Pengurusan Masa: 5 Aplikasi untuk Mengatur Rutin Anda

Mengurus masa bukanlah tentang mencari aplikasi yang sempurna tetapi lebih kepada melihat ke mana hala tuju waktu kerja. Alat yang baik membantu di kedua-dua belah pihak: ia merekodkan apa yang perlu dilakukan dan menunjukkan apa yang menghabiskan masa anda pada hari tersebut. Terlalu banyak alat melakukan sebaliknya—ia hanya menjadi satu lagi perkara yang perlu diurus.

Senarai ini menampilkan lima aplikasi yang kini tersedia di Gedung Play, Ia merangkumi penilaian dan jumlah ulasan yang disahkan di kedai, disusun mengikut fungsi. Ia juga menyediakan notis tentang nama yang kerap disebut yang tidak lagi tersedia.

1. Todoist — senarai tugasan lengkap

Dinilai 4.8 dengan lebih 300,000 ulasan. Menerima tarikh akhir yang ditulis dalam bahasa semula jadi, disusun mengikut projek, tag dan keutamaan serta disegerakkan antara telefon bimbit, komputer dan pelayar.

Ia berfungsi dengan baik untuk rutin peribadi dan untuk berkongsi tugas dengan orang lain. Versi percuma merangkumi penggunaan individu tanpa sebarang masalah.

2. Microsoft To Do — pilihan paling mudah dan percuma.

Dinilai 4.8 dan dengan lebih 470,000 ulasan. Percuma sepenuhnya, dengan senarai, peringatan, subtugasan dan bahagian "Hari Saya", yang ditetapkan semula setiap hari dan memaksa anda memilih apa yang sebenarnya akan anda lakukan.

Ia berintegrasi dengan Outlook dan Teams. Ia merupakan pilihan terbaik bagi mereka yang ingin bermula tanpa mengkonfigurasi apa-apa.

3. Trello — untuk melihat kemajuan

Dinilai 4.5 dan dengan lebih 120,000 ulasan. Menggunakan carta dan kad, yang menjadikan status setiap tugasan kelihatan sepintas lalu: untuk dilakukan, melakukan, selesai.

Ia amat berguna terutamanya apabila masalahnya bukan mengingati tugasan, tetapi menyedari berapa banyak perkara yang berlaku pada masa yang sama. Melihat bahagian tengah papan yang berselerak selalunya merupakan satu diagnosis tersendiri.

4. Hutan — untuk blok fokus

Dinilai 4.7 dan dengan lebih 810,000 ulasan. Anda menetapkan tempoh tumpuan dan menanam pokok maya, yang akan mati jika anda meninggalkan aplikasi sebelum tamat.

Ia berfungsi dengan logik Teknik Pomodoro — kerja blok dengan jeda di antaranya. Ia mudah, berfungsi dengan baik untuk mereka yang secara refleks mengangkat telefon mereka, dan versi percuma sudah mencukupi.

5. Kesejahteraan digital — untuk mengetahui ke mana masa anda pergi.

Ia diprapasang pada kebanyakan peranti Android dan mempunyai lebih 1.4 juta ulasan di gedung aplikasi. Ia menunjukkan berapa banyak masa yang telah anda luangkan untuk setiap aplikasi, berapa kali anda membuka kunci telefon anda dan membolehkan anda menetapkan had harian bagi setiap aplikasi.

Ia merupakan alat yang paling dipandang rendah dalam senarai ini, dan satu-satunya alat percuma tanpa sebarang syarat. Sebelum memasang sebarang penjejak masa, adalah wajar untuk melihat laporan satu minggu di sini—angka-angkanya biasanya meresahkan dan mendedahkan.

Dua nama yang hilang dari siaran radio.

O Fokus@Will, Aplikasi muzik untuk tumpuan, yang sering disebut dalam senarai lama, tidak tersedia di Play Store Brazil. Untuk tujuan yang sama, senarai main fokus di Spotify, Deezer atau YouTube Music sudah memadai.

O Masa Penyelamat, Aplikasi ini, peneraju dalam penjejakan masa automatik, tidak lagi mempunyai aplikasi Android aktif dengan pangkalan pengguna. Aplikasi Kesejahteraan Digital Android sendiri kini merangkumi fungsi tersebut.

Cara memasang sistem mudah yang berfungsi

• Satu tempat sahaja Untuk tugasan rakaman. Dua senarai selari memastikan tiada apa yang akan dilupakan.
• Pilih tiga perkara sehari. Senarai dengan tiga puluh item bukanlah organisasi, ia adalah inventori.
• Blok fokus 25 hingga 50 minit, dengan telefon bimbit di luar jangkauan dan waktu rehat dihormati
• Ulangkaji sekali seminggu: apa yang tidak dapat diselesaikan, apa yang tidak lagi masuk akal
• Semak laporan penggunaan telefon bimbit. sebelum membuat kesimpulan bahawa masa tidak mencukupi

Cara memilih antara senarai, carta dan kalendar.

Ketiga-tiga format ini mempunyai tujuan yang berbeza, dan mencampurkannya adalah punca banyak kekeliruan. senarai Ia menjawab "apa yang perlu saya lakukan", dan merupakan format yang tepat untuk tugasan individu yang tidak bergantung pada jadual. lukisan Ia menjawab soalan "di manakah kedudukan segala-galanya?", dan berguna apabila beberapa bahagian berfungsi secara serentak. kalendar Jawab "bila", dan hanya perlu sertakan temu janji dengan masa yang ditetapkan.

Satu kesilapan biasa ialah menambah tugasan pada kalendar. Temujanji dengan masa yang ditetapkan dan tugasan tanpa masa yang ditetapkan adalah berbeza: apabila sesuatu tugasan tidak disiapkan mengikut jadual, ia akan mendorong semua tugasan selepasnya, dan kalendar akan hilang kredibiliti. Kekalkan agenda untuk apa yang sebenarnya berlaku pada masa yang ditetapkan dan kekalkan tugasan lain dalam senarai.

Satu pengecualian yang berguna: tempahkan satu blok masa dalam jadual anda untuk mengerjakan senarai tersebut. Ini bukan sekadar memasukkan tugasan ke dalam kalendar—ia juga menjamin ruang di mana tugasan tersebut akan diselesaikan.

Apa yang tidak dilakukan oleh mana-mana aplikasi

Tiada satu pun daripada aplikasi ini yang dapat menyelesaikan masalah komitmen yang berlebihan. Jika senarai itu mempunyai lebih banyak tugasan daripada yang boleh dimuatkan dalam sehari, masalahnya adalah kuantitinya, dan satu-satunya penyelesaian adalah dengan mengalih keluar sesuatu daripada senarai—aplikasi itu hanya akan memaparkannya.

Tiada satu pun daripadanya yang mewujudkan disiplin. Apa yang mereka lakukan hanyalah mengurangkan geseran: mengingatkan anda pada masa yang tepat, menunjukkan kepada anda apa yang sedang berlaku, dan menyukarkan gangguan automatik. Itu agak banyak, dan ia berbeza daripada keajaiban.

Apa yang telefon itu sendiri sudah selesaikan tanpa memasang apa-apa.

Sebelum menambah aplikasi lain pada rutin anda, adalah penting untuk mengetahui bahawa kebanyakan pengurusan masa telah dipasang pada peranti anda — dan ia percuma, tidak memerlukan pendaftaran dan tidak menghantar data ke mana-mana pelayan kerana ia berjalan secara setempat.

Pada Android, papan pemuka kesejahteraan digital menunjukkan masa yang dihabiskan untuk setiap aplikasi, bilangan kali aplikasi dibuka kuncinya dan membolehkan anda menetapkan had harian yang akan mematikan aplikasi apabila masa tamat. Terdapat juga mod waktu tidur, yang menjadikan skrin menjadi kelabu pada masa yang anda pilih—ia kelihatan mengarut dan mengurangkan keinginan untuk terus menatal dengan ketara. Pada iPhone, fungsi yang setara termasuk laporan penggunaan, had mengikut kategori dan mod fokus, yang menapis orang dan aplikasi yang mungkin mengganggu anda dalam setiap situasi.

Kedua-dua sistem juga tahu. menjadualkan penyampaian pemberitahuanTelefon ini akan mengumpulkan mesej yang tidak penting dan menghantarnya pada waktu yang ditetapkan, dan bukannya setiap mesej tiba sebaik sahaja ia dihantar. Pelarasan tunggal ini mengubah hari anda lebih daripada mana-mana aplikasi produktiviti dan mengambil masa dua minit untuk disediakan.

Pemberitahuan adalah apa yang menceriakan hari.

Masalahnya jarang sekali terletak pada jumlah masa yang dihabiskan di telefon. Ia adalah pemecahan: gangguan setiap beberapa minit menghalang sebarang tugas yang lebih mencabar daripada mencapai tahap di mana anda benar-benar boleh menjadi produktif. Selepas setiap gangguan, terdapat kos untuk menyambung semula kerja—membaca semula apa yang anda lakukan, mengingati keputusan yang anda buat—dan kos itu dibayar setiap kali.

Pembersihan yang berkesan dilakukan melalui aplikasi, bukan secara umum. Lihat senarai pemberitahuan dalam tetapan sistem anda dan gunakan kriteria mudah: hanya teruskan memaklumkan tentang apa yang... seseorang yang bercakap dengan anda atau temujanji yang mempunyai masa yang ditetapkan.. Selebihnya menjadi senyap.

• Rangkaian sosial, kedai, permainan dan berita: Matikan sepenuhnya. Tiada apa-apa di sana yang memerlukan perhatian anda sebaik sahaja ia berlaku.
• E-mel: Senyapkan pemberitahuan itu dan ketepikan dua atau tiga kali sehari untuk membukanya. E-mel adalah surat-menyurat, bukan perbualan.
• Kumpulan mesej: Senyapkan kumpulan dan kekalkan amaran hanya untuk sebutan langsung.
• Titik merah pada ikon: Matikannya juga. Kaunter itu menghasilkan keinginan yang sama untuk membukanya seperti yang biasa dihasilkan oleh bunyi itu.
• Skrin kunci: Sembunyikan kandungan mesej. Melihat pratonton itulah yang membuatkan anda mengambil peranti "sekadar untuk menyemak".“

Tugasan tanpa tempoh anggaran tidak muat dalam sehari.

Senarai itu dibesarkan atas sebab mekanikal: item senarai tidak mempunyai saiz tetap. "Balas e-mel," "semak kontrak," dan "sediakan pengisytiharan" menduduki baris yang sama dan mengambil masa yang sama sekali berbeza. Selagi senarai itu merupakan koleksi baris yang sama, ia akan sentiasa kelihatan boleh diurus dan akan sentiasa menamatkan hari dengan separuh siap.

Cara yang betul adalah dengan menulis anggaran tempoh di sebelah setiap item dan menjumlahkannya sebelum menutup hari tersebut. Jika jumlahnya melebihi waktu lapang yang anda ada—tidak termasuk mesyuarat, perjalanan dan peristiwa tidak dijangka yang tidak dapat dielakkan—pelan tersebut cacat sejak awal lagi dan aplikasi tidak akan memberi amaran kepada anda.

Dua peraturan membantu dalam penentukuran. Pertama: untuk tugasan yang belum pernah anda lakukan sebelum ini, anggarankannya dan kemudian tambahkan separuh masa. Kedua: ketepikan sebahagian daripada hari tanpa sebarang jadual. Jadual yang padat hingga saat-saat akhir akan rosak pada panggilan pertama yang tidak dijangka, dan apabila ia rosak, anda hilang keyakinan terhadap rancangan anda sendiri—yang menyebabkan kebanyakan orang meninggalkan sistem tersebut.

Dari manakah datangnya resipi untuk aplikasi tugasan?

Aplikasi tugasan dan fokus hampir tidak pernah bergantung pada pengiklanan, dan itu berita baik: ini bermakna produk tersebut tidak memerlukan perhatian berterusan anda untuk menjana pendapatan. Pendapatan biasanya datang daripada langganan individu, caj setiap orang dalam pelan pasukan atau pembelian sekali sahaja dalam versi yang lebih mudah.

Mengetahui perkara ini membantu meramalkan apa yang akan ditinggalkan dalam pelan berbayar. Standard untuk kategori ini adalah untuk mengenakan bayaran bagi peringatan dengan jadual, sejarah tugasan yang telah selesai, lampiran, penyepaduan kalendar dan ciri kolaborasi. Kegunaan peribadi asas biasanya sesuai dengan pelan percuma untuk tempoh yang agak lama.

Pengecualiannya ialah alat yang diprapasang pada telefon atau ditawarkan secara percuma oleh pengeluar sistem. Ia percuma kerana ia memastikan anda berada dalam ekosistem—akaun, awan, e-mel dan kedai daripada syarikat yang sama. Ia bukan perangkap, tetapi ia menjelaskan mengapa ia berintegrasi dengan begitu baik dengan sesetengah perkhidmatan dan sangat teruk dengan perkhidmatan lain.

Kajian mingguan yang menyokong mana-mana sistem.

Setiap kaedah organisasi runtuh pada ketika yang sama: senarai itu mengumpul perkara lama, berhenti mencerminkan realiti, dan akhirnya dielakkan. Apa yang menghalangnya ialah pertemuan singkat dengan senarai itu sendiri, sekali seminggu, sentiasa pada hari yang sama dan pada masa yang sama.

1. Kosongkan pintu masuk: Nota-nota longgar, mesej yang ditanda, kertas di dalam dompet saya. Semuanya menjadi tugasan dalam senarai tunggal atau dibuang.
2. Tutup apa yang telah dilakukan. Dan ia tidak disemak. Senarai yang tidak berkaitan dengan masa lalu kehilangan autoriti ke atas masa depan.
3. Bunuhlah apa yang telah hilang maknanya. Tugas yang ditangguhkan selama lebih sebulan hampir tidak akan dapat diselesaikan; terimalah dan padamkannya.
4. Semak minggu hadapan pada kalendar. dan lihat berapa banyak masa lapang yang anda ada.
5. Pilih tiga perkara yang perlu berlaku minggu ini, dan menjadikannya kelihatan.

Lima belas minit sudah memadai. Manfaatnya bukanlah pengaturan yang lebih baik: ia adalah mendapatkan kembali kepercayaan terhadap senarai itu, kerana hanya senarai yang boleh dipercayai dapat menghilangkan tugas mengingati sesuatu.

Soalan lain tentang rutin dan organisasi

Mengapakah peringatan itu kadangkala tidak berbunyi?

Kerana sistem penjimatan bateri boleh menggantung aplikasi latar belakang, dan sesetengah pengeluar melakukannya secara agresif. Jika peringatan itu penting, alih keluar aplikasi khusus itu daripada pengoptimuman bateri dalam tetapan dan semak sama ada ia mempunyai kebenaran untuk penggera dan peringatan.

Adakah menulis sesuatu di atas kertas masih masuk akal?

Lakukannya, untuk merakamnya. Kertas tidak dapat ditandingi apabila merakam sesuatu dalam masa lima saat tanpa membuka skrin. Masalahnya ialah menggunakan kertas sebagai senarai muktamad: ia tidak ingat, ia tidak disegerakkan, dan ia hilang. Rakamkannya di atas kertas, pindahkannya semasa semakan.

Berapa lama masa yang diperlukan untuk sistem seperti ini berjaya?

Biarkan selama beberapa minggu penggunaan yang tidak teratur sebelum ia menjadi kebiasaan. Kesilapan yang paling biasa ialah menukar aplikasi pada hari kesepuluh, apabila ketidakselesaan itu masih disebabkan oleh perubahan rutin dan bukan alat itu sendiri.

Adakah berbaloi menggunakan pemasa fokus setiap hari?

Kaedah ini berguna untuk kerja yang memerlukan tumpuan berterusan, bukan untuk semua perkara. Tugasan yang pendek dan reaktif tidak memerlukan jadual masa. Menggunakan pemasa untuk semua perkara menjadikan kaedah ini sekadar satu lagi kewajipan, dan kemudian ia ditinggalkan bersama-sama dengan semua perkara lain.

Adakah mungkin untuk mengatur kehidupan peribadi dan kerja dalam senarai yang sama?

Ia berfungsi, selagi terdapat kawasan berasingan dalam alat yang sama. Dua senarai dalam aplikasi yang berbeza memaksa anda merujuk dua tempat untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan seterusnya — dan di situlah keadaan akan menjadi huru-hara.

Soalan Lazim

Manakah yang terbaik untuk menguruskan tugasan?

Todoist adalah untuk ciri-ciri; Microsoft To Do adalah untuk kesederhanaan dan kos sifar. Kedua-duanya meliputi penggunaan harian dengan baik.

Adakah apl ini percuma?

Microsoft To Do dan Digital Wellbeing adalah percuma sepenuhnya. Todoist, Trello dan Forest mempunyai versi percuma yang boleh digunakan, dengan ciri tambahan tersedia dalam pelan berbayar.

Adakah dibenarkan menggunakan lebih daripada satu?

Tidak mengapa, selagi setiap satunya merangkumi fungsi tertentu: satu untuk tugasan, satu untuk fokus dan satu lagi untuk memantau penggunaan. Menggunakan dua aplikasi tugasan pada masa yang sama hanya akan membahagikan perhatian.

Adakah mereka berfungsi tanpa internet?

Semua fungsi berfungsi di luar talian untuk kegunaan asas dan penyegerakan apabila sambungan kembali. Kesejahteraan Digital berjalan sepenuhnya pada peranti.

Kesimpulan

Tempat untuk merekod tugasan, kaedah untuk blok fokus dan laporan penggunaan telefon bimbit yang jujur menyelesaikan kebanyakan masalah. Todoist, Microsoft To Do, Forest dan Digital Wellbeing merangkumi ketiga-tiga aspek tersebut.

Mulakan dengan laporan penggunaan: baki masa hampir selalu ada, diagihkan dalam selang masa dua minit sepanjang hari.

Baca juga

• Aplikasi untuk Masa Lapang: Pilihan untuk Bersantai, Mendengar dan Belajar
• Pembelajaran Bahasa Dalam Talian: Cara Mencipta Rutin yang Berkesan
• Lebih banyak bateri pada telefon bimbit anda: cara untuk mengetahui apa yang menguras kuasa anda.
• MyTeaPal: Diari dan Pemasa Teh untuk Mereka yang Mempunyai Rutin
• Pemasa Teh pada Telefon Anda: Masa Seduhan Tanpa Rasa Kepahitan
• Lihat Rumah Anda melalui Satelit: Apa yang Muncul dan Cara Meminta Kabur