Quản lý thời gian: 5 ứng dụng giúp sắp xếp lịch trình của bạn

Đặt Rodrigo Oliveira

Ngày 31 tháng 5 năm 2024 Đã cập nhật vào Ngày 18 tháng 8 năm 2026 Thời gian đọc: 11 phút

Quản lý thời gian không chỉ đơn thuần là tìm kiếm ứng dụng hoàn hảo, mà quan trọng hơn là xem thời gian đang được sử dụng vào việc gì. Một công cụ tốt sẽ giúp ích ở cả hai khía cạnh: nó ghi lại những việc cần làm và cho thấy điều gì đang chiếm hết thời gian của bạn. Quá nhiều công cụ lại làm điều ngược lại – chúng trở thành thêm một thứ cần phải quản lý.

Danh sách này bao gồm năm ứng dụng hiện có sẵn trên Cửa hàng Play, Nó bao gồm xếp hạng và số lượng đánh giá đã được xác minh tại cửa hàng, được sắp xếp theo chức năng. Nó cũng cung cấp thông báo về một tên được nhắc đến thường xuyên nhưng hiện không còn nữa.

1. Todoist — danh sách việc cần làm hoàn chỉnh

Được đánh giá 4.8 sao với hơn 300.000 lượt bình chọn. Chấp nhận hạn chót được viết bằng ngôn ngữ tự nhiên, sắp xếp theo dự án, thẻ và mức độ ưu tiên, đồng thời đồng bộ hóa giữa điện thoại di động, máy tính và trình duyệt.

Nó hoạt động tốt cả cho các công việc cá nhân lẫn việc chia sẻ nhiệm vụ với người khác. Phiên bản miễn phí cho phép sử dụng cá nhân mà không gặp bất kỳ vấn đề nào.

2. Microsoft To Do — lựa chọn đơn giản và miễn phí.

Được đánh giá 4.8 sao và có hơn 470.000 lượt bình chọn. Hoàn toàn miễn phí, với các tính năng như danh sách, nhắc nhở, nhiệm vụ phụ và mục "Ngày của tôi", được thiết lập lại mỗi ngày và buộc bạn phải chọn những việc mình sẽ thực sự làm.

Nó tích hợp với Outlook và Teams. Đây là lựa chọn tốt nhất cho những ai muốn bắt đầu sử dụng mà không cần cấu hình gì cả.

3. Trello — để theo dõi tiến độ

Được đánh giá 4.5 sao và có hơn 120.000 lượt bình chọn. Sử dụng biểu đồ và thẻ, giúp hiển thị trạng thái của từng nhiệm vụ một cách nhanh chóng: cần làm, đang làm, đã hoàn thành.

Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi vấn đề không phải là nhớ nhiệm vụ, mà là nhận ra có quá nhiều việc đang xảy ra cùng một lúc. Việc nhìn thấy phần giữa bảng bị rối rắm thường là một dấu hiệu chẩn đoán rõ ràng.

4. Rừng — dành cho các khối tập trung

Được đánh giá 4.7 sao và có hơn 810.000 lượt bình chọn. Bạn thiết lập một khoảng thời gian tập trung và trồng một cây ảo, cây sẽ chết nếu bạn thoát ứng dụng trước khi hết thời gian.

Nó hoạt động dựa trên logic của Kỹ thuật Pomodoro — các khối công việc xen kẽ với thời gian nghỉ. Nó đơn giản, hiệu quả đối với những người có thói quen cầm điện thoại lên và phiên bản miễn phí đã đủ dùng.

5. Sức khỏe tinh thần trong thời đại kỹ thuật số — để biết thời gian của bạn đang được sử dụng vào việc gì.

Ứng dụng này được cài đặt sẵn trên hầu hết các thiết bị Android và có hơn 1,4 triệu đánh giá trên cửa hàng ứng dụng. Nó hiển thị thời gian bạn đã sử dụng cho mỗi ứng dụng, số lần bạn mở khóa điện thoại và cho phép bạn đặt giới hạn hàng ngày cho mỗi ứng dụng.

Đây là công cụ bị đánh giá thấp nhất trong danh sách, và là công cụ miễn phí duy nhất không kèm điều kiện gì. Trước khi cài đặt bất kỳ phần mềm theo dõi thời gian nào, bạn nên xem báo cáo một tuần ở đây — các con số thường gây khó chịu và hé lộ nhiều điều.

Hai cái tên đã biến mất khỏi sóng phát thanh.

ồ Focus@Will, Ứng dụng nghe nhạc giúp tập trung, thường được nhắc đến trong các danh sách trước đây, hiện không có trên Play Store của Brazil. Để phục vụ mục đích tương tự, bạn có thể sử dụng danh sách phát nhạc giúp tập trung trên Spotify, Deezer hoặc YouTube Music.

ồ Thời gian cứu hộ, Ứng dụng này, một trong những ứng dụng hàng đầu về theo dõi thời gian tự động, hiện không còn ứng dụng Android nào hoạt động với lượng người dùng ổn định. Ứng dụng Digital Wellbeing của Android hiện đảm nhiệm chức năng đó.

Cách lắp ráp một hệ thống đơn giản hoạt động hiệu quả

Chỉ một nơi duy nhất Dùng để ghi chép các nhiệm vụ. Hai danh sách song song đảm bảo không có việc gì bị bỏ sót.
Hãy chọn ba việc mỗi ngày. Một danh sách gồm ba mươi mục không phải là tổ chức, mà chỉ là kiểm kê.
Tập trung theo từng khối từ 25 đến 50 phút., với điện thoại di động để xa tầm tay và giờ nghỉ được tôn trọng.
Ôn tập một lần mỗi tuần: Những gì còn chưa được giải quyết, những gì đã không còn ý nghĩa
Kiểm tra báo cáo sử dụng điện thoại di động. trước khi kết luận rằng không còn đủ thời gian

Cách lựa chọn giữa danh sách, biểu đồ và lịch.

Ba định dạng này phục vụ các mục đích khác nhau, và việc trộn lẫn chúng là nguồn gốc của nhiều sự nhầm lẫn. danh sách Nó trả lời câu hỏi “Tôi cần làm gì?”, và là định dạng phù hợp cho các nhiệm vụ riêng lẻ không phụ thuộc vào lịch trình. bức vẽ Nó trả lời câu hỏi "tình hình hiện tại ra sao?", và rất hữu ích khi nhiều mặt trận đang hoạt động đồng thời. lịch Hãy trả lời "khi nào", và chỉ bao gồm các cuộc hẹn có thời gian cụ thể.

Một lỗi thường gặp là thêm các nhiệm vụ vào lịch. Các cuộc hẹn có thời gian cố định và các nhiệm vụ không có thời gian cố định là khác nhau: khi một nhiệm vụ không được hoàn thành đúng hạn, nó sẽ đẩy lùi tất cả những việc sau đó, và lịch sẽ mất đi tính hiệu quả. Hãy giữ lại lịch trình cho những việc thực sự diễn ra vào một thời điểm cố định và để phần còn lại trong danh sách.

Một ngoại lệ hữu ích: hãy dành riêng một khoảng thời gian trong lịch trình của bạn để làm việc với danh sách này. Điều này không chỉ đơn thuần là thêm nhiệm vụ vào lịch mà là đảm bảo có đủ không gian để hoàn thành chúng.

Điều mà không ứng dụng nào làm được

Không ứng dụng nào trong số này giải quyết được vấn đề quá tải công việc. Nếu danh sách có nhiều việc hơn số lượng có thể hoàn thành trong ngày, vấn đề nằm ở số lượng, và giải pháp duy nhất là loại bỏ bớt công việc khỏi danh sách — ứng dụng chỉ đơn giản là hiển thị điều này.

Không cái nào trong số chúng tạo ra kỷ luật cả. Điều chúng làm là giảm ma sát: nhắc nhở bạn đúng lúc, cho bạn thấy điều gì đang xảy ra và khiến việc bị phân tâm tự động trở nên khó khăn hơn. Đó là khá nhiều, và nó khác với một phép màu.

Vấn đề mà chính chiếc điện thoại đã giải quyết mà không cần cài đặt thêm bất cứ thứ gì.

Trước khi thêm một ứng dụng khác vào thói quen hàng ngày, bạn nên biết rằng phần lớn các chức năng quản lý thời gian đã được cài đặt sẵn trên thiết bị của bạn — và chúng hoàn toàn miễn phí, không cần đăng ký và không gửi dữ liệu đến bất kỳ máy chủ nào vì chúng hoạt động cục bộ.

Trên Android, bảng điều khiển sức khỏe kỹ thuật số hiển thị thời gian sử dụng cho mỗi ứng dụng, số lần ứng dụng được mở khóa và cho phép bạn đặt giới hạn hàng ngày để tắt ứng dụng khi hết thời gian. Ngoài ra còn có chế độ giờ đi ngủ, chuyển màn hình sang thang độ xám vào thời gian bạn chọn—nghe có vẻ ngớ ngẩn nhưng giúp giảm đáng kể sự thôi thúc muốn tiếp tục cuộn màn hình. Trên iPhone, chức năng tương đương bao gồm báo cáo sử dụng, giới hạn theo danh mục và chế độ tập trung, giúp lọc ra những người và ứng dụng có thể làm gián đoạn bạn trong từng tình huống.

Cả hai hệ thống đều biết điều đó. lên lịch gửi thông báoThay vì mỗi tin nhắn đến ngay lập tức khi được gửi đi, điện thoại sẽ tích lũy các tin nhắn không khẩn cấp và gửi chúng vào những thời điểm đã định. Chỉ một điều chỉnh nhỏ này thôi cũng có thể thay đổi ngày của bạn nhiều hơn bất kỳ ứng dụng năng suất nào, và chỉ mất hai phút để thiết lập.

Thông báo chính là thứ phá vỡ sự cân bằng của một ngày.

Vấn đề hiếm khi nằm ở tổng thời gian dành cho điện thoại. Vấn đề là sự phân mảnh: cứ vài phút lại bị gián đoạn, khiến cho bất kỳ công việc quan trọng nào cũng không thể hoàn thành đến mức bạn thực sự có thể làm việc hiệu quả. Sau mỗi lần gián đoạn, việc quay lại làm việc đều tốn thời gian – phải đọc lại những gì bạn đang làm, nhớ lại quyết định bạn đang định đưa ra – và cái giá đó luôn phải trả.

Việc dọn dẹp hiệu quả được thực hiện thông qua ứng dụng, chứ không phải bằng các phương pháp thông thường. Hãy xem danh sách thông báo trong cài đặt hệ thống của bạn và áp dụng một tiêu chí đơn giản: chỉ tiếp tục nhận thông báo về những gì... một người đang nói chuyện với bạn hoặc Một cuộc hẹn có thời gian cụ thể.. Những người còn lại im lặng.

Mạng xã hội, cửa hàng, trò chơi và tin tức: Tắt hoàn toàn mọi thứ. Không có gì cần bạn chú ý ngay khi nó xảy ra.
E-mail: Hãy tắt thông báo và dành ra hai hoặc ba lần mỗi ngày để mở email. Email là thư từ trao đổi, không phải là cuộc trò chuyện.
Nhóm tin nhắn: Tắt thông báo nhóm và chỉ để lại thông báo cho những lần nhắc đến trực tiếp.
Chấm đỏ trên biểu tượng: Tắt nó đi luôn. Bộ đếm tạo ra cùng một thôi thúc muốn mở nó ra như âm thanh trước đây vậy.
Màn hình khóa: Ẩn nội dung tin nhắn đi. Việc chỉ nhìn thấy bản xem trước mới khiến bạn cầm thiết bị lên "chỉ để kiểm tra".“

Một nhiệm vụ không có thời gian ước tính thì không thể đưa vào lịch trình trong ngày.

Danh sách công việc bị phình to vì lý do kỹ thuật: các mục trong danh sách không có kích thước cố định. "Trả lời email", "xem xét hợp đồng" và "chuẩn bị bản khai báo" chiếm cùng một dòng nhưng lại tiêu tốn lượng thời gian hoàn toàn khác nhau. Chừng nào danh sách còn là tập hợp các dòng giống hệt nhau, nó sẽ luôn có vẻ dễ quản lý và luôn kết thúc ngày làm việc với tiến độ chưa hoàn thành.

Cách đúng là ghi thời lượng ước tính bên cạnh mỗi mục và cộng tổng lại trước khi kết thúc ngày. Nếu tổng số giờ vượt quá số giờ bạn thực sự rảnh – không tính các cuộc họp, di chuyển và những sự kiện bất ngờ không thể tránh khỏi – thì kế hoạch đã có sai sót ngay từ đầu, và ứng dụng sẽ không cảnh báo bạn.

Có hai quy tắc giúp điều chỉnh kế hoạch. Thứ nhất: đối với một công việc bạn chưa từng làm trước đây, hãy ước lượng thời gian và sau đó cộng thêm một nửa. Thứ hai: hãy dành ra một phần thời gian trong ngày không có việc gì phải làm. Một lịch trình kín mít đến từng phút sẽ dễ bị phá vỡ ngay khi có cuộc gọi bất ngờ, và khi đó bạn sẽ mất tự tin vào kế hoạch của mình – đó là lý do khiến hầu hết mọi người từ bỏ hệ thống này.

Công thức tạo ra ứng dụng quản lý công việc bắt nguồn từ đâu?

Các ứng dụng hỗ trợ công việc và tập trung hầu như không bao giờ dựa vào quảng cáo, và đó là tin tốt: điều đó có nghĩa là sản phẩm không cần sự chú ý liên tục của bạn để tạo ra doanh thu. Doanh thu thường đến từ các gói đăng ký cá nhân, phí tính theo người trong các gói nhóm hoặc các giao dịch mua một lần trong các phiên bản đơn giản hơn.

Hiểu được điều này giúp dự đoán những tính năng nào sẽ bị loại bỏ trong gói trả phí. Tiêu chuẩn cho loại hình này là tính phí cho các tính năng nhắc nhở có lịch trình, lịch sử các nhiệm vụ đã hoàn thành, tệp đính kèm, tích hợp lịch và các tính năng cộng tác. Việc sử dụng cá nhân cơ bản thường nằm trong gói miễn phí trong một thời gian khá dài.

Ngoại lệ là các công cụ được cài đặt sẵn trên điện thoại hoặc được nhà sản xuất hệ thống cung cấp miễn phí. Chúng miễn phí vì giúp bạn duy trì trong một hệ sinh thái – tài khoản, đám mây, email và cửa hàng từ cùng một công ty. Đây không phải là một cái bẫy, nhưng nó giải thích tại sao chúng tích hợp tốt với một số dịch vụ và kém với những dịch vụ khác.

Việc xem xét định kỳ hàng tuần là nền tảng của bất kỳ hệ thống nào.

Mọi phương pháp tổ chức đều sụp đổ ở cùng một điểm: danh sách tích lũy những thứ cũ kỹ, không còn phản ánh thực tế và cuối cùng bị né tránh. Điều ngăn chặn điều này là một cuộc gặp gỡ ngắn với chính danh sách đó, mỗi tuần một lần, luôn vào cùng một ngày và cùng một thời điểm.

Hãy dọn sạch các lối vào: Những mẩu giấy rời rạc, những tin nhắn đã được đánh dấu, những mảnh giấy trong ví tôi. Tất cả đều trở thành một nhiệm vụ trong danh sách duy nhất hoặc bị loại bỏ.
Hãy hoàn tất những việc đã làm xong. Và nó đã không được kiểm tra. Một danh sách nói dối về quá khứ sẽ mất đi uy tín đối với tương lai.
Hãy tiêu diệt những gì đã mất đi ý nghĩa của nó. Một công việc bị trì hoãn hơn một tháng gần như chắc chắn sẽ không bao giờ hoàn thành; hãy chấp nhận điều đó và xóa nó đi.
Hãy xem lịch vào tuần tới. và xem bạn thực sự còn bao nhiêu thời gian rảnh.
Hãy chọn ba điều Những việc đó cần phải được thực hiện trong tuần này và phải được công khai.

Mười lăm phút là đủ. Lợi ích không phải là việc sắp xếp tốt hơn: mà là việc lấy lại niềm tin vào danh sách, bởi vì chỉ có một danh sách đáng tin cậy mới giúp bạn không còn phải lo lắng về việc ghi nhớ nữa.

Các câu hỏi khác về thói quen và tổ chức

Tại sao đôi khi lời nhắc không hoạt động?

Vì hệ thống tiết kiệm pin có thể tạm dừng các ứng dụng chạy ngầm, và một số nhà sản xuất thực hiện điều này một cách mạnh mẽ. Nếu lời nhắc rất quan trọng, hãy xóa ứng dụng cụ thể đó khỏi chế độ tối ưu hóa pin trong cài đặt và kiểm tra xem ứng dụng đó có quyền thiết lập báo thức và lời nhắc hay không.

Việc ghi chép mọi thứ ra giấy liệu còn có ích nữa không?

Hãy làm điều đó để ghi lại. Giấy là vô địch khi cần ghi chép điều gì đó trong năm giây mà không cần mở màn hình. Vấn đề là khi dùng giấy làm danh sách cố định: nó không ghi nhớ, không đồng bộ và dễ biến mất. Hãy ghi lại trên giấy, rồi chuyển lại khi xem xét.

Sẽ mất bao lâu để một hệ thống như thế này được phổ biến rộng rãi?

Hãy cho phép bản thân sử dụng không thường xuyên trong vài tuần trước khi nó trở thành thói quen. Sai lầm phổ biến nhất là chuyển sang ứng dụng khác vào ngày thứ mười, khi sự khó chịu vẫn là do sự thay đổi thói quen chứ không phải do chính công cụ đó.

Việc sử dụng bộ hẹn giờ tập trung mỗi ngày có đáng giá không?

Phương pháp này hữu ích cho những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ, chứ không phải cho mọi việc. Những nhiệm vụ ngắn hạn, mang tính phản ứng nhanh không cần lịch trình cụ thể. Sử dụng đồng hồ bấm giờ cho mọi việc sẽ biến phương pháp này thành một nghĩa vụ khác, và rồi nó sẽ bị bỏ rơi cùng với mọi thứ khác.

Liệu có thể sắp xếp cuộc sống cá nhân và công việc trong cùng một danh sách không?

Nó hoạt động tốt, miễn là có các khu vực riêng biệt trong cùng một công cụ. Hai danh sách trong các ứng dụng khác nhau buộc bạn phải tham khảo hai nơi để biết phải làm gì tiếp theo — và đó chính là điểm khiến mọi thứ trở nên rắc rối.

Câu hỏi thường gặp

Công cụ nào tốt nhất để quản lý công việc?

Todoist chú trọng vào tính năng; Microsoft To Do hướng đến sự đơn giản và hoàn toàn miễn phí. Cả hai đều đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng hàng ngày.

Những ứng dụng này có miễn phí không?

Microsoft To Do và Digital Wellbeing hoàn toàn miễn phí. Todoist, Trello và Forest có các phiên bản miễn phí khá tốt, với các tính năng bổ sung có trong các gói trả phí.

Tôi có thể sử dụng nhiều hơn một cái không?

Không sao cả, miễn là mỗi ứng dụng đảm nhiệm một chức năng cụ thể: một ứng dụng dành cho công việc, một ứng dụng để tập trung và một ứng dụng để theo dõi mức sử dụng. Sử dụng hai ứng dụng quản lý công việc cùng lúc chỉ làm phân tán sự chú ý.

Chúng có hoạt động được mà không cần internet không?

Tất cả đều hoạt động ngoại tuyến cho các tác vụ cơ bản và đồng bộ hóa khi kết nối được khôi phục. Ứng dụng Digital Wellbeing hoạt động hoàn toàn trên thiết bị.

Phần kết luận

Một nơi để ghi lại công việc, một phương pháp để tập trung làm việc theo từng khối, và một báo cáo trung thực về việc sử dụng điện thoại di động sẽ giải quyết hầu hết các vấn đề về thời gian. Todoist, Microsoft To Do, Forest và Digital Wellbeing đều đáp ứng được cả ba khía cạnh này.

Hãy bắt đầu với báo cáo sử dụng: thời gian còn lại hầu như luôn được hiển thị, phân bố theo khoảng thời gian hai phút trong suốt cả ngày.