“Категория ”приложения для повышения продуктивности» слишком широка, чтобы быть полезной. Она включает в себя списки дел, доски проектов, блокноты, корпоративные мессенджеры и таймеры концентрации — инструменты, решающие совершенно разные задачи. Установка десяти таких приложений одновременно — самый быстрый способ избежать их использования.
Поэтому этот список организован по функциям, а не по рейтингу. Каждое приложение указано с его рейтингом и количеством полученных отзывов. Play Store и с четким указанием на то, для чего это предназначено, а для чего — нет.
Для организации повседневных задач
1. Тодоист
Этот список дел, получивший рейтинг 4,8 и более 300 000 отзывов, является самым полным в своей категории: он понимает даты, написанные на естественном языке, принимает проекты, метки и приоритеты, а также синхронизируется между мобильным телефоном, компьютером и браузером.
Он подходит как для личного использования, так и для распределения задач между другими. Бесплатная версия вполне удовлетворяет индивидуальным потребностям; такие функции, как напоминания по времени, доступны в платном тарифе.
2. Что предстоит сделать Microsoft
Рейтинг 4,8 на основе более 470 000 отзывов. Проще, чем Todoist, и совершенно бесплатно. Интегрируется с Outlook и Teams, что удобно для тех, кто уже работает в этих системах.
Это лучший вариант для тех, кому нужен просто рабочий список, без необходимости что-либо настраивать.
Следить за проектами вместе с другими людьми.
3. Trello
Рейтинг 4,5, более 120 000 отзывов. Использует диаграммы и карточки, что позволяет с первого взгляда увидеть ход работы. Это самый простой инструмент для обучения тех, кто никогда раньше не пользовался подобными инструментами.
Он хорошо работает, если одновременно выполняется несколько проектов. В остальных случаях формат платы начинает скорее мешать, чем помогать.
4. Асана
Рейтинг 4,6, около 45 000 отзывов. Более структурирован, чем Trello: имеет подзадачи, временную шкалу, цели и зависимости между действиями.
Это правильный выбор, когда проект состоит из взаимозависимых этапов. Для командного списка покупок это излишне.
Для записи и хранения информации
5. Понятие
Рейтинг 4,8, более 380 000 отзывов. Система объединяет оценки, базы данных и управление задачами, и её можно настроить по своему вкусу.
Эта гибкость является одновременно и её сильной стороной, и недостатком: многие люди тратят недели на создание идеальной системы и никогда ею не пользуются. Если вы собираетесь её внедрить, начните с простой страницы.
6. Microsoft OneNote
Рейтинг 4,8, более 1,4 миллиона отзывов. Работает как цифровой блокнот с разделами и страницами, поддерживает текст, изображения, аудио и рукописный ввод.
Это бесплатное приложение, интегрирующееся с пакетом Office. Отличный выбор для ведения заметок на занятиях и совещаниях, особенно на планшете со стилусом.
7. Google Keep
Рейтинг 4,8, более 2,5 миллионов отзывов. Это самый быстрый способ что-нибудь записать, прежде чем вы забудете: откройте, напишите, и готово. Есть напоминания по времени и месту.
Он не подходит для организации информации в долгосрочной перспективе — для этого вам понадобятся OneNote или Notion. Он полезен для фиксации идеи в момент её появления, что является другой, но не менее важной функцией.
8. Evernote
Рейтинг 4.0, более 1,8 миллиона отзывов. Это приложение стало пионером в своей категории и до сих пор успешно оцифровывает документы, ищет текст на изображениях и организует данные по тегам.
Стоит отметить, что бесплатный тарифный план в последние годы стал гораздо более ограниченным, и самая низкая оценка в списке отражает недовольство давних пользователей этими изменениями. Перед переносом заметок проверьте текущие ограничения.
Для командного общения
9. Slack
Рейтинг 4,8 на основе более 210 000 отзывов. Организует командные обсуждения по темам в отдельные каналы, предотвращая потерю важных решений в потоке сообщений.
Честное наблюдение: корпоративная система обмена сообщениями повышает производительность, когда заменяет электронную почту, и снижает ее, когда становится просто еще одним каналом для мониторинга. Если вы собираетесь ее внедрить, определите вместе со своей командой, что больше не будет делаться другими способами.
Для поддержания концентрации
10. Лес
Приложение имеет рейтинг 4,7 и более 810 000 отзывов. Вы сажаете виртуальное дерево, и оно растет, пока вы не выходите из приложения; если вы выйдете раньше, оно погибнет. Это забавно и на удивление хорошо работает для тех, кто рефлексивно берет в руки телефон.
Бесплатная альтернатива, уже установленная на многих устройствах, это... Цифровое благополучие В Android приложение показывает время, проведенное в каждом приложении, и позволяет устанавливать ежедневные лимиты. Стоит попробовать его перед установкой чего-либо еще.
Имя, исчезнувшее из эфира.
О RescueTime, Приложение, часто упоминавшееся в старых списках приложений для отслеживания времени, больше не имеет активного приложения для Android с пользовательской базой в Play Store. Сегодня для этой функции остается либо собственное приложение системы Digital Wellbeing, либо специализированное приложение для отслеживания времени.
Как сделать выбор, не запутавшись?
- Выбор один Попользуйтесь приложением в течение месяца, прежде чем переключаться между функциями.
- Выбирайте те приложения, которые синхронизируются с тем, что вы уже используете — переход на другую экосистему обходится дороже, чем кажется.
- Остерегайтесь инструментов, для использования которых требуется час на подготовку.
- Если команда не освоит его совместно, инструмент для совместной работы не будет работать.
- Попробуйте бесплатный тарифный план в течение нескольких недель, прежде чем оформлять подписку.
Самая распространенная ошибка, с которой сталкиваются новички.
Это называется «демонстрационная продуктивность»: часы на сборку идеальной системы, тестирование четырех приложений, создание красочных этикеток и сложных шаблонов — и в итоге неделя с теми же незавершенными задачами, что и в начале. Настройка всего этого дает приятное ощущение прогресса, хотя на самом деле ничего не продвигается.
Противоядие — начинать с малого и неприглядного. Один-единственный список, без дизайна, без подписей и без цвета, используемый в течение двух недель, расскажет о ваших потребностях больше, чем любое сравнение инструментов. Только когда вы поймете, что вам не хватает какой-то функции, стоит ее добавлять.
Ещё один момент: ни один из этих инструментов не решает проблему чрезмерной загруженности. Если в списке сорок пунктов на день, проблема не в организации, а в количестве. Хорошее приложение делает это наглядным; что делать с информацией, остаётся на ваше усмотрение.
Конфиденциальность и рабочие данные
Важно внимательно относиться к содержимому этих инструментов. Заметки о встречах, контракты, данные клиентов и пароли не следует хранить в личном аккаунте бесплатного приложения. Если использование носит профессиональный характер, лучше использовать корпоративный аккаунт компании и включить двухфакторную аутентификацию.
И пароли ни в коем случае нельзя хранить в блокноте, как бы удобно это ни казалось. Для этого существуют специальные менеджеры паролей с зашифрованными хранилищами.
Синхронизация: что происходит, когда два устройства редактируют одно и то же?
Практически все эти инструменты хранят контент на сервере и сохраняют локальную копию на устройстве. При использовании только одного устройства одновременно это незаметно. Такое поведение проявляется, когда у мобильного телефона нет сигнала, вы всё равно редактируете текст, и компьютер редактирует ту же заметку в течение того же периода времени.
Самое распространенное правило в этой категории простое и неприятное: побеждает тот, кто синхронизирует данные последним. Версия, загруженная позже, перезаписывает предыдущую, и текст, записанный на устройстве, не подключенном к сети, может исчезнуть без предупреждения. Более совершенные инструменты обнаруживают это несоответствие и создают копию с именем, помеченным как конфликт — это решает проблему потери, но заполняет ваш список дубликатами, если вы не очистите его впоследствии.
Экспорт — это не мелочь: это ваша стратегия на случай чрезвычайной ситуации.
Вы передаете годы записей, решений и истории сервису, который может подорожать, сменить владельца, сократить бесплатный тарифный план или просто закрыться. Разница между хлопотами и потерей заключается в возможности экспорта данных — и узнать, работает ли он, нужно сейчас, а не в тот день, когда он вам понадобится.
- Текст и аннотации: Ищите варианты экспорта в формате Markdown, HTML или в виде обычного текста. Проприетарные форматы открываются только внутри самого сервиса и не подходят для резервного копирования.
- Задания и диаграммы: CSV — это минимально допустимый формат, поскольку он открывается в любой электронной таблице. JSON сохраняет больше структуры, но его сложнее читать.
- Календарь: формат обмена повесткой дня с возможностью продления .ics, Это стандарт, принятый практически всеми.
- Вложения: Проверьте, включены ли они в пакет или экспорт содержит только ссылки, которые перестают работать после закрытия учетной записи.
В первый месяц выполните тестовый экспорт и откройте файл. Часто оказывается, что функция существует, работает, но выдает практически бесполезный результат — папку с файлами без иерархии, дат и вложений. Лучше узнать об этом, пока у вас еще мало материала.
Как сформулировать задание, которое вы действительно сможете выполнить.
Половина парализующего эффекта при виде списка возникает не из-за количества пунктов, а из-за способа их составления. “Веб-сайт” — это не задача. “Подоходный налог” — это не задача. Это темы, а темы нельзя выполнить — поэтому взгляд скользит по ним и переходит к следующему пункту.
Задача — это отдельное действие с глаголом, которое вписывается в рабочий процесс: “написать текст для главной страницы”, “отделить отчеты о прибылях и убытках от банковских операций”. Если задача требует более одного действия, это проект, и проекты необходимо разбивать на этапы — в списке остается только следующий конкретный шаг, а остальные хранятся в другом месте.
Также стоит разделить то, что есть ссылка. Адрес, пароль от клиентской сети Wi-Fi, ссылка для чтения когда-нибудь: ничто из этого не является задачей, и всё это загромождает список дел, который никогда не будет отмечен как выполненный. Ссылки хранятся в заметках; в списке дел — только то, что требует действий.
Поиск, добавление тегов и искусство архивирования без удаления.
Инстинктивная потребность организовывать все по папкам, унаследованная от компьютеров 2000-х годов, скорее мешает, чем помогает современным инструментам. Поиск по ключевым словам быстрее, чем запоминание того, в какой из пятнадцати папок оказалась информация, — и поиск работает лучше всего, если вы пишете описательные заголовки, содержащие слова, которые вы будете использовать позже для поиска.
И архивируйте, а не удаляйте. Закрытый проект загромождает обзор того, что активно и продолжает оставаться ценным с точки зрения истории: сколько времени это заняло, какие решения были приняты, кто участвовал. Практически каждый инструмент различает архивирование и удаление, и разница становится очевидной именно в тот день, когда кто-то спрашивает, как это было решено в прошлом году.
Сообщения для связи вне рабочего времени
Корпоративные сообщения на личных мобильных телефонах размывают грань между доступностью и присутствием на рабочем месте. Важно знать, что бразильское законодательство уже регулирует этот вопрос: Свод трудового законодательства (СНД) приравнивает телематические средства управления и контроля к прямому управлению; другими словами, требование выполнения задач через приложение с юридической точки зрения равносильно требованию их выполнения лично. Требования о предоставлении ответов вне рабочего времени имеют последствия для трудового законодательства, и эта тема часто поднимается в обсуждениях, касающихся дежурств и сверхурочной работы.
На практике согласованные условия важнее инструмента. Стоит договориться с командой о том, что действительно срочно, какой канал использовать в случае настоящих чрезвычайных ситуаций — как правило, это телефонный звонок, а не сообщение, — и что на сообщения, отправленные ночью, не следует отвечать ночью. Те, кто отправляет сообщения вне рабочего времени, могут запланировать отправку: большинство рабочих приложений имеют эту функцию, и ею почти никто не пользуется.
Со своей стороны, вы можете разделить их, не завися от доброй воли других: рабочий профиль на Android, фокусировка по времени, отключение уведомлений от корпоративного приложения через определенное время и, по возможности, работа на устройстве или в профиле, который вы просто отключаете.
Дополнительные вопросы о рабочих инструментах
Подходит ли персональное приложение для профессионального использования?
Это для личного использования. Проблема возникает, когда материалы принадлежат компании, а учетная запись ваша: когда вы уходите, история уходит вместе с вами или остается в учетной записи, к которой никто другой не имеет доступа. Для командной работы с самого начала требуется корпоративная учетная запись.
Стоит ли сразу платить за полную версию?
Нет. Бесплатный план большинства этих инструментов покрывает индивидуальное использование в течение нескольких месяцев. Вы платите, когда определенный лимит начинает мешать вашей повседневной жизни, и вы будете точно знать, каков этот лимит, когда это произойдет.
Как избежать потери старых записей?
Сохраняйте недавний экспорт вне сервиса, в том же месте, где хранятся другие важные файлы. Полагаясь исключительно на облако провайдера, вы доверяете только одной компании, и она может по ошибке заблокировать ваш аккаунт.
Можно ли использовать всё это только через мобильный телефон?
Для фиксации, просмотра и пометки выполненной работы — да. Для написания длинных текстов, структурирования и просмотра истории действий клавиатура и большой экран по-прежнему остаются лучшим вариантом, а инструмент, выбранный на основе тестирования только мобильного приложения, обычно разочаровывает на компьютере.
Быстрый захват: кратчайший путь к созданию заметок.
Существует практический предел, известный тем, кто какое-то время пользовался подобными инструментами: если запись идеи занимает больше десяти-пятнадцати секунд, вы её не запишете. Вы будете полагаться на свою память и забудете. Поэтому стоит меньше вкладывать в красивую структуру и больше — в сокращение пути до почтового ящика.
- Виджет на главном экране: Одно касание открывает поле для ввода текста, минуя список.
- Быстрый доступ к экрану блокировки или боковой кнопке: Это решает проблему, даже без разблокировки устройства.
- Диктовка голосом: Клавиатура системы автоматически записывает текст, и это единственный способ делать заметки за рулем или с сумками с покупками в руках.
- Поделиться из другого приложения: Преобразует сообщение, ссылку или фотографию в задачу без копирования и вставки.
- Голосовой помощник: Во многих случаях это создает прямое напоминание в стандартном инструменте системы.
Настройте это в первую неделю. Именно эта настройка в наибольшей степени определяет, прослужит ли система до второго месяца, и занимает меньше времени, чем выбор цвета меток.
Часто задаваемые вопросы
Какое приложение для повышения продуктивности лучше всего?
Единого варианта нет. Для задач — Todoist или Microsoft To Do. Для совместных проектов — Trello или Asana. Для заметок — OneNote, Notion или Google Keep. Для концентрации внимания — Forest или Digital Wellbeing от Android.
Они бесплатные?
У всех них есть удобная бесплатная версия. Microsoft To Do, OneNote и Google Keep полностью бесплатны. Остальные же предоставляют функции командной работы и автоматизации только в платных тарифах.
Можно ли использовать несколько одновременно?
Всё в порядке, если каждое приложение выполняет свою функцию. Использование двух приложений одновременно разделит ваше внимание и гарантирует, что вы что-то забудете в одном из них.
Может ли приложение решить проблему неорганизованности?
Нет. Оно записывает и запоминает; решение о том, что делать, а от чего отказаться, остается за вами. Переключение между приложениями, когда ваш распорядок дня нарушен, обычно лишь откладывает проблему.
Заключение
Повышение производительности достигается не за счет коллекционирования приложений, а за счет последовательного использования одного инструмента для каждой функции. Десять вариантов, представленных выше, являются надежными, проверенными в App Store и охватывают все потребности большинства пользователей.
Составьте список дел, найдите место для записей и, если работаете в команде, проектную доску. Используйте её в течение месяца. Только после этого стоит задуматься о добавлении чего-либо ещё.
Прочтите тоже
- Приложения для очистки памяти: 5 вариантов и описание функций каждого из них.
- Приложение для редактирования фотографий: какое выбрать для каждого типа корректировки?
- Приложения для свободного времени: варианты для отдыха, прослушивания музыки и обучения.
- Различные приложения, которые стоит попробовать: 5 вариантов и что они делают.
- Социальные сети для бизнеса: как использовать каждую платформу на практике
- Приложения для знакомств для ЛГБТ+: какое выбрать и чем они отличаются друг от друга?
