: فرق عمل تصل إلى عشرة أشخاص، سير عمل خطي، مشاريع ذات تبعيات قليلة.
أسانا - للمشاريع ذات المراحل المرتبطة.
حاصل على تقييم 4.6 مع ما يقارب 45,000 مراجعة. يعمل مع المهام، والمهام الفرعية، والأهداف، والجداول الزمنية، والتبعيات - مما يعني أنه يسمح لك بتحديد أن خطوة ما لا تبدأ إلا بعد انتهاء خطوة أخرى، وهذا يغير كل شيء في المشاريع ذات المواعيد النهائية الضيقة.
يوفر البرنامج طرق عرض مختلفة، مثل القوائم واللوحات والجداول الزمنية، مما يلبي احتياجات الأشخاص الذين يرون العمل بطرق مختلفة داخل نفس الفريق.
يُستخدم من أجل: فرق متوسطة الحجم، ومشاريع ذات مراحل مترابطة، وحاجة إلى تتبع المواعيد النهائية.
monday.com — للعمليات التي تتضمن العديد من العمليات
حاصل على تقييم 4.8 مع ما يقارب 45,000 مراجعة. يتميز بتصميم مرئي جذاب وقابلية عالية للتخصيص: لوحات مخصصة، وأتمتة، ولوحات معلومات، وقوالب جاهزة لمختلف المجالات.
تكمن قوتها في قابليتها للتخصيص، ولكن تكلفتها كذلك: فهي تتطلب شخصًا متفرغًا لتجميع الهيكل وصيانته. وبدون هذا الشخص، تصبح الأداة مجرد كومة من الألواح المهملة.
يُستخدم من أجل: الشركات التي لديها عمليات متكررة تستحق الأتمتة، وشخص مسؤول عن الأداة.
كليك أب - العديد من الميزات في مكان واحد.
حاصل على تقييم 4.2 مع ما يقارب 21000 مراجعة. يجمع بين المهام والمستندات والأهداف واللوحات والجداول الزمنية والأتمتة على منصة واحدة، بهدف استبدال العديد من الأدوات دفعة واحدة.
لهذا التنوع جانب سلبي، ويشير أدنى تقييم في القائمة إلى ذلك: منحنى التعلم أكثر صعوبة والتطبيق أثقل من تطبيقات منافسيه. من الأفضل اختباره في مشروع تجريبي قبل نقل العملية بأكملها.
يُستخدم من أجل: ترغب الفرق التي تستخدم حاليًا أربع أدوات مختلفة في دمجها.
Notion — لمن يحتاجون إلى وثائق مصاحبة.
حاصل على تقييم 4.8 مع أكثر من 380,000 مراجعة. إنه ليس أداة لإدارة المشاريع بالمعنى التقليدي، بل يحل محلها في العديد من الفرق الصغيرة: فهو يجمع بين التوثيق وقاعدة المعرفة وتتبع المهام في مكان واحد.
إنه الخيار الأفضل عندما ينتج المشروع الكثير من النصوص - المواصفات، والمحاضر، والقرارات المسجلة - ويكون الفريق متعبًا من البحث عن المعلومات في ثلاثة أماكن مختلفة.
يُستخدم من أجل: الفرق الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تحتاج إلى توثيق المهام وإدارتها في نفس البيئة.
تصحيح بخصوص برنامج مايكروسوفت بروجكت
يظهر برنامج مايكروسوفت بروجكت في كل قائمة لإدارة المشاريع، ومن المهم ملاحظة ما يلي: ليس لديه تطبيق على نظام أندرويد.. هو برنامج مكتبي وبرنامج ويب. أما على الأجهزة المحمولة، فبديل مايكروسوفت هو Planner، الذي يتطلب اشتراكًا مؤسسيًا في Microsoft 365 وله نطاق محدود للغاية.
إذا كان المطلوب هو مخطط جانت على الهاتف المحمول، فإن Asana و monday.com خياران عمليان اليوم.
قبل الأداة، الطريقة
لا تختار أي من هذه المنصات الطريقة نيابةً عنك، واستخدام أداة بدون طريقة محددة هو السبب الأكثر شيوعًا للتخلي عنها. يغطي نموذجان معظم الحالات.
يا كانبان يُنظّم نظام كانبان العمل حسب الحالة - قيد التنفيذ، قيد التنفيذ، مُنجز - وهو مفيد عندما ترد الطلبات باستمرار وبشكل غير متوقع: كالدعم والتسويق والإبداع. يكمن سر نجاح كانبان في الحد من عدد المهام التي تكون في حالة "قيد التنفيذ" في الوقت نفسه. فبدون هذا الحد، تتحول اللوحة إلى قائمة فوضوية لا تتغير.
النموذج بواسطة مراحل ذات مواعيد نهائية يُنظّم هذا النظام العمل حسب التبعية والتاريخ، وهو مفيد عند وجود مُخرَج نهائي مُحدّد بمرحلة رئيسية: مشروع، فعالية، إطلاق. هنا، من المهم معرفة ما يُؤخّر ماذا، ولذلك تُحدث الأدوات التي تتضمن جداول زمنية وتبعيات فرقًا كبيرًا.
اختر النموذج أولاً. ثم اختر الأداة التي تنفذه بأقل قدر من الاحتكاك.
أكثر الأخطاء شيوعاً في عملية النشر
قم بنقل كل شيء دفعة واحدة. من المؤكد أن نقل خمسة مشاريع نشطة إلى منصة جديدة في منتصف الربع سيؤدي إلى حدوث ارتباك. ابدأ بمشروع واحد، وهو الأقل أهمية.
حافظ على الطريقة القديمة بالتوازي. إذا استمر اتخاذ القرارات داخل مجموعة المراسلة، فإن الأداة تصبح مجرد سجل غير مكتمل - والسجل غير المكتمل أسوأ من عدم وجود سجل على الإطلاق، لأنه يعطي شعوراً زائفاً بالسيطرة.
تفاصيل كثيرة في البداية. تؤدي الحقول المخصصة، والأتمتة، والإفراط في استخدام التصنيفات خلال الأسبوع الأول إلى زيادة تكاليف الاستخدام وتقليل الإقبال. أضف بنيةً عندما يصبح غيابها مشكلة.
عدم وجود شخص مسؤول. يحتاج شخص ما إلى أرشفة الملفات غير المستخدمة، ومراجعة المهام غير الموكلة، والحفاظ على المعايير. وبدون ذلك، تتدهور أي منصة في غضون بضعة أشهر.
ما يجب مراعاته قبل التبني
- من سيتولى صيانة هذه الأداة؟. بدون وجود شخص مسؤول، ستتدهور أي منصة في غضون ثلاثة أشهر.
- إذا كان الفريق بأكمله سيستخدمه. تؤدي أداة التعاون التي اعتمدها نصف الفريق إلى توليد مصدرين للحقيقة.
- التكلفة لكل مستخدم. عادة ما يتم احتساب تكلفة الخطط لكل شخص وتتزايد بسرعة.
- التكاملات التي تستخدمها فعليًا, ليست هذه القائمة الكاملة من الموقع
- كيفية تصدير البيانات إذا رغبتَ في الرحيل يوماً ما، فهذا نادراً ما يُطرح، وهو ما يُؤلم أكثر بعد ذلك.
الضيف الخارجي في البرنامج: ماذا يرى حقاً؟
يدخل العملاء والمستقلون والموردون باستمرار إلى المشروع، وهناك تحدث معظم اختراقات البيانات الشائعة على هذه المنصات - ليس بسبب فشل البرامج، ولكن بسبب الإهمال فيما يتعلق بمستوى الوصول الممنوح.
من المهم فهم آلية العمل قبل دعوة أي شخص. في معظم الأدوات، يُمنح الوصول إلى المساحة بأكملها أو اللوحة بأكملها، وليس إلى بطاقات محددة. عادةً ما يرى من يدخلون سجل اللوحة بالكامل، بما في ذلك التعليقات القديمة والمرفقات والمناقشات الداخلية التي لم يتذكرها أحد. توفر بعض الأنظمة ملفات تعريف للضيوف مع عرض يقتصر على مشروع واحد؛ بينما تميز أنظمة أخرى بين من يقوم بالتحرير ومن يقرأ فقط.
هناك ممارستان تحلان معظم المشاكل. الأولى هي إنشاء لوحة منفصلة للمحتوى المُشارك خارجيًا، حتى لو تطلب ذلك جهدًا إضافيًا في الصيانة. أما الثانية فهي التعامل مع الرابط العام كمنشور: يمكن لأي شخص يتلقى الرابط الوصول إلى اللوحة المُشاركة عبر رابط مفتوح، دون الحاجة إلى تسجيل دخول، وعادةً ما تكون قابلة للفهرسة. إذا كان هناك خيار للمشاركة عبر دعوة مُحددة، فاستخدمه، فالرابط يبقى متاحًا لفترة طويلة بعد انتهاء المشروع.
بيانات العملاء داخل الأداة
تتراكم المعلومات الشخصية بشكل طبيعي في بطاقات المشاريع: الاسم، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، عنوان التسليم، نسخة من المستند المرفق "فقط لإنجاز الأمور". هذا هو معالجة البيانات الشخصية، وينطبق قانون حماية البيانات العامة على شركتك حتى لو كانت صغيرة.
يترتب على ذلك ثلاثة متطلبات عملية. من الضروري أن يكون غاية احتفظ فقط بما يحتاجه المشروع فعلاً، وليس بكل ما أرسله العميل. من الضروري تقليل عدد الملفات. من يقوم بالوصول, هذا يعني عدم ترك الفريق بأكمله ضمن إطار عمل يحتوي على وثائق من جهات خارجية. ومن الضروري تحديد... شرطبمجرد إنهاء العقد، يجب أرشفة تلك المواد مع تقييد الوصول إليها أو حذفها، وليس نسيانها في مكان يظل مفتوحًا للجميع.
لا تزال هناك قاعدة بسيطة وحاسمة: يجب عدم تضمين كلمات المرور ومفاتيح الوصول وبيانات اعتماد العميل في البطاقات أو التعليقات أو أوصاف المهام. يجب حفظ هذا النوع من المعلومات في خزنة كلمات مرور مع إمكانية التحكم في المشاركة، حيث يمكن إلغاء الوصول دون حذف سجل المشروع.
ما الذي يجب قياسه لمعرفة ما إذا كانت الأداة مفيدة.
إن اعتماد منصة دون الاطلاع على البيانات التي تنتجها يُعدّ إهدارًا لنصفها الأكثر فائدة. لست بحاجة إلى تقارير معقدة: أربعة أرقام تشرح تقريبًا كل شيء عن حالة العملية.
- كم عدد المهام الجارية في نفس الوقت؟. إذا كان العدد أكبر من عدد الأشخاص، فإن الفريق يغير المواضيع طوال اليوم وينجز العمل ببطء.
- كم من الوقت ظلت كل مهمة عالقة في نفس الحالة؟. تشير البطاقة التي لم يتم استخدامها لمدة أسبوعين في أغلب الأحيان إلى وجود اعتماد خارجي حيث لا يقوم أحد بتحصيل الدين.
- الإطار الزمني المُقدّر مقابل الإطار الزمني الفعلي. ارتكاب الأخطاء أمر طبيعي؛ فالخطأ المستمر في نفس الاتجاه يوفر معلومات قيّمة ويسمح لك بتصحيح تقديرك في المرة القادمة.
- ما مقدار العمل الذي يتطلب إعادة عمل؟. إن المهمة التي تعود من حالة "تم إنجازها" إلى حالة "قيد التنفيذ" تشير إلى اتفاقية مكتوبة بشكل سيئ في البداية، وليس إلى عدم الكفاءة في النهاية.
لا يتطلب أي من هذا خطة مدفوعة. يمكنك مراقبته بنظرة أسبوعية سريعة على اللوحة، ومجرد النظر إليها يُغير سلوك الفريق - وهو في النهاية السبب وراء وجود هذه الأداة.
عندما يكون استخدام جداول البيانات هو الحل الأمثل.
هناك ضغط ضمني لتبني منصة إدارة، وهذا ليس مبرراً دائماً. تظل جداول البيانات المشتركة الخيار الأمثل عندما تكون المشاريع قليلة ومتشابهة، وعندما يتولى شخص واحد تنسيق كل شيء، وعندما تكون العملية مستقرة لفترة من الزمن، وعندما يتقن الفريق بالفعل استخدام جداول البيانات فقط.
المزايا حقيقية: فهو مجاني، وسهل التعلم، ويُصدّر البيانات مباشرةً، ويتوافق مع جميع الأجهزة. لكن ما ينقص برنامج الجداول الإلكترونية هو التنبيهات، وتسجيل التغييرات، ومنع شخصين من الكتابة فوق بيانات بعضهما البعض - وعندما تبدأ هذه العيوب الثلاثة بالتأثير سلبًا، يصبح تغيير الأدوات أمرًا مجديًا.
الاختبار نزيه ومباشر: إذا لم تستطع تحديد المشكلة الملموسة التي ستحلها المنصة، فهي غير ضرورية بعد. التبني المبكر يخلق أعمال صيانة دون تقديم أي فائدة.
من يملك الحساب؟ وماذا يحدث عندما يقوم شخص ما بتسجيل الخروج؟
غالبًا ما تُكتشف هذه المشكلة بعد فوات الأوان. إذا تم إنشاء مساحة العمل باستخدام بريد إلكتروني شخصي لأحد الموظفين، فإن الحساب يصبح ملكًا له، ويصبح يوم مغادرته موعدًا محرجًا للتفاوض بشأن نقل الملكية. لذا، أنشئ مساحة العمل باستخدام عنوان الشركة منذ البداية، ويفضل أن يكون عنوانًا برمز المنطقة، وليس عنوانًا شخصيًا.
من المهم أيضًا فهم كيفية احتساب هذه المنصات للرسوم: غالبًا ما يكون ذلك لكل شخص لديه حساب نشط، إما شهريًا أو سنويًا. ويترتب على ذلك نتيجتان عمليتان: أولًا، لا يقتصر حذف أي مستخدم مغادر على مسألة الأمان فحسب، بل يتعلق أيضًا بالتكلفة؛ وثانيًا، عادةً ما تُثبّت أرخص خطة سنوية عدد المستخدمين، مما يُعيق عملية التوظيف والفصل على مدار العام.
أنشئ برنامجًا نصيًا قصيرًا لإيقاف التشغيل والتزم به دائمًا بنفس الطريقة: انقل المهام المفتوحة للشخص المغادر إلى شخص آخر، وانقل ملكية اللوحات التي أنشأها، وألغِ صلاحيات الوصول في نفس اليوم، وراجع عمليات التكامل المصرح بها مع حسابه، وأخلِص مقعده. إذا تم ذلك فورًا، فلن يستغرق الأمر سوى دقائق. أما إذا تم لاحقًا، فسيصبح الأمر أشبه بعملية تنقيب أثرية.
الاجتماع القصير حول اللوحة
لن تجبر الأداة وحدها أي شخص على النظر إلى عمل الآخرين. ما يحافظ على المشاركة هو اجتماع قصير ومنتظم، دائماً في نفس الوقت، مع فتح السبورة البيضاء على الشاشة - خمس عشرة دقيقة كافية، واجتماع طويل يركز على السبورة البيضاء هو علامة على أن السبورة البيضاء ليست محدثة.
- قم بالتمرير من اليمين إلى اليسار: ابدأ بما هو أقرب إلى الانتهاء، وليس بما بدأ للتو.
- تحدث عن بطاقات العمل، وليس عن الأشخاص. السؤال هو "ما الذي يعيق هذا؟"، وليس "ماذا فعلت بالأمس؟"“
- ضع علامة التسلل على البطاقة نفسها. وحدد من سيقوم بفتحها، مع تحديد التاريخ.
- لا تحاول حل المشكلة هناك. دوّن الملاحظات وناقشها لاحقاً، فقط مع المهتمين - هذا ما يجعل الاجتماع قصيراً.
- اختتم العمل بأرشفة ما تم إنجازه., ...حتى يبدأ جدول الأسبوع التالي بشكل نظيف.
مرة واحدة في الشهر، يجدر إلقاء نظرة أبطأ: مراجعة البطاقات غير النشطة، وحذف أي شيء لم يعد منطقياً، والتحقق مما إذا كانت الأعمدة لا تزال تصف بدقة كيفية سير العمل حالياً.
أسئلة شائعة لمن سيقومون بالتنفيذ
كم من الوقت يستغرق الفريق حتى يتبناه بشكل كامل؟
خصص بضعة أسابيع للتركيز على مشروع واحد فقط. إن الدليل على نجاح الفكرة ليس إنشاء الجميع لحسابات، بل هو أول مرة يرد فيها أحدهم بعبارة "موجود على اللوحة" بدلاً من تكرار المعلومات في المحادثة.
هل تحتاج إلى تدريب رسمي؟
جلسة قصيرة توضح سير العمل الفعلي للفريق أكثر فعالية من أي دليل إرشادي. فالنقص غالباً لا يكمن في معرفة كيفية النقر، بل في فهم معنى كل عمود ومتى يمكن نقل البطاقة.
ومن يرفض ارتداءه؟
في أغلب الأحيان، يُعدّ الرفض مؤشراً على أن الأداة تُكرّر العمل بدلاً من استبداله. تحقق مما إذا كان الشخص مُجبراً على إدخال البيانات في المخطط. إنها إعادة بث كل شيء على قناة أخرى - إذا كان الأمر كذلك، فهي محقة.
هل من الممكن ربطه بقسم المالية وقاعدة بيانات العملاء؟
عموماً، نعم، من خلال التكامل الجاهز أو الأتمتة بين الخدمات. من الأفضل البدء بدون ذلك: فإعداد التكامل قبل استقرار العملية غالباً ما يؤدي إلى أتمتة الخطأ بدلاً من أتمتة الحل الصحيح.
كيف تعرف متى يحين وقت تغيير المنصة؟
عندما يعيق قيد ما العمل بشكل متكرر وملحوظ - مثل عدم وجود ترابط بين الخطوات، أو غياب مجال أساسي، أو الوصول إلى حد الأتمتة كل أسبوع - فإن عدم الرضا العام عادة ما يشير إلى وجود مشكلة في المنهجية، وتغيير الأدوات لا يحل المشكلة.
الأسئلة الشائعة
ما هو أفضل تطبيق لإدارة المشاريع؟
استخدم Trello للفرق الصغيرة وسير العمل البسيط. استخدم Asana للمشاريع ذات المراحل المترابطة. استخدم monday.com للعمليات ذات الإجراءات المتكررة. استخدم ClickUp لتوحيد أدوات متعددة. استخدم Notion لتوثيق المهام أثناء العمل.
هل يوجد خيار مجاني؟
جميعها توفر خطة مجانية مع قيود على عدد المستخدمين أو المشاريع أو عمليات التشغيل الآلي. بالنسبة للفرق الصغيرة، عادةً ما تكون الخطة المجانية كافية لفترة طويلة.
هل يمكنني إدارة كل شيء من هاتفي المحمول؟
يمكنك تتبع الحالات والتعليق عليها وتحديثها وتلقي الإشعارات. أما إعداد هيكل المشروع وتكوين عمليات التشغيل الآلي وتحليل التقارير، فتظل مهاماً تتطلب شاشة كبيرة.
كيف تقنع الفريق باستخدامه؟
ابدأ بمشروع واحد فقط، واتفق على أن تكون تلك القناة هي المكان الوحيد لمناقشة الموضوع. لا يتم اعتماد أداة جديدة تتعايش مع أسلوب قديم.
خاتمة
الأداة المناسبة هي أبسطها التي تلبي احتياجاتك. ابدأ بـ Trello، ثم Asana عند ظهور تبعيات، ثم monday.com أو ClickUp مع نمو العمل، وأخيراً Notion عندما يصبح التوثيق جزءاً من العمل.
اختبر النظام من خلال مشروع تجريبي وفريق صغير قبل نقل جميع البيانات. غالبًا ما تتجاوز تكلفة نقل المنصة في منتصف مشروع قائم تكلفة حل المشكلة التي كان من المفترض أن تُحل.
اقرأ أيضًا
- تطبيقات الإدارة الزراعية: ما يجب تقييمه قبل اعتمادها
- تطبيق إدارة المناطق الريفية: ما يحلّه وما يتطلبه منك
- تطبيقات لتحسين منشورات وسائل التواصل الاجتماعي: التحرير والجدولة
- حظر المكالمات غير المرغوب فيها: التطبيقات والتسجيل في خدمة "عدم الإزعاج"
- ألعاب الهاتف المحمول التي تعمل بدون إنترنت: أفضل الألعاب للعب بدون إنترنت
- الاستماع إلى الموسيقى على هاتفك المحمول: أفضل 5 تطبيقات وباقاتها
