เคล็ดลับ

แอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: 10 ตัวเลือก และแต่ละแอปมีไว้ทำอะไร

ใส่ โรดริโก โอลิเวร่า

31 มกราคม 2567 อัปเดตเมื่อ 18 มิถุนายน 2569 ใช้เวลาอ่าน 13 นาที

“คำว่า "แอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน" เป็นหมวดหมู่ที่กว้างเกินไปจนไม่ค่อยมีประโยชน์ มันครอบคลุมทั้งรายการสิ่งที่ต้องทำ กระดานวางแผนโครงการ สมุดบันทึก โปรแกรมส่งข้อความสำหรับองค์กร และตัวจับเวลาการทำงาน—เครื่องมือที่แก้ปัญหาที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง การติดตั้งแอปสิบแอปพร้อมกันเป็นวิธีที่เร็วที่สุดที่จะทำให้คุณไม่ได้ใช้แอปเหล่านั้นเลย.

ดังนั้น รายชื่อนี้จึงจัดเรียงตามฟังก์ชัน ไม่ใช่ตามอันดับ แอปแต่ละแอปจะแสดงพร้อมคะแนนและจำนวนรีวิวที่ได้รับ เพลย์สโตร์ และระบุอย่างชัดเจนว่ามีไว้เพื่ออะไร และไม่มีไว้เพื่ออะไร.

เพื่อจัดระเบียบงานประจำวัน

1. นักลัทธิโทดอย

แอปนี้ได้รับคะแนน 4.8 และมีรีวิวมากกว่า 300,000 ครั้ง นับเป็นแอปรายการสิ่งที่ต้องทำที่ครบครันที่สุดในประเภทเดียวกัน เพราะสามารถเข้าใจวันที่ที่เขียนด้วยภาษาธรรมชาติ รองรับโปรเจกต์ ป้ายกำกับ และลำดับความสำคัญ และซิงค์ข้อมูลระหว่างโทรศัพท์มือถือ คอมพิวเตอร์ และเว็บเบราว์เซอร์ได้.

แอปนี้เหมาะสำหรับการใช้งานส่วนตัวและการแบ่งปันงานกับผู้อื่น เวอร์ชันฟรีนั้นเพียงพอต่อการใช้งานส่วนบุคคล ส่วนฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การแจ้งเตือนตามเวลา จะมีให้ใช้งานในแพ็กเกจแบบชำระเงิน.

2. รายการสิ่งที่ต้องทำของ Microsoft

ได้รับคะแนน 4.8 จากรีวิวมากกว่า 470,000 ครั้ง ใช้งานง่ายกว่า Todoist และฟรีอย่างสมบูรณ์ สามารถทำงานร่วมกับ Outlook และ Teams ซึ่งเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ใช้งานระบบนิเวศดังกล่าวอยู่แล้ว.

นี่เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับผู้ที่ต้องการเพียงแค่รายการที่ใช้งานได้ โดยไม่ต้องตั้งค่าใดๆ เพิ่มเติม.

เพื่อติดตามโครงการต่างๆ ร่วมกับผู้อื่น

3. เทรลโล

ได้รับคะแนน 4.5 และมีรีวิวมากกว่า 120,000 ครั้ง โปรแกรมนี้ใช้แผนภูมิและบัตร ซึ่งทำให้มองเห็นความคืบหน้าของงานได้อย่างชัดเจน เป็นเครื่องมือที่ง่ายที่สุดในการสอนผู้ที่ไม่เคยใช้เครื่องมือประเภทนี้มาก่อน.

มันใช้งานได้ดีสำหรับโปรเจกต์ที่ทำงานพร้อมกันไม่กี่โครงการ แต่ถ้ามากกว่านั้น รูปแบบของบอร์ดจะเริ่มเป็นอุปสรรคมากกว่าที่จะเป็นประโยชน์.

4. อาสนะ

ได้รับคะแนน 4.6 และมีรีวิวประมาณ 45,000 ครั้ง มีโครงสร้างที่ชัดเจนกว่า Trello: มีงานย่อย ไทม์ไลน์ เป้าหมาย และความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่างๆ.

เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมเมื่อโครงการมีหลายขั้นตอนที่ต้องพึ่งพาซึ่งกันและกัน แต่ถ้าเป็นรายการซื้อของของทีม มันเกินความจำเป็นไปหน่อย.

สำหรับการเขียนและการจัดเก็บข้อมูล

5. ความคิด

ได้รับคะแนน 4.8 และมีรีวิวมากกว่า 380,000 ครั้ง ระบบนี้ผสานรวมการให้คะแนน ฐานข้อมูล และการจัดการงานเข้าไว้ในระบบเดียวที่คุณสามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ.

ความยืดหยุ่นนี้เป็นทั้งจุดแข็งและจุดอ่อนของมัน: หลายคนใช้เวลาหลายสัปดาห์สร้างระบบที่สมบูรณ์แบบแต่ไม่เคยใช้มันเลย หากคุณจะนำระบบใดระบบหนึ่งมาใช้ ควรเริ่มต้นด้วยหน้าเว็บที่เรียบง่ายก่อน.

6. ไมโครซอฟต์ วันโน้ต

ได้รับคะแนน 4.8 และมีรีวิวมากกว่า 1.4 ล้านครั้ง ใช้งานเหมือนสมุดบันทึกดิจิทัล มีส่วนและหน้าต่างๆ และรองรับข้อความ รูปภาพ เสียง และลายมือ.

แอปนี้ใช้งานฟรีและทำงานร่วมกับชุดโปรแกรม Office ได้อย่างลงตัว เหมาะสำหรับการจดบันทึกในชั้นเรียนและการประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งบนแท็บเล็ตที่มีปากกา Stylus.

7. Google Keep

ได้รับคะแนน 4.8 และมีรีวิวมากกว่า 2.5 ล้านครั้ง เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการจดบันทึกก่อนที่คุณจะลืม: เปิดแอป เขียน แล้วก็เสร็จเรียบร้อย มีระบบเตือนความจำตามเวลาและสถานที่.

มันไม่เหมาะสำหรับการจัดระเบียบข้อมูลในระยะยาว—สำหรับงานนั้น คุณต้องใช้ OneNote หรือ Notion มันมีประโยชน์สำหรับการบันทึกไอเดียในทันทีที่มันผุดขึ้นมา ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่แตกต่างกันแต่มีความสำคัญไม่แพ้กัน.

8. เอเวอร์โน้ต

ได้รับคะแนน 4.0 และมีรีวิวมากกว่า 1.8 ล้านครั้ง เป็นผู้บุกเบิกในหมวดหมู่เดียวกันและยังคงมีความสามารถในการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ค้นหาข้อความภายในรูปภาพ และจัดระเบียบตามแท็กได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

ควรทราบว่าแผนบริการฟรีนั้นมีข้อจำกัดมากขึ้นในช่วงไม่กี่ปีมานี้ และคะแนนต่ำสุดในรายการสะท้อนให้เห็นถึงความไม่พอใจของผู้ใช้มานานต่อการเปลี่ยนแปลงนี้ ตรวจสอบข้อจำกัดปัจจุบันก่อนย้ายบันทึกของคุณไปที่นั่น.

สำหรับการสื่อสารภายในทีม

9. สแล็ค

ได้รับคะแนน 4.8 จากรีวิวมากกว่า 210,000 ครั้ง จัดระเบียบการสนทนาของทีมเป็นช่องๆ ตามหัวข้อ ป้องกันไม่ให้การตัดสินใจที่สำคัญสูญหายไปในกลุ่มข้อความ.

ข้อสังเกตที่ตรงไปตรงมา: การสื่อสารภายในองค์กรช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเมื่อมันเข้ามาแทนที่อีเมล และลดลงเมื่อมันกลายเป็นเพียงอีกช่องทางหนึ่งในการติดตามตรวจสอบ หากคุณจะนำมาใช้ ควรตกลงกับทีมของคุณให้ชัดเจนว่าอะไรบ้างที่จะไม่ถูกทำผ่านช่องทางอื่นอีกต่อไป.

เพื่อรักษาความมุ่งมั่น

10. ป่า

แอปนี้ได้รับคะแนน 4.7 และมีรีวิวมากกว่า 810,000 ครั้ง คุณปลูกต้นไม้เสมือนจริง และมันจะเติบโตตราบใดที่คุณไม่ปิดแอป ถ้าคุณปิดก่อนเวลานั้น ต้นไม้ก็จะตาย มันดูตลกและได้ผลดีอย่างน่าประหลาดใจสำหรับคนที่หยิบโทรศัพท์ขึ้นมาโดยอัตโนมัติ.

ทางเลือกฟรีที่มีติดตั้งอยู่แล้วในอุปกรณ์หลายชนิดคือ... สุขภาวะดิจิทัล แอปนี้สำหรับ Android แสดงเวลาที่ใช้ในแต่ละแอป และให้คุณตั้งค่าขีดจำกัดรายวันได้ คุ้มค่าที่จะลองใช้ดูก่อนติดตั้งแอปอื่น ๆ.

ชื่อที่หายไปจากคลื่นวิทยุ

โอ เรสคิวไทม์, แอปดังกล่าวซึ่งมักถูกกล่าวถึงในรายการแอปติดตามเวลาในอดีต ปัจจุบันไม่มีแอป Android ที่มีผู้ใช้งานอยู่ใน Play Store แล้ว สำหรับฟังก์ชันนั้น ปัจจุบันทางเลือกคือแอป Digital Wellbeing ของระบบเอง หรือแอปติดตามเวลาโดยเฉพาะ.

วิธีเลือกโดยไม่หลงทาง

ทางเลือก หนึ่ง ใช้งานแอปเป็นเวลาหนึ่งเดือนก่อนเปลี่ยนฟังก์ชันการใช้งาน
เลือกสิ่งที่ซิงค์กับสิ่งที่คุณใช้อยู่แล้ว — การเปลี่ยนระบบนิเวศนั้นมีค่าใช้จ่ายมากกว่าที่คิด
ควรระมัดระวังเครื่องมือที่ต้องใช้เวลาติดตั้งนานถึงหนึ่งชั่วโมงก่อนจะใช้งานได้
หากทีมไม่ยอมรับและนำไปใช้ร่วมกัน เครื่องมือการทำงานร่วมกันนั้นก็จะไม่เกิดประโยชน์
ลองใช้แพ็กเกจฟรีสักสองสามสัปดาห์ก่อนสมัครใช้บริการใดๆ

ข้อผิดพลาดที่ขัดขวางผู้เริ่มต้นมากที่สุด

มันถูกเรียกว่า "การแสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพการทำงาน": การใช้เวลาหลายชั่วโมงในการประกอบระบบที่สมบูรณ์แบบ ทดสอบแอปพลิเคชันสี่ตัว สร้างป้ายกำกับที่มีสีสันและแม่แบบที่ซับซ้อน—และจบสัปดาห์ด้วยงานที่ยังทำไม่เสร็จเหมือนเดิมตั้งแต่ต้น การจัดเตรียมสิ่งต่างๆ ทำให้รู้สึกดีที่ได้ก้าวหน้าไป แต่จริงๆ แล้วไม่มีอะไรคืบหน้าเลย.

วิธีแก้คือเริ่มจากสิ่งเล็กๆ ที่ดูไม่สวยงาม แค่ลิสต์รายการเดียวที่ไม่มีดีไซน์ ไม่มีป้ายกำกับ และไม่มีสีสัน ลองใช้แค่สองสัปดาห์ ก็จะเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการได้มากกว่าการเปรียบเทียบเครื่องมือต่างๆ เสียอีก ควรเพิ่มฟีเจอร์นั้นก็ต่อเมื่อรู้ว่าขาดฟีเจอร์อะไรไปแล้ว.

อีกประเด็นหนึ่งคือ เครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้แก้ปัญหาการรับภาระงานมากเกินไป หากรายการสิ่งที่ต้องทำมีถึงสี่สิบรายการในหนึ่งวัน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การจัดการ แต่เป็นปริมาณ แอปที่ดีจะทำให้เห็นได้ชัดเจน ส่วนจะทำอย่างไรกับข้อมูลเหล่านั้นก็ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของคุณ.

ข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลการทำงาน

สิ่งสำคัญคือต้องระมัดระวังเกี่ยวกับสิ่งที่จะเก็บไว้ในเครื่องมือเหล่านี้ บันทึกการประชุม สัญญา ข้อมูลลูกค้า และรหัสผ่านไม่ควรเก็บไว้ในบัญชีส่วนตัวบนแอปฟรี หากใช้งานเพื่อธุรกิจ ควรเลือกใช้บัญชีของบริษัทและเปิดใช้งานการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน.

และไม่ควรเก็บรหัสผ่านไว้ในสมุดโน้ต ไม่ว่ามันจะดูสะดวกแค่ไหนก็ตาม นั่นคือเหตุผลที่ต้องใช้โปรแกรมจัดการรหัสผ่านโดยเฉพาะที่มีระบบเข้ารหัสลับ.

การซิงโครไนซ์: เกิดอะไรขึ้นเมื่ออุปกรณ์สองเครื่องแก้ไขสิ่งเดียวกัน

เครื่องมือเหล่านี้เกือบทั้งหมดจัดเก็บเนื้อหาไว้บนเซิร์ฟเวอร์และเก็บสำเนาไว้ในอุปกรณ์ ในขณะที่คุณใช้งานอุปกรณ์ทีละเครื่อง พฤติกรรมนี้จะไม่ปรากฏให้เห็น แต่พฤติกรรมนี้จะปรากฏขึ้นเมื่อโทรศัพท์มือถือไม่มีสัญญาณ คุณยังคงแก้ไขต่อไป และคอมพิวเตอร์ก็แก้ไขบันทึกเดียวกันในช่วงเวลาเดียวกันด้วย.

กฎที่พบได้บ่อยที่สุดในหมวดหมู่นี้เรียบง่ายและไม่น่าพึงพอใจ: ใครที่ซิงค์ข้อมูลทีหลังจะเป็นผู้ชนะ เวอร์ชันที่อัปโหลดทีหลังจะเขียนทับเวอร์ชันก่อนหน้า และข้อความที่เขียนบนอุปกรณ์ออฟไลน์อาจหายไปโดยไม่มีการแจ้งเตือน เครื่องมือที่ดีกว่าจะตรวจจับความไม่สอดคล้องกันและสร้างสำเนาที่มีการทำเครื่องหมายชื่อว่าเป็นข้อขัดแย้ง ซึ่งจะช่วยแก้ปัญหาการสูญหายได้ แต่จะทำให้รายการของคุณเต็มไปด้วยข้อมูลซ้ำซ้อนหากคุณไม่ลบออกในภายหลัง.

การส่งออกไม่ใช่เรื่องเล็กน้อย: มันคือกลยุทธ์ทางออกฉุกเฉินของคุณ

คุณกำลังมอบบันทึก การตัดสินใจ และประวัติความเป็นมาหลายปีให้กับบริการที่อาจมีราคาแพงขึ้น เปลี่ยนเจ้าของ ลดขนาดแผนบริการฟรี หรือปิดตัวลงไปเลยก็ได้ สิ่งที่ทำให้การส่งออกข้อมูลเป็นแค่เรื่องยุ่งยากแตกต่างจากการสูญเสียข้อมูลอย่างสิ้นเชิง และเวลาที่เหมาะสมที่สุดที่จะตรวจสอบว่ามันใช้งานได้หรือไม่ คือตอนนี้ ไม่ใช่ในวันที่คุณต้องการใช้มันจริงๆ.

ข้อความและคำอธิบายประกอบ: มองหาตัวเลือกการส่งออกในรูปแบบ Markdown, HTML หรือข้อความธรรมดา รูปแบบไฟล์เฉพาะของแต่ละผู้ให้บริการจะเปิดได้เฉพาะภายในบริการนั้นๆ เท่านั้น และไม่เหมาะสำหรับการสำรองข้อมูล
งานและแผนภูมิ: CSV เป็นรูปแบบไฟล์ขั้นต่ำที่ยอมรับได้ เพราะสามารถเปิดได้ในโปรแกรมสเปรดชีตทุกโปรแกรม ส่วน JSON นั้นรักษาโครงสร้างได้มากกว่า แต่ก็อ่านยากกว่า
ปฏิทิน: รูปแบบการแลกเปลี่ยนวาระการประชุม พร้อมส่วนขยาย .ics, เป็นมาตรฐานและเป็นที่ยอมรับของทุกคนโดยทั่วไป
ไฟล์แนบ: ตรวจสอบว่าไฟล์เหล่านั้นถูกรวมมาด้วยหรือไม่ หรือว่าการส่งออกนั้นมีเพียงลิงก์ที่ใช้งานไม่ได้เมื่อปิดบัญชีแล้ว

ลองทำการส่งออกไฟล์ทดสอบในเดือนแรกแล้วเปิดไฟล์ดู คุณจะพบว่าฟีเจอร์นี้มีอยู่จริง ใช้งานได้ แต่ผลลัพธ์ที่ได้แทบจะไม่มีประโยชน์อะไรเลย นั่นคือโฟลเดอร์ไฟล์ที่ไม่มีลำดับชั้น ไม่มีวันที่ระบุ และไม่มีไฟล์แนบ จึงควรทราบเรื่องนี้ไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ ในขณะที่ยังมีข้อมูลอยู่ในโฟลเดอร์น้อย.

วิธีเขียนโจทย์งานที่สามารถทำได้จริง

ครึ่งหนึ่งของความรู้สึกอัมพาตเมื่อเผชิญกับรายการต่างๆ ไม่ได้มาจากจำนวนรายการ แต่มาจากวิธีการเขียนรายการเหล่านั้นต่างหาก "เว็บไซต์" ไม่ใช่งาน "ภาษีเงินได้" ก็ไม่ใช่งาน พวกมันคือหัวข้อ และหัวข้อไม่สามารถลงมือทำได้ นั่นเป็นเหตุผลที่สายตาจึงมองข้ามไปและไปที่รายการถัดไป.

งาน (Task) คือการกระทำเดียวที่มีคำกริยากำกับ ซึ่งเหมาะสมกับช่วงเวลาทำงาน เช่น "เขียนข้อความสำหรับหน้าแรก" หรือ "แยกงบกำไรขาดทุนออกจากบัญชีธนาคาร" หากงานนั้นต้องการการกระทำมากกว่าหนึ่งอย่าง จะเรียกว่า โครงการ (Project) และโครงการจำเป็นต้องแบ่งย่อยออกไป โดยเหลือเพียงขั้นตอนที่เป็นรูปธรรมถัดไปในรายการ ส่วนที่เหลือจะถูกเก็บไว้ที่อื่น.

นอกจากนี้ ยังควรแยกแยะว่าอะไรคือ อ้างอิง. ที่อยู่ รหัสผ่าน Wi-Fi ของลูกค้า ลิงก์ที่ต้องอ่านสักวัน: สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ภารกิจ และทั้งหมดนี้ล้วนแต่ทำให้รายการสิ่งที่ต้องทำรกจนไม่มีวันถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ ข้อมูลอ้างอิงควรอยู่ในบันทึก ส่วนรายการสิ่งที่ต้องทำนั้นมีเพียงสิ่งที่ต้องลงมือทำเท่านั้น.

การค้นหา การติดแท็ก และศิลปะแห่งการจัดเก็บข้อมูลโดยไม่ลบข้อมูล

มีสัญชาตญาณในการจัดระเบียบทุกอย่างลงในโฟลเดอร์ ซึ่งเป็นสิ่งที่สืบทอดมาจากคอมพิวเตอร์ในยุคปี 2000 แต่สัญชาตญาณนี้กลับเป็นอุปสรรคมากกว่าประโยชน์ในเครื่องมือสมัยใหม่ การค้นหาด้วยคำหลักเร็วกว่าการจำว่าข้อมูลนั้นไปอยู่ในโฟลเดอร์ใดในสิบห้าโฟลเดอร์ และการค้นหาจะได้ผลดีที่สุดเมื่อคุณตั้งชื่อไฟล์ให้สื่อความหมาย โดยใช้คำที่คุณจะใช้ในการค้นหาในภายหลัง.

และควรเก็บถาวรแทนการลบ โครงการที่ปิดไปแล้วจะทำให้มองไม่เห็นสิ่งที่ยังดำเนินอยู่และยังคงมีคุณค่าในฐานะประวัติศาสตร์ เช่น ระยะเวลาที่ใช้ไป การตัดสินใจต่างๆ และผู้เข้าร่วม เกือบทุกเครื่องมือจะแยกความแตกต่างระหว่างการเก็บถาวรและการลบ และความแตกต่างนั้นจะเห็นได้ชัดเจนในวันที่ใครบางคนถามว่าเรื่องนั้นได้รับการแก้ไขอย่างไรเมื่อปีที่แล้ว.

ข้อความแจ้งเรื่องงานนอกเวลาทำการ

การส่งข้อความของบริษัทผ่านโทรศัพท์มือถือส่วนตัวทำให้เส้นแบ่งระหว่างการพร้อมใช้งานและการอยู่ที่ทำงานไม่ชัดเจน สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่ากฎหมายของบราซิลได้แก้ไขปัญหานี้แล้ว: ประมวลกฎหมายแรงงาน (CLT) ถือว่าวิธีการสั่งการและกำกับดูแลผ่านระบบโทรคมนาคมเทียบเท่ากับการสั่งการโดยตรง กล่าวคือ การสั่งงานผ่านแอปพลิเคชันนั้น ในทางกฎหมายแล้วเหมือนกับการสั่งงานด้วยตนเอง การเรียกร้องให้ตอบกลับนอกเวลาทำงานมีผลกระทบทางกฎหมายแรงงาน และหัวข้อนี้มักถูกหยิบยกขึ้นมาพูดคุยในการอภิปรายเกี่ยวกับการปฏิบัติหน้าที่นอกเวลาและค่าล่วงเวลา.

ในทางปฏิบัติ สิ่งที่ตกลงกันไว้สำคัญกว่าเครื่องมือ ควรตกลงกับทีมว่าอะไรคือสิ่งที่เร่งด่วนจริงๆ ช่องทางไหนควรใช้สำหรับเหตุฉุกเฉินจริงๆ—โดยทั่วไปคือการโทรศัพท์ ไม่ใช่การส่งข้อความ—และข้อความที่ส่งในเวลากลางคืนไม่ควรตอบในเวลากลางคืน ผู้ที่ส่งข้อความนอกเวลาทำงานสามารถตั้งเวลาส่งได้: แอปพลิเคชันที่ทำงานส่วนใหญ่มีฟังก์ชันนี้ แต่แทบไม่มีใครใช้เลย.

จากฝั่งของคุณ คุณสามารถแยกแอปพลิเคชันต่างๆ ได้โดยไม่ต้องพึ่งพาความเห็นชอบของผู้อื่น เช่น โปรไฟล์การทำงานบน Android การโฟกัสตามเวลา การปิดเสียงแจ้งเตือนจากแอปของบริษัทหลังจากเวลาที่กำหนด และหากเป็นไปได้ ให้ทำงานบนอุปกรณ์หรือโปรไฟล์ที่คุณสามารถปิดการใช้งานได้ง่ายๆ.

คำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือในการทำงาน

แอปส่วนตัวเหมาะสำหรับใช้ในระดับมืออาชีพหรือไม่?

มันมีไว้สำหรับการใช้งานส่วนบุคคล ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลเป็นของบริษัทและบัญชีเป็นของคุณ: เมื่อคุณลาออก ประวัติการใช้งานก็จะหายไปด้วย หรือจะติดอยู่ในบัญชีที่ไม่มีใครเข้าถึงได้ การทำงานเป็นทีมจำเป็นต้องใช้บัญชีของบริษัทตั้งแต่เริ่มต้น.

คุ้มค่าหรือไม่ที่จะจ่ายเงินซื้อเวอร์ชันเต็มตั้งแต่แรก?

ไม่ครับ แผนใช้งานฟรีของเครื่องมือส่วนใหญ่เหล่านี้ครอบคลุมการใช้งานส่วนบุคคลเป็นเวลาหลายเดือน คุณจะจ่ายเงินเมื่อถึงขีดจำกัดที่กำหนดซึ่งเริ่มรบกวนการใช้งานประจำวันของคุณ และคุณจะรู้ได้อย่างแน่นอนว่าขีดจำกัดนั้นคือเท่าใดเมื่อถึงเวลานั้น.

ฉันจะป้องกันไม่ให้บันทึกเก่าหายไปได้อย่างไร?

ควรเก็บไฟล์ที่ส่งออกล่าสุดไว้ในที่อื่นที่ไม่ใช่ระบบคลาวด์ โดยเก็บไว้ในที่เดียวกับไฟล์สำคัญอื่นๆ การพึ่งพาระบบคลาวด์ของผู้ให้บริการเพียงอย่างเดียวหมายความว่าคุณต้องไว้ใจเพียงบริษัทเดียว และพวกเขาอาจยกเลิกบัญชีของคุณโดยไม่ตั้งใจได้.

คุณสามารถใช้งานทั้งหมดนี้ผ่านโทรศัพท์มือถือของคุณได้หรือไม่?

สำหรับการบันทึก การตรวจสอบ และการทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นแล้วนั้น ใช่ แต่สำหรับการเขียนข้อความยาวๆ การจัดโครงสร้าง และการตรวจสอบประวัติ แป้นพิมพ์และหน้าจอขนาดใหญ่ยังคงเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า และเครื่องมือที่เลือกโดยทดสอบเฉพาะแอปบนมือถือมักจะทำให้ผิดหวังเมื่อใช้งานบนคอมพิวเตอร์.

บันทึกอย่างรวดเร็ว: เส้นทางที่สั้นที่สุดสู่การจดบันทึก

มีข้อจำกัดในทางปฏิบัติที่ผู้ใช้เครื่องมือประเภทนี้มาสักระยะหนึ่งแล้วรู้กันดี นั่นคือ ถ้าการบันทึกไอเดียใช้เวลานานเกินสิบหรือสิบห้าวินาที คุณจะไม่บันทึกมัน คุณจะอาศัยความจำและลืมไป นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการลงทุนในโครงสร้างที่สวยงามน้อยลง และการลงทุนในการย่นระยะทางไปยังกล่องจดหมายเข้าจึงคุ้มค่ากว่า.

วิดเจ็ตหน้าจอหลัก: แตะเพียงครั้งเดียวก็จะเปิดช่องสำหรับเขียนข้อความได้โดยตรง โดยไม่ต้องผ่านรายการ
ทางลัดบนหน้าจอล็อกหรือปุ่มด้านข้าง: วิธีนี้ช่วยแก้ปัญหาได้โดยไม่ต้องปลดล็อกอุปกรณ์ด้วยซ้ำ
การบันทึกเสียงพูด: แป้นพิมพ์ของระบบจะถอดเสียง และเป็นวิธีเดียวที่จะจดบันทึกขณะขับรถหรือถือถุงช้อปปิ้งได้
แชร์จากแอปอื่น: แปลงข้อความ ลิงก์ หรือรูปภาพให้เป็นงานโดยไม่ต้องคัดลอกและวาง
ผู้ช่วยเสียง: ในหลายกรณี ระบบจะสร้างการแจ้งเตือนโดยตรงในเครื่องมือมาตรฐานของระบบ

ตั้งค่าส่วนนี้ภายในสัปดาห์แรก การปรับแต่งนี้เป็นสิ่งสำคัญที่สุดที่จะตัดสินว่าระบบจะใช้งานได้ต่อเนื่องไปจนถึงเดือนที่สองหรือไม่ และใช้เวลาน้อยกว่าการเลือกสีของฉลากเสียอีก.

คำถามที่พบบ่อย

แอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดคืออะไร?

ไม่มีแอปไหนเหนือกว่าแอปอื่น สำหรับงานที่ต้องจัดการเป็นรายชิ้น แนะนำให้ใช้ Todoist หรือ Microsoft To Do สำหรับโปรเจกต์ที่ต้องทำงานร่วมกัน แนะนำให้ใช้ Trello หรือ Asana สำหรับจดบันทึก แนะนำให้ใช้ OneNote, Notion หรือ Google Keep และสำหรับแอปที่ช่วยให้มีสมาธิ แนะนำให้ใช้ Forest หรือ Digital Wellbeing ของ Android.

ของพวกนี้ฟรีหรือเปล่า?

แอปพลิเคชันเหล่านี้ทั้งหมดมีเวอร์ชันฟรีที่ใช้งานได้ดี Microsoft To Do, OneNote และ Google Keep นั้นใช้งานได้ฟรีโดยสมบูรณ์ ส่วนแอปพลิเคชันอื่นๆ จะมีฟีเจอร์สำหรับทีมและการทำงานอัตโนมัติให้บริการเฉพาะในแพ็กเกจแบบเสียเงินเท่านั้น.

สามารถใช้หลายอันพร้อมกันได้หรือไม่?

ไม่เป็นไร ตราบใดที่แต่ละแอปพลิเคชันมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน การใช้แอปพลิเคชันสองตัวพร้อมกันจะทำให้คุณเสียสมาธิและทำให้คุณลืมบางสิ่งบางอย่างในแอปพลิเคชันใดแอปพลิเคชันหนึ่งไป.

แอปพลิเคชันช่วยแก้ปัญหาการขาดระเบียบได้หรือไม่?

ไม่เลย มันบันทึกและจดจำไว้ การตัดสินใจว่าจะทำอะไรและจะละทิ้งอะไรยังคงขึ้นอยู่กับคุณ การสลับแอปเมื่อกิจวัตรประจำวันของคุณไม่เป็นระเบียบมักจะแค่เป็นการเลื่อนปัญหาออกไปเท่านั้น.

บทสรุป

ประสิทธิภาพในการทำงานไม่ได้มาจากการสะสมแอป แต่มาจากการใช้เครื่องมือเดียวต่อหน้าที่อย่างสม่ำเสมอ แอปทั้งสิบตัวเลือกข้างต้นนั้นดีเยี่ยม ผ่านการตรวจสอบใน App Store แล้ว และครอบคลุมทุกสิ่งที่คนส่วนใหญ่ต้องการ.

เลือกรายการสิ่งที่ต้องทำ สถานที่สำหรับจดบันทึก และหากคุณทำงานเป็นทีม ก็เลือกกระดานวางแผนโครงการ ใช้มันเป็นเวลาหนึ่งเดือน จากนั้นค่อยคิดเกี่ยวกับการเพิ่มสิ่งอื่น ๆ เข้าไป.