ניהול זמן הוא פחות עניין של מציאת האפליקציה המושלמת ויותר עניין של לראות לאן השעות הולכות. כלי טוב עוזר בשני הצדדים: הוא מתעד מה צריך לעשות ומראה מה גוזל לכם את היום. יותר מדי כלים עושים את ההפך - הם הופכים לסתם לעוד דבר לנהל.
רשימה זו כוללת חמש אפליקציות הזמינות כעת ב- חנות Play, הוא כולל דירוגים וכמויות ביקורות שאומתו בחנות, מאורגנים לפי תפקיד. הוא גם מספק הודעה על שם המוזכר לעתים קרובות שאינו זמין עוד.
1. טודואיסט - רשימת המטלות המלאה
מדורג 4.8 עם למעלה מ-300,000 ביקורות. מקבל דד-ליינים שנכתבו בשפה טבעית, מארגן לפי פרויקט, תגית ועדיפות, ומסנכרן בין טלפון נייד, מחשב ודפדפן.
זה עובד היטב גם לשגרה אישית וגם לשיתוף משימות עם אחרים. הגרסה החינמית מאפשרת שימוש אישי ללא בעיות.
2. משימות של מיקרוסופט - האפשרות הפשוטה והחינמית ביותר.
מדורג 4.8 ועם מעל 470,000 ביקורות. לגמרי בחינם, עם רשימות, תזכורות, משימות משנה, ואת הקטע "היום שלי", שמתאפס כל יום ומכריח אותך לבחור מה תעשה בפועל.
זה משתלב עם Outlook ו-Teams. זוהי האפשרות הטובה ביותר עבור אלו שרוצים להתחיל בלי להגדיר דבר.
3. טרלו - כדי לראות את ההתקדמות
מדורג 4.5 ועם מעל 120,000 ביקורות. משתמש בטבלאות ובכרטיסים, מה שמאפשר לראות את הסטטוס של כל משימה במבט חטוף: לעשות, לעשות, גמור.
זה שימושי במיוחד כאשר הבעיה אינה לזכור את המשימה, אלא להבין כמה דברים קורים בו זמנית. לראות את מרכז הלוח עמוס הוא לעתים קרובות אבחנה בפני עצמה.
4. יער - עבור בלוקי מיקוד
מדורג 4.7 ועם מעל 810,000 ביקורות. אתם קובעים תקופת ריכוז ושותלים עץ וירטואלי, שימות אם תעזבו את האפליקציה לפני הסוף.
זה עובד עם ההיגיון של טכניקת פומודורו - בלוקי עבודה עם הפסקות ביניהם. זה פשוט, עובד היטב עבור אלו שמרימים את הטלפונים שלהם באופן רפלקסיבי, והגרסה החינמית כבר מספיקה.
5. רווחה דיגיטלית - לדעת לאן הזמן שלך הולך.
הוא מותקן מראש ברוב מכשירי האנדרואיד ויש לו מעל 1.4 מיליון ביקורות בחנות האפליקציות. הוא מראה כמה זמן בילית בכל אפליקציה, כמה פעמים פתחת את נעילת הטלפון ומאפשר לך להגדיר מגבלות יומיות לכל אפליקציה.
זהו הכלי הכי פחות מוערך ברשימה, והיחיד החינמי ללא מחויבות. לפני התקנת כל כלי מעקב זמן, כדאי להסתכל על הדוח של השבוע כאן - המספרים בדרך כלל מטרידים וחושפניים.
שני שמות שנעלמו מגלי האתר.
O פוקוס@וויל, אפליקציית המוזיקה לריכוז, המוזכרת לעתים קרובות ברשימות ישנות יותר, אינה זמינה בחנות Play Store הברזילאית. לאותה מטרה, רשימות השמעה ממוקדות בספוטיפיי, דיזר או יוטיוב מיוזיק יעשו את העבודה.
O זמן הצלה, לאפליקציה, מובילה בתחום מעקב הזמן האוטומטי, אין עוד אפליקציית אנדרואיד פעילה עם בסיס משתמשים. אפליקציית Digital Wellbeing עצמה של אנדרואיד מכסה כעת את הפונקציה הזו.
איך להרכיב מערכת פשוטה שעובדת
- מקום אחד בלבד למשימות הקלטה. שתי רשימות מקבילות מבטיחות ששום דבר לא יישכח.
- בחרו שלושה דברים ביום. רשימה עם שלושים פריטים אינה ארגון, היא רשימת מלאי.
- בלוקי מיקוד של 25 עד 50 דקות, כשהטלפון הסלולרי מחוץ להישג יד וההפסקה מכובדת
- סקירה אחת לשבוע: מה שנותר לא פתור, מה שחדל להיות הגיוני
- בדוק את דוח השימוש בטלפון הנייד. לפני שמסיקים שאין מספיק זמן
איך לבחור בין רשימה, תרשים ולוח שנה.
שלושת הפורמטים משרתים מטרות שונות, וערבובם הוא מקור לחלק ניכר מהבלבול. רְשִׁימָה זה עונה על השאלה "מה אני צריך לעשות", וזהו הפורמט הנכון למשימות בודדות שאינן תלויות בלוח זמנים. צִיוּר זה עונה על השאלה "איפה הכל עומד?", והוא שימושי כאשר מספר חזיתות פועלות בו זמנית. לוּחַ שָׁנָה יש לענות "מתי", ויש לכלול רק פגישות עם שעה קבועה.
טעות נפוצה היא הוספת משימות ללוח השנה. פגישות עם זמן קבוע ומשימות ללא זמן קבוע הן שונות: כאשר משימה לא מושלמת בזמן, היא דוחה את כל מה שמגיע אחריה, והלוח שנה מאבד אמינות. שמרו על סדר היום למה שקורה בפועל בזמן קבוע ואת השאר שמרו ברשימה.
יוצא מן הכלל מועיל: הקדישו זמן בלוח הזמנים שלכם לעבודה על הרשימה. זה לא רק זריקת משימות ללוח השנה - זה הבטחת המקום שבו הן יבוצעו.
מה שאף אפליקציה לא עושה
אף אחת מהאפליקציות הללו לא פותרת את בעיית ההתחייבויות המוגזמות. אם הרשימה מכילה יותר משימות ממה שניתן להכניס ליום, הבעיה היא הכמות, והפתרון היחיד הוא להסיר דברים מהרשימה - האפליקציה פשוט הופכת זאת לגלוי.
אף אחד מהם גם לא יוצר משמעת. מה שהם עושים זה להפחית חיכוכים: מזכירים לך בזמן הנכון, מראים לך מה קורה, ומקשים על הסחות דעת אוטומטיות. זה די הרבה, וזה שונה מנס.
מה שהטלפון עצמו כבר פותר בלי להתקין כלום.
לפני שתוסיפו אפליקציה נוספת לשגרה שלכם, כדאי לדעת שחלק ניכר מניהול הזמן כבר מותקן במכשיר שלכם - והוא בחינם, אינו דורש הרשמה ואינו שולח נתונים לשרת כלשהו מכיוון שהוא פועל באופן מקומי.
באנדרואיד, לוח המחוונים של רווחה דיגיטלית מציג את הזמן המושקע בכל אפליקציה, את מספר הפעמים שהאפליקציה אינה נעולה, ומאפשר לך להגדיר מגבלה יומית שתכבה את האפליקציה כאשר הזמן אוזל. יש גם מצב שעת שינה, שהופך את המסך לגווני אפור בזמן שתבחר - זה נראה טיפשי ומפחית משמעותית את הדחף להמשיך לגלול. באייפון, הפונקציה המקבילה כוללת דוחות שימוש, מגבלות לפי קטגוריה ומצב מיקוד, המסנן אילו אנשים ואפליקציות יכולים להפריע לך בכל סיטואציה.
שתי המערכות גם יודעות. לתזמן את מסירת ההודעותבמקום שכל הודעה תגיע ברגע שהיא נשלחת, הטלפון אוסף הודעות לא דחופות ומספק אותן בזמנים קבועים. התאמה יחידה זו משנה את יומכם יותר מכל אפליקציית פרודוקטיביות, ולוקח שתי דקות להתקנה.
ההודעה היא מה ששוברת את היום.
הבעיה היא לעיתים רחוקות הזמן הכולל המושקע בטלפון. זוהי הפיצול: הפרעה כל כמה דקות מונעת מכל משימה תובענית יותר להגיע לנקודה שבה אתם באמת יכולים להיות פרודוקטיביים. אחרי כל הפרעה יש מחיר לחידוש העבודה - קריאה מחדש של מה שעשיתם, זכירת ההחלטה שקיבלתם - והמחיר הזה משולמים בכל פעם.
ניקוי יעיל נעשה דרך אפליקציה, לא באופן כללי. עברו על רשימת ההתראות בהגדרות המערכת שלכם והחילו קריטריון פשוט: המשיכו להודיע רק על מה ש... אדם שמדבר איתך אוֹ פגישה שיש לה זמן קבוע.. השאר הופך לשתוק.
- רשת חברתית, חנות, משחק וחדשות: כבה לחלוטין. שום דבר שם לא דורש את תשומת לבך ברגע שזה קורה.
- אֶלֶקטרוֹנִי: השתק את ההתראה והנח בצד שתיים או שלוש פעמים ביום כדי לפתוח אותה. דוא"ל הוא התכתבות, לא שיחה.
- קבוצות הודעות: השתק את הקבוצות והשאיר את ההתראה רק לאזכורים ישירים.
- נקודה אדומה על הסמל: כבו גם אותו. הדלפק יוצר את אותו דחף לפתוח אותו שהצליל יצר בעבר.
- מסך נעילה: הסתר את תוכן ההודעה. ראיית התצוגה המקדימה היא מה שגורם לך להרים את המכשיר "רק כדי לבדוק".“
משימה ללא משך זמן משוער אינה מתאימה ליום.
הרשימה מתנפחת מסיבה מכנית: לפריטים ברשימה אין גודל קבוע. "השב לאימייל", "עיין בחוזה" ו"הכן את ההצהרה" תופסים את אותה שורה וגוזלים פרקי זמן שונים לחלוטין. כל עוד הרשימה היא אוסף של שורות זהות, היא תמיד תיראה ניתנת לניהול ותמיד תסתיים חצי גמורה.
הדרך הנכונה היא לכתוב את משך הזמן המשוער ליד כל סעיף ולחשב אותו לפני סגירת היום. אם הסכום עולה על השעות הפנויות בפועל - לא כולל פגישות, נסיעות ואירועים בלתי צפויים בלתי נמנעים - התוכנית פגומה מלכתחילה, והאפליקציה לא תזהיר אותך.
שני כללים עוזרים בכיול. ראשית: עבור משימה שמעולם לא ביצעתם קודם לכן, העריכו אותה ולאחר מכן הוסיפו חצי מהזמן. שנית: הקצו חלק מהיום ללא כלום מתוכנן. לוח זמנים עמוס עד הרגע האחרון מתקלקל בשיחת הפתיחה הראשונה, וכשהוא מתקלקל אתם מאבדים את הביטחון בתוכנית שלכם - וזה מה שגורם לרוב האנשים לנטוש את המערכת.
מאיפה מגיע המתכון לאפליקציית משימות?
אפליקציות של משימות ומיקוד כמעט אף פעם לא מסתמכות על פרסום, וזו חדשות טובות: משמעות הדבר היא שהמוצר אינו זקוק לתשומת לב מתמשכת שלך כדי לייצר הכנסות. ההכנסות מגיעות בדרך כלל ממנויים אישיים, חיובים לאדם בתוכניות צוות, או רכישות חד פעמיות בגרסאות פשוטות יותר.
ידיעת קבצים אלה עוזרת לחזות מה יישאר בתוכנית בתשלום. הסטנדרט בקטגוריה זו הוא חיוב עבור תזכורות עם לוחות זמנים, היסטוריית משימות שהושלמו, קבצים מצורפים, שילוב לוח שנה ותכונות שיתוף פעולה. שימוש אישי בסיסי בדרך כלל מתאים לתוכנית החינמית למשך זמן מה.
היוצא מן הכלל הוא הכלי שמגיע מותקן מראש בטלפון או מוצע בחינם על ידי יצרן המערכת. זה בחינם כי זה שומר אותך בתוך מערכת אקולוגית - חשבון, ענן, דוא"ל וחנות מאותה חברה. זו לא מלכודת, אבל זה מסביר למה הוא משתלב כל כך טוב עם שירותים מסוימים וכל כך גרוע עם אחרים.
הסקירה השבועית העומדת בבסיס כל מערכת.
כל שיטה ארגונית קורסת באותה נקודה: הרשימה צוברת דברים ישנים, מפסיקה לשקף את המציאות, ובסופו של דבר נמנעת ממנה. מה שמונע זאת הוא מפגש קצר עם הרשימה עצמה, פעם בשבוע, תמיד באותו יום ובאותה שעה.
- רוקנו את הכניסות: פתקים רופפים, הודעות מסומנות, נייר בארנק. הכל הופך למשימה ברשימה הבודדת או נזרק.
- לסגור את מה שכבר נעשה. וזה לא נבדק. רשימה שמשקרת על העבר מאבדת סמכות על העתיד.
- להרוג את מה שאיבד את משמעותו. משימה שהוקפאה במשך יותר מחודש כמעט אף פעם לא תסתיים; קבל את זה ומחק אותה.
- תבדקו בלוח השנה לשבוע הבא. ותראה כמה זמן פנוי באמת נשאר לך.
- בחרו שלושה דברים שצריכים לקרות השבוע, ולהפוך אותם לגלויים.
חמש עשרה דקות מספיקות. היתרון אינו בארגון טוב יותר: אלא בהחזרת האמון ברשימה, כי רק רשימה אמינה מסירה את משימת הזכירה מהראש.
שאלות נוספות על שגרה וארגון
למה לפעמים התזכורת לא מופעלת?
מכיוון שמערכת חיסכון בסוללה יכולה להשעות אפליקציות ברקע, וחלק מהיצרנים עושים זאת בצורה אגרסיבית. אם התזכורת קריטית, הסירו את האפליקציה הספציפית הזו מאופטימיזציית הסוללה בהגדרות ובדקו אם יש לה הרשאה להתראות ותזכורות.
האם עדיין יש משמעות לכתוב דברים על נייר?
תעשו את זה, כדי ללכוד את זה. נייר הוא בלתי מנוצח כשמדובר בהקלטה של משהו בחמש שניות בלי לפתוח מסך. הבעיה היא להשתמש בנייר כרשימה סופית: הוא לא זוכר, הוא לא מסתנכרן, והוא נעלם. תעדו את זה על נייר, העבירו את זה במהלך סקירה.
כמה זמן ייקח למערכת כזו לתפוס תאוצה?
יש להמתין מספר שבועות של שימוש לא סדיר לפני שזה יהפוך להרגל. הטעות הנפוצה ביותר היא החלפת אפליקציות ביום העשירי, כאשר אי הנוחות עדיין נובעת מהשינוי בשגרה ולא מהכלי עצמו.
האם כדאי להשתמש בטיימר פוקוס כל יום?
שיטה זו שימושית לעבודה הדורשת ריכוז מתמשך, לא להכל. משימות קצרות וראקטיביות אינן זקוקות ללוח זמנים מוגבל בזמן. שימוש בטיימר להכל הופך את השיטה לחובה נוספת, ואז היא נטושה יחד עם כל השאר.
האם ניתן לארגן את החיים האישיים והעבודה באותה רשימה?
זה עובד, כל עוד יש אזורים נפרדים בתוך אותו כלי. שתי רשימות ביישומים שונים מאלצות אותך להתייעץ עם שני מקומות כדי לדעת מה לעשות הלאה - וכאן בדיוק הדברים מתפרקים.
שאלות נפוצות
איזה מהם הכי טוב לניהול משימות?
Todoist מיועד לתכונות; Microsoft To Do מיועד לפשטות ולעלות אפסית. שניהם מכסים היטב את השימוש היומיומי.
האם האפליקציות האלה חינמיות?
תוכניות Microsoft To Do ו-Digital Wellbeing הן בחינם לחלוטין. ל-Todoist, Trello ו-Forest יש גרסאות חינמיות שמישות, עם תכונות נוספות הזמינות בתוכניות בתשלום.
האם זה בסדר להשתמש ביותר מאחד?
זה בסדר, כל עוד כל אחד מהם מכסה פונקציה ספציפית: אחד למשימות, אחד למיקוד ואחת לניטור השימוש. שימוש בשתי אפליקציות משימות בו זמנית רק מחלק את תשומת הלב.
האם הם עובדים בלי אינטרנט?
כל הפונקציות פועלות במצב לא מקוון לשימוש בסיסי ומסונכרנות כאשר החיבור חוזר. רווחה דיגיטלית פועלת כולה במכשיר.
סיכום
מקום לרישום משימות, שיטה לחסימת מיקוד ודו"ח אמין של שימוש בטלפון סלולרי פותרים את רוב הבעיות. Todoist, Microsoft To Do, Forest ו-Digital Wellbeing מכסים את שלושת התחומים.
התחילו עם דוח השימוש: הזמן שנותר כמעט תמיד שם, מחולק במרווחים של שתי דקות לאורך היום.
