“"Produktivitātes lietotne" ir pārāk plaša kategorija, lai tā būtu noderīga. Tā ietver uzdevumu sarakstus, projektu tāfeles, piezīmju blokus, korporatīvos ziņojumapmaiņas rīkus un fokusa taimerus — rīkus, kas risina pilnīgi dažādas problēmas. Desmit vienlaikus instalēšana ir ātrākais veids, kā izvairīties no jebkuras no tām izmantošanas.
Tāpēc šis saraksts ir sakārtots pēc funkcijas, nevis pēc ranga. Katra lietotne tiek parādīta ar savu vērtējumu un saņemto atsauksmju skaitu. Play veikals un ar skaidru norādi, kam tas paredzēts — un kam tas nav paredzēts.
Lai organizētu ikdienas uzdevumus
1. Todoist
Ar 4,8 ballēm un vairāk nekā 300 000 atsauksmēm šis ir pilnīgākais uzdevumu saraksts savā kategorijā: tas saprot dabiskā valodā rakstītus datumus, akceptē projektus, etiķetes un prioritātes, kā arī sinhronizējas starp mobilo tālruni, datoru un pārlūkprogrammu.
Tas ir piemērots gan personīgai lietošanai, gan uzdevumu koplietošanai ar citiem. Bezmaksas versija pienācīgi aptver individuālo lietošanu; maksas plānā ir pieejamas tādas funkcijas kā laika gaitā balstīti atgādinājumi.
2. Microsoft uzdevums
Novērtēts ar 4,8 ballēm un vairāk nekā 470 000 atsauksmēm. Vienkāršāks nekā Todoist un pilnīgi bez maksas. Integrējas ar Outlook un Teams, kas ir noderīgi tiem, kas jau strādā šajā ekosistēmā.
Tā ir labākā izvēle tiem, kas vēlas tikai darbojošos sarakstu, neko nekonfigurējot.
Sekot līdzi projektiem kopā ar citiem cilvēkiem.
3. Trello
Novērtēts ar 4,5 un ar vairāk nekā 120 000 atsauksmēm. Tas izmanto diagrammas un kartītes, kas ļauj uzreiz redzēt darba progresu. Tas ir vienkāršākais rīks, lai apmācītu kādu, kurš nekad neko tādu nav lietojis.
Tas labi darbojas līdz pat dažiem vienlaicīgiem projektiem. Papildus tam tāfeles formāts sāk vairāk traucēt nekā palīdzēt.
4. Āsana
Novērtēts ar 4,6 un ar aptuveni 45 000 atsauksmēm. Strukturētāks nekā Trello: tam ir apakšuzdevumi, laika grafiks, mērķi un atkarības starp aktivitātēm.
Tā ir pareizā izvēle, ja projektam ir viens no otra atkarīgi posmi. Komandas iepirkumu sarakstam tas ir pārspīlēti.
Informācijas rakstīšanai un glabāšanai
5. Jēdziens
Novērtēts ar 4,8 un ar vairāk nekā 380 000 atsauksmēm. Tā apvieno atzīmes, datubāzes un uzdevumu pārvaldību sistēmā, kuru varat pielāgot savām vēlmēm.
Šī elastība ir gan tās stiprā puse, gan trūkums: daudzi cilvēki pavada nedēļas, veidojot perfektu sistēmu, un nekad to neizmanto. Ja grasāties to ieviest, sāciet ar vienkāršu lapu.
6. Microsoft OneNote
Novērtēts ar 4,8 un vairāk nekā 1,4 miljoniem atsauksmju. Tā darbojas kā digitāla piezīmju grāmatiņa ar sadaļām un lapām, un pieņem tekstu, attēlus, audio un rokrakstu.
Tas ir bez maksas un integrējas ar Office komplektu. Laba izvēle piezīmju veikšanai stundās un sanāksmēs, īpaši planšetdatorā ar irbuli.
7. Google Keep
Novērtēts ar 4,8 un vairāk nekā 2,5 miljoniem atsauksmju. Tas ir ātrākais veids, kā kaut ko pierakstīt, pirms aizmirstat: atveriet to, uzrakstiet, un viss. Tam ir atgādinājumi pēc laika un atrašanās vietas.
Tas nav piemērots informācijas organizēšanai ilgtermiņā — tam nepieciešams OneNote vai Notion. Tas ir noderīgi, lai iemūžinātu ideju brīdī, kad tā parādās, kas ir atšķirīga, bet tikpat svarīga funkcija.
8. Evernote
Novērtēts ar 4,0 un ar vairāk nekā 1,8 miljoniem atsauksmju. Tas bija pionieris savā kategorijā un joprojām ir kompetents dokumentu digitalizācijā, teksta meklēšanā attēlos un organizēšanā pēc tagiem.
Ir vērts atzīmēt, ka bezmaksas plāns pēdējos gados ir kļuvis daudz ierobežojošāks, un zemākais vērtējums sarakstā atspoguļo ilggadējo lietotāju neapmierinātību ar šīm izmaiņām. Pirms piezīmju migrēšanas uz turieni pārbaudiet pašreizējos ierobežojumus.
Komandas komunikācijai
9. Slack
Novērtēts ar 4,8 ballēm un vairāk nekā 210 000 atsauksmēm. Organizē komandas sarunas kanālos pēc tēmas, novēršot svarīgu lēmumu pazušanu ziņojumu grupā.
Godīgs novērojums: korporatīvā ziņojumapmaiņa palielina produktivitāti, aizstājot e-pastu, un samazina to, kad tā kļūst tikai par vēl vienu uzraudzības kanālu. Ja plānojat to ieviest, kopā ar savu komandu nosakiet, kas vairs netiks darīts, izmantojot citus līdzekļus.
Lai saglabātu fokusu
10. Mežs
Novērtēts ar 4,7 un ar vairāk nekā 810 000 atsauksmēm. Jūs iestādāt virtuālu koku, un tas aug, kamēr vien neizejat no lietotnes; ja aizverat pirms tam, tas iet bojā. Tas ir muļķīgi un pārsteidzoši labi darbojas tiem, kas refleksīvi paņem tālruni rokās.
Bezmaksas alternatīva, kas jau ir instalēta daudzās ierīcēs, ir... Digitālā labklājība Android ierīcēs tas parāda katrā lietotnē pavadīto laiku un ļauj iestatīt dienas ierobežojumus. Pirms jebkādu citu lietu instalēšanas ir vērts to pārbaudīt.
Vārds, kas pazuda no ētera.
O Glābšanas laiks, Lietotnei, kas bieži tiek pieminēta vecākos laika uzskaites sarakstos, vairs nav aktīvas Android lietotnes ar lietotāju bāzi Play veikalā. Šai funkcijai risinājums mūsdienās ir vai nu sistēmas izstrādātā digitālās labsajūtas lietotne, vai arī īpašs laika izsekotājs.
Kā izvēlēties, neapmaldoties
- Izvēle viens Pirms funkciju pārslēgšanas izmantojiet lietotni mēnesi.
- Izvēlieties to, kas sinhronizējas ar to, ko jau lietojat — ekosistēmu maiņa izmaksā vairāk, nekā šķiet.
- Esiet piesardzīgi ar rīkiem, kuru sagatavošanai nepieciešama stunda, pirms tos var izmantot jebkam.
- Ja komanda to nepieņems kopīgi, sadarbības rīks nedarbosies.
- Izmēģiniet bezmaksas plānu dažas nedēļas, pirms reģistrējaties jebkam.
Kļūda, kas visvairāk kavē iesācējus
To sauc par “produktivitātes demonstrēšanu”: stundu pavadīšana, lai saliktu perfektu sistēmu, testētu četras lietojumprogrammas, izveidotu krāsainas etiķetes un sarežģītas veidnes — un nedēļas noslēgums ar tiem pašiem nepabeigtiem uzdevumiem kā sākumā. Lietu iestatīšana rada patīkamu sajūtu, ka ir panākts progress, kaut arī nekas faktiski nevirzās uz priekšu.
Līdzeklis pret to ir sākt ar mazumiņu un neglītu kārtu. Viens saraksts bez dizaina, bez etiķetēm un bez krāsām, ko lieto divas nedēļas, atklāj vairāk par to, kas jums nepieciešams, nekā jebkurš rīku salīdzinājums. Tikai pēc tam, kad saprotat, ka jums trūkst kādas funkcijas, ir vērts to pievienot.
Vēl viens aspekts: neviens no šiem rīkiem neatrisina pārmērīgas apņemšanās problēmu. Ja sarakstā ir četrdesmit vienumi vienai dienai, problēma nav organizācijā, bet gan kvantitātē. Laba lietotne to padara redzamu; tas, ko darīt ar informāciju, paliek jūsu ziņā.
Privātums un darba dati
Ir svarīgi rūpīgi izvēlēties informāciju šajos rīkos. Sanāksmju piezīmes, līgumi, klientu dati un paroles nevajadzētu glabāt personīgajā kontā bezmaksas lietotnē. Ja lietošana ir profesionāla, dodiet priekšroku uzņēmuma korporatīvajam kontam un iespējojiet divpakāpju verifikāciju.
Un paroles nekad nevajadzētu glabāt piezīmju blokā, lai cik ērti tas nešķistu. Tieši tam paredzēti īpaši paroļu pārvaldnieki ar šifrētām krātuvēm.
Sinhronizācija: kas notiek, ja divas ierīces rediģē vienu un to pašu failu
Gandrīz visi šie rīki saglabā saturu serverī un lokālu kopiju ierīcē. Kamēr vienlaikus izmantojat tikai vienu ierīci, tas ir neredzams. Šāda uzvedība rodas, ja mobilajam tālrunim nav signāla, jūs tik un tā rediģējat, un dators rediģē to pašu piezīmi tajā pašā laika periodā.
Visizplatītākais noteikums šajā kategorijā ir vienkāršs un nepatīkams: uzvar tas, kurš sinhronizē pēdējais. Versija, kas augšupielādēta vēlāk, pārraksta iepriekšējo, un bezsaistes ierīcē rakstītais teksts var pazust bez brīdinājuma. Labāki rīki nosaka neatbilstību un izveido kopiju ar nosaukumu, kas atzīmēts kā konflikts, kas novērš zaudējumu, bet aizpilda jūsu sarakstu ar dublikātiem, ja to pēc tam neiztīrat.
Eksportēšana nav mazsvarīga detaļa: tā ir jūsu avārijas izejas stratēģija.
Jūs nododat gadiem krātas piezīmes, lēmumus un vēsturi pakalpojumam, kas varētu kļūt dārgāks, mainīties īpašnieks, samazināt bezmaksas plānu vai vienkārši pārtraukt darbību. Problēmas no zaudējumiem atšķir datu eksportēšana, un laiks, lai noskaidrotu, vai tas darbojas, ir tagad, nevis dienā, kad tas jums ir nepieciešams.
- Teksts un anotācija: Meklējiet eksportēšanas opcijas Markdown, HTML vai vienkāršā tekstā. Patentēti formāti tiek atvērti tikai pašā pakalpojumā un nav piemēroti kā dublējumkopijas.
- Uzdevumi un diagrammas: CSV ir minimālais pieņemamais formāts, jo to var atvērt jebkurā izklājlapā. JSON saglabā labāku struktūru, bet to ir grūtāk lasīt.
- Kalendārs: darba kārtības apmaiņas formāts ar paplašinājumu .ics, Tas ir standarts, un to pieņem gandrīz visi.
- Pielikumi: Pārbaudiet, vai tie ir iekļauti komplektā vai arī eksportā ir iekļautas tikai saites, kas nedarbojas, kad konts tiek slēgts.
Pirmajā mēnesī veiciet testa eksportu un atveriet failu. Bieži vien atklājas, ka funkcija pastāv, darbojas un nodrošina kaut ko gandrīz bezjēdzīgu — failu mapi bez hierarhijas, datumiem un pielikumiem. Labāk to zināt, kamēr tajā vēl ir maz materiāla.
Kā uzrakstīt uzdevumu, ko tu tiešām vari izpildīt.
Puse no paralīzes, saskaroties ar sarakstu, nerodas no elementu skaita, bet gan no to uzrakstīšanas veida. "Tīmekļa vietne" nav uzdevums. "Ienākuma nodoklis" nav uzdevums. Tās ir tēmas, un tēmas nevar izpildīt — tāpēc acs tām pārslīd un pāriet uz nākamo elementu.
Uzdevums ir viena darbība ar darbības vārdu, kas iekļaujas darba sesijā: "uzrakstīt tekstu mājaslapai", "atdalīt ienākumu pārskatus no bankas". Ja vienumam nepieciešama vairāk nekā viena darbība, tas ir projekts, un projekti ir jāsadala — sarakstā paliek tikai nākamais konkrētais solis, bet pārējie tiek glabāti citur.
Ir arī vērts atdalīt to, kas ir atsauce. Adrese, klienta Wi-Fi parole, saite, ko kādreiz izlasīt: nekas no tā nav uzdevums, un tas viss aizsprosto darāmo lietu sarakstu, kas nekad netiks atzīmēts kā pabeigts. Atsauces atrodas piezīmēs; darāmo lietu sarakstā ir tikai tas, kas prasa rīcību.
Meklēšana, atzīmēšana un arhivēšanas māksla bez dzēšanas.
Pastāv instinkts visu sakārtot mapēs, kas pārmantots no 2000. gadu datoriem, bet mūsdienu rīkos tas vairāk traucē nekā palīdz. Meklēšana pēc atslēgvārdiem ir ātrāka nekā atcerēties, kurā no piecpadsmit mapēm informācija atradās, un meklēšana darbojas vislabāk, ja rakstāt aprakstošus nosaukumus ar vārdiem, kurus vēlāk izmantosiet meklēšanai.
Un arhivēt, nevis dzēst. Slēgts projekts aizsedz skatu uz to, kas ir aktīvs, un joprojām ir vērtīgs kā vēsture: cik ilgs laiks tika pagājis, kas tika izlemts, kas piedalījās. Gandrīz katrs rīks nošķir arhivēšanu no dzēšanas, un atšķirība kļūst acīmredzama tieši tajā dienā, kad kāds jautā, kā tas tika atrisināts pagājušajā gadā.
Darba ziņojums ārpus darba laika
Korporatīvā ziņojumapmaiņa personīgajos mobilajos tālruņos sapludina robežu starp pieejamību un atrašanos darbā. Ir svarīgi zināt, ka Brazīlijas likumi šo jautājumu jau ir risinājuši: CLT (Darba likumu konsolidācija) pielīdzina telemātiskos komandēšanas un uzraudzības līdzekļus tiešai komandai; citiem vārdiem sakot, uzdevumu pieprasīšana, izmantojot lietotni, juridiski ir tas pats, kas to pieprasīšana klātienē. Pieprasījumiem pēc atbildes ārpus darba laika ir ietekme uz darba tiesībām, un šī tēma bieži rodas diskusijās par dežūru un virsstundām.
Praktiski svarīgāk ir tas, par ko ir panākta vienošanās, nevis pats rīks. Ir vērts vienoties ar komandu par to, kas ir patiesi steidzams, kuru kanālu izmantot īstās ārkārtas situācijās — parasti telefona zvanu, nevis ziņojumu — un ka uz naktī nosūtītiem ziņojumiem nevajadzētu atbildēt naktī. Tie, kas sūta ziņojumus ārpus darba laika, var ieplānot sūtīšanu: lielākajai daļai darba lietojumprogrammu ir šī funkcija, un gandrīz neviens to neizmanto.
No savas puses jūs varat tos atdalīt, nepaļaujoties uz citu labo gribu: darba profils operētājsistēmā Android, koncentrēšanās pēc laika, paziņojumu apklusināšana no korporatīvās lietotnes pēc noteikta laika un, ja iespējams, darbs ierīcē vai profilā, kuru vienkārši izslēdzat.
Vairāk jautājumu par darba rīkiem
Vai personīgā lietotne ir piemērota profesionālai lietošanai?
Tas ir paredzēts individuālai lietošanai. Problēma rodas, ja materiāli pieder uzņēmumam, bet konts ir jūsu: kad jūs aizejat, vēsture paliek jums līdzi vai iesprūst kontā, kuram neviens cits nevar piekļūt. Komandas darbam jau no paša sākuma ir nepieciešams korporatīvais konts.
Vai ir vērts maksāt par pilno versiju uzreiz sākumā?
Nē. Bezmaksas plāns lielākajai daļai šo rīku sedz individuālu lietošanu vairākus mēnešus. Jūs maksājat, kad jūsu dienu sāk traucēt konkrēts ierobežojums, un jūs precīzi zināsiet, kāds ir šis ierobežojums, kad tas iestāsies.
Kā es varu izvairīties no veco piezīmju pazaudēšanas?
Saglabājiet nesen eksportēto failu ārpus pakalpojuma, kur glabājat citus svarīgus failus. Paļaušanās tikai uz pakalpojumu sniedzēja mākoņpakalpojumu nozīmē uzticēšanos tikai vienam uzņēmumam, un viņi var kļūdas dēļ slēgt jūsu kontu.
Vai to visu var izmantot tikai savā mobilajā tālrunī?
Fiksēšanai, pārskatīšanai un atzīmēt kā pabeigtu — jā. Garu tekstu rakstīšanai, strukturēšanai un vēstures pārskatīšanai tastatūra un lielais ekrāns joprojām ir labāki — un rīks, kas izvēlēts, testējot tikai mobilo lietotni, datorā parasti sagādā vilšanos.
Ātrā uzņemšana: īsākais ceļš uz piezīmju veikšanu
Pastāv praktisks ierobežojums, ko zina tie, kas kādu laiku ir lietojuši šāda veida rīku: ja idejas ierakstīšana aizņem vairāk nekā desmit vai piecpadsmit sekundes, jūs to neierakstīsiet. Jūs paļausities uz savu atmiņu un aizmirsīsiet. Tāpēc ir vērts mazāk ieguldīt skaistā struktūrā un vairāk ceļa līdz iesūtnei saīsināšanā.
- Sākuma ekrāna logrīks: Viens pieskāriens atver rakstīšanas lauku tieši, neiedziļinoties sarakstā.
- Īsceļš bloķēšanas ekrānā vai sānu pogā: Tas atrisina problēmu pat neatbloķējot ierīci.
- Diktēšana ar balsi: Sistēmas tastatūra veic transkripciju, un tas ir vienīgais veids, kā veikt piezīmes, braucot ar automašīnu vai nesot iepirkumu maisiņus.
- Kopīgot no citas lietotnes: Pārveido ziņojumu, saiti vai fotoattēlu par uzdevumu bez kopēšanas un ielīmēšanas.
- Balss asistents: Daudzos gadījumos tas izveido tiešu atgādinājumu sistēmas standarta rīkā.
Konfigurējiet to pirmajā nedēļā. Tieši šī korekcija visvairāk nosaka, vai sistēma darbosies līdz otrajam mēnesim, un tas aizņem mazāk laika nekā etiķešu krāsas izvēle.
Bieži uzdotie jautājumi
Kāda ir labākā produktivitātes lietotne?
Tādas nav. Uzdevumiem Todoist vai Microsoft To Do. Sadarbības projektiem Trello vai Asana. Piezīmēm OneNote, Notion vai Google Keep. Koncentrēšanās vajadzībām Forest vai Android digitālā labsajūta.
Vai viņi ir brīvi?
Visiem no tiem ir pieejama bezmaksas versija. Microsoft To Do, OneNote un Google Keep ir pilnīgi bez maksas. Pārējie komandas un automatizācijas funkcijas ir rezervētas maksas plāniem.
Vai ir pareizi lietot vairākus vienlaikus?
Viss ir kārtībā, ja vien katrai no tām ir cits mērķis. Divu uzdevumu lietotņu vienlaicīga lietošana sadalīs jūsu uzmanību un nodrošinās, ka vienā no tām kaut ko aizmirsīsiet.
Vai lietotne atrisina organizācijas trūkumu?
Nē. Tā ieraksta un atceras; lēmums par to, ko darīt un ko atmest, paliek jūsu ziņā. Lietotņu maiņa, kad jūsu ikdienas rutīna ir neorganizēta, parasti tikai atliek problēmu.
Secinājums
Produktivitāte nerodas no lietotņu kolekcionēšanas, bet gan no pastāvīgas viena rīka izmantošanas katrai funkcijai. Iepriekš minētās desmit iespējas ir stabilas, pārbaudītas lietotņu veikalā un aptver visu, kas nepieciešams lielākajai daļai cilvēku.
Izvēlies darāmo lietu sarakstu, vietu, kur visu pierakstīt, un, ja strādā komandā, projekta tāfeli. Izmanto to mēnesi. Tikai tad vajadzētu domāt par kaut kā cita pievienošanu.
Lasīt arī
- Lietotnes atmiņas tīrīšanai: 5 iespējas un katras no tām darbība.
- Fotoattēlu rediģēšanas lietotne: kuru izvēlēties katram pielāgošanas veidam
- Lietotnes brīvajam laikam: iespējas atpūtai, klausīšanai un mācīšanās procesam
- Dažādas lietotnes, ko izmēģināt: 5 iespējas un ko tās dara
- Sociālie mediji uzņēmējdarbībai: kā praktiski izmantot katru platformu
- LGBT+ iepazīšanās lietotnes: kuru izvēlēties un kādas ir atšķirības starp tām
