Διαχείριση χρόνου: 5 εφαρμογές για να οργανώσετε τη ρουτίνα σας

Η διαχείριση του χρόνου δεν έχει να κάνει τόσο με την εύρεση της τέλειας εφαρμογής όσο με το να βλέπεις πού δαπανώνται οι ώρες. Ένα καλό εργαλείο βοηθάει και από τις δύο πλευρές: καταγράφει τι πρέπει να γίνει και δείχνει τι καταναλώνει την ημέρα σας. Πάρα πολλά εργαλεία κάνουν το αντίθετο—γίνονται απλώς ένα ακόμα πράγμα που πρέπει να διαχειριστείτε.

Αυτή η λίστα περιλαμβάνει πέντε εφαρμογές που είναι διαθέσιμες αυτήν τη στιγμή στο Play Store, Περιλαμβάνει αξιολογήσεις και όγκους κριτικών που έχουν επαληθευτεί στο κατάστημα, οργανωμένους ανά λειτουργία. Παρέχει επίσης μια ειδοποίηση σχετικά με ένα όνομα που αναφέρεται συχνά και δεν είναι πλέον διαθέσιμο.

1. Todoist — η πλήρης λίστα υποχρεώσεων

Βαθμολογία 4,8 με πάνω από 300.000 κριτικές. Δέχεται προθεσμίες γραμμένες σε φυσική γλώσσα, οργανώνει ανά έργο, ετικέτα και προτεραιότητα και συγχρονίζει μεταξύ κινητού τηλεφώνου, υπολογιστή και προγράμματος περιήγησης.

Λειτουργεί καλά τόσο για προσωπικές ρουτίνες όσο και για κοινή χρήση εργασιών με άλλους. Η δωρεάν έκδοση καλύπτει την ατομική χρήση χωρίς κανένα πρόβλημα.

2. Microsoft To Do — η απλούστερη και δωρεάν επιλογή.

Βαθμολογία 4,8 και με πάνω από 470.000 κριτικές. Εντελώς δωρεάν, με λίστες, υπενθυμίσεις, δευτερεύουσες εργασίες και την ενότητα "Η ημέρα μου", η οποία μηδενίζεται κάθε μέρα και σας αναγκάζει να επιλέξετε τι θα κάνετε πραγματικά.

Ενσωματώνεται με το Outlook και το Teams. Είναι η καλύτερη επιλογή για όσους θέλουν να ξεκινήσουν χωρίς να διαμορφώσουν τίποτα.

3. Trello — για να δείτε την πρόοδο

Βαθμολογία 4,5 και με πάνω από 120.000 κριτικές. Χρησιμοποιεί γραφήματα και κάρτες, τα οποία καθιστούν ορατή την κατάσταση κάθε εργασίας με μια ματιά: προς εκτέλεση, εκτέλεση, ολοκλήρωση.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν το πρόβλημα δεν είναι η ανάμνηση της εργασίας, αλλά μάλλον η συνειδητοποίηση του πόσα πράγματα συμβαίνουν ταυτόχρονα. Το να βλέπεις τη μέση του πίνακα ακατάστατη είναι συχνά από μόνο του μια διάγνωση.

4. Δάσος — για μπλοκ εστίασης

Βαθμολογία 4,7 και με πάνω από 810.000 κριτικές. Ορίζετε μια περίοδο συγκέντρωσης και φυτεύετε ένα εικονικό δέντρο, το οποίο πεθαίνει αν φύγετε από την εφαρμογή πριν από το τέλος.

Λειτουργεί με τη λογική της Τεχνικής Pomodoro — μπλοκ εργασίας με διαλείμματα ενδιάμεσα. Είναι απλό, λειτουργεί καλά για όσους σηκώνουν το τηλέφωνό τους αντανακλαστικά και η δωρεάν έκδοση είναι ήδη επαρκής.

5. Ψηφιακή ευημερία — να γνωρίζετε πού πηγαίνει ο χρόνος σας.

Έρχεται προεγκατεστημένο στις περισσότερες συσκευές Android και έχει πάνω από 1,4 εκατομμύρια κριτικές στο app store. Δείχνει πόσο χρόνο έχετε αφιερώσει σε κάθε εφαρμογή, πόσες φορές έχετε ξεκλειδώσει το τηλέφωνό σας και σας επιτρέπει να ορίσετε ημερήσια όρια ανά εφαρμογή.

Είναι το πιο υποτιμημένο εργαλείο στη λίστα και το μόνο δωρεάν χωρίς δεσμεύσεις. Πριν εγκαταστήσετε οποιοδήποτε πρόγραμμα παρακολούθησης χρόνου, αξίζει να δείτε την αναφορά μιας εβδομάδας εδώ — οι αριθμοί είναι συνήθως ανησυχητικοί και αποκαλυπτικοί.

Δύο ονόματα που εξαφανίστηκαν από τα ερτζιανά κύματα.

Ο Focus@Will, Η εφαρμογή μουσικής για συγκέντρωση, η οποία αναφέρεται συχνά σε παλαιότερες λίστες, δεν είναι διαθέσιμη στο βραζιλιάνικο Play Store. Για τον ίδιο σκοπό, οι λίστες αναπαραγωγής συγκέντρωσης στο Spotify, το Deezer ή το YouTube Music είναι κατάλληλες.

Ο Ώρα Διάσωσης, Η εφαρμογή, κορυφαία στην αυτόματη καταγραφή χρόνου, δεν διαθέτει πλέον ενεργή εφαρμογή Android με βάση χρηστών. Η εφαρμογή Digital Wellbeing του Android καλύπτει πλέον αυτή τη λειτουργία.

Πώς να συναρμολογήσετε ένα απλό σύστημα που λειτουργεί

• Μόνο ένα μέρος Για την καταγραφή εργασιών. Δύο παράλληλες λίστες διασφαλίζουν ότι τίποτα δεν θα ξεχαστεί.
• Διάλεξε τρία πράγματα την ημέρα. Μια λίστα με τριάντα στοιχεία δεν είναι οργάνωση, είναι απόθεμα.
• Μπλοκ εστίασης διάρκειας 25 έως 50 λεπτών, με το κινητό μακριά και το διάλειμμα σεβαστό
• Επανεξέταση μία φορά την εβδομάδα: αυτό που έμεινε άλυτο, αυτό που έπαψε να βγάζει νόημα
• Ελέγξτε την αναφορά χρήσης κινητού τηλεφώνου. πριν καταλήξουμε στο συμπέρασμα ότι δεν υπάρχει αρκετός χρόνος

Πώς να επιλέξετε ανάμεσα σε μια λίστα, ένα γράφημα και ένα ημερολόγιο.

Οι τρεις μορφές εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς και η ανάμειξή τους είναι η πηγή μεγάλου μέρους της σύγχυσης. λίστα Απαντά στην ερώτηση “τι πρέπει να κάνω” και είναι η σωστή μορφή για μεμονωμένες εργασίες που δεν εξαρτώνται από κάποιο χρονοδιάγραμμα. ζωγραφική Απαντά στην ερώτηση “πού βρίσκονται τα πάντα;” και είναι χρήσιμο όταν λειτουργούν ταυτόχρονα πολλά μέτωπα. ημερολόγιο Απαντήστε “πότε” και θα πρέπει να περιλαμβάνει μόνο ραντεβού με καθορισμένη ώρα.

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι η προσθήκη εργασιών στο ημερολόγιο. Τα ραντεβού με καθορισμένη ώρα και οι εργασίες χωρίς καθορισμένη ώρα είναι διακριτά: όταν μια εργασία δεν ολοκληρώνεται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, προωθεί όλα όσα ακολουθούν και το ημερολόγιο χάνει την αξιοπιστία του. Κρατήστε την ατζέντα για ό,τι συμβαίνει στην πραγματικότητα σε μια καθορισμένη ώρα και κρατήστε τα υπόλοιπα στη λίστα.

Μια χρήσιμη εξαίρεση: κρατήστε ένα χρονικό διάστημα στο πρόγραμμά σας για να εργαστείτε στη λίστα. Δεν πρόκειται απλώς για την προσθήκη εργασιών στο ημερολόγιο—είναι η εξασφάλιση του χώρου όπου θα ολοκληρωθούν.

Αυτό που δεν κάνει καμία εφαρμογή

Καμία από αυτές τις εφαρμογές δεν λύνει το πρόβλημα των υπερβολικών υποχρεώσεων. Εάν η λίστα έχει περισσότερες εργασίες από όσες χωράνε στην ημέρα, το πρόβλημα είναι η ποσότητα και η μόνη λύση είναι να αφαιρέσετε πράγματα από τη λίστα—η εφαρμογή απλώς τα κάνει ορατά.

Κανένα από αυτά δεν δημιουργεί πειθαρχία. Αυτό που κάνουν είναι να μειώνουν τις τριβές: σου υπενθυμίζουν την κατάλληλη στιγμή, σου δείχνουν τι συμβαίνει και δυσκολεύουν τις αυτόματες περισπασμούς. Αυτό είναι αρκετά μεγάλο, και είναι διαφορετικό από ένα θαύμα.

Αυτό που λύνει ήδη το ίδιο το τηλέφωνο χωρίς να εγκαταστήσει τίποτα.

Πριν προσθέσετε κάποια άλλη εφαρμογή στη ρουτίνα σας, αξίζει να γνωρίζετε ότι μεγάλο μέρος της διαχείρισης χρόνου είναι ήδη εγκατεστημένο στη συσκευή σας — και είναι δωρεάν, δεν απαιτεί εγγραφή και δεν στέλνει δεδομένα σε κανέναν διακομιστή επειδή εκτελείται τοπικά.

Στο Android, ο πίνακας ελέγχου ψηφιακής ευεξίας δείχνει τον χρόνο που αφιερώνεται ανά εφαρμογή, τον αριθμό των φορών που η εφαρμογή ξεκλειδώνεται και σας επιτρέπει να ορίσετε ένα ημερήσιο όριο που απενεργοποιεί την εφαρμογή όταν λήξει ο χρόνος. Υπάρχει επίσης μια λειτουργία ύπνου, η οποία μετατρέπει την οθόνη σε κλίμακα του γκρι την ώρα που επιλέγετε - φαίνεται ανόητη και μειώνει σημαντικά την επιθυμία για συνεχή κύλιση. Στο iPhone, η αντίστοιχη λειτουργία περιλαμβάνει αναφορές χρήσης, όρια ανά κατηγορία και λειτουργία εστίασης, η οποία φιλτράρει ποια άτομα και εφαρμογές μπορούν να σας διακόψουν σε κάθε περίπτωση.

Και τα δύο συστήματα γνωρίζουν επίσης. προγραμματίστε την παράδοση των ειδοποιήσεωνΑντί κάθε μήνυμα να φτάνει τη στιγμή που αποστέλλεται, το τηλέφωνο συσσωρεύει τα μη επείγοντα μηνύματα και τα παραδίδει σε καθορισμένες ώρες. Αυτή η μοναδική προσαρμογή αλλάζει την ημέρα σας περισσότερο από οποιαδήποτε εφαρμογή παραγωγικότητας και χρειάζεται δύο λεπτά για να ρυθμιστεί.

Η ειδοποίηση είναι αυτό που ξυπνάει τη μέρα.

Το πρόβλημα σπάνια είναι ο συνολικός χρόνος που αφιερώνεται στο τηλέφωνο. Είναι ο κατακερματισμός: μια διακοπή κάθε λίγα λεπτά εμποδίζει οποιαδήποτε πιο απαιτητική εργασία να φτάσει στο σημείο όπου μπορείτε πραγματικά να είστε παραγωγικοί. Μετά από κάθε διακοπή υπάρχει ένα κόστος για την επανέναρξη της εργασίας - να ξαναδιαβάσετε τι κάνατε, να θυμηθείτε την απόφαση που παίρνατε - και αυτό το κόστος πληρώνεται κάθε φορά.

Ο αποτελεσματικός καθαρισμός γίνεται μέσω μιας εφαρμογής, όχι γενικά. Ανατρέξτε στη λίστα ειδοποιήσεων στις ρυθμίσεις του συστήματός σας και εφαρμόστε ένα απλό κριτήριο: συνεχίστε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μόνο για ό,τι... ένα άτομο που σου μιλάει ή ένα ραντεβού που έχει συγκεκριμένη ώρα.. Τα υπόλοιπα σιωπούν.

• Κοινωνικό δίκτυο, κατάστημα, παιχνίδι και νέα: Σβήστε εντελώς. Τίποτα εκεί δεν χρειάζεται την προσοχή σας τη στιγμή που συμβαίνει.
• E-mail: Σίγαση της ειδοποίησης και αφήστε στην άκρη δύο ή τρεις φορές την ημέρα για να την ανοίξετε. Το email είναι αλληλογραφία, όχι συνομιλία.
• Ομάδες μηνυμάτων: Σίγαση των ομάδων και διατήρηση της ειδοποίησης μόνο για άμεσες αναφορές.
• Κόκκινη κουκκίδα στο εικονίδιο: Απενεργοποιήστε το κι αυτό. Ο πάγκος δημιουργεί την ίδια παρόρμηση να τον ανοίξεις που δημιουργούσε ο ήχος.
• Κλείδωμα οθόνης: Απόκρυψη περιεχομένου μηνύματος. Η προβολή της προεπισκόπησης είναι αυτό που σας κάνει να σηκώσετε τη συσκευή "απλώς για να ελέγξετε".“

Μια εργασία χωρίς εκτιμώμενη διάρκεια δεν ταιριάζει στην ημέρα.

Η λίστα διογκώνεται για έναν μηχανικό λόγο: τα στοιχεία της λίστας δεν έχουν σταθερό μέγεθος. Οι φράσεις “Απάντηση σε email”, “αναθεώρηση σύμβασης” και “προετοιμασία της δήλωσης” καταλαμβάνουν την ίδια γραμμή και καταναλώνουν εντελώς διαφορετικό χρόνο. Εφόσον η λίστα είναι μια συλλογή από πανομοιότυπες γραμμές, θα φαίνεται πάντα διαχειρίσιμη και θα τελειώνει πάντα την ημέρα μισοτελειωμένη.

Ο σωστός τρόπος είναι να γράψετε την εκτιμώμενη διάρκεια δίπλα σε κάθε στοιχείο και να την προσθέσετε πριν κλείσετε την ημέρα. Εάν το άθροισμα υπερβαίνει τις ώρες που έχετε πραγματικά ελεύθερες — εξαιρουμένων των συναντήσεων, των ταξιδιών και των αναπόφευκτων απρόβλεπτων γεγονότων — το σχέδιο είναι ελαττωματικό από την αρχή και η εφαρμογή δεν θα σας προειδοποιήσει.

Δύο κανόνες βοηθούν στη βαθμονόμηση. Πρώτον: για μια εργασία που δεν έχετε κάνει ποτέ πριν, εκτιμήστε την και στη συνέχεια προσθέστε τον μισό χρόνο. Δεύτερον: αφιερώστε ένα μέρος της ημέρας χωρίς να έχετε προγραμματίσει τίποτα. Ένα πρόγραμμα που είναι φορτωμένο μέχρι την τελευταία στιγμή καταρρέει με την πρώτη απροσδόκητη κλήση, και όταν καταρρέει χάνετε την εμπιστοσύνη σας στο δικό σας σχέδιο - κάτι που κάνει τους περισσότερους ανθρώπους να εγκαταλείπουν το σύστημα.

Από πού προέρχεται η συνταγή για μια εφαρμογή εκκρεμών εργασιών;

Οι εφαρμογές Task and Focus σχεδόν ποτέ δεν βασίζονται στη διαφήμιση και αυτά είναι καλά νέα: σημαίνει ότι το προϊόν δεν χρειάζεται τη συνεχή προσοχή σας για να δημιουργήσει έσοδα. Τα έσοδα συνήθως προέρχονται από ατομικές συνδρομές, χρεώσεις ανά άτομο σε ομαδικά προγράμματα ή εφάπαξ αγορές σε απλούστερες εκδόσεις.

Γνωρίζοντας αυτό, μπορούμε να προβλέψουμε τι θα απομείνει στο πρόγραμμα επί πληρωμή. Το πρότυπο για αυτήν την κατηγορία είναι η χρέωση για υπενθυμίσεις με χρονοδιαγράμματα, ιστορικό ολοκληρωμένων εργασιών, συνημμένα, ενσωμάτωση ημερολογίου και λειτουργίες συνεργασίας. Η βασική προσωπική χρήση συνήθως εντάσσεται στο δωρεάν πρόγραμμα για αρκετό χρονικό διάστημα.

Εξαίρεση αποτελεί το εργαλείο που είναι προεγκατεστημένο στο τηλέφωνο ή προσφέρεται δωρεάν από τον κατασκευαστή του συστήματος. Είναι δωρεάν επειδή σας κρατάει εντός ενός οικοσυστήματος—λογαριασμός, cloud, email και κατάστημα από την ίδια εταιρεία. Δεν είναι παγίδα, αλλά εξηγεί γιατί ενσωματώνεται τόσο καλά με ορισμένες υπηρεσίες και τόσο άσχημα με άλλες.

Η εβδομαδιαία ανασκόπηση που στηρίζει οποιοδήποτε σύστημα.

Κάθε οργανωτική μέθοδος καταρρέει στο ίδιο σημείο: η λίστα συσσωρεύει παλιά πράγματα, παύει να αντικατοπτρίζει την πραγματικότητα και καταλήγει να αποφεύγεται. Αυτό που το εμποδίζει αυτό είναι μια σύντομη συνάντηση με την ίδια τη λίστα, μία φορά την εβδομάδα, πάντα την ίδια μέρα και την ίδια ώρα.

1. Αδειάστε τις εισόδους: Χαλαρές σημειώσεις, σημειωμένα μηνύματα, χαρτί στο πορτοφόλι μου. Όλα γίνονται μια εργασία στη μοναδική λίστα ή απορρίπτονται.
2. Κλείστε ό,τι έχει ήδη γίνει. Και δεν ελέγχθηκε. Μια λίστα που λέει ψέματα για το παρελθόν χάνει την αίγλη της απέναντι στο μέλλον.
3. Σκότωσε ό,τι έχει χάσει το νόημά του. Μια εργασία που έχει ανασταλεί για περισσότερο από ένα μήνα σχεδόν δεν πρόκειται να ολοκληρωθεί ποτέ. Αποδεχτείτε το και διαγράψτε την.
4. Ελέγξτε την επόμενη εβδομάδα στο ημερολόγιο. και δείτε πόσο ελεύθερο χρόνο σας έχει απομείνει πραγματικά.
5. Διάλεξε τρία πράγματα που πρέπει να συμβούν αυτή την εβδομάδα και να τα κάνουν ορατά.

Δεκαπέντε λεπτά είναι αρκετά. Το όφελος δεν είναι η καλύτερη οργάνωση: είναι η ανάκτηση της εμπιστοσύνης στη λίστα, επειδή μόνο μια αξιόπιστη λίστα σας απαλλάσσει από το να θυμάστε πράγματα.

Άλλες ερωτήσεις σχετικά με τη ρουτίνα και την οργάνωση

Γιατί η υπενθύμιση μερικές φορές δεν ηχεί;

Επειδή το σύστημα εξοικονόμησης μπαταρίας μπορεί να αναστείλει τις εφαρμογές που εκτελούνται στο παρασκήνιο, και ορισμένοι κατασκευαστές το κάνουν αυτό με επιθετικό τρόπο. Εάν η υπενθύμιση είναι κρίσιμη, καταργήστε αυτήν τη συγκεκριμένη εφαρμογή από τη βελτιστοποίηση μπαταρίας στις ρυθμίσεις και ελέγξτε εάν έχει άδεια για συναγερμούς και υπενθυμίσεις.

Έχει ακόμα νόημα να γράφω πράγματα σε χαρτί;

Κάντο, για να το καταγράψεις. Το χαρτί είναι ασυναγώνιστο όταν πρόκειται για την καταγραφή κάτι σε πέντε δευτερόλεπτα χωρίς να ανοίξεις οθόνη. Το πρόβλημα είναι η χρήση του χαρτιού ως οριστικής λίστας: δεν θυμάται, δεν συγχρονίζεται και εξαφανίζεται. Καταγράψτε το σε χαρτί, μεταφέρετέ το κατά την ανασκόπηση.

Πόσο καιρό θα χρειαστεί για να γίνει δημοφιλές ένα τέτοιο σύστημα;

Υπολογίστε μερικές εβδομάδες ακανόνιστης χρήσης πριν γίνει συνήθεια. Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι η αλλαγή εφαρμογής τη δέκατη ημέρα, όταν η ενόχληση εξακολουθεί να οφείλεται στην αλλαγή της ρουτίνας και όχι στο ίδιο το εργαλείο.

Αξίζει να χρησιμοποιώ χρονοδιακόπτη εστίασης κάθε μέρα;

Αυτή η μέθοδος είναι χρήσιμη για εργασίες που απαιτούν διαρκή συγκέντρωση, όχι για τα πάντα. Οι σύντομες, αντιδραστικές εργασίες δεν χρειάζονται χρονοδιάγραμμα. Η χρήση χρονοδιακόπτη για τα πάντα μετατρέπει τη μέθοδο σε μια ακόμη υποχρέωση και στη συνέχεια εγκαταλείπεται μαζί με όλα τα άλλα.

Είναι δυνατόν να οργανώσω την προσωπική ζωή και την εργασία στην ίδια λίστα;

Λειτουργεί, αρκεί να υπάρχουν ξεχωριστές περιοχές μέσα στο ίδιο εργαλείο. Δύο λίστες σε διαφορετικές εφαρμογές σας αναγκάζουν να συμβουλευτείτε δύο μέρη για να μάθετε τι να κάνετε στη συνέχεια — και εκεί ακριβώς τα πράγματα καταρρέουν.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιο είναι το καλύτερο για τη διαχείριση εργασιών;

Το Todoist είναι για λειτουργίες. Το Microsoft To Do είναι για απλότητα και μηδενικό κόστος. Και τα δύο καλύπτουν καλά την καθημερινή χρήση.

Είναι αυτές οι εφαρμογές δωρεάν;

Τα Microsoft To Do και Digital Wellbeing είναι εντελώς δωρεάν. Τα Todoist, Trello και Forest έχουν δωρεάν εκδόσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν, με επιπλέον δυνατότητες διαθέσιμες σε προγράμματα επί πληρωμή.

Είναι εντάξει να χρησιμοποιήσω περισσότερα από ένα;

Είναι εντάξει, αρκεί η καθεμία να καλύπτει μια συγκεκριμένη λειτουργία: μία για εργασίες, μία για εστίαση και μία για παρακολούθηση της χρήσης. Η χρήση δύο εφαρμογών εργασιών ταυτόχρονα απλώς διασπά την προσοχή.

Δουλεύουν χωρίς ίντερνετ;

Όλες οι λειτουργίες λειτουργούν εκτός σύνδεσης για βασική χρήση και συγχρονίζονται όταν η σύνδεση αποκατασταθεί. Το Digital Wellbeing εκτελείται εξ ολοκλήρου στη συσκευή.

συμπέρασμα

Ένα μέρος για την καταγραφή εργασιών, μια μέθοδος για μπλοκ εστίασης και μια ειλικρινής αναφορά χρήσης κινητού τηλεφώνου λύνουν το μεγαλύτερο μέρος του προβλήματος. Το Todoist, το Microsoft To Do, το Forest και το Digital Wellbeing καλύπτουν και τα τρία μέτωπα.

Ξεκινήστε με την αναφορά χρήσης: ο υπολειπόμενος χρόνος είναι σχεδόν πάντα εκεί, κατανεμημένος σε διαστήματα δύο λεπτών καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας.

Διαβάστε επίσης

• Εφαρμογές για Ελεύθερο Χρόνο: Επιλογές για Χαλάρωση, Ακρόαση και Μάθηση
• Εκμάθηση Γλωσσών στο Διαδίκτυο: Πώς να Δημιουργήσετε μια Λειτουργική Ρουτίνα
• Περισσότερη μπαταρία στο κινητό σας τηλέφωνο: πώς να μάθετε τι σας καταναλώνει ενέργεια.
• MyTeaPal: Ημερολόγιο τσαγιού και χρονοδιακόπτης για όσους έχουν ρουτίνα
• Χρονοδιακόπτης τσαγιού στο τηλέφωνό σας: Χρόνος απόλαυσης χωρίς πικρία
• Δείτε το σπίτι σας μέσω δορυφόρου: Τι εμφανίζεται και πώς να ζητήσετε το θάμπωμα