समय प्रबंधन का मतलब किसी बेहतरीन ऐप को ढूंढना नहीं है, बल्कि यह देखना है कि आपका समय कहाँ जा रहा है। एक अच्छा टूल दोनों काम करता है: यह बताता है कि क्या-क्या करना है और यह भी दिखाता है कि आपका पूरा दिन किन कामों में बर्बाद हो रहा है। लेकिन कई टूल इसके ठीक उलट काम करते हैं—वे बस एक और काम बनकर रह जाते हैं जिसे मैनेज करना पड़ता है।.
इस सूची में वे पाँच ऐप शामिल हैं जो वर्तमान में उपलब्ध हैं। खेल स्टोर, इसमें स्टोर में सत्यापित रेटिंग और समीक्षाओं की संख्या शामिल है, जिन्हें कार्य के अनुसार व्यवस्थित किया गया है। इसमें अक्सर उल्लेखित उस नाम के बारे में भी सूचना दी गई है जो अब उपलब्ध नहीं है।.
1. टूडोइस्ट — संपूर्ण कार्यसूची
300,000 से अधिक समीक्षाओं के साथ 4.8 की रेटिंग प्राप्त है। यह सामान्य भाषा में लिखी गई समयसीमा स्वीकार करता है, परियोजना, टैग और प्राथमिकता के अनुसार व्यवस्थित करता है, और मोबाइल फोन, कंप्यूटर और ब्राउज़र के बीच सिंक्रनाइज़ होता है।.
यह व्यक्तिगत दिनचर्या और दूसरों के साथ कार्यों को साझा करने, दोनों के लिए अच्छी तरह से काम करता है। इसका निःशुल्क संस्करण व्यक्तिगत उपयोग के लिए बिना किसी समस्या के उपलब्ध है।.
2. माइक्रोसॉफ्ट टू डू — सबसे सरल और मुफ्त विकल्प।
इसे 4.8 की रेटिंग मिली है और 470,000 से अधिक समीक्षाएं हैं। यह पूरी तरह से मुफ्त है, जिसमें सूचियां, रिमाइंडर, उप-कार्य और "मेरा दिन" अनुभाग शामिल हैं, जो हर दिन रीसेट हो जाता है और आपको यह चुनने के लिए बाध्य करता है कि आप वास्तव में क्या करेंगे।.
यह आउटलुक और टीम्स के साथ एकीकृत होता है। यह उन लोगों के लिए सबसे अच्छा विकल्प है जो बिना कुछ कॉन्फ़िगर किए शुरुआत करना चाहते हैं।.
3. ट्रेलो — प्रगति देखने के लिए
इसे 4.5 की रेटिंग मिली है और 120,000 से अधिक समीक्षाएं हैं। यह चार्ट और कार्ड का उपयोग करता है, जिससे प्रत्येक कार्य की स्थिति एक नज़र में दिखाई देती है: करने के लिए, चल रहा है, पूरा हो गया।.
यह तब विशेष रूप से उपयोगी होता है जब समस्या कार्य को याद रखने की नहीं, बल्कि एक ही समय में हो रही कई चीजों को समझने की होती है। बोर्ड के बीच में अव्यवस्था देखना अक्सर अपने आप में ही समस्या का संकेत होता है।.
4. वन — फोकस ब्लॉक के लिए
इसे 4.7 की रेटिंग मिली है और 810,000 से अधिक समीक्षाएं हैं। आप एकाग्रता की अवधि निर्धारित करते हैं और एक आभासी पेड़ लगाते हैं, जो समय सीमा समाप्त होने से पहले ऐप छोड़ने पर सूख जाता है।.
यह पोमोडोरो तकनीक के सिद्धांत पर काम करता है - यानी काम के छोटे-छोटे हिस्सों में बीच-बीच में विराम लेना। यह सरल है, उन लोगों के लिए भी कारगर है जो अक्सर अपना फोन उठा लेते हैं, और इसका मुफ्त संस्करण ही पर्याप्त है।.
5. डिजिटल कल्याण — यह जानना कि आपका समय कहाँ जा रहा है।
यह ऐप अधिकतर एंड्रॉयड डिवाइसों में पहले से इंस्टॉल आता है और ऐप स्टोर में इसके 14 लाख से अधिक रिव्यू हैं। यह दिखाता है कि आपने प्रत्येक ऐप पर कितना समय बिताया है, आपने कितनी बार अपना फोन अनलॉक किया है, और आपको प्रत्येक ऐप के लिए दैनिक सीमा निर्धारित करने की सुविधा देता है।.
यह इस सूची में सबसे कम आंका जाने वाला टूल है, और बिना किसी शर्त के एकमात्र मुफ्त टूल है। किसी भी टाइम ट्रैकर को इंस्टॉल करने से पहले, यहां दी गई एक सप्ताह की रिपोर्ट देखना फायदेमंद होगा—इसके आंकड़े आमतौर पर चौंकाने वाले और कई बातें उजागर करने वाले होते हैं।.
दो नाम जो रेडियो प्रसारण से गायब हो गए।
O Focus@Will, एकाग्रता बढ़ाने वाला यह संगीत ऐप, जिसका जिक्र पहले की सूचियों में अक्सर होता था, ब्राज़ील के प्ले स्टोर पर उपलब्ध नहीं है। इसके बजाय, स्पॉटिफाई, डीज़र या यूट्यूब म्यूज़िक पर मौजूद फोकस प्लेलिस्ट का इस्तेमाल किया जा सकता है।.
O रेस्क्यूटाइम, स्वचालित समय ट्रैकिंग में अग्रणी इस ऐप का अब कोई सक्रिय एंड्रॉइड एप्लिकेशन नहीं है जिसका कोई उपयोगकर्ता आधार हो। एंड्रॉइड का अपना डिजिटल वेलबीइंग ऐप अब यह कार्य पूरा करता है।.
एक सरल प्रणाली को कैसे असेंबल करें जो काम करती हो
- केवल एक ही स्थान पर कार्यों को रिकॉर्ड करने के लिए। दो समानांतर सूचियाँ यह सुनिश्चित करती हैं कि कुछ भी न भूले।
- प्रतिदिन तीन चीजें चुनें।. तीस वस्तुओं की सूची संगठन नहीं, बल्कि माल की सूची है।
- 25 से 50 मिनट के फोकस ब्लॉक, मोबाइल फोन को पहुंच से दूर रखते हुए और ब्रेक का सम्मान करते हुए।
- सप्ताह में एक बार समीक्षा करें: क्या अनसुलझा रह गया, क्या बेमानी हो गया
- मोबाइल फोन उपयोग रिपोर्ट की जांच करें। यह निष्कर्ष निकालने से पहले कि पर्याप्त समय नहीं है
किसी सूची, चार्ट और कैलेंडर में से कैसे चुनें।
ये तीनों प्रारूप अलग-अलग उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं, और इन्हें आपस में मिलाना ही अधिकांश भ्रम का स्रोत है। सूची यह इस सवाल का जवाब देता है कि "मुझे क्या करने की जरूरत है", और यह उन व्यक्तिगत कार्यों के लिए सही प्रारूप है जो किसी समय-सारणी पर निर्भर नहीं करते हैं। चित्रकारी यह "वर्तमान स्थिति क्या है?" प्रश्न का उत्तर देता है, और तब उपयोगी होता है जब कई मोर्चे एक साथ काम कर रहे हों। कैलेंडर उत्तर में "कब" लिखें और उसमें केवल निर्धारित समय वाली नियुक्तियों को ही शामिल करें।.
एक आम गलती कैलेंडर में कार्यों को जोड़ना है। निश्चित समय वाली नियुक्तियाँ और अनिश्चित समय वाले कार्य अलग-अलग होते हैं: जब कोई कार्य समय पर पूरा नहीं होता, तो वह उसके बाद के सभी कार्यों को प्रभावित करता है, और कैलेंडर की विश्वसनीयता कम हो जाती है। एजेंडा में केवल वही कार्य रखें जो वास्तव में एक निश्चित समय पर होने वाले हैं और बाकी को सूची में रहने दें।.
एक उपयोगी अपवाद: अपनी अनुसूची में कुछ समय इस सूची पर काम करने के लिए आरक्षित करें। इसका मतलब सिर्फ कैलेंडर पर कार्यों को डालना नहीं है—बल्कि उस समय को सुरक्षित करना है जब उन्हें पूरा किया जाएगा।.
जो काम कोई ऐप नहीं करता
इनमें से कोई भी ऐप अत्यधिक प्रतिबद्धताओं की समस्या का समाधान नहीं करता है। यदि सूची में दिन भर में पूरे होने वाले कार्यों से अधिक कार्य हैं, तो समस्या उनकी संख्या है, और इसका एकमात्र समाधान सूची से कार्यों को हटाना है—ऐप बस इसे स्पष्ट रूप से दिखाता है।.
इनमें से कोई भी अनुशासन पैदा नहीं करता। ये बस रुकावटों को कम करते हैं: सही समय पर याद दिलाते हैं, आपको बताते हैं कि क्या हो रहा है, और स्वतः होने वाले ध्यान भटकाने वाली चीजों को रोकना मुश्किल बनाते हैं। यह अपने आप में बहुत कुछ है, और किसी चमत्कार से कम नहीं है।.
यह समस्या फोन खुद ही बिना कुछ इंस्टॉल किए हल कर देता है।
अपनी दिनचर्या में एक और ऐप जोड़ने से पहले, यह जानना उपयोगी होगा कि समय प्रबंधन से संबंधित अधिकांश सुविधाएं पहले से ही आपके डिवाइस पर मौजूद हैं - और यह मुफ्त है, इसके लिए पंजीकरण की आवश्यकता नहीं है, और यह किसी भी सर्वर पर डेटा नहीं भेजता है क्योंकि यह स्थानीय रूप से चलता है।.
एंड्रॉइड पर, डिजिटल वेलबीइंग डैशबोर्ड ऐप पर बिताया गया समय, ऐप के अनलॉक होने की संख्या दिखाता है और आपको दैनिक सीमा निर्धारित करने की सुविधा देता है, जिसके समाप्त होने पर ऐप अपने आप बंद हो जाता है। इसमें बेडटाइम मोड भी है, जो आपके चुने हुए समय पर स्क्रीन को ग्रेस्केल कर देता है—यह थोड़ा अजीब लग सकता है, लेकिन स्क्रॉल करते रहने की इच्छा को काफी हद तक कम कर देता है। आईफोन पर, इसी तरह के फ़ंक्शन में उपयोग रिपोर्ट, श्रेणी के अनुसार सीमाएं और फ़ोकस मोड शामिल हैं, जो यह फ़िल्टर करता है कि प्रत्येक स्थिति में कौन से लोग और ऐप आपको परेशान कर सकते हैं।.
दोनों प्रणालियों को भी यह जानकारी है। सूचनाओं की डिलीवरी का समय निर्धारित करेंहर मैसेज भेजने के तुरंत बाद पहुंचने के बजाय, फोन गैर-जरूरी मैसेजों को इकट्ठा करता है और उन्हें तय समय पर डिलीवर करता है। यह छोटा सा बदलाव किसी भी प्रोडक्टिविटी ऐप से कहीं ज्यादा आपके दिन को बदल देता है, और इसे सेट अप करने में सिर्फ दो मिनट लगते हैं।.
नोटिफिकेशन ही दिनचर्या को बिगाड़ देते हैं।
समस्या शायद ही कभी फोन पर बिताए गए कुल समय की होती है। समस्या है काम का बार-बार टूटना: हर कुछ मिनटों में होने वाली रुकावट किसी भी अधिक महत्वपूर्ण कार्य को उस स्तर तक पहुंचने से रोकती है जहां आप वास्तव में उत्पादक हो सकें। हर रुकावट के बाद काम फिर से शुरू करने में समय लगता है—जो आप कर रहे थे उसे दोबारा पढ़ना, जो निर्णय आप ले रहे थे उसे याद करना—और यह समय हर बार देना पड़ता है।.
प्रभावी सफाई सामान्य रूप से नहीं, बल्कि किसी ऐप के माध्यम से की जाती है। अपने सिस्टम सेटिंग में नोटिफिकेशन सूची देखें और एक सरल मानदंड लागू करें: केवल उन्हीं नोटिफिकेशन को जारी रखें जो... एक व्यक्ति आपसे बात कर रहा है या एक ऐसी मुलाकात जिसका समय निर्धारित हो।. बाकी सब शांत हो जाते हैं।.
- सोशल नेटवर्क, स्टोर, गेम और समाचार: पूरी तरह से बंद कर दें। वहां जो कुछ भी होता है, उस पर तुरंत आपका ध्यान देने की जरूरत नहीं है।
- ई-मेल: नोटिफिकेशन को साइलेंट कर दें और इसे दिन में दो या तीन बार खोलने का समय निर्धारित करें। ईमेल पत्राचार है, बातचीत नहीं।
- संदेश समूह: ग्रुप्स को म्यूट करें और अलर्ट को केवल सीधे उल्लेखों के लिए ही रखें।
- आइकन पर लाल बिंदु: इसे भी बंद कर दो। काउंटर की आवाज़ से भी इसे खोलने की वैसी ही तीव्र इच्छा उत्पन्न होती है जैसी पहले इसकी आवाज़ से होती थी।
- लॉक स्क्रीन: संदेश की सामग्री को छुपाएं। पूर्वावलोकन देखने से ही आप डिवाइस को "सिर्फ जांचने के लिए" उठाते हैं।“
जिस कार्य की अनुमानित अवधि न हो, वह दिन के कार्यक्रम में शामिल नहीं हो सकता।
सूची के आकार में वृद्धि होने का एक यांत्रिक कारण है: सूची में शामिल वस्तुओं का आकार निश्चित नहीं होता। "ईमेल का उत्तर दें", "अनुबंध की समीक्षा करें" और "घोषणा तैयार करें" एक ही पंक्ति में होते हैं, लेकिन उनमें लगने वाला समय पूरी तरह से भिन्न होता है। जब तक सूची में एक जैसी पंक्तियाँ होती रहेंगी, तब तक वह प्रबंधनीय प्रतीत होगी और दिन के अंत तक आधी-अधूरी ही रहेगी।.
सही तरीका यह है कि प्रत्येक कार्य के आगे अनुमानित अवधि लिखें और दिन समाप्त करने से पहले उसे जोड़ लें। यदि कुल योग आपके पास वास्तव में उपलब्ध खाली घंटों से अधिक हो जाता है (बैठकों, यात्रा और अप्रत्याशित घटनाओं को छोड़कर), तो योजना शुरू से ही त्रुटिपूर्ण है, और ऐप आपको चेतावनी नहीं देगा।.
दो नियम समय का सही आकलन करने में मददगार होते हैं। पहला: किसी ऐसे काम के लिए जिसे आपने पहले कभी नहीं किया है, उसका अनुमान लगाएं और फिर उसमें आधा समय जोड़ दें। दूसरा: दिन का कुछ हिस्सा खाली रखें। आखिरी मिनट तक पूरी तरह से भरा हुआ शेड्यूल किसी भी अप्रत्याशित कॉल पर बिगड़ जाता है, और जब यह बिगड़ता है तो आप अपनी योजना पर से भरोसा खो देते हैं—यही कारण है कि ज्यादातर लोग इस प्रणाली को छोड़ देते हैं।.
टू-डू ऐप बनाने की विधि कहाँ से आती है?
टास्क और फोकस ऐप्स लगभग कभी भी विज्ञापन पर निर्भर नहीं होते, और यह अच्छी बात है: इसका मतलब है कि राजस्व उत्पन्न करने के लिए उत्पाद को आपके निरंतर ध्यान की आवश्यकता नहीं है। राजस्व आमतौर पर व्यक्तिगत सब्सक्रिप्शन, टीम प्लान में प्रति व्यक्ति शुल्क, या सरल संस्करणों में एकमुश्त खरीदारी से आता है।.
यह जानने से यह अनुमान लगाने में मदद मिलती है कि पेड प्लान में क्या-क्या सुविधाएं शामिल होंगी। इस श्रेणी के लिए मानक यह है कि शेड्यूल के साथ रिमाइंडर, पूरे किए गए कार्यों का इतिहास, अटैचमेंट, कैलेंडर इंटीग्रेशन और सहयोग सुविधाओं के लिए शुल्क लिया जाता है। बुनियादी व्यक्तिगत उपयोग आमतौर पर काफी समय तक फ्री प्लान में ही उपलब्ध रहता है।.
इसका अपवाद वह टूल है जो फोन में पहले से इंस्टॉल आता है या सिस्टम निर्माता द्वारा मुफ्त में दिया जाता है। यह मुफ्त इसलिए है क्योंकि यह आपको एक ही कंपनी के इकोसिस्टम—खाता, क्लाउड, ईमेल और स्टोर—के अंतर्गत रखता है। यह कोई जाल नहीं है, लेकिन इससे यह स्पष्ट होता है कि यह कुछ सेवाओं के साथ इतनी अच्छी तरह से एकीकृत क्यों होता है और दूसरों के साथ इतनी खराब तरह से।.
किसी भी प्रणाली का आधार साप्ताहिक समीक्षा होती है।
हर संगठनात्मक तरीका एक ही बिंदु पर आकर विफल हो जाता है: सूची में पुरानी बातें जमा हो जाती हैं, वह वास्तविकता को प्रतिबिंबित करना बंद कर देती है, और अंततः उसे नजरअंदाज कर दिया जाता है। इससे बचने का एकमात्र उपाय है सप्ताह में एक बार, हमेशा एक ही दिन और एक ही समय पर, सूची से संक्षिप्त रूप से मिलना।.
- प्रवेश द्वारों को खाली करें: बिखरे हुए नोट, चिह्नित संदेश, मेरे बटुए में पड़े कागज। सब कुछ एक ही सूची में एक कार्य बन जाता है या फिर उसे त्याग दिया जाता है।
- जो काम हो चुका है उसे बंद कर दें। और इसकी जाँच नहीं की गई। जो सूची अतीत के बारे में झूठ बोलती है, वह भविष्य पर अपना अधिकार खो देती है।
- जिसका अर्थ खो गया है, उसे नष्ट कर दो।. एक ऐसा काम जो एक महीने से अधिक समय से रुका हुआ है, उसके कभी पूरा होने की संभावना नहीं है; इस बात को स्वीकार करें और उसे हटा दें।
- कैलेंडर पर अगले सप्ताह की जाँच करें। और देखें कि आपके पास वास्तव में कितना खाली समय बचा है।
- तीन चीजें चुनें जो काम इस सप्ताह होने चाहिए, उन्हें सबके सामने लाना होगा।
पंद्रह मिनट काफी हैं। इसका फायदा बेहतर संगठन नहीं है, बल्कि सूची पर भरोसा फिर से कायम करना है, क्योंकि केवल एक विश्वसनीय सूची ही आपको याद रखने के बोझ से मुक्त करती है।.
दिनचर्या और संगठन से संबंधित अन्य प्रश्न
रिमाइंडर कभी-कभी बजता क्यों नहीं है?
बैटरी सेविंग सिस्टम बैकग्राउंड में चल रहे ऐप्स को रोक सकता है, और कुछ निर्माता इसे बहुत सख्ती से करते हैं। अगर रिमाइंडर ज़रूरी है, तो सेटिंग में जाकर उस ऐप को बैटरी ऑप्टिमाइज़ेशन से हटा दें और जांच लें कि उसे अलार्म और रिमाइंडर के लिए अनुमति मिली है या नहीं।.
क्या कागज पर चीजें लिखना अब भी सार्थक है?
इसे रिकॉर्ड करने के लिए ऐसा करें। स्क्रीन खोले बिना पाँच सेकंड में कुछ रिकॉर्ड करने के लिए कागज़ का कोई मुकाबला नहीं है। समस्या यह है कि कागज़ को अंतिम सूची के रूप में इस्तेमाल करने में दिक्कत आती है: यह याद नहीं रखता, सिंक्रनाइज़ नहीं होता और समय के साथ गायब हो जाता है। इसे कागज़ पर रिकॉर्ड करें और समीक्षा के दौरान इसे स्थानांतरित कर लें।.
इस तरह की प्रणाली को लोकप्रिय होने में कितना समय लगेगा?
कुछ हफ्तों तक अनियमित उपयोग करने के बाद ही यह आदत बनेगी। सबसे आम गलती यह है कि दसवें दिन ही ऐप बदल दिया जाता है, जबकि असुविधा वास्तव में दिनचर्या में बदलाव के कारण होती है, न कि उपकरण के कारण।.
क्या हर रोज फोकस टाइमर का इस्तेमाल करना फायदेमंद है?
यह विधि उन कार्यों के लिए उपयोगी है जिनमें निरंतर एकाग्रता की आवश्यकता होती है, सभी कार्यों के लिए नहीं। छोटे, त्वरित कार्यों के लिए समय-सारणी की आवश्यकता नहीं होती। हर काम के लिए टाइमर का उपयोग करने से यह विधि एक और दायित्व बन जाती है, और फिर इसे बाकी सभी कार्यों के साथ छोड़ दिया जाता है।.
क्या व्यक्तिगत जीवन और काम को एक ही सूची में व्यवस्थित करना संभव है?
यह तब तक काम करता है, जब तक एक ही टूल के भीतर अलग-अलग क्षेत्र हों। अलग-अलग एप्लिकेशन में दो सूचियाँ होने से आपको यह जानने के लिए दो जगहों पर जानकारी लेनी पड़ती है कि आगे क्या करना है - और यहीं से समस्या शुरू होती है।.
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
कार्यों के प्रबंधन के लिए सबसे अच्छा कौन सा है?
Todoist सुविधाओं के लिए है; Microsoft To Do सरलता और मुफ्त उपयोग के लिए है। दोनों ही दैनिक उपयोग के लिए उपयुक्त हैं।.
क्या ये ऐप्स मुफ़्त हैं?
Microsoft To Do और Digital Wellbeing पूरी तरह से निःशुल्क हैं। Todoist, Trello और Forest के भी उपयोग योग्य निःशुल्क संस्करण उपलब्ध हैं, जिनमें सशुल्क योजनाओं में अतिरिक्त सुविधाएँ मिलती हैं।.
क्या एक से अधिक का उपयोग करना ठीक है?
यह ठीक है, बशर्ते प्रत्येक ऐप एक विशिष्ट कार्य को पूरा करे: एक कार्यों के लिए, एक एकाग्रता के लिए और एक उपयोग की निगरानी के लिए। एक ही समय में दो टास्क ऐप्स का उपयोग करने से ध्यान बँट जाता है।.
क्या वे इंटरनेट के बिना काम करते हैं?
सभी फ़ंक्शन बुनियादी उपयोग के लिए ऑफ़लाइन काम करते हैं और कनेक्शन वापस आने पर सिंक हो जाते हैं। डिजिटल वेलबीइंग पूरी तरह से डिवाइस पर चलता है।.
निष्कर्ष
कार्यों को लॉग करने की जगह, ध्यान केंद्रित करने के लिए एक विधि और मोबाइल फोन के उपयोग की सटीक रिपोर्ट, समय की समस्या का काफी हद तक समाधान कर देती हैं। Todoist, Microsoft To Do, Forest और Digital Wellbeing इन तीनों पहलुओं को कवर करते हैं।.
उपयोग रिपोर्ट से शुरुआत करें: शेष समय लगभग हमेशा वहां मौजूद होता है, जो पूरे दिन में दो-दो मिनट के अंतराल में वितरित होता है।.
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