“مصطلح "تطبيقات الإنتاجية" واسع جدًا لدرجة تجعله غير مفيد. فهو يشمل قوائم المهام، ولوحات المشاريع، والمفكرات، وبرامج المراسلة الفورية، ومؤقتات التركيز - وهي أدوات تعالج مشاكل مختلفة تمامًا. تثبيت عشرة تطبيقات دفعة واحدة هو أسرع طريقة لتجنب استخدام أي منها.
لذا، تم تنظيم هذه القائمة حسب الوظيفة، وليس حسب الترتيب. يظهر كل تطبيق مع تقييمه وعدد المراجعات التي حصل عليها. متجر بلاي ومع بيان واضح لما هو مخصص له - وما ليس مخصصاً له.
لتنظيم المهام اليومية
1. تودويست
بتقييم 4.8 وأكثر من 300,000 مراجعة، تعد هذه القائمة الأكثر اكتمالاً في فئتها: فهي تفهم التواريخ المكتوبة باللغة الطبيعية، وتقبل المشاريع والتصنيفات والأولويات، وتتم مزامنتها بين الهاتف المحمول والكمبيوتر والمتصفح.
يُناسب هذا التطبيق الاستخدام الشخصي ومشاركة المهام مع الآخرين. النسخة المجانية تُغطي احتياجات الاستخدام الفردي بشكل كافٍ؛ أما ميزات مثل التذكيرات الزمنية فتتوفر في النسخة المدفوعة.
2. مايكروسوفت تو دو
حاصل على تقييم 4.8 من أكثر من 470,000 مراجعة. أبسط من Todoist ومجاني تمامًا. يتكامل مع Outlook وTeams، مما يُحدث فرقًا كبيرًا لمن يعملون بالفعل ضمن هذه البيئة.
إنه الخيار الأفضل لأولئك الذين يريدون فقط قائمة جاهزة للاستخدام، دون الحاجة إلى ضبط أي شيء.
متابعة المشاريع مع الآخرين.
3. تريلو
حاصل على تقييم 4.5 نجوم وأكثر من 120,000 مراجعة. يستخدم الرسوم البيانية والبطاقات، مما يجعل سير العمل واضحًا بنظرة سريعة. إنه أسهل أداة لتعليم شخص لم يسبق له استخدام أداة مماثلة.
يُجدي هذا النظام نفعاً حتى عدد قليل من المشاريع المتزامنة. بعد ذلك، يبدأ تصميم اللوحة في إعاقة العمل أكثر من مساعدته.
4. أسانا
حاصل على تقييم 4.6 مع ما يقارب 45,000 مراجعة. يتميز بتنظيم أفضل من تريلو: فهو يحتوي على مهام فرعية، وجدول زمني، وأهداف، وعلاقات بين الأنشطة.
إنه الخيار الأمثل عندما يتضمن المشروع مراحل مترابطة. أما بالنسبة لقائمة مشتريات الفريق، فهو مبالغة.
لكتابة وتخزين المعلومات
5. الفكرة
حاصل على تقييم 4.8 مع أكثر من 380,000 مراجعة. يجمع بين الدرجات وقواعد البيانات وإدارة المهام في نظام يمكنك تخصيصه حسب رغبتك.
تُعدّ هذه المرونة نقطة قوتها وعيبها في آنٍ واحد: إذ يقضي الكثيرون أسابيع في بناء نظام مثالي دون استخدامه. إذا كنت ستعتمد نظامًا كهذا، فابدأ بصفحة بسيطة.
6. مايكروسوفت ون نوت
حاصل على تقييم 4.8 مع أكثر من 1.4 مليون مراجعة. يعمل كدفتر ملاحظات رقمي، مع أقسام وصفحات، ويقبل النصوص والصور والصوت والكتابة اليدوية.
إنه مجاني ويتكامل مع حزمة أوفيس. خيار جيد لتدوين الملاحظات في المحاضرات والاجتماعات، خاصةً على جهاز لوحي مزود بقلم.
7. جوجل كيب
حاصل على تقييم 4.8 مع أكثر من 2.5 مليون مراجعة. إنه أسرع طريقة لتدوين الملاحظات قبل نسيانها: افتحه، اكتب، وانتهى الأمر. يحتوي على تنبيهات حسب الوقت والمكان.
لا يُعدّ هذا البرنامج مناسبًا لتنظيم المعلومات على المدى الطويل، فلهذا الغرض، تحتاج إلى OneNote أو Notion. لكنه مفيد لتدوين الأفكار فور ظهورها، وهي وظيفة مختلفة ولكنها لا تقل أهمية.
8. إيفرنوت
حصل على تقييم 4.0 مع أكثر من 1.8 مليون مراجعة. كان رائداً في فئته ولا يزال يتمتع بكفاءة عالية في رقمنة المستندات، والبحث عن النصوص داخل الصور، والتنظيم باستخدام الوسوم.
تجدر الإشارة إلى أن الخطة المجانية أصبحت أكثر تقييدًا في السنوات الأخيرة، ويعكس أدنى تقييم في القائمة استياء المستخدمين القدامى من هذا التغيير. لذا، يُرجى مراجعة الحدود الحالية قبل نقل ملاحظاتك إليها.
للتواصل بين أعضاء الفريق
9. سلاك
حاصل على تقييم 4.8 من أصل 5 بناءً على أكثر من 210,000 مراجعة. ينظم محادثات الفريق في قنوات حسب الموضوع، مما يمنع ضياع القرارات المهمة وسط مجموعة من الرسائل.
ملاحظة صريحة: تزيد الرسائل المؤسسية من الإنتاجية عندما تحل محل البريد الإلكتروني، وتقللها عندما تصبح مجرد قناة أخرى للمتابعة. إذا كنت ستعتمدها، فحدد مع فريقك ما الذي لن يتم إنجازه عبر الوسائل الأخرى.
للحفاظ على التركيز
10. الغابة
حاصل على تقييم 4.7 مع أكثر من 810,000 مراجعة. تقوم بزرع شجرة افتراضية، وتنمو طالما بقيت داخل التطبيق؛ إذا خرجت قبل ذلك، تموت. إنه تطبيق طريف، لكنه يعمل بشكل جيد للغاية لمن يستخدمون هواتفهم بشكل تلقائي.
يوجد بديل مجاني مثبت بالفعل على العديد من الأجهزة وهو... الرفاهية الرقمية يعرض هذا التطبيق، المتوفر على نظام أندرويد، الوقت الذي تقضيه في استخدام كل تطبيق، ويتيح لك تحديد حدود يومية. ننصحك بتجربته قبل تثبيت أي تطبيق آخر.
اسم اختفى من الأثير.
يا وقت الإنقاذ, لم يعد لهذا التطبيق، الذي كان يُذكر كثيراً في قوائم تطبيقات تتبع الوقت القديمة، تطبيق أندرويد نشطاً على متجر جوجل بلاي. لذا، فإن الحل المتاح حالياً هو إما تطبيق "الرفاهية الرقمية" الخاص بالنظام أو تطبيق مخصص لتتبع الوقت.
كيفية الاختيار دون أن تضل الطريق
- خيار واحد استخدم التطبيق لمدة شهر قبل تغيير الوظائف.
- اختر ما يتوافق مع ما تستخدمه بالفعل - تغيير الأنظمة يكلف أكثر مما يبدو.
- احذر من الأدوات التي تتطلب ساعة من الإعداد قبل أن تتمكن من استخدامها لأي غرض.
- إذا لم يتبنّ الفريق هذه الأداة بشكل جماعي، فلن تعمل أداة التعاون.
- جرّب الخطة المجانية لبضعة أسابيع قبل الاشتراك في أي شيء.
الخطأ الذي يعيق المبتدئين في أغلب الأحيان
يُطلق عليه اسم "عرض الإنتاجية": قضاء ساعات في تجميع النظام المثالي، واختبار أربعة تطبيقات، وإنشاء ملصقات ملونة وقوالب متقنة، ثم إنهاء الأسبوع بنفس المهام غير المكتملة كما في البداية. يُعطي إعداد الأشياء شعورًا لطيفًا بالتقدم، دون أن يتقدم أي شيء فعليًا.
الحل يكمن في البدء بخطوات صغيرة وبسيطة. قائمة واحدة، بدون تصميم أو تسميات أو ألوان، تُستخدم لمدة أسبوعين، تكشف عن احتياجاتك أكثر من أي مقارنة بين الأدوات. فقط بعد إدراكك لنقص ميزة ما، يصبح من المفيد إضافتها.
نقطة أخرى: لا تُعالج أيٌّ من هذه الأدوات مشكلة الالتزام المفرط. فإذا احتوت القائمة على أربعين بندًا ليوم واحد، فالمشكلة ليست في التنظيم، بل في الكمية. يُتيح التطبيق الجيد رؤية هذه الكمية بوضوح، أما كيفية استخدامها فيبقى قرارك.
بيانات الخصوصية والعمل
من المهم توخي الحذر بشأن البيانات التي تُخزَّن في هذه الأدوات. لا ينبغي تخزين ملاحظات الاجتماعات، والعقود، وبيانات العملاء، وكلمات المرور في حساب شخصي على تطبيق مجاني. في حال الاستخدام المهني، يُفضَّل استخدام حساب الشركة وتفعيل خاصية التحقق بخطوتين.
ولا ينبغي أبدًا حفظ كلمات المرور في دفتر ملاحظات، مهما بدا ذلك مريحًا. لهذا السبب صُممت برامج إدارة كلمات المرور المتخصصة المزودة بخزائن مشفرة.
المزامنة: ماذا يحدث عندما يقوم جهازان بتحرير نفس الشيء؟
تُخزّن معظم هذه الأدوات المحتوى على الخادم، وتحتفظ بنسخة محلية منه على الجهاز. أثناء استخدامك لجهاز واحد فقط، يكون هذا الأمر غير مرئي. يظهر هذا السلوك عندما لا تتوفر إشارة على الهاتف، فتقوم بالتعديل رغم ذلك، ثم يقوم الكمبيوتر بتعديل الملاحظة نفسها خلال الفترة نفسها.
القاعدة الأكثر شيوعًا في هذا المجال بسيطة وغير مُحببة: من يُجري المزامنة أخيرًا يفوز. فالنسخة التي تُحمّل لاحقًا تحل محل النسخة السابقة، وقد يختفي النص المكتوب على الجهاز غير المتصل بالإنترنت فجأةً ودون سابق إنذار. أما الأدوات الأفضل، فتكتشف هذا التناقض وتُنشئ نسخةً تحمل اسمًا مُحددًا على أنه مُتعارض، ما يُعالج فقدان البيانات ولكنه يُملأ قائمتك بنسخ مُكررة إذا لم تُنظّفها لاحقًا.
إن التصدير ليس تفصيلاً بسيطاً: إنه استراتيجية الخروج في حالات الطوارئ.
أنت تُسلّم سنوات من الملاحظات والقرارات والسجلات إلى خدمة قد ترتفع تكلفتها، أو تتغير ملكيتها، أو يقلص حجم خطتها المجانية، أو حتى تتوقف عن العمل. ما يُميّز المتاعب عن الخسائر هو تصدير بياناتك، والوقت المناسب لمعرفة ما إذا كانت الخدمة فعّالة هو الآن، وليس عندما تحتاجها.
- النص والتعليقات التوضيحية: ابحث عن خيارات التصدير بصيغة Markdown أو HTML أو نص عادي. لا تُفتح الصيغ الخاصة إلا داخل الخدمة نفسها، وهي غير مناسبة كنسخ احتياطية.
- المهام والمخططات: يُعدّ تنسيق CSV الحد الأدنى المقبول لأنه يُفتح في أي برنامج جداول بيانات. أما تنسيق JSON فيحافظ على بنية أكثر دقة، ولكنه أصعب في القراءة.
- تقويم: صيغة تبادل جدول الأعمال، مع التمديد .ics, إنه أمرٌ قياسي ومقبول لدى الجميع تقريباً.
- المرفقات: تحقق مما إذا كانت تأتي مجمعة أم أن عملية التصدير تتضمن فقط روابط تتعطل عند إغلاق الحساب.
قم بإجراء تصدير تجريبي في الشهر الأول وافتح الملف. ستجد غالبًا أن الميزة موجودة وتعمل، لكنها تُنتج شيئًا عديم الفائدة تقريبًا - مجلدًا من الملفات بدون تسلسل هرمي، ولا تواريخ، ولا مرفقات. من الأفضل معرفة ذلك بينما لا يزال لديك القليل من المحتوى.
كيفية كتابة مهمة يمكنك القيام بها بالفعل.
نصف الشلل الذي يصيب المرء عند مواجهة قائمة لا ينبع من عدد بنودها، بل من طريقة كتابتها. "موقع إلكتروني" ليس مهمة. "ضريبة الدخل" ليست مهمة. إنها مواضيع، والمواضيع لا يمكن تنفيذها - ولهذا السبب تتجاوزها العين وتنتقل إلى البند التالي.
المهمة هي إجراء واحد، مصحوب بفعل، يندرج ضمن جلسة عمل: "اكتب نص الصفحة الرئيسية"، "افصل كشوفات الدخل من البنك". عندما يتطلب العنصر أكثر من إجراء واحد، فإنه مشروع، ويجب تقسيم المشاريع - تبقى الخطوة الملموسة التالية فقط في القائمة، مع تخزين الباقي في مكان آخر.
يجدر أيضاً فصل ما هو مرجع. العنوان، وكلمة مرور شبكة الواي فاي الخاصة بالعميل، ورابط لقراءته لاحقًا: لا يُعد أيٌّ من ذلك مهمةً بحد ذاته، بل يُثقل قائمة المهام، التي لن تُعلّم أبدًا على أنها مُنجزة. تُحفظ المراجع في الملاحظات؛ أما قائمة المهام فلا تحتوي إلا على ما يتطلب إجراءً.
البحث، ووضع العلامات، وفن الأرشفة دون حذف.
هناك ميل فطري لتنظيم كل شيء في مجلدات، موروث من حواسيب الألفية الجديدة، وهو ما يعيق العمل أكثر مما ينفعه في الأدوات الحديثة. البحث بالكلمات المفتاحية أسرع من تذكر مكان وجود المعلومات في أي من المجلدات الخمسة عشر، ويكون البحث أكثر فعالية عند كتابة عناوين وصفية تتضمن الكلمات التي ستستخدمها لاحقًا في البحث.
والأرشفة أفضل من الحذف. فالمشروع المغلق يُشوش الرؤية حول ما هو نشط وما زال ذا قيمة تاريخية: كم استغرق من الوقت، وما تم اتخاذه من قرارات، ومن شارك فيه. تُفرّق معظم الأدوات بين الأرشفة والحذف، ويتضح الفرق جليًا عندما يسأل أحدهم عن كيفية حلّ هذه المسألة في العام الماضي.
رسالة عمل خارج ساعات العمل
تُؤدي الرسائل المؤسسية عبر الهواتف المحمولة الشخصية إلى طمس الحدود بين التواجد في مكان العمل والتواجد الفعلي فيه. ومن المهم الإشارة إلى أن القانون البرازيلي قد تناول هذه المسألة بالفعل: إذ يُساوي قانون توحيد قوانين العمل (CLT) بين وسائل التحكم والإشراف عن بُعد والتوجيه المباشر؛ بمعنى آخر، يُعتبر طلب المهام عبر تطبيق، من الناحية القانونية، مُماثلاً لطلبها شخصيًا. وتترتب على طلبات الاستجابة خارج ساعات العمل آثار قانونية متعلقة بالعمل، وكثيرًا ما يُثار هذا الموضوع في مناقشات حول المناوبة والعمل الإضافي.
عمليًا، ما يتم الاتفاق عليه أهم من الأداة. من المهم الاتفاق مع الفريق على الأمور العاجلة حقًا، والقناة المناسبة للحالات الطارئة الحقيقية - عادةً مكالمة هاتفية وليست رسالة - وأن الرسائل المرسلة ليلًا لا يجب الرد عليها. يمكن لمن يرسلون رسائل خارج ساعات العمل جدولة إرسالها: معظم تطبيقات العمل توفر هذه الخاصية، ولكن نادرًا ما يستخدمها أحد.
من جانبك، يمكنك فصلها دون الاعتماد على حسن نية الآخرين: ملف تعريف للعمل على نظام Android، والتركيز حسب الوقت، وكتم الإشعارات من تطبيق الشركة بعد وقت معين، وعند الإمكان، العمل على جهاز أو ملف تعريف تقوم بإيقاف تشغيله ببساطة.
المزيد من الأسئلة حول أدوات العمل
هل التطبيق الشخصي مناسب للاستخدام المهني؟
هذا للاستخدام الشخصي. تكمن المشكلة عندما تكون المواد ملكًا للشركة والحساب ملكًا لك: عند مغادرتك، ينتقل سجلّك معك أو يبقى عالقًا في حساب لا يمكن لأحد غيرك الوصول إليه. يتطلب العمل الجماعي حسابًا مؤسسيًا منذ البداية.
هل يستحق الأمر دفع ثمن النسخة الكاملة منذ البداية؟
لا. الخطة المجانية لمعظم هذه الأدوات تغطي الاستخدام الفردي لعدة أشهر. تدفع فقط عندما يبدأ حد معين في التأثير على استخدامك اليومي، وستعرف هذا الحد بالضبط عند حدوثه.
كيف يمكنني تجنب فقدان الملاحظات القديمة؟
احتفظ بنسخة حديثة من ملفاتك المُصدّرة خارج الخدمة، في نفس المكان الذي تحفظ فيه ملفاتك المهمة الأخرى. الاعتماد كلياً على خدمة التخزين السحابي الخاصة بالمزود يعني الثقة بشركة واحدة فقط، وقد تقوم هذه الشركة بإغلاق حسابك عن طريق الخطأ.
هل يمكنك استخدام كل هذا من خلال هاتفك المحمول فقط؟
نعم، بالنسبة لالتقاط المعلومات والاطلاع عليها ووضع علامة "تم". أما بالنسبة لكتابة النصوص الطويلة وهيكلتها ومراجعة سجلها، فلا تزال لوحة المفاتيح والشاشة الكبيرة هي الأفضل - والأداة التي يتم اختيارها عن طريق اختبار تطبيق الهاتف المحمول فقط عادة ما تكون مخيبة للآمال على الكمبيوتر.
التدوين السريع: أقصر طريق لتدوين الملاحظات
هناك حد عملي معروف لمن استخدموا هذا النوع من الأدوات لفترة: إذا استغرقت كتابة فكرة ما أكثر من عشر أو خمس عشرة ثانية، فلن تقوم بتسجيلها. ستعتمد على ذاكرتك وتنسى. لذلك، من الأفضل التركيز على تقصير الطريق إلى صندوق الوارد بدلاً من التركيز على تصميم أنيق.
- أداة الشاشة الرئيسية: بنقرة واحدة يتم فتح حقل الكتابة مباشرة، دون المرور عبر القائمة.
- اختصار على شاشة القفل أو الزر الجانبي: يحل هذا المشكلة دون الحاجة حتى إلى فتح قفل الجهاز.
- الإملاء الصوتي: تقوم لوحة مفاتيح النظام بالنسخ، وهي الطريقة الوحيدة لتدوين الملاحظات أثناء القيادة أو حمل أكياس التسوق.
- مشاركة من تطبيق آخر: يحوّل الرسالة أو الرابط أو الصورة إلى مهمة دون الحاجة إلى النسخ واللصق.
- المساعد الصوتي: في كثير من الحالات، يقوم بإنشاء تذكير مباشر في الأداة القياسية للنظام.
قم بضبط هذا الإعداد في الأسبوع الأول. إنه التعديل الذي يحدد بشكل كبير ما إذا كان النظام سيستمر حتى الشهر الثاني، ويستغرق وقتًا أقل من اختيار لون الملصقات.
الأسئلة الشائعة
ما هو أفضل تطبيق لزيادة الإنتاجية؟
لا يوجد تطبيق واحد. للمهام، استخدم Todoist أو Microsoft To Do. للمشاريع التعاونية، استخدم Trello أو Asana. للملاحظات، استخدم OneNote أو Notion أو Google Keep. للتركيز، استخدم Forest أو تطبيق Digital Wellbeing لنظام Android.
هل هي مجانية؟
جميعها توفر نسخة مجانية قابلة للاستخدام. مايكروسوفت تو دو، ون نوت، وجوجل كيب مجانية تمامًا. أما البرامج الأخرى، فتقتصر ميزات العمل الجماعي والأتمتة فيها على الخطط المدفوعة.
هل يجوز استخدام عدة تطبيقات في نفس الوقت؟
لا بأس بذلك، طالما أن لكل تطبيق غرضًا مختلفًا. استخدام تطبيقين للمهام في وقت واحد سيشتت انتباهك ويضمن نسيانك شيئًا ما في أحدهما.
هل يحل تطبيق ما مشكلة نقص التنظيم؟
لا، إنه يسجل ويتذكر؛ أما القرار بشأن ما يجب فعله وما يجب التخلي عنه فيبقى لك. إن تغيير التطبيقات عندما يكون روتينك غير منظم عادةً ما يؤجل المشكلة فقط.
خاتمة
لا تتحقق الإنتاجية من خلال تجميع التطبيقات، بل من خلال استخدام أداة واحدة لكل وظيفة باستمرار. الخيارات العشرة المذكورة أعلاه ممتازة، وموثقة في متجر التطبيقات، وتغطي كل ما يحتاجه معظم المستخدمين.
اختر قائمة مهام، ومكانًا لتدوينها، ولوحة مشاريع إذا كنت تعمل ضمن فريق. استخدمها لمدة شهر. بعد ذلك فقط يمكنك التفكير في إضافة أي شيء آخر.
اقرأ أيضًا
- تطبيقات لتنظيف الذاكرة: 5 خيارات ووظيفة كل منها.
- تطبيق تعديل الصور: أي تطبيق تختار لكل نوع من أنواع التعديل؟
- تطبيقات لقضاء وقت الفراغ: خيارات للاسترخاء والاستماع والتعلم
- تطبيقات مختلفة لتجربتها: 5 خيارات ووظائفها
- وسائل التواصل الاجتماعي للأعمال: كيفية استخدام كل منصة عملياً
- تطبيقات المواعدة للمثليين والمتحولين جنسيًا: أيها تختار وما هي الاختلافات بينها؟
