Ajanhallinta: 5 sovellusta rutiiniesi järjestämiseen

Ajanhallinnassa ei niinkään ole kyse täydellisen sovelluksen löytämisestä vaan enemmän siitä, mihin tunnit menevät. Hyvä työkalu auttaa molemmilla tavoilla: se tallentaa tehtävät asiat ja näyttää, mikä vie päiväsi. Liian monet työkalut tekevät päinvastoin – niistä tulee vain yksi hallittava asia lisää.

Tässä listassa on viisi sovellusta, jotka ovat tällä hetkellä saatavilla Play Kauppa, Se sisältää kaupassa varmennetut arvioinnit ja arvostelujen määrät toiminnon mukaan järjestettynä. Se tarjoaa myös ilmoituksen usein mainitusta nimestä, joka ei ole enää saatavilla.

1. Todoist – täydellinen tehtävälista

Arvosana 4,8 yli 300 000 arvostelun perusteella. Hyväksyy luonnollisella kielellä kirjoitetut määräajat, järjestää projektin, tunnisteen ja prioriteetin mukaan ja synkronoi matkapuhelimen, tietokoneen ja selaimen välillä.

Se toimii hyvin sekä henkilökohtaisiin rutiineihin että tehtävien jakamiseen muiden kanssa. Ilmaisversio kattaa yksilökäytön ongelmitta.

2. Microsoft To Do — yksinkertaisin ja ilmainen vaihtoehto.

Arvosana 4,8 ja yli 470 000 arvostelua. Täysin ilmainen, sisältää listoja, muistutuksia, alitehtäviä ja "Päiväni"-osion, joka nollautuu joka päivä ja pakottaa sinut valitsemaan, mitä todella teet.

Se integroituu Outlookin ja Teamsin kanssa. Se on paras vaihtoehto niille, jotka haluavat aloittaa ilman mitään määrityksiä.

3. Trello – edistymisen näkemiseen

Arvosana 4,5 ja yli 120 000 arvostelua. Käyttää kaavioita ja kortteja, joiden avulla jokaisen tehtävän tila näkyy yhdellä silmäyksellä: tehtävä, menossa, valmis.

Se on erityisen hyödyllistä silloin, kun ongelma ei ole tehtävän muistaminen, vaan pikemminkin sen ymmärtäminen, kuinka monta asiaa tapahtuu samaan aikaan. Taulun keskiosan näkeminen sotkuisena on usein itsessään diagnoosi.

4. Metsä — tarkennuslohkoille

Arvosana 4,7 ja yli 810 000 arvostelua. Asetat keskittymisjakson ja istutat virtuaalisen puun, joka kuolee, jos poistut sovelluksesta ennen sen loppua.

Se toimii Pomodoro-tekniikan logiikan mukaisesti – työpalikoita, joiden välissä on taukoja. Se on yksinkertainen, toimii hyvin niille, jotka tarttuvat refleksinomaisesti puhelimeen, ja ilmainen versio on jo riittävä.

5. Digitaalinen hyvinvointi – tiedä, mihin aikasi menee.

Se on esiasennettu useimmille Android-laitteille, ja sillä on yli 1,4 miljoonaa arvostelua sovelluskaupassa. Se näyttää, kuinka paljon aikaa olet käyttänyt kullakin sovelluksella, kuinka monta kertaa olet avannut puhelimesi lukituksen, ja antaa sinun asettaa päivittäisiä rajoituksia sovelluskohtaisesti.

Se on listan aliarvostetuin työkalu ja ainoa ilmainen, ilman sitoumuksia. Ennen minkään ajanseurannan asentamista kannattaa tutustua viikon raporttiin täällä – luvut ovat yleensä häiritseviä ja paljastavia.

Kaksi nimeä, jotka katosivat radiosta.

O Focus@Will, Vanhemmissa listoissa usein mainittu keskittymiseen tarkoitettu musiikkisovellus ei ole saatavilla Brasilian Play Kaupassa. Samaan tarkoitukseen Spotifyn, Deezerin tai YouTube Musicin keskittymissoittolistat riittävät.

O Pelastusaika, Sovelluksella, joka on automaattisen ajanseurannan edelläkävijä, ei ole enää aktiivista Android-sovellusta käyttäjäkunnalla. Androidin oma Digital Wellbeing -sovellus kattaa nyt kyseisen toiminnon.

Kuinka koota yksinkertainen ja toimiva järjestelmä

• Vain yksi paikka Tehtävien tallentamiseen. Kaksi rinnakkaista listaa varmistavat, ettei mitään unohdu.
• Valitse kolme asiaa päivässä. Kolmenkymmenen kohdan lista ei ole organisointia, se on inventaariota.
• 25–50 minuutin keskittymisjaksot, matkapuhelin ulottumattomissa ja taukoa kunnioittaen
• Arvio kerran viikossa: mikä jäi ratkaisematta, mikä lakkasi olemasta järkevää
• Tarkista matkapuhelimen käyttöraportti. ennen kuin päädytään siihen, ettei aikaa ole tarpeeksi

Kuinka valita listan, kaavion ja kalenterin välillä.

Nämä kolme muotoa palvelevat eri tarkoituksia, ja niiden sekoittaminen on suuren osan sekaannuksesta lähde. lista Se vastaa kysymykseen "mitä minun pitää tehdä" ja on oikea muoto yksittäisille tehtäville, jotka eivät ole riippuvaisia aikataulusta. maalaus Se vastaa kysymykseen "missä kaikki on?" ja on hyödyllinen, kun useat rintamat työskentelevät samanaikaisesti. kalenteri Vastaa "milloin", ja sisällytä vain tapaamiset, joille on asetettu tietty aika.

Yleinen virhe on tehtävien lisääminen kalenteriin. Aikataulun mukaiset tapaamiset ja ajattomat tehtävät ovat eri asioita: kun tehtävää ei saada valmiiksi aikataulussa, se siirtää kaikkea sitä seuraavaa tehtävää myöhemmäksi ja kalenteri menettää uskottavuuttaan. Pidä kalenterissa vain ne asiat, jotka todella tapahtuvat tiettyyn aikaan, ja pidä loput listalla.

Hyödyllinen poikkeus: varaa aikataulustasi aikalohko listan työstämiseen. Tämä ei ole vain tehtävien heittämistä kalenteriin – kyse on tilan varmistamisesta, jossa ne tehdään.

Mitä mikään sovellus ei tee

Mikään näistä sovelluksista ei ratkaise liiallisten sitoumusten ongelmaa. Jos listalla on enemmän tehtäviä kuin päivään mahtuu, ongelmana on määrä, ja ainoa ratkaisu on poistaa asioita listalta – sovellus yksinkertaisesti tekee tämän näkyväksi.

Mikään niistä ei myöskään luo kuria. Ne vähentävät kitkaa: muistuttavat sinua oikeaan aikaan, näyttävät, mitä on tapahtumassa, ja tekevät automaattisista häiriötekijöistä vaikeampia. Se on aika paljon, eikä ihme.

Minkä puhelin itsessään ratkaisee jo ilman asentamista.

Ennen kuin lisäät uuden sovelluksen rutiiniisi, on hyvä tietää, että suuri osa ajanhallinnasta on jo asennettuna laitteellesi – ja se on ilmainen, ei vaadi rekisteröitymistä eikä lähetä tietoja millekään palvelimelle, koska se toimii paikallisesti.

Androidilla digitaalisen hyvinvoinnin hallintapaneeli näyttää sovellukseen käytetyn ajan, sovelluksen lukituksen avauskertojen määrän ja antaa sinun asettaa päivittäisen rajan, joka sulkee sovelluksen ajan umpeuduttua. Käytettävissä on myös nukkumaanmenotila, joka muuttaa näytön harmaasävyiseksi valitsemanasi ajankohtana – se tuntuu hölmöltä ja vähentää merkittävästi tarvetta jatkaa vierittämistä. iPhonella vastaava toiminto sisältää käyttöraportit, luokkien mukaiset rajoitukset ja keskittymistilan, joka suodattaa, mitkä ihmiset ja sovellukset voivat keskeyttää sinua kussakin tilanteessa.

Molemmat järjestelmät tietävät myös. aikatauluta ilmoitusten toimitusSen sijaan, että jokainen viesti saapuisi perille heti lähettämisen jälkeen, puhelin kerää kiireettömät viestit ja toimittaa ne asetettuina aikoina. Tämä yksittäinen säätö muuttaa päivääsi enemmän kuin mikään tuottavuussovellus, ja sen asentaminen vie kaksi minuuttia.

Ilmoitus on se, mikä päivän piristää.

Ongelmana on harvoin puhelimessa käytetty kokonaisaika. Ongelmana on sen pirstoutuminen: muutaman minuutin välein tapahtuva keskeytys estää vaativampia tehtäviä saavuttamasta pisteitä, joissa voi olla todella tuottava. Jokaisen keskeytyksen jälkeen työhön palaaminen maksaa – on luettava uudelleen, mitä oli tekemässä, muistettava tekemänsä päätös – ja tämä hinta maksetaan joka kerta.

Tehokas puhdistus tehdään sovelluksen kautta, ei yleisesti. Käy läpi järjestelmäasetusten ilmoitusluettelo ja käytä yksinkertaista kriteeriä: jatka ilmoitusten lähettämistä vain siitä, mikä on... henkilö puhuu sinulle tai tapaaminen, jolla on aika.. Loput hiljenevät.

• Sosiaalinen verkosto, kauppa, peli ja uutiset: Sammuta kokonaan. Mikään siellä ei vaadi huomiotasi heti, kun se tapahtuu.
• Sähköposti: Hiljennä ilmoitus ja varaa kaksi tai kolme kertaa päivässä sen avaamiseen. Sähköposti on kirjeenvaihtoa, ei keskustelua.
• Viestiryhmät: Mykistä ryhmät ja pidä hälytys päällä vain suorista maininnoista.
• Punainen piste kuvakkeessa: Sammuta sekin. Tiski luo samanlaisen avaushalun kuin aiemmin luotu ääni.
• Lukitusnäyttö: Piilota viestin sisältö. Esikatselun näkeminen saa sinut nostamaan laitteen käteesi "vain tarkistaaksesi".“

Tehtävä, jolle ei ole määritetty kestoa, ei sovi päivään.

Lista paisuu mekaanisesta syystä: listan kohteilla ei ole kiinteää kokoa. "Vastaa sähköpostiin", "tarkista sopimus" ja "valmistele ilmoitus" vievät saman rivin ja vievät täysin eri määrän aikaa. Niin kauan kuin lista on kokoelma identtisiä rivejä, se vaikuttaa aina hallittavalta ja päättää päivän aina puolitiehen.

Oikea tapa on kirjoittaa arvioitu kesto jokaisen tehtävän viereen ja laskea se yhteen ennen päivän sulkemista. Jos summa ylittää todellisuudessa vapaana olevat tunnit – pois lukien kokoukset, matkustaminen ja väistämättömät odottamattomat tapahtumat – suunnitelma on virheellinen alusta alkaen, eikä sovellus varoita sinua.

Kaksi sääntöä auttaa kalibroinnissa. Ensinnäkin: jos et ole koskaan ennen tehnyt tehtävää, arvioi se ja lisää sitten puolet ajasta. Toiseksi: varaa osa päivästä ilman mitään aikataulua. Viimeiseen hetkeen asti tiivis aikataulu hajoaa ensimmäisellä odottamattomalla puhelulla, ja kun se hajoaa, menetät luottamuksesi omaan suunnitelmaasi – mikä saa useimmat ihmiset hylkäämään järjestelmän.

Mistä tehtävälistan sovelluksen resepti tulee?

Tehtävä- ja keskittymissovellukset eivät juuri koskaan ole riippuvaisia mainoksista, ja se on hyvä uutinen: se tarkoittaa, että tuote ei tarvitse jatkuvaa huomiotasi tuottaakseen tuloja. Tulot tulevat tyypillisesti yksittäisistä tilauksista, henkilökohtaisista maksuista tiimisopimuksissa tai kertaluonteisista ostoksista yksinkertaisemmissa versioissa.

Tämän tietäminen auttaa ennustamaan, mitä maksulliseen pakettiin jää jäljelle. Tässä kategoriassa standardina on veloittaa muistutuksista, joissa on aikatauluja, suoritettujen tehtävien historia, liitteet, kalenteriintegraatio ja yhteistyöominaisuudet. Perushenkilökohtainen käyttö sopii yleensä ilmaiseen pakettiin melko pitkäksi aikaa.

Poikkeuksena on työkalu, joka on esiasennettu puhelimeen tai jonka järjestelmän valmistaja tarjoaa ilmaiseksi. Se on ilmainen, koska se pitää sinut ekosysteemissä – tili, pilvi, sähköposti ja kauppa samalta yritykseltä. Se ei ole ansa, mutta se selittää, miksi se integroituu niin hyvin joihinkin palveluihin ja niin huonosti toisiin.

Viikoittainen katsaus, joka on minkä tahansa järjestelmän perusta.

Jokainen organisointimenetelmä romahtaa samassa kohdassa: lista kerää vanhoja asioita, lakkaa heijastamasta todellisuutta ja sitä lopulta vältetään. Tämän estää lyhyt kohtaaminen itse listan kanssa kerran viikossa, aina samana päivänä ja samaan aikaan.

1. Tyhjennä sisäänkäynnit: Irtonaisia muistilappuja, merkityillä viesteillä, paperia lompakossani. Kaikesta tulee tehtävä yksittäiselle listalle tai se hylätään.
2. Sulje jo tehty. Eikä sitä tarkistettu. Lista, joka valehtelee menneisyydestä, menettää auktoriteettinsa tulevaisuuteen nähden.
3. Tappaa se, mikä on menettänyt merkityksensä. Yli kuukauden odottanut tehtävä ei tule melkein koskaan valmiiksi; hyväksy se ja poista se.
4. Tarkista kalenterista ensi viikko. ja katso, kuinka paljon vapaa-aikaa sinulla oikeasti on jäljellä.
5. Valitse kolme asiaa joiden täytyy tapahtua tällä viikolla ja tehdä niistä näkyviä.

Viisitoista minuuttia riittää. Hyöty ei ole parempi organisointi, vaan luottamuksen palauttaminen listaan, koska vain luotettava lista poistaa muistamisen tehtävän mielestäsi.

Muita kysymyksiä rutiineista ja organisoinnista

Miksi muistutus ei aina soi?

Koska akunsäästöjärjestelmä voi keskeyttää taustasovellukset, ja jotkut valmistajat tekevät tämän aggressiivisesti. Jos muistutus on kriittinen, poista kyseinen sovellus akun optimoinnista asetuksista ja tarkista, onko sillä lupa hälytyksille ja muistutuksille.

Onko asioiden kirjoittaminen paperille enää järkevää?

Tee se tallentaaksesi sen. Paperi on lyömätön, kun on kyse jonkin tallentamisesta viidessä sekunnissa avaamatta näyttöä. Ongelmana on paperin käyttäminen lopullisena listana: se ei muista, se ei synkronoidu ja se katoaa. Tallenna se paperille ja siirrä se tarkastelun aikana.

Kuinka kauan tällaisen järjestelmän vakiinnuttaminen kestää?

Anna laitteen olla käytössä epäsäännöllisesti muutaman viikon ajan, ennen kuin siitä tulee tapa. Yleisin virhe on sovelluksen vaihtaminen kymmenentenä päivänä, jolloin epämukavuus johtuu edelleen rutiinien muutoksesta eikä itse laitteesta.

Onko tarkennusajastimen käyttö päivittäin sen arvoista?

Tämä menetelmä on hyödyllinen työssä, joka vaatii jatkuvaa keskittymistä, ei kaikessa. Lyhyet, reaktiiviset tehtävät eivät tarvitse aikataulua. Ajastimen käyttäminen kaikkeen tekee menetelmästä vain yhden velvollisuuden, ja sitten se hylätään kaiken muun mukana.

Onko mahdollista järjestää henkilökohtainen elämä ja työ samalle listalle?

Se toimii, kunhan samassa työkalussa on erilliset alueet. Kaksi listaa eri sovelluksissa pakottaa sinut tarkistamaan kaksi paikkaa tietääksesi, mitä tehdä seuraavaksi – ja juuri siinä asiat hajoavat.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on paras tehtävien hallintaan?

Todoist on tarkoitettu ominaisuuksille; Microsoft To Do on yksinkertaisuudelle ja nollakustannuksille. Molemmat kattavat hyvin päivittäisen käytön.

Ovatko nämä sovellukset ilmaisia?

Microsoft To Do ja Digital Wellbeing ovat täysin ilmaisia. Todoistista, Trellosta ja Forestista on saatavilla käyttökelpoisia ilmaisversioita, ja maksullisissa paketeissa on saatavilla lisäominaisuuksia.

Onko ok käyttää useampaa kuin yhtä?

Se on ihan ok, kunhan kukin kattaa tietyn toiminnon: yksi tehtäville, yksi keskittymiselle ja yksi käytön seurannalle. Kahden tehtäväsovelluksen käyttö samanaikaisesti vain jakaa huomiota.

Toimivatko ne ilman internetiä?

Ne kaikki toimivat offline-tilassa peruskäytössä ja synkronoituvat, kun yhteys palautuu. Digitaalinen hyvinvointi toimii kokonaan laitteella.

Johtopäätös

Paikka tehtävien kirjaamiseen, menetelmä keskittymisblokkien määrittämiseen ja rehellinen raportti matkapuhelimen käytöstä ratkaisevat suurimman osan ajasta ongelmat. Todoist, Microsoft To Do, Forest ja Digital Wellbeing kattavat kaikki kolme osa-aluetta.

Aloita käyttöraportista: jäljellä oleva aika on lähes aina näkyvissä kahden minuutin välein päivän mittaan.

Lue myös

• Vapaa-ajan sovelluksia: Vaihtoehtoja rentoutumiseen, kuuntelemiseen ja oppimiseen
• Kielten oppiminen verkossa: Kuinka luoda toimiva rutiini
• Enemmän akkua matkapuhelimessasi: Näin selvität, mikä kuluttaa virtaa.
• MyTeaPal: Teepäiväkirja ja ajastin niille, joilla on rutiinit
• Teeajastin puhelimessasi: Teehaudutusta ilman katkeruutta
• Katso taloasi satelliitin kautta: Mitä näkyy ja miten voit pyytää sumennusta