“"Ứng dụng năng suất" là một danh mục quá rộng để có thể hữu ích. Nó bao gồm danh sách việc cần làm, bảng dự án, sổ ghi chú, ứng dụng nhắn tin doanh nghiệp và bộ đếm thời gian tập trung—những công cụ giải quyết các vấn đề hoàn toàn khác nhau. Cài đặt mười ứng dụng cùng một lúc là cách nhanh nhất để tránh sử dụng bất kỳ ứng dụng nào trong số đó.
Do đó, danh sách này được sắp xếp theo chức năng, không phải theo thứ hạng. Mỗi ứng dụng được hiển thị kèm theo xếp hạng và số lượng đánh giá mà nó nhận được. Cửa hàng Play và kèm theo chỉ dẫn rõ ràng về mục đích sử dụng — và những mục đích không sử dụng.
Để sắp xếp các công việc hàng ngày
1. Người theo chủ nghĩa Todo
Được đánh giá 4.8 sao và có hơn 300.000 lượt bình chọn, đây là ứng dụng quản lý việc cần làm đầy đủ nhất trong cùng loại: nó hiểu được ngày tháng được viết bằng ngôn ngữ tự nhiên, chấp nhận các dự án, nhãn và mức độ ưu tiên, đồng thời đồng bộ hóa giữa điện thoại di động, máy tính và trình duyệt.
Ứng dụng này phù hợp cho cả sử dụng cá nhân và chia sẻ công việc với người khác. Phiên bản miễn phí đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng cá nhân; các tính năng như nhắc nhở theo thời gian có trong gói trả phí.
2. Danh sách việc cần làm của Microsoft
Được đánh giá 4.8 sao với hơn 470.000 lượt bình chọn. Đơn giản hơn Todoist và hoàn toàn miễn phí. Tích hợp với Outlook và Teams, điều này tạo nên sự khác biệt cho những người đã làm việc trong hệ sinh thái đó.
Đây là lựa chọn tốt nhất cho những ai chỉ cần một danh sách hoạt động mà không cần phải cấu hình gì thêm.
Tham gia các dự án cùng với những người khác.
3. Trello
Được đánh giá 4.5 sao và có hơn 120.000 lượt bình chọn. Công cụ này sử dụng biểu đồ và thẻ, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Đây là công cụ dễ sử dụng nhất để hướng dẫn người chưa từng dùng công cụ tương tự.
Nó hoạt động tốt với một vài dự án diễn ra đồng thời. Vượt quá số đó, định dạng bảng bắt đầu gây cản trở nhiều hơn là hỗ trợ.
4. Tư thế Asana
Được đánh giá 4.6 sao với khoảng 45.000 lượt bình chọn. Có cấu trúc tốt hơn Trello: nó có các nhiệm vụ phụ, dòng thời gian, mục tiêu và mối quan hệ phụ thuộc giữa các hoạt động.
Đây là lựa chọn phù hợp khi dự án có các giai đoạn phụ thuộc lẫn nhau. Còn đối với danh sách mua sắm của nhóm, nó lại quá mức cần thiết.
Dùng để viết và lưu trữ thông tin
5. Khái niệm
Được đánh giá 4.8 sao và có hơn 380.000 lượt bình chọn. Ứng dụng này kết hợp điểm số, cơ sở dữ liệu và quản lý nhiệm vụ vào một hệ thống mà bạn có thể tùy chỉnh theo ý thích.
Tính linh hoạt này vừa là điểm mạnh vừa là điểm yếu của nó: nhiều người dành hàng tuần để xây dựng một hệ thống hoàn hảo nhưng lại không bao giờ sử dụng đến. Nếu bạn định áp dụng một hệ thống như vậy, hãy bắt đầu với một trang đơn giản.
6. Microsoft OneNote
Được đánh giá 4.8 sao và có hơn 1,4 triệu lượt đánh giá. Ứng dụng hoạt động như một cuốn sổ tay kỹ thuật số, với các phần và trang, và chấp nhận văn bản, hình ảnh, âm thanh và chữ viết tay.
Ứng dụng này miễn phí và tích hợp với bộ ứng dụng Office. Đây là lựa chọn tốt để ghi chú trong lớp học và các cuộc họp, đặc biệt là trên máy tính bảng với bút cảm ứng.
7. Google Keep
Được đánh giá 4.8 sao và có hơn 2,5 triệu lượt đánh giá. Đây là cách nhanh nhất để ghi chú lại điều gì đó trước khi bạn quên: mở ứng dụng, viết và xong. Ứng dụng có chức năng nhắc nhở theo thời gian và địa điểm.
Ứng dụng này không phù hợp để sắp xếp thông tin lâu dài — đối với việc đó, bạn cần OneNote hoặc Notion. Nó hữu ích để ghi lại một ý tưởng ngay khi nó xuất hiện, đó là một chức năng khác nhưng cũng quan trọng không kém.
8. Evernote
Được đánh giá 4.0 sao và có hơn 1,8 triệu lượt đánh giá. Đây là phần mềm tiên phong trong lĩnh vực của mình và vẫn duy trì khả năng số hóa tài liệu, tìm kiếm văn bản trong hình ảnh và sắp xếp theo thẻ.
Cần lưu ý rằng gói miễn phí đã trở nên hạn chế hơn nhiều trong những năm gần đây, và xếp hạng thấp nhất trong danh sách phản ánh sự không hài lòng của người dùng lâu năm đối với sự thay đổi này. Hãy kiểm tra các giới hạn hiện tại trước khi chuyển ghi chú của bạn sang đó.
Để giao tiếp nhóm
9. Slack
Được đánh giá 4.8 sao với hơn 210.000 lượt bình chọn. Tổ chức các cuộc trò chuyện nhóm thành các kênh theo chủ đề, giúp tránh tình trạng các quyết định quan trọng bị thất lạc trong một loạt tin nhắn.
Một nhận xét thẳng thắn: việc sử dụng tin nhắn nội bộ giúp tăng năng suất khi nó thay thế email và làm giảm năng suất khi nó trở thành một kênh giám sát khác. Nếu bạn định áp dụng nó, hãy cùng nhóm của mình xác định những việc nào sẽ không còn được thực hiện thông qua các phương tiện khác nữa.
Để duy trì sự tập trung
10. Rừng
Được đánh giá 4.7 sao và có hơn 810.000 lượt bình chọn. Bạn trồng một cây ảo và nó sẽ lớn lên miễn là bạn không thoát khỏi ứng dụng; nếu bạn thoát trước khi cây chết. Trò chơi khá ngớ ngẩn nhưng lại hoạt động hiệu quả đáng ngạc nhiên đối với những người thường xuyên cầm điện thoại lên chơi.
Một giải pháp thay thế miễn phí đã được cài đặt sẵn trên nhiều thiết bị là... Sức khỏe tinh thần trong thế giới kỹ thuật số Trên Android, ứng dụng này hiển thị thời gian bạn sử dụng từng ứng dụng và cho phép bạn đặt giới hạn thời gian hàng ngày. Rất đáng để bạn thử trước khi cài đặt bất kỳ ứng dụng nào khác.
Một cái tên đã biến mất khỏi sóng phát thanh.
ồ Thời gian cứu hộ, Ứng dụng này, thường được nhắc đến trong các danh sách theo dõi thời gian cũ, hiện không còn ứng dụng Android nào hoạt động với lượng người dùng ổn định trên Play Store. Đối với chức năng đó, giải pháp hiện nay là ứng dụng Digital Wellbeing của chính hệ thống hoặc một ứng dụng theo dõi thời gian chuyên dụng.
Làm thế nào để lựa chọn mà không bị lạc lối
- Sự lựa chọn một Hãy sử dụng ứng dụng trong một tháng trước khi chuyển sang chức năng khác.
- Hãy chọn những gì tương thích với những gì bạn đang sử dụng — việc chuyển đổi hệ sinh thái tốn kém hơn bạn tưởng.
- Hãy cảnh giác với những công cụ cần đến một giờ để thiết lập trước khi có thể sử dụng được.
- Nếu cả nhóm không cùng nhau sử dụng, công cụ cộng tác sẽ không hoạt động hiệu quả.
- Hãy dùng thử gói miễn phí trong vài tuần trước khi đăng ký bất kỳ gói nào.
Sai lầm lớn nhất cản trở người mới bắt đầu
Người ta gọi đó là "năng suất phô trương": dành hàng giờ để lắp ráp một hệ thống hoàn hảo, thử nghiệm bốn ứng dụng, tạo ra các nhãn dán đầy màu sắc và các mẫu phức tạp—và kết thúc tuần với những công việc dang dở y hệt như lúc bắt đầu. Việc thiết lập mọi thứ mang lại cảm giác dễ chịu về sự tiến bộ, nhưng thực tế chẳng có gì tiến bộ cả.
Giải pháp là bắt đầu từ những thứ nhỏ bé và đơn giản. Một danh sách duy nhất, không thiết kế, không nhãn mác và không màu sắc, được sử dụng trong hai tuần, sẽ cho thấy nhiều điều bạn cần hơn bất kỳ sự so sánh nào giữa các công cụ. Chỉ sau khi nhận ra mình thiếu một tính năng nào đó, bạn mới nên thêm nó vào.
Một điểm nữa cần lưu ý: không công cụ nào trong số này giải quyết được vấn đề quá tải công việc. Nếu danh sách có bốn mươi mục cho một ngày, vấn đề không phải là tổ chức mà là số lượng. Một ứng dụng tốt sẽ giúp bạn nhận ra điều này; còn việc bạn quyết định làm gì với thông tin đó vẫn là quyết định của bạn.
quyền riêng tư và dữ liệu công việc
Cần phải cẩn thận về những gì được lưu trữ trong các công cụ này. Ghi chú cuộc họp, hợp đồng, dữ liệu khách hàng và mật khẩu không nên được lưu trữ trong tài khoản cá nhân trên một ứng dụng miễn phí. Nếu sử dụng cho mục đích chuyên nghiệp, hãy ưu tiên sử dụng tài khoản doanh nghiệp và bật xác thực hai bước.
Và tuyệt đối không nên lưu mật khẩu vào sổ tay, dù điều đó có vẻ tiện lợi đến đâu. Đó là lý do tại sao người ta sử dụng các phần mềm quản lý mật khẩu chuyên dụng với kho lưu trữ được mã hóa.
Đồng bộ hóa: điều gì xảy ra khi hai thiết bị cùng chỉnh sửa một nội dung?
Hầu hết các công cụ này đều lưu trữ nội dung trên máy chủ và giữ một bản sao cục bộ trên thiết bị. Khi bạn chỉ sử dụng một thiết bị tại một thời điểm, điều này diễn ra một cách âm thầm. Hiện tượng này chỉ xuất hiện khi điện thoại di động không có tín hiệu, bạn vẫn chỉnh sửa và máy tính cũng chỉnh sửa cùng một ghi chú trong cùng khoảng thời gian đó.
Quy tắc phổ biến nhất trong nhóm này rất đơn giản và khó chịu: ai đồng bộ sau cùng sẽ thắng. Phiên bản được tải lên sau sẽ ghi đè lên phiên bản trước đó, và văn bản được viết trên thiết bị ngoại tuyến có thể biến mất mà không báo trước. Các công cụ tốt hơn sẽ phát hiện sự khác biệt và tạo một bản sao với tên được đánh dấu là xung đột — điều này giải quyết được vấn đề mất dữ liệu nhưng sẽ làm đầy danh sách của bạn bằng các bản sao trùng lặp nếu bạn không dọn dẹp chúng sau đó.
Xuất khẩu không phải là chi tiết nhỏ: đó là chiến lược thoát hiểm khẩn cấp của bạn.
Bạn đang giao nộp hàng năm trời ghi chú, quyết định và lịch sử cho một dịch vụ có thể tăng giá, thay đổi chủ sở hữu, thu hẹp gói miễn phí hoặc đơn giản là đóng cửa. Điều phân biệt giữa rắc rối và mất mát chính là việc xuất dữ liệu của bạn—và thời điểm tốt nhất để tìm hiểu xem nó có hoạt động hay không là ngay bây giờ, chứ không phải ngày bạn cần đến nó.
- Văn bản và chú thích: Hãy tìm các tùy chọn xuất file ở định dạng Markdown, HTML hoặc văn bản thuần túy. Các định dạng độc quyền chỉ mở được trong chính dịch vụ đó và không phù hợp để sao lưu.
- Nhiệm vụ và biểu đồ: CSV là định dạng tối thiểu được chấp nhận vì nó có thể mở được trong bất kỳ bảng tính nào. JSON giữ được cấu trúc tốt hơn nhưng khó đọc hơn.
- Lịch: định dạng trao đổi chương trình nghị sự, kèm theo phần mở rộng .ics, Đây là tiêu chuẩn và được hầu hết mọi người chấp nhận.
- Tệp đính kèm: Kiểm tra xem chúng có được đóng gói cùng nhau hay không, hoặc liệu bản xuất chỉ bao gồm các liên kết sẽ bị hỏng khi tài khoản bị đóng.
Hãy thực hiện một lần xuất thử nghiệm trong tháng đầu tiên và mở tệp tin đó. Thông thường, bạn sẽ thấy tính năng này tồn tại, hoạt động nhưng lại cho ra một thứ gần như vô dụng—một thư mục chứa các tệp tin không có cấu trúc, không có ngày tháng và không có tệp đính kèm. Tốt hơn hết là bạn nên biết điều này khi thư mục đó vẫn còn ít dữ liệu.
Làm thế nào để viết một nhiệm vụ mà bạn thực sự có thể hoàn thành.
Một nửa sự bối rối khi đối mặt với một danh sách không đến từ số lượng mục, mà đến từ cách chúng được viết. "Trang web" không phải là một nhiệm vụ. "Thuế thu nhập" không phải là một nhiệm vụ. Chúng là các chủ đề, và các chủ đề không thể thực hiện được—đó là lý do tại sao mắt ta lướt qua chúng và chuyển sang mục tiếp theo.
Nhiệm vụ là một hành động đơn lẻ, có kèm động từ, phù hợp với một phiên làm việc: "viết nội dung cho trang chủ", "tách các báo cáo thu nhập từ ngân hàng". Khi một mục yêu cầu nhiều hơn một hành động, đó là một dự án, và các dự án cần được chia nhỏ - chỉ bước cụ thể tiếp theo được giữ lại trong danh sách, phần còn lại được lưu trữ ở nơi khác.
Cũng cần phân biệt rõ ràng những gì là thẩm quyền giải quyết. Địa chỉ, mật khẩu Wi-Fi của khách hàng, đường dẫn để đọc sau này: tất cả những thứ đó đều không phải là nhiệm vụ, và tất cả đều làm tắc nghẽn danh sách việc cần làm, danh sách này sẽ không bao giờ được đánh dấu là đã hoàn thành. Tài liệu tham khảo nằm trong phần ghi chú; danh sách việc cần làm chỉ chứa những việc cần hành động.
Tìm kiếm, gắn thẻ và nghệ thuật lưu trữ mà không xóa.
Có một bản năng là sắp xếp mọi thứ vào các thư mục, được thừa hưởng từ máy tính những năm 2000, điều này lại gây cản trở nhiều hơn là giúp ích trong các công cụ hiện đại. Tìm kiếm theo từ khóa nhanh hơn việc nhớ xem thông tin nằm trong thư mục nào trong số mười lăm thư mục đó — và tìm kiếm hiệu quả nhất khi bạn viết tiêu đề mô tả, sử dụng những từ mà bạn sẽ dùng để tìm kiếm sau này.
Và hãy lưu trữ thay vì xóa. Một dự án đã đóng sẽ làm rối mắt, che khuất những gì đang hoạt động và vẫn có giá trị như một phần lịch sử: mất bao lâu, quyết định nào đã được đưa ra, ai đã tham gia. Hầu hết các công cụ đều phân biệt giữa lưu trữ và xóa, và sự khác biệt trở nên rõ ràng chính xác vào ngày ai đó hỏi về cách giải quyết vấn đề đó vào năm ngoái.
Tin nhắn công việc ngoài giờ hành chính
Việc sử dụng tin nhắn công ty trên điện thoại di động cá nhân làm mờ ranh giới giữa trạng thái sẵn sàng và trạng thái đang làm việc. Điều quan trọng cần biết là luật pháp Brazil đã giải quyết vấn đề này: Bộ luật Lao động Brazil (CLT) coi các phương tiện chỉ huy và giám sát từ xa tương đương với chỉ huy trực tiếp; nói cách khác, việc yêu cầu thực hiện nhiệm vụ thông qua ứng dụng, về mặt pháp lý, cũng giống như yêu cầu trực tiếp. Việc yêu cầu phản hồi ngoài giờ làm việc có liên quan đến luật lao động, và chủ đề này thường xuyên được đề cập trong các cuộc thảo luận về trực ca và làm thêm giờ.
Trên thực tế, điều được thống nhất quan trọng hơn công cụ. Cần phải thống nhất với nhóm về những việc thực sự khẩn cấp, kênh liên lạc nào nên sử dụng cho các trường hợp khẩn cấp thực sự—thường là gọi điện thoại, chứ không phải nhắn tin—và rằng tin nhắn gửi vào ban đêm không nên được trả lời vào ban đêm. Những người gửi tin nhắn ngoài giờ làm việc có thể lên lịch gửi: hầu hết các ứng dụng công việc đều có chức năng này, nhưng hầu như không ai sử dụng nó.
Về phía bạn, bạn có thể tách biệt chúng mà không cần phụ thuộc vào thiện chí của người khác: một hồ sơ công việc trên Android, tập trung theo thời gian, tắt thông báo từ ứng dụng công ty sau một thời gian nhất định, và, khi có thể, làm việc trên một thiết bị hoặc hồ sơ mà bạn có thể tắt đi.
Thêm câu hỏi về dụng cụ làm việc
Ứng dụng cá nhân có phù hợp để sử dụng trong công việc chuyên nghiệp không?
Ứng dụng này dành cho mục đích sử dụng cá nhân. Vấn đề phát sinh khi tài liệu thuộc về công ty và tài khoản là của bạn: khi bạn rời đi, lịch sử làm việc cũng biến mất theo bạn hoặc bị kẹt trong một tài khoản mà không ai khác có thể truy cập. Làm việc nhóm yêu cầu tài khoản công ty ngay từ đầu.
Liệu có đáng để trả tiền mua phiên bản đầy đủ ngay từ đầu không?
Không. Gói miễn phí của hầu hết các công cụ này cho phép sử dụng cá nhân trong nhiều tháng. Bạn chỉ phải trả phí khi vượt quá một giới hạn nhất định và gây ảnh hưởng đến sinh hoạt hàng ngày của bạn—và bạn sẽ biết chính xác giới hạn đó là bao nhiêu khi điều đó xảy ra.
Làm thế nào để tránh mất những ghi chú cũ?
Hãy lưu bản xuất dữ liệu gần đây nhất ở bên ngoài dịch vụ, nơi bạn lưu trữ các tệp quan trọng khác. Việc chỉ dựa vào dịch vụ đám mây của nhà cung cấp đồng nghĩa với việc chỉ tin tưởng một công ty duy nhất, và họ có thể vô tình chấm dứt tài khoản của bạn.
Bạn có thể sử dụng tất cả những tính năng này chỉ thông qua điện thoại di động của mình không?
Để ghi chú, tham khảo và đánh dấu đã hoàn thành, thì đúng vậy. Nhưng để viết văn bản dài, cấu trúc lại và xem lại lịch sử, bàn phím và màn hình lớn vẫn vượt trội hơn — và công cụ được chọn chỉ bằng cách thử nghiệm ứng dụng trên điện thoại thường gây thất vọng khi sử dụng trên máy tính.
Ghi chú nhanh: cách ngắn nhất để ghi chép
Những người đã sử dụng loại công cụ này một thời gian đều biết một giới hạn thực tế: nếu việc ghi lại một ý tưởng mất hơn mười hoặc mười lăm giây, bạn sẽ không ghi lại nó. Bạn sẽ dựa vào trí nhớ của mình và quên mất. Đó là lý do tại sao nên đầu tư ít hơn vào cấu trúc đẹp mắt và nhiều hơn vào việc rút ngắn đường dẫn đến hộp thư đến.
- Tiện ích màn hình chính: Chỉ cần một lần chạm, bạn có thể mở trực tiếp ô soạn thảo mà không cần phải duyệt qua danh sách.
- Phím tắt trên màn hình khóa hoặc nút bên cạnh: Nó giải quyết vấn đề mà không cần mở khóa thiết bị.
- Đọc chính tả bằng giọng nói: Bàn phím hệ thống có chức năng ghi âm, và đó là cách duy nhất để ghi chú khi đang lái xe hoặc mang theo túi mua sắm.
- Chia sẻ từ ứng dụng khác: Chuyển đổi tin nhắn, liên kết hoặc ảnh thành tác vụ mà không cần sao chép và dán.
- Trợ lý giọng nói: Trong nhiều trường hợp, nó tạo ra một lời nhắc trực tiếp trong công cụ tiêu chuẩn của hệ thống.
Hãy cấu hình cài đặt này trong tuần đầu tiên. Đây là bước điều chỉnh quan trọng nhất quyết định liệu hệ thống có hoạt động được đến tháng thứ hai hay không, và nó tốn ít thời gian hơn so với việc chọn màu nhãn.
Câu hỏi thường gặp
Ứng dụng tăng năng suất tốt nhất là gì?
Không có ứng dụng nào là duy nhất. Đối với công việc, có Todoist hoặc Microsoft To Do. Đối với dự án cộng tác, có Trello hoặc Asana. Đối với ghi chú, có OneNote, Notion hoặc Google Keep. Để tập trung, có Forest hoặc Digital Wellbeing của Android.
Chúng có miễn phí không?
Tất cả đều có phiên bản miễn phí có thể sử dụng được. Microsoft To Do, OneNote và Google Keep hoàn toàn miễn phí. Các ứng dụng khác chỉ cung cấp các tính năng quản lý nhóm và tự động hóa cho các gói trả phí.
Có được phép sử dụng nhiều thiết bị cùng lúc không?
Không sao cả, miễn là mỗi ứng dụng phục vụ một mục đích khác nhau. Sử dụng hai ứng dụng cùng lúc sẽ làm phân tán sự chú ý của bạn và chắc chắn bạn sẽ quên mất điều gì đó trong một trong hai ứng dụng.
Liệu một ứng dụng có giải quyết được vấn đề thiếu tổ chức?
Không. Ứng dụng chỉ ghi nhớ và lưu lại; quyết định nên làm gì và bỏ qua việc gì vẫn thuộc về bạn. Việc chuyển đổi ứng dụng khi lịch trình của bạn bị xáo trộn thường chỉ làm trì hoãn vấn đề mà thôi.
Phần kết luận
Năng suất không đến từ việc sưu tầm ứng dụng, mà đến từ việc sử dụng nhất quán một công cụ cho mỗi chức năng. Mười lựa chọn trên đều đáng tin cậy, đã được xác minh trên App Store và đáp ứng hầu hết nhu cầu của người dùng.
Hãy chọn một danh sách việc cần làm, một nơi để ghi chép mọi thứ, và nếu bạn làm việc nhóm, hãy lập một bảng dự án. Sử dụng nó trong một tháng. Chỉ sau đó bạn mới nên nghĩ đến việc thêm bất cứ điều gì khác.
Đọc quá
- Các ứng dụng giúp giải phóng bộ nhớ: 5 lựa chọn và chức năng của từng ứng dụng.
- Ứng dụng chỉnh sửa ảnh: nên chọn ứng dụng nào cho từng loại chỉnh sửa.
- Ứng dụng cho thời gian rảnh: Các lựa chọn để thư giãn, nghe nhạc và học tập.
- Các ứng dụng khác nhau để thử: 5 lựa chọn và chức năng của chúng
- Mạng xã hội dành cho doanh nghiệp: Cách sử dụng từng nền tảng trong thực tế
- Ứng dụng hẹn hò LGBT+: Nên chọn ứng dụng nào và những điểm khác biệt giữa chúng
