Zeitmanagement bedeutet weniger, die perfekte App zu finden, sondern vielmehr zu erkennen, wofür die Zeit draufgeht. Ein gutes Tool hilft dabei in beiderlei Hinsicht: Es erfasst Aufgaben und zeigt, was den Tag in Anspruch nimmt. Zu viele Tools bewirken das Gegenteil – sie werden zu einer weiteren Aufgabe, die verwaltet werden muss.
Diese Liste enthält fünf Apps, die derzeit verfügbar sind auf Play Store, Es umfasst die im Shop verifizierten Bewertungen und Rezensionszahlen, sortiert nach Funktion. Außerdem wird eine Benachrichtigung über häufig genannte, aber nicht mehr verfügbare Namen angezeigt.
1. Todoist – die vollständige Aufgabenliste
Bewertet mit 4,8 Sternen bei über 300.000 Rezensionen. Akzeptiert Fristen in natürlicher Sprache, organisiert nach Projekt, Schlagwort und Priorität und synchronisiert zwischen Mobiltelefon, Computer und Browser.
Es eignet sich sowohl für persönliche Routinen als auch für die gemeinsame Aufgabenerfüllung mit anderen. Die kostenlose Version ist für den Einzelgebrauch völlig ausreichend.
2. Microsoft To Do – die einfachste und kostenlose Option.
Mit einer Bewertung von 4,8 Sternen und über 470.000 Rezensionen. Komplett kostenlos, mit Listen, Erinnerungen, Unteraufgaben und dem Bereich “Mein Tag”, der sich täglich zurücksetzt und Sie dazu zwingt, selbst zu entscheiden, was Sie tatsächlich tun möchten.
Es lässt sich in Outlook und Teams integrieren. Es ist die beste Option für alle, die sofort loslegen möchten, ohne irgendetwas konfigurieren zu müssen.
3. Trello – um den Fortschritt zu verfolgen
Mit einer Bewertung von 4,5 Sternen und über 120.000 Rezensionen. Verwendet Diagramme und Karten, wodurch der Status jeder Aufgabe auf einen Blick ersichtlich ist: zu erledigen, in Bearbeitung, erledigt.
Das ist besonders hilfreich, wenn das Problem nicht darin besteht, sich die Aufgabe zu merken, sondern vielmehr darin, zu erkennen, wie viele Dinge gleichzeitig passieren. Ein überfülltes Board in der Mitte ist oft schon ein Hinweis auf ein Problem.
4. Wald – für Konzentrationsblöcke
Mit einer Bewertung von 4,7 Sternen und über 810.000 Rezensionen. Sie legen eine Konzentrationsphase fest und pflanzen einen virtuellen Baum, der abstirbt, wenn Sie die App vor Ablauf der Zeit verlassen.
Es funktioniert nach dem Prinzip der Pomodoro-Technik – Arbeitsblöcke mit Pausen dazwischen. Es ist einfach, eignet sich gut für alle, die reflexartig zum Handy greifen, und die kostenlose Version ist bereits völlig ausreichend.
5. Digitales Wohlbefinden – wissen, wofür man seine Zeit verwendet.
Die App ist auf den meisten Android-Geräten vorinstalliert und hat über 1,4 Millionen Bewertungen im App Store. Sie zeigt an, wie viel Zeit Sie mit jeder App verbracht haben, wie oft Sie Ihr Smartphone entsperrt haben und ermöglicht es Ihnen, tägliche Nutzungslimits pro App festzulegen.
Es ist das am meisten unterschätzte Tool auf der Liste und das einzige kostenlose ohne jegliche Verpflichtungen. Bevor Sie einen Zeiterfassungstracker installieren, sollten Sie sich den Wochenbericht hier ansehen – die Zahlen sind meist beunruhigend und aufschlussreich.
Zwei Namen, die von den Radiowellen verschwunden sind.
Ö Focus@Will, Die in älteren Listen häufig erwähnte Musik-App zur Konzentration ist im brasilianischen Play Store nicht verfügbar. Für denselben Zweck eignen sich Fokus-Playlists auf Spotify, Deezer oder YouTube Music.
Ö RescueTime, Die App, einst führend im Bereich der automatischen Zeiterfassung, verfügt nicht mehr über eine aktive Android-Anwendung mit Nutzerbasis. Diese Funktion wird nun von der Android-eigenen App „Digital Wellbeing“ übernommen.
Wie man ein einfaches, funktionierendes System zusammenbaut
- Nur ein Ort Für die Dokumentation von Aufgaben. Zwei parallele Listen sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.
- Wähle jeden Tag drei Dinge aus. Eine Liste mit dreißig Artikeln ist keine Organisation, sondern eine Inventarliste.
- Fokusblöcke von 25 bis 50 Minuten, wobei das Handy außer Reichweite sein und die Pause eingehalten werden sollte
- Wöchentliche Überprüfung: Was blieb ungeklärt, was verlor seinen Sinn?
- Prüfen Sie den Bericht zur Mobiltelefonnutzung. bevor man zu dem Schluss kommt, dass nicht genügend Zeit vorhanden ist
Wie man zwischen einer Liste, einem Diagramm und einem Kalender wählt.
Die drei Formate dienen unterschiedlichen Zwecken, und ihre Vermischung ist die Ursache vieler Verwirrungen. Liste Es beantwortet die Frage “Was muss ich tun?” und ist das richtige Format für einzelne Aufgaben, die nicht von einem Zeitplan abhängen. Malerei Es beantwortet die Frage “Wo steht alles?” und ist nützlich, wenn mehrere Fronten gleichzeitig aktiv sind. Kalender Beantworten Sie die Frage “wann” und geben Sie dabei nur Termine mit einer festgelegten Uhrzeit an.
Ein häufiger Fehler ist das Hinzufügen von Aufgaben zum Kalender. Termine mit fester Uhrzeit und Aufgaben ohne feste Uhrzeit sind zu unterscheiden: Wird eine Aufgabe nicht termingerecht erledigt, verschiebt sich alles Nachfolgende, und der Kalender verliert an Glaubwürdigkeit. Beschränken Sie sich auf die Aufgaben, die tatsächlich zu einer festen Uhrzeit stattfinden, und führen Sie alle anderen Aufgaben auf der Liste.
Eine hilfreiche Ausnahme: Reservieren Sie einen festen Zeitblock in Ihrem Kalender, um die Liste abzuarbeiten. Es geht nicht einfach darum, Aufgaben in den Kalender einzutragen – es geht darum, sich einen Raum zu schaffen, in dem sie erledigt werden.
Was keine App tut
Keine dieser Apps löst das Problem zu vieler Verpflichtungen. Wenn die Aufgabenliste mehr Aufgaben enthält, als in den Tag passen, liegt das Problem in der Menge, und die einzige Lösung ist, Aufgaben von der Liste zu entfernen – die App macht dies lediglich sichtbar.
Keines dieser Mittel erzeugt Disziplin. Sie reduzieren lediglich Reibungsverluste: Sie erinnern dich zum richtigen Zeitpunkt, zeigen dir, was passiert, und erschweren automatische Ablenkungen. Das ist schon beachtlich und etwas anderes als ein Wunder.
Was das Telefon selbst bereits ohne Installation von irgendetwas löst.
Bevor Sie eine weitere App in Ihre Routine einbauen, sollten Sie wissen, dass ein Großteil der Zeitmanagement-Funktionen bereits auf Ihrem Gerät installiert ist – und zwar kostenlos, ohne Registrierung und ohne Datenübertragung an einen Server, da die Software lokal ausgeführt wird.
Auf Android zeigt das Dashboard für digitales Wohlbefinden die Nutzungsdauer pro App, die Anzahl der App-Entsperrungen und ermöglicht die Festlegung eines täglichen Limits, nach dessen Ablauf die App automatisch beendet wird. Zusätzlich gibt es einen Schlafmodus, der den Bildschirm zu einer von Ihnen gewählten Zeit in Graustufen umwandelt – eine etwas ungewöhnliche Funktion, die den Drang zum Scrollen deutlich reduziert. Auf dem iPhone bietet die entsprechende Funktion Nutzungsberichte, Limits nach Kategorien und einen Fokusmodus, der herausfiltert, welche Personen und Apps Sie in bestimmten Situationen stören könnten.
Beide Systeme wissen das auch. Termin für die Zustellung von BenachrichtigungenStatt dass jede Nachricht sofort nach dem Absenden ankommt, sammelt das Telefon nicht dringende Nachrichten und stellt sie zu festgelegten Zeiten zu. Diese einfache Einstellung verändert Ihren Tag mehr als jede Produktivitäts-App und ist in zwei Minuten eingerichtet.
Benachrichtigungen sind es, die den Tag unterbrechen.
Das Problem ist selten die gesamte Gesprächszeit. Es ist die Zersplitterung: Unterbrechungen alle paar Minuten verhindern, dass man eine anspruchsvollere Aufgabe so weit vorantreiben kann, dass man wirklich produktiv arbeiten kann. Nach jeder Unterbrechung entsteht Aufwand für die Wiederaufnahme der Arbeit – man muss das Vorangegangene erneut lesen, sich an die getroffene Entscheidung erinnern – und dieser Aufwand fällt jedes Mal an.
Eine effektive Reinigung erfolgt per App, nicht generell. Gehen Sie die Benachrichtigungsliste in Ihren Systemeinstellungen durch und wenden Sie ein einfaches Kriterium an: Lassen Sie sich nur noch über Dinge benachrichtigen, die... eine Person, die mit dir spricht oder ein Termin mit fester Uhrzeit.. Der Rest verstummt.
- Soziales Netzwerk, Shop, Spiel und Nachrichten: Schalten Sie komplett ab. Nichts dort erfordert Ihre Aufmerksamkeit, sobald es passiert.
- E-Mail: Deaktivieren Sie die Benachrichtigungen und nehmen Sie sich zwei- bis dreimal täglich Zeit, um Ihre E-Mail zu öffnen. E-Mails sind Korrespondenz, keine Konversation.
- Nachrichtengruppen: Schalten Sie die Gruppen stumm und aktivieren Sie die Benachrichtigung nur für direkte Erwähnungen.
- Roter Punkt auf dem Symbol: Schalten Sie es auch aus. Der Zähler erzeugt denselben Drang, ihn zu öffnen, wie es zuvor das Geräusch getan hat.
- Sperrbildschirm: Blenden Sie den Nachrichteninhalt aus. Die Vorschau ist es, die Sie dazu verleitet, das Gerät “nur mal kurz zu überprüfen” in die Hand zu nehmen.”
Eine Aufgabe ohne geschätzte Dauer passt nicht in den Tagesablauf.
Die Liste wird aus einem technischen Grund immer länger: Listeneinträge haben keine feste Länge. “E-Mail beantworten”, “Vertrag prüfen” und “Erklärung vorbereiten” stehen zwar in derselben Zeile, benötigen aber völlig unterschiedlich viel Zeit. Solange die Liste nur aus identischen Einträgen besteht, wirkt sie überschaubar und man ist am Ende des Tages immer nur halb fertig.
Die korrekte Vorgehensweise ist, die geschätzte Dauer neben jeden Punkt zu schreiben und diese vor Tagesabschluss zu addieren. Übersteigt die Summe die tatsächlich verfügbaren Stunden – ohne Besprechungen, Reisen und unvorhergesehene Ereignisse –, ist der Plan von vornherein fehlerhaft, und die App warnt Sie nicht.
Zwei Regeln helfen bei der Kalibrierung. Erstens: Schätzen Sie bei einer noch nie erledigten Aufgabe den Zeitaufwand und rechnen Sie die Hälfte der Zeit hinzu. Zweitens: Planen Sie einen Teil des Tages ohne jegliche Verpflichtungen ein. Ein bis zur letzten Minute durchgetakteter Zeitplan bricht beim ersten unerwarteten Anruf zusammen, und wenn er zusammenbricht, verlieren Sie das Vertrauen in Ihren eigenen Plan – was die meisten Menschen dazu bringt, das System aufzugeben.
Woher kommt das Rezept für eine To-Do-App?
Aufgaben- und Konzentrations-Apps sind fast nie auf Werbung angewiesen, und das ist gut so: Das bedeutet, dass das Produkt nicht Ihre ständige Aufmerksamkeit benötigt, um Einnahmen zu generieren. Die Einnahmen stammen typischerweise aus Einzelabonnements, Gebühren pro Person in Team-Tarifen oder einmaligen Käufen in einfacheren Versionen.
Dieses Wissen hilft vorherzusagen, welche Funktionen im kostenpflichtigen Tarif nicht enthalten sein werden. Üblicherweise werden in dieser Kategorie Erinnerungen mit Zeitplänen, eine Historie erledigter Aufgaben, Anhänge, Kalenderintegration und Kollaborationsfunktionen kostenpflichtig angeboten. Die grundlegende private Nutzung ist in der Regel über einen längeren Zeitraum im kostenlosen Tarif abgedeckt.
Eine Ausnahme bilden Tools, die auf dem Telefon vorinstalliert sind oder vom Systemhersteller kostenlos angeboten werden. Sie sind kostenlos, weil sie die Nutzer in einem Ökosystem halten – Konto, Cloud, E-Mail und Shop stammen vom selben Anbieter. Das ist keine Falle, erklärt aber, warum die Integration mit manchen Diensten so gut und mit anderen so schlecht funktioniert.
Die wöchentliche Überprüfung, die jedem System zugrunde liegt.
Jede Organisationsmethode scheitert an demselben Punkt: Die Liste füllt sich mit alten Dingen, spiegelt die Realität nicht mehr wider und wird schließlich gemieden. Dem kann man vorbeugen, indem man sich einmal wöchentlich, immer am selben Tag und zur selben Uhrzeit, kurz mit der Liste auseinandersetzt.
- Leeren Sie die Eingänge: Lose Notizen, markierte Nachrichten, Papier in meinem Portemonnaie. Alles wird entweder zu einer Aufgabe auf der einzigen Liste oder landet im Müll.
- Schließen Sie ab, was bereits erledigt ist. Und es wurde nicht überprüft. Eine Liste, die über die Vergangenheit lügt, verliert ihre Gültigkeit für die Zukunft.
- Töte, was seine Bedeutung verloren hat. Eine Aufgabe, die seit mehr als einem Monat auf Eis liegt, wird so gut wie nie erledigt werden; akzeptiere das und lösche sie.
- Schauen Sie nächste Woche im Kalender nach. und sehen Sie, wie viel Freizeit Ihnen tatsächlich noch bleibt.
- Wähle drei Dinge aus das muss diese Woche geschehen und sichtbar gemacht werden.
Fünfzehn Minuten genügen. Der Vorteil liegt nicht in einer besseren Organisation, sondern darin, das Vertrauen in die Liste wiederzuerlangen, denn nur eine zuverlässige Liste nimmt einem die Aufgabe des Erinnerns ab.
Weitere Fragen zu Routine und Organisation
Warum funktioniert die Erinnerung manchmal nicht?
Da das Energiesparsystem Hintergrund-Apps anhalten kann und manche Hersteller dies sehr konsequent tun, sollten Sie, falls die Erinnerung wichtig ist, die betreffende App in den Einstellungen von der Energieoptimierung ausschließen und prüfen, ob sie die Berechtigung für Alarme und Erinnerungen hat.
Ist es heutzutage noch sinnvoll, Dinge auf Papier aufzuschreiben?
Tu es, um es festzuhalten. Papier ist unschlagbar, wenn es darum geht, etwas in fünf Sekunden festzuhalten, ohne den Bildschirm zu öffnen. Das Problem ist, Papier als endgültige Liste zu verwenden: Es speichert nichts, synchronisiert nicht und geht verloren. Halte es auf Papier fest und übertrage es erst bei der Überprüfung.
Wie lange wird es dauern, bis sich ein solches System durchsetzt?
Warten Sie einige Wochen mit unregelmäßiger Nutzung, bevor es zur Gewohnheit wird. Der häufigste Fehler ist der Wechsel zu einer anderen App am zehnten Tag, wenn die Unannehmlichkeiten noch auf die veränderte Routine und nicht auf das Tool selbst zurückzuführen sind.
Lohnt es sich, jeden Tag einen Fokustimer zu benutzen?
Diese Methode eignet sich für Arbeiten, die anhaltende Konzentration erfordern, aber nicht für alles. Kurze, reaktive Aufgaben benötigen keinen Zeitplan. Wenn man für alles einen Timer verwendet, wird die Methode zu einer weiteren Pflicht, und dann wird sie zusammen mit allem anderen aufgegeben.
Ist es möglich, Privatleben und Arbeit in derselben Liste zu organisieren?
Es funktioniert, solange es innerhalb desselben Tools separate Bereiche gibt. Zwei Listen in verschiedenen Anwendungen zwingen einen dazu, an zwei Stellen nachzuschlagen, um zu wissen, was als Nächstes zu tun ist – und genau da liegt das Problem.
Häufig gestellte Fragen
Welches Tool eignet sich am besten für die Aufgabenverwaltung?
Todoist zeichnet sich durch seinen Funktionsumfang aus; Microsoft To Do hingegen durch seine Einfachheit und Kostenfreiheit. Beide eignen sich gut für den täglichen Gebrauch.
Sind diese Apps kostenlos?
Microsoft To Do und Digital Wellbeing sind komplett kostenlos. Todoist, Trello und Forest bieten nutzbare Gratisversionen; zusätzliche Funktionen sind in kostenpflichtigen Abonnements verfügbar.
Ist es in Ordnung, mehr als eins zu verwenden?
Das ist in Ordnung, solange jede App eine bestimmte Funktion erfüllt: eine für Aufgaben, eine für die Konzentration und eine zur Nutzungsüberwachung. Die gleichzeitige Nutzung zweier Aufgaben-Apps führt nur zu Ablenkung.
Funktionieren sie auch ohne Internet?
Sie funktionieren alle offline für den grundlegenden Gebrauch und synchronisieren sich, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Digital Wellbeing läuft vollständig auf dem Gerät.
Abschluss
Eine Plattform zur Aufgabenverwaltung, eine Methode zur Konzentrationsblockade und ein offener Bericht über die Handynutzung lösen das Zeitproblem meist. Todoist, Microsoft To Do, Forest und Digital Wellbeing decken alle drei Bereiche ab.
Beginnen wir mit dem Nutzungsbericht: Die verbleibende Zeit ist fast immer angegeben und über den Tag verteilt in Zwei-Minuten-Intervallen angegeben.
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