เคล็ดลับ

การบริหารโครงการ: แอปพลิเคชันที่ดีที่สุดและเหมาะสำหรับทีมประเภทใด

ใส่ โรดริโก โอลิเวร่า

31 มกราคม 2567 อัปเดตเมื่อ 18 มิถุนายน 2569 ใช้เวลาอ่าน 13 นาที

การเลือกใช้เครื่องมือบริหารจัดการโครงการนั้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับฟีเจอร์เพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะของงานด้วย ทีมงานสามคนที่มีสองโครงการต้องการเครื่องมือที่ใช้งานง่าย แต่โครงการที่มีความเกี่ยวโยงกัน มีกำหนดส่งงานที่ทับซ้อนกัน และต้องจัดการหลายด้านพร้อมกัน ต้องการซอฟต์แวร์อีกประเภทหนึ่ง การเลือกใช้เครื่องมือที่ไม่เหมาะสมกับงานที่ทำนั้น มีค่าใช้จ่ายมากกว่าการไม่ใช้เครื่องมือใดๆ เลย.

รายชื่อนี้แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่มีอยู่ในปัจจุบันใน เพลย์สโตร์ แอปนี้มีฟังก์ชันการทำงานบนระบบ Android พร้อมคะแนนและจำนวนรีวิวที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว และระบุว่าแต่ละตัวเลือกเหมาะสมกับทีมประเภทใด.

Trello — เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็กและขั้นตอนการทำงานที่ไม่ซับซ้อน

ได้รับคะแนน 4.5 จากรีวิวมากกว่า 120,000 ครั้ง ใช้แผนภูมิ รายการ และการ์ด และเป็นเครื่องมือที่ง่ายที่สุดในการสอนผู้ที่ไม่เคยใช้เครื่องมือแบบนี้มาก่อน ช่วยให้สามารถติดป้ายกำกับ กำหนดเวลา ตรวจสอบรายการ และมอบหมายความรับผิดชอบให้กับแต่ละการ์ดได้.

มันทำงานร่วมกับ Slack, Google Drive และเครื่องมืออื่นๆ อีกหลายอย่าง ใช้งานได้ดีมากกับโปรเจกต์ไม่กี่โครงการพร้อมกัน แต่ถ้ามากกว่านั้น มุมมองบอร์ดจะเริ่มซ่อนข้อมูลมากกว่าแสดงให้เห็น.

ใช้สำหรับ: ทีมที่มีสมาชิกไม่เกินสิบคน กระบวนการทำงานเป็นแบบเชิงเส้น โครงการมีส่วนประกอบย่อยน้อย.

Asana — เหมาะสำหรับโปรเจกต์ที่มีขั้นตอนเชื่อมโยงกัน

ได้รับคะแนน 4.6 และมีรีวิวประมาณ 45,000 ครั้ง โปรแกรมนี้ทำงานร่วมกับงานหลัก งานย่อย เป้าหมาย ตารางเวลา และความสัมพันธ์ระหว่างงานต่างๆ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถกำหนดได้ว่าขั้นตอนหนึ่งจะเริ่มต้นได้ก็ต่อเมื่ออีกขั้นตอนหนึ่งเสร็จสิ้นแล้วเท่านั้น และนี่คือสิ่งที่เปลี่ยนแปลงทุกอย่างในโครงการที่มีกำหนดเวลาที่จำกัด.

โปรแกรมนี้มีมุมมองแบบรายการ แบบกระดาน และแบบไทม์ไลน์ ซึ่งตอบโจทย์ผู้ที่มองงานในมุมมองที่แตกต่างกันภายในทีมเดียวกัน.

ใช้สำหรับ: ทีมงานขนาดกลาง โครงการที่มีหลายขั้นตอน และความจำเป็นในการติดตามกำหนดเวลา.

monday.com — สำหรับการดำเนินงานที่มีขั้นตอนมากมาย

ได้รับคะแนน 4.8 และมีรีวิวประมาณ 45,000 ครั้ง มีดีไซน์ที่สวยงามและปรับแต่งได้หลากหลาย: บอร์ดแบบกำหนดเอง ระบบอัตโนมัติ แดชบอร์ด และเทมเพลตสำเร็จรูปสำหรับด้านต่างๆ.

ความสามารถในการปรับแต่งได้เป็นจุดแข็ง แต่ต้นทุนก็สูงเช่นกัน: มันต้องการคนที่ทุ่มเทในการประกอบและบำรุงรักษาโครงสร้าง หากไม่มีเจ้าของ เครื่องมือนี้ก็จะกลายเป็นกองไม้ที่ถูกทิ้งร้าง.

ใช้สำหรับ: บริษัทที่มีกระบวนการทำงานซ้ำซากที่ควรนำระบบอัตโนมัติมาใช้ และมีผู้รับผิดชอบเครื่องมือดังกล่าว.

โฆษณา

ClickUp — ฟีเจอร์มากมายในที่เดียว

ได้รับคะแนน 4.2 และมีรีวิวประมาณ 21,000 ครั้ง แพลตฟอร์มนี้รวบรวมงาน เอกสาร เป้าหมาย กระดาน ไทม์ไลน์ และระบบอัตโนมัติไว้ในที่เดียว โดยมีเป้าหมายที่จะทดแทนเครื่องมือหลายอย่างพร้อมกัน.

ความครอบคลุมที่กว้างขวางนี้มีข้อเสีย และคะแนนที่ต่ำที่สุดในรายการก็ชี้ให้เห็นถึงเรื่องนี้: เส้นทางการเรียนรู้ยากกว่า และแอปพลิเคชันก็หนักกว่าของคู่แข่ง จึงควรทดสอบกับโครงการนำร่องก่อนที่จะย้ายการดำเนินงานทั้งหมด.

ใช้สำหรับ: ทีมที่ปัจจุบันใช้เครื่องมือที่แตกต่างกันสี่อย่างต้องการรวมเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน.

Notion — เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการเอกสารประกอบการใช้งาน

ได้รับคะแนน 4.8 และมีรีวิวมากกว่า 380,000 ครั้ง ไม่ใช่เครื่องมือบริหารจัดการโครงการในความหมายดั้งเดิม และสามารถใช้ทดแทนเครื่องมือบริหารจัดการโครงการในทีมขนาดเล็กได้ เพราะมันรวบรวมเอกสาร ฐานความรู้ และการติดตามงานไว้ในที่เดียว.

เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดเมื่อโครงการสร้างข้อความจำนวนมาก เช่น ข้อกำหนด รายงานการประชุม บันทึกการตัดสินใจ และทีมงานเหนื่อยกับการค้นหาข้อมูลในสามแหล่งที่แตกต่างกัน.

ใช้สำหรับ: ทีมงานขนาดเล็กและขนาดกลางที่ต้องการจัดการเอกสารและงานต่างๆ ในสภาพแวดล้อมเดียวกัน.

แก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับ Microsoft Project

Microsoft Project มักปรากฏอยู่ในรายชื่อโปรแกรมบริหารจัดการโครงการทุกรายการ และสิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ: เขาไม่มีแอปพลิเคชันสำหรับ Android. เป็นซอฟต์แวร์สำหรับเดสก์ท็อปและเว็บ สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ทางเลือกของ Microsoft คือ Planner ซึ่งต้องใช้การสมัครใช้งาน Microsoft 365 สำหรับองค์กร และมีขอบเขตการใช้งานที่จำกัดกว่ามาก.

หากต้องการแผนภูมิ Gantt บนมือถือ ปัจจุบัน Asana และ monday.com เป็นตัวเลือกที่เหมาะสม.

ก่อนที่จะใช้เครื่องมือ ต้องใช้วิธีก่อน

ไม่มีแพลตฟอร์มใดเลือกวิธีการให้คุณ และการใช้เครื่องมือที่ไม่มีวิธีการที่กำหนดไว้เป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้เลิกใช้ โดยส่วนใหญ่แล้วจะมีโมเดลอยู่สองแบบที่ครอบคลุมกรณีต่างๆ มากที่สุด.

โอ คัมบัง Kanban จัดระเบียบงานตามสถานะ—สิ่งที่ต้องทำ กำลังทำ เสร็จแล้ว—และมีประโยชน์เมื่อความต้องการเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องและคาดเดาไม่ได้ เช่น งานสนับสนุน งานการตลาด งานสร้างสรรค์ กฎที่ทำให้ Kanban ได้ผลคือการจำกัดจำนวนงานที่อยู่ในสถานะ "กำลังทำ" ในเวลาเดียวกัน หากไม่มีการจำกัดนี้ กระดาน Kanban จะกลายเป็นรายการที่ยุ่งเหยิงและไม่เป็นระเบียบ.

แบบจำลองโดย ขั้นตอนที่มีกำหนดเวลา เครื่องมือนี้จัดระเบียบงานตามลำดับความสัมพันธ์และวันที่ และมีประโยชน์เมื่อมีผลลัพธ์ที่กำหนดเป้าหมายไว้ชัดเจน เช่น โครงการ งานอีเวนต์ หรือการเปิดตัว ในกรณีนี้ การรู้ว่าอะไรเป็นอุปสรรคต่ออะไรนั้นสำคัญมาก และนั่นคือเหตุผลที่เครื่องมือที่มีตารางเวลาและความสัมพันธ์ระหว่างงานจึงมีความสำคัญ.

โฆษณา

เลือกแบบจำลองก่อน จากนั้นเลือกเครื่องมือที่สามารถใช้งานได้อย่างราบรื่นที่สุด.

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการติดตั้งใช้งาน

ย้ายข้อมูลทั้งหมดพร้อมกัน. การย้ายโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ 5 โครงการไปยังแพลตฟอร์มใหม่ในช่วงกลางไตรมาส ย่อมก่อให้เกิดความสับสนอย่างแน่นอน เริ่มต้นด้วยโครงการเดียวที่มีความสำคัญน้อยที่สุดก่อน.

รักษาใช้วิธีการเดิมควบคู่ไปด้วย. หากการตัดสินใจยังคงเกิดขึ้นภายในกลุ่มแชท เครื่องมือนี้ก็จะกลายเป็นเพียงบันทึกที่ไม่สมบูรณ์ และบันทึกที่ไม่สมบูรณ์นั้นแย่กว่าการไม่มีบันทึกเลย เพราะมันทำให้เกิดความรู้สึกว่าควบคุมสถานการณ์ได้แต่เพียงผิวเผิน.

ให้รายละเอียดมากเกินไปในตอนต้น. การเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเอง ระบบอัตโนมัติ และการติดป้ายกำกับมากเกินไปในสัปดาห์แรก จะเพิ่มต้นทุนการใช้งานและลดการยอมรับ ควรเพิ่มโครงสร้างเมื่อการขาดโครงสร้างกลายเป็นปัญหา.

ไม่มีบุคคลที่รับผิดชอบ. ต้องมีคนคอยจัดเก็บไฟล์ที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว ตรวจสอบงานที่ยังไม่ได้มอบหมาย และดูแลรักษามาตรฐาน หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ แพลตฟอร์มใดๆ ก็จะเสื่อมคุณภาพลงภายในไม่กี่เดือน.

สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม

ใครจะเป็นผู้ดูแลรักษาเครื่องมือนี้?. หากไม่มีผู้รับผิดชอบ แพลตฟอร์มใดๆ ก็จะเสื่อมประสิทธิภาพลงภายในสามเดือน
ถ้าทั้งทีมจะใช้มัน. เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ทีมครึ่งหนึ่งนำไปใช้ ทำให้เกิดแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องสองแหล่ง
ค่าใช้จ่ายต่อผู้ใช้. โดยปกติแล้วแพ็กเกจจะคิดค่าบริการต่อคนและขนาดจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
การเชื่อมต่อที่คุณใช้งานจริง, ไม่ใช่รายชื่อทั้งหมดจากเว็บไซต์
วิธีการส่งออกข้อมูล ถ้าวันหนึ่งคุณอยากจะจากไป แทบไม่มีใครถามเรื่องนี้เลย และนั่นคือสิ่งที่เจ็บปวดที่สุดในภายหลัง

แขกรับเชิญภายนอกรายการ: เขาเห็นอะไรกันแน่?

ลูกค้า ฟรีแลนซ์ และซัพพลายเออร์ต่างเข้ามาในโปรเจ็กต์อย่างต่อเนื่อง และนั่นคือจุดที่มักเกิดการรั่วไหลของข้อมูลบนแพลตฟอร์มเหล่านี้ ไม่ใช่เพราะความล้มเหลวของซอฟต์แวร์ แต่เป็นเพราะความประมาทเลินเล่อเกี่ยวกับการกำหนดระดับการเข้าถึง.

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจกลไกการทำงานก่อนที่จะเชิญใครสักคน ในเครื่องมือส่วนใหญ่ การเข้าถึงจะได้รับอนุญาตให้เข้าถึงพื้นที่ทั้งหมดหรือกระดานทั้งหมด ไม่ใช่แค่การ์ดที่เลือกไว้ ผู้ที่เข้ามามักจะเห็นประวัติทั้งหมดของกระดานนั้น รวมถึงความคิดเห็นเก่าๆ ไฟล์แนบ และการสนทนาภายในที่ไม่มีใครจำได้ว่าเคยมีอยู่ บางระบบมีโปรไฟล์ผู้เยี่ยมชมที่จำกัดการมองเห็นเฉพาะโครงการเดียว ในขณะที่บางระบบแยกแยะระหว่างผู้ที่แก้ไขและผู้ที่อ่านอย่างเดียวเท่านั้น.

มีสองแนวทางปฏิบัติที่สามารถแก้ไขปัญหาได้เกือบทุกอย่าง แนวทางแรกคือการสร้างบอร์ดแยกต่างหากสำหรับสิ่งที่แชร์ภายนอก แม้ว่าจะต้องใช้เวลาในการดูแลรักษาเพิ่มขึ้นเล็กน้อยก็ตาม แนวทางที่สองคือการปฏิบัติต่อลิงก์สาธารณะเสมือนเป็นสิ่งพิมพ์: บอร์ดที่แชร์ผ่านลิงก์แบบเปิดสามารถเข้าถึงได้โดยทุกคนที่ได้รับที่อยู่โดยไม่ต้องล็อกอิน และโดยปกติแล้วสามารถจัดทำดัชนีได้ หากมีตัวเลือกในการแชร์โดยการเชิญแบบระบุชื่อ ให้ใช้ตัวเลือกนั้น—ลิงก์แบบเปิดจะยังคงอยู่แม้หลังจากโครงการสิ้นสุดลงแล้ว.

ข้อมูลลูกค้าภายในเครื่องมือ

โดยธรรมชาติแล้ว บัตรโครงการจะรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล ที่อยู่จัดส่ง และสำเนาเอกสารที่แนบมา "เพื่อให้งานเสร็จลุล่วง" นี่คือการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล และกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไป (GDPR) มีผลบังคับใช้กับบริษัทของคุณ แม้ว่าจะเป็นบริษัทขนาดเล็กก็ตาม.

จากข้อนี้จึงมีข้อปฏิบัติที่จำเป็นสามประการ ได้แก่ จำเป็นต้องมี วัตถุประสงค์ — เก็บเฉพาะไฟล์ที่โครงการต้องการจริงๆ เท่านั้น ไม่ใช่ทุกอย่างที่ลูกค้าส่งมา จำเป็นต้องจำกัดจำนวนไฟล์ ใครเป็นผู้เข้าถึง, นี่หมายความว่าไม่ควรปล่อยให้ทีมทั้งหมดทำงานภายใต้กรอบที่มีเอกสารจากบุคคลภายนอก และจำเป็นต้องกำหนด... ภาคเรียนเมื่อสัญญาถูกยกเลิก ข้อมูลเหล่านั้นจะต้องถูกจัดเก็บในรูปแบบที่มีการจำกัดการเข้าถึง หรือลบทิ้ง ไม่ใช่ถูกปล่อยทิ้งไว้ในที่ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้.

กฎง่ายๆ ข้อหนึ่งยังคงใช้ได้เสมอ นั่นคือ รหัสผ่าน รหัสเข้าใช้งาน และข้อมูลประจำตัวของลูกค้า ไม่ควรนำไปใส่ไว้ในบัตร ข้อความแสดงความคิดเห็น หรือคำอธิบายงาน ข้อมูลประเภทนี้ควรเก็บไว้ในตู้เก็บรหัสผ่านที่มีการควบคุมการแชร์ ซึ่งสามารถเพิกถอนการเข้าถึงได้โดยไม่ต้องลบประวัติโครงการ.

ต้องวัดอะไรบ้างจึงจะรู้ว่าเครื่องมือนี้มีประโยชน์หรือไม่

การนำแพลตฟอร์มมาใช้โดยไม่เคยพิจารณาข้อมูลที่มันสร้างขึ้น เท่ากับเป็นการเสียโอกาสในส่วนที่มีประโยชน์ที่สุดไป คุณไม่จำเป็นต้องมีรายงานที่ซับซ้อน เพียงแค่ตัวเลขสี่ตัวก็อธิบายเกือบทุกอย่างเกี่ยวกับสุขภาพของการดำเนินงานได้แล้ว.

มีงานกี่งานที่กำลังดำเนินการอยู่พร้อมกัน?. ถ้าตัวเลขมากกว่าจำนวนคน ทีมงานก็จะเปลี่ยนหัวข้อสนทนาทั้งวันและส่งมอบงานได้ช้าลง
แต่ละงานติดอยู่ในสถานะเดิมมานานแค่ไหนแล้ว?. บัตรเครดิตที่ไม่มีการใช้งานเป็นเวลาสองสัปดาห์ มักบ่งชี้ถึงการพึ่งพาแหล่งเงินกู้ภายนอกที่ไม่มีใครมาทวงหนี้
กรอบเวลาที่คาดการณ์ไว้เทียบกับกรอบเวลาจริง. การทำผิดพลาดเป็นเรื่องปกติ การทำผิดพลาดซ้ำๆ ในทิศทางเดิมจะให้ข้อมูลที่มีค่าและช่วยให้คุณแก้ไขการประมาณการของคุณในครั้งต่อไปได้
งานส่วนใหญ่เป็นการทำงานซ้ำซ้อนมากแค่ไหน?. งานที่เปลี่ยนสถานะจาก "เสร็จแล้ว" เป็น "กำลังทำ" บ่งชี้ว่าข้อตกลงที่เขียนไว้ตั้งแต่แรกนั้นไม่ดี ไม่ใช่เพราะความไม่ชำนาญในตอนท้าย

ทั้งหมดนี้ไม่จำเป็นต้องใช้แผนแบบเสียเงิน คุณสามารถตรวจสอบได้ด้วยการดูบอร์ดรายสัปดาห์ และเพียงแค่การดูบอร์ดก็สามารถเปลี่ยนพฤติกรรมของทีมได้แล้ว ซึ่งท้ายที่สุดแล้วนี่คือเหตุผลหลักที่เครื่องมือนี้ถูกสร้างขึ้นมา.

เมื่อสเปรดชีตยังคงเป็นคำตอบที่ถูกต้อง

มีความกดดันโดยปริยายให้ใช้แพลตฟอร์มการจัดการ ซึ่งไม่ใช่เรื่องที่สมเหตุสมผลเสมอไป การใช้สเปรดชีตร่วมกันยังคงเป็นทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดเมื่อมีโครงการไม่มากและคล้ายคลึงกัน เมื่อมีคนเพียงคนเดียวที่ประสานงานทุกอย่าง เมื่อกระบวนการมีความเสถียรมาระยะหนึ่งแล้ว และเมื่อทีมมีความเชี่ยวชาญในการใช้สเปรดชีตอยู่แล้วและไม่เชี่ยวชาญอย่างอื่น.

ข้อดีนั้นมีอยู่จริง: มันไม่เสียค่าใช้จ่าย ไม่ต้องเรียนรู้วิธีใช้งาน ส่งออกข้อมูลได้โดยตรง และใช้งานได้บนทุกอุปกรณ์ แต่สิ่งที่สเปรดชีตทำไม่ได้คือ การแจ้งเตือน การบันทึกว่าใครเปลี่ยนแปลงอะไร และการป้องกันไม่ให้คนสองคนเขียนทับข้อมูลกัน—และเมื่อใดที่ข้อบกพร่องทั้งสามข้อนี้เริ่มส่งผลเสีย การเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมอื่นจึงคุ้มค่า.

การทดสอบนี้ซื่อตรงและตรงไปตรงมา: หากคุณไม่สามารถระบุปัญหาที่เป็นรูปธรรมที่แพลตฟอร์มจะแก้ไขได้ แพลตฟอร์มนั้นก็ยังไม่จำเป็นในตอนนี้ การนำมาใช้ก่อนเวลาอันควรจะสร้างภาระงานบำรุงรักษาโดยไม่ให้ผลตอบแทนใดๆ.

ใครเป็นเจ้าของบัญชี และจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีคนออกจากระบบ?

ปัญหานี้มักถูกค้นพบด้วยวิธีที่ยากลำบาก หากสร้างพื้นที่ทำงานโดยใช้อีเมลส่วนตัวของพนักงาน บัญชีนั้นก็จะเป็นของพวกเขา และวันที่พวกเขาลาออกก็จะกลายเป็นการเจรจาที่ยุ่งยากเกี่ยวกับการโอนกรรมสิทธิ์ ดังนั้น ควรสร้างพื้นที่ทำงานด้วยที่อยู่อีเมลของบริษัทตั้งแต่แรก โดยควรใช้ที่อยู่อีเมลที่มีรหัสพื้นที่ ไม่ใช่ที่อยู่อีเมลส่วนตัว.

สิ่งสำคัญอีกอย่างคือการทำความเข้าใจวิธีการคิดค่าบริการของแพลตฟอร์มเหล่านี้: โดยส่วนใหญ่มักคิดค่าบริการต่อคนที่มีการใช้งานอยู่จริง ในรูปแบบรายเดือนหรือรายปี ซึ่งมีผลกระทบในทางปฏิบัติสองประการ คือ การลบคนที่ออกจากระบบไปแล้วนั้น ไม่ใช่แค่เรื่องความปลอดภัย แต่ยังเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายด้วย และแพ็กเกจรายปีที่ถูกที่สุดมักจะจำกัดจำนวนผู้ใช้งาน ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อผู้ที่ต้องการจ้างหรือเลิกจ้างพนักงานตลอดทั้งปี.

สร้างสคริปต์ปิดระบบสั้นๆ และปฏิบัติตามขั้นตอนเดียวกันเสมอ: โอนงานที่ค้างอยู่ของบุคคลที่กำลังจะออกจากระบบไปยังบุคคลอื่น โอนกรรมสิทธิ์ของบอร์ดที่พวกเขาสร้างขึ้น เพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึงในวันเดียวกัน ตรวจสอบการเชื่อมต่อที่ได้รับอนุญาตกับบัญชีของพวกเขา และคืนที่นั่งให้พวกเขา หากทำทันทีจะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที แต่หากทำในภายหลังจะกลายเป็นเรื่องยุ่งยากเหมือนการขุดค้นทางโบราณคดี.

การประชุมสั้นๆ เกี่ยวกับภาพวาด

เครื่องมืออย่างเดียวไม่ทำให้ใครสนใจงานของคนอื่น สิ่งที่จะช่วยให้เกิดการมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่องคือการประชุมสั้นๆ ที่คาดการณ์ได้ จัดขึ้นในเวลาเดียวกันเสมอ โดยเปิดกระดานไวท์บอร์ดไว้บนหน้าจอ—สิบห้านาทีก็เพียงพอแล้ว และการประชุมที่ยืดเยื้อโดยเน้นที่กระดานไวท์บอร์ดเป็นสัญญาณว่ากระดานไวท์บอร์ดนั้นล้าสมัยแล้ว.

เลื่อนจากขวาไปซ้าย: เริ่มจากสิ่งที่ใกล้เสร็จสมบูรณ์ที่สุดก่อน ไม่ใช่สิ่งที่เพิ่งเริ่มต้น
พูดถึงนามบัตร ไม่ใช่พูดถึงคน. คำถามคือ "อะไรที่ทำให้เรื่องนี้ล่าช้า?" ไม่ใช่ "เมื่อวานคุณทำอะไร?"“
ทำเครื่องหมายล้ำหน้าบนใบใบเหลืองหรือใบแดงโดยตรง และระบุว่าใครจะเป็นผู้ปลดล็อก พร้อมระบุวันที่ด้วย
อย่าแก้ปัญหาตรงนั้น. จดบันทึกและนำมาอภิปรายกันในภายหลัง เฉพาะกับผู้ที่สนใจเท่านั้น — วิธีนี้จะช่วยให้การประชุมใช้เวลาน้อยลง
ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดเก็บสิ่งที่ทำเสร็จแล้วไว้ในไฟล์เก็บถาวร, ...เพื่อให้ตารางงานในสัปดาห์ถัดไปเริ่มต้นได้อย่างราบรื่น

ควรใช้เวลาสักเดือนละครั้งในการตรวจสอบอย่างละเอียด: ทบทวนการ์ดที่ไม่ได้ใช้งาน ลบสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องแล้ว และตรวจสอบว่าคอลัมน์ต่างๆ ยังคงอธิบายวิธีการทำงานในปัจจุบันได้อย่างถูกต้องหรือไม่.

คำถามทั่วไปสำหรับผู้ที่จะนำไปใช้งาน

ทีมจะใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะนำไปใช้ได้อย่างแท้จริง?

ใช้เวลาสักสองสามสัปดาห์มุ่งเน้นไปที่โครงการเดียว สัญญาณที่บ่งบอกว่ามันได้รับความนิยมไม่ใช่การที่ทุกคนสร้างบัญชี แต่เป็นการที่ใครสักคนตอบว่า "มันอยู่ในกระดานแล้ว" แทนที่จะพูดซ้ำข้อมูลนั้นในบทสนทนา.

คุณจำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการหรือไม่?

การสาธิตขั้นตอนการทำงานจริงของทีมในระยะเวลาสั้นๆ นั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าคู่มือใดๆ สิ่งที่มักขาดไปไม่ใช่การรู้วิธีคลิก แต่เป็นการเข้าใจความหมายของแต่ละคอลัมน์และเมื่อใดจึงจะสามารถย้ายการ์ดได้.

แล้วใครเล่าจะไม่ยอมสวมมัน?

โดยส่วนใหญ่แล้ว การปฏิเสธเป็นสัญญาณบ่งบอกว่าเครื่องมือดังกล่าวทำงานซ้ำซ้อนแทนที่จะทดแทนงานเดิม ตรวจสอบดูว่าบุคคลนั้นถูกบังคับให้ป้อนข้อมูลลงในแผนภูมิหรือไม่ มันคือ ถ้าเป็นอย่างนั้นจริง เธอก็พูดถูกแล้วที่นำทุกอย่างมาออกอากาศซ้ำทางช่องอื่น.

สามารถเชื่อมต่อระบบนี้กับแผนกการเงินและฐานข้อมูลลูกค้าได้หรือไม่?

โดยทั่วไปแล้วใช่ครับ ผ่านการผสานรวมหรือระบบอัตโนมัติที่เตรียมไว้แล้วระหว่างบริการต่างๆ ควรเริ่มต้นโดยไม่ต้องใช้สิ่งเหล่านั้นก่อน เพราะการตั้งค่าการผสานรวมก่อนที่กระบวนการจะเสถียร มักจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดแทนที่จะเป็นวิธีแก้ไข.

คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าถึงเวลาเปลี่ยนแพลตฟอร์มแล้ว?

เมื่อข้อจำกัดขัดขวางการทำงานซ้ำๆ อย่างเห็นได้ชัด เช่น การขาดความเชื่อมโยงระหว่างขั้นตอน การขาดฟิลด์ที่จำเป็น หรือถึงขีดจำกัดของระบบอัตโนมัติทุกสัปดาห์ ความไม่พอใจโดยทั่วไปมักบ่งชี้ถึงปัญหาของวิธีการทำงาน และการเปลี่ยนเครื่องมือไม่ได้แก้ไขวิธีการนั้น.

คำถามที่พบบ่อย

แอปพลิเคชันบริหารจัดการโครงการที่ดีที่สุดคืออะไร?

สำหรับทีมขนาดเล็กและขั้นตอนการทำงานที่ไม่ซับซ้อน ให้ใช้ Trello สำหรับโครงการที่มีขั้นตอนซับซ้อน ให้ใช้ Asana สำหรับการดำเนินงานที่มีกระบวนการซ้ำๆ ให้ใช้ monday.com หากต้องการรวมเครื่องมือหลายอย่างเข้าด้วยกัน ให้ใช้ ClickUp สำหรับการบันทึกงานควบคู่ไปกับการทำงาน ให้ใช้ Notion.

มีตัวเลือกฟรีไหม?

พวกเขาทั้งหมดมีแผนบริการฟรีที่มีข้อจำกัดด้านจำนวนผู้ใช้ โครงการ หรือระบบอัตโนมัติ สำหรับทีมขนาดเล็ก แผนบริการฟรีมักจะเพียงพอสำหรับการใช้งานในระยะยาว.

ฉันสามารถจัดการทุกอย่างผ่านโทรศัพท์มือถือได้หรือไม่?

คุณสามารถติดตาม แสดงความคิดเห็น อัปเดตสถานะ และรับการแจ้งเตือนได้ แต่การตั้งค่าโครงสร้างโครงการ การกำหนดค่าระบบอัตโนมัติ และการวิเคราะห์รายงานยังคงเป็นงานที่ต้องทำบนหน้าจอขนาดใหญ่.

คุณจะโน้มน้าวให้ทีมใช้งานมันได้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยโครงการเดียวและตกลงกันว่าช่องทางนั้นจะเป็นช่องทางเดียวที่ใช้ในการพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนั้น เครื่องมือใหม่ที่ใช้งานควบคู่ไปกับวิธีการเก่าจะไม่ได้รับการยอมรับ.

บทสรุป

เครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดคือเครื่องมือที่ใช้งานง่ายที่สุดและตรงกับความต้องการของคุณ เริ่มต้นด้วย Trello เมื่อมีงานที่ต้องพึ่งพาเพิ่มเติมก็ใช้ Asana เมื่อการดำเนินงานเติบโตขึ้นก็ใช้ monday.com หรือ ClickUp และสุดท้ายเมื่อการจัดทำเอกสารกลายเป็นส่วนหนึ่งของงานก็ใช้ Notion.

ทดสอบด้วยโครงการนำร่องและทีมขนาดเล็กก่อนที่จะย้ายทุกอย่าง การย้ายแพลตฟอร์มในระหว่างโครงการที่กำลังดำเนินอยู่มักจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่าปัญหาที่ตั้งใจจะแก้ไขเสียอีก.