“Der Begriff ”Produktivitäts-App“ ist viel zu weit gefasst, um wirklich hilfreich zu sein. Er umfasst Aufgabenlisten, Projektboards, Notizblöcke, Messenger-Apps und Fokus-Timer – Tools, die völlig unterschiedliche Probleme lösen. Zehn davon gleichzeitig zu installieren, ist der schnellste Weg, keine einzige davon zu benutzen.
Diese Liste ist daher nach Funktion und nicht nach Rangfolge geordnet. Jede App wird mit ihrer Bewertung und der Anzahl der erhaltenen Rezensionen aufgeführt. Playstore und mit einem klaren Hinweis darauf, wofür es gedacht ist – und wofür nicht.
Um die täglichen Aufgaben zu organisieren
1. Todoist
Mit einer Bewertung von 4,8 und über 300.000 Rezensionen ist dies die umfassendste Aufgabenliste ihrer Kategorie: Sie versteht in natürlicher Sprache geschriebene Datumsangaben, akzeptiert Projekte, Etiketten und Prioritäten und synchronisiert zwischen Mobiltelefon, Computer und Browser.
Es eignet sich sowohl für den persönlichen Gebrauch als auch für die gemeinsame Nutzung von Aufgaben. Die kostenlose Version deckt den Einzelgebrauch ausreichend ab; Funktionen wie zeitbasierte Erinnerungen sind in der kostenpflichtigen Version verfügbar.
2. Microsoft To Do
Mit über 470.000 Bewertungen und einer Bewertung von 4,8 Sternen. Einfacher als Todoist und komplett kostenlos. Lässt sich in Outlook und Teams integrieren, was für alle, die bereits mit diesen Systemen arbeiten, einen echten Vorteil darstellt.
Es ist die beste Option für alle, die einfach nur eine funktionierende Liste benötigen, ohne irgendetwas konfigurieren zu müssen.
Um Projekte mit anderen Personen zu verfolgen.
3. Trello
Mit einer Bewertung von 4,5 Sternen und über 120.000 Rezensionen. Es verwendet Diagramme und Karten, wodurch der Arbeitsfortschritt auf einen Blick sichtbar wird. Es ist das einfachste Tool, um es jemandem beizubringen, der noch nie mit etwas Vergleichbarem gearbeitet hat.
Es funktioniert gut bei bis zu einigen wenigen parallel laufenden Projekten. Darüber hinaus erweist sich das Board-Format eher als hinderlich denn hilfreich.
4. Asana
Mit einer Bewertung von 4,6 Sternen und rund 45.000 Rezensionen. Strukturierter als Trello: Es bietet Unteraufgaben, eine Zeitleiste, Ziele und Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten.
Es ist die richtige Wahl, wenn das Projekt aus voneinander abhängigen Phasen besteht. Für eine einfache Einkaufsliste ist es übertrieben.
Zum Schreiben und Speichern von Informationen
5. Vorstellung
Mit einer Bewertung von 4,8 Sternen und über 380.000 Rezensionen vereint es Notenverwaltung, Datenbanken und Aufgabenmanagement in einem System, das Sie individuell anpassen können.
Diese Flexibilität ist sowohl Stärke als auch Schwäche: Viele verbringen Wochen damit, das perfekte System zu entwickeln und nutzen es dann nie. Wenn Sie ein solches System einführen möchten, beginnen Sie mit einer einfachen Seite.
6. Microsoft OneNote
Mit einer Bewertung von 4,8 Sternen und über 1,4 Millionen Rezensionen funktioniert es wie ein digitales Notizbuch mit Abschnitten und Seiten und akzeptiert Text, Bilder, Audio und Handschrift.
Es ist kostenlos und lässt sich in die Office-Suite integrieren. Eine gute Wahl zum Mitschreiben in Vorlesungen und Besprechungen, insbesondere auf einem Tablet mit Stift.
7. Google Keep
Mit einer Bewertung von 4,8 Sternen und über 2,5 Millionen Rezensionen. Die schnellste Art, etwas festzuhalten, bevor man es vergisst: öffnen, schreiben, fertig. Mit Erinnerungsfunktion nach Zeit und Ort.
Es eignet sich nicht zur langfristigen Informationsorganisation – dafür benötigen Sie OneNote oder Notion. Es ist jedoch nützlich, um eine Idee im Moment ihres Entstehens festzuhalten, was eine andere, aber ebenso wichtige Funktion darstellt.
8. Evernote
Mit einer Bewertung von 4,0 und über 1,8 Millionen Rezensionen war es ein Pionier in seiner Kategorie und ist nach wie vor kompetent beim Digitalisieren von Dokumenten, der Textsuche in Bildern und der Organisation nach Schlagworten.
Es ist wichtig zu wissen, dass der kostenlose Tarif in den letzten Jahren deutlich eingeschränkter geworden ist. Die niedrigste Bewertung in der Liste spiegelt die Unzufriedenheit langjähriger Nutzer mit dieser Änderung wider. Prüfen Sie die aktuellen Beschränkungen, bevor Sie Ihre Notizen dorthin übertragen.
Für die Teamkommunikation
9. Slack
Mit über 210.000 Bewertungen und einer Bewertung von 4,8 Sternen organisiert es Teamgespräche thematisch in Kanälen und verhindert so, dass wichtige Entscheidungen in einer Flut von Nachrichten untergehen.
Eine ehrliche Beobachtung: Unternehmenskommunikation steigert die Produktivität, wenn sie E-Mails ersetzt, und senkt sie, wenn sie nur noch ein weiterer zu überwachender Kanal ist. Wenn Sie sie einführen wollen, definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team, welche Aufgaben künftig nicht mehr auf anderem Wege erledigt werden sollen.
Um den Fokus zu behalten
10. Wald
Mit 4,7 Sternen und über 810.000 Rezensionen. Man pflanzt einen virtuellen Baum, der wächst, solange man die App nicht verlässt; verlässt man sie vorher, stirbt er. Es ist albern und funktioniert erstaunlich gut für alle, die ihr Smartphone reflexartig in die Hand nehmen.
Eine kostenlose Alternative, die bereits auf vielen Geräten installiert ist, ist... Digitales Wohlbefinden Die Android-App zeigt die Nutzungsdauer jeder einzelnen App an und ermöglicht das Festlegen täglicher Limits. Es lohnt sich, sie auszuprobieren, bevor Sie weitere Apps installieren.
Ein Name, der aus dem Radio verschwunden ist.
Ö RescueTime, Die App, die in älteren Listen zur Zeiterfassung häufig erwähnt wurde, ist im Play Store nicht mehr als aktive Android-App mit einer nennenswerten Nutzerbasis verfügbar. Für diese Funktion steht heute entweder die systemeigene Digital Wellbeing-App oder ein separater Zeiterfassungstracker zur Verfügung.
Wie man auswählt, ohne sich zu verirren
- Auswahl eins Testen Sie die App einen Monat lang, bevor Sie die Funktionen ändern.
- Wählen Sie das, was sich mit dem, was Sie bereits verwenden, synchronisieren lässt – ein Wechsel des Ökosystems kostet mehr, als es scheint.
- Hüten Sie sich vor Werkzeugen, die eine Stunde Vorbereitungszeit benötigen, bevor man sie überhaupt benutzen kann.
- Wenn das Team es nicht gemeinsam anwendet, wird das Kollaborationstool nicht funktionieren.
- Testen Sie den kostenlosen Tarif einige Wochen lang, bevor Sie sich für etwas anmelden.
Der Fehler, der Anfänger am meisten behindert
Man nennt das „Vorzeigeproduktivität“: Stundenlang das perfekte System zusammenstellen, vier Anwendungen testen, bunte Etiketten und aufwendige Vorlagen erstellen – und am Ende der Woche dieselben unerledigten Aufgaben haben wie zu Beginn. Das Einrichten vermittelt zwar das angenehme Gefühl, Fortschritte zu machen, aber tatsächlich geht nichts voran.
Das Gegenmittel ist, klein und unscheinbar anzufangen. Eine einfache Liste ohne Design, Beschriftungen und Farben, die zwei Wochen lang verwendet wird, offenbart mehr über Ihre Bedürfnisse als jeder Vergleich verschiedener Tools. Erst wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Funktion fehlt, lohnt es sich, diese hinzuzufügen.
Noch ein Punkt: Keines dieser Tools löst das Problem der Überforderung. Enthält die Liste vierzig Punkte für einen Tag, liegt das Problem nicht in der Organisation, sondern in der schieren Menge. Eine gute App macht dies sichtbar; was Sie mit den Informationen anfangen, bleibt Ihre Entscheidung.
Datenschutz und Arbeitsdaten
Es ist wichtig, vorsichtig zu sein, welche Daten in diesen Tools gespeichert werden. Besprechungsnotizen, Verträge, Kundendaten und Passwörter sollten nicht in einem privaten Konto einer kostenlosen App gespeichert werden. Bei beruflicher Nutzung empfiehlt sich die Verwendung des Firmenkontos mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Passwörter sollten niemals in einem Notizblock aufbewahrt werden, so praktisch das auch erscheinen mag. Dafür gibt es spezielle Passwortmanager mit verschlüsselten Tresoren.
Synchronisierung: Was passiert, wenn zwei Geräte dasselbe bearbeiten?
Fast alle diese Tools speichern die Inhalte auf dem Server und behalten eine lokale Kopie auf dem Gerät. Solange man immer nur ein Gerät benutzt, ist das nicht sichtbar. Das Problem tritt auf, wenn das Handy keinen Empfang hat, man die Notiz trotzdem bearbeitet und der Computer dieselbe Notiz im selben Zeitraum bearbeitet.
Die gängigste Regel in dieser Kategorie ist simpel und unangenehm: Wer zuletzt synchronisiert, gewinnt. Die später hochgeladene Version überschreibt die vorherige, und der Text auf dem Offline-Gerät kann ohne Vorwarnung verschwinden. Bessere Tools erkennen die Diskrepanz und erstellen eine Kopie mit dem als Konflikt markierten Namen – das behebt zwar den Datenverlust, füllt aber Ihre Liste mit Duplikaten, wenn Sie diese nicht anschließend bereinigen.
Der Export ist kein nebensächliches Detail: Er ist Ihre Notfallstrategie.
Sie übergeben jahrelang gesammelte Notizen, Entscheidungen und Ihre Historie einem Dienst, der teurer werden, den Besitzer wechseln, sein kostenloses Angebot einschränken oder gar ganz eingestellt werden könnte. Der Unterschied zwischen einem lästigen Aufwand und einem Datenverlust liegt im Export Ihrer Daten – und der richtige Zeitpunkt, um herauszufinden, ob es funktioniert, ist jetzt, nicht erst am Tag, an dem Sie die Daten benötigen.
- Text und Anmerkung: Suchen Sie nach Exportoptionen in Markdown, HTML oder Klartext. Proprietäre Formate lassen sich nur innerhalb des jeweiligen Dienstes öffnen und eignen sich nicht als Backup.
- Aufgaben und Diagramme: CSV ist das minimal akzeptable Format, da es in jedem Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet werden kann. JSON bewahrt mehr Struktur, ist aber schwieriger zu lesen.
- Kalender: das Agendaaustauschformat, mit Erweiterung .ics, Es ist Standard und wird von praktisch allen akzeptiert.
- Anlagen: Prüfen Sie, ob die Dateien gebündelt geliefert werden oder ob der Export nur Links enthält, die beim Schließen des Kontos nicht mehr funktionieren.
Führen Sie im ersten Monat einen Testexport durch und öffnen Sie die Datei. Häufig stellt man fest, dass die Funktion zwar vorhanden ist und funktioniert, aber etwas nahezu Nutzloses liefert – einen Ordner mit Dateien ohne Hierarchie, Datumsangaben und Anhänge. Es ist besser, dies zu wissen, solange sich noch wenige Daten im Ordner befinden.
Wie man eine Aufgabe formuliert, die man auch tatsächlich erledigen kann.
Die Hälfte der Lähmung beim Lesen einer Liste rührt nicht von der Anzahl der Punkte her, sondern von deren Formulierung. “Website” ist keine Aufgabe. “Einkommensteuer” ist keine Aufgabe. Es sind Themen, und Themen lassen sich nicht ausführen – deshalb gleitet der Blick darüber hinweg und wandert zum nächsten Punkt.
Eine Aufgabe ist eine einzelne Handlung mit einem Verb, die in eine Arbeitssitzung passt: “den Text für die Homepage schreiben”, “die Gewinn- und Verlustrechnungen von der Bank trennen”. Wenn die Aufgabe mehr als eine Handlung erfordert, handelt es sich um ein Projekt, und Projekte müssen unterteilt werden – nur der nächste konkrete Schritt bleibt auf der Liste, der Rest wird an anderer Stelle gespeichert.
Es lohnt sich auch, zu trennen, was Referenz. Adresse, WLAN-Passwort des Clients, Link zum späteren Lesen: Nichts davon ist eine Aufgabe, sondern nur ein unnötiger Ballast auf der To-do-Liste, die nie als erledigt markiert wird. Referenzen gehören in die Notizen; die To-do-Liste enthält nur das, was erledigt werden muss.
Suchen, verschlagworten und die Kunst des Archivierens ohne zu löschen.
Der aus den Computern der 2000er-Jahre stammende Instinkt, alles in Ordnern zu organisieren, ist bei modernen Tools eher hinderlich als hilfreich. Die Suche per Stichwort ist schneller, als sich zu merken, in welchem der fünfzehn Ordner die Information gelandet ist – und die Suche funktioniert am besten mit aussagekräftigen Titeln, die die später verwendeten Suchbegriffe enthalten.
Archivieren statt löschen. Ein abgeschlossenes Projekt verstellt den Blick auf das, was noch aktiv ist und als historische Dokumentation wertvoll bleibt: wie lange es gedauert hat, was beschlossen wurde, wer beteiligt war. Fast jedes Tool unterscheidet zwischen Archivieren und Löschen, und der Unterschied wird genau dann deutlich, wenn jemand fragt, wie das letztes Jahr gelöst wurde.
Arbeitsnachricht außerhalb der Geschäftszeiten
Die Nutzung von Firmennachrichten über private Mobiltelefone verwischt die Grenze zwischen Erreichbarkeit und Arbeitszeit. Wichtig zu wissen ist, dass das brasilianische Recht dies bereits geregelt hat: Das brasilianische Arbeitsgesetzbuch (CLT) stellt telematische Anweisungen und Anweisungen der direkten Anweisung gleich; anders ausgedrückt: Aufgaben per App zu fordern, ist rechtlich gesehen dasselbe wie sie persönlich zu stellen. Forderungen nach Antworten außerhalb der Arbeitszeit haben arbeitsrechtliche Konsequenzen, und das Thema kommt häufig in Diskussionen über Rufbereitschaft und Überstunden zur Sprache.
In der Praxis ist die getroffene Vereinbarung wichtiger als das verwendete Tool. Es ist ratsam, sich im Team darauf zu einigen, was wirklich dringend ist, welchen Kanal man für echte Notfälle nutzt – in der Regel ein Telefonanruf, keine Nachricht – und dass Nachrichten, die nachts gesendet werden, auch nachts nicht beantwortet werden sollten. Wer außerhalb der Arbeitszeit Nachrichten versendet, kann den Versand planen: Die meisten Arbeitsanwendungen bieten diese Funktion, die aber kaum genutzt wird.
Sie können diese Bereiche selbst trennen, ohne auf das Wohlwollen anderer angewiesen zu sein: ein Arbeitsprofil auf Android, Fokus nach Zeit, Stummschaltung von Benachrichtigungen der Unternehmens-App nach einer bestimmten Zeit und, wenn möglich, die Arbeit auf einem Gerät oder Profil, das Sie einfach abschalten.
Weitere Fragen zu Arbeitsgeräten
Ist eine private App auch für den professionellen Einsatz geeignet?
Es ist für den persönlichen Gebrauch gedacht. Das Problem entsteht, wenn die Daten dem Unternehmen gehören und das Konto Ihnen gehört: Wenn Sie das Unternehmen verlassen, geht Ihre gesamte Historie verloren oder bleibt in einem Konto gespeichert, auf das niemand sonst Zugriff hat. Teamarbeit erfordert von Anfang an ein Firmenkonto.
Lohnt es sich, gleich zu Beginn die Vollversion zu kaufen?
Nein. Der kostenlose Tarif der meisten dieser Tools deckt die Einzelnutzung über mehrere Monate ab. Sie zahlen erst, wenn ein bestimmtes Limit Ihren Tagesablauf beeinträchtigt – und Sie erfahren genau, wie hoch dieses Limit ist, wenn es erreicht ist.
Wie kann ich den Verlust alter Notizen vermeiden?
Bewahren Sie eine aktuelle Exportkopie außerhalb des Dienstes auf, beispielsweise dort, wo Sie Ihre anderen wichtigen Dateien speichern. Wenn Sie sich ausschließlich auf die Cloud des Anbieters verlassen, vertrauen Sie nur einem Unternehmen, und dieses könnte Ihr Konto versehentlich kündigen.
Kann man das alles nur mit dem Handy nutzen?
Zum Erfassen, Nachschlagen und Markieren als erledigt, ja. Zum Schreiben längerer Texte, Strukturieren und Überprüfen historischer Informationen sind Tastatur und großer Bildschirm nach wie vor unschlagbar – und das Tool, das man nur anhand der mobilen App testet, enttäuscht am Computer meist.
Schnell erfassen: Der kürzeste Weg zum Notieren
Wer dieses Tool schon länger nutzt, kennt eine praktische Grenze: Dauert das Festhalten einer Idee länger als zehn oder fünfzehn Sekunden, wird sie nicht festgehalten. Man verlässt sich auf sein Gedächtnis und vergisst sie. Deshalb lohnt es sich, weniger in eine ansprechende Struktur und mehr in die Verkürzung des Weges zum Posteingang zu investieren.
- Widget für den Startbildschirm: Ein Fingertipp öffnet direkt das Eingabefeld, ohne dass man die Liste durchgehen muss.
- Verknüpfung auf dem Sperrbildschirm oder der Seitentaste: Das Problem wird dadurch gelöst, ohne dass das Gerät überhaupt entsperrt werden muss.
- Diktat per Stimme: Die Systemtastatur transkribiert, und es ist die einzige Möglichkeit, sich Notizen zu machen, während man Auto fährt oder Einkaufstüten trägt.
- Aus einer anderen App teilen: Wandelt eine Nachricht, einen Link oder ein Foto in eine Aufgabe um, ohne dass Kopieren und Einfügen erforderlich ist.
- Sprachassistent: In vielen Fällen wird dadurch eine direkte Erinnerung im Standardtool des Systems erzeugt.
Nehmen Sie diese Einstellung in der ersten Woche vor. Sie ist diejenige, die am meisten darüber entscheidet, ob das System den zweiten Monat übersteht, und sie benötigt weniger Zeit als die Auswahl der Etikettenfarbe.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die beste Produktivitäts-App?
Es gibt nicht die eine perfekte App. Für Aufgaben eignen sich Todoist oder Microsoft To Do. Für gemeinsame Projekte Trello oder Asana. Für Notizen OneNote, Notion oder Google Keep. Für mehr Konzentration Forest oder Android Digital Wellbeing.
Sind sie kostenlos?
Alle bieten eine nutzbare Gratisversion. Microsoft To Do, OneNote und Google Keep sind komplett kostenlos. Die anderen Programme bieten Team- und Automatisierungsfunktionen nur in kostenpflichtigen Abonnements an.
Ist es in Ordnung, mehrere gleichzeitig zu verwenden?
Das ist in Ordnung, solange jede Anwendung einem anderen Zweck dient. Die gleichzeitige Nutzung zweier Aufgaben-Apps teilt Ihre Aufmerksamkeit und führt mit Sicherheit dazu, dass Sie in einer der Apps etwas vergessen.
Kann eine App mangelnde Organisation beheben?
Nein. Es zeichnet auf und speichert; die Entscheidung, was Sie tun und was Sie aufgeben, liegt weiterhin bei Ihnen. Der Wechsel zwischen Apps, wenn Ihre Routine durcheinander ist, verschiebt das Problem meist nur.
Abschluss
Produktivität entsteht nicht durch das Sammeln von Apps, sondern durch die konsequente Nutzung eines einzigen Tools pro Funktion. Die zehn oben genannten Optionen sind solide, im App Store geprüft und decken alles ab, was die meisten Nutzer benötigen.
Wählen Sie eine Aufgabenliste, einen Platz zum Notieren und, falls Sie im Team arbeiten, ein Projektboard. Nutzen Sie es einen Monat lang. Erst dann sollten Sie überlegen, etwas hinzuzufügen.
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