“"Verimlilik uygulaması" çok geniş bir kategori olduğundan kullanışlı değil. Yapılacaklar listeleri, proje panoları, not defterleri, kurumsal mesajlaşma uygulamaları ve odaklanma zamanlayıcıları gibi tamamen farklı sorunları çözen araçları kapsıyor. On tanesini birden yüklemek, hiçbirini kullanmamak için en hızlı yoldur.
Bu nedenle, bu liste sıralamaya göre değil, işlevine göre düzenlenmiştir. Her uygulama, aldığı puan ve yorum sayısı ile birlikte listelenmiştir. Oyun Mağazası Ve ne için olduğu ve ne için olmadığı açıkça belirtilmiş olmalı.
Günlük görevleri organize etmek
1. Todoist
4,8 puanla değerlendirilmiş ve 300.000'den fazla yorum almış olan bu uygulama, kategorisindeki en eksiksiz yapılacaklar listesidir: doğal dilde yazılmış tarihleri anlar, projeleri, etiketleri ve öncelikleri kabul eder ve cep telefonu, bilgisayar ve tarayıcı arasında senkronize olur.
Hem kişisel kullanım hem de başkalarıyla görev paylaşımı için uygundur. Ücretsiz sürüm bireysel kullanım için yeterlidir; zaman bazlı hatırlatıcılar gibi özellikler ücretli planda mevcuttur.
2. Microsoft Yapılacaklar Listesi
470.000'den fazla yorumla 4,8 puan almış. Todoist'ten daha basit ve tamamen ücretsiz. Outlook ve Teams ile entegre olması, bu ekosistemde zaten çalışanlar için fark yaratıyor.
Bu, herhangi bir yapılandırma yapmadan sadece çalışan bir liste isteyenler için en iyi seçenektir.
Diğer insanlarla birlikte projeleri takip etmek.
3. Trello
4,5 yıldızla değerlendirilmiş ve 120.000'den fazla yorum almış. Grafikler ve kartlar kullanarak, çalışmanın ilerlemesini bir bakışta görmeyi sağlıyor. Daha önce hiç benzer bir şey kullanmamış birine öğretmesi en kolay araç.
Birkaç eş zamanlı proje için iyi çalışıyor. Ancak bundan sonra, pano formatı yardımcı olmaktan çok engel olmaya başlıyor.
4. Asana
4,6 puan ve yaklaşık 45.000 yorum almış. Trello'dan daha yapılandırılmış: alt görevler, zaman çizelgesi, hedefler ve etkinlikler arasında bağımlılıklar içeriyor.
Projenin aşamaları birbirine bağlı olduğunda doğru seçimdir. Ancak bir ekip alışveriş listesi için gereksizdir.
Bilgileri yazmak ve saklamak için
5. Kavram
4,8 puan ve 380.000'den fazla yorum almış. Notlandırma, veritabanları ve görev yönetimini, kendi zevkinize göre özelleştirebileceğiniz bir sistemde birleştiriyor.
Bu esneklik hem gücü hem de dezavantajı: birçok insan mükemmel sistemi kurmak için haftalar harcıyor ama asla kullanmıyor. Eğer bir sistem benimseyecekseniz, basit bir sayfayla başlayın.
6.Microsoft OneNote
4,8 puan ve 1,4 milyondan fazla yorum almış. Bölümleri ve sayfaları olan dijital bir defter gibi işlev görüyor ve metin, resim, ses ve el yazısı kabul ediyor.
Ücretsizdir ve Office paketiyle entegre çalışır. Özellikle tablet ve kalemle kullanıldığında derslerde ve toplantılarda not almak için iyi bir seçimdir.
7. Google Keep
4,8 puan ve 2,5 milyondan fazla yorum almış. Unutmadan önce bir şeyleri not almanın en hızlı yolu: açın, yazın ve işiniz bitti. Zaman ve konum bazında hatırlatıcıları var.
Uzun vadeli bilgi düzenleme için uygun değil; bunun için OneNote veya Notion'a ihtiyacınız var. Bir fikrin ortaya çıktığı anda yakalanması için kullanışlıdır; bu farklı ama aynı derecede önemli bir işlevdir.
8. Evernote
4.0 puan ve 1,8 milyondan fazla yorumla, kategorisinde öncü olmuş ve belgeleri dijitalleştirme, resimler içinde metin arama ve etiketlere göre düzenleme konularında hâlâ yetkinliğini korumaktadır.
Ücretsiz planın son yıllarda çok daha kısıtlayıcı hale geldiğini ve listedeki en düşük puanın uzun süreli kullanıcıların bu değişiklikten duyduğu memnuniyetsizliği yansıttığını belirtmekte fayda var. Notlarınızı oraya taşımadan önce mevcut sınırlamaları kontrol edin.
Ekip iletişimi için
9. Slack
210.000'den fazla yorumla 4,8 puan aldı. Ekip içi konuşmaları konu başlıklarına göre kanallara ayırarak önemli kararların mesaj yığınında kaybolmasını önler.
Dürüst bir gözlem: Kurumsal mesajlaşma, e-postanın yerini aldığında verimliliği artırır, ancak sadece takip edilmesi gereken bir kanal haline geldiğinde verimliliği düşürür. Eğer bunu benimseyecekseniz, ekibinizle birlikte artık başka yollarla yapılmayacak şeyleri belirleyin.
Odaklanmayı sürdürmek için
10. Orman
4,7 puan ve 810.000'den fazla yorum almış. Sanal bir ağaç dikiyorsunuz ve uygulamadan çıkmadığınız sürece büyüyor; eğer çıkmadan önce uygulamayı kapatırsanız ölüyor. Çok eğlenceli ve telefonunu refleks olarak eline alanlar için şaşırtıcı derecede iyi çalışıyor.
Birçok cihazda zaten yüklü olan ücretsiz bir alternatif ise... Dijital refah Android'de, her uygulamada geçirilen süreyi gösteriyor ve günlük sınırlar belirlemenize olanak tanıyor. Başka bir şey yüklemeden önce göz atmaya değer.
Radyo yayınlarından kaybolan bir isim.
Ö Kurtarma Zamanı, Eski zaman takip listelerinde sıkça bahsedilen uygulamanın artık Play Store'da kullanıcı tabanı olan aktif bir Android uygulaması bulunmuyor. Bu işlev için günümüzdeki çözüm, sistemin kendi Dijital Sağlık uygulaması veya özel bir zaman takip uygulamasıdır.
Kaybolmadan nasıl seçim yapılır?
- Seçenek bir Uygulamayı bir ay boyunca kullandıktan sonra işlevleri değiştirin.
- Hali hazırda kullandığınız sistemle uyumlu olanı seçin; ekosistem değiştirmek göründüğünden daha pahalıya mal olur.
- Kullanıma başlamadan önce bir saat kurulum gerektiren aletlerden sakının.
- Ekip birlikte benimsemezse, iş birliğine dayalı araç işe yaramaz.
- Herhangi bir şeye kaydolmadan önce birkaç hafta boyunca ücretsiz planı deneyin.
Yeni başlayanları en çok engelleyen hata
Buna "verimlilik vitrini" deniyor: mükemmel sistemi kurmak için saatler harcamak, dört uygulamayı test etmek, renkli etiketler ve ayrıntılı şablonlar oluşturmak ve haftayı başlangıçtaki aynı bitmemiş görevlerle bitirmek. Bir şeyleri kurmak, aslında hiçbir şey ilerlemese de, ilerleme kaydediyormuş gibi hoş bir his veriyor.
Çözüm, küçük ve çirkin başlamaktır. İki hafta boyunca kullanılan, tasarım, etiket ve renk içermeyen tek bir liste, araçlar arasındaki herhangi bir karşılaştırmadan daha çok neye ihtiyacınız olduğunu ortaya koyar. Bir özelliğin eksikliğini fark ettikten sonra ancak onu eklemeye değer.
Bir diğer nokta: bu araçların hiçbiri aşırı taahhüt sorununu çözmüyor. Eğer listede bir gün için kırk madde varsa, sorun organizasyon değil, miktardır. İyi bir uygulama bunu görünür kılar; bilgiyi ne yapacağınıza siz karar verirsiniz.
Gizlilik ve iş verileri
Bu araçlara ne tür bilgiler girdiğine dikkat etmek önemlidir. Toplantı notları, sözleşmeler, müşteri verileri ve şifreler ücretsiz bir uygulamadaki kişisel hesapta saklanmamalıdır. Kullanım profesyonel ise, şirketin kurumsal hesabını kullanmayı ve iki adımlı doğrulamayı etkinleştirmeyi tercih edin.
Şifreler, ne kadar kullanışlı görünse de, asla bir not defterinde saklanmamalıdır. Bunun için şifrelenmiş kasalara sahip özel şifre yöneticileri vardır.
Senkronizasyon: İki cihaz aynı şeyi düzenlediğinde ne olur?
Bu araçların neredeyse tamamı içeriği sunucuda depolar ve cihazda yerel bir kopyasını tutar. Aynı anda yalnızca bir cihaz kullanırken bu görünmez. Bu davranış, cep telefonunun sinyali olmadığında, yine de düzenleme yaptığınızda ve bilgisayar aynı notu aynı süre içinde düzenlediğinde ortaya çıkar.
Bu kategorideki en yaygın kural basit ve tatsızdır: en son senkronize eden kazanır. Daha sonra yüklenen sürüm, önceki sürümün üzerine yazılır ve çevrimdışı cihazda yazılan metin uyarı vermeden kaybolabilir. Daha iyi araçlar bu tutarsızlığı tespit eder ve çakışma olarak işaretlenmiş bir adla bir kopya oluşturur; bu da kaybı çözer ancak daha sonra temizlemezseniz listenizi kopyalarla doldurur.
İhracat önemsiz bir ayrıntı değil: acil çıkış stratejinizdir.
Yıllarca biriktirdiğiniz notları, kararları ve geçmişi, fiyatı artabilecek, sahipliği değişebilecek, ücretsiz planı küçülebilecek veya basitçe kapanabilecek bir hizmete teslim ediyorsunuz. Bir sıkıntıyı kayıptan ayıran şey, verilerinizi dışa aktarmaktır ve bunun işe yarayıp yaramadığını öğrenmenin zamanı, ihtiyacınız olduğu gün değil, şimdi.
- Metin ve açıklamalar: Dışa aktarma seçenekleri için Markdown, HTML veya düz metin formatlarını arayın. Tescilli formatlar yalnızca hizmetin kendi içinde açılır ve yedekleme için uygun değildir.
- Görevler ve çizelgeler: CSV, herhangi bir elektronik tablo programında açılabileceği için minimum kabul edilebilir formattır. JSON daha fazla yapıyı korur ancak okunması daha zordur.
- Takvim: gündem değişim formatı, uzantısıyla birlikte .ics, Bu standart bir uygulama ve neredeyse herkes tarafından kabul ediliyor.
- Ekler: Bunların birlikte mi geldiğini yoksa dışa aktarma işleminin yalnızca hesap kapatıldığında bozulan bağlantıları mı içerdiğini kontrol edin.
İlk ay içinde bir test dışa aktarma işlemi gerçekleştirin ve dosyayı açın. Bu özelliğin mevcut olduğunu, çalıştığını ve neredeyse işe yaramaz bir şey (hiyerarşisi olmayan, tarihleri ve ekleri bulunmayan bir dosya klasörü) ürettiğini görmek yaygındır. İçinde henüz az miktarda materyal varken bunu bilmek daha iyidir.
Gerçekleştirebileceğiniz bir görevi nasıl yazarsınız?
Bir listeyle karşı karşıya kalındığında yaşanan felcin yarısı, madde sayısından değil, yazılış biçiminden kaynaklanır. "Web sitesi" bir görev değildir. "Gelir vergisi" bir görev değildir. Bunlar konulardır ve konular yerine getirilemez; bu yüzden göz onları atlar ve bir sonraki maddeye geçer.
Bir görev, bir çalışma oturumuna uyan, fiil içeren tek bir eylemdir: "ana sayfa için metni yaz", "gelir tablolarını bankadan ayır". Bir öğe birden fazla eylem gerektiriyorsa, bu bir projedir ve projelerin parçalara ayrılması gerekir; listede yalnızca bir sonraki somut adım kalır, geri kalanı başka bir yerde saklanır.
Ayrıca neyin ne olduğunu ayırmak da faydalı olacaktır. referans. Adres, istemci Wi-Fi şifresi, bir gün okunacak bağlantı: bunların hiçbiri bir görev değil ve hepsi yapılacaklar listesini tıkıyor; bu liste asla tamamlandı olarak işaretlenmeyecek. Referanslar notlarda yer alır; yapılacaklar listesi yalnızca işlem gerektirenleri içerir.
Arama, etiketleme ve silmeden arşivleme sanatı.
2000'li yılların bilgisayarlarından miras kalan, her şeyi klasörlere ayırma içgüdüsü, modern araçlarda faydadan çok zarar veriyor. Anahtar kelimeyle arama, bilginin on beş klasörden hangisinde olduğunu hatırlamaktan daha hızlıdır ve arama, daha sonra arama yapmak için kullanacağınız kelimelerle açıklayıcı başlıklar yazdığınızda en iyi sonucu verir.
Silmek yerine arşivleyin. Kapanmış bir proje, aktif olan ve tarih olarak değerini koruyan şeylerin görünümünü karmaşıklaştırır: ne kadar sürdü, neye karar verildi, kimler katıldı. Hemen hemen her araç arşivleme ve silme arasında ayrım yapar ve bu fark, birisi geçen yıl bunun nasıl çözüldüğünü sorduğu gün tam olarak ortaya çıkar.
İş saatleri dışında iş mesajı
Kişisel cep telefonlarındaki kurumsal mesajlaşma, ulaşılabilir olmak ile işte olmak arasındaki çizgiyi bulanıklaştırıyor. Brezilya yasalarının bu konuyu zaten ele aldığını bilmek önemlidir: CLT (İş Kanunlarının Konsolidasyonu), telematik komut ve denetim araçlarını doğrudan komutla eşdeğer tutmaktadır; başka bir deyişle, bir uygulama aracılığıyla görev talep etmek, yasal amaçlar açısından, şahsen talep etmekle aynıdır. Çalışma saatleri dışında yanıt taleplerinin iş hukuku açısından sonuçları vardır ve bu konu, nöbet ve fazla mesai hakkındaki tartışmalarda sıklıkla gündeme gelir.
Pratik açıdan bakıldığında, üzerinde anlaşılan şey kullanılan araçtan daha önemlidir. Ekiple gerçekten acil olan konular, gerçek acil durumlar için hangi kanalın kullanılacağı (genellikle mesaj değil, telefon görüşmesi) ve gece gönderilen mesajlara gece cevap verilmemesi gerektiği konusunda anlaşmaya varmak önemlidir. Çalışma saatleri dışında mesaj gönderenler, gönderme işlemini planlayabilirler: çoğu iş uygulamasında bu işlev bulunur ve neredeyse hiç kimse bunu kullanmaz.
Siz kendi tarafınızdan, başkalarının iyi niyetine bağlı kalmadan bunları ayırabilirsiniz: Android'de bir iş profili, zamana göre odaklanma, belirli bir süre sonra kurumsal uygulamadan gelen bildirimleri susturma ve mümkün olduğunda, tamamen kapattığınız bir cihazda veya profilde çalışma.
İş araçlarıyla ilgili daha fazla soru
Kişisel bir uygulama profesyonel kullanım için uygun mudur?
Bu bireysel kullanım içindir. Sorun, materyal şirkete aitken hesabın size ait olması durumunda ortaya çıkar: ayrıldığınızda, geçmiş sizinle birlikte gider veya başka kimsenin erişemediği bir hesapta sıkışıp kalır. Takım çalışması, en başından itibaren kurumsal bir hesap gerektirir.
En başından tam sürüm için ödeme yapmaya değer mi?
Hayır. Bu araçların çoğunun ücretsiz planı, bireysel kullanımı aylarca kapsar. Belirli bir sınır günlük rutininizi aksatmaya başladığında ödeme yaparsınız ve bu sınırın ne olduğunu tam olarak o anda bilirsiniz.
Eski notlarımı kaybetmekten nasıl kaçınabilirim?
Son dışa aktardığınız dosyayı, diğer önemli dosyalarınızı sakladığınız yerde, hizmetin dışında tutun. Yalnızca sağlayıcının bulutuna güvenmek, sadece bir şirkete güvenmek anlamına gelir ve bu şirket yanlışlıkla hesabınızı sonlandırabilir.
Tüm bunları sadece cep telefonunuz üzerinden kullanabilir misiniz?
Kayıt tutma, danışma ve tamamlandı olarak işaretleme için evet. Uzun metinler yazma, yapılandırma ve geçmişi gözden geçirme konusunda ise klavye ve büyük ekran hala öne çıkıyor ve yalnızca mobil uygulamayı test ederek seçilen araç genellikle bilgisayarda hayal kırıklığı yaratıyor.
Hızlı yakalama: not almanın en kısa yolu
Bu tür araçları bir süredir kullananların bildiği pratik bir sınır var: Bir fikri kaydetmek on veya on beş saniyeden fazla sürüyorsa, onu kaydetmezsiniz. Hafızanıza güvenir ve unutursunuz. Bu yüzden güzel bir yapıya daha az, gelen kutusuna giden yolu kısaltmaya daha çok yatırım yapmakta fayda var.
- Ana ekran widget'ı: Tek dokunuşla, listeye girmeye gerek kalmadan doğrudan yazı alanı açılır.
- Kilit ekranındaki veya yan düğmedeki kısayol: Cihazın kilidini açmaya bile gerek kalmadan sorunu çözüyor.
- Sesli dikte: Sistem klavyesi metni yazıya döküyor ve bu, araba kullanırken veya alışveriş poşetleri taşırken not almanın tek yolu.
- Başka bir uygulamadan paylaş: Kopyala yapıştır yapmadan bir mesajı, bağlantıyı veya fotoğrafı göreve dönüştürür.
- Sesli asistan: Çoğu durumda, sistemin standart aracında doğrudan bir hatırlatma oluşturur.
Bunu ilk hafta içinde yapılandırın. Sistemin ikinci aya kadar çalışıp çalışmayacağını en çok belirleyen ayar budur ve etiketlerin rengini seçmekten daha az zaman alır.
Sıkça Sorulan Sorular
En iyi verimlilik uygulaması hangisi?
Tek bir seçenek yok. Görevler için Todoist veya Microsoft To Do. Ortak projeler için Trello veya Asana. Notlar için OneNote, Notion veya Google Keep. Odaklanma için Forest veya Android'in Dijital Sağlık uygulaması.
Ücretsizler mi?
Hepsinin kullanılabilir ücretsiz bir sürümü var. Microsoft To Do, OneNote ve Google Keep tamamen ücretsizdir. Diğerleri ise ekip çalışması ve otomasyon özelliklerini ücretli planlara saklıyor.
Birkaçını aynı anda kullanmak sorun yaratır mı?
Her birinin farklı bir amaca hizmet etmesi koşuluyla sorun yok. İki görev uygulamasını aynı anda kullanmak dikkatinizi dağıtacak ve birinde bir şeyi unutmanıza neden olacaktır.
Bir uygulama, organizasyon eksikliğini çözer mi?
Hayır. Kaydediyor ve hatırlıyor; ne yapacağınıza ve neyi bırakacağınıza dair karar size ait kalıyor. Rutininiz bozulduğunda uygulamalar arasında geçiş yapmak genellikle sorunu sadece erteliyor.
Çözüm
Verimlilik, uygulama toplamakla değil, her işlev için tutarlı bir şekilde tek bir araç kullanmakla gelir. Yukarıdaki on seçenek sağlamdır, uygulama mağazasında doğrulanmıştır ve çoğu insanın ihtiyaç duyduğu her şeyi kapsar.
Yapılacaklar listesi, not almak için bir yer ve eğer bir ekipte çalışıyorsanız bir proje panosu seçin. Bunu bir ay boyunca kullanın. Ancak ondan sonra başka bir şey eklemeyi düşünmelisiniz.
Sen de oku
- Belleği temizlemek için uygulamalar: 5 seçenek ve her birinin ne işe yaradığı.
- Fotoğraf düzenleme uygulaması: Her tür düzenleme için hangisini seçmeli?
- Boş Zaman İçin Uygulamalar: Rahatlamak, Dinlemek ve Öğrenmek İçin Seçenekler
- Deneyebileceğiniz Farklı Uygulamalar: 5 Seçenek ve Ne İşe Yaradıkları
- İşletmeler için Sosyal Medya: Her Platformu Pratikte Nasıl Kullanmalı?
- LGBT+ Tanışma Uygulamaları: Hangisini Seçmeli ve Aralarındaki Farklar Neler?
