Riadenie času nie je ani tak o nájdení perfektnej aplikácie, ako skôr o sledovaní, kam hodiny idú. Dobrý nástroj pomáha v oboch ohľadoch: zaznamenáva, čo treba urobiť, a ukazuje, čo vám zaberá celý deň. Príliš veľa nástrojov robí pravý opak – stávajú sa len ďalšou vecou, ktorú treba spravovať.
Tento zoznam obsahuje päť aplikácií, ktoré sú momentálne dostupné na Obchod Play, Zahŕňa hodnotenia a objemy recenzií overené v obchode, zoradené podľa funkcie. Taktiež poskytuje upozornenie na často spomínané meno, ktoré už nie je k dispozícii.
1. Todoist — kompletný zoznam úloh
Hodnotenie 4,8 s viac ako 300 000 recenziami. Akceptuje termíny napísané v prirodzenom jazyku, organizuje podľa projektu, značky a priority a synchronizuje medzi mobilným telefónom, počítačom a prehliadačom.
Funguje dobre ako na osobné rutiny, tak aj na zdieľanie úloh s ostatnými. Bezplatná verzia bez problémov pokrýva individuálne použitie.
2. Microsoft To Do – najjednoduchšia a najbezplatnejšia možnosť.
Hodnotenie 4,8 a viac ako 470 000 recenzií. Úplne zadarmo, so zoznamami, pripomienkami, podúlohami a sekciou “Môj deň”, ktorá sa každý deň resetuje a núti vás vybrať si, čo skutočne budete robiť.
Integruje sa s Outlookom a Teams. Je to najlepšia voľba pre tých, ktorí chcú začať bez nutnosti čokoľvek konfigurovať.
3. Trello — na sledovanie pokroku
Hodnotenie 4,5 a viac ako 120 000 recenzií. Používa grafy a karty, vďaka čomu je stav každej úlohy viditeľný na prvý pohľad: urobiť, robím, hotovo.
Je to obzvlášť užitočné, keď problémom nie je zapamätanie si úlohy, ale skôr uvedomenie si, koľko vecí sa deje súčasne. Vidieť stred tabule preplnený je často samo o sebe diagnózou.
4. Les – pre bloky zaostrenia
Hodnotenie 4,7 a viac ako 810 000 recenzií. Nastavíte si dobu sústredenia a zasadíte virtuálny strom, ktorý uhynie, ak aplikáciu opustíte pred koncom.
Funguje to s logikou Pomodoro techniky – pracovné bloky s prestávkami medzi nimi. Je to jednoduché, funguje dobre pre tých, ktorí reflexívne dvíhajú telefóny, a bezplatná verzia je už sama o sebe postačujúca.
5. Digitálna pohoda – vedieť, kam míňate svoj čas.
Je predinštalovaná na väčšine zariadení so systémom Android a v obchode s aplikáciami má viac ako 1,4 milióna recenzií. Zobrazuje, koľko času ste strávili v každej aplikácii, koľkokrát ste odomkli telefón a umožňuje vám nastaviť denné limity pre každú aplikáciu.
Je to najviac podceňovaný nástroj na zozname a jediný bezplatný nástroj bez akýchkoľvek záväzkov. Pred inštaláciou akéhokoľvek sledovača času sa oplatí pozrieť si týždennú správu tu – čísla sú zvyčajne znepokojujúce a odhaľujúce.
Dve mená, ktoré zmizli z vysielania.
O Focus@Will, Hudobná aplikácia na sústredenie, často spomínaná v starších zoznamoch, nie je dostupná v brazílskom Obchode Play. Na rovnaký účel postačia zoznamy skladieb na sústredenie na Spotify, Deezer alebo YouTube Music.
O RescueTime, Aplikácia, líder v oblasti automatického sledovania času, už nemá aktívnu aplikáciu pre Android s používateľskou základňou. Túto funkciu teraz zastrešuje vlastná aplikácia Digital Wellbeing pre Android.
Ako zostaviť jednoduchý systém, ktorý funguje
- Len jedno miesto Na zaznamenávanie úloh. Dva paralelné zoznamy zabezpečujú, že sa na nič nezabudne.
- Vyberte si tri veci denne. Zoznam s tridsiatimi položkami nie je organizácia, ale inventár.
- Bloky zamerania v trvaní 25 až 50 minút, s mobilným telefónom mimo dosahu a rešpektovanou prestávkou
- Kontrola raz týždenne: čo zostalo nevyriešené, čo prestalo dávať zmysel
- Skontrolujte si správu o používaní mobilného telefónu. predtým, ako dospejete k záveru, že nie je dostatok času
Ako si vybrať medzi zoznamom, grafom a kalendárom.
Tieto tri formáty slúžia rôznym účelom a ich miešanie je zdrojom veľkej časti zmätku. zoznam Odpovedá na otázku “čo musím urobiť” a je to správny formát pre individuálne úlohy, ktoré nezávisia od harmonogramu. maľba Odpovedá na otázku “kde sa všetko nachádza?” a je užitočná, keď pracuje viacero frontov súčasne. kalendár Odpovedajte “kedy” a mali by ste uviesť iba stretnutia s pevne stanoveným časom.
Častou chybou je pridávanie úloh do kalendára. Úlohy s pevným časom a bez pevne stanoveného času sa líšia: keď úloha nie je dokončená podľa plánu, odkladá všetky nasledujúce úlohy a kalendár stráca dôveryhodnosť. Program si uchovávajte tak, aby sa to skutočne stalo v pevne stanovenom čase, a zvyšok si nechajte v zozname.
Užitočná výnimka: vyhraďte si v rozvrhu časový úsek na prácu na zozname. Nejde len o nahádzanie úloh do kalendára – ide o zabezpečenie priestoru, kde sa budú vykonávať.
Čo žiadna aplikácia nedokáže
Žiadna z týchto aplikácií nerieši problém nadmerných záväzkov. Ak má zoznam viac úloh, ako sa zmestí do dňa, problémom je množstvo a jediným riešením je odstrániť veci zo zoznamu – aplikácia to jednoducho zviditeľní.
Žiaden z nich tiež nevytvára disciplínu. Robia to, čo robia, je, že znižujú trenie: pripomínajú vám v správnom čase, ukazujú vám, čo sa deje, a sťažujú automatické rozptýlenia. To je dosť veľa a je to iné ako zázrak.
Čo už rieši samotný telefón bez toho, aby musel čokoľvek inštalovať.
Pred pridaním ďalšej aplikácie do vašej rutiny je dobré vedieť, že väčšina nástrojov na správu času je už nainštalovaná vo vašom zariadení – je bezplatná, nevyžaduje registráciu a neodosiela údaje na žiadny server, pretože beží lokálne.
V systéme Android zobrazuje panel digitálnej pohody čas strávený každou aplikáciou, počet odomknutí aplikácie a umožňuje nastaviť denný limit, ktorý aplikáciu po uplynutí času vypne. K dispozícii je aj režim spánku, ktorý v zvolenom čase zmení obrazovku na sivú – zdá sa to hlúpe a výrazne to znižuje nutkanie neustále rolovať. Na iPhone ekvivalentná funkcia zahŕňa správy o používaní, limity podľa kategórie a režim sústredenia, ktorý filtruje, ktoré osoby a aplikácie by vás mohli v každej situácii vyrušiť.
Oba systémy tiež vedia. naplánovať doručovanie oznámeníNamiesto toho, aby každá správa prišla okamžite po odoslaní, telefón zhromažďuje neurgentné správy a doručuje ich v nastavených časoch. Táto jediná úprava zmení váš deň viac ako ktorákoľvek iná aplikácia na zvýšenie produktivity a jej nastavenie trvá dve minúty.
Oznámenie je to, čo prelomí deň.
Problémom zriedkakedy je celkový čas strávený na telefóne. Je to fragmentácia: prerušenie každých pár minút bráni akejkoľvek náročnejšej úlohe dosiahnuť bod, v ktorom môžete byť skutočne produktívni. Po každom prerušení existuje cena za obnovenie práce – opätovné prečítanie si toho, čo ste robili, zapamätanie si rozhodnutia, ktoré ste robili – a táto cena sa zakaždým platí.
Efektívne čistenie sa vykonáva prostredníctvom aplikácie, nie všeobecne. Prejdite si zoznam upozornení v nastaveniach systému a použite jednoduché kritérium: naďalej upozorňovať iba na to, čo sa... osoba, ktorá s vami hovorí alebo stretnutie, ktoré má stanovený čas.. Zvyšok stíchne.
- Sociálna sieť, obchod, hra a novinky: Úplne sa vypnite. Nič tam si nevyžaduje vašu pozornosť hneď, ako sa to stane.
- E-mail: Stlmte upozornenie a vyhraďte si dva alebo trikrát denne na jeho otvorenie. E-mail je korešpondencia, nie konverzácia.
- Skupiny správ: Vypnúť skupiny a upozornenie ponechať iba pre priame zmienky.
- Červená bodka na ikone: Vypnite ho tiež. Pult vyvoláva rovnaké nutkanie otvoriť ho ako zvuk, ktorý predtým vytváral.
- Uzamknutá obrazovka: Skryte obsah správy. Ukážka vás prinúti vziať zariadenie do ruky “len tak, aby ste ho skontrolovali”.”
Úloha bez odhadovaného trvania sa do dňa nezapadá.
Zoznam sa nafukuje z mechanického dôvodu: položky zoznamu nemajú pevnú veľkosť. Položky “Odpovedať na e-mail”, “Preskúmať zmluvu” a “Pripraviť vyhlásenie” zaberajú ten istý riadok a spotrebujú úplne odlišné množstvo času. Pokiaľ je zoznam súborom identických riadkov, vždy sa bude zdať zvládnuteľný a deň vždy skončí nedokončený.
Správny spôsob je napísať odhadované trvanie vedľa každej položky a sčítať ho pred ukončením dňa. Ak súčet presiahne počet hodín, ktoré máte skutočne voľné – okrem stretnutí, cestovania a nevyhnutných neočakávaných udalostí – plán je od začiatku chybný a aplikácia vás na to neupozorní.
Pri kalibrácii vám pomôžu dve pravidlá. Po prvé: pri úlohe, ktorú ste nikdy predtým nerobili, odhadnite jej trvanie a potom pridajte polovicu času. Po druhé: vyhraďte si časť dňa bez akéhokoľvek plánu. Harmonogram nabitý do poslednej minúty sa zrúti pri prvom neočakávanom telefonáte a keď sa zrúti, stratíte dôveru vo svoj vlastný plán – a to je dôvod, prečo väčšina ľudí systém opúšťa.
Odkiaľ pochádza recept na aplikáciu s úlohami?
Aplikácie na úlohy a sústredenie sa takmer nikdy nespoliehajú na reklamu, a to je dobrá správa: znamená to, že produkt nevyžaduje vašu trvalú pozornosť na generovanie príjmov. Príjmy zvyčajne pochádzajú z individuálnych predplatných, poplatkov za osobu v tímových plánoch alebo jednorazových nákupov v jednoduchších verziách.
Znalosť týchto údajov pomáha predpovedať, čo zostane v platenom programe. Štandardom pre túto kategóriu je spoplatňovanie pripomienok s rozvrhmi, históriou dokončených úloh, prílohami, integráciou kalendára a funkciami spolupráce. Základné osobné použitie sa zvyčajne na pomerne dlhý čas zmestí do bezplatného programu.
Výnimkou je nástroj, ktorý je predinštalovaný v telefóne alebo ho bezplatne ponúka výrobca systému. Je bezplatný, pretože vás udržiava v rámci ekosystému – účet, cloud, e-mail a obchod od tej istej spoločnosti. Nie je to pasca, ale vysvetľuje to, prečo sa tak dobre integruje s niektorými službami a tak zle s inými.
Týždenný prehľad, ktorý je základom každého systému.
Každá organizačná metóda sa zrúti v rovnakom bode: zoznam hromadí staré veci, prestáva odrážať realitu a nakoniec sa mu vyhýba. Tomu bráni krátke stretnutie so samotným zoznamom, raz týždenne, vždy v ten istý deň a v rovnakom čase.
- Vyprázdnite vchody: Voľné poznámky, označené správy, papier v mojej peňaženke. Všetko sa stane úlohou na jednom zozname alebo sa zahodí.
- Zatvorte, čo už bolo hotové. A nebolo to skontrolované. Zoznam, ktorý klame o minulosti, stráca autoritu nad budúcnosťou.
- Zabiť to, čo stratilo svoj význam. Úloha, ktorá je pozastavená viac ako mesiac, sa takmer nikdy nedokončí; akceptujte to a vymažte ju.
- Pozrite si budúci týždeň v kalendári. a uvidíte, koľko voľného času vám naozaj zostáva.
- Vyberte si tri veci ktoré sa musia stať tento týždeň a zviditeľniť ich.
Pätnásť minút stačí. Výhodou nie je lepšia organizácia: ide o opätovné získanie dôvery v zoznam, pretože iba spoľahlivý zoznam vám z hlavy odoberie úlohu zapamätávania si.
Ďalšie otázky týkajúce sa rutiny a organizácie
Prečo sa pripomienka niekedy nespustí?
Pretože systém šetrenia batérie môže pozastaviť aplikácie na pozadí a niektorí výrobcovia to robia agresívne. Ak je pripomienka kritická, odstráňte danú aplikáciu z optimalizácie batérie v nastaveniach a skontrolujte, či má povolenie na budíky a pripomienky.
Má ešte zmysel zapisovať si veci na papier?
Urobte to, aby ste to zachytili. Papier je neprekonateľný, pokiaľ ide o zaznamenanie niečoho za päť sekúnd bez otvorenia obrazovky. Problém je v použití papiera ako definitívneho zoznamu: nepamätá si to, nesynchronizuje sa to a zmizne. Zachyťte to na papier a preneste to počas kontroly.
Ako dlho bude trvať, kým sa takýto systém uchytí?
Počkajte niekoľko týždňov nepravidelného používania, kým sa z toho stane zvyk. Najčastejšou chybou je zmena aplikácií na desiaty deň, keď je nepohodlie stále spôsobené zmenou rutiny a nie samotným nástrojom.
Oplatí sa používať časovač sústredenia každý deň?
Táto metóda je užitočná pre prácu, ktorá si vyžaduje trvalú koncentráciu, nie pre všetko. Krátke, reaktívne úlohy nepotrebujú časový harmonogram. Použitie časovača na všetko premení metódu na ďalšiu povinnosť a potom sa od nej spolu so všetkým ostatným zabudne.
Je možné zorganizovať si osobný život a prácu v jednom zozname?
Funguje to, pokiaľ sú v rámci toho istého nástroja samostatné oblasti. Dva zoznamy v rôznych aplikáciách vás nútia konzultovať dve miesta, aby ste vedeli, čo robiť ďalej – a presne tu sa veci rozpadajú.
Často kladené otázky
Ktorý je najlepší na riadenie úloh?
Todoist je pre funkcie; Microsoft To Do je pre jednoduchosť a nulové náklady. Oba dobre pokrývajú každodenné použitie.
Sú tieto aplikácie bezplatné?
Microsoft To Do a Digital Wellbeing sú úplne zadarmo. Todoist, Trello a Forest majú použiteľné bezplatné verzie s ďalšími funkciami dostupnými v platených programoch.
Je v poriadku použiť viac ako jeden?
Je to v poriadku, pokiaľ každá z nich pokrýva konkrétnu funkciu: jedna na úlohy, jedna na sústredenie a jedna na monitorovanie používania. Používanie dvoch aplikácií na úlohy súčasne iba rozdeľuje pozornosť.
Fungujú bez internetu?
Všetky fungujú offline pre základné použitie a synchronizujú sa po obnovení pripojenia. Digitálna pohoda beží výlučne na zariadení.
Záver
Miesto na zaznamenávanie úloh, metóda pre bloky zamerania a úprimná správa o používaní mobilného telefónu riešia problém s väčšinou času. Todoist, Microsoft To Do, Forest a Digital Wellbeing pokrývajú všetky tri fronty.
Začnite so správou o používaní: zostávajúci čas je takmer vždy k dispozícii, rozdelený v dvojminútových intervaloch počas celého dňa.
Prečítajte si tiež
- Aplikácie na voľný čas: Možnosti relaxácie, počúvania a učenia
- Učenie sa jazykov online: Ako si vytvoriť rutinu, ktorá funguje
- Viac batérie v mobilnom telefóne: ako zistiť, čo vám vybíja energiu.
- MyTeaPal: Čajový denník a časovač pre tých, ktorí majú rutinu
- Časovač čaju v telefóne: Čas lúhovania bez horkosti
- Zobrazenie vášho domu cez satelit: Čo sa zobrazí a ako požiadať o rozmazanie
