“Aplikácia na zvýšenie produktivity” je príliš široká kategória na to, aby bola užitočná. Zahŕňa zoznamy úloh, projektové nástenky, poznámkové bloky, firemné messengery a časovače sústredenia – nástroje, ktoré riešia úplne odlišné problémy. Inštalácia desiatich naraz je najrýchlejší spôsob, ako sa vyhnúť používaniu ktorejkoľvek z nich.
Tento zoznam je preto zoradený podľa funkcie, nie podľa poradia. Každá aplikácia sa zobrazuje so svojím hodnotením a počtom recenzií, ktoré získala. Obchod Play a s jasným uvedením, na čo slúži – a na čo nie.
Organizovať denné úlohy
1. Todoista
S hodnotením 4,8 a viac ako 300 000 recenziami je to najkompletnejší zoznam úloh vo svojej kategórii: rozumie dátumom napísaným v prirodzenom jazyku, akceptuje projekty, označenia a priority a synchronizuje sa medzi mobilným telefónom, počítačom a prehliadačom.
Je vhodný na osobné použitie aj na zdieľanie úloh s ostatnými. Bezplatná verzia dostatočne pokrýva individuálne použitie; funkcie ako pripomienky na základe času sú k dispozícii v platenom programe.
2. Úlohy od spoločnosti Microsoft
Hodnotenie 4,8 s viac ako 470 000 recenziami. Jednoduchšie ako Todoist a úplne bezplatné. Integruje sa s Outlookom a Teams, čo je výhodou pre tých, ktorí už v tomto ekosystéme pracujú.
Je to najlepšia voľba pre tých, ktorí chcú len pracovný zoznam bez nutnosti čohokoľvek konfigurovať.
Sledovať projekty s ostatnými ľuďmi.
3. Trello
Hodnotenie 4,5 a viac ako 120 000 recenzií. Používa grafy a karty, vďaka čomu je priebeh práce viditeľný na prvý pohľad. Je to najjednoduchší nástroj na učenie niekoho, kto nikdy nič podobné nepoužíval.
Funguje to dobre pri niekoľkých súčasných projektoch. Okrem toho formát dosky začína viac prekážať ako pomáhať.
4. Ásana
Hodnotenie 4,6 a približne 45 000 recenzií. Štruktúrovanejšie ako Trello: má podúlohy, časovú os, ciele a závislosti medzi aktivitami.
Je to správna voľba, keď má projekt fázy, ktoré na sebe závisia. Pre tímový nákupný zoznam je to prehnané.
Na písanie a ukladanie informácií
5. Pojem
Hodnotenie 4,8 a viac ako 380 000 recenzií. Kombinuje známky, databázy a správu úloh do systému, ktorý si môžete prispôsobiť podľa svojich predstáv.
Táto flexibilita je jeho silnou stránkou aj úskalím: veľa ľudí strávi týždne budovaním dokonalého systému a nikdy ho nepoužíva. Ak sa chystáte nejaký zaviesť, začnite s jednoduchou stránkou.
6. Microsoft OneNote
Hodnotenie 4,8 a viac ako 1,4 milióna recenzií. Funguje ako digitálny zápisník so sekciami a stranami a prijíma text, obrázky, zvuk a rukopis.
Je bezplatný a integruje sa s balíkom Office. Dobrá voľba na robenie si poznámok v triede a na stretnutiach, najmä na tablete so stylusom.
7. Google Keep
Hodnotenie 4,8 a viac ako 2,5 milióna recenzií. Je to najrýchlejší spôsob, ako si niečo zapísať skôr, ako zabudnete: otvorte to, napíšte a máte hotovo. Má pripomienky podľa času a miesta.
Nie je vhodný na dlhodobé organizovanie informácií – na to potrebujete OneNote alebo Notion. Je užitočný na zachytenie nápadu v momente, keď sa objaví, čo je iná, ale rovnako dôležitá funkcia.
8. Evernote
Hodnotenie 4,0 a viac ako 1,8 milióna recenzií. Bol priekopníkom vo svojej kategórii a stále je kompetentný v digitalizácii dokumentov, vyhľadávaní textu v obrázkoch a organizovaní podľa značiek.
Stojí za zmienku, že bezplatný plán sa v posledných rokoch stal oveľa obmedzujúcejším a najnižšie hodnotenie v zozname odráža nespokojnosť dlhoročných používateľov s touto zmenou. Pred migráciou svojich poznámok si overte aktuálne limity.
Pre tímovú komunikáciu
9. Vlhkosť
Hodnotenie 4,8 s viac ako 210 000 recenziami. Organizuje tímové konverzácie do kanálov podľa témy, čím zabraňuje strate dôležitých rozhodnutí v skupine správ.
Úprimné pozorovanie: firemné zasielanie správ zvyšuje produktivitu, keď nahradí e-mail, a znižuje ju, keď sa stane len ďalším kanálom na monitorovanie. Ak ho chcete prijať, definujte so svojím tímom, čo sa už nebude robiť inými prostriedkami.
Pre udržanie sústredenia
10. Les
Hodnotenie 4,7 a viac ako 810 000 recenzií. Zasadíte virtuálny strom a on rastie, pokiaľ neopustíte aplikáciu; ak ju ukončíte skôr, zomrie. Je to hlúpe a funguje to prekvapivo dobre pre tých, ktorí dvíhajú telefón reflexívne.
Bezplatná alternatíva, ktorá je už nainštalovaná na mnohých zariadeniach, je... Digitálna pohoda V systéme Android zobrazuje čas strávený v každej aplikácii a umožňuje nastaviť denné limity. Pred inštaláciou čohokoľvek iného sa oplatí si to pozrieť.
Meno, ktoré zmizlo z vysielania.
O RescueTime, Aplikácia, ktorá sa často spomínala v starších zoznamoch na sledovanie času, už nemá aktívnu aplikáciu pre Android s používateľskou základňou v Obchode Play. Pre túto funkciu je dnes riešením buď vlastná aplikácia systému Digital Wellbeing, alebo špecializovaný sledovač času.
Ako si vybrať bez toho, aby ste sa stratili
- Voľba jeden Pred prepnutím funkcií používajte aplikáciu mesiac.
- Vyberte si, čo sa synchronizuje s tým, čo už používate – zmena ekosystémov stojí viac, ako sa zdá.
- Dávajte si pozor na nástroje, ktoré vyžadujú hodinu nastavenia, kým sa dajú na čokoľvek použiť.
- Ak si to tím spoločne neosvojí, nástroj na spoluprácu nebude fungovať.
- Vyskúšajte si bezplatný plán niekoľko týždňov predtým, ako sa na čokoľvek zaregistrujete.
Chyba, ktorá najviac prekáža začiatočníkom
Hovorí sa tomu „ukážka produktivity“: stráviť hodiny zostavovaním dokonalého systému, testovaním štyroch aplikácií, vytváraním farebných štítkov a prepracovaných šablón – a ukončiť týždeň s rovnakými nedokončenými úlohami ako na začiatku. Nastavenie vecí dáva príjemný pocit pokroku bez toho, aby sa čokoľvek skutočne posunulo vpred.
Protijedom je začať v malom a škaredom štýle. Jeden zoznam bez dizajnu, bez označení a bez farby, používaný dva týždne, prezradí viac o tom, čo potrebujete, než akékoľvek porovnanie medzi nástrojmi. Až potom, čo si uvedomíte, že vám nejaká funkcia chýba, sa oplatí ju pridať.
Ďalší bod: žiadny z týchto nástrojov nerieši problém nadmerného záväzku. Ak má zoznam štyridsať položiek na daný deň, problémom nie je organizácia – je to kvantita. Dobrá aplikácia to zviditeľní; čo s informáciami urobíte, zostáva na vašom rozhodnutí.
Súkromie a pracovné údaje
Je dôležité dávať pozor na to, čo sa do týchto nástrojov vkladá. Poznámky zo stretnutí, zmluvy, údaje o klientoch a heslá by sa nemali ukladať do osobného účtu v bezplatnej aplikácii. Ak ide o profesionálne použitie, uprednostnite používanie firemného účtu spoločnosti a povoľte dvojstupňové overenie.
A heslá by sa nikdy nemali uchovávať v poznámkovom bloku, bez ohľadu na to, aké pohodlné sa to môže zdať. Na to slúžia špecializovaní správcovia hesiel so šifrovanými úložiskami.
Synchronizácia: čo sa stane, keď dve zariadenia upravujú tú istú vec
Takmer všetky tieto nástroje ukladajú obsah na server a majú lokálnu kópiu v zariadení. Keď používate vždy len jedno zariadenie, je to neviditeľné. Toto správanie sa prejaví, keď mobilný telefón nemá signál, vy aj tak upravujete a počítač upravuje tú istú poznámku počas rovnakého obdobia.
Najbežnejšie pravidlo v tejto kategórii je jednoduché a nepríjemné: ktokoľvek synchronizuje posledný, vyhráva. Verzia, ktorá sa nahrá neskôr, prepíše predchádzajúcu a text napísaný na offline zariadení môže bez varovania zmiznúť. Lepšie nástroje odhalia nezrovnalosť a vytvoria kópiu s názvom označeným ako konflikt – čo síce rieši stratu, ale ak ho neskôr nevyčistíte, váš zoznam sa zaplní duplikátmi.
Export nie je drobný detail: je to vaša núdzová úniková stratégia.
Odovzdávate roky poznámok, rozhodnutí a histórie službe, ktorá by sa mohla predražiť, zmeniť vlastníka, zmenšiť jej bezplatný plán alebo jednoducho ukončiť fungovanie. To, čo odlišuje problém od straty, je export vašich údajov – a čas zistiť, či to funguje, je teraz, nie v deň, keď to potrebujete.
- Text a anotácia: Hľadajte možnosti exportu v Markdown, HTML alebo obyčajnom texte. Proprietárne formáty sa otvárajú iba v rámci samotnej služby a nie sú vhodné ako zálohy.
- Úlohy a grafy: CSV je minimálny prijateľný formát, pretože sa otvorí v ľubovoľnej tabuľke. JSON zachováva viac štruktúry, ale je ťažšie čitateľný.
- Kalendár: formát výmeny agendy s rozšírením .ics, Je to štandard a akceptuje to prakticky každý.
- Prílohy: Skontrolujte, či sú súčasťou balíka alebo či export obsahuje iba odkazy, ktoré po zatvorení účtu nefungujú.
V prvom mesiaci vykonajte testovací export a otvorte súbor. Bežne sa stáva, že táto funkcia existuje, funguje a prináša niečo takmer zbytočné – priečinok so súbormi bez hierarchie, bez dátumov a bez príloh. Je lepšie vedieť to, kým v ňom ešte máte málo materiálu.
Ako napísať úlohu, ktorú skutočne dokážete splniť.
Polovica paralýzy pri pohľade na zoznam nepochádza z počtu položiek, ale zo spôsobu, akým sú napísané. “Webová stránka” nie je úloha. “Daň z príjmu” nie je úloha. Sú to témy a témy sa nedajú realizovať – preto ich oko prejde a prejde na ďalšiu položku.
Úloha je samostatná akcia so slovesom, ktorá zapadá do pracovnej relácie: “napísať text pre domovskú stránku”, “oddeliť výkazy ziskov a strát od banky”. Keď položka vyžaduje viac ako jednu akciu, ide o projekt a projekty je potrebné rozdeliť – na zozname zostáva iba ďalší konkrétny krok a zvyšok sa ukladá inde.
Tiež stojí za to oddeliť, čo je referencia. Adresa, heslo klienta k Wi-Fi, odkaz na prečítanie niekedy v budúcnosti: nič z toho nie je úloha a všetko to zahlcuje zoznam úloh, ktorý nikdy nebude označený ako dokončený. Odkazy sú uložené v poznámkach; zoznam úloh obsahuje iba to, čo si vyžaduje akciu.
Vyhľadávanie, označovanie a umenie archivácie bez mazania.
Existuje inštinkt organizovať všetko do priečinkov, zdedený z počítačov z roku 2000, ktorý v moderných nástrojoch viac prekáža, ako pomáha. Vyhľadávanie podľa kľúčového slova je rýchlejšie ako pamätanie si, v ktorom z pätnástich priečinkov sa informácie ocitli – a vyhľadávanie funguje najlepšie, keď napíšete popisné názvy so slovami, ktoré neskôr použijete na vyhľadávanie.
A archivovať namiesto mazania. Uzavretý projekt zatieňuje pohľad na to, čo je aktívne a stále má cennú históriu: ako dlho to trvalo, o čom sa rozhodlo, kto sa na tom podieľal. Takmer každý nástroj rozlišuje medzi archiváciou a mazaním a rozdiel sa prejaví práve v deň, keď sa niekto opýta, ako sa to minulý rok vyriešilo.
Pracovná správa mimo pracovnej doby
Firemné správy na osobných mobilných telefónoch stierajú hranicu medzi dostupnosťou a prácou. Je dôležité vedieť, že brazílske právo to už rieši: CLT (Konsolidácia pracovných zákonov) prirovnáva telematické prostriedky velenia a dohľadu k priamemu veleniu; inými slovami, vyžadovanie úloh prostredníctvom aplikácie je z právneho hľadiska to isté ako ich vyžadovanie osobne. Požiadavky na odpovede mimo pracovnej doby majú pracovnoprávne dôsledky a táto téma sa často objavuje v diskusiách o pohotovosti a nadčasoch.
V praxi je to, na čom sa dohodneme, dôležitejšie ako samotný nástroj. Oplatí sa dohodnúť s tímom na tom, čo je skutočne urgentné, ktorý kanál použiť v prípade skutočných núdzových situácií – zvyčajne telefonát, nie správu – a že na správy odoslané v noci by sa nemalo odpovedať v noci. Tí, ktorí posielajú správy mimo pracovnej doby, si môžu naplánovať odoslanie: väčšina pracovných aplikácií túto funkciu má a takmer nikto ju nepoužíva.
Z vašej strany ich môžete oddeliť bez toho, aby ste sa spoliehali na dobrú vôľu ostatných: pracovný profil v systéme Android, zameranie podľa času, stlmené upozornenia z firemnej aplikácie po určitom čase a, ak je to možné, práca na zariadení alebo profile, ktorý jednoducho vypnete.
Ďalšie otázky týkajúce sa pracovných nástrojov
Je osobná aplikácia vhodná na profesionálne použitie?
Je to na individuálne použitie. Problém nastáva, keď materiál patrí spoločnosti a účet je váš: keď odídete, história ide s vami alebo sa uloží na účte, ku ktorému nikto iný nemá prístup. Tímová práca si vyžaduje firemný účet od začiatku.
Oplatí sa zaplatiť si plnú verziu hneď na začiatku?
Nie. Bezplatný plán pre väčšinu týchto nástrojov pokrýva individuálne používanie počas niekoľkých mesiacov. Platíte, keď vám začne narúšať deň určitý limit – a presne budete vedieť, aký je tento limit, keď k nemu dôjde.
Ako sa môžem vyhnúť strate starých poznámok?
Uchovávajte si nedávny export mimo služby, tam, kde uchovávate iné dôležité súbory. Spoliehanie sa výlučne na cloud poskytovateľa znamená dôverovať iba jednej spoločnosti a tá by mohla omylom zrušiť váš účet.
Môžete toto všetko používať len cez mobilný telefón?
Na zaznamenávanie, konzultácie a označovanie ako hotové áno. Na písanie dlhých textov, štruktúrovanie a prezeranie histórie stále víťazí klávesnica a veľká obrazovka – a nástroj zvolený na základe testovania iba mobilnej aplikácie zvyčajne na počítači sklame.
Rýchle zachytenie: najkratšia cesta k robeniu poznámok
Tí, ktorí tento typ nástroja používajú už nejaký čas, poznajú jedno praktické obmedzenie: ak zaznamenávanie nápadu trvá viac ako desať alebo pätnásť sekúnd, nezaznamenáte si ho. Spoľahnete sa na svoju pamäť a zabudnete. Preto sa oplatí investovať menej do peknej štruktúry a viac do skrátenia cesty do schránky.
- Widget domovskej obrazovky: Jedným klepnutím sa otvorí pole na písanie priamo, bez prechádzania zoznamom.
- Skratka na uzamknutej obrazovke alebo bočnom tlačidle: Rieši problém aj bez odomknutia zariadenia.
- Diktovanie hlasom: Systémová klávesnica prepisuje a je to jediný spôsob, ako si robiť poznámky počas jazdy alebo nosenia nákupných tašiek.
- Zdieľať z inej aplikácie: Transformuje správu, odkaz alebo fotografiu na úlohu bez kopírovania a vkladania.
- Hlasový asistent: V mnohých prípadoch vytvorí priamu pripomienku v štandardnom nástroji systému.
Nakonfigurujte to v prvom týždni. Je to úprava, ktorá najviac určuje, či systém prežije druhý mesiac, a trvá to kratšie ako výber farby štítkov.
Často kladené otázky
Aká je najlepšia aplikácia na zvýšenie produktivity?
Žiaden neexistuje. Na úlohy Todoist alebo Microsoft To Do. Na spoločné projekty Trello alebo Asana. Na poznámky OneNote, Notion alebo Google Keep. Na sústredenie Forest alebo Digitálna pohoda systému Android.
Sú zadarmo?
Všetky majú použiteľnú bezplatnú verziu. Microsoft To Do, OneNote a Google Keep sú úplne zadarmo. Ostatné si funkcie tímovej práce a automatizácie vyhradzujú pre platené plány.
Je v poriadku používať viacero naraz?
To je v poriadku, pokiaľ každá slúži na iný účel. Súčasné používanie dvoch aplikácií na úlohy rozdelí vašu pozornosť a zabezpečí, že v jednej z nich na niečo zabudnete.
Rieši aplikácia nedostatok organizácie?
Nie. Zaznamenáva a pamätá si; rozhodnutie o tom, čo robiť a čoho sa vzdať, zostáva na vás. Prepínanie aplikácií, keď je vaša rutina neorganizovaná, zvyčajne problém len odďaľuje.
Záver
Produktivita nepramení zo zhromažďovania aplikácií, ale z dôsledného používania jedného nástroja na každú funkciu. Desať vyššie uvedených možností je spoľahlivých, overených v obchode s aplikáciami a pokrýva všetko, čo väčšina ľudí potrebuje.
Vyberte si zoznam úloh, miesto na zapisovanie vecí a ak pracujete v tíme, aj projektovú nástenku. Používajte ju mesiac. Až potom by ste mali uvažovať o pridaní niečoho ďalšieho.
Prečítajte si tiež
- Aplikácie na čistenie pamäte: 5 možností a čo každá z nich robí.
- Aplikácia na úpravu fotografií: ktorú si vybrať pre každý typ úpravy
- Aplikácie na voľný čas: Možnosti relaxácie, počúvania a učenia
- Rôzne aplikácie, ktoré môžete vyskúšať: 5 možností a čo robia
- Sociálne médiá pre firmy: Ako používať jednotlivé platformy v praxi
- LGBT+ zoznamovacie aplikácie: Ktorú si vybrať a aké sú medzi nimi rozdiely
