திட்ட மேலாண்மை: சிறந்த செயலிகள் மற்றும் அவை எந்தக் குழுவிற்குப் பொருத்தமானவை

வை ரோட்ரிகோ ஒலிவேரா

டிசம்பர் 31, 2024 புதுப்பிக்கப்பட்டது ஜூன் 18, 2026 13 நிமிட வாசிப்பு

ஒரு திட்ட மேலாண்மைக் கருவியைத் தேர்ந்தெடுப்பது என்பது அதன் அம்சங்களை விட, செய்யப்படும் வேலையின் அளவு மற்றும் வகையைப் பொறுத்தே அமைகிறது. இரண்டு திட்டங்களைக் கொண்ட மூன்று பேர் கொண்ட குழுவிற்கு எளிமையான ஒன்று தேவைப்படும்; ஆனால், சார்புநிலைகள், ஒன்றுடன் ஒன்று மேலெழும் காலக்கெடுக்கள் மற்றும் பல முனைகளைக் கொண்ட ஒரு செயல்பாட்டிற்கு வேறு வகையான மென்பொருள் தேவைப்படும். தவறான கருவியைப் பயன்படுத்துவதால் ஏற்படும் செலவை விட, எதையும் பயன்படுத்தாமல் இருப்பதே அதிக செலவாகும்.

இந்தப் பட்டியல் இன்று என்னென்ன இருக்கின்றன என்பதைக் காட்டுகிறது. பிளே ஸ்டோர் இது, சரிபார்க்கப்பட்ட மதிப்பீடுகள் மற்றும் விமர்சனங்களின் எண்ணிக்கையுடன் கூடிய ஒரு செயல்பாட்டு ஆண்ட்ராய்டு செயலியை கொண்டுள்ளது, மேலும் ஒவ்வொரு தேர்வும் எந்த வகையான அணிக்குப் பொருந்தும் என்பதையும் குறிப்பிடுகிறது.

ட்ரெல்லோ — சிறிய குழுக்கள் மற்றும் எளிய பணிப்பாய்வுகளுக்கு

120,000-க்கும் மேற்பட்ட மதிப்புரைகளுடன் 4.5 என மதிப்பிடப்பட்டுள்ளது. விளக்கப்படங்கள், பட்டியல்கள் மற்றும் அட்டைகளைப் பயன்படுத்துகிறது, மேலும் இது போன்ற எதையும் இதுவரை பயன்படுத்தாத ஒருவருக்குக் கற்பிக்க இதுவே மிகவும் எளிதான கருவியாகும். இது பெயர்ப்பலகைகள், காலக்கெடுக்கள், சரிபார்ப்புப் பட்டியல்கள் மற்றும் ஒவ்வொரு அட்டைக்கும் பொறுப்பை ஒதுக்குவதற்கும் அனுமதிக்கிறது.

இது ஸ்லாக், கூகிள் டிரைவ் மற்றும் பல பிற கருவிகளுடன் ஒருங்கிணைக்கிறது. ஒரே நேரத்தில் சில திட்டங்களுடன் இது மிகவும் நன்றாகச் செயல்படுகிறது; அதற்கு மேல், போர்டு காட்சி காட்டுவதை விட அதிகமாக மறைக்கத் தொடங்குகிறது.

இது பின்வருவனவற்றிற்குப் பயன்படுத்தப்படுகிறது: பத்து பேர் வரையிலான குழுக்கள், நேர்கோட்டுப் பணிப்பாய்வு, குறைவான சார்புநிலைகளைக் கொண்ட திட்டங்கள்.

அசானா — ஒன்றோடொன்று இணைக்கப்பட்ட கட்டங்களைக் கொண்ட திட்டப்பணிகளுக்கானது.

4.6 என மதிப்பிடப்பட்டு, ஏறக்குறைய 45,000 மதிப்புரைகளைக் கொண்டுள்ளது. இது பணிகள், துணைப் பணிகள், இலக்குகள், கால அட்டவணைகள் மற்றும் சார்புநிலைகளுடன் செயல்படுகிறது—அதாவது, ஒரு படிநிலை முடிந்த பின்னரே மற்றொன்று தொடங்கும் என்று குறிப்பிடுவதற்கு இது உங்களை அனுமதிக்கிறது, மேலும் இறுக்கமான காலக்கெடுவைக் கொண்ட திட்டங்களில் இது எல்லாவற்றையும் மாற்றிவிடுகிறது.

ஒரே குழுவிற்குள் வேலையை வெவ்வேறு விதங்களில் பார்க்கும் நபர்களுக்கு ஏற்றவாறு, இது பட்டியல், பலகை மற்றும் காலவரிசைக் காட்சிகளை வழங்குகிறது.

இது பின்வருவனவற்றிற்குப் பயன்படுத்தப்படுகிறது: நடுத்தர அளவிலான குழுக்கள், சார்பு நிலைகளைக் கொண்ட திட்டங்கள், மற்றும் காலக்கெடுவைக் கண்காணிக்க வேண்டிய தேவை.

monday.com — பல செயல்முறைகளைக் கொண்ட செயல்பாடுகளுக்கு

4.8 என மதிப்பிடப்பட்டு, ஏறத்தாழ 45,000 மதிப்புரைகளைக் கொண்டுள்ளது. இது அதிக காட்சித்தன்மை மற்றும் அதிக உள்ளமைவு வசதிகளைக் கொண்டது: தனிப்பயன் பலகைகள், தானியக்கங்கள், டாஷ்போர்டுகள் மற்றும் பல்வேறு பகுதிகளுக்கான ஆயத்த வார்ப்புருக்கள் இதில் உள்ளன.

விரும்பியபடி மாற்றியமைக்கும் வசதி இதன் பலம், ஆனால் அதற்கான செலவும் அதிகம்: இதன் கட்டமைப்பை ஒன்றுசேர்ப்பதற்கும் பராமரிப்பதற்கும் அர்ப்பணிப்புள்ள ஒருவர் தேவை. அந்த உரிமையாளர் இல்லாமல், இந்தக் கருவி கைவிடப்பட்ட பலகைகளின் குவியலாக மாறிவிடும்.

இது பின்வருவனவற்றிற்குப் பயன்படுத்தப்படுகிறது: தானியக்கமாக்குவதற்குத் தகுதியான, திரும்பத் திரும்பச் செய்யப்படும் செயல்முறைகளைக் கொண்ட நிறுவனங்கள், மற்றும் அந்தக் கருவிக்குப் பொறுப்பான ஒருவர்.

கிளிக்அப் — பல அம்சங்கள் ஒரே இடத்தில்.

4.2 என மதிப்பிடப்பட்டு, ஏறக்குறைய 21,000 மதிப்புரைகளைக் கொண்டுள்ளது. இது பணிகள், ஆவணங்கள், இலக்குகள், பலகைகள், காலவரிசைகள் மற்றும் தானியக்கங்களை ஒரே தளத்தில் ஒன்றிணைத்து, ஒரே நேரத்தில் பல கருவிகளுக்கு மாற்றாக அமைகிறது.

இந்த விரிவான அணுகுமுறைக்கு ஒரு குறைபாடும் உண்டு, பட்டியலில் உள்ள மிகக் குறைந்த மதிப்பெண் அதையே சுட்டிக்காட்டுகிறது: இதன் போட்டியாளர்களின் பயன்பாடுகளைக் காட்டிலும், இதைக் கற்றுக்கொள்வது கடினமானது மற்றும் இதன் செயலியும் அதிக சுமையுடையது. முழு செயல்பாட்டையும் மாற்றுவதற்கு முன்பு, ஒரு முன்னோட்டத் திட்டத்தின் மூலம் சோதித்துப் பார்ப்பது நல்லது.

இது பின்வருவனவற்றிற்குப் பயன்படுத்தப்படுகிறது: தற்போது நான்கு வெவ்வேறு கருவிகளைப் பயன்படுத்தும் அணிகள் அவற்றை ஒருங்கிணைக்க விரும்புகின்றன.

கருத்து — அதனுடன் ஆவணங்களும் தேவைப்படுபவர்களுக்கானது.

4.8 என மதிப்பிடப்பட்டு, 380,000-க்கும் மேற்பட்ட மதிப்புரைகளைக் கொண்டுள்ளது. இது வழக்கமான திட்ட மேலாண்மைக் கருவி அல்ல, மேலும் பல சிறிய குழுக்களில் இது ஒரு வழக்கமான கருவிக்கு மாற்றாக அமைகிறது: இது ஆவணப்படுத்தல், அறிவுத் தளம் மற்றும் பணிக் கண்காணிப்பு ஆகியவற்றை ஒரே இடத்தில் ஒன்றிணைக்கிறது.

ஒரு திட்டப்பணியானது விவரக்குறிப்புகள், கூட்டக் குறிப்புகள், பதிவுசெய்யப்பட்ட முடிவுகள் போன்ற ஏராளமான உரைகளை உருவாக்கும்போதும், மூன்று வெவ்வேறு இடங்களில் தகவல்களைத் தேடி குழுவினர் சோர்வடையும்போதும் இதுவே சிறந்த தேர்வாகும்.

இது பின்வருவனவற்றிற்குப் பயன்படுத்தப்படுகிறது: ஆவணப்படுத்தல் மற்றும் பணிகளை ஒரே சூழலில் கையாள வேண்டிய சிறிய மற்றும் நடுத்தர அளவிலான குழுக்கள்.

மைக்ரோசாப்ட் ப்ராஜெக்ட் தொடர்பான ஒரு திருத்தம்

ஒவ்வொரு திட்ட மேலாண்மைப் பட்டியலிலும் மைக்ரோசாஃப்ட் ப்ராஜெக்ட் இடம்பெறுகிறது, மேலும் இதைக் கவனத்தில் கொள்வது முக்கியம்: அவரிடம் ஆண்ட்ராய்டு செயலி இல்லை.. இது டெஸ்க்டாப் மற்றும் இணைய மென்பொருளாகும். மொபைலில், மைக்ரோசாஃப்ட்டின் மாற்று மென்பொருளான பிளானருக்கு மைக்ரோசாஃப்ட் 365 கார்ப்பரேட் சந்தா தேவைப்படுகிறது, மேலும் அதன் பயன்பாட்டு வரம்பும் மிகவும் குறைவானது.

மொபைலில் கேன்ட் விளக்கப்படம் தேவை என்றால், அஸானா மற்றும் monday.com ஆகியவை இன்று நடைமுறைக்கு ஏற்ற தேர்வுகளாக உள்ளன.

கருவிக்கு முன், முறை

இந்தத் தளங்களில் எதுவும் உங்களுக்கான வழிமுறையைத் தேர்ந்தெடுப்பதில்லை, மேலும் வரையறுக்கப்பட்ட வழிமுறை இல்லாத ஒரு கருவியைப் பயன்படுத்துவதே கைவிடுதலுக்கான மிகவும் பொதுவான காரணமாகும். இரண்டு மாதிரிகள் பெரும்பாலான சூழல்களைக் கையாளுகின்றன.

O கான்பன் கன்பான், செய்ய வேண்டியவை, செய்து கொண்டிருப்பவை, செய்து முடிக்கப்பட்டவை என வேலைகளை அவற்றின் நிலைக்கேற்ப ஒழுங்கமைக்கிறது. ஆதரவு, சந்தைப்படுத்தல், உருவாக்கம் போன்ற தேவைகள் தொடர்ச்சியாகவும் கணிக்க முடியாத வகையிலும் வரும்போது இது பயனுள்ளதாக இருக்கிறது. ஒரே நேரத்தில் 'செய்து கொண்டிருக்கும்' நிலையில் இருக்கும் பணிகளின் எண்ணிக்கையைக் கட்டுப்படுத்துவதே கன்பானை செயல்பட வைக்கும் விதியாகும். இந்தக் கட்டுப்பாடு இல்லாமல் போனால், அந்தப் பலகை ஒரு ஒழுங்கற்ற, நிலையான பட்டியலாக மாறிவிடும்.

மாதிரி மூலம் காலக்கெடுவுடன் கூடிய நிலைகள் இது சார்புநிலை மற்றும் தேதியின் அடிப்படையில் பணிகளை ஒழுங்கமைக்கிறது, மேலும் திட்டம், நிகழ்வு, வெளியீடு போன்ற வரையறுக்கப்பட்ட மைல்கல்லைக் கொண்ட ஒரு பணி இருக்கும்போது இது பயனுள்ளதாக இருக்கும். இங்கே, எது எதைத் தாமதப்படுத்துகிறது என்பதை அறிவது முக்கியம், அதனால்தான் கால அட்டவணைகள் மற்றும் சார்புநிலைகளைக் கொண்ட கருவிகள் ஒரு மாற்றத்தை ஏற்படுத்துகின்றன.

முதலில் மாதிரியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பிறகு, அதை மிகக் குறைந்த சிரமத்துடன் செயல்படுத்தும் கருவியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

செயல்படுத்தலில் மிகவும் பொதுவான தவறுகள்

அனைத்தையும் ஒரே நேரத்தில் இடம்பெயரச் செய்யவும். காலாண்டின் நடுவில் ஐந்து செயலில் உள்ள திட்டங்களை ஒரு புதிய தளத்திற்கு மாற்றுவது குழப்பத்தை ஏற்படுத்துவது உறுதி. அவற்றில் மிகக் குறைந்த முக்கியத்துவம் வாய்ந்த ஒன்றிலிருந்து தொடங்குங்கள்.

பழைய முறையை இணையாகப் பராமரிக்கவும். செய்திப் பரிமாற்றக் குழுவிற்குள்ளேயே முடிவுகள் தொடர்ந்து எடுக்கப்பட்டால், அந்தக் கருவி வெறும் ஒரு முழுமையற்ற பதிவாகிவிடும்—மேலும், ஒரு முழுமையற்ற பதிவு என்பது பதிவேடே இல்லாததை விட மோசமானது, ஏனெனில் அது ஒரு தவறான கட்டுப்பாட்டு உணர்வைத் தருகிறது.

ஆரம்பத்தில் அதிகப்படியான விவரங்கள். முதல் வாரத்தில் தனிப்பயன் புலங்கள், தானியக்கங்கள் மற்றும் அதிகப்படியான குறியிடல் ஆகியவை பயன்பாட்டுச் செலவுகளை அதிகரித்து, பயன்பாட்டை ஏற்றுக்கொள்வதைக் குறைக்கின்றன. கட்டமைப்பு இல்லாதது ஒரு பிரச்சனையாக மாறும் போது அதைச் சேர்க்கவும்.

பொறுப்பான நபர் இல்லாதிருத்தல். பயன்படுத்தப்படாத கோப்புகளைக் காப்பகப்படுத்தவும், ஒதுக்கப்படாத பணிகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும், தரநிலைகளைப் பராமரிக்கவும் ஒருவர் தேவைப்படுகிறார். இது இல்லாமல், எந்தவொரு தளமும் சில மாதங்களிலேயே தரம் குறைந்துவிடும்.

தத்தெடுப்பதற்கு முன் கருத்தில் கொள்ள வேண்டியவை

இந்தக் கருவியை யார் பராமரிப்பார்கள்?. பொறுப்பில் யாரும் இல்லாவிட்டால், எந்தவொரு தளமும் மூன்று மாதங்களில் செயலிழந்துவிடும்.
முழு அணியும் அதைப் பயன்படுத்தப் போகிறது என்றால். அணியில் பாதிப் பேரால் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட கூட்டுச் செயல்முறைக் கருவி, இரண்டு உண்மை ஆதாரங்களை உருவாக்குகிறது.
ஒரு பயனருக்கான செலவு. திட்டங்களுக்குப் பொதுவாக ஒரு நபருக்கான கட்டணம் வசூலிக்கப்படுகிறது மற்றும் அவை விரைவாக விரிவடையும்.
நீங்கள் உண்மையில் பயன்படுத்தும் ஒருங்கிணைப்புகள், தளத்திலிருந்து பெறப்பட்ட முழுமையான பட்டியல் அல்ல
தரவை ஏற்றுமதி செய்வது எப்படி ஒருநாள் நீங்கள் விலகிச் செல்ல விரும்பினால், அதுபற்றி யாரும் கேட்பதே இல்லை. பின்னர் அதுதான் மிகவும் வேதனையளிக்கிறது.

நிகழ்ச்சியின் வெளி விருந்தினர்: அவர் உண்மையில் என்ன பார்க்கிறார்?

வாடிக்கையாளர்கள், ஃப்ரீலான்சர்கள் மற்றும் சப்ளையர்கள் தொடர்ந்து திட்டத்திற்குள் நுழைகிறார்கள், மேலும் இந்தத் தளங்களில் மிகவும் பொதுவான தரவு மீறல்கள் அங்குதான் நிகழ்கின்றன—மென்பொருள் செயலிழப்பால் அல்ல, மாறாக வழங்கப்படும் அணுகல் நிலை குறித்த கவனக்குறைவாலேயே இது நிகழ்கிறது.

ஒருவரை அழைப்பதற்கு முன், அதன் செயல்பாட்டு முறைகளைப் புரிந்துகொள்வது அவசியம். பெரும்பாலான கருவிகளில், தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட கார்டுகளுக்கு அல்லாமல், முழு இடத்திற்கோ அல்லது முழுப் பலகைக்கோ அணுகல் வழங்கப்படுகிறது. உள்ளே நுழைபவர்கள் பொதுவாக அந்தப் பலகையின் முழு வரலாற்றையும் பார்க்கிறார்கள்; அதில், யாரும் நினைவில் வைத்திருக்காத பழைய கருத்துகள், இணைப்புகள் மற்றும் உள்ளக விவாதங்கள் போன்றவையும் அடங்கும். சில அமைப்புகள், ஒரே ஒரு திட்டத்தை மட்டும் பார்க்கும் வகையில் விருந்தினர் சுயவிவரங்களை வழங்குகின்றன; மற்றவை, திருத்துபவர்களுக்கும் படிப்பவர்களுக்கும் இடையே மட்டுமே வேறுபடுத்திக் காட்டுகின்றன.

இரண்டு நடைமுறைகள் ஏறக்குறைய எல்லாவற்றையும் தீர்க்கின்றன. முதலாவது, வெளிப்புறமாகப் பகிரப்படுபவற்றுக்கென ஒரு தனிப் பலகையைப் பராமரிப்பது; இதற்குச் சற்று கூடுதல் பராமரிப்புப் பணி தேவைப்பட்டாலும் பரவாயில்லை. இரண்டாவது, ஒரு பொது இணைப்பை ஒரு வெளியீடாகக் கருதுவது: ஒரு திறந்த இணைப்பு வழியாகப் பகிரப்பட்ட பலகையை, அதன் முகவரியைப் பெறும் எவரும் உள்நுழையாமலேயே அணுகலாம், மேலும் அது பொதுவாக அட்டவணைப்படுத்தக்கூடியதாகவும் இருக்கும். பெயரிடப்பட்ட அழைப்பின் மூலம் பகிர ஒரு வாய்ப்பு இருந்தால், அதைப் பயன்படுத்துங்கள்—திட்டம் முடிந்த பின்னரும் அந்தத் தனி இணைப்பு நீண்ட காலம் நிலைத்திருக்கும்.

கருவிக்குள் உள்ள வாடிக்கையாளர் தரவு

ஒரு திட்ட அட்டையில் பெயர், தொலைபேசி எண், மின்னஞ்சல், விநியோக முகவரி, 'வேலைகளை முடிப்பதற்காக' இணைக்கப்பட்ட ஒரு ஆவணத்தின் நகல் போன்ற தனிப்பட்ட தகவல்கள் இயல்பாகவே சேகரிக்கப்படுகின்றன. இது தனிப்பட்ட தரவுகளைப் பதப்படுத்துதல் ஆகும், மேலும் உங்கள் நிறுவனம் சிறியதாக இருந்தாலும் பொதுத் தரவுப் பாதுகாப்புச் சட்டம் அதற்குப் பொருந்தும்.

இதிலிருந்து மூன்று நடைமுறைத் தேவைகள் எழுகின்றன. இது அவசியமாக இருக்க வேண்டும். நோக்கம் திட்டத்திற்கு உண்மையிலேயே தேவைப்படுபவற்றை மட்டும் வைத்துக்கொள்ளுங்கள், வாடிக்கையாளர் அனுப்பிய அனைத்தையும் அல்ல. கோப்புகளைக் கட்டுப்படுத்துவது அவசியம். யார் அணுகுகிறார்கள், மூன்றாம் தரப்பு ஆவணங்களைக் கொண்ட ஒரு கட்டமைப்பிற்குள் முழு அணியையும் விட்டுவிடக்கூடாது என்பதே இதன் பொருள். மேலும் வரையறுப்பது அவசியம்... சொல்ஒப்பந்தம் முடிவுக்கு வந்தவுடன், அந்த ஆவணங்கள் அனைவருக்கும் திறந்திருக்கும் ஓர் இடத்தில் மறக்கப்படாமல், கட்டுப்படுத்தப்பட்ட அணுகலுடன் காப்பகப்படுத்தப்பட வேண்டும் அல்லது நீக்கப்பட வேண்டும்.

ஒரு எளிய மற்றும் உறுதியான விதி இன்னும் பொருந்தும்: கடவுச்சொற்கள், அணுகல் சாவிகள் மற்றும் வாடிக்கையாளர் சான்றுகள் ஆகியவற்றை அட்டைகள், கருத்துகள் அல்லது பணி விளக்கங்களில் சேர்க்கக்கூடாது. இந்த வகையான தகவல்கள், கட்டுப்படுத்தப்பட்ட பகிர்வுடன் கூடிய ஒரு கடவுச்சொல் பெட்டகத்தில் இருக்க வேண்டும்; அங்கு திட்ட வரலாற்றை நீக்காமலேயே அணுகலை ரத்து செய்ய முடியும்.

கருவி உதவுகிறதா என்பதை அறிய என்ன அளவிட வேண்டும்.

ஒரு தளத்தை ஏற்றுக்கொண்டு, அது உருவாக்கும் தரவுகளை ஒருபோதும் பார்க்காமல் இருப்பது, அதன் மிகவும் பயனுள்ள பாதியை வீணடிப்பதாகும். உங்களுக்குச் சிக்கலான அறிக்கைகள் தேவையில்லை: நான்கு எண்களே செயல்பாட்டின் ஆரோக்கியம் குறித்த ஏறக்குறைய அனைத்தையும் விளக்கிவிடும்.

ஒரே நேரத்தில் எத்தனை பணிகள் நடைபெற்று வருகின்றன?. நபர்களின் எண்ணிக்கையை விட அந்த எண் அதிகமாக இருந்தால், குழு நாள் முழுவதும் தலைப்புகளை மாற்றிக்கொண்டே இருப்பதால், மெதுவாகவே முடிவுகளை வழங்குகிறது என்று அர்த்தம்.
ஒவ்வொரு பணியும் எவ்வளவு காலமாக ஒரே நிலையில் உள்ளது?. இரண்டு வாரங்களாக எந்தப் பரிவர்த்தனையும் இல்லாத ஒரு அட்டை, கடனை வசூலிக்க யாரும் இல்லாத ஒரு வெளிப்புறச் சார்புநிலையை பெரும்பாலும் குறிக்கிறது.
மதிப்பிடப்பட்ட காலக்கெடு மற்றும் உண்மையான காலக்கெடு ஒப்பீடு. தவறுகள் செய்வது இயல்பானது; தொடர்ந்து ஒரே திசையில் தவறு செய்வது மதிப்புமிக்க தகவல்களை அளிப்பதோடு, அடுத்த முறை உங்கள் மதிப்பீட்டைச் சரிசெய்யவும் உதவுகிறது.
செய்யப்பட்ட வேலையில் எவ்வளவு பகுதி மறுவேலை?. ஒரு பணி 'முடிந்தது' என்பதிலிருந்து 'செய்து கொண்டிருக்கிறது' என்று மீண்டும் மாறுவது, ஒப்பந்தத்தின் முடிவில் உள்ள திறமையின்மையைக் குறிக்கவில்லையே தவிர, தொடக்கத்தில் அது மோசமாக எழுதப்பட்டிருப்பதையே குறிக்கிறது.

இதற்கெல்லாம் கட்டணத் திட்டம் தேவையில்லை. வாரந்தோறும் அந்தப் பலகையைப் பார்ப்பதன் மூலமே நீங்கள் இதைக் கண்காணிக்கலாம், மேலும் அதைப் பார்ப்பதே அணியின் நடத்தையை மாற்றிவிடுகிறது — இறுதியில், இந்தக் கருவி இருப்பதற்கான காரணமே அதுதான்.

ஒரு விரிதாள்தான் இன்னமும் சரியான பதிலாக இருக்கும்போது.

ஒரு மேலாண்மைத் தளத்தைப் பயன்படுத்த வேண்டும் என்ற மறைமுக அழுத்தம் உள்ளது, ஆனால் அது எப்போதும் நியாயமானதாக இருப்பதில்லை. குறைவான மற்றும் ஒரே மாதிரியான திட்டங்கள் இருக்கும்போதும், ஒருவர் எல்லாவற்றையும் ஒருங்கிணைக்கும்போதும், செயல்முறை சிறிது காலமாக நிலையாக இருக்கும்போதும், மேலும் குழுவினர் ஏற்கனவே விரிதாள்களில் மட்டுமே தேர்ச்சி பெற்றிருக்கும்போதும், பகிரப்பட்ட விரிதாள்களே மிகவும் விவேகமான தேர்வாக இருக்கின்றன.

நன்மைகள் உண்மையானவை: இதற்கு எந்தச் செலவும் இல்லை, கற்றுக்கொள்வது கடினமல்ல, இயல்பாகவே ஏற்றுமதி செய்யலாம், மேலும் எந்தச் சாதனத்திலும் பொருந்தும். ஆனால், இந்த விரிதாள் செய்யாதது என்னவென்றால், உங்களுக்கு அறிவிப்பது, யார் எதை மாற்றினார்கள் என்பதற்கான பதிவைப் பராமரிப்பது, மற்றும் இருவர் ஒருவர் மீது ஒருவர் எழுதுவதைத் தடுப்பது போன்றவைதான். இந்த மூன்று குறைபாடுகளும் பாதிப்பை ஏற்படுத்தத் தொடங்கும் போதுதான், வேறு கருவிக்கு மாறுவது பயனுள்ளதாகிறது.

இந்தச் சோதனை நேர்மையானது மற்றும் நேரடியானது: ஒரு தளம் தீர்க்கப்போகும் குறிப்பிட்ட சிக்கலை உங்களால் குறிப்பிட முடியாவிட்டால், அந்தத் தளம் இப்போதைக்குத் தேவையில்லை. முன்கூட்டியே ஏற்றுக்கொள்வது, எந்தப் பலனையும் அளிக்காமல் பராமரிப்புப் பணிகளை உருவாக்குகிறது.

இந்தக் கணக்கின் உரிமையாளர் யார் — மேலும் ஒருவர் வெளியேறினால் என்ன நடக்கும்?

இந்தப் பிரச்சினை பெரும்பாலும் கடினமான வழியில்தான் கண்டறியப்படுகிறது. ஒரு பணியாளரின் தனிப்பட்ட மின்னஞ்சலைப் பயன்படுத்திப் பணிச்சூழல் உருவாக்கப்பட்டிருந்தால், அந்தக் கணக்கு அவர்களுக்கே சொந்தமாகிவிடும். மேலும், அவர்கள் வேலையை விட்டுச் செல்லும் நாளே, உரிமையை மாற்றுவது குறித்த ஒரு சங்கடமான பேச்சுவார்த்தையாக அமைந்துவிடும். முதல் நாளிலிருந்தே, தனிப்பட்ட முகவரிக்குப் பதிலாக, ஒரு நிறுவன முகவரியைக் கொண்டு, குறிப்பாகப் பகுதி குறியீட்டு முகவரியைக் கொண்டு பணிச்சூழலை உருவாக்குங்கள்.

இந்தத் தளங்கள் எவ்வாறு கட்டணம் வசூலிக்கின்றன என்பதையும் புரிந்துகொள்வது அவசியம்: பெரும்பாலும், செயலில் உள்ள அணுகல் கொண்ட ஒவ்வொரு நபருக்கும் மாதாந்திர அல்லது வருடாந்திர அடிப்படையில் கட்டணம் வசூலிக்கப்படுகிறது. இதனால் இரண்டு நடைமுறை விளைவுகள் ஏற்படுகின்றன — வெளியேறிய ஒருவரை நீக்குவது என்பது பாதுகாப்பு பற்றியது மட்டுமல்ல, அது பணம் சம்பந்தப்பட்டதுமாகும்; மேலும், மிகவும் மலிவான வருடாந்திரத் திட்டம் பொதுவாக இருக்கைகளின் எண்ணிக்கையை நிர்ணயித்துவிடுவதால், ஆண்டு முழுவதும் ஆட்களைப் பணியமர்த்தி நீக்குபவர்களுக்கு இது ஒரு தடையாக அமைகிறது.

ஒரு சிறிய பணிநிறுத்த ஸ்கிரிப்டை உருவாக்கி, அதை எப்போதும் ஒரே மாதிரியாகப் பின்பற்றவும்: வெளியேறும் நபரின் முடிக்கப்படாத பணிகளை மற்றொரு நபருக்கு மாற்றவும், அவர்கள் உருவாக்கிய போர்டுகளின் உரிமையை மாற்றவும், அதே நாளில் அணுகலை ரத்து செய்யவும், அவர்களின் கணக்குடன் அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஒருங்கிணைப்புகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும், மற்றும் அவர்களின் இருக்கையை விடுவிக்கவும். உடனடியாகச் செய்தால், இதற்கு சில நிமிடங்கள் மட்டுமே ஆகும். தாமதமாகச் செய்தால், அது ஒரு தொல்பொருள் ஆய்வு போல ஆகிவிடும்.

ஓவியத்தைச் சுற்றியுள்ள குறுகிய சந்திப்பு

ஒரு கருவி மட்டுமே மற்றவர்களின் படைப்புகளைப் பார்க்க யாரையும் தூண்டாது. பங்கேற்பைத் தக்கவைப்பது என்பது, திரையில் வெண்பலகை திறந்த நிலையில், எப்போதும் ஒரே நேரத்தில் நடைபெறும் ஒரு குறுகிய, கணிக்கக்கூடிய சந்திப்புதான்—பதினைந்து நிமிடங்கள் போதுமானது; வெண்பலகையிலேயே கவனம் செலுத்தும் ஒரு நீண்ட சந்திப்பு, அந்த வெண்பலகை புதுப்பிக்கப்படவில்லை என்பதற்கான அறிகுறியாகும்.

வலமிருந்து இடமாக உருட்டவும்: இப்போதுதான் தொடங்கியதிலிருந்து அல்ல, நிறைவடையும் தருவாயில் உள்ளதிலிருந்து தொடங்குங்கள்.
நபர்களைப் பற்றிப் பேசாதீர்கள், விசிட்டிங் கார்டுகளைப் பற்றிப் பேசுங்கள். கேள்வி, 'இதை எது தாமதப்படுத்துகிறது?' என்பதுதான், 'நேற்று என்ன செய்தீர்கள்?' என்பதல்ல.“
அட்டையிலேயே ஆஃப்சைட்டைக் குறிக்கவும். மேலும், அதை யார் திறப்பார் என்பதை ஒரு தேதியுடன் வரையறுக்கவும்.
பிரச்சனையை அங்கே தீர்க்க வேண்டாம். குறிப்புகளை எடுத்துக்கொண்டு, பின்னர் ஆர்வமுள்ளவர்களுடன் மட்டும் அவற்றைப் பற்றி விவாதியுங்கள் — இதுவே கூட்டத்தைச் சுருக்கமாக வைத்திருக்கும்.
முடிக்கப்பட்டவற்றை ஆவணப்படுத்தி நிறைவு செய்யவும்., அதனால் அடுத்த வார அட்டவணை எந்தப் பிரச்சனையும் இல்லாமல் தொடங்கும்.

மாதத்திற்கு ஒருமுறை, சற்று நிதானமாகப் பார்ப்பது நல்லது: பயன்படுத்தப்படாத கார்டுகளை மதிப்பாய்வு செய்வது, இனி பொருந்தாத எதையும் நீக்குவது, மற்றும் தற்போதைய பணிகளைப் பத்திகள் இன்னும் துல்லியமாக விவரிக்கின்றனவா என்று சரிபார்ப்பது போன்றவை இதில் அடங்கும்.

செயல்படுத்தப் போகிறவர்களுக்கான பொதுவான கேள்விகள்

அணி அதை முழுமையாக ஏற்றுக்கொள்வதற்கு எவ்வளவு காலம் ஆகும்?

சில வாரங்களுக்கு ஒரே ஒரு திட்டத்தில் மட்டும் கவனம் செலுத்துங்கள். அது பிரபலமடைந்துவிட்டது என்பதற்கான அறிகுறி, எல்லோரும் கணக்கு உருவாக்கியிருப்பது அல்ல; உரையாடலில் தகவலை மீண்டும் மீண்டும் கூறுவதற்குப் பதிலாக, ஒருவர் முதல் முறையாக "அது குழுவில் உள்ளது" என்று பதிலளிப்பதுதான்.

உங்களுக்கு முறையான பயிற்சி தேவையா?

குழுவின் உண்மையான பணி ஓட்டத்தை விளக்கும் ஒரு சிறிய அமர்வு, எந்தவொரு கையேட்டையும் விட அதிகப் பயனுள்ளது. பெரும்பாலும் இல்லாதது, கிளிக் செய்வது எப்படி என்று தெரிவதில் அல்ல; மாறாக, ஒவ்வொரு நெடுவரிசையும் எதைக் குறிக்கிறது என்பதையும், ஒரு கார்டை எப்போது நகர்த்தலாம் என்பதையும் புரிந்துகொள்வதில்தான் உள்ளது.

மேலும், அதை அணிய மறுப்பவர் யார்?

பெரும்பாலும், மறுப்பு என்பது, அந்தக் கருவி வேலையை மாற்றுவதற்குப் பதிலாக அதை நகலெடுக்கிறது என்பதற்கான ஒரு அறிகுறியாகும். அந்த நபர் விளக்கப்படத்தில் தரவை உள்ளிடுமாறு கட்டாயப்படுத்தப்படுகிறாரா என்பதைச் சரிபார்க்கவும். e எல்லாவற்றையும் மற்றொரு சேனலில் மீண்டும் ஒளிபரப்புகிறார் என்றால், அவர் சொல்வது சரிதான்.

இதை நிதித் துறை மற்றும் வாடிக்கையாளர் தரவுத்தளத்துடன் இணைக்க முடியுமா?

பொதுவாக ஆம், சேவைகளுக்கு இடையேயான ஆயத்த ஒருங்கிணைப்பு அல்லது தானியக்கத்தின் மூலம். அது இல்லாமல் தொடங்குவது நல்லது: செயல்முறை நிலைபெறுவதற்கு முன்பு அமைக்கப்படும் ஒருங்கிணைப்பு, பொதுவாக சரியானதைச் செய்வதற்குப் பதிலாகப் பிழையைத் தானியக்கமாக்கிவிடும்.

தளங்களை மாற்ற வேண்டிய நேரம் வந்துவிட்டது என்பதை எப்படி அறிந்துகொள்வது?

படிநிலைகளுக்கு இடையேயான சார்புநிலை இல்லாமை, ஒரு அத்தியாவசியப் புலம் இல்லாதிருத்தல், ஒவ்வொரு வாரமும் தானியக்க வரம்பு எட்டப்படுதல் போன்ற ஒரு வரம்பு, வேலையைத் திரும்பத் திரும்பவும் தெளிவாகவும் தடைசெய்யும்போது, பொதுவான அதிருப்தியானது பொதுவாக ஒரு வழிமுறைச் சிக்கலைக் குறிக்கிறது, மேலும் கருவிகளை மாற்றுவது அந்த வழிமுறையைச் சரிசெய்வதில்லை.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

சிறந்த திட்ட மேலாண்மைச் செயலி எது?

சிறிய குழுக்கள் மற்றும் எளிய பணிப்பாய்வுகளுக்கு, ட்ரெல்லோவைப் பயன்படுத்துங்கள். சார்பு நிலைகளைக் கொண்ட திட்டங்களுக்கு, அசனாவைப் பயன்படுத்துங்கள். திரும்பத் திரும்ப நிகழும் செயல்முறைகளைக் கொண்ட செயல்பாடுகளுக்கு, monday.com-ஐப் பயன்படுத்துங்கள். பல கருவிகளை ஒருங்கிணைக்க, கிளிக்அப்பைப் பயன்படுத்துங்கள். பணியுடன் சேர்த்து பணிகளை ஆவணப்படுத்த, நோஷனைப் பயன்படுத்துங்கள்.

இலவச விருப்பம் ஏதேனும் உள்ளதா?

அவை அனைத்திலும் பயனர்கள், திட்டங்கள் அல்லது தானியக்கங்களுக்கான வரம்புகளுடன் கூடிய இலவசத் திட்டம் உள்ளது. சிறிய குழுக்களுக்கு, அந்த இலவசத் திட்டம் பொதுவாக நீண்ட காலத்திற்குப் போதுமானதாக இருக்கும்.

என் செல்போனிலிருந்து எல்லாவற்றையும் நிர்வகிக்க முடியுமா?

நீங்கள் கண்காணிக்கலாம், கருத்துத் தெரிவிக்கலாம், நிலவரங்களைப் புதுப்பிக்கலாம் மற்றும் அறிவிப்புகளைப் பெறலாம். திட்டக் கட்டமைப்பை அமைத்தல், தானியக்கங்களை உள்ளமைத்தல் மற்றும் அறிக்கைகளைப் பகுப்பாய்வு செய்தல் போன்றவை பெரிய திரையில் செய்ய வேண்டிய பணிகளாகவே இருக்கின்றன.

அதை பயன்படுத்தும்படி அணியை எப்படி சம்மதிக்க வைப்பீர்கள்?

ஒரே ஒரு திட்டத்துடன் தொடங்குங்கள்; அந்தத் தலைப்பு விவாதிக்கப்படும் ஒரே இடமாக அந்த சேனல் மட்டுமே இருக்கும் என்பதை ஒப்புக்கொள்ளுங்கள். பழைய முறையுடன் இணைந்து செயல்படும் ஒரு புதிய கருவி ஒருபோதும் ஏற்றுக்கொள்ளப்படுவதில்லை.

முடிவு

உங்கள் தேவைகளுக்குப் பொருந்தக்கூடிய, மிகவும் எளிமையான கருவியே சரியானதாகும். தொடக்கத்தில் ட்ரெல்லோ, சார்புநிலைகள் எழும்போது அஸானா, செயல்பாடு வளரும்போது monday.com அல்லது கிளிக்அப், ஆவணப்படுத்தல் வேலையின் ஒரு பகுதியாக மாறும்போது நோஷன்.

அனைத்தையும் இடம்பெயர்ப்பதற்கு முன், ஒரு முன்னோட்டத் திட்டம் மற்றும் ஒரு சிறிய குழுவுடன் சோதித்துப் பாருங்கள். நடந்துகொண்டிருக்கும் ஒரு திட்டத்தின் நடுவில் தளத்தை இடம்பெயர்ப்பது, அது தீர்க்க நினைத்த சிக்கலை விடப் பெரும்பாலும் அதிக செலவை ஏற்படுத்துகிறது.