“Tootlikkusrakendus” on liiga lai kategooria, et olla kasulik. See hõlmab ülesannete nimekirju, projektitahvleid, märkmikke, ettevõtte sõnumirakendusi ja keskendumisaja jälgijaid – tööriistu, mis lahendavad täiesti erinevaid probleeme. Kümne korraga installimine on kiireim viis nende kasutamise vältimiseks.
Seega on see loend korraldatud funktsiooni, mitte paremusjärjestuse järgi. Iga rakenduse juures kuvatakse selle hinnang ja arvustuste arv. Play pood ja selgelt märkides, milleks see on mõeldud – ja milleks mitte.
Igapäevaste ülesannete korraldamiseks
1. Todoist
Hinnatud 4,8 ja enam kui 300 000 arvustusega on see oma kategoorias kõige täielikum ülesannete nimekiri: see mõistab loomulikus keeles kirjutatud kuupäevi, aktsepteerib projekte, silte ja prioriteete ning sünkroonib mobiiltelefoni, arvuti ja brauseri vahel.
See sobib nii isiklikuks kasutamiseks kui ka ülesannete jagamiseks teistega. Tasuta versioon katab individuaalse kasutamise piisavalt; tasulises paketis on saadaval sellised funktsioonid nagu ajapõhised meeldetuletused.
2. Microsofti ülesanne
Hinnang 4,8 üle 470 000 arvustuse põhjal. Lihtsam kui Todoist ja täiesti tasuta. Integreerub Outlooki ja Teamsiga, mis on oluline neile, kes juba selles ökosüsteemis töötavad.
See on parim valik neile, kes soovivad lihtsalt toimivat nimekirja ilma midagi seadistamata.
Teiste inimestega koos projektide jälgimiseks.
3. Trello
Hinnang 4,5 ja üle 120 000 arvustuse. See kasutab diagramme ja kaarte, mis muudavad töö edenemise ühe pilguga nähtavaks. See on lihtsaim tööriist õpetada kedagi, kes pole kunagi midagi sellist kasutanud.
See toimib hästi kuni mõne samaaegse projektini. Lisaks sellele hakkab tahvli formaat pigem takistama kui aitama.
4. Asanad
Hinnang 4,6 ja ligikaudu 45 000 arvustusega. Struktureeritum kui Trello: sellel on alamülesanded, ajajoon, eesmärgid ja tegevustevahelised sõltuvused.
See on õige valik, kui projektil on üksteisest sõltuvad etapid. Meeskonna ostunimekirja jaoks on see liiast.
Teabe kirjutamiseks ja salvestamiseks
5. Mõiste
Hinnang 4,8 ja üle 380 000 arvustuse. See ühendab hinded, andmebaasid ja ülesannete haldamise süsteemiks, mida saate oma maitse järgi kohandada.
See paindlikkus on nii selle tugevus kui ka puudus: paljud inimesed veedavad nädalaid ideaalse süsteemi loomisega ja ei kasuta seda kunagi. Kui kavatsete selle kasutusele võtta, alustage lihtsast lehest.
6. Microsoft OneNote
Hinnang 4,8 ja üle 1,4 miljoni arvustuse. See toimib nagu digitaalne märkmik, millel on sektsioonid ja leheküljed ning mis aktsepteerib teksti, pilte, heli ja käsitsi kirjutatud teksti.
See on tasuta ja integreerub Office'i tarkvarapaketiga. Hea valik märkmete tegemiseks tunnis ja koosolekutel, eriti pliiatsiga tahvelarvutis.
7. Google Keep
Hinnang 4,8 ja üle 2,5 miljoni arvustuse. See on kiireim viis midagi üles märkida enne, kui unustad: ava see, kirjuta ja ongi valmis. Sellel on meeldetuletused aja ja asukoha järgi.
See ei sobi teabe pikaajaliseks korraldamiseks – selleks vajate OneNote'i või Notionit. See on kasulik idee jäädvustamiseks kohe, kui see ilmub, mis on teistsugune, kuid sama oluline funktsioon.
8. Evernote
Hinnang 4,0 ja üle 1,8 miljoni arvustuse. See oli oma kategoorias teerajaja ning on endiselt pädev dokumentide digitaliseerimisel, piltidelt teksti otsimisel ja siltide abil korraldamisel.
Tasub märkida, et tasuta pakett on viimastel aastatel muutunud palju piiravamaks ja nimekirja madalaim hinnang peegeldab pikaajaliste kasutajate rahulolematust selle muudatusega. Enne märkmete sinna migreerimist kontrollige kehtivaid piiranguid.
Meeskonnasuhtluseks
9. Lõtvus
Hinnang 4,8, millel on üle 210 000 arvustuse. Korraldab meeskonnatöö vestlused teemade kaupa kanalitesse, hoides ära oluliste otsuste kadumise sõnumite grupis.
Aus tähelepanek: ettevõtte sõnumivahetus suurendab tootlikkust, kui see asendab e-posti, ja vähendab seda, kui sellest saab lihtsalt järjekordne jälgimiskanal. Kui kavatsete selle kasutusele võtta, määrake oma meeskonnaga kindlaks, mida enam muude vahenditega ei tehta.
Fookuse säilitamiseks
10. Mets
Hinnang 4,7 ja üle 810 000 arvustuse. Istutad virtuaalse puu ja see kasvab seni, kuni sa rakendusest lahkud; kui sa enne seda sulged, siis see sureb. See on rumal ja toimib üllatavalt hästi neile, kes haaravad telefoni refleksi ajel.
Tasuta alternatiiv, mis on juba paljudesse seadmetesse installitud, on... Digitaalne heaolu Androidi puhul näitab see iga rakenduse peale kulutatud aega ja võimaldab teil määrata päevased piirangud. Enne millegi muu installimist tasub seda kontrollida.
Nimi, mis eetrist kadus.
O Päästeaeg, Rakendusel, mida vanemates ajajälgimise nimekirjades sageli mainitakse, pole enam aktiivset Androidi rakendust, millel oleks Play poes kasutajaskond. Selle funktsiooni jaoks on täna lahenduseks kas süsteemi enda digitaalse heaolu rakendus või spetsiaalne ajajälgija.
Kuidas valida ilma ära eksima
- Valik üks Kasutage rakendust kuu aega enne funktsioonide vahetamist.
- Vali, mis sünkroonib juba kasutatavaga – ökosüsteemide vahetamine maksab rohkem, kui esmapilgul paistab.
- Olge ettevaatlik tööriistade suhtes, mis vajavad enne millekski kasutamist tund aega seadistamist.
- Kui meeskond seda ühiselt ei omaks ei võta, siis koostööl põhinev tööriist ei tööta.
- Proovige enne millegi jaoks registreerumist paar nädalat tasuta paketti.
Viga, mis algajaid kõige rohkem takistab
Seda nimetatakse „produktiivsuse demonstreerimiseks“: tundide veetmine ideaalse süsteemi kokkupanekul, nelja rakenduse testimisel, värviliste siltide ja keerukate mallide loomisel – ning nädala lõpetamine samade lõpetamata ülesannetega, mis alguses. Asjade seadistamine annab meeldiva tunde edasiminekust, ilma et midagi tegelikult edeneks.
Vastumürk on alustada väikeselt ja inetult. Üksainus nimekiri ilma kujunduse, siltide ja värvideta, mida kasutatakse kaks nädalat, näitab teie vajaduste kohta rohkem kui ükski tööriistade võrdlus. Alles pärast seda, kui olete aru saanud, et teil on mõni funktsioon puudu, tasub see lisada.
Veel üks punkt: ükski neist tööriistadest ei lahenda liigse pühendumise probleemi. Kui nimekirjas on päeva kohta nelikümmend ülesannet, pole probleem mitte korralduses, vaid kvantiteedis. Hea rakendus teeb selle nähtavaks; see, mida teabega peale hakata, jääb teie otsustada.
Privaatsus ja tööandmed
Oluline on olla ettevaatlik nende tööriistade sisu suhtes. Koosolekute märkmeid, lepinguid, kliendiandmeid ja paroole ei tohiks tasuta rakenduses isiklikul kontol hoida. Kui kasutus on professionaalne, eelista ettevõtte kontot ja luba kaheastmeline kinnitamine.
Ja paroole ei tohiks kunagi märkmikus hoida, ükskõik kui mugav see ka ei tunduks. Selleks ongi spetsiaalsed krüpteeritud seifidega paroolihaldurid.
Sünkroniseerimine: mis juhtub, kui kaks seadet töötlevad sama asja?
Peaaegu kõik need tööriistad salvestavad sisu serverisse ja hoiavad seadmes kohalikku koopiat. Kui kasutate korraga ühte seadet, on see nähtamatu. See käitumine ilmneb siis, kui mobiiltelefonil pole levi, te redigeerite ikkagi ja arvuti redigeerib sama märkust samal perioodil.
Selle kategooria kõige levinum reegel on lihtne ja ebameeldiv: võidab see, kes viimasena sünkroonib. Hiljem üles laaditud versioon kirjutab eelmise üle ja võrguühenduseta seadmesse kirjutatud tekst võib hoiatuseta kaduda. Paremad tööriistad tuvastavad lahknevuse ja loovad koopia, mille nimi on märgitud konfliktiks – see lahendab kaotsimineku probleemi, kuid täidab teie nimekirja duplikaatidega, kui te seda hiljem ei puhasta.
Eksportimine pole väike detail: see on teie avariiväljapääsu strateegia.
Sa annad aastate jagu märkmeid, otsuseid ja ajalugu üle teenusele, mis võib kallimaks minna, omanikku vahetada, tasuta paketti vähendada või lihtsalt sulgeda. Vaeva ja kahju eristab andmete eksportimine – ja aeg selle toimimise kontrollimiseks on praegu, mitte siis, kui sul seda vaja on.
- Tekst ja märkused: Otsige ekspordivõimalusi Markdownis, HTML-is või lihttekstis. Patenteeritud vormingud avanevad ainult teenuse enda sees ja ei sobi varukoopiateks.
- Ülesanded ja diagrammid: CSV on minimaalne aktsepteeritav vorming, kuna see avaneb mis tahes arvutustabelis. JSON säilitab paremini struktuuri, kuid on raskemini loetav.
- Kalender: päevakorravahetuse vorming koos laiendusega .ics-failid, See on standardne ja peaaegu kõigi poolt aktsepteeritud.
- Manused: Kontrollige, kas need on komplektina kaasas või kas eksport sisaldab ainult linke, mis konto sulgemisel katkevad.
Tehke esimesel kuul testeksport ja avage fail. On tavaline, et funktsioon on olemas, töötab ja pakub midagi peaaegu kasutut – failide kausta, millel pole hierarhiat, kuupäevi ega manuseid. Parem on seda teada siis, kui teil on veel vähe materjali sees.
Kuidas kirjutada ülesannet, mida sa päriselt ka teha saad.
Pool nimekirja ees tekkivast halvatusest ei tulene mitte üksuste arvust, vaid sellest, kuidas need on kirjutatud. “Veebisait” ei ole ülesanne. “Tulumaks” ei ole ülesanne. Need on teemad ja teemasid ei saa ellu viia – seepärast libiseb pilk neist üle ja liigub järgmise üksuse juurde.
Ülesanne on üksik tegevus koos tegusõnaga, mis sobib töösessiooniga: “kirjuta avalehe tekst”, “eralda tuludeklaratsioonid pangast”. Kui ülesanne nõuab rohkem kui ühte tegevust, on see projekt ja projektid tuleb osadeks jagada – nimekirja jääb ainult järgmine konkreetne samm, ülejäänu salvestatakse mujale.
Samuti tasub eraldada see, mis on viide. Aadress, kliendi WiFi parool, link, mida kunagi lugeda: miski sellest pole ülesanne ja kõik see ummistab ülesannete nimekirja, mida ei märgita kunagi tehtuks. Viited asuvad märkmetes; ülesannete nimekiri sisaldab ainult seda, mis nõuab tegutsemist.
Otsi, sildista ja arhiveerimise kunst ilma kustutamiseta.
2000. aastate arvutitest päritud instinkt korraldada kõik kaustadesse on tänapäevaste tööriistade puhul pigem takistav kui abistav. Märksõnade järgi otsimine on kiirem kui meeldejätmine, millisesse viieteistkümnest kaustast teave lõpuks sattus – ja otsing toimib kõige paremini siis, kui kirjutad kirjeldavad pealkirjad koos sõnadega, mida hiljem otsimiseks kasutad.
Ja arhiveerimine kustutamise asemel. Suletud projekt settestab vaadet aktiivsele, kuid on jätkuvalt väärtuslik ajaloo seisukohalt: kui kaua see aega võttis, mida otsustati, kes osalesid. Peaaegu iga tööriist teeb vahet arhiveerimise ja kustutamise vahel ning erinevus ilmneb täpselt sel päeval, kui keegi küsib, kuidas see eelmisel aastal lahendati.
Töösõnum väljaspool tööaega
Ettevõtte sõnumite saatmine isiklikel mobiiltelefonidel hägustab piiri kättesaadavuse ja tööl olemise vahel. Oluline on teada, et Brasiilia seadusandlus on selle juba lahendanud: CLT (tööõiguse konsolideerimine) võrdsustab telemaatilisi juhtimis- ja järelevalvevahendeid otsese juhtimisega; teisisõnu, ülesannete nõudmine rakenduse kaudu on juriidiliselt sama mis nende nõudmine isiklikult. Vastuste nõudmisel väljaspool tööaega on tööõigusega seotud tagajärjed ning see teema kerkib sageli üles valveteenistuse ja ületunnitöö aruteludes.
Praktikas on kokkulepitud olulisem kui tööriist. Meeskonnaga tasub kokku leppida, mis on tõeliselt kiireloomuline, millist kanalit kasutada tõeliste hädaolukordade korral – üldiselt telefonikõne, mitte sõnum – ja et öösel saadetud sõnumitele ei tohiks öösel vastata. Need, kes saadavad sõnumeid väljaspool tööaega, saavad saatmise ajastada: enamikul töörakendustel on see funktsioon olemas ja peaaegu keegi ei kasuta seda.
Sinu poolt saad neid eraldada ilma teiste heatahtlikkusele lootmata: tööprofiil Androidis, ajapõhine keskendumine, ettevõtte rakenduse märguannete vaigistamine teatud aja möödudes ja võimaluse korral töötamine seadme või profiiliga, mille lihtsalt välja lülitad.
Rohkem küsimusi töövahendite kohta
Kas isiklik rakendus sobib professionaalseks kasutamiseks?
See on mõeldud individuaalseks kasutamiseks. Probleem tekib siis, kui materjal kuulub ettevõttele ja konto on teie oma: lahkudes läheb ajalugu teiega kaasa või jääb kinni kontole, millele kellelgi teisel pole juurdepääsu. Meeskonnatööks on algusest peale vaja ettevõtte kontot.
Kas täisversiooni eest tasub kohe alguses maksta?
Ei. Enamiku nende tööriistade tasuta pakett katab individuaalset kasutamist kuude kaupa. Maksate siis, kui konkreetne limiit hakkab teie päeva segama – ja teate täpselt, milline see limiit on, kui see juhtub.
Kuidas vältida vanade märkmete kaotamist?
Hoidke hiljutist eksporti väljaspool teenust, kus hoiate muid olulisi faile. Ainult teenusepakkuja pilvele lootmine tähendab ainult ühe ettevõtte usaldamist ja nad võivad teie konto kogemata sulgeda.
Kas saate seda kõike kasutada ainult oma mobiiltelefoni kaudu?
Jäädvustamiseks, vaatamiseks ja tehtuks märkimiseks jah. Pikkade tekstide kirjutamiseks, struktureerimiseks ja ajaloo ülevaatamiseks võidavad klaviatuur ja suur ekraan ikkagi – ja ainult mobiilirakenduse testimise teel valitud tööriist valmistab arvutis tavaliselt pettumuse.
Kiirjäädvustamine: lühim tee märkmete tegemiseks
Neile, kes on seda tüüpi tööriista mõnda aega kasutanud, on olemas praktiline piirang, mis on teada: kui idee salvestamine võtab rohkem kui kümme või viisteist sekundit, siis te seda ei salvesta. Te loodate oma mälule ja unustate. Seepärast tasub investeerida vähem ilusasse struktuuri ja rohkem postkasti jõudmise tee lühendamisse.
- Avakuva vidin: Üks puudutus avab otse kirjutamisvälja, ilma loendit läbi vaatamata.
- Lukustuskuva või külgnupu otsetee: See lahendab probleemi isegi seadet avamata.
- Dikteerimine häälega: Süsteemi klaviatuur transkribeerib ja see on ainus viis märkmete tegemiseks autojuhtimise või ostukottide kandmise ajal.
- Jaga teisest rakendusest: Teisendab sõnumi, lingi või foto ülesandeks ilma kopeerimist ja kleepimist tegemata.
- Hääleassistent: Paljudel juhtudel loob see süsteemi standardtööriistas otsese meeldetuletuse.
Konfigureeri see esimesel nädalal. See on kohandamine, mis määrab kõige enam, kas süsteem peab vastu teise kuuni, ja see võtab vähem aega kui siltide värvi valimine.
Korduma kippuvad küsimused
Mis on parim produktiivsuse rakendus?
Ühte ja sama pole olemas. Ülesannete jaoks Todoist või Microsoft To Do. Koostööprojektide jaoks Trello või Asana. Märkmete jaoks OneNote, Notion või Google Keep. Fookuseks Forest või Androidi digitaalne heaolu.
Kas nad on vabad?
Kõigil neil on kasutatav tasuta versioon. Microsoft To Do, OneNote ja Google Keep on täiesti tasuta. Ülejäänud reserveerivad meeskonnatöö ja automatiseerimisfunktsioonid tasuliste pakettide jaoks.
Kas on okei kasutada mitut korraga?
See on okei, kui kumbki neist täidab erinevat eesmärki. Kahe ülesanderakenduse samaaegne kasutamine jagab teie tähelepanu ja tagab, et unustate ühes neist midagi.
Kas rakendus lahendab organiseerimatuse probleemi?
Ei. See salvestab ja mäletab; otsus, mida teha ja millest loobuda, jääb sinu teha. Rakenduste vahetamine, kui su rutiin on korrastamata, lükkab probleemi tavaliselt ainult edasi.
Kokkuvõte
Produktiivsus ei tulene rakenduste kogumisest, vaid iga funktsiooni jaoks ühe tööriista järjepidevast kasutamisest. Ülaltoodud kümme valikut on kindlad, rakenduste poes kontrollitud ja hõlmavad kõike, mida enamik inimesi vajab.
Vali endale ülesannete nimekiri, koht asjade üleskirjutamiseks ja kui töötad meeskonnas, siis ka projektitahvel. Kasuta seda kuu aega. Alles siis peaksid mõtlema millegi muu lisamisele.
Loe ka
- Mälu puhastamise rakendused: 5 valikut ja mida igaüks neist teeb.
- Fototöötlusrakendus: millist valida iga korrigeerimistüübi jaoks
- Vaba aja rakendused: lõõgastumise, kuulamise ja õppimise võimalused
- Erinevad rakendused, mida proovida: 5 valikut ja mida need teevad
- Sotsiaalmeedia ettevõtetele: kuidas iga platvormi praktikas kasutada
- LGBT+ tutvumisrakendused: millist valida ja mis nende vahel muutub
