“'생산성 앱'이라는 범주는 너무 광범위해서 유용하지 않습니다. 할 일 목록, 프로젝트 보드, 메모장, 회사 메신저, 집중력 타이머 등 완전히 다른 문제를 해결하는 도구들을 모두 포함하기 때문입니다. 한꺼번에 열 개씩 설치하는 것은 결국 아무것도 사용하지 않게 되는 가장 빠른 방법입니다.
따라서 이 목록은 순위가 아닌 기능별로 정리되어 있습니다. 각 앱은 평점과 받은 리뷰 수와 함께 표시됩니다. 플레이 스토어 그리고 그것이 무엇을 위한 것인지, 그리고 무엇을 위한 것이 아닌지를 명확하게 표시해야 합니다.
일상 업무를 정리하기 위해
1. 투두이스트
평점 4.8점에 30만 건 이상의 리뷰를 자랑하는 이 앱은 해당 카테고리에서 가장 완벽한 할 일 목록 앱입니다. 자연어로 작성된 날짜를 인식하고, 프로젝트, 라벨, 우선순위를 지원하며, 휴대폰, 컴퓨터, 브라우저 간 동기화를 제공합니다.
개인적인 용도는 물론 다른 사람과 작업을 공유하는 데에도 적합합니다. 무료 버전은 개인 사용에 충분하며, 시간 기반 알림과 같은 기능은 유료 플랜에서 이용할 수 있습니다.
2. 마이크로소프트 할 일
47만 건 이상의 리뷰에서 4.8점의 평점을 받았습니다. Todoist보다 사용하기 쉽고 완전 무료입니다. Outlook 및 Teams와 통합되어 해당 환경을 이미 사용하고 있는 사용자에게 큰 도움이 됩니다.
별도의 설정 없이 바로 사용 가능한 목록을 원하는 사람들에게 가장 적합한 옵션입니다.
다른 사람들과 함께 프로젝트를 진행하기 위해.
3. 트렐로
평점 4.5점에 12만 건 이상의 리뷰를 자랑하는 이 도구는 차트와 카드를 사용하여 작업 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있도록 해줍니다. 이러한 도구를 처음 사용하는 사람에게도 가장 쉽게 가르칠 수 있는 도구입니다.
동시에 여러 프로젝트를 진행하는 경우까지는 효과적입니다. 하지만 그 이상으로 진행하면 보드 형식은 도움이 되기보다는 오히려 방해가 됩니다.
4. 아사나
평점 4.6점, 약 45,000개의 리뷰를 보유하고 있습니다. Trello보다 체계적이며, 하위 작업, 타임라인, 목표, 활동 간의 종속성 등을 제공합니다.
프로젝트 단계들이 서로 연관되어 있을 때는 적절한 선택입니다. 하지만 단순히 팀 쇼핑 목록에 넣는다면 과도한 선택일 수 있습니다.
정보를 기록하고 저장하기 위해
5. 개념
평점 4.8점에 38만 건 이상의 리뷰를 보유한 이 프로그램은 성적, 데이터베이스, 과제 관리를 하나의 시스템으로 통합하여 사용자가 원하는 대로 맞춤 설정할 수 있습니다.
이러한 유연성은 장점이자 단점이기도 합니다. 많은 사람들이 완벽한 시스템을 구축하는 데 몇 주를 투자하지만 결국 사용하지 않는 경우가 많습니다. 만약 시스템을 도입하기로 했다면, 간단한 페이지부터 시작하세요.
6. 마이크로소프트 원노트
평점 4.8점에 140만 건 이상의 리뷰를 보유한 이 앱은 디지털 노트처럼 섹션과 페이지로 구성되어 있으며 텍스트, 이미지, 오디오 및 손글씨를 입력할 수 있습니다.
이 앱은 무료이며 오피스 제품군과 연동됩니다. 특히 스타일러스 펜이 있는 태블릿에서 수업이나 회의 중에 필기하기에 좋은 선택입니다.
7. 구글 킵
평점 4.8점, 250만 건 이상의 리뷰를 자랑하는 이 앱은 잊어버리기 전에 빠르게 메모할 수 있는 최고의 방법입니다. 앱을 열고, 메모를 적기만 하면 끝입니다. 시간과 위치를 기반으로 알림 기능도 제공합니다.
장기적인 정보 정리에는 적합하지 않습니다. 그러려면 OneNote나 Notion이 필요합니다. 아이디어가 떠오르는 순간 기록하는 데 유용하며, 이는 다른 기능이지만 equally 중요한 기능입니다.
8. 에버노트
평점 4.0에 180만 건 이상의 리뷰를 보유한 이 프로그램은 해당 분야의 선구자였으며, 문서 디지털화, 이미지 내 텍스트 검색, 태그 기반 정리 기능에서 여전히 뛰어난 성능을 자랑합니다.
최근 몇 년 동안 무료 플랜의 제한이 상당히 강화되었으며, 목록에서 가장 낮은 평점은 이러한 변화에 대한 오랜 사용자들의 불만을 반영한다는 점에 유의해야 합니다. 메모를 이전하기 전에 현재 제한 사항을 확인하십시오.
팀 커뮤니케이션을 위해
9. 슬랙
21만 건 이상의 리뷰에서 4.8점의 평점을 받았습니다. 팀 대화를 주제별로 채널에 정리하여 중요한 결정이 메시지 더미 속에 묻히는 것을 방지합니다.
솔직히 말씀드리자면, 기업 메시징은 이메일을 대체할 때 생산성을 높이지만, 단순히 감시해야 할 또 다른 채널이 될 때는 생산성을 떨어뜨립니다. 따라서 메시징 시스템을 도입하기로 결정했다면, 팀과 함께 다른 수단을 통해 더 이상 처리하지 않을 업무가 무엇인지 명확히 정의해야 합니다.
집중력을 유지하기 위해
10. 숲
평점 4.7점에 81만 개 이상의 리뷰가 있는 앱입니다. 가상의 나무를 심으면 앱을 종료하기 전까지 계속 자라납니다. 만약 앱을 종료하면 나무는 죽습니다. 다소 우스꽝스럽지만, 습관적으로 스마트폰을 집어 드는 사람들에게 의외로 효과적입니다.
이미 많은 기기에 설치되어 있는 무료 대안은 다음과 같습니다... 디지털 웰빙 안드로이드에서 사용할 수 있는 이 앱은 각 앱 사용 시간을 보여주고 일일 사용 시간 제한을 설정할 수 있게 해줍니다. 다른 앱을 설치하기 전에 한번 확인해 볼 만합니다.
방송에서 자취를 감춘 이름.
영형 레스큐타임, 과거 시간 관리 앱 목록에서 자주 언급되었던 이 앱은 더 이상 플레이 스토어에서 사용자 기반을 가진 활성 안드로이드 앱이 없습니다. 현재 해당 기능을 사용하려면 시스템 자체의 디지털 웰빙 앱을 사용하거나 전용 시간 관리 앱을 사용해야 합니다.
길을 잃지 않고 선택하는 방법
- 선택 하나 기능을 변경하기 전에 앱을 한 달 동안 사용해 보세요.
- 이미 사용 중인 시스템과 동기화되는 것을 선택하세요. 생태계를 바꾸는 데 드는 비용은 생각보다 훨씬 큽니다.
- 사용하기 전에 한 시간 동안 설정해야 하는 도구는 조심해야 합니다.
- 팀원들이 함께 도입하지 않으면 협업 도구는 제대로 작동하지 않습니다.
- 가입하기 전에 몇 주 동안 무료 플랜을 사용해 보세요.
초보자들이 가장 흔히 저지르는 실수
이것을 '생산성 과시'라고 합니다. 완벽한 시스템을 구축하고, 네 가지 애플리케이션을 테스트하고, 화려한 라벨과 정교한 템플릿을 만드는 데 몇 시간을 투자하지만, 결국 한 주를 시작할 때와 마찬가지로 미완성된 작업만 남는 경우가 많습니다. 모든 것을 준비하는 과정은 실제로는 아무것도 진전되지 않았음에도 불구하고 마치 무언가를 이루고 있다는 기분 좋은 느낌을 줍니다.
해결책은 작고 투박하게 시작하는 것입니다. 디자인도, 레이블도, 색상도 없는 단순한 목록을 2주 동안 사용해 보면, 여러 도구를 비교하는 것보다 필요한 것이 무엇인지 더 많이 알 수 있습니다. 어떤 기능이 부족한지 깨달은 후에야 비로소 그 기능을 추가할 가치가 생깁니다.
또 한 가지 지적할 점은 이러한 도구들이 과도한 부담이라는 문제를 해결해주지 못한다는 것입니다. 하루에 해야 할 일이 40개나 된다면, 문제는 정리 능력이 아니라 양입니다. 좋은 앱은 이러한 점을 시각적으로 보여주지만, 그 정보를 어떻게 활용할지는 결국 사용자의 결정에 달려 있습니다.
개인정보 및 업무 데이터
이러한 도구에 무엇을 저장하는지 신중하게 고려해야 합니다. 회의록, 계약서, 고객 데이터, 비밀번호는 무료 앱의 개인 계정에 저장해서는 안 됩니다. 업무용으로 사용하는 경우, 회사 계정을 사용하고 2단계 인증을 활성화하는 것이 좋습니다.
아무리 편리해 보이더라도 비밀번호는 절대 메모장에 저장해서는 안 됩니다. 암호화된 저장소를 갖춘 전용 비밀번호 관리 프로그램이 바로 그런 용도로 만들어진 것입니다.
동기화: 두 기기가 동일한 내용을 편집할 때 발생하는 현상
거의 모든 이러한 도구는 콘텐츠를 서버에 저장하고 기기에는 로컬 복사본을 보관합니다. 한 번에 하나의 기기만 사용하는 경우에는 이러한 방식이 눈에 띄지 않습니다. 이러한 동작은 휴대전화에 신호가 없는데도 불구하고 사용자가 메모를 편집하고, 같은 기간 동안 컴퓨터에서 동일한 메모를 편집할 때 나타납니다.
이 범주에서 가장 흔한 규칙은 간단하지만 불편합니다. 바로 마지막으로 동기화한 버전이 우선권을 갖는다는 것입니다. 나중에 업로드된 버전이 이전 버전을 덮어쓰게 되므로 오프라인 기기에 작성된 텍스트가 예고 없이 사라질 수 있습니다. 좀 더 나은 도구는 이러한 불일치를 감지하고 충돌로 표시된 이름으로 복사본을 생성합니다. 이렇게 하면 손실된 내용은 해결되지만, 나중에 정리하지 않으면 목록에 중복 항목이 쌓이게 됩니다.
수출은 사소한 일이 아닙니다. 그것은 비상 탈출 전략입니다.
수년간의 메모, 결정 사항, 그리고 기록을 언제든 가격이 오르거나, 소유권이 바뀌거나, 무료 플랜이 축소되거나, 심지어 서비스가 종료될 수도 있는 서비스에 넘겨주는 것입니다. 단순한 불편함과 손실의 차이를 가르는 것은 바로 데이터 내보내기 기능입니다. 그리고 이 기능이 제대로 작동하는지 확인해야 할 시점은 필요한 날이 아니라 바로 지금입니다.
- 본문 및 주석: Markdown, HTML 또는 일반 텍스트 형식으로 내보내기 옵션을 확인하세요. 독점 형식은 해당 서비스 내에서만 열리므로 백업용으로는 적합하지 않습니다.
- 작업 및 도표: CSV는 모든 스프레드시트 프로그램에서 열리기 때문에 최소한의 필수 형식입니다. JSON은 더 많은 구조를 유지하지만 읽기가 더 어렵습니다.
- 달력: 확장된 의제 교환 형식 .ics, 이는 표준적인 방식이며 사실상 모든 사람이 받아들이고 있습니다.
- 첨부 파일: 해당 파일들이 함께 제공되는지, 아니면 계정이 폐쇄될 때 링크가 끊어지는 방식으로만 내보내기 파일이 구성되는지 확인하십시오.
첫 달에 테스트 내보내기를 수행하고 파일을 열어보세요. 내보내기 기능이 존재하고 작동은 하지만, 계층 구조도 없고, 날짜도 없고, 첨부 파일도 없는 거의 쓸모없는 파일 폴더만 반환하는 경우가 흔합니다. 아직 파일에 중요한 자료가 많지 않을 때 이 사실을 알아두는 것이 좋습니다.
실제로 수행할 수 있는 과제를 작성하는 방법.
목록을 마주했을 때 느끼는 무력감의 절반은 항목의 개수 때문이 아니라, 항목이 쓰여진 방식 때문입니다. "웹사이트"는 작업이 아닙니다. "소득세"도 작업이 아닙니다. 그것들은 주제이며, 주제는 실행할 수 없습니다. 그렇기 때문에 시선은 그런 항목들을 지나쳐 다음 항목으로 향하는 것입니다.
작업은 동사가 포함된 단일 행동으로, 작업 세션에 포함됩니다. 예를 들어 "홈페이지에 올릴 텍스트를 작성한다", "은행에서 손익계산서를 분리한다"와 같습니다. 작업이 두 개 이상의 행동을 필요로 할 때는 프로젝트라고 하며, 프로젝트는 세분화해야 합니다. 즉, 목록에는 다음 구체적인 단계만 남기고 나머지는 다른 곳에 보관합니다.
또한 무엇이 무엇인지 구분하는 것도 중요합니다. 참조. 주소, 클라이언트 와이파이 비밀번호, 언젠가 읽어볼 링크: 이 모든 것은 할 일이 아니며, 그저 할 일 목록을 가득 채워 완료 표시를 할 수 없게 만듭니다. 참고 자료는 메모에 보관하고, 할 일 목록에는 반드시 실행해야 할 항목만 남겨두세요.
검색, 태그 지정, 그리고 삭제 없이 보관하는 기술.
2000년대 컴퓨터에서 물려받은 습관처럼 모든 것을 폴더로 정리하려는 경향이 있는데, 이는 현대적인 도구에서는 도움이 되기보다는 오히려 방해가 됩니다. 키워드로 검색하는 것이 15개의 폴더 중 어느 폴더에 정보가 있는지 기억하는 것보다 훨씬 빠르며, 나중에 검색할 때 사용할 단어를 포함하여 설명적인 제목을 작성하면 검색 효율이 극대화됩니다.
삭제 대신 보관하세요. 종료된 프로젝트는 현재 진행 중인 작업과 역사적 기록으로서의 가치를 제대로 보여주지 못합니다. 예를 들어, 작업에 걸린 시간, 결정된 사항, 참여자 등을 파악하기 어렵게 만듭니다. 거의 모든 도구는 보관과 삭제를 구분하는데, 누군가 작년에 어떻게 처리했는지 물어보는 순간 그 차이가 확연히 드러납니다.
업무 시간 외 업무 메시지
개인 휴대전화로 회사 메시지를 주고받는 것은 업무 가능 상태와 업무 중 상태의 경계를 모호하게 만듭니다. 브라질 법은 이미 이 문제를 다루고 있다는 점을 알아두는 것이 중요합니다. 노동법 통합판(CLT)은 원격 통신 수단을 통한 명령 및 감독을 직접 명령과 동일하게 취급합니다. 즉, 앱을 통해 업무를 요구하는 것은 법적으로 직접 대면하여 요구하는 것과 같습니다. 근무 시간 외 응답 요구는 노동법상 문제를 야기하며, 이는 대기 근무 및 초과 근무에 대한 논의에서 자주 제기되는 주제입니다.
실질적으로는 도구보다 합의된 내용이 더 중요합니다. 팀과 함께 무엇이 정말 긴급한지, 진짜 비상 상황에는 어떤 채널을 사용할지(일반적으로 메시지가 아닌 전화 통화), 그리고 야간에 보낸 메시지에는 야간에 답장하지 않을지 등에 대해 합의하는 것이 좋습니다. 근무 시간 외에 메시지를 보내는 사람은 전송 예약을 할 수 있습니다. 대부분의 업무용 애플리케이션에는 이 기능이 있지만, 실제로 사용하는 사람은 거의 없습니다.
본인 입장에서는 타인의 호의에 의존하지 않고도 업무를 분리할 수 있습니다. 안드로이드 기기에 업무용 프로필을 설정하고, 시간별로 집중력을 높이거나, 일정 시간 후 회사 앱 알림을 차단하고, 가능하다면 아예 전원을 끄는 기기나 프로필에서 업무를 처리하는 등의 방법을 사용할 수 있습니다.
작업 도구에 대한 추가 질문
개인용 앱이 업무용으로 적합할까요?
개인 용도로 사용하는 것입니다. 문제는 자료가 회사 소유인데 계정은 본인 소유인 경우 발생합니다. 퇴사하면 이용 내역이 함께 사라지거나, 다른 사람이 접근할 수 없는 계정에 남게 됩니다. 팀 작업을 위해서는 처음부터 회사 계정이 필요합니다.
처음부터 정식 버전을 구매할 가치가 있을까요?
아니요. 대부분의 무료 플랜은 몇 달 동안 개인 사용을 보장합니다. 특정 사용량 제한에 도달하여 일상생활에 지장이 생기기 시작하면 요금이 부과되며, 그 제한이 언제인지 정확히 알 수 있습니다.
예전 메모를 잃어버리지 않으려면 어떻게 해야 할까요?
최근 내보낸 파일은 서비스 외부의 다른 중요한 파일들과 같은 장소에 보관하세요. 제공업체의 클라우드 서비스에만 의존한다는 것은 한 회사에만 전적으로 의존하는 것을 의미하며, 그들이 실수로 계정을 해지할 수도 있습니다.
이 모든 기능을 휴대폰 하나로 사용할 수 있나요?
내용을 캡처하고, 확인하고, 완료 표시를 하는 데는 모바일 앱이 유용합니다. 하지만 긴 글을 작성하거나, 구조를 짜거나, 이력을 검토하는 데는 여전히 키보드와 큰 화면이 더 유리하며, 모바일 앱만 테스트해서 선택한 도구는 컴퓨터에서는 실망스러운 경우가 많습니다.
빠른 캡처: 메모를 작성하는 가장 빠른 방법
이런 종류의 도구를 오랫동안 사용해 본 사람이라면 누구나 아는 현실적인 한계가 있습니다. 아이디어를 기록하는 데 10초에서 15초 이상 걸리면 결국 기록하지 않게 되죠. 기억에 의존하다가 잊어버리게 되니까요. 그래서 보기 좋은 구조에 투자하기보다는 받은 편지함까지 가는 과정을 단축하는 데 더 투자하는 것이 가치가 있습니다.
- 홈 화면 위젯: 한 번 탭하면 목록을 거치지 않고 바로 글쓰기 필드가 열립니다.
- 잠금 화면 또는 측면 버튼에 바로가기 설정: 이 방법은 기기 잠금 해제 없이도 문제를 해결합니다.
- 음성 받아쓰기: 시스템 키보드가 입력 내용을 텍스트로 변환해주기 때문에 운전 중이나 쇼핑백을 들고 있을 때 메모를 할 수 있는 유일한 방법입니다.
- 다른 앱에서 공유하기: 메시지, 링크 또는 사진을 복사 붙여넣기 없이 작업으로 변환합니다.
- 음성 비서: 대부분의 경우, 시스템의 기본 도구에 직접적인 알림이 생성됩니다.
첫 주 안에 이 설정을 완료하세요. 이 설정은 시스템이 두 번째 달까지 유지될지 여부를 결정짓는 가장 중요한 요소이며, 라벨 색상을 고르는 것보다 시간이 훨씬 적게 걸립니다.
자주 묻는 질문
최고의 생산성 앱은 무엇인가요?
딱히 정해진 건 없어요. 할 일 관리에는 Todoist나 Microsoft To Do를, 공동 작업 프로젝트에는 Trello나 Asana를, 메모 관리에는 OneNote, Notion 또는 Google Keep을, 집중력 향상에는 Forest나 안드로이드의 디지털 웰빙 앱을 추천합니다.
그것들은 무료인가요?
이 모든 앱에는 사용 가능한 무료 버전이 있습니다. Microsoft To Do, OneNote, Google Keep은 완전 무료입니다. 나머지 앱들은 팀 관리 및 자동화 기능을 유료 플랜으로 제공합니다.
여러 개를 동시에 사용해도 괜찮을까요?
각각 다른 용도로 사용된다면 괜찮습니다. 두 개의 작업 관리 앱을 동시에 사용하면 주의력이 분산되어 둘 중 하나에 있는 것을 잊어버릴 가능성이 높습니다.
앱이 정리정돈 부족 문제를 해결해 줄 수 있을까요?
아니요. 앱은 기록하고 기억하지만, 무엇을 하고 무엇을 포기할지는 여전히 사용자의 결정입니다. 일상이 흐트러졌을 때 앱을 바꾸는 것은 대개 문제를 미루는 것일 뿐입니다.
결론
생산성은 앱을 모으는 데서 오는 것이 아니라, 각 기능에 맞는 도구를 꾸준히 사용하는 데서 나옵니다. 위에 소개된 10가지 앱은 앱 스토어에서 검증된 믿을 만한 앱들로, 대부분의 사람들이 필요로 하는 모든 기능을 제공합니다.
할 일 목록, 메모할 공간, 그리고 팀으로 일한다면 프로젝트 보드를 준비하세요. 한 달 동안 꾸준히 사용해 보세요. 그 후에야 다른 것을 추가하는 것을 고려해 보세요.
