Управлението на времето е по-малко въпрос на намиране на перфектното приложение и повече на това да се види къде отиват часовете. Един добър инструмент помага и в двете посоки: той записва какво трябва да се направи и показва какво ви отнема деня. Твърде много инструменти правят обратното – те се превръщат в просто още едно нещо за управление.
Този списък съдържа пет приложения, които са налични в момента на Play Store, Включва оценки и обем на отзиви, проверени в магазина, организирани по функция. Също така предоставя известие за често споменавано име, което вече не е налично.
1. Todoist — пълният списък със задачи
Оценка 4.8 с над 300 000 отзива. Приема крайни срокове, написани на естествен език, организира по проект, етикет и приоритет и синхронизира между мобилен телефон, компютър и браузър.
Работи добре както за лични задачи, така и за споделяне на задачи с други. Безплатната версия покрива индивидуалната употреба без никакви проблеми.
2. Microsoft To Do — най-лесният и безплатен вариант.
Оценка 4.8 и над 470 000 отзива. Напълно безплатно, със списъци, напомняния, подзадачи и секцията “Моят ден”, която се нулира всеки ден и ви принуждава да изберете какво всъщност ще правите.
Интегрира се с Outlook и Teams. Това е най-добрият вариант за тези, които искат да започнат, без да конфигурират нищо.
3. Trello — за да видите напредъка
Оценка 4.5 и над 120 000 отзива. Използва диаграми и карти, което прави състоянието на всяка задача видимо с един поглед: за изпълнение, изпълнение, готово.
Това е особено полезно, когато проблемът не е в запомнянето на задачата, а по-скоро в осъзнаването колко много неща се случват едновременно. Виждането на претрупаната среда на дъската често е само по себе си диагноза.
4. Гора — за фокусни блокове
Оценка 4.7 и над 810 000 отзива. Задавате период на концентрация и засаждате виртуално дърво, което умира, ако напуснете приложението преди края.
Работи с логиката на техниката Помодоро — работни блокове с почивки между тях. Просто е, работи добре за тези, които рефлекторно вдигат телефоните си, а безплатната версия е достатъчна.
5. Дигитално благополучие — да знаете къде отива времето ви.
Приложението е предварително инсталирано на повечето устройства с Android и има над 1,4 милиона отзива в магазина за приложения. Показва колко време сте прекарали във всяко приложение, колко пъти сте отключвали телефона си и ви позволява да задавате дневни ограничения за всяко приложение.
Това е най-недооцененият инструмент в списъка и единственият безплатен без никакви условия. Преди да инсталирате какъвто и да е инструмент за проследяване на времето, си струва да разгледате едноседмичния отчет тук – числата обикновено са обезпокоителни и показателни.
Две имена, които изчезнаха от ефира.
О Фокус@Уил, Музикалното приложение за концентрация, често споменавано в по-стари списъци, не е налично в бразилския Play Store. За същата цел ще свършат работа плейлисти за концентрация в Spotify, Deezer или YouTube Music.
О RescueTime, Приложението, лидер в автоматичното проследяване на времето, вече няма активно приложение за Android с потребителска база. Собственото приложение за цифрово благополучие на Android вече покрива тази функция.
Как да сглобим проста система, която работи
- Само едно място За задачи за записване. Два паралелни списъка гарантират, че нищо няма да бъде забравено.
- Избирайте три неща на ден. Списък с тридесет елемента не е организация, а инвентаризация.
- Фокусни блокове от 25 до 50 минути, с мобилния телефон извън обсега и спазване на почивката
- Преглед веднъж седмично: това, което остана нерешено, това, което престана да има смисъл
- Проверете отчета за употребата на мобилен телефон. преди да заключат, че няма достатъчно време
Как да изберем между списък, диаграма и календар.
Трите формата служат за различни цели и смесването им е източникът на голяма част от объркването. списък Той отговаря на въпроса “какво трябва да направя” и е правилният формат за индивидуални задачи, които не зависят от график. живопис Той отговаря на въпроса “къде се намира всичко?” и е полезен, когато няколко фронта работят едновременно. календар Отговорете с “кога” и трябва да включвате само срещи с определен час.
Често срещана грешка е добавянето на задачи към календара. Срещите с определен час и задачите без определен час са различни: когато дадена задача не е изпълнена по график, тя отлага всичко, което идва след нея, и календарът губи доверие. Запазете дневния ред за това, което действително се случва в определен час, а останалото запазете в списъка.
Полезно изключение: отделете време в графика си за работа по списъка. Това не е просто хвърляне на задачи в календара – това е осигуряване на пространство, където ще бъдат изпълнени.
Какво не прави никое приложение
Нито едно от тези приложения не решава проблема с прекомерните ангажименти. Ако списъкът има повече задачи, отколкото може да се побере в деня, проблемът е количеството и единственото решение е да се премахнат неща от списъка – приложението просто прави това видимо.
Нито едно от тях не създава дисциплина. Това, което правят, е да намаляват триенето: напомнят ви в точния момент, показват ви какво се случва и правят автоматичните разсейвания по-трудни. Това е доста и е различно от чудо.
Това, което самият телефон вече решава, без да инсталира нищо.
Преди да добавите друго приложение към рутината си, струва си да знаете, че голяма част от управлението на времето вече е инсталирано на вашето устройство – и е безплатно, не изисква регистрация и не изпраща данни до никакъв сървър, защото работи локално.
В Android, таблото за управление на дигиталното благополучие показва времето, прекарано за всяко приложение, броя пъти, в които приложението е отключено, и ви позволява да зададете дневен лимит, който изключва приложението, когато времето изтече. Има и режим „преди лягане“, който променя екрана в сиво в избран от вас момент – изглежда глупаво и значително намалява желанието за продължаване на превъртането. На iPhone еквивалентната функция включва отчети за употреба, ограничения по категории и режим на фокус, който филтрира кои хора и приложения могат да ви прекъснат във всяка ситуация.
И двете системи също знаят. планиране на доставката на известияВместо всяко съобщение да пристига в момента, в който е изпратено, телефонът натрупва неспешни съобщения и ги доставя в определени часове. Тази единична настройка променя деня ви повече от всяко приложение за продуктивност и отнема две минути за настройване.
Уведомлението е това, което разбива деня.
Проблемът рядко е общото време, прекарано на телефона. Става въпрос за фрагментацията: прекъсване на всеки няколко минути пречи на всяка по-взискателна задача да достигне точката, в която можете наистина да бъдете продуктивни. След всяко прекъсване има цена за възобновяване на работа – препрочитане на това, което сте правили, запомняне на решението, което сте вземали – и тази цена се плаща всеки път.
Ефективното почистване се извършва чрез приложение, а не като цяло. Прегледайте списъка с известия в системните настройки и приложете прост критерий: продължавайте да уведомявате само за това, което е... човек, който ти говори или среща, която има определен час.. Останалото става тихо.
- Социална мрежа, магазин, игра и новини: Изключи се напълно. Нищо там не изисква вниманието ти в момента, в който се случи.
- Имейл: Заглушете известието и отделете два или три пъти на ден, за да го отваряте. Имейлът е кореспонденция, а не разговор.
- Групи за съобщения: Изключете звука на групите и запазете предупреждението само за директни споменавания.
- Червена точка на иконата: Изключи и него. Плочата създава същия порив да я отвориш, както звукът, който е създавал преди.
- Заключен екран: Скриване на съдържанието на съобщението. Виждането на предварителния преглед е това, което ви кара да вземете устройството “просто за да проверите”.”
Задача без приблизителна продължителност не се вписва в деня.
Списъкът се раздува по механична причина: елементите от списъка нямат фиксиран размер. “Отговор на имейл”, “преглед на договора” и “подготовка на декларацията” заемат един и същ ред и консумират съвсем различно време. Докато списъкът е съвкупност от еднакви редове, той винаги ще изглежда управляем и винаги ще завършва деня наполовина завършен.
Правилният начин е да напишете очакваната продължителност до всеки елемент и да я сумирате преди края на деня. Ако сумата надвишава часовете, които действително имате свободни – без срещи, пътувания и неизбежните неочаквани събития – планът е погрешен от самото начало и приложението няма да ви предупреди.
Две правила помагат при калибрирането. Първо: за задача, която никога преди не сте изпълнявали, преценете я и след това добавете половината от времето. Второ: отделете част от деня без нищо планирано. График, претъпкан до последната минута, се разпада при първото неочаквано обаждане, а когато се разпадне, губите увереност в собствения си план – което е причината повечето хора да се откажат от системата.
Откъде идва рецептата за приложение със задачи?
Приложенията за задачи и фокус почти никога не разчитат на реклама и това е добра новина: това означава, че продуктът не се нуждае от вашето постоянно внимание, за да генерира приходи. Приходите обикновено идват от индивидуални абонаменти, такси на човек в екипни планове или еднократни покупки в по-прости версии.
Познаването на това помага да се предвиди какво ще остане в платения план. Стандартът за тази категория е да се таксуват напомняния с графици, история на изпълнените задачи, прикачени файлове, интеграция с календар и функции за сътрудничество. Основната лична употреба обикновено се вписва в безплатния план за доста дълго време.
Изключение прави инструментът, който е предварително инсталиран на телефона или се предлага безплатно от производителя на системата. Той е безплатен, защото ви държи в рамките на една екосистема – акаунт, облак, имейл и магазин от една и съща компания. Това не е капан, но обяснява защо се интегрира толкова добре с някои услуги и толкова зле с други.
Седмичният преглед, който е в основата на всяка система.
Всеки организационен метод се срива в един и същи момент: списъкът натрупва стари неща, престава да отразява реалността и в крайна сметка бива избягван. Това, което пречи на това, е кратка среща със самия списък, веднъж седмично, винаги в един и същи ден и по едно и също време.
- Изпразнете входовете: Разхвърляни бележки, маркирани съобщения, хартия в портфейла ми. Всичко се превръща в задача в единствения списък или се изхвърля.
- Затворете това, което вече е направено. И не беше проверено. Списък, който лъже за миналото, губи авторитет над бъдещето.
- Убий това, което е загубило смисъла си. Задача, която е била отложена повече от месец, почти никога няма да бъде изпълнена; приемете това и я изтрийте.
- Проверете следващата седмица в календара. и вижте колко свободно време наистина ви остава.
- Изберете три неща които трябва да се случат тази седмица и да ги направят видими.
Петнадесет минути са достатъчни. Ползата не е по-добра организация: тя е възвръщане на доверието в списъка, защото само надежден списък ви освобождава от задачата да запомняте.
Други въпроси относно рутината и организацията
Защо понякога напомнянето не се включва?
Защото системата за пестене на батерията може да спре фоновите приложения, а някои производители правят това агресивно. Ако напомнянето е критично важно, премахнете това конкретно приложение от оптимизацията на батерията в настройките и проверете дали има разрешение за аларми и напомняния.
Има ли все още смисъл да се записват нещата на хартия?
Направи го, за да го заснемеш. Хартията е ненадмината, когато става въпрос за записване на нещо за пет секунди, без да се отваря екран. Проблемът е използването на хартията като окончателен списък: тя не запомня, не се синхронизира и изчезва. Заснеми го на хартия, прехвърли го по време на прегледа.
Колко време ще отнеме, за да се наложи подобна система?
Изчакайте няколко седмици нередовна употреба, преди това да се превърне в навик. Най-често срещаната грешка е смяната на приложенията на десетия ден, когато дискомфортът все още се дължи на промяната в рутината, а не на самия инструмент.
Струва ли си да се използва таймер за фокус всеки ден?
Този метод е полезен за работа, която изисква продължителна концентрация, а не за всичко. Кратките, реактивни задачи не се нуждаят от времеви график. Използването на таймер за всичко превръща метода в просто още едно задължение и след това бива изоставен заедно с всичко останало.
Възможно ли е да се организира личният живот и работата в един и същ списък?
Работи, стига да има отделни области в рамките на един и същ инструмент. Два списъка в различни приложения ви принуждават да се консултирате с две места, за да знаете какво да правите по-нататък – и точно там нещата се разпадат.
Често задавани въпроси
Кой е най-добрият за управление на задачи?
Todoist е за функционалности; Microsoft To Do е за простота и нулеви разходи. И двете покриват добре ежедневната употреба.
Тези приложения безплатни ли са?
Microsoft To Do и Digital Wellbeing са напълно безплатни. Todoist, Trello и Forest имат използваеми безплатни версии, с допълнителни функции, достъпни в платените планове.
Добре ли е да се използват повече от един?
Няма проблем, стига всяко от тях да покрива конкретна функция: едно за задачи, едно за фокус и едно за наблюдение на използването. Използването на две приложения за задачи едновременно само разделя вниманието.
Работят ли без интернет?
Всички те работят офлайн за основна употреба и се синхронизират, когато връзката се възстанови. „Дигитално благополучие“ работи изцяло на устройството.
Заключение
Място за регистриране на задачи, метод за блокове за фокусиране и честен отчет за използването на мобилен телефон решават проблема с по-голямата част от времето. Todoist, Microsoft To Do, Forest и Digital Wellbeing покриват и трите фронта.
Започнете с отчета за употреба: оставащото време почти винаги е налично, разпределено на интервали от две минути през целия ден.
Прочетете също
- Приложения за свободно време: Опции за релаксация, слушане и учене
- Изучаване на езици онлайн: Как да създадете работеща рутина
- Повече батерия на мобилния ви телефон: как да разберете какво изтощава батерията ви.
- MyTeaPal: Дневник за чай и таймер за тези с рутина
- Таймер за чай на телефона ви: Време за накисване без горчивина
- Вижте къщата си през сателит: Какво се появява и как да поискате размазване
