“"אפליקציית פרודוקטיביות" היא קטגוריה רחבה מדי מכדי להיות שימושית. היא כוללת רשימות מטלות, לוחות פרויקטים, פנקסים, מסרים ארגוניים וטיימרים למיקוד - כלים שפותרים בעיות שונות לחלוטין. התקנת עשרה בבת אחת היא הדרך המהירה ביותר להימנע משימוש בכל אחד מהם.
לכן, רשימה זו מאורגנת לפי פונקציה, לא לפי דירוג. כל אפליקציה מופיעה עם הדירוג שלה ומספר הביקורות שקיבלה. חנות Play ועם הסבר ברור למה הוא מיועד - ולמה הוא לא מיועד.
כדי לארגן את המשימות היומיומיות
1. Todoist
עם דירוג 4.8 ועם למעלה מ-300,000 ביקורות, זוהי רשימת המטלות המלאה ביותר בקטגוריה שלה: היא מבינה תאריכים הכתובים בשפה טבעית, מקבלת פרויקטים, תוויות וסדרי עדיפויות, ומסנכרנת בין טלפון נייד, מחשב ודפדפן.
זה מתאים הן לשימוש אישי והן לשיתוף משימות עם אחרים. הגרסה החינמית מכסה כראוי את השימוש האישי; תכונות כמו תזכורות מבוססות זמן זמינות בתוכנית בתשלום.
2. משימות של מיקרוסופט
מדורג 4.8 עם מעל 470,000 ביקורות. פשוט יותר מ-Todoist וחינמי לחלוטין. משתלב עם Outlook ו-Teams, מה שעושה את ההבדל עבור אלו שכבר עובדים בתוך המערכת האקולוגית הזו.
זוהי האפשרות הטובה ביותר עבור אלו שרוצים רק רשימת עבודה, מבלי להגדיר דבר.
לעקוב אחר פרויקטים עם אנשים אחרים.
3. טרלו
מדורג 4.5 ועם מעל 120,000 ביקורות. הוא משתמש בטבלאות ובכרטיסים, מה שמאפשר לראות את התקדמות העבודה במבט חטוף. זהו הכלי הקל ביותר ללמד מישהו שמעולם לא השתמש בדבר כזה.
זה עובד מצוין עד כמה פרויקטים בו זמנית. מעבר לכך, פורמט הלוח מתחיל לעכב יותר מאשר לעזור.
4. אסאנה
מדורג 4.6 ועם כ-45,000 ביקורות. מובנה יותר מטרלו: יש לו תת-משימות, ציר זמן, מטרות ותלות בין פעילויות.
זוהי הבחירה הנכונה כאשר בפרויקט יש שלבים שתלויים זה בזה. עבור רשימת קניות צוותית, זה מוגזם.
לכתיבה ואחסון מידע
5. מושג
מדורג 4.8 ועם מעל 380,000 ביקורות. הוא משלב ציונים, מסדי נתונים וניהול משימות למערכת שתוכלו להתאים אישית לטעמכם.
גמישות זו היא גם חוזקה וגם חסרונה: אנשים רבים מבלים שבועות בבניית המערכת המושלמת ומעולם לא משתמשים בה. אם אתם מתכוונים לאמץ אחת כזו, התחילו עם דף פשוט.
6. Microsoft OneNote
מדורג 4.8 ועם מעל 1.4 מיליון ביקורות. הוא מתפקד כמו מחברת דיגיטלית, עם מדורים ועמודים, ומקבל טקסט, תמונות, אודיו וכתיבה בכתב יד.
זה בחינם ומשתלב עם חבילת Office. בחירה טובה לרישום הערות בכיתה ובפגישות, במיוחד בטאבלט עם סטיילוס.
7. גוגל קיפ
מדורג 4.8 ועם מעל 2.5 מיליון ביקורות. זוהי הדרך המהירה ביותר לרשום משהו לפני שתשכחו: פתחו אותו, כתבו, וסיימתם. יש בו תזכורות לפי זמן ומיקום.
זה לא מתאים לארגון מידע בטווח הארוך - לשם כך צריך OneNote או Notion. זה שימושי ללכידת רעיון ברגע שהוא מופיע, וזוהי פונקציה שונה אך חשובה לא פחות.
8. אוורנוט
מדורג 4.0 ועם מעל 1.8 מיליון ביקורות. הוא היה חלוץ בקטגוריה שלו ועדיין מסוגל לדיגיטציה של מסמכים, חיפוש טקסט בתוך תמונות וארגון לפי תגיות.
ראוי לציין כי התוכנית החינמית הפכה למגבילה הרבה יותר בשנים האחרונות, והדירוג הנמוך ביותר ברשימה משקף את חוסר שביעות הרצון של משתמשים ותיקים מהשינוי הזה. בדקו את המגבלות הנוכחיות לפני העברת ההערות שלכם לשם.
לתקשורת צוותית
9. רפיון
מדורג 4.8 עם מעל 210,000 ביקורות. מארגן שיחות צוות לערוצים לפי נושאים, ומונע החלטות חשובות ללכת לאיבוד בקבוצת הודעות.
הערה כנה: מסרים ארגוניים מגבירים את הפרודוקטיביות כשהם מחליפים את הדוא"ל ומפחיתים אותה כשהם הופכים לסתם עוד ערוץ לניטור. אם אתם מתכוונים לאמץ אותו, הגדירו עם הצוות שלכם מה לא ייעשה עוד באמצעים אחרים.
כדי לשמור על ריכוז
10. יער
מדורג 4.7 ועם מעל 810,000 ביקורות. אתם שותלים עץ וירטואלי והוא גדל כל עוד לא עוזבים את האפליקציה; אם תפסיקו להשתמש בה לפני כן, הוא ימות. זה טיפשי ועובד בצורה מפתיעה עבור אלו שמרימים את הטלפון שלהם ברפלקס.
אלטרנטיבה חינמית שכבר מותקנת על מכשירים רבים היא... רווחה דיגיטלית מאנדרואיד, הוא מציג את הזמן שהוקדש לכל אפליקציה ומאפשר לך להגדיר מגבלות יומיות. כדאי לבדוק זאת לפני שתתקין כל דבר אחר.
שם שנעלם מגלי האתר.
O זמן הצלה, לאפליקציה, המוזכרת לעתים קרובות ברשימות מעקב זמן ישנות יותר, אין עוד אפליקציית אנדרואיד פעילה עם בסיס משתמשים בחנות Play. עבור פונקציה זו, הפתרון כיום הוא אפליקציית Digital Wellbeing עצמה של המערכת או מעקב זמן ייעודי.
איך לבחור בלי ללכת לאיבוד
- בְּחִירָה אֶחָד השתמשו באפליקציה במשך חודש לפני החלפת פונקציות.
- בחרו מה מסתנכרן עם מה שאתם כבר משתמשים בו - החלפת מערכות אקולוגיות עולה יותר ממה שזה נראה.
- היזהרו מכלים הדורשים שעה של התקנה לפני שניתן יהיה להשתמש בהם למשהו.
- אם הצוות לא יאמץ זאת יחד, כלי השיתוף לא יעבוד.
- נסו את התוכנית החינמית במשך מספר שבועות לפני שאתם נרשמים למשהו.
הטעות שמפריעת יותר מכל למתחילים
זה נקרא "הצגת פרודוקטיביות": שעות של השקעת הרכבת המערכת המושלמת, בדיקת ארבע אפליקציות, יצירת תוויות צבעוניות ותבניות מורכבות - וסיום השבוע עם אותן משימות לא גמורות כמו בתחילת השבוע. הגדרת הדברים נותנת תחושה נעימה של התקדמות, בלי שום דבר באמת מתקדם.
התרופה היא להתחיל בקטן ומכוער. רשימה אחת, בלי עיצוב, בלי תוויות ובלי צבע, שנעשה בה שימוש במשך שבועיים, חושפת יותר על מה שאתם צריכים מכל השוואה בין כלים שונים. רק לאחר שמבינים שחסרה לכם תכונה, כדאי להוסיף אותה.
נקודה נוספת: אף אחד מהכלים הללו לא פותר את בעיית המחויבות המוגזמת. אם ברשימה יש ארבעים פריטים ליום, הבעיה אינה הארגון - אלא הכמות. אפליקציה טובה הופכת זאת לגלוי; מה לעשות עם המידע נותרת בידיים שלכם.
פרטיות ונתוני עבודה
חשוב להיזהר לגבי מה שנכנס לכלים אלה. אין לאחסן סיכומי פגישות, חוזים, נתוני לקוחות וסיסמאות בחשבון אישי באפליקציה חינמית. אם השימוש הוא מקצועי, העדיפו להשתמש בחשבון הארגוני של החברה והפעילו אימות דו-שלבי.
ואסור לשמור סיסמאות בפנקס רשימות, לא משנה כמה זה אולי נראה נוח. בשביל זה נועדו מנהלי סיסמאות ייעודיים עם כספות מוצפנות.
סנכרון: מה קורה כאשר שני מכשירים עורכים את אותו הדבר
כמעט כל הכלים הללו מאחסנים את התוכן בשרת ושומרים עותק מקומי במכשיר. בזמן שאתם משתמשים במכשיר אחד בכל פעם, זה בלתי נראה. ההתנהגות מופיעה כאשר לטלפון הסלולרי אין קליטה, אתם עורכים בכל זאת, והמחשב עורך את אותה הערה באותו פרק זמן.
הכלל הנפוץ ביותר בקטגוריה זו הוא פשוט ולא נעים: מי שמסנכרן אחרון מנצח. הגרסה שמועלת מאוחר יותר דורסת את הקודמת, והטקסט שנכתב במכשיר הלא מקוון יכול להיעלם ללא אזהרה. כלים טובים יותר מזהים את הפער ויוצרים עותק עם השם המסומן כקונפליקט - מה שפותר את האובדן אך ממלא את הרשימה שלך בכפילויות אם לא תנקה אותה לאחר מכן.
ייצוא אינו פרט של מה בכך: זוהי אסטרטגיית יציאת החירום שלך.
אתם מעבירים שנים של הערות, החלטות והיסטוריה לשירות שעלול להתייקר, לשנות בעלות, לצמצם את התוכנית החינמית שלו, או פשוט להיסגר. מה שמבדיל בין טרחה לאובדן הוא ייצוא הנתונים שלכם - והזמן לגלות אם זה עובד הוא עכשיו, לא היום שאתם צריכים אותם.
- טקסט והערות: חפשו אפשרויות ייצוא ב-Markdown, HTML או טקסט רגיל. פורמטים קנייניים נפתחים רק בתוך השירות עצמו ואינם מתאימים כגיבויים.
- משימות ותרשימים: CSV הוא הפורמט המינימלי המקובל מכיוון שהוא נפתח בכל גיליון אלקטרוני. JSON שומר על מבנה רב יותר אך קשה יותר לקריאה.
- לוּחַ שָׁנָה: פורמט חילופי סדר היום, עם הרחבה .ics, זה סטנדרטי ומקובל כמעט על כולם.
- קבצים מצורפים: בדקו אם הם מגיעים יחד או שהיצוא כולל רק קישורים שנשברים לאחר סגירת החשבון.
בצעו ייצוא ניסיון בחודש הראשון ופתחו את הקובץ. נפוץ לגלות שהתכונה קיימת, פועלת ומספקת משהו כמעט חסר תועלת - תיקיית קבצים ללא היררכיה, ללא תאריכים וללא קבצים מצורפים. עדיף לדעת זאת כל עוד יש לכם מעט חומר בה.
איך לכתוב משימה שאתם באמת יכולים לבצע.
חצי מהשיתוק כשמתמודדים עם רשימה לא נובע ממספר הפריטים, אלא מהאופן שבו הם כתובים. "אתר אינטרנט" אינו משימה. "מס הכנסה" אינו משימה. הם נושאים, ואי אפשר לבצע נושאים - זו הסיבה שהעין עוברת מעליהם ועוברת לפריט הבא.
משימה היא פעולה בודדת, עם פועל, שמתאימה לסשן עבודה: "לכתוב את הטקסט לדף הבית", "להפריד את דוחות ההפסד מהבנק". כאשר הפריט דורש יותר מפעולה אחת, זהו פרויקט, ויש לפרק את הפרויקטים - רק השלב הקונקרטי הבא נשאר ברשימה, כאשר השאר מאוחסן במקום אחר.
כדאי גם להפריד את מה שיש הַפנָיָה. כתובת, סיסמת Wi-Fi של הלקוח, קישור לקריאה מתישהו: שום דבר מזה אינו משימה, וכל זה סותם את רשימת המטלות, שלעולם לא תסומן כהושלמה. הפניות חיות בהערות; רשימת המטלות מכילה רק את מה שדורש פעולה.
חיפוש, תיוג ואומנות האחסון בארכיון מבלי למחוק.
יש אינסטינקט לארגן הכל לתיקיות, שעבר בירושה מהמחשבים של שנות ה-2000, שמפריע יותר מאשר עוזר בכלים מודרניים. חיפוש לפי מילות מפתח מהיר יותר מאשר לזכור באיזו מבין חמש עשרה התיקיות המידע הגיע בסופו של דבר - והחיפוש עובד בצורה הטובה ביותר כשכותבים כותרות תיאוריות, עם המילים שבהן תשתמשו מאוחר יותר לחיפוש.
ולאחסן בארכיון במקום למחוק. פרויקט סגור מעמיס על התצוגה של מה שפעיל וממשיך להיות בעל ערך כהיסטוריה: כמה זמן זה לקח, מה הוחלט, מי השתתף. כמעט כל כלי מבחין בין אחסון בארכיון למחיקה, וההבדל מתברר דווקא ביום שמישהו שואל איך זה נפתר בשנה שעברה.
הודעת עבודה מחוץ לשעות הפעילות
הודעות ארגוניות בטלפונים סלולריים אישיים מטשטשות את הגבול בין זמינות לבין נוכחות בעבודה. חשוב לדעת שהחוק הברזילאי כבר התייחס לכך: חוק ה-CLT (איחוד חוקי העבודה) משווה אמצעי פיקוד ופיקוח טלמטיים לפיקוד ישיר; במילים אחרות, דרישה למשימות דרך אפליקציה זהה, מבחינה משפטית, לדרישה שלהן באופן אישי. לדרישות לתגובות מחוץ לשעות העבודה יש השלכות על דיני עבודה, והנושא עולה לעתים קרובות בדיונים על כוננות ושעות נוספות.
מבחינה מעשית, מה שמוסכם עליו חשוב יותר מהכלי. כדאי להסכים עם הצוות מה באמת דחוף, באיזה ערוץ להשתמש במקרי חירום אמיתיים - בדרך כלל שיחת טלפון, לא הודעה - ושהודעות שנשלחות בלילה לא צריכות להישלח בלילה. אלו ששולחים הודעות מחוץ לשעות העבודה יכולים לתזמן את השליחה: לרוב אפליקציות העבודה יש פונקציה זו, וכמעט אף אחד לא משתמש בה.
מצדך, תוכל להפריד ביניהם מבלי להיות תלוי ברצון הטוב של אחרים: פרופיל עבודה באנדרואיד, מיקוד לפי זמן, התראות מושתקות מאפליקציית החברה לאחר זמן מסוים, וכאשר הדבר אפשרי, עבודה על מכשיר או פרופיל שאתה פשוט מכבה.
שאלות נוספות על כלי עבודה
האם אפליקציה אישית מתאימה לשימוש מקצועי?
זה לשימוש אישי. הבעיה מתעוררת כאשר החומר שייך לחברה והחשבון שלך: כשאתה עוזב, ההיסטוריה הולכת איתך או נתקעת בחשבון שאף אחד אחר לא יכול לגשת אליו. עבודת צוות דורשת חשבון תאגידי מההתחלה.
האם שווה לשלם על הגרסה המלאה כבר בהתחלה?
לא. התוכנית החינמית עבור רוב הכלים הללו מכסה שימוש אישי למשך חודשים. אתם משלמים כאשר מגבלה ספציפית מתחילה לשבש את יומכם - ותדעו בדיוק מהי המגבלה הזו כשהיא מתרחשת.
איך אני יכול להימנע מאובדן רשימות ישנות?
שמרו ייצוא עדכני מחוץ לשירות, במקום בו אתם שומרים קבצים חשובים אחרים. הסתמכות אך ורק על הענן של הספק פירושה אמון בחברה אחת בלבד, והם עלולים לסגור את החשבון שלכם בטעות.
האם אפשר להשתמש בכל זה רק דרך הטלפון הסלולרי?
עבור לכידה, ייעוץ וסימון כבוצע, כן. עבור כתיבת טקסטים ארוכים, מבנה וסקירת היסטוריה, המקלדת והמסך הגדול עדיין מנצחים - והכלי שנבחר על ידי בדיקת אפליקציית המובייל בלבד בדרך כלל מאכזב במחשב.
לכידה מהירה: הדרך הקצרה ביותר לרישום הערות
ישנה מגבלה מעשית הידועה למי שמשתמש בכלי מסוג זה זמן מה: אם רישום רעיון לוקח יותר מעשר או חמש עשרה שניות, לא תקליט אותו. תסתמך על הזיכרון שלך ותשכח. לכן כדאי להשקיע פחות במבנה יפה ויותר בקיצור הדרך לתיבת הדואר הנכנס.
- ווידג'ט למסך הבית: נגיעה אחת פותחת את שדה הכתיבה ישירות, מבלי לעבור על הרשימה.
- קיצור דרך במסך הנעילה או בכפתור הצד: זה פותר את הבעיה אפילו בלי לפתוח את המכשיר.
- הכתבה קולית: מקלדת המערכת מתמללת, וזו הדרך היחידה לרשום הערות בזמן נהיגה או נשיאת שקיות קניות.
- שתף מאפליקציה אחרת: הופך הודעה, קישור או תמונה למשימה ללא העתקה והדבקה.
- עוזר קולי: במקרים רבים, זה יוצר תזכורת ישירה בכלי הסטנדרטי של המערכת.
הגדר זאת בשבוע הראשון. זוהי ההתאמה שקובעת ביותר אם המערכת תשרוד עד החודש השני, והיא לוקחת פחות זמן מאשר בחירת צבע התוויות.
שאלות נפוצות
מהי אפליקציית הפרודוקטיביות הטובה ביותר?
אין אחד כזה. למשימות, Todoist או Microsoft To Do. לפרויקטים שיתופיים, Trello או Asana. להערות, OneNote, Notion או Google Keep. למיקוד, Forest או Digital Wellbeing של אנדרואיד.
האם הם חופשיים?
לכולם יש גרסה חינמית שמישה. Microsoft To Do, OneNote ו-Google Keep הם לגמרי בחינם. האחרים שומרים תכונות צוות ואוטומציה לתוכניות בתשלום.
האם זה בסדר להשתמש בכמה בו זמנית?
זה בסדר, כל עוד כל אחד מהם משרת מטרה שונה. שימוש בו זמנית בשתי אפליקציות משימות יחלק את תשומת הלב שלכם ויבטיח שתשכחו משהו באחת מהן.
האם אפליקציה פותרת חוסר ארגון?
לא. הוא מקליט וזוכר; ההחלטה מה לעשות ומה לנטוש נשארת שלך. החלפת אפליקציות כאשר השגרה שלך לא מאורגנת בדרך כלל רק דוחה את הבעיה.
סיכום
פרודוקטיביות לא נובעת מאיסוף אפליקציות, היא נובעת משימוש עקבי בכלי אחד לכל פונקציה. עשר האפשרויות לעיל הן מוצקות, מאומתות בחנות האפליקציות, ומכסות את כל מה שרוב האנשים צריכים.
בחרו רשימת מטלות, מקום לרשום דברים, ואם אתם עובדים בצוות, לוח פרויקטים. השתמשו בו במשך חודש. רק אז כדאי לכם לחשוב על הוספת כל דבר נוסף.
קרא גם
- אפליקציות לניקוי זיכרון: 5 אפשרויות ומה כל אחת מהן עושה.
- אפליקציית עריכת תמונות: איזו מהן לבחור עבור כל סוג של התאמה
- אפליקציות לזמן פנוי: אפשרויות להרפיה, הקשבה ולמידה
- אפליקציות שונות שכדאי לנסות: 5 אפשרויות ומה הן עושות
- מדיה חברתית לעסקים: כיצד להשתמש בכל פלטפורמה בפועל
- אפליקציות היכרויות להט"ב: איזו מהן לבחור ומה משתנה ביניהן
