Upravljanje časa: 5 aplikacij za organizacijo vaše rutine

Pri upravljanju časa gre manj za iskanje popolne aplikacije in bolj za to, da vidite, kam gredo ure. Dobro orodje pomaga na obeh straneh: beleži, kaj je treba postoriti, in prikazuje, kaj vam vzame čas. Preveč orodij počne ravno nasprotno – postanejo le še ena stvar, ki jo je treba upravljati.

Ta seznam vsebuje pet aplikacij, ki so trenutno na voljo na Trgovina Play, Vključuje ocene in število pregledov, preverjenih v trgovini, razvrščenih po funkcijah. Vsebuje tudi obvestilo o pogosto omenjenem imenu, ki ni več na voljo.

1. Todoist – celoten seznam opravil

Ocena 4,8 z več kot 300.000 ocenami. Sprejema roke, napisane v naravnem jeziku, organizira po projektu, oznaki in prioriteti ter sinhronizira med mobilnim telefonom, računalnikom in brskalnikom.

Dobro deluje tako za osebne rutine kot za deljenje opravil z drugimi. Brezplačna različica brez težav pokriva individualno uporabo.

2. Microsoft To Do – najpreprostejša in brezplačna možnost.

Ocenjeno s 4,8 in z več kot 470.000 ocenami. Popolnoma brezplačno, s seznami, opomniki, podnalogami in razdelkom “Moj dan”, ki se vsak dan ponastavi in vas prisili, da izberete, kaj boste dejansko počeli.

Integrira se z Outlookom in Teamsom. Je najboljša možnost za tiste, ki želijo začeti brez konfiguracije.

3. Trello – za spremljanje napredka

Ocenjeno s 4,5 in z več kot 120.000 ocenami. Uporablja grafikone in kartice, zaradi česar je stanje vsake naloge vidno na prvi pogled: za narediti, v teku, končano.

To je še posebej uporabno, kadar težava ni v tem, da si zapomnimo nalogo, temveč v tem, da se hkrati zavedamo, koliko stvari se dogaja. Že samo po sebi je lahko videti sredino plošče natrpano.

4. Gozd – za fokusne bloke

Ocena 4,7 in več kot 810.000 ocen. Določite si obdobje koncentracije in posadite virtualno drevo, ki umre, če aplikacijo zapustite pred koncem.

Deluje po logiki tehnike Pomodoro – delovni bloki z vmesnimi odmori. Preprosto je, dobro deluje za tiste, ki refleksno dvignejo telefone, in brezplačna različica je že sama po sebi zadostna.

5. Digitalno dobro počutje – vedeti, kam gre vaš čas.

Prednameščen je v večini naprav Android in ima v trgovini z aplikacijami več kot 1,4 milijona ocen. Prikazuje, koliko časa ste porabili za posamezno aplikacijo, kolikokrat ste odklenili telefon in vam omogoča nastavitev dnevnih omejitev za vsako aplikacijo.

To je najbolj podcenjeno orodje na seznamu in edino brezplačno brez kakršnih koli obveznosti. Preden namestite kateri koli sledilnik časa, si je vredno ogledati enotedensko poročilo tukaj – številke so običajno zaskrbljujoče in razkrivajoče.

Dve imeni, ki sta izginili iz radia.

O Focus@Will, Glasbena aplikacija za koncentracijo, ki je bila pogosto omenjena na starejših seznamih, ni na voljo v brazilski trgovini Play. Za isti namen bodo zadostovali seznami predvajanja za koncentracijo na Spotifyju, Deezerju ali YouTube Music.

O RescueTime, Aplikacija, vodilna na področju samodejnega sledenja časa, nima več aktivne aplikacije za Android z uporabniško bazo. To funkcijo zdaj pokriva lastna aplikacija za digitalno dobro počutje za Android.

Kako sestaviti preprost sistem, ki deluje

• Samo eno mesto Za beleženje opravil. Dva vzporedna seznama zagotavljata, da ne boste ničesar pozabili.
• Izberite tri stvari na dan. Seznam s tridesetimi elementi ni organizacija, temveč inventar.
• Bloki fokusa od 25 do 50 minut, z mobilnim telefonom izven dosega in s spoštovanjem odmora
• Pregled enkrat na teden: kar je ostalo nerešeno, kar je prenehalo imeti smisel
• Preverite poročilo o uporabi mobilnega telefona. preden sklenejo, da ni dovolj časa

Kako izbrati med seznamom, grafikonom in koledarjem.

Trije formati služijo različnim namenom, njihovo mešanje pa je vir velikega dela zmede. seznam Odgovarja na vprašanje “kaj moram storiti” in je prava oblika za posamezne naloge, ki niso odvisne od urnika. slikanje Odgovarja na vprašanje "kje je vse?" in je uporaben, kadar hkrati deluje več front. koledar Odgovorite z "kdaj" in vključite le sestanke z določenim časom.

Pogosta napaka je dodajanje opravil v koledar. Sestanki z določenim časom in opravila brez določenega časa se razlikujejo: ko opravilo ni opravljeno po urniku, se prestavi na naslednji termin in koledar izgubi verodostojnost. Dnevni red naj bo za tisto, kar se dejansko zgodi ob določenem času, ostalo pa naj bo na seznamu.

Koristna izjema: rezervirajte si čas v svojem urniku za delo na seznamu. To ni le metanje nalog v koledar – gre za zagotovitev prostora, kjer bodo opravljene.

Česar nobena aplikacija ne zmore

Nobena od teh aplikacij ne reši problema pretiranih obveznosti. Če je na seznamu več opravil, kot jih je mogoče spraviti v dan, je težava količina in edina rešitev je, da stvari s seznama odstranite – aplikacija to preprosto naredi vidno.

Nobeden od njih ne ustvarja discipline. Kar počnejo, je, da zmanjšujejo trenje: opomnijo vas ob pravem času, pokažejo vam, kaj se dogaja, in otežijo samodejne motnje. To je kar precej in se razlikuje od čudeža.

Kar telefon sam že reši, ne da bi karkoli nameščal.

Preden v svojo rutino dodate še eno aplikacijo, je vredno vedeti, da je velik del upravljanja časa že nameščen v vaši napravi – in je brezplačen, ne zahteva registracije in ne pošilja podatkov na noben strežnik, ker deluje lokalno.

V sistemu Android nadzorna plošča za digitalno dobro počutje prikazuje čas, porabljen za vsako aplikacijo, kolikokrat je bila aplikacija odklenjena, in omogoča nastavitev dnevne omejitve, ki aplikacijo izklopi, ko zmanjka časa. Na voljo je tudi način pred spanjem, ki zaslon ob izbranem času spremeni v sivo barvo – zdi se neumno in znatno zmanjša potrebo po nenehnem pomikanju. Na iPhonu enakovredna funkcija vključuje poročila o uporabi, omejitve po kategorijah in način osredotočenosti, ki filtrira, kateri ljudje in aplikacije vas lahko v posamezni situaciji zmotijo.

Oba sistema tudi vesta. načrtujte dostavo obvestilNamesto da bi vsako sporočilo prispelo takoj, ko je poslano, telefon zbira nenujna sporočila in jih dostavi ob določenih urah. Ta enkratna prilagoditev spremeni vaš dan bolj kot katera koli aplikacija za produktivnost in jo nastavite v dveh minutah.

Obvestilo je tisto, kar prelomi dan.

Težava le redko predstavlja skupni čas, preživet na telefonu. Gre za razdrobljenost: prekinitev vsakih nekaj minut preprečuje, da bi zahtevnejša naloga dosegla točko, ko ste lahko resnično produktivni. Po vsaki prekinitvi je treba nadaljevati z delom – ponovno prebrati, kaj ste počeli, se spomniti odločitve, ki ste jo sprejeli – in ta cena se vsakič plača.

Učinkovito čiščenje se izvaja prek aplikacije, ne na splošno. V sistemskih nastavitvah si oglejte seznam obvestil in uporabite preprosto merilo: še naprej obveščajte le o tem, kaj je ... oseba, ki se pogovarja s tabo oz sestanek, ki ima določen čas.. Ostalo utihne.

• Družbena omrežja, trgovina, igre in novice: Popolnoma se izklopi. Nič tam ne potrebuje tvoje pozornosti v trenutku, ko se zgodi.
• E-pošta: Utišajte obvestilo in si ga dva ali trikrat na dan rezervirajte za odpiranje. E-pošta je dopisovanje, ne pogovor.
• Skupine sporočil: Izklopite zvok skupin in opozorilo pustite samo za neposredne omembe.
• Rdeča pika na ikoni: Izklopite tudi to. Pult ustvari enako potrebo po odpiranju kot zvok, ki ga je prej ustvaril.
• Zaklenjen zaslon: Skrij vsebino sporočila. Predogled vas spodbudi, da napravo vzamete v roke “samo zato, da preverite”.”

Naloga brez ocenjenega trajanja ne ustreza dnevu.

Seznam se napihne iz mehanskega razloga: elementi seznama nimajo fiksne velikosti. “Odgovori na e-pošto”, “pregled pogodbe” in “priprava izjave” zasedajo isto vrstico in porabijo popolnoma različno količino časa. Dokler je seznam zbirka enakih vrstic, se bo vedno zdel obvladljiv in bo dan vedno končan napol dokončan.

Pravilen način je, da poleg vsake postavke zapišete predvideno trajanje in ga seštejete, preden zaključite dan. Če vsota presega število ur, ki jih imate dejansko prosto – brez sestankov, potovanj in neizogibnih nepričakovanih dogodkov – je načrt že od samega začetka napačen in aplikacija vas na to ne bo opozorila.

Pri kalibraciji pomagata dve pravili. Prvič: za nalogo, ki je še nikoli niste opravili, ocenite čas in nato dodajte polovico časa. Drugič: rezervirajte si del dneva brez načrtovanega dela. Urnik, natrpan do zadnje minute, se poruši že ob prvem nepričakovanem klicu, in ko se poruši, izgubite zaupanje v svoj načrt – zaradi česar večina ljudi opusti sistem.

Od kod prihaja recept za aplikacijo za opravila?

Aplikacije za opravila in osredotočenost se skoraj nikoli ne zanašajo na oglaševanje, kar je dobra novica: pomeni, da izdelek ne potrebuje vaše stalne pozornosti za ustvarjanje prihodka. Prihodki običajno izvirajo iz individualnih naročnin, stroškov na osebo v skupinskih paketih ali enkratnih nakupov v enostavnejših različicah.

Poznavanje tega pomaga predvideti, kaj bo ostalo v plačljivem načrtu. Standard za to kategorijo je zaračunavanje opomnikov z urniki, zgodovino opravljenih opravil, prilogami, integracijo koledarja in funkcijami za sodelovanje. Osnovna osebna uporaba se običajno kar nekaj časa ujema z brezplačnim načrtom.

Izjema je orodje, ki je vnaprej nameščeno v telefonu ali pa ga proizvajalec sistema ponuja brezplačno. Brezplačno je, ker vas ohranja znotraj ekosistema – račun, oblak, e-pošta in trgovina istega podjetja. To ni past, vendar pojasnjuje, zakaj se tako dobro integrira z nekaterimi storitvami in tako slabo z drugimi.

Tedenski pregled, ki je temelj vsakega sistema.

Vsaka organizacijska metoda se sesuje na isti točki: seznam kopiči stare stvari, ne odraža več realnosti in se mu na koncu izognemo. Kar to preprečuje, je kratko srečanje s samim seznamom, enkrat na teden, vedno na isti dan in ob isti uri.

1. Izpraznite vhode: Raztreseni zapiski, označena sporočila, papir v moji denarnici. Vse postane naloga na enem samem seznamu ali pa se zavrže.
2. Zapri, kar je že bilo narejeno. In ni bilo preverjeno. Seznam, ki laže o preteklosti, izgubi avtoriteto nad prihodnostjo.
3. Ubij tisto, kar je izgubilo svoj pomen. Naloga, ki je na čakanju več kot mesec dni, skoraj nikoli ne bo opravljena; sprejmite to in jo izbrišite.
4. Naslednji teden preverite v koledarju. in preverite, koliko prostega časa vam je v resnici še ostalo.
5. Izberi tri stvari ki se morajo zgoditi ta teden, in jih narediti vidne.

Petnajst minut je dovolj. Prednost ni boljša organizacija: gre za ponovno pridobitev zaupanja v seznam, saj vam le zanesljiv seznam olajša pomnjenje.

Druga vprašanja o rutini in organizaciji

Zakaj se opomnik včasih ne sproži?

Ker lahko sistem za varčevanje z baterijo začasno ustavi aplikacije v ozadju, nekateri proizvajalci pa to počnejo agresivno. Če je opomnik kritičen, v nastavitvah odstranite to določeno aplikacijo iz optimizacije baterije in preverite, ali ima dovoljenje za alarme in opomnike.

Ali je zapisovanje stvari na papir še vedno smiselno?

Naredi to, da to ujameš. Papir je nepremagljiv, ko gre za snemanje nečesa v petih sekundah, ne da bi odprl zaslon. Težava je v uporabi papirja kot dokončnega seznama: ne zapomni si, se ne sinhronizira in izgine. Zajemi na papir, prenesi med pregledovanjem.

Koliko časa bo trajalo, da se tak sistem uveljavi?

Preden postane navada, počakajte nekaj tednov neredne uporabe. Najpogostejša napaka je menjava aplikacij deseti dan, ko je nelagodje še vedno posledica spremembe rutine in ne samega orodja.

Ali se splača uporabljati časovnik za fokusiranje vsak dan?

Ta metoda je uporabna za delo, ki zahteva trajno koncentracijo, ne pa za vse. Kratke, reaktivne naloge ne potrebujejo časovnega razporeda. Uporaba časovnika za vse spremeni metodo v le še eno obveznost, nato pa se jo skupaj z vsem drugim opusti.

Ali je mogoče organizirati osebno življenje in delo na istem seznamu?

Deluje, dokler obstajajo ločena področja znotraj istega orodja. Dva seznama v različnih aplikacijah vas silita, da se obrnete na dve mesti, da veste, kaj storiti naprej – in prav tu se stvari zapletejo.

Pogosto zastavljena vprašanja

Kateri je najboljši za upravljanje nalog?

Todoist je namenjen funkcijam; Microsoft To Do pa preprostosti in ničelnim stroškom. Oba dobro pokrivata vsakodnevno uporabo.

Ali so te aplikacije brezplačne?

Microsoft To Do in Digital Wellbeing sta popolnoma brezplačna. Todoist, Trello in Forest imajo uporabne brezplačne različice, v plačljivih paketih pa so na voljo dodatne funkcije.

Ali je v redu uporabiti več kot enega?

V redu je, če vsaka pokriva določeno funkcijo: ena za opravila, ena za osredotočenost in ena za spremljanje porabe. Uporaba dveh aplikacij za opravila hkrati le razdeli pozornost.

Ali delujejo brez interneta?

Vsi delujejo brez povezave za osnovno uporabo in se sinhronizirajo, ko se povezava ponovno vzpostavi. Digitalno dobro počutje deluje v celoti na napravi.

Zaključek

Prostor za beleženje opravil, metoda za bloke fokusa in iskreno poročilo o uporabi mobilnega telefona rešujejo večino težav s časom. Todoist, Microsoft To Do, Forest in Digital Wellbeing pokrivajo vse tri fronte.

Začnite s poročilom o uporabi: preostali čas je skoraj vedno prikazan, porazdeljen v dvoumintnih intervalih čez dan.

Preberite tudi

• Aplikacije za prosti čas: možnosti za sproščanje, poslušanje in učenje
• Učenje jezikov na spletu: Kako ustvariti rutino, ki deluje
• Več baterije na vašem mobilnem telefonu: kako ugotoviti, kaj vam praznuje baterijo.
• MyTeaPal: Čajni dnevnik in časovnik za tiste z rutino
• Časovnik za čaj na vašem telefonu: čas namakanja brez grenkobe
• Oglejte si svojo hišo prek satelita: kaj se prikaže in kako zahtevati zameglitev