“"Aplikacija za produktivnost" je preširoka kategorija da bi bila korisna. Obuhvaća popise obaveza, ploče projekata, bilježnice, korporativne poruke i mjerače vremena za fokusiranje - alate koji rješavaju potpuno različite probleme. Instaliranje deset odjednom najbrži je način da izbjegnete korištenje bilo kojeg od njih.
Stoga je ovaj popis organiziran prema funkciji, a ne prema rangiranju. Svaka aplikacija prikazuje svoju ocjenu i broj recenzija koje je primila. Play Store i s jasnom naznakom čemu služi — a čemu ne služi.
Za organizaciju dnevnih zadataka
1. Todoist
S ocjenom 4,8 i više od 300 000 recenzija, ovo je najpotpuniji popis obaveza u svojoj kategoriji: razumije datume napisane prirodnim jezikom, prihvaća projekte, oznake i prioritete te se sinkronizira između mobilnog telefona, računala i preglednika.
Prikladan je i za osobnu upotrebu i za dijeljenje zadataka s drugima. Besplatna verzija adekvatno pokriva individualnu upotrebu; značajke poput podsjetnika temeljenih na vremenu dostupne su u plaćenom planu.
2. Microsoft To-Do
Ocjena 4,8 s više od 470 000 recenzija. Jednostavniji od Todoista i potpuno besplatan. Integrira se s Outlookom i Teamsom, što čini razliku za one koji već rade unutar tog ekosustava.
To je najbolja opcija za one koji samo žele radni popis, bez potrebe za konfiguriranjem ičega.
Pratiti projekte s drugim ljudima.
3. Trello
Ocjena 4,5 i preko 120 000 recenzija. Koristi grafikone i kartice, što omogućuje pregled napretka rada. To je najlakši alat za podučavanje nekoga tko nikada nije koristio ništa slično.
Dobro funkcionira za nekoliko istovremenih projekata. Nakon toga, format ploče počinje više odmaćivati nego pomagati.
4. Asana
Ocjena 4,6 i otprilike 45 000 recenzija. Strukturiraniji od Trella: ima podzadatke, vremensku crtu, ciljeve i ovisnosti između aktivnosti.
To je pravi izbor kada projekt ima faze koje ovise jedna o drugoj. Za timski popis za kupovinu to je pretjerano.
Za pisanje i pohranjivanje informacija
5. Pojam
Ocjena 4,8 i preko 380 000 recenzija. Kombinira ocjene, baze podataka i upravljanje zadacima u sustav koji možete prilagoditi svojim željama.
Ta fleksibilnost je i njegova snaga i zamka: mnogi ljudi provedu tjedne gradeći savršen sustav i nikada ga ne koriste. Ako ćete ga usvojiti, počnite s jednostavnom stranicom.
6. Microsoft OneNote
Ocjena 4,8 i preko 1,4 milijuna recenzija. Funkcionira poput digitalne bilježnice, s odjeljcima i stranicama, te prihvaća tekst, slike, zvuk i rukopis.
Besplatan je i integrira se s Office paketom. Dobar izbor za bilježenje u nastavi i na sastancima, posebno na tabletu s olovkom.
7. Google Keep
Ocjena 4,8 i preko 2,5 milijuna recenzija. To je najbrži način da nešto zapišete prije nego što zaboravite: otvorite to, napišite i gotovi ste. Ima podsjetnike prema vremenu i lokaciji.
Nije prikladan za dugoročno organiziranje informacija - za to vam je potreban OneNote ili Notion. Koristan je za bilježenje ideje u trenutku kada se pojavi, što je drugačija, ali jednako važna funkcija.
8. Evernote
Ocjena 4,0 i preko 1,8 milijuna recenzija. Bio je pionir u svojoj kategoriji i ostaje kompetentan u digitalizaciji dokumenata, pretraživanju teksta unutar slika i organiziranju po oznakama.
Vrijedi napomenuti da je besplatni plan postao mnogo restriktivniji posljednjih godina, a najniža ocjena na popisu odražava nezadovoljstvo dugogodišnjih korisnika ovom promjenom. Provjerite trenutna ograničenja prije nego što tamo premjestite svoje bilješke.
Za timsku komunikaciju
9. Opuštenost
Ocjena 4,8 s više od 210 000 recenzija. Organizira timske razgovore u kanale prema temi, sprječavajući da se važne odluke izgube u grupi poruka.
Iskreno zapažanje: korporativno slanje poruka povećava produktivnost kada zamijeni e-poštu, a smanjuje je kada postane samo još jedan kanal za praćenje. Ako ćete ga usvojiti, definirajte sa svojim timom što se više neće raditi na druge načine.
Za održavanje fokusa
10. Šuma
Ocjena 4,7 i preko 810 000 recenzija. Posadite virtualno drvo i ono raste sve dok ne napustite aplikaciju; ako prije toga zatvorite, umire. Glupo je i iznenađujuće dobro funkcionira za one koji refleksno podižu telefon.
Besplatna alternativa koja je već instalirana na mnogim uređajima je... Digitalna dobrobit Na Androidu prikazuje vrijeme provedeno na svakoj aplikaciji i omogućuje vam postavljanje dnevnih ograničenja. Vrijedi provjeriti prije instaliranja bilo čega drugog.
Ime koje je nestalo s radio valova.
O Vrijeme spašavanja, Aplikacija, često spominjana u starijim popisima za praćenje vremena, više nema aktivnu Android aplikaciju s bazom korisnika na Trgovini Play. Za tu funkciju rješenje je danas ili vlastita aplikacija sustava za digitalno blagostanje ili namjenski alat za praćenje vremena.
Kako odabrati, a da se ne izgubite
- Izbor jedan Koristite aplikaciju mjesec dana prije promjene funkcija.
- Odaberite ono što se slaže s onim što već koristite - promjena ekosustava košta više nego što se čini.
- Budite oprezni s alatima koji zahtijevaju sat vremena podešavanja prije nego što se mogu koristiti za bilo što.
- Ako tim to ne usvoji zajedno, alat za suradnju neće funkcionirati.
- Isprobajte besplatni plan nekoliko tjedana prije nego što se za bilo što prijavite.
Greška koja najviše koči početnike
To se zove "demonstracija produktivnosti": provesti sate sastavljajući savršen sustav, testirajući četiri aplikacije, stvarajući šarene naljepnice i složene predloške - i završavajući tjedan s istim nedovršenim zadacima kao i na početku. Postavljanje stvari daje ugodan osjećaj napretka, bez da se išta zapravo napreduje.
Protuotrov je početi s malim i ružnim. Jedan popis, bez dizajna, bez oznaka i bez boje, korišten dva tjedna, otkriva više o tome što vam treba nego bilo kakva usporedba između alata. Tek nakon što shvatite da vam nedostaje neka značajka, isplati se dodati je.
Još jedna stvar: nijedan od ovih alata ne rješava problem pretjerane predanosti. Ako popis ima četrdeset stavki za jedan dan, problem nije organizacija - problem je količina. Dobra aplikacija to čini vidljivim; što učiniti s informacijama ostaje vaša odluka.
Privatnost i poslovni podaci
Važno je biti oprezan s onim što se nalazi u ovim alatima. Bilješke sa sastanaka, ugovori, podaci o klijentima i lozinke ne bi se smjeli pohranjivati na osobni račun u besplatnoj aplikaciji. Ako je upotreba profesionalna, radije koristite korporativni račun tvrtke i omogućite dvofaktorsku provjeru.
I lozinke se nikada ne smiju čuvati u notesu, bez obzira koliko se to činilo praktičnim. Za to postoje namjenski upravitelji lozinki sa šifriranim trezorima.
Sinkronizacija: što se događa kada dva uređaja uređuju istu stvar
Gotovo svi ovi alati pohranjuju sadržaj na poslužitelju i čuvaju lokalnu kopiju na uređaju. Dok koristite jedan uređaj istovremeno, ovo je nevidljivo. Ponašanje se pojavljuje kada mobitel nema signala, vi svejedno uređujete, a računalo uređuje istu bilješku tijekom istog razdoblja.
Najčešće pravilo u ovoj kategoriji je jednostavno i neugodno: tko zadnji sinkronizira, pobjeđuje. Verzija koja se kasnije prenese prepisuje prethodnu, a tekst napisan na izvanmrežnom uređaju može nestati bez upozorenja. Bolji alati otkrivaju nesklad i stvaraju kopiju s nazivom označenim kao sukob - što rješava gubitak, ali puni vaš popis duplikatima ako ga naknadno ne sredite.
Izvoz nije mali detalj: to je vaša strategija za izlaz u nuždi.
Predajete godine bilješki, odluka i povijesti usluzi koja bi mogla postati skuplja, promijeniti vlasnika, smanjiti svoj besplatni plan ili se jednostavno ugasiti. Ono što razlikuje gnjavažu od gubitka jest izvoz vaših podataka - a vrijeme da saznate radi li to je sada, a ne dan kada vam je potrebno.
- Tekst i bilješke: Potražite opcije izvoza u Markdownu, HTML-u ili običnom tekstu. Vlasnički formati otvaraju se samo unutar same usluge i nisu prikladni kao sigurnosne kopije.
- Zadaci i grafikoni: CSV je minimalni prihvatljivi format jer se otvara u bilo kojoj proračunskoj tablici. JSON čuva više strukture, ali ga je teže čitati.
- Kalendar: format razmjene dnevnog reda, s proširenjem .ics, To je standardno i prihvaćeno od gotovo svih.
- Prilozi: Provjerite dolaze li u paketu ili izvoz uključuje samo poveznice koje ne rade kada se račun zatvori.
U prvom mjesecu izvršite probni izvoz i otvorite datoteku. Uobičajeno je da značajka postoji, radi i pruža nešto gotovo beskorisno - mapu datoteka bez hijerarhije, bez datuma i bez privitaka. Bolje je znati to dok još imate malo materijala u njoj.
Kako napisati zadatak koji stvarno možete izvršiti.
Polovica paralize pri suočavanju s popisom ne dolazi od broja stavki, već od načina na koji su napisane. "Web stranica" nije zadatak. "Porez na dohodak" nije zadatak. To su teme, a teme se ne mogu izvršiti - zato oko prelazi preko njih i ide na sljedeću stavku.
Zadatak je pojedinačna radnja s glagolom koja se uklapa u radnu sesiju: "napisati tekst za početnu stranicu", "odvojiti izvještaje o prihodima od banke". Kada stavka zahtijeva više od jedne radnje, to je projekt, a projekte je potrebno raščlaniti - na popisu ostaje samo sljedeći konkretni korak, a ostatak se pohranjuje negdje drugdje.
Također vrijedi odvojiti što je referenca. Adresa, lozinka klijentske Wi-Fi mreže, poveznica za čitanje jednog dana: ništa od toga nije zadatak i sve to začepljuje popis obaveza koji nikada neće biti označen kao dovršen. Reference se nalaze u bilješkama; popis obaveza sadrži samo ono što zahtijeva djelovanje.
Pretraživanje, označavanje i umjetnost arhiviranja bez brisanja.
Postoji instinkt da se sve organizira u mape, naslijeđen iz računala 2000-ih, koji više odmaže nego pomaže u modernim alatima. Pretraživanje po ključnoj riječi brže je od pamćenja u kojoj su se od petnaest mapa nalazile informacije - a pretraživanje najbolje funkcionira kada pišete opisne naslove, s riječima koje ćete kasnije koristiti za pretraživanje.
I arhiviranje umjesto brisanja. Zatvoreni projekt zatrpava pogled na ono što je aktivno i nastavlja biti vrijedno kao povijest: koliko je trajalo, što je odlučeno, tko je sudjelovao. Gotovo svaki alat razlikuje arhiviranje i brisanje, a razlika postaje očita upravo onog dana kada netko pita kako je to riješeno prošle godine.
Poslovna poruka izvan radnog vremena
Korporativno slanje poruka na osobnim mobitelima zamagljuje granicu između dostupnosti i prisustva na poslu. Važno je znati da je brazilski zakon to već riješio: CLT (Konsolidacija zakona o radu) izjednačava telematska sredstva zapovijedanja i nadzora s izravnim zapovijedanjem; drugim riječima, zahtijevanje zadataka putem aplikacije, u pravne svrhe, isto je kao i zahtijevanje istih osobno. Zahtjevi za odgovorima izvan radnog vremena imaju implikacije na radno pravo, a tema se često pojavljuje u raspravama o dežurstvima i prekovremenom radu.
U praktičnom smislu, ono što se dogovori važnije je od alata. Vrijedi se dogovoriti s timom o tome što je zaista hitno, koji kanal koristiti za stvarne hitne slučajeve - općenito telefonski poziv, a ne poruku - i da se na poruke poslane noću ne bi trebalo odgovarati noću. Oni koji šalju poruke izvan radnog vremena mogu zakazati slanje: većina radnih aplikacija ima tu funkciju i gotovo nitko je ne koristi.
Sa svoje strane, možete ih odvojiti bez oslanjanja na dobru volju drugih: radni profil na Androidu, fokus prema vremenu, utišane obavijesti iz korporativne aplikacije nakon određenog vremena i, kada je to moguće, rad na uređaju ili profilu koji jednostavno isključite.
Više pitanja o radnim alatima
Je li osobna aplikacija prikladna za profesionalnu upotrebu?
Namijenjeno je individualnoj upotrebi. Problem nastaje kada materijal pripada tvrtki, a račun je vaš: kada odete, povijest ide s vama ili se zaglavi na računu kojem nitko drugi ne može pristupiti. Timski rad od samog početka zahtijeva korporativni račun.
Isplati li se platiti punu verziju odmah na početku?
Ne. Besplatni plan za većinu ovih alata pokriva individualno korištenje mjesecima. Plaćate kada određeno ograničenje počne ometati vaš dan - i točno ćete znati koje je to ograničenje kada se dogodi.
Kako mogu izbjeći gubitak starih bilješki?
Nedavni izvoz spremite izvan usluge, tamo gdje čuvate i druge važne datoteke. Oslanjanje isključivo na oblak pružatelja usluga znači vjerovanje samo jednoj tvrtki, a oni bi vam mogli greškom ukinuti račun.
Možete li sve ovo koristiti samo putem mobitela?
Za bilježenje, konzultacije i označavanje kao gotovog, da. Za pisanje dugih tekstova, strukturiranje i pregled povijesti, tipkovnica i veliki zaslon i dalje pobjeđuju - a alat odabran testiranjem samo mobilne aplikacije obično razočara na računalu.
Brzo snimanje: najkraći put do bilježenja
Postoji praktično ograničenje poznato onima koji već neko vrijeme koriste ovu vrstu alata: ako snimanje ideje traje dulje od deset ili petnaest sekundi, nećete je zabilježiti. Oslanjat ćete se na pamćenje i zaboraviti. Zato se isplati manje ulagati u lijepu strukturu, a više u skraćivanje puta do pristigle pošte.
- Widget početnog zaslona: Jedan dodir otvara polje za pisanje izravno, bez pregledavanja popisa.
- Prečac na zaključanom zaslonu ili bočnoj tipki: Rješava problem čak i bez otključavanja uređaja.
- Diktiranje glasom: Sistemska tipkovnica prepisuje i to je jedini način za bilježenje tijekom vožnje ili nošenja vrećica za kupovinu.
- Dijeli iz druge aplikacije: Pretvara poruku, poveznicu ili fotografiju u zadatak bez kopiranja i lijepljenja.
- Glasovni asistent: U mnogim slučajevima stvara izravni podsjetnik u standardnom alatu sustava.
Konfigurirajte ovo u prvom tjednu. To je prilagodba koja najviše određuje hoće li sustav preživjeti drugi mjesec, a traje kraće nego odabir boje oznaka.
Često postavljana pitanja
Koja je najbolja aplikacija za produktivnost?
Nema ga. Za zadatke, Todoist ili Microsoft To Do. Za kolaborativne projekte, Trello ili Asana. Za bilješke, OneNote, Notion ili Google Keep. Za fokus, Forest ili Androidov Digital Wellbeing.
Jesu li besplatni?
Svi imaju besplatnu verziju koju je moguće koristiti. Microsoft To Do, OneNote i Google Keep su potpuno besplatni. Ostali su rezervirali značajke tima i automatizacije za plaćene planove.
Je li u redu koristiti nekoliko odjednom?
U redu je, sve dok svaka služi drugoj svrsi. Istovremeno korištenje dvije aplikacije za zadatke podijelit će vašu pažnju i osigurati da ćete nešto zaboraviti u jednoj od njih.
Rješava li aplikacija nedostatak organizacije?
Ne. Bilježi i pamti; odluka o tome što učiniti, a što napustiti ostaje vaša. Promjena aplikacija kada vam je rutina neorganizirana obično samo odgađa problem.
Zaključak
Produktivnost ne dolazi od skupljanja aplikacija, već od dosljednog korištenja jednog alata po funkciji. Deset gore navedenih opcija su pouzdane, provjerene u trgovini aplikacija i pokrivaju sve što većini ljudi treba.
Odaberite popis obaveza, mjesto za zapisivanje stvari i, ako radite u timu, projektnu ploču. Koristite je mjesec dana. Tek tada biste trebali razmisliti o dodavanju nečega drugog.
Pročitajte također
- Aplikacije za čišćenje memorije: 5 opcija i što svaka od njih radi.
- Aplikacija za uređivanje fotografija: koju odabrati za svaku vrstu prilagodbe
- Aplikacije za slobodno vrijeme: Mogućnosti za opuštanje, slušanje i učenje
- Različite aplikacije koje možete isprobati: 5 opcija i što one rade
- Društveni mediji za poslovanje: Kako koristiti svaku platformu u praksi
- LGBT+ aplikacije za upoznavanje: Koju odabrati i koje su razlike među njima
