Manajemen Waktu: 5 Aplikasi untuk Mengatur Rutinitas Anda

Mengelola waktu bukan hanya tentang menemukan aplikasi yang sempurna, tetapi lebih tentang melihat ke mana waktu dihabiskan. Alat yang baik membantu di kedua sisi: alat tersebut mencatat apa yang perlu dilakukan dan menunjukkan apa yang menghabiskan waktu Anda sepanjang hari. Terlalu banyak alat yang justru sebaliknya—alat tersebut hanya menjadi satu hal lagi yang perlu dikelola.

Daftar ini menampilkan lima aplikasi yang saat ini tersedia di Toko Play, Ini mencakup peringkat dan volume ulasan yang diverifikasi di toko, yang diorganisir berdasarkan fungsi. Ini juga memberikan pemberitahuan tentang nama yang sering disebut tetapi sudah tidak tersedia lagi.

1. Todoist — daftar tugas lengkap

Dinilai 4,8 dengan lebih dari 300.000 ulasan. Menerima tenggat waktu yang ditulis dalam bahasa alami, mengorganisir berdasarkan proyek, tag, dan prioritas, serta melakukan sinkronisasi antara ponsel, komputer, dan browser.

Aplikasi ini berfungsi dengan baik untuk rutinitas pribadi maupun untuk berbagi tugas dengan orang lain. Versi gratisnya mencakup penggunaan individu tanpa masalah.

2. Microsoft To Do — pilihan paling sederhana dan gratis.

Dinilai 4,8 dan memiliki lebih dari 470.000 ulasan. Sepenuhnya gratis, dengan daftar, pengingat, subtugas, dan bagian "Hari Saya", yang diatur ulang setiap hari dan memaksa Anda untuk memilih apa yang sebenarnya akan Anda lakukan.

Aplikasi ini terintegrasi dengan Outlook dan Teams. Ini adalah pilihan terbaik bagi mereka yang ingin langsung memulai tanpa perlu mengkonfigurasi apa pun.

3. Trello — untuk melihat kemajuan

Dinilai 4,5 dan memiliki lebih dari 120.000 ulasan. Menggunakan grafik dan kartu, yang membuat status setiap tugas terlihat sekilas: akan dikerjakan, sedang dikerjakan, selesai.

Ini sangat berguna terutama ketika masalahnya bukan mengingat tugas, tetapi menyadari betapa banyak hal yang terjadi bersamaan. Melihat bagian tengah papan yang berantakan seringkali menjadi diagnosis tersendiri.

4. Hutan — untuk blok fokus

Dinilai 4,7 dan memiliki lebih dari 810.000 ulasan. Anda menetapkan periode konsentrasi dan menanam pohon virtual, yang akan mati jika Anda meninggalkan aplikasi sebelum berakhir.

Aplikasi ini bekerja dengan logika Teknik Pomodoro — bekerja dalam blok waktu tertentu dengan jeda di antaranya. Sederhana, efektif bagi mereka yang secara refleks mengambil ponsel mereka, dan versi gratisnya sudah cukup memadai.

5. Kesejahteraan digital — mengetahui ke mana waktu Anda dihabiskan.

Aplikasi ini sudah terpasang di sebagian besar perangkat Android dan memiliki lebih dari 1,4 juta ulasan di toko aplikasi. Aplikasi ini menunjukkan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap aplikasi, berapa kali Anda membuka kunci ponsel, dan memungkinkan Anda untuk menetapkan batasan harian per aplikasi.

Ini adalah alat yang paling diremehkan dalam daftar ini, dan satu-satunya yang gratis tanpa syarat apa pun. Sebelum memasang pelacak waktu apa pun, ada baiknya melihat laporan satu minggu di sini—angka-angkanya biasanya mengkhawatirkan dan mengungkapkan banyak hal.

Dua nama yang menghilang dari siaran radio.

HAI Fokus@Kehendak, Aplikasi musik untuk meningkatkan konsentrasi, yang sering disebutkan dalam daftar-daftar sebelumnya, tidak tersedia di Play Store Brasil. Untuk tujuan yang sama, daftar putar fokus di Spotify, Deezer, atau YouTube Music dapat digunakan.

HAI RescueTime, Aplikasi tersebut, yang merupakan pemimpin dalam pelacakan waktu otomatis, tidak lagi memiliki aplikasi Android aktif dengan basis pengguna yang besar. Aplikasi Digital Wellbeing milik Android sendiri kini menangani fungsi tersebut.

Cara merakit sistem sederhana yang berfungsi.

• Hanya satu tempat Untuk mencatat tugas. Dua daftar paralel memastikan tidak ada yang terlupakan.
• Pilih tiga hal setiap hari. Daftar berisi tiga puluh item bukanlah pengorganisasian, melainkan inventaris.
• Fokuslah pada sesi-sesi berdurasi 25 hingga 50 menit., dengan ponsel di luar jangkauan dan waktu istirahat dihormati.
• Lakukan peninjauan seminggu sekali: apa yang belum terselesaikan, apa yang sudah tidak masuk akal lagi
• Periksa laporan penggunaan telepon seluler. sebelum menyimpulkan bahwa tidak ada cukup waktu

Cara memilih antara daftar, bagan, dan kalender.

Ketiga format tersebut memiliki tujuan yang berbeda, dan mencampuradukkan ketiganya adalah sumber dari banyak kebingungan. daftar Ini menjawab pertanyaan “apa yang perlu saya lakukan”, dan merupakan format yang tepat untuk tugas-tugas individual yang tidak bergantung pada jadwal. lukisan Ini menjawab pertanyaan "bagaimana perkembangan semuanya?", dan berguna ketika beberapa front bekerja secara bersamaan. kalender Jawablah "kapan," dan hanya sertakan janji temu dengan waktu yang sudah ditentukan.

Kesalahan umum adalah menambahkan tugas ke kalender. Janji temu dengan waktu yang ditentukan dan tugas tanpa waktu yang ditentukan berbeda: ketika suatu tugas tidak selesai sesuai jadwal, itu akan menggeser semua tugas setelahnya, dan kalender kehilangan kredibilitasnya. Pertahankan agenda untuk hal-hal yang benar-benar terjadi pada waktu yang tetap dan simpan sisanya dalam daftar.

Pengecualian yang bermanfaat: sisihkan waktu khusus dalam jadwal Anda untuk mengerjakan daftar tersebut. Ini bukan sekadar menambahkan tugas ke kalender—tetapi mengamankan ruang di mana tugas-tugas tersebut akan dikerjakan.

Apa yang tidak dilakukan oleh aplikasi mana pun

Tak satu pun dari aplikasi ini menyelesaikan masalah komitmen yang berlebihan. Jika daftar tersebut memiliki lebih banyak tugas daripada yang dapat diselesaikan dalam sehari, masalahnya adalah kuantitasnya, dan satu-satunya solusi adalah menghapus hal-hal dari daftar—aplikasi tersebut hanya membuat hal ini terlihat.

Tak satu pun dari hal-hal itu menciptakan disiplin. Yang mereka lakukan adalah mengurangi gesekan: mengingatkan Anda pada waktu yang tepat, menunjukkan apa yang sedang terjadi, dan mempersulit gangguan otomatis. Itu sudah cukup banyak, dan berbeda dengan keajaiban.

Masalah yang sudah diatasi oleh ponsel itu sendiri tanpa perlu menginstal apa pun.

Sebelum menambahkan aplikasi lain ke rutinitas Anda, ada baiknya mengetahui bahwa sebagian besar manajemen waktu sudah terpasang di perangkat Anda — dan gratis, tidak memerlukan pendaftaran, dan tidak mengirim data ke server mana pun karena berjalan secara lokal.

Di Android, dasbor kesejahteraan digital menunjukkan waktu yang dihabiskan per aplikasi, jumlah kali aplikasi dibuka, dan memungkinkan Anda untuk menetapkan batas harian yang akan menutup aplikasi saat waktu habis. Ada juga mode waktu tidur, yang mengubah layar menjadi skala abu-abu pada waktu yang Anda pilih—ini tampak konyol dan secara signifikan mengurangi keinginan untuk terus menggulir layar. Di iPhone, fungsi yang setara mencakup laporan penggunaan, batasan berdasarkan kategori, dan mode fokus, yang menyaring orang dan aplikasi mana yang dapat mengganggu Anda dalam setiap situasi.

Kedua sistem tersebut juga mengetahuinya. menjadwalkan pengiriman pemberitahuanAlih-alih setiap pesan tiba seketika setelah dikirim, ponsel akan mengumpulkan pesan-pesan yang tidak mendesak dan mengirimkannya pada waktu yang telah ditentukan. Penyesuaian sederhana ini mengubah hari Anda lebih dari aplikasi produktivitas mana pun, dan hanya membutuhkan waktu dua menit untuk pengaturannya.

Pemberitahuanlah yang merusak hari.

Masalahnya jarang terletak pada total waktu yang dihabiskan di telepon. Masalahnya adalah fragmentasi: gangguan setiap beberapa menit mencegah tugas yang lebih menuntut mencapai titik di mana Anda benar-benar dapat produktif. Setelah setiap gangguan, ada biaya untuk melanjutkan pekerjaan—membaca ulang apa yang sedang Anda kerjakan, mengingat keputusan yang Anda buat—dan biaya itu dibayar setiap saat.

Pembersihan yang efektif dilakukan melalui aplikasi, bukan secara umum. Periksa daftar notifikasi di pengaturan sistem Anda dan terapkan kriteria sederhana: hanya lanjutkan notifikasi untuk hal-hal yang... seseorang yang berbicara kepada Anda atau Janji temu yang memiliki waktu.. Selebihnya menjadi hening.

• Jejaring sosial, toko, permainan, dan berita: Matikan sepenuhnya. Tidak ada yang perlu Anda perhatikan saat itu juga.
• E-mail: Nonaktifkan notifikasi dan sisihkan dua atau tiga kali sehari untuk membukanya. Email adalah korespondensi, bukan percakapan.
• Grup pesan: Nonaktifkan notifikasi grup dan hanya aktifkan pemberitahuan untuk penyebutan langsung.
• Titik merah pada ikon: Matikan juga. Penghitung itu menciptakan dorongan yang sama untuk membukanya seperti yang dulu diciptakan oleh suara tersebut.
• Layar kunci: Sembunyikan isi pesan. Melihat pratinjau itulah yang membuat Anda mengambil perangkat "hanya untuk mengecek".“

Tugas tanpa perkiraan durasi tidak cocok dimasukkan ke dalam jadwal harian.

Daftar tersebut menjadi membengkak karena alasan mekanis: item dalam daftar tidak memiliki ukuran tetap. "Balas email," "tinjau kontrak," dan "siapkan deklarasi" menempati baris yang sama dan menghabiskan waktu yang sangat berbeda. Selama daftar tersebut merupakan kumpulan baris yang identik, daftar tersebut akan selalu tampak dapat dikelola dan akan selalu berakhir setengah selesai pada akhir hari.

Cara yang benar adalah dengan menulis perkiraan durasi di samping setiap item dan menjumlahkannya sebelum menutup hari. Jika jumlah total melebihi jam yang sebenarnya Anda miliki—tidak termasuk rapat, perjalanan, dan kejadian tak terduga yang tak terhindarkan—rencana tersebut salah sejak awal, dan aplikasi tidak akan memberi peringatan.

Dua aturan membantu dalam kalibrasi. Pertama: untuk tugas yang belum pernah Anda lakukan sebelumnya, perkirakan waktu pengerjaannya, lalu tambahkan setengahnya. Kedua: sisihkan sebagian waktu dalam sehari tanpa jadwal apa pun. Jadwal yang padat hingga menit terakhir akan berantakan pada panggilan tak terduga pertama, dan ketika berantakan, Anda kehilangan kepercayaan pada rencana Anda sendiri—yang membuat kebanyakan orang meninggalkan sistem tersebut.

Dari mana resep untuk aplikasi daftar tugas berasal?

Aplikasi manajemen tugas dan fokus hampir tidak pernah bergantung pada iklan, dan itu kabar baik: artinya produk tersebut tidak membutuhkan perhatian Anda yang berkelanjutan untuk menghasilkan pendapatan. Pendapatan biasanya berasal dari langganan individu, biaya per orang dalam paket tim, atau pembelian satu kali dalam versi yang lebih sederhana.

Mengetahui hal ini membantu memprediksi apa yang akan tertinggal dalam paket berbayar. Standar untuk kategori ini adalah mengenakan biaya untuk pengingat dengan jadwal, riwayat tugas yang telah diselesaikan, lampiran, integrasi kalender, dan fitur kolaborasi. Penggunaan pribadi dasar biasanya masih termasuk dalam paket gratis untuk jangka waktu yang cukup lama.

Pengecualiannya adalah alat yang sudah terpasang di ponsel atau ditawarkan secara gratis oleh produsen sistem. Gratis karena membuat Anda tetap berada dalam ekosistem yang sama—akun, cloud, email, dan toko dari perusahaan yang sama. Ini bukan jebakan, tetapi menjelaskan mengapa alat ini terintegrasi dengan sangat baik dengan beberapa layanan dan sangat buruk dengan layanan lainnya.

Tinjauan mingguan yang menjadi dasar dari setiap sistem.

Setiap metode pengorganisasian akan gagal pada titik yang sama: daftar tersebut mengumpulkan hal-hal lama, berhenti mencerminkan realitas, dan akhirnya dihindari. Yang mencegah hal ini adalah pemeriksaan singkat terhadap daftar itu sendiri, sekali seminggu, selalu pada hari dan waktu yang sama.

1. Kosongkan pintu masuk: Catatan-catatan lepas, pesan-pesan yang ditandai, kertas di dompetku. Semuanya menjadi tugas dalam satu daftar atau dibuang begitu saja.
2. Selesaikan apa yang sudah dilakukan. Dan itu tidak diperiksa. Daftar yang berbohong tentang masa lalu akan kehilangan otoritas atas masa depan.
3. Singkirkan apa yang telah kehilangan maknanya. Tugas yang tertunda lebih dari sebulan hampir tidak akan pernah selesai; terimalah kenyataan itu dan hapus saja.
4. Periksa kalender minggu depan. dan lihat berapa banyak waktu luang yang sebenarnya Anda miliki.
5. Pilih tiga hal Hal itu perlu terjadi minggu ini, dan membuatnya terlihat.

Lima belas menit sudah cukup. Manfaatnya bukanlah pengorganisasian yang lebih baik: melainkan mendapatkan kembali kepercayaan pada daftar tersebut, karena hanya daftar yang dapat diandalkan yang dapat menghilangkan tugas mengingat dari pikiran Anda.

Pertanyaan lain tentang rutinitas dan organisasi

Mengapa pengingat terkadang tidak berbunyi?

Karena sistem penghemat baterai dapat menangguhkan aplikasi latar belakang, dan beberapa produsen melakukannya secara agresif. Jika pengingat tersebut penting, hapus aplikasi tersebut dari pengoptimalan baterai di pengaturan dan periksa apakah aplikasi tersebut memiliki izin untuk alarm dan pengingat.

Apakah menuliskan sesuatu di atas kertas masih masuk akal?

Lakukanlah, untuk mencatatnya. Kertas memang tak tertandingi dalam hal mencatat sesuatu dalam lima detik tanpa membuka layar. Masalahnya adalah menggunakan kertas sebagai daftar definitif: kertas tidak menyimpan, tidak sinkron, dan mudah hilang. Catatlah di atas kertas, lalu pindahkan saat peninjauan.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan agar sistem seperti ini menjadi populer?

Berikan waktu beberapa minggu untuk penggunaan yang tidak teratur sebelum menjadi kebiasaan. Kesalahan yang paling umum adalah mengganti aplikasi pada hari kesepuluh, ketika ketidaknyamanan masih disebabkan oleh perubahan rutinitas dan bukan alat itu sendiri.

Apakah penggunaan pengatur waktu fokus setiap hari bermanfaat?

Metode ini berguna untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi berkelanjutan, bukan untuk semuanya. Tugas-tugas singkat dan reaktif tidak memerlukan jadwal waktu. Menggunakan pengatur waktu untuk semuanya mengubah metode ini menjadi sekadar kewajiban lain, dan kemudian ditinggalkan bersamaan dengan hal-hal lainnya.

Apakah mungkin untuk mengatur kehidupan pribadi dan pekerjaan dalam satu daftar yang sama?

Ini berfungsi, selama ada area terpisah dalam alat yang sama. Dua daftar di aplikasi yang berbeda memaksa Anda untuk merujuk ke dua tempat untuk mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya — dan di situlah letak masalahnya.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Mana yang terbaik untuk mengelola tugas?

Todoist unggul dalam fitur; Microsoft To Do mengutamakan kesederhanaan dan biaya nol. Keduanya memenuhi kebutuhan penggunaan sehari-hari dengan baik.

Apakah aplikasi ini gratis?

Microsoft To Do dan Digital Wellbeing sepenuhnya gratis. Todoist, Trello, dan Forest memiliki versi gratis yang dapat digunakan, dengan fitur tambahan yang tersedia dalam paket berbayar.

Apakah boleh menggunakan lebih dari satu?

Tidak masalah, asalkan masing-masing memiliki fungsi spesifik: satu untuk tugas, satu untuk fokus, dan satu untuk memantau penggunaan. Menggunakan dua aplikasi tugas secara bersamaan hanya akan memecah perhatian.

Apakah mereka bisa bekerja tanpa internet?

Semua aplikasi tersebut berfungsi secara offline untuk penggunaan dasar dan akan melakukan sinkronisasi saat koneksi kembali. Digital Wellbeing berjalan sepenuhnya di perangkat.

Kesimpulan

Tempat untuk mencatat tugas, metode untuk mengatur fokus, dan laporan jujur tentang penggunaan ponsel dapat menyelesaikan sebagian besar masalah waktu. Todoist, Microsoft To Do, Forest, dan Digital Wellbeing mencakup ketiga aspek tersebut.

Mulailah dengan laporan penggunaan: waktu yang tersisa hampir selalu ada, terdistribusi dalam interval dua menit sepanjang hari.

Baca juga

• Aplikasi untuk Waktu Luang: Pilihan untuk Bersantai, Mendengarkan, dan Belajar
• Belajar Bahasa Secara Daring: Cara Membuat Rutinitas yang Efektif
• Menghemat baterai ponsel Anda: cara mengetahui apa yang menguras daya baterai.
• MyTeaPal: Buku Harian dan Pengatur Waktu Minum Teh untuk Mereka yang Memiliki Rutinitas
• Pengatur Waktu Teh di Ponsel Anda: Waktu Penyeduhan Tanpa Rasa Pahit
• Lihat Rumah Anda Melalui Citra Satelit: Apa yang Muncul dan Cara Meminta Efek Buram