“Апликација за продуктивност” е премногу широка категорија за да биде корисна. Опфаќа листи со задачи, проектни табли, бележници, корпоративни пораки и тајмери за фокусирање - алатки што решаваат сосема различни проблеми. Инсталирањето на десет одеднаш е најбрзиот начин да се избегне користењето на која било од нив.
Затоа, оваа листа е организирана по функција, а не по рангирање. Секоја апликација се појавува со своја оценка и број на прегледи што ги добила. Play Store и со јасна индикација за што е наменето - и за што не е.
Да ги организирате дневните задачи
1. Тодоист
Со оценка 4,8 и над 300.000 прегледи, ова е најкомплетната листа со задачи во својата категорија: разбира датуми напишани на природен јазик, прифаќа проекти, етикети и приоритети и се синхронизира помеѓу мобилен телефон, компјутер и прелистувач.
Погоден е и за лична употреба и за споделување задачи со други. Бесплатната верзија соодветно ја покрива индивидуалната употреба; функции како што се потсетници засновани на време се достапни во платениот план.
2. Мајкрософт работи што треба да се направат
Оценето со 4,8 со над 470.000 прегледи. Поедноставно од Todoist и целосно бесплатно. Се интегрира со Outlook и Teams, што прави разлика за оние кои веќе работат во тој екосистем.
Тоа е најдобрата опција за оние кои само сакаат работен список, без да мора да конфигурираат ништо.
Да се следат проекти со други луѓе.
3. Трело
Оценето со 4,5 и со над 120.000 прегледи. Користи графикони и картички, што го прави напредокот на работата видлив на прв поглед. Тоа е најлесната алатка за подучување на некој што никогаш не користел нешто слично.
Работи добро до неколку истовремени проекти. Освен тоа, форматот на таблата почнува да пречи повеќе отколку да помага.
4. Асана
Оценето со 4,6 и со приближно 45.000 прегледи. Поструктурирано од Trello: има подзадачи, временска рамка, цели и зависности меѓу активностите.
Тоа е вистинскиот избор кога проектот има фази што зависат една од друга. За тимска листа за купување, тоа е претерано.
За пишување и складирање на информации
5. Поим
Оценето со 4,8 и со над 380.000 прегледи. Ги комбинира оценките, базите на податоци и управувањето со задачи во систем што можете да го прилагодите по ваш вкус.
Оваа флексибилност е и негова сила и негова стапица: многу луѓе поминуваат недели градејќи го совршениот систем и никогаш не го користат. Ако ќе усвоите еден, започнете со едноставна страница.
6. Мајкрософт ОнеНот
Оценка 4,8 и со над 1,4 милиони прегледи. Функционира како дигитален тефтер, со делови и страници, и прифаќа текст, слики, аудио и ракопис.
Бесплатно е и се интегрира со пакетот Office. Добар избор за водење белешки на час и состаноци, особено на таблет со пенкало.
7. Google Keep
Оценето со 4,8 и со над 2,5 милиони прегледи. Тоа е најбрзиот начин да запишете нешто пред да заборавите: отворете го, напишете и готово. Има потсетници по време и локација.
Не е погоден за организирање информации на долг рок - за тоа ви треба OneNote или Notion. Корисно е за зачувување на идејата во моментот кога ќе се појави, што е различна, но подеднакво важна функција.
8. Еверноут
Оценето со 4,0 и со над 1,8 милиони прегледи. Беше пионер во својата категорија и останува компетентен во дигитализацијата на документи, пребарувањето текст во слики и организирањето по ознаки.
Вреди да се напомене дека бесплатниот план стана многу порестриктивен во последниве години, а најниската оценка на листата го одразува незадоволството на долгогодишните корисници од оваа промена. Проверете ги моменталните ограничувања пред да ги мигрирате вашите белешки таму.
За тимска комуникација
9. Слек
Оценето со 4,8 со над 210.000 прегледи. Ги организира тимските разговори во канали по тема, спречувајќи важните одлуки да се изгубат во група пораки.
Искрена забелешка: корпоративното испраќање пораки ја зголемува продуктивноста кога ја заменува е-поштата и ја намалува кога станува само уште еден канал за следење. Ако ќе го усвоите, дефинирајте со вашиот тим што повеќе нема да се прави преку други средства.
Да се одржи фокусот
10. Шума
Оценето со 4,7 и со над 810.000 прегледи. Садите виртуелно дрво и тоа расте сè додека не ја напуштите апликацијата; ако престанете пред тоа, ќе умре. Глупаво е и работи изненадувачки добро за оние кои го земаат телефонот рефлексно.
Бесплатна алтернатива која е веќе инсталирана на многу уреди е... Дигитална благосостојба Од Андроид, го прикажува времето поминато на секоја апликација и ви овозможува да поставите дневни ограничувања. Вреди да го проверите пред да инсталирате било што друго.
Име кое исчезна од етерот.
O Спасувачко време, Апликацијата, често споменувана во постарите листи за следење на времето, повеќе нема активна Android апликација со корисничка база на Play Store. За таа функција, решението денес е или сопствената апликација Digital Wellbeing на системот или наменски пратувач на време.
Како да изберете без да се изгубите
- Избор еден Користете ја апликацијата еден месец пред да ги смените функциите.
- Изберете што се синхронизира со она што веќе го користите - менувањето на екосистеми чини повеќе отколку што изгледа.
- Бидете претпазливи со алатките што бараат еден час поставување пред да можат да се користат за било што.
- Ако тимот не го усвои заедно, алатката за соработка нема да функционира.
- Испробајте го бесплатниот план неколку недели пред да се регистрирате за било што.
Грешката што најмногу ги спречува почетниците
Се нарекува „покажување на продуктивноста“: поминување часови склопувајќи го совршениот систем, тестирајќи четири апликации, креирајќи шарени етикети и сложени шаблони - и завршување на неделата со истите недовршени задачи како на почетокот. Поставувањето на работите дава пријатно чувство на напредок, без всушност ништо да напредува.
Противотровот е да се започне со мали и грди работи. Една листа, без дизајн, без етикети и без боја, користена две недели, открива повеќе за тоа што ви треба отколку која било споредба помеѓу алатките. Само откако ќе сфатите дека ви недостасува некоја функција, вреди да ја додадете.
Друга поента: ниедна од овие алатки не го решава проблемот со прекумерната посветеност. Ако листата има четириесет ставки за еден ден, проблемот не е во организацијата - туку во квантитетот. Добрата апликација го прави ова видливо; што да правите со информациите останува ваша одлука.
Приватност и работни податоци
Важно е да бидете внимателни што внесуваат овие алатки. Белешките од состаноците, договорите, податоците за клиентите и лозинките не треба да се чуваат во лична сметка на бесплатна апликација. Доколку употребата е професионална, претпочитајте да ја користите корпоративната сметка на компанијата и овозможете двостепена верификација.
И лозинките никогаш не треба да се чуваат во тетратка, без разлика колку тоа може да изгледа погодно. За тоа постојат наменските менаџери за лозинки со шифрирани трезори.
Синхронизација: што се случува кога два уреди уредуваат иста работа
Речиси сите овие алатки ја складираат содржината на серверот и чуваат локална копија на уредот. Додека користите еден уред истовремено, ова е невидливо. Однесувањето се појавува кога мобилниот телефон нема сигнал, вие сепак уредувате, а компјутерот ја уредува истата белешка во истиот период.
Најчестото правило во оваа категорија е едноставно и непријатно: оној што последен ќе се синхронизира победува. Верзијата што ќе се постави подоцна ја пребрише претходната, а текстот напишан на офлајн уредот може да исчезне без предупредување. Подобрите алатки го детектираат несовпаѓањето и создаваат копија со името означено како конфликт - што го решава проблемот, но го пополнува вашиот список со дупликати ако не го исчистите подоцна.
Извозот не е ситен детаљ: тоа е вашата стратегија за излез во итни случаи.
Предавате години белешки, одлуки и историја на услуга која би можела да стане поскапа, да го промени сопствеништвото, да го намали бесплатниот план или едноставно да се затвори. Она што ја разликува маката од загубата е извозот на вашите податоци - а времето да откриете дали функционира е сега, а не денот кога ви треба.
- Текст и коментар: Побарајте опции за извоз во Markdown, HTML или обичен текст. Сопственичките формати се отвораат само во самата услуга и не се соодветни како резервни копии.
- Задачи и графикони: CSV е минимално прифатлив формат бидејќи се отвора во која било табеларна пресметка. JSON зачувува повеќе структура, но е потежок за читање.
- Календар: форматот за размена на агенда, со проширување .ics, Тоа е стандардно и прифатено од скоро сите.
- Прилози: Проверете дали доаѓаат во пакет или дали извозот ги вклучува само линковите што се расипуваат кога сметката е затворена.
Извршете тест извоз во првиот месец и отворете ја датотеката. Вообичаено е да се открие дека функцијата постои, работи и испорачува нешто речиси бескорисно - папка со датотеки без хиерархија, без датуми и без прилози. Подобро е да го знаете ова додека сè уште имате малку материјал во неа.
Како да напишете задача што навистина можете да ја завршите.
Половина од парализата кога се соочувате со список не доаѓа од бројот на ставки, туку од начинот на кој се напишани. “Веб-страница” не е задача. “Данок на доход” не е задача. Тие се теми, а темите не можат да се извршат - затоа окото ги прескокнува и оди на следната ставка.
Задачата е еднократно дејство, со глагол, кое се вклопува во работна сесија: “напиши го текстот за почетната страница”, “оддели ги извештаите за приходи од банката”. Кога ставката бара повеќе од едно дејство, тоа е проект, а проектите треба да се поделат - само следниот конкретен чекор останува на листата, а останатите се чуваат на друго место.
Исто така, вреди да се одвои што е референца. Адреса, лозинка за Wi-Fi на клиентот, линк за читање некогаш: ништо од тоа не е задача и сето тоа го преоптоварува списокот со задачи, кој никогаш нема да биде означен како завршен. Референците се наоѓаат во белешки; списокот со задачи содржи само она што бара дејство.
Пребарување, ознака и уметноста на архивирање без бришење.
Постои инстинкт за организирање на сè во папки, наследен од компјутерите од 2000-тите, што кај современите алатки повеќе пречи отколку што помага. Пребарувањето по клучни зборови е побрзо отколку запомнувањето во која од петнаесетте папки завршиле информациите - а пребарувањето најдобро функционира кога пишувате описни наслови, со зборовите што ќе ги користите подоцна за пребарување.
И архивирање наместо бришење. Затворениот проект го преоптоварува погледот на тоа што е активно и продолжува да биде вредно како историја: колку време траело, што било одлучено, кој учествувал. Речиси секоја алатка прави разлика помеѓу архивирање и бришење, а разликата станува очигледна токму на денот кога некој ќе праша како тоа било решено минатата година.
Работна порака надвор од работното време
Корпоративните пораки на лични мобилни телефони ја заматуваат линијата помеѓу достапноста и работата. Важно е да се знае дека бразилскиот закон веќе го решил ова прашање: CLT (Консолидација на трудовите закони) ги изедначува телематските средства за команда и надзор со директна команда; со други зборови, барањето задачи преку апликација е, од правна гледна точка, исто како и нивното лично барање. Барањата за одговори надвор од работното време имаат импликации од трудовото право, а темата често се појавува во дискусиите за дежурства и прекувремена работа.
Во пракса, она за што е договорено е поважно од алатката. Вреди да се договорите со тимот за тоа што е навистина итно, кој канал да се користи за вистински итни случаи - генерално телефонски повик, а не порака - и дека на пораките испратени ноќе не треба да се одговара ноќе. Оние кои испраќаат пораки надвор од работното време можат да го закажат испраќањето: повеќето работни апликации ја имаат оваа функција и речиси никој не ја користи.
Од ваша страна, можете да ги одвоите без да зависите од добрата волја на другите: работен профил на Android, фокусирање по време, замолчени известувања од корпоративната апликација по одредено време и, кога е можно, работа на уред или профил што едноставно го исклучувате.
Повеќе прашања за работните алатки
Дали личната апликација е погодна за професионална употреба?
Наменето е за индивидуална употреба. Проблемот се јавува кога материјалот ѝ припаѓа на компанијата, а сметката е ваша: кога ќе си заминете, историјата оди со вас или се заглавува во сметка до која никој друг не може да пристапи. Тимската работа бара корпоративна сметка од самиот почеток.
Дали вреди да се плати за целосната верзија уште на почетокот?
Не. Бесплатниот план за повеќето од овие алатки покрива индивидуална употреба со месеци. Плаќате кога одреден лимит ќе почне да ви го нарушува денот - и ќе знаете точно колкав е тој лимит кога ќе се случи.
Како можам да избегнам губење на стари белешки?
Чувајте го неодамнешниот извоз надвор од услугата, складиран таму каде што ги чувате другите важни датотеки. Ослонувањето исклучиво на облакот на давателот на услуги значи доверба само во една компанија, а тие би можеле да ја прекинат вашата сметка по грешка.
Можеш ли да го користиш сето ова само преку мобилен телефон?
За снимање, консултирање и означување како завршено, да. За пишување долги текстови, структурирање и прегледување на историјата, тастатурата и големиот екран сепак победуваат - а алатката избрана само со тестирање на мобилната апликација обично разочарува на компјутерот.
Брзо снимање: најкраткиот пат до водење белешки
Постои практична граница позната на оние кои го користат овој тип алатка веќе некое време: ако снимањето на идеја трае повеќе од десет или петнаесет секунди, нема да ја снимите. Ќе се потпрете на вашата меморија и ќе заборавите. Затоа вреди да инвестирате помалку во убава структура, а повеќе во скратување на патот до сандачето.
- Виџет за почетниот екран: Еден допир го отвора полето за пишување директно, без да се поминува низ листата.
- Кратенка на заклучениот екран или страничното копче: Го решава проблемот дури и без отклучување на уредот.
- Диктат со глас: Системската тастатура транскрибира и тоа е единствениот начин да се запишуваат белешки додека возите или носите торби за пазарење.
- Сподели од друга апликација: Претвора порака, линк или фотографија во задача без копирање и лепење.
- Гласовен асистент: Во многу случаи, тоа создава директен потсетник во стандардната алатка на системот.
Конфигурирајте го ова во првата недела. Прилагодувањето е тоа што најмногу одредува дали системот ќе преживее до вториот месец, а одзема помалку време од изборот на бојата на етикетите.
Често поставувани прашања
Која е најдобрата апликација за продуктивност?
Нема ниту еден. За задачи, Todoist или Microsoft To Do. За колаборативни проекти, Trello или Asana. За белешки, OneNote, Notion или Google Keep. За фокус, Forest или Дигиталната благосостојба на Android.
Дали се слободни?
Сите имаат употреблива бесплатна верзија. Microsoft To Do, OneNote и Google Keep се целосно бесплатни. Другите резервираат функции за тим и автоматизација за платени планови.
Дали е во ред да се користат неколку одеднаш?
Во ред е, сè додека секоја од нив служи за различна намена. Користењето на две апликации за задачи истовремено ќе го подели вашето внимание и ќе ви овозможи да заборавите нешто во едната од нив.
Дали апликацијата решава проблем со неорганизацијата?
Не. Снима и памти; одлуката за тоа што да правите, а што да отфрлите останува ваша. Менувањето апликации кога вашата рутина е неорганизирана обично само го одложува проблемот.
Заклучок
Продуктивноста не доаѓа од собирање апликации, туку од постојано користење на една алатка по функција. Десетте опции погоре се солидни, проверени во продавницата за апликации и покриваат сè што им е потребно на повеќето луѓе.
Изберете список на обврски, место каде што ќе ги запишувате работите и, ако работите во тим, табла за проекти. Користете ја еден месец. Дури потоа треба да размислите за додавање на нешто друго.
Прочитајте исто така
- Апликации за чистење на меморијата: 5 опции и што прави секоја од нив.
- Апликација за уредување фотографии: која да се избере за секој тип на прилагодување
- Апликации за слободно време: Опции за релаксација, слушање и учење
- Различни апликации што треба да ги испробате: 5 опции и што прават тие
- Социјални медиуми за бизнис: Како да се користи секоја платформа во пракса
- ЛГБТ+ апликации за запознавање: која да се избере и што се менува меѓу нив
